RESUMEN DE PRINCIPIOS O NORMAS FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN

El Propósito de la Organización

El propósito de la organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y a favorecer la eficiencia de la organización.

Principio de unidad del objetivo. La estructura de una organización es eficaz si permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa.

Principio de eficiencia organizacional. Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa, con un mínimo de consecuencias a costos no buscados

La causa de la organización

La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de control. Si no hubiese tal limitación, podríamos tener una empresa desorganizada con un solo gerente.

Principio del tramo de control. En cada puesto administrativo, tiene un límite el número de personas que un individuo puede dirigir eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de variables implícitas.

La estructura de la organización: autoridad

La autoridad es el cemento de la estructura organizacional, el vínculo que la hace posible, los medios a través de los cuales los grupos de actividades pueden colocarse bajo un gerente y se puede fomentar la coordinación de las unidades organizacionales. Es la herramienta mediante la cual un gerente es capaz de ejercer discreción y crear un ambiente para el desempeño individual. Algunos de los principios más útiles de la organización están relacionados con la autoridad.

Principio escalar. Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto en una empresa hasta el puesto de cada subordinado, más clara será también la responsabilidad por la toma de decisiones y más eficaz la comunicación organizacional.

Principio de la delegación por los resultados esperados. La autoridad delegada a todos los gerentes individuales deberá ser adecuada para asegurar la habilidad de éstos para lograr los resultados esperados.

Principio del carácter absoluto de la responsabilidad. La responsabilidad de los subordinados ante sus superiores por el desempeño es absoluta, y los superiores no pueden evadir la responsabilidad de las actividades organizacionales de sus subordinados.

Principio de la paridad de autoridad y responsabilidad. La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implique la autoridad delegada, ni deberá ser menor.

Principio de la unidad de mando. Cuando más completas sean las relaciones de autoridad de un individuo con un solo superior, más pequeño será el problema de instrucciones contradictorias y mayor será la sensación de responsabilidad personal por los resultados.

Principios del nivel de autoridad. El mantenimiento de la delegación deseada requiere que las decisiones dentro de la jurisdicción de los gerentes individuales las tomen ellos en vez de remitirlas hacia arriba en la estructura organizacional.

La estructura de la organización: actividades departamentalizadas

La organización implica el diseño de una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta área, uno es de capital importancia: el principio de la definición funcional. Cuanto más clara sea la definición de los resultados esperados que tenga un puesto o un departamento, cuantas más actividades deban emprenderse, cuanta más autoridad organizacional se delegue y cuanto mejor se comprendan las relaciones de autoridad e informacionales con otros puestos, más adecuadamente podrá contribuir el individuo responsable al logro de los objetivos de la empresa.

El proceso de la organización

Los principios de la delegación de autoridad y de la departamentalización son verdades fundamentales acerca del proceso de la organización. Tratan de las fases de los dos aspectos principales de la organización: agrupamientos de autoridad y de actividad. Hay otros principios que se refieren al proceso de organizar. Es a través de su aplicación que se obtiene un sentido de la proporción o una medición del proceso total de la organización.

Principio del equilibrio. En cualquier estructura hay necesidad de equilibrio. La aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para garantizar la eficacia global de la estructura en el lograr los objetivos de la empresa.

El principio del equilibrio es común en todas las áreas de la ciencia y en todas las funciones del gerente. Las ineficiencias de los tramos amplios de control deben equilibrarse en comparación con las ineficiencias de largas líneas de comunicación. Las pérdidas debidas al mando múltiple se compensarán con las ganancias de la pericia y la uniformidad en la delegación de autoridad funcional a los departamentos de staff y de servicio. Los ahorros de la especialización funcional en la departamentalización deben equilibrarse con las ventajas de establecer departamentos por producto o territoriales responsables de las utilidades y semiindependientes. Una vez más puede verse que la aplicación de la teoría de la administración depende de la situación específica.

Principio de flexibilidad. Cuantas más medidas se tomen para desarrollar flexibilidad en una estructura organizacional, mejor podrá la estructura cumplir con su propósito.

Los medios y técnicas para anticiparse y reaccionar al cambio deben incorporarse en cada estructura. Toda empresa avanza hacia su objetivo dentro de un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La que desarrolle inflexibilidades (se trate de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas departamentales demasiado firmes) corre el riesgo de no poder enfrentar los retos del cambio económico, técnico, biológico, político y social.

Principio de la facilitación del liderazgo. Cuanto más les permita a los gerentes la estructura organizacional y sus delegaciones de autoridad diseñar y mantener un ambiente propicio para el desempeño, más favorecerán las habilidades de liderazgo de aquellos gerentes

Como la habilidad gerencial depende en gran medida de la calidad de su liderazgo en puestos administrativos, es importante que la estructura organizacional contribuya a crear una situación en la cual un gerente pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fomentar el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales originan una situación en la cual los jefes de departamento tiendan a ser considerados como líderes y en la cual se fomenten sus tareas directivas, la estructuración de la organización habrá cumplido una función central.