CAPITULO II. CONTENIDO Y ALCANCE DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

OBJETIVOS

• Identificar los criterios para ubicar la función de O y M.

• Identificar el alcance dentro de ka estructura organizativa, los límites con relacion a otras funciones y procesos administrativos.

• Identificar las causas de la resistencia al cambio, los métodos más racionales para hacer que los empleados se adapten al cambio.

Los objetivos básicos del proyecto de estudio, el enfoque y el plan de acción, por lo general se discuten y aprueban en común acuerdo, por parte del encargado de la función de O y M y por parte del jefe de dependencia o departamento interesado.

Se requiere estrecha relación con:

• Planes para el adiestramiento y capacitación del personal de la empresa.

• Planes para el reclutamiento de personal nuevo, y que Organización y Métodos considera necesarios, como resultado de sus estudios e investigaciones.

• Recomendaciones acerca de la dotación de personal, y que han de ser aplicadas por Organización y Métodos.

• Negociaciones con los sindicatos, acerca de las recomendaciones hechas por Organización y Métodos.

El funcionario de organización y métodos debe tratar de posibilitar unas relaciones adecuadas con estas agrupaciones, con el ofrecimiento de conferencias o charlas relativas a las nuevas técnicas, susceptibles de ser implantadas en la empresa, o a la manera como sus recomendaciones afectar al personal base. Además, debe remitir -a los líderes sindicales y representantes de la organizaciones señaladas-, copias de los informes de avance o progreso que se preparen durante el adelanto, mantenimiento o ejecución de los proyectos de modernización administrativa, y debe mantenerse un contacto permanente con ellas, con el fin de lograr su percepción acerca de la influencia del proceso sobre el conjunto del personal sindicalizado.

Debe adelantar entrevistas en todos los niveles, con el propósito de recibir cooperación y apoyo en su trabajo. Los supervisores, constituidos normalmente por los jefes de sección y/o de grupo, conforman el personal clave para el éxito de esta actividad, dada la relación estrecha que tienen con el trabajo rutinario, sus posibilidades y problemas. Los supervisores pueden prestar un valioso servicio a los trabajos que emprenda organización y Métodos, en 4 aspectos básicos:

• Colaborando con la selección de proyectos susceptibles de ser emprendidos por la O y M

• Adelantando estudios pilotos acerca de problemas concretos, identificados y recomendados por O y M.

• Suministrando información completa y precisa acerca de la situación real del trabajo, en su dependencia o departamento, así como acerca de sus logros y dificultades.

• Sometiendo a prueba procedimientos, máquinas y equipos, e informando periódicamente al analista de O y M acerca del desempeño de éstos.

Los supervisores deben estar perfectamente informados acerca de los estudios y proyectos, sus alcances, ámbito o cobertura, así como de los resultados esperados y los métodos que se van a emplear.

Inicialmente, elaborar un manual que comprenda el plan de acción y los procedimientos básicos para llevar a cabo los programas de O y M. Se podrá dedicar a la revisión de los procedimientos fundamentales de la empresa, así como a la elaboración de los Manuales respectivos. Una vez los manuales se hallan elaborados la función de O y M estará en la disponibilidad para actuar con mayor exactitud en su labor de consultor interno acerca de los diferentes tópicos que abarca su actividad.

Generalmente comprende la clasificación de las estructuras en los tipos lineal o militar, “staff and line” o “linea staff”, y el funcional.

El estudio de las estructuras es quizá de los más interesantes y no ofrece mayores dificultades. Debe ser siempre objeto de cuidadoso y detallado de análisis. El primer aspecto que se debe tener en cuenta es lo referente al diseño de la estructura u organización formal., la cual es aquella establecida por la máxima autoridad de la empresa u organización y que normalmente está fijada por escrito.

Las figuras formales se plasman o se representan en los organigramas que se encuentran en los Manuales de Organización. Las estructuras formales, casi siempre modificadas por la realidad y por los llamados factores informales, deben ser detectadas por la función de O y M cuando realiza el análisis respectivo en cuanto a dichas estructuras.

Se encuentra encaminado hacia la posibilidad de reducir los costos de un proceso.

• Emplear racionalmente el espacio disponible.

• Instalación adecuada del personal

• Secuencia continua de los procesos de trabajo.

• Facilitar el control

La simplificación del trabajo es un instrumento empleado por la O y M, con el cual se obtienen muy buenos resultados para reducir costos. Se trata de aplicar el sentido común a las operaciones cotidianas de cualquier negocio, con el fin de lograr la mejor manera de hacer las cosas, se necesita conocer las técnicas de simplificación del trabajo, que proporciona la función de O y M.

Los factores básicos, con las cuales se trabaja en simplificación del trabajo, son las preguntas analíticas:

• ¿por qué?

• ¿cuándo?

• ¿quién?

• ¿dónde?

Así como también los criterios de simplificación que generalmente se aplican después del análisis que ¿resulta de las anteriores preguntas, son:

• eliminar

• combinar

• cambiar

• mejorar

Las técnicas de simplificación del trabajo son:

a. El cuadro de distribución del trabajo: Son las listas de actividades y la lista de tareas de un sector específico en la empresa, las cuales en conjunto, proporcionan los factores necesarios para registrar las actividades de una unidad de la organización. Las funciones individuales, registradas en la lista de actividades, se transfieren al cuadro de distribución del trabajo en orden de importancia descendente.

El cuadro de distribución del trabajo presenta un panorama global y uno individual. Las actividades de la oficina, en general, y el tiempo dedicado a cada una y las tareas realizadas por cada empleado y el tiempo dedicado a cada una de ellas.

Este doble panorama. Hace que el cuadro de distribución del trabajo sea un instrumento muy efectivo en cuanto al análisis para destacar las tareas duplicadas y aquellas que no son necesarias, así como también para destacar el total de las horas utilizadas y la distribución general de trabajo, entre todos los empleados analizados.

Las tres preguntas fundamentales a las cuales debe responder el cuadro de distribución del trabajo son:

• ¿Qué se hace en la oficina?

• ¿Quién lo hace?

• ¿En cuanto tiempo lo hace?