TEMA 3 :LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

1)INTRODUCCIÓN :

Una vez que la empresa ha sido creada debe dotarse de una estructura organizativa,es decir,debe establecerse una organización,dividiendo y distribuyendo el trabajo entre personas o departamentos que colaboren entre sí para conseguir los fines propuestos.Para que la organización sea eficaz deben estar muy claros los fines que se pretenden alcanzar,así como las funciones y actividades que se deben desarrollar para alcanzar dichos fines.

Una buena organización debe ser flexible,y esto se consigue a través de la coordinación y la comunicación entre todos los elementos de la empresa.

2)CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN:

Antes de definir lo que entendemos por organización vamos a describir los pasos que conlleva el proceso organizativo:

-Definición y clarificación de la actividad que se va a desarrollar.

Es necesario identificar la actividad y,que el esfuerzo colectivo se encuentre dirigido a la consecución del objeto común.

-Diseñar la estructura de la organización.

Aquí se clarificará quién realizará cada tarea y quién es el responsable de conseguir los resultados.

-División del trabajo.

Un grupo de personas que desarrollen una actividad común deben aunar(unir) esfuerzos.Se debe realizar una división del trabajo del esfuerzo total,de tal forma que cada componente del grupo desarrolle una actividad precisa y necesaria,y en la que mejor contribuya a lograr los objetivos.

-Señalar quiénes son los directivos responsables de los diferentes grupos.

Se debe asegurar el respeto y aceptación de los que integran el grupo de los responsables directivos.

-Establecer y clarificar unas relaciones lógicas.

Para que los individuos puedan trabajar conjuntamente en un grupo organizado hay que definir las relaciones que unen no sólo a los individuos sino también a los grupos que forman parte de la organización.

• Organización:consiste en definir la tarea que se va a desarrollar,dividir y distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar,determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades con la intención de obtener los objetivos previstos de la forma más eficaz.

3)NIVELES DE ORGANIZACIÓN:

La organización varía en sus técnicas,según el nivel de aproximación a los problemas de la empresa podemos distinguir 3niveles:

1)El nivel de la microorganización:es el de las pequeñas unidades elementales de toda empresa,cuya base se encuentra en el puesto de trabajo.

2)El nivel de la organización de las estructuras:este nivel se haya en la estructura organizativa general.Es mucho más abstracto y complicado porque los problemas psicosociales ocupan en él un amplio lugar.La estructura establece nuevos vínculos entre los puestos de trabajo,los reagrupa en talleres,en servicios,en departamentos y, como límite,culmina en el conjunto de la empresa.

Son fundamentales 2campos de acción:

-La determinación de los factores a nivel global de grupo o individual.

-La determinación de las conexiones.Se trata de clarificar la compleja y difusa red de las comunicaciones humanas.

3)El nivel metodológico:corresponde a la integración externa,es decir,al conjunto de la empresa-entorno exterior.

4)PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN:

La estructura de cualquier organización bien realizada debe cumplir una serie de principios organizativos que sirvan de guía y son de aplicación universal.

Los más importantes:

-Unidad de objetivo:todos los componentes de la organización deben contribuir en la medida que les corresponda para la consecución del objetivo de la empresa.

-Alcance del control:es necesario determinar y clarificar el número de personas más conveniente que un jefe puede dirigir con efectividad.

-Principio de delegación:se debe delegar(permitir,dar)la autoridad hasta los niveles más bajos que sea posible.

-Unidad de mando:las instrucciones que den dos o más jefes no deben entrar en conflicto,sino que deben manifestarse como si de un solo jefe se tratase.

-Principio jerárquico:debe hacer 1línea clara de autoridad en todas las zonas de la empresa,formando una cadena jerárquica.En esta cadena,alguien debe figurar como autoridad suprema.

-Principio de responsabilidad:la responsabilidad del inferior frente a su superior,por la autoridad que éste le ha delegado,es absoluta,y deberá guardar relación con el volumen del poder alcanzado.

Mayor poder,mayor responsabilidad.

5)ORGANIGRAMA:

Las organizaciones se representan a través de gráficos denominados organigramas.

Distintas definiciones:

-Un organigrama es un gráfico en el que se representan las unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas.

-Los organigramas proporcionan una visión resumida e inmediata del modo en que se articula la estructura de la organización.

-El organigrama es un documento que representa gráficamente la estructura de la empresa y permite darse cuenta,mediante un informe complementario,de las distintas relaciones,dependencias y conexiones que pueda existir entre los departamentos y servicios.

Resumiendo,un organigrama clásico presenta los siguientes puntos:

1)Esquematiza la estructura de la empresa,representando los organismos que la componen e indicando las relaciones jerárquicas que existen entre ellos.

2)Resalta el grado de dependencia así como su importancia jerárquica.

3)Indica la denominación específica de los organismos y,eventualmente(en algunas ocasiones),el nombre des sus responsables.

5.1)REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN ORGANIGRAMA:

a)Exactitud:debe reflejar verazmente la estructura de la organización que representa;pues,en otro caso,se convierte en un documento inútil.

b)Realidad:debe representar la estructura jerárquica existente en la empresa,en el momento de prepararlo y no la del instante de la creación de la empresa.

c)Comprensibilidad:la representación gráfica debe ser fácilmente inteligible(q se puede leer fácilmente)por las personas a las que con ella se trate de informar.

d)Sencillez:la representación debe estar integrada únicamente por los elementos indispensables para facilitar la información que pretende dar.

5.2)VENTAJAS QUE OFRECE LA CONFECCIÓN DEL ORGANIGRAMA:

1)Conocimiento profundo de la estructura de dicha entidad.Por cuanto la toma de datos para su elaboración obliga a una investigación meticulosa.

2)Posibilidad de revisión de los puestos de trabajo.

3)Estudio de anomalías existentes según los principios generales de organización.

4)Posibilidad de trazar un plan de corrección de esas anomalías en una visión de conjunto de toda organización empresarial.

5.3)INCONVENIENTES DE CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA:

1)Inexactitud:el organigrama representa la estructura de la organización no cómo es sino cómo debería ser.

2)Confusión:la expresión gráfica es tan compleja que impide su comprensión,con lo cual,pierde toda su eficacia como documento informativo.

5.4)CLASES DE ORGANIGRAMAS:

Existen varios criterios sobre la clasificación de los organigramas:

1)Por el fin:

-Organigramas informativos: son los que pretenden proporcionar una visión general de la estructura de la empresa, por lo cual, sólo comprenden las grandes unidades que la integran.

-Organigramas de análisis: deben comprender la totalidad de la estructura incluyendo las menores unidades que la integran y reflejando todas las relaciones existentes.

2)Por la extensión:

-Organigramas generales: son los que reflejan la estructura de toda la empresa.

-Organigramas de detalle:se refieren a un departamento concreto de la empresa.

3)Por el contenido:

-Organigramas estructurales: son los que únicamente representan las diversas unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.

-Organigramas funcionales:son los que representan los contenidos de cada una de las entidades representadas.

-Organigramas de personal: son los que en las unidades representadas se indican su denominación,el rango(diferentes cargos) y el nombre de la persona que la dirige.

4)Por la forma:

-Organigramas verticales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en las posiciones más elevadas y, debajo de ellas, se colocan las que están subordinadas.

-Organigramas horizontales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan a la izquierda y, las que se subordinan a ellas, se colocan a su derecha.

6)AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Hay una cuestión muy importante que no se puede representar en los organigramas: el grado de autoridad que tiene un departamento sobre otro.

-Autoridad: es el derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer y de tomar decisiones que afectan a otros.

-Responsabilidad: es la obligación de la persona de llevar a cabo las tareas que le han sido asignadas.

-Cadena de mando: es el conjunto de relaciones de autoridad que se establecen entre los departamentos.

-Delegación de autoridad: consiste en asignar una tarea a un subordinado, conferirle autoridad y libertad para desempeñarla y controlarle para comprobar si lo ha realizado correctamente.

7)FORMAS DE ORGANIZACIÓN:

Las formas de organización más usuales son:

• Organización jerárquica: es una forma de organización basada en la autoridad de tal maneraa que cada miembro de la organización sabe quiénes están por debajo de él y quiénes por encima.

Ventajas

-La organización es fácil de entender.Cada trabajador es responsable ante un solo jefe.La comunicación de información es directa, en sentido ascendente y en sentido descendente.

-Cada persona sabe cuál es su tarea y la persona de la que depende.

Inconvenientes

-Falta de flexibilidad y posible descoordinación entre departamentos que dependen de distintos jefes.

-Cada supervisor tiene responsabilidad sobre tareas variadas y no puede llegar a ser un experto en todas.

-Se pueden producir fallos al no disponer de personas especializadas en tareas específicas.

-Cuando la empresa crece y la cadena de órdenes también se incrementa la burocracia (papeles de oficina y demás).

Modelo de organización jerárquica

• Organización funcional: este tipo de organización se basa en la especialización, de tal forma que una persona desarrolla una sola función en la cual es especialista y puede recibir órdenes de otros especialistas a los cuales está subordinada.Estos jefes sólo darán órdenes relacionadas con su especialidad.

Ventajas

-Cada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le están encomendando y también la flexibilidad para la coordinación.

-Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad.No hay, en principio, problemas de crecimiento de la empresa.

-Las actividades de la empresa están divididas en funciones y asignadas a los especialistas.

-El consejo y asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador.

Inconvenientes

-Cada trabajador tiene más de un jefe, lo que se traduce en menor disciplina y en una posible confusión en la ejecución de tareas.

-El excesivo énfasis(prestar atención) en la especialización puede llevar al olvido de problemas generales referentes a la marcha global de la empresa.

Modelo de organización funcional

• Organización mixta: este modelo intenta aprovechar las ventajas de los dos modelos anteriores y eliminar sus inconvenientes.Mantiene una estructura central jerárquica, pero aplicando una mayor especialización. Se crean unos niveles consultivos “staff”.A estos niveles consultivos o “staff” se utilizan para asesorar a los distintos niveles jerárquicos.Los componentes de los niveles consultivos no tienen autoridad jerárquica.

Ventajas

-Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.

-Se mantienen la unidad de mando, puesto que casi nunca una persona depende de más de una.

Inconvenientes

-Las decisiones son más lentas.

-El personal de “staff”puede entrometerse en cuestiones de control administrativo,introduciendo un factor de confusión.

-El uso de “staff” especializados incrementan los costes de administración de la empresa.

Modelo de organización mixta

8)FUNCIONES QUE SE DESARROLLAN EN LA EMPRESA:

Departamentos:son centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta dentro de la empresa.

Las funciones que se desarrollan dentro de una empresa dependerá de la dimensión de la misma y de su actividad.No obstante,pueden quedar englobadas en los siguientes:

-Función técnica:actividades relacionadas con la fabricación de los productos y su transformación.

-Función administrativa:son las actividades relacionadas con la actividad de la empresa como pueden ser:la contabilidad,la correspondencia,el archivo,etc.

-Función comercial:comprenden las actividades relacionadas con los estudios de mercado, las compras y las ventas,tanto de materias primas como de productos terminados.

-Función financiera:comprende todas las actividades encaminadas a la búsqueda de capital, así como de estudio de inversiones y su rentabilidad.

-Función social:aspectos relacionados con el personal de la empresa tales como contratos, nóminas,seguros sociales,etc.

9)ACTIVIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA:

a)Departamento comercial:encargado de realizar compras,ventass y el control de almacén.

Las principales secciones son:compras,ventas y control de almacén.

b)Departamento financiero:se desarrollan actividades relativas al control de flujo de dinero que se produce en la empresa.

Las principales secciones son:presupuestos,tesorería,inversiones,créditos.

c)Departamento administrativo:aquí se llevan a cabo los asuntos o tareas administrativas de la empresa.

Las principales secciones son:contabilidad,correspondencia,archivos y secretaría.

d)Departamento de personal:es el que gestiona los asuntos sociales y laborales de la empresa.

Las principales secciones son:selección,formación,contratos,relaciones laborales,nóminas y seguros sociales.

e)Departamento técnico:es el encargado del control de la producción.

Las principales secciones son:fabricación,estudios y projectos.

Director General

Director Administrativo

Director Funcionario

Jefe de Cobros

Jefe de Ventas

Empleados

Empleados

Director comercial

Jefe de ventas

Jefe de compras

Empleados

Empleados

Jefe de Contabilidad

Empleados

Director General

Director de compras

Director ventas

Director Contabilidad

Director Almacén

Director Financiero

Empleados Administrativos

Director General

Gabinete de estudios económicos

Adjunto Dirección

Asesor Fiscal

Comercialización

Producción

Empleados

Administración de Finanzas

Empleados