1.- MIEMBROS DE UN SOLO EQUIPO

¿Qué es administrar? ¿ Por qué es tan importante?

La administración es una ocupación única que se describe como el proceso de obtención, puesta en acción y utilización de diversos recursos esenciales para alcanzar los objetivos que ha fijado la organización. Uno de los recursos más importantes de una organización son los empleados. Los gerentes dedican gran parte de su esfuerzo a planear, organizar, emplear y controlar el trabajo esos recursos humanos. Una clara distinción entre los gerentes y otros tipo de empleados es que el gerente dirige el trabajo de otros en lugar de ejecutar ese trabajo él mismo.

¿Son iguales todos los gerentes?

No. Los gerentes y el trabajo que desarrollan difieren principalmente de acuerdo la nivel que ocupan en la jerarquía de la organización.

Los ejecutivos. Ellos se encargan y son responsables de otros tipo de gerentes. Establecen planes de avance, objetivos y estrategias generales. Motivan, dirigen y controlan a los gerentes que les reportan a ellos.

Los gerentes medio planean, iniciar e instrumentan programas para alcanzar los objetivos más amplio fijado por los ejecutivos. Ellos motivan, dirigen y controlan a los supervisores.

Los supervisores son administradores que normalmente reportan a los gerentes medios. Tienen la responsabilidad de lograr el máximos rendimiento posible de la fuerza de trabajo de los empleados.

¿Qué tipo de personas llega a ser supervisores?

De acuerdo con estadísticas que describen a más de 8000 de ellos, tiene estas características:

• Tiene entre 31 y 50 años.

• Ha estado con los empleados no directivos entre 5 y 15 años.

• Ha sido supervisor menos de 5 años.

• Ha sido promovido desde abajo.

• Graduado en estudios medio y probablemente tienen estudios profesionales; uno de cada tres tiene título.

¿Por qué la supervisión de primera línea requiere tanta atención?

Porque representa la más importante fuerza de la economía norteamericana. Los supervisores, como categoría ocupacional, forman el segmento mayor de todas las fuerza laborales.

¿De donde procede el término?

El término supervisor tiene su raíces en el latín, cuyo significado es “el que mira por encima”. Se aplicó originalmente al maestro de un grupo de artesanos.

El supervisor actual combina algunas de las cualidades del “hombre al frente” (o líder) y del “maestro” (hábil artesano administrativo).

¿Qué hace que un supervisor sea un supervisor?

Todo individuo que tiene autoridad, en interés del patrón, para contratar, transferir, suspender, despedir, recontratar, promover, destituir, recompensar o disciplinar a otros empleados, la responsabilidad para dirigirlos, ajustar sus demandas, o recomendar efectivamente tal acción si en conexión con lo anterior el ejercicio de tal autoridad, no es de naturaleza meramente rutinaria, sino que requiere el uso de un criterio independiente.

Un ejecutivo cuyo primer deber es la administración habitual de un departamento o subdivisión; que normalmente dirige el trabajo de dos o más empleados; quien tiene la autoridad para contratar o despedir a otros empleados o cuyas sugerencias y recomendaciones tienen un particular peso, ya sea en contratación, despido, ascenso, promoción, o cambio de situación de cualquier otro empleados; y quien normal y regularmente ejerce el poder, y quien no dedica más de 20% de sus horas de trabajo a actividades que no están directamente relacionadas con el trabajo anteriormente descrito.

El objetivo de estas dos leyes es hacer que los supervisores, de una vez y para siempre, sean parte de la administración.

¿Se permite a los supervisores hacer el mismo trabajo que los trabajadores que supervisan?

No hay ninguna ley que se oponga a ello; pero la mayor parte de la compañías con sindicatos tienen una cláusula contractual que prohíbe a los supervisores realizar cualquier trabajo que pudiera hacer de ordinario un miembro del sindicato (excepto en urgencias claramente definidas en que el supervisor deberá hacer lo que considere apropiado).

2.- SE REQUIEREN MUCHAS APTITUDES

Concepto: Los supervisores deben aportar a su trabajo una gran cantidad de aptitudes técnicas y de relaciones humanas.

¿De dónde procede la mayoría de los supervisores?

Tres de cada cuatro supervisores surgen de las filas de la organización a la que sirven. Por lo general, son trabajadores con muchos años de antigüedad.

Además de los supervisores que ascienden en la escala, 7% son contratados directamente desde la universidad o escuela técnica; 6% entran a través de empresas que proveen capacitación administrativa y 13% vienen directamente de otra compañía u organización.

¿Cuáles son las característica personales más deseables de los supervisores?

• Energía y buena salud.

• Potencial para liderazgo.

• Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales.

• Conocimiento del trabajo y competencia técnica.

• Capacidad para mantener el ritmo del trabajo.

• Capacidad de enseñanza.

• Habilidad para resolver problemas.

• Autocontrol en situaciones de presión.

• Dedicación y confiabilidad.

• Actitud positiva hacia la administración.

¿Cómo un supervisor recién ascendido pueden hacer menos difícil su paso a la filas de la administración?

Los supervisores experimentados dan este consejo al nuevo supervisor: No haga gala de su importancia. Admita que necesita ayuda y búsquela en otros supervisores y en su jefe. Haga una costumbre de llegar a tiempo y pegarse al trabajo todo el día; los trabajadores no respetan a los supervisores que exigen productividad pero que holgazanean. Manténgase físicamente preparado y mentalmente alerta; el trabajo le exigirá más de lo espera. Y no se permita pequeños hurtos de materiales o el uso del equipo y tiempo de la compañía para hacer un trabajo personal; los trabajadores pueden tratar de hacer esto, pero no verán con respeto a los gerentes que lo hagan.

Concéntrese en cultivar una imagen de seguridad de sí mismo. La apariencia del que trabaja demasiado y de agobio es un punto débil.

3.- COMO UNIR METAS Y EFUERZOS

Concepto: Los supervisores proporcionan la unión vital entre las metas de la dirección y el significativo esfuerzo de los empleados.

¿Qué se espera de los supervisores?

Responsabilidad hacia la gerencia. Los supervisores deben, sobre todo, dedicarse a cumplir con los objetivos, planes y políticas de la empresa.

Responsabilidad hacia los trabajadores. Los trabajadores esperan que sus supervisores les proporciones dirección y capacitación; que los protejan de cualquier tratamiento injusto y que garanticen que el lugar de trabajo esté limpio, seguro, ordenado, equipado adecuadamente, bien iluminado y ventilado.

Responsabilidad hacia los especialistas del staff. La relación entre la supervisión y los departamentos de staff es de mutuo soporte. El personal staff debe proporcional a los supervisores orientación y ayuda. Los supervisores, a su vez, contribuyen con el trabajo del personal de staff al aplicar correctamente sus consejos y servicios y cumplir con sus requerimientos.

Responsabilidad hacia otros supervisores. Los objetivos y actividades de un departamento deben armonizar con los de los demás departamentos. Esto a menudo exige el sacrificio de una meta inmediata por el bien mayor de toda la organización.

Relaciones con el sindicato. Es responsabilidad del supervisor hacer que esta relaciones sean objetivas, para no entregar el taller ni ceder en su responsabilidad respecto del bienestar de la empresa y sus trabajadores.

4.- TRANSFORMAR RECURSO EN RESULTADOS.

Concepto: El comportamiento del supervisor se mide de acuerdo a cómo administra los recursos y cuáles son los resultados que obtiene de ellos.

¿Qué tarea se perfilan como las más importante?

¿Cómo mide la alta gerencia el desempeño del supervisor?

Administración de recurso. Los recursos son los que colocan a alguien como supervisor . Esto son:

• Instalación y equipo.

• Energía, potencia y servicio.

• Materiales y provisiones.

• Recurso humanos.

• Información.

• Dinero.

Logro de resultados. De lo anterior se desprende que si el supervisor administra bien los recurso disponibles, podrá alcanzar esto tres objetivos:

• Producción.

• Calidad y destreza de su trabajadores.

• Control de costo y presupuestos.

¿Cuáles son las principales aptitudes laborales requeridas a un supervisor?

¿Dónde están ubicados los supervisores dentro del proceso administrativo?

Son parte esencial del mismo. Los supervisores realizan exactamente las mismas funciones que los demás gerentes de su organización, incluyendo al director general.

• Planeación: determinación de metas y establecimiento de planes y procedimientos para alcanzarla.

• Organización: ordenación del trabajo por realizar de tal forma que sea mas efectivo.

• Integración: selección y colocación del número apropiado de personas en los puestos adecuados.

• Dirección: motivación , comunicación y liderazgo.

• Control: regulación del proceso, su costo y la persona que lo lleva a cabo.

¿En qué se diferencia los roles de supervisor de los otros niveles administrativos?.

Se diferencia en :

• Habilidad técnica: el conocimiento del trabajo, conocimiento de la industria y su proceso, maquinaria y problemas.

• Habilidades Administrativas: conocimiento de todas las organizaciones y de cómo están coordinadas, conocimiento de su sistema de información y de sus registros y capacidad de planear y controlar el trabajo.

• Habilidad para las relaciones humanas: Conocimiento del comportamiento humano y capacidad de trabajar eficientemente con individuos y grupos, compañeros superiores y subordinados.

6.- INTERES EQUILIBRADO ENTRE EL TRABAJO Y EL PERSONAL

Concepto: los supervisores eficientes equilibran la aplicación de sus habilidades entre el trabajo por hacer y la persona que desarrollan esos trabajos.

¿Qué significa supervisión equilibrada?

Es la simplificación de una valiosa sentencia: preste tanta atención a sus asuntos de las relaciones humanas como a las cuestiones administrativas y técnicas.

En otras palabras, preocuparse tanto de la persona como del trabajo y las tareas.

TAREAS PRINCIPALES DE LOS SUPERVISORES DE

PRIMER NIVEL (Clasificación según el tiempo

Requerido y la frecuencia de ocurrencia)

Orden de

Importancia Tareas Porcentaje

De tiempo Frecuencia de

Empleado ocurrencia

1 Control del trabajo 17 Todos los días

2 Solución de problemas y toma de decisiones 13 Todos los días

3 Planeación del trabajo 12 Todos los días

4 Comunicaciones orales informales 12 Todos los días

5 Comunicaciones en general 12 Todos los días

6 Proporcionar retroalimentación sobre el desempeño

a los empleados 10 Todos los días

7 Capacitación, orientación y desarrollo de los

subordinados 10 Todos los días

8 Provisión de comunicaciones escritas y

documentación 7 Todos los días

9 Creación y mantenimiento de una atmósfera

motivadora 6 Todos los días

10 Administración del tiempo personal 4 Todos los días

11 Reuniones y conferencias 4 Quincenalmente

12 Actividades de auto desarrollo 2 Semanalmente

13 Orientación de la carrera de los subordinados 2 cada dos meses

14 Representación de la compañía ante la comunidad 1 mensualmente