¿Qué son planeación y control?

¿para qué sirven?

Son dos de los elementos básicos del proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control), se puede decir que son las fases de éste. Viéndolos desde el aspecto conceptual, la planeación es Imaginar, prever, visualizar, pensar con orden y sentido común lo que se tendrá que hacer el día de mañana, de tal forma que al iniciar cualquier actividad, se pueda ejecutar de la mejor manera posible pensando a corto y a largo plazo, viéndolo desde el aspecto administrativo, surge la planeación estratégica, que consiste en fijar las expectativas de la empresa que se van teniendo mediante la realización de estrategias para el logro óptimo de objetivos y misiones (la planeación estratégica, te ayuda a fijar una visión, es decir, “cómo ves el negocio a futuro”).

También se dice que es la más importante de las funciones administrativas.

Importancia de la planeación:

• Propicia el desarrollo de la empresa.

• Reduce al máximo los riesgos.

• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Debido a que es un proceso que señala anticipadamente cada acción o actividad que deberá realizar, en cuanto a empresas se refiere, existen varios tipos de planeación: planeación de mercado (¿Cómo se va a hacer llegar los productos a nuestros clientes?), planeación financiera (¿Cuántos recursos económicos necesitamos?), planeación del personal (Determina la cantidad de empleados que se necesitan), planeación física (Maquinaria y equipo), planeación referente al área geográfica (Ubicación), planeación funcional (Los diferentes departamentos que se crearán en la empresa, como las áreas), planeación correctiva (Modificaciones específicas). También existe quienes hacen una planeación general, esta debe contener, por lo menos los siguientes elementos:

• Objetivos

• Propósitos (visión)

• Misión

• Estándares

• Políticas

• Estrategias (tácticas)

• Presupuestos

• Métodos

• Programas

Elementos de la planeación:

 Los elementos que caracterizan la planeación son los siguientes:

  Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

  La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

  Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.

Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.

Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Aunque también existen ciertos aspectos que deben ser tomados en cuenta con relación al medio ambiente externo como:

+ ECONÓMICOS:

• Participación en el mercado

• Recursos financieros

• Inflación

• Ingreso personal

• Movimiento estacional de mercado

• Imagen de la empresa

• Gustos y preferencias del consumidor

• Localización de materia prima y mano de obra

• Gasto público

• Tasa de crecimiento

• Tasa de población

• Tipo de inversionistas

+ POLÍTICOS:

• Políticas de gobierno

• Leyes y regulaciones

+ TECNOLÓGICOS:

• Facilidad de transporte

• Infraestructura

+ COMPETIDORES Y PROVEEDORES:

Se debe considerar la cantidad de empresas, proveedores y competidores de la localidad.

El proceso de planeación.

Consiste en el seguimiento de pasos en secuencia lógica...

Para llegar al logro de objetivos:

El control, en cambio, significa supervisar, verificar, vigilar y analizar el trabajo y los resultados obtenidos para asegurar el alcance de las metas, tal y como fueron planeadas, mientras que administrativamente hablando, el control es la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes ideados para su logro. El control tiene como finalidad, señalarlas debilidades y errores con el propósito de rectificarlos e impedir su repetición.

Es el proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.

Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.

Como parte del “proceso de control”, se establecen como puntos básicos: estándares, relación de control con planeación (la existente es muy estrecha, ya que el control permite supervisar), relación de control con organización (el control ayuda mucho a la organización, proporciona resultados de mediciones con respecto a cómo funciona la estructura de la empresa), relación de control con dirección (poner medidas de control que ayude al pequeño empresario a dirigir mejor a su personal); como ejemplo tenemos a la teoría de “Las 5 S's”:

SERI: Selección

SEITON: Ordenar

SEISO: Limpieza

SEKETLSU: Sistematizar acciones

SHISUKE:Autodisciplina

Elementos del control (1):

Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad de medida, que servirá como modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el control.

Medición de resultados. La acción de medir la ejecución y los resultados, puede de algún modo modificar la misma unidad de medida.

Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.

Retroalimentación. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control

Elementos de control (2):

Cantidad. Se mide a través de unidades.

Calidad. Punto de eficiencia de los trabajadores (qué tan bien se hacen las cosas)

Uso de tiempo. Manejo de tiempo como indicador esencial (rapidez)

Costo. Cuidar que el producto no pase el nivel de precio óptimo.

También en el control, al igual que en la planeación, existen diferentes tipos:

• Control general: Se encarga de revisar si las operaciones que se realizan se apegan a los objetivos.

• Control de cantidad: Es un proceso mediante el cual se determinan las cantidades a manejar en cualquier área de la empresa.

• Control de calidad: Es un proceso que se realiza en forma continua con el propósito de conocer si el producto cumple con los estándares considerados como óptimos.

• Control de auditoria administrativa: Se encarga de revisar las diferentes actividades que se llevan a cabo en la empresa y verificar que se realicen bien.

• Control de presupuesto: Un presupuesto consiste en establecer en unidades el comportamiento esperado variable.

• Control de costos: es una evaluación de tipo comparativo de los costos actuales contra el estándar.

• Control de inventarios: Lo que se busca al tener un buen sistema de control de inventario es tener la cantidad adecuada en el momento y lugar adecuados.

En el tema de “planeación estratégica, se le conocen como fortalezas y debilidades.

Se pueden ver desde varias perspectivas, pero puse dos de las que creí mejor explicadas.