LOS PARTICIPANTES EN LAS ORGANIZACIONES

El hombre es uno de los componentes más importantes dentro de las organizaciones. Estas surgen debido a que los individuos sólo pueden lograr sus objetivos mediante la actividad organizada, a medida que crecen las organizaciones desarrollan sus propios objetivos los cuales se independizan y diferencian de las personas que la fundaron.

Tradicionalmente, solo se conocían como participantes de una organización sus propietarios, administrativos y sus empleados. Sin embargo en los tiempos modernos tenemos diversas formas de organizaciones como: Iglesias, Clubes, Universidades, Hospitales, Industrias y Comercio.

ORGANIZACIÓN, la podemos definir como:

“Proceso estructurado en que los diferentes individuos interactúan para lograr objetivos comunes e influyen en los procesos de toma decisiones en la organización”

De esta perspectiva los miembros de esta organización son:

1.- Los Gerentes y Empresas.

2.- Proveedores (Materia Prima, Tecnología, Servicios, Capital, Créditos Financiación, etc.)

3.- Clientes y Usuarios.

4.- Gobierno.

5.- Sociedad

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

La organización consta con una serie de componentes proyectados para alcanzar un objetivo particular de acuerdo con un plan determinado.

Toda organización tiene alguna finalidad o noción del porque de su existencia y de lo que va a realizar por lo cual deben definirse:

La Misión, el Objetivo y el Ambiente Interno que necesitan los participantes de los que dependen para alcanzar sus fines. Si esto no se realiza se corre el riesgo de ir a la deriva y serán las condiciones del momento las que determinan que deben hacer.

Los objetivos fijados por la Empresa son los que establecen la base de la relación entre la empresa y el ambiente.

La Empresa no tiene un solo objetivo ya que tiene que satisfacer requisitos y exigencias que son impuesto tanto por el ambiente externo como sus miembros.

Para poder estudiar los objetivos empresariales hay ciertos aspectos que hacen que esta labor se dificulte, uno de los cuales tiene gran importancia y a la cual se refiere este trabajo es la Eficiencia y Eficacia.

LA EFICIENCIA

Definiciones:

• Virtud y Facultad para lograr un efecto determinado.

• Medida normativa de la utilización de recursos en ese proceso.

• Es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los recursos (personas, maquinas, materias primas) se utilicen del modo más racional posible.

Características

• La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos mas adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un optimo empleo de los recursos disponibles.

• La eficiencia no se preocupa por los fines sino por los medios.

La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la elaboración de un producto. La eficiencia aumenta a mediada que decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona con la utilización de los recursos para obtener un bien u objetivo.

Empresas que persiguen Objetivos Sociales

La organización cuyos productos o resultados son intangibles tienen cierta dificultad para medir la eficacia desde el punto de vista social. Esto provoca que para la Sociedad le sea difícil establecer y reflejar la aceptabilidad del producto. Entonces las señales que indican si los objetivos son inaceptables se toman menos efectivos y quizás tarden mas en aparecer.

RACIONALIDAD DE LAS ORGANIZACIONES

La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se desean alcanzar, esto significa EFICIENCIA, lo que lleva a concluir que una organización va a ser racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales.

Sin embargo, que una organización sea racional no implica necesariamente que sus miembros actúen de forma racional en las que se refiere a sus aspiraciones y objetivos personales.

La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la EFICIENCIA.

El concepto de la RACIONALIDAD es fundamental para entender el comportamiento de las organizaciones, puesto que aquella es la exigencia Primordial en las Actividades Administrativas de una Organización, lo cual la lleva a producir gran variedad de comportamientos para lograr los Objetivos.

La Racionalidad la podemos emplear en diversas situaciones como por ejemplo:

• Cuando el problema implica una reducción de medios para obtener un fin determinado es decir “Utilización Mínima de Recursos”.

• Cuando los fines deseados determinan la forma de comportamiento de un Sistema es decir “Adecuación de Recursos”.

En este ultimo punto se busca lograr el objetivo especifico con los recursos disponibles y de la marca más eficiente.

La eficiencia se puede expresar mediante la siguiente Ecuación:

Donde:

P = Producto (salidas o resultados)

R = Recursos Utilizados (entradas o insumos)

La eficiencia es resultado de la racionalidad, puesto que una vez establecidos los objetivos le competen a esta descubrir los medios adecuados para conseguirlos.

La racionalidad se fundamenta en una presuposición de causa y efecto: determinadas acciones conducen a determinados resultados.

Existe racionalidad porque el comportamiento de la organización esta planeado y dirigido hacia ciertos objetivos que desea alcanzar considerando los medios, procedimientos, métodos y procesos coherentes para esos objetivos.

La racionalidad organizacional puede abarcar una serie de aspectos como por ejemplo:

• Existe racionalidad económica, cuando al escoger una alternativa de acción, esta es coherente en lo que dice, la teoría económica y con las presuposiciones de la empresa con relación a los fenómenos económicos.

• Existe racionalidad legal cuando hay adecuación a las leyes y a la jurisprudencia vigente.

• Existe racionalidad social cuando hay coherencia con los valores y normas sociales.

• Existe racionalidad política cuando se calcula el poder y la influencia política que se desean alcanzar.

• Existe racionalidad técnica cuando se tiene en cuenta la evidencia y los métodos científicos.

La organización procura satisfacer simultáneamente lo relacionado con la racionalidad técnica económica, social, política, legal, etc.

Sin embargo, el cumplimiento de unos de estos aspectos puede significar la satisfacción de otros. Como por ejemplo:

• En el caso de cierto tipo de tarea producto que, escogido para atender la racionalidad técnica (búsqueda de la eficiencia en producción), sacrifica la racionalidad económica (se deba al precio del producto en el mercado).

• La racionalidad legal, crea dificultades con una marca o patente existente en el mercado.

• La racionalidad social, imposición de condiciones de trabajo adversos a los empleados, etc.

LA EFICACIA

Definiciones:

• Virtud, fuerza y poder para obrar.

• Es una medida normativa del logro de resultados.

En cuanto a la eficacia de una organización solo se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad social mediante el suministro de productos (bienes o servicios).

El tema de la eficacia organizacional es tratada por distintos enlaces y de diferente forma como por ejemplo:

Equipo relacionado entre capital y facturación, capital y ganancia, etc.

Pero existen otros autores de la administración y de la organización que sugirieron medidas de eficacia administrativas en función de los activos humanos.

En el caso de LIKERT, este critica las medidas tradicionales de eficacia administrativa.

“Es claro que todas las medidas de resultado final proporcionan datos de hechos consumados. Esto es valido para la medición de la producción, de los gastos de material, de los costos de las ganancias y de los demás datos del área financiera”.

Según LIKERT, algunos factores que conducen a obtener la eficacia administrativas son variables, intervinientes, en las que se pueden encontrar:

• Las cualidades de la organización humana.

• El nivel de confianza e interés.

• La motivación.

• La lealtad.

• El desempeño.

• Capacidad de la organización para comunicarse con claridad.

• Interactuar efectivamente.

• Tomar decisiones adecuadas.

Estas variantes reflejan el estado interno y la salud de la organización.

Existe otro autor llamado NEGANDHI el cual destaca que el crecimiento y la supervivencia de la organización como negocio depende de su fuerza financiera o económica, pero en base a los planteamientos de LINKERT entre otros sugiere algunas medidas de eficacia administrativa como por ejemplo:

1.- Capacidad de la administración para encontrar fuerza laboral adecuada.

2.- Elevados niveles de moral de los empleados y satisfacciones en el trabajo

.

3.- Bajo niveles de rotación y ausentismo.

4.- Buenas relaciones interpersonales, entre los departamentos, etc.

5.- Percepción con los objetivos de la empresa

6.- Buena utilización de la fuerza laboral calificada.

Para que la empresa alcance la eficacia debe cumplir esas tres condiciones basicas:

• Alcance de los objetivos empresariales.

• Mantenimiento del sistema interno.

• Adaptación al ambiente externo.

El alcance de la eficacia tropieza con la complejidad de exigencias de una empresa como sistema abierto.

La eficacia y el éxito empresarial constituyen un asunto muy complejo debido a las relaciones múltiples que se establecen con los elementos ligados a la empresa.

Algunas diferencias entre EFICACIA y EFICIENCIA

Posibles relaciones entre EFICIENCIA Y EFICACIA

		EFICIENCIA
		BAJA		ELEVADA
	BAJA	- Mala utilización de los recursos (desperdicios de materiales equipos M.O. Y de tiempo, altos costos de operaciones)		- Recursos utilizados intensiva y racionalmente desperdicio menor gracias a la buena planeación, bajos costos operacionales.
EFICACIA		- Dificultad para lograr objetivos empresariales (perdida del mercado bajas ventas reclamos de los clientes)		- A pesar de que las cosas están bien hechas el éxito empresarial es precario.
	ELEVADA	- La actividad operacional deficiente y recursos mal utilizados. Un rendimiento inadecuado		- Actividad bien ejecutada individual y por departamento ya que los métodos son racionales, las tareas se ejecutan bien a menor costo con menor tiempo y con mínimo esfuerzo.
		- Se alcanzan los objetivos aunque pudieran ser mejores se obtiene ventaja en el mercado.		- La actividad entrega resultados productivos hay una buena táctica y estrategia, las tareas se ejecutan bien asegurando la estabilidad y el crecimiento.

RELACION ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

Estratégicos

PLANES Tácticos

Operacionales EFICACIA

POLITICAS

EFICIENCIA

REGLAS Y PROCEDIMIENTOS

ACCION

RESULTADOS

CONCLUCION

Para concluir podemos señalar que cuando el administrador se preocupa por hacer correctamente las cosas esta transitando a la EFICIENCIA(utilización adecuada de los recursos disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el logro de los resultados, para verificar las cosas bien hechas son las que en realidad debían realizarce, entonces se encamina hacia EFICACIA(logro de los objetivos mediante los recursos disponibles)

Además podemos concluir que la eficiencia y eficacia no van de la mano, ya que una organización puede ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa; puede ser ineficiente en sus operaciones y sin embargo ser eficaz, aunque seria mucho más ventajoso si la eficacia estuviese acompañada de la eficiencia.

También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni eficaz

“EL IDEAL QUE PERSIGUE TODA ORGANIZACIÓN ES SER EFICIENTE Y EFICAZ”.

1

10

E = P

R