PLANEACION

CAPITULO 1. NATURALEZA DE LA PLANEACION

Con la previsión el administrador elabora proyectos consistentes, en los cuales se aplican raramente todos los eventos necesarios para el logro de los objetivos planeados y para el eficiente funcionamiento de la empresa. El administrador debe elaborar los planes de acuerdo con las necesidades propósitos y restricciones de la empresa teniendo en cuenta aquellas situaciones que la benefician y que facilitan el desarrollo de las acciones.

• Fijar objetivos

• Formular políticas y procedimientos

• Establecer presupuestos y pronósticos

• Elaborar programas

• Valerse de las estrategias necesarias para la coordinación integral de la labor administrativa.

La ausencia de planes previos consistentes hace que los errores se multiplique, en las desviaciones y las posibilidades se equivocarse aumente y que el desarrollo de las operaciones de detenga o se entorpezcan.

La planeación no asegura por si misma la posibilidad de éxito, es susceptible de error como toda actividad humana, está sujeta a incidencias del cambio.

La toma de decisiones no puede tomarse al azar y en forma descoordinado, debe responder a un propósito, comprende de la comprensión del significado de la planeación y de la integración total de las diferentes actividades de la empresa.

A través de la planeación, el administrador puede dar forma a sus pensamientos, elaborar proyectos con el fin de llevarlos a efecto, y administrar el tiempo, los recursos y el esfuerzo que pueda cristalizar sus propósitos con las menores probabilidades de error.

“Planear es: fijar el curso concreto de la acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y el tiempo necesario para su ejecución”

La planeación constituye parte de la estructural del proceso administrativo y suministra un marco de referencia valiosa para la toma de decisiones integradas e toda a organización.

CIRCUNSTANCIAS DE PLANEACION

IMPORTANCIA

BENEFICIOS

• Sin planes se trabaja a ciegas

• Afinación y corrección de la prevención mediante la plantación

• Lo esencial en la mecánica es planear

• Es la base para las demás funciones administrativas

• Hace innecesaria a la superposición de esfuerzos

• Aumenta la producción

• Evita el caos en el trabajo.

• Es función de todo ejecutivo responsable y eficiente.

El principio general es iniciar con un esfuerzo mental destinado a planear adecuadamente.

PRINCIPIOS CENTRALES

CAPITULO 2. EL SISTEMA PLANIFICADOR

1. PREMISAS

Antes de cualquier paso en materia de determinación y ejecución de tareas es necesario saber qué se pretende lograr, a dónde se quiere llegar, cuales son los medios para lograrlo y en que forma afecta el sistema integradi de la empresa.

2. FASES DEL PROCESO PLANIFICADOR

2.1. PREVIAS A LA FORMULACION

2.2. COMPRENSICON DEL SISTEMA PLANIFICADOR

¿Qué se busca?

¿Cómo se hace la planeación?

¿De donde emana la planeación?

• Políticas y organización a largo plazo

• El rumbo a donde se dirige la empresa y el por que

• El presupuesto maestro y básico

• El tipo de controles, los instrumentos y los responsables de cada labor

• Los resultados que se esperan, el momento de obtenerlos, y a que niveles de la organización

• La forma como pueden alcanzarse los objetivos fijados

• La manera como deben ejecutarse los programas previamente aprobados

• Los recursos y los medios materiales requeridos

• La coordinación de las grandes actividades.

• Los medios aplicables a las operaciones

• La distribución de tareas y las atribuciones personales

• Los plazos específicos para el cumplimiento de las actividades

• Las instrucciones generales y particulares para el personal.

• Los informes de actividades, controles particulares y medidas correctivas eventuales.

¿Cómo se debe planear?

• Adaptabilidad

• Flexibilidad

• Simplicidad

• Aceptación

• Recursos estar relacionados con requerimientos, interferencias y expectativas

• Objetivos

• Políticas

• Estrategias

• Procedimientos

• Reglas

• Programas

• Presupuestos

CAPITULO 3. LA TOMA DE DECISIONES

Todo administrador debe pensar como ejecutivo de alta dirección, como bien administrador y ser consciente que a mayor responsabilidad, mayor necesidad de emplear un proceso eficiente para la toma de decisiones adecuadas.

Es el elemento fundamental de su tarea como planificador, puesto que lo lleva a determinar constantemente aquello que debe hacer, quien debe hacerlo, cuando y donde y como se debe hacer.

1. FUNDAMENTOS DE LA TOMA DE DECISIONES

Es la selección racional de un curso de acción. La racionalidad es la capacidad de discernir, con base de una serie de elementos de juicio, las acciones que deben tomarse para el cumplimiento de un determinado objetivo. Los problemas se definen como estados de confusión, de caos o de incertidumbre.

• Existencia de un problema identificado y el reconocimiento de la necesidades fijar un objetivo tendiente a darle solución.

• Recopilación de información necesaria para analizar y evaluar el problema

• Definición de las alternativas

• La existencia de la capacidad necesaria para manejar y evaluar las alternativas y efectos hacia os objetivos.

• Escogencia de la alternativa óptima.

El administrador debe guiarse por el deseo de hacer las cosas” en la mejor forma posible” tratando de tomar las mejores decisiones dentro de los limites deuna racionalidad sujeta a los riesgos propios de la incertidumbre.

2. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA.

• ¿Cuáles son los síntomas, y cual el problema real?

• ¿Cuáles son las presunciones iniciales, y cual la causa verdadera?

• ¿Qué es lo que realmente se quiere, y cuales son los resultados que se esperan?

Para plantear el problema, se debe encontrar los factores críticos del mismo o puntos estratégicos de la decisión puesto que son el elemento limitador que justifica el estudio de la situación y el esfuerzo que se realiza hacia la toma de decisiones.

• Determinar, qué se quiere clarificar y qué elementos intervienen para hacerlo.

• Establecer los obstáculos que puedan impedir el resultado esperado.

• Precisar los límites o condiciones aceptables para la obtención de datos.

• Identificar perfectamente las fuentes de información

• Establecer cual es la información estrategica y de que datos se puede prescindir

• Utilizar las herramientas necesarias para obtener y depurar la información.

Una vez recopilada la información es necesario comprobarla ya analizarla en forma consistente, puesto que la búsqueda de la cauda de un problema, se orienta a la identificación del mismo de los elementos que producen los efectos observados en el problema. La identificación de la cauda de un problema es el resultado de seguir pistas que se descubren al especificar el problema, obtener información y analizarla.

• ¿Cómo o en que forma, cada alternativa contribuye al logro de los objetivos, y en que proporción se ajusta a las políticas vigentes en la empresa?

• ¿Cuál es la relación entre los costos y beneficios que se obtendrán al aplicarla?

• ¿Qué implicaciones tienen la puesta en marcha y el desarrollo de cada alternativa?

• ¿De que manera se ajusta a las posibilidades de la empresa?

• ¿Qué consecuencias podría traer su aplicación a corto, mediano y largo plazo?

La utilización de los llamados “métodos cuantitativos” ayuda al administrador a visualizar los diferentes aspectos de las decisiones, permitiéndole efectuar el análisis necesario para entrar a ponderar alternativas, hacer elecciones, identificar costos, determinar resultados, equilibrar probabilidades, identificar costos, determinar resultados, equilibrar probabilidades, etc.

Con una buena organización el trabajo en equipo interdisciplinario con personas versadas. Requiere:

• Adecuada conformación del grupo

• Correcta asignación de tareas

• Asignación de los medios adecuados para el trabajo

• Aplicación de eficientes procedimientos de trabajo.

• Tipos de acción

• Internas

• Preventivas

• Contingentes

• Adaptivas

• Correctivas

CAPITULO 4. LOS OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION

El objetivo es el punto de partida que encamina la labor de las empresas., facilita precisar la tarea y permite el establecimiento de la mejor forma de hacerla.

Los objetivos son los fines hacia los cuales se encamina la empresa y sus actividades. Son el punto final que justifica los esfuerzos, y de cuyo cumplimiento eficiente se derivan los beneficios que esperan las organizaciones.

Los objetivos para cada organización se deben formular teniendo en cuenta el tipo de necesidades que pretende satisfacer la Cía. y el ámbito particular en el cual se desarrolla

• META: El punto final hacia el cual tiende la acción, se concentran todos los esfuerzos y cesan cuando se consiguen los beneficios que se esperan

• SUBMETAS: Logros colocados por debajo de las metas y resultan necesarios para el cabal cumplimiento de los objetivos básicos

• DESEOS PARALELOS: Son beneficios que se obtienen como consecuencia del cumplimiento de la meta.

REQUISITOS:

• Factible

• Concreto

• Claro

• Medible

• Difundido

En la empresa existen múltiples objetivos que conforman una red de jerarquías en las cuales cada uno constituye al alcance de las netas finales de la compañía.

• Objetivos externos

• Sociales

• Éticos

• Técnicos

• Objetivos internos

• Empresariales

• Divisionales

• Departamentales

• Seccionales

• Grupales

• Individuales

• Objetivos por tiempo

• A corto plazo

• A mediano plazo

• A largo plazo

• Temporales

• Indefinidos

CAPITULO 5. POLITICAS Y ESTRATEGIAS.

Son planes que denotan la orientación y el desarrollo de un programa general de acción, la organización, puede desplegar sus recursos y esfuerzos de acuerdo con las posibilidades y las limitaciones de la acción.

LAS POLÍTICAS son las directrices de la empresa orientados a los componentes de organismo y de los grupos de trabajo hacia el alcance de las metas. El propósito de una política es proporcionar un marco de referencia. El fin de las políticas es asegurar que os encargados de tomar decisiones actúen en forma consistente para provecho de la empresa.

Las políticas deben utilizarse como medios para estimular al máximo la iniciativa y para delegar autoridad en otras personas, sin riesgo de perder el control.

ESTRATEGIAS: establecen un programa general de acción, determina el despliegue de esfuerzos y recursos hacia el logro de objetivos. Brinda una estructura para dirigir globalmente los planes y la asignación de recursos con miras de prever aquello que pueda hacer el enemigo:

• Un programa general de acción

• Un compromiso de dinero, personas y equipo

• Una o más políticas importantes encaminadas a alcanzar los objetivos globales de la Cía.

CARACTERISTICAS

• Diseñadas por la alta gerencia

• Tratadas de acuerdo con los objetivos y opiniones de quienes diseñan

• Consignadas claramente por escrito

• Unificadora de los criterios de interpretación

• Flexibles

• Definidas en los apartes pertinentes

• Sujetas a revisión y control continuo

• Diferentes de las reglas y procedimientos

• Sometida a cierto grado de secreto

Mientras la política establece guías generales para el pensamiento, las estrategias contienen una decisión que compromete los recursos para la acción determinada hacia una dirección específica.

CAPITULO 6. PROCEDIMIENTOS, METODOS Y PROGRAMAS DE ACCION

PROCEDIMIENTOS

Se fijan para controlar y especificar las acciones futuras, indicando la forma definida, la manera de hacer las cosas, su finalidad es señalar la secuencia cronológica para obtener los mejores resultados de la ejecución de tareas concretas., su importancia se basa en que la empresa puede lograr un ahorro efectivo en tiempo y dinero.

METODOS

Establece la manera como cada trabajador debe ejecutar las diversas tareas consignadas dentro de un procedimiento. Actúan sobre hechos concretos como el trabajo diario de los empleados.

El análisis del proceso de operaciones es esencial, puesto que los instrumentos proporcionados y los métodos están sujetos al criterio que el administrador aplique en el trabajo.

EL DIAGRAMA DE PROCESO

El diagrama de proceso es un instrumento de simplificación de trabajo basados en el estudio de los movimientos

• OPERACIONES

• TRANSPORTE

• INSPECCION

• DEMORA

• ALMACENAMIENTO
  
  Reglas

• No dar nada por supuesto. Todo debe ser investigado

• El mejor instrumento del análisis es el qué, quién, cuándo, cómo, dónde, por qué.

• Valerse de otros instrumentos de ayuda

PROGRAMAS DE ACCION

Son planes de gran magnitud en los cuales no solo se fijan los objetivos, sino que se tienen en cuenta las políticas, los procedimientos, los métodos.

Características:

Métodos

La necesidad de programar cronológicamente las actividades de los planes de trabajo nace con la conveniencia de tratar óptimamente cada etapa o fase del proyecto y de la importancia para el cumplimiento del objetivo, tiene la asignación de periodos específicos a cada componente de trabajo y a todos los que conforman la unidad del proyecto. LA PROGRAMACION ES UNA HERRAMENTA CLAVE PARA EL TRABAJO DE PLANIFICADOR.

Diagrama de Gantt

Programación de tareas sencillas con el fin de visualizar gráficamente el contexto total de un proyecto y de presentar una forma práctica de control. Los elementos esenciales del gráfico son las actividades y tiempo de realización. Descompone el proyecto en tareas simples que puedan ser numeradas y designación grafica del tiempo para cada una de estas tareas.

Cualidades

• Método simple y eficaz para preparar planes de trabajo

• Facilita la representación de de los hechos y la mejor forma de comprenderlos

• Ayuda a establecer una comparación entre lo que se ha hecho y lo que fue previsto.

• Permite averiguar causas por las cuales la ejecución es mayor o menor que lo planeado

• Compacto, fácil de trazar y leer.

Fallas

• No permite hacer una indicación relativa a la secuencia de actividades

• Las actividades de complejidad disminuye su utilidad y la interpretación se hace más difícil

• Cuando se divide las actividades la dificultad aumenta

• Estudio laborioso para determinar actividades que puedan abreviasen.

Las redes de PERT

Diagramas que muestran la forma como se interrelacionan las actividades y sucesos de una tarea desde su comienzo hasta su terminación. ACTIVIAD ( !): esfuerzo que requiere de tiempo para terminar una parte de la tarea. EVENTO (O) una actividad o actividades que inician o se cumplen en el. El elemento básico del PERT es el diseño de una res que representa gráficamente el plan, con todas las operaciones que intervienen en el proyecto.

Aspectos

• Cada flecha representa una y solo una actividad dentro del proyecto

• No se utiliza ningún tipo de escala

• La dirección de la flecha indica su procedencia y la punta representa su culminación

• Las uniones de las flechas, indicadas por círculos, significan el comienzo o terminación de una tarea.

• Cada flecha muestra tres estimaciones de tiempo: pesimista, optimista y probable.

• Gráficamente una actividad esta compuesta por O y !

• Una actividad debe estar terminada para que la siguiente pueda comenzar, con excepción del primer proceso, puesto que no tiene actividad que la prenda.

Ventajas

• ¿Qué trabajos son necesarios primero, y cuando se deben realizar los acopios de materiales y problemas de financiación?

• ¿Qué trabajos hay, y cuantos se requieren en cada momento?

• ¿Cuál es la situación del proyecto en relación con la fecha programada par su culminación?

• ¿Cuales son las actividades críticas y de cuanto tiempo disponen en caso de retraso?

• ¿Dónde se puede reforzar la marcha y que costo produce si el proyecto se encuentra atrasado?

• ¿Cuál es la planificación y programación de un proyecto con costo tota mínimo y duración optima
  

PROCESO ADMINISTRATIVO

Omar Sabogal Sabogal