TEMA 1.- INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

Antes de pasar a definir el concepto de organización ya que es en el seno de la organización donde se desarrolla la función de Administración.

La organización se puede definirse de muy diversas maneras, según el proposito de estudio.

Nosotros vamos a considerar la organización como la entidad social integrada por un cierto número de personas que persiguen una fidelidad u objetivo común y explicito, mediante la administración de las funciones y la división del trabajo, a través de una jerarquía de la autoridad y de las responsabilidades (SHEIN).

Esta definición incluye todo tipo de organizaciones ya sean lucrativas o no y con independencia de su tamaño.

Un elemento común en todas las definiciones de organización es el énfasis la necesidad de coordinación, para poder hablar de organización es necesario que exista un cierto orden, es decir, que las actividades se desarrollen de forma coordinada, de tal manera que se asegure el logro de los objetivos, evitándose el despilfarro de los recursos. Esta coordinación se obtiene a través de la función de administración.

La función de administración se define como el conjunto de actividades que es necesario desarrollar en el seno de una organización, con el fin de asegurar el logro de sus objetivos, posibilitando la contribución a los mismos de todos sus integrantes, entonces su objetivo es la coordinación de personas y recursos materiales para el logro de unas metas supraindividuales.

¿Pero quién se encarga de realizar la función de administración? Teniendo en cuenta la definición, podemos distinguir 2 tipos de miembros en la organización, son:

• Los administradores; son aquellos pertenecientes a la organización que desempeñan la función de administración, dirigen el trabajo de otros que son sus subordinados, y son responsables de la actuación de las personas que tienen a su cargo/mando, se encargan de que las cosas funcionen. El trabajo de los administradores tienen una serie de características comunes, sea cual sea el tipo de organización en la que trabaje, en definitiva son los encargados de tomar las decisiones.

• Los operarios; son aquellos miembros de la organización que realizan tareas muy diversas y que no tienen la responsabilidad de supervisar la labor de otras personas.

La función de administración es semejante sea cual sea el tipo de organización es por ello que se explica un fenómeno extraño para profanos en materia de administración este fenómeno es la intercambiabilidad de los directivos entre organizaciones y empresas de muy diferente naturaleza y actividad.

Los administradores deben adquirir unos conocimientos y habilidades específicos, tanto teóricos como aplicadas, que permitan el desempeño de las tareas administrativas, en definitiva, la función de administración es el proceso de llevar a cabo eficientemente un conjunto de actividades mediante el uso de otras personas para conseguir una serie de objetivos.

De esta definición se deducen 3 notas características:

• Las actividades se realizan a través de otras personas, entonces el papel fundamental del administrador es lograr que sus subordinados realicen sus tareas de la mejor forma posible.

El mejor administrador no es el que más trabaja, sino el que consigue que sus subordinados trabajen mejor.

• La eficiencia, se refiere a la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados en su obtención, en definitiva es el cociente entre input y output.

Ser eficiente consiste en obtener resultados utilizando la mínima cantidad posible de recursos.

• La eficacia, no basta con ser eficiente sino también debemos ser eficaces. Y la eficacia consiste en alcanzar los objetivos fijados lo importante es ser eficiente y eficaz al mismo tiempo, lo cual se logra fijando metas correctas y alcanzándolas empleando los recursos de forma óptima.

Dentro del sistema de la empresa existe un subsistema al que corresponde la función de administración y que se denomina subsistema administrativo.

La administración no es una actividad puntual sino un proceso, es decir, es el ejercicio de una serie de actividades secuenciales e interrelacionadas cíclicamente.

El proceso de administración se compone de cuatro actividades o funciones:

• La función de planificación; consiste a dar respuesta a dos preguntas:

• ¿Dónde queremos ir?

• ¿Y de que forma vamos a llegar a ese destino?

Esto se concreta en dos actividades:

• Fijar las metas y objetivos de la organización, así como la manera de alcanzar dichos objetivos, es decir, los cursos de acción para alcanzarlos, teniendo en cuenta la situación de la organización y su entorno.

La planificación establece un puente entre la situación actual y una situación futura deseable.

Esta función de planificación es la que unifica el proceso de administración precediendo a los demás.

• La función de organización; consiste en diseñar una estructura que permita la ejecución de los planes establecidos.

Las cuestiones fundamentales, son el diseño de puestos de trabajo, agrupación de tareas (departamentalización) y personas, la determinación de grado de delegación de autoridad, los mecanismos de coordinación y de administración del personal.

La función de organización asegura que cada uno de los elementos que componen la organización, conozcan las tareas y funciones que deben desempeñar para contribuir al logro de los objetivos globales.

• La función de dirección; consiste en tratar de influir en las personas de la organización para que de forma voluntaria y con interés contribuyan en el logro de los objetivos globales. Se ejerce a través del liderazgo, la motivación y la comunicación.

• La función de control; consiste en comparar los resultados alcanzados con las metas planteadas, con el fin de detectar las posibles desviaciones y establecer las medidas correctoras necesarias en las funciones anteriores.

Por lo tanto la administración es un proceso que incluye mecanismo de retroalimentación.

Los directivos u organizadores se encargan de una unidad o de toda la organización.

Según Mintzberg los directivos desempeñan 10 tipos de roles o papeles que se agrupan en 3 categorías:

1ª Categoría: INTERPERSONALES; consiste en que para desarrollar su trabajo el administrador tiene que estar en contacto con otras personas. Este tipo de roles incluye 3 roles relativos al puesto y a la autoridad formal y el status que el puesto confiere:

• El rol de representante o cabeza visible; el directivo se convierte en el símbolo que representa a la organización que tiene a su cargo. El directivo debe asistir a actos en representación a la organización, entregar recompensas, recibir a los nuevos empleados, etc…

Muchas de estas obligaciones no tienen nada que ver con las funciones del proceso de administración, pero forman parte del trabajo directivo.

• El rol de líder; comprende la responsabilidad de dirigir a sus subordinados para lograr los objetivos de la organización. Es el encargado de orientar y motivar a la organización, define el tipo de cultura y el climat que quiere que exista en la organización. En su papel de líder, el directivo sanciona, premia o estimula, alienta o reprende, trasmitiendo un sistema de valores y mostrando a los subordinados que tipos de comportamiento son adecuados en la organización.

• El rol de enlace; hace referencia a la compleja red de relaciones horizontales, que el directivo establece dentro como fuera de la organización.

La finalidad, es enlazar la organización con su entorno externo y con el resto de la organización global.

Este rol es el más importante cuanto más elevado sea el status del directivo.

2ª Categoría: INFORMATIVOS; consiste en que el directivo en su trabajo reúne y trasmite todo tipo de información convirtiéndose en el centro neurálgico de todos los flujos de información relevantes para su unidad. En este grupo se incluyen 3 roles:

• Monitor o receptor de información; el directivo se encarga de captar toda la información que puede ser útil, de tal manera que puedan conocer todo lo que ocurre dentro y fuera de la organización.

No sólo utiliza el sistema formal, sino que también desarrollan sus propios canales y contactos.

• Difusor; el directivo trasmite información externa al interior de la empresa e información interna de unos segmentos a otros.

• Portavoz; el directivo en su posición de autoridad formal trasmite información a personas ajenas a su unidad hablando en nombre de la misma.

3ª Categoría: DECISIÓN; el directivo debe tomar decisiones, elegir e implantar soluciones a los distintos problemas con los que se enfrentan.

Este grupo de roles de decisión, representan la parte más importante del trabajo administrativo y nos encontramos con 4 roles:

• Emprendedor o empresario; este es el rol más creativo, y al mismo tiempo corresponde el diseño de la estrategia de la organización. En el ejercicio de este rol inicia y promueve cambios para mejorar la eficiencia de la organización, para ello debe aprovechar las oportunidades del entorno, teniendo en cuenta las fuerzas y debilidades de la propia organización, y determinando la manera de afrontar las amenazas.

• Solucionador de problemas o gestor de anomalías; el directivo intenta resolver lo antes posible las anomalías que se hayan presentando. Debe atender aquellos problemas cuyas soluciones no estén preestablecidas.

• Asignador de recursos; el directivo es el responsable de hacer realidad las estrategias diseñadas, decide como se emplearan los distintos tipos de recursos de la organización, también es el encargado de evaluar los resultados.

Ejemplo;

• Distribuyen tareas

• Asignar fondos u otros recursos

• Visa un presupuesto

• Negociador; el directivo es el encargado de realizar pactos con otras personas, representa a la organización en todo tipo de negociaciones como consecuencia de los roles cabeza visible, portavoz y asignador de recursos.

Todos estos roles forman un todo de tal manera que no se pueden tratar de forma aislada, así mismo la importancia de los roles varía dependiendo el nivel directivo que se ocupe.

No todos los administradores son iguales, ya que su trabajo dependerá de la característica de la organización y del status que ocupe en el seno de la misma.

Los administradores se pueden clasificar de distinta forma según el criterio que se emplee:

Diferenciación vertical; se basa en el nivel que ocupa el administrador dentro de la organización en la división jerárquica típica. Nos encontramos con 4 niveles:

• Nivel inferior o Empleados no directivos; corresponde al personal encargado de la obtención de bienes y servicios dirigidos por un directivo, habiendo por encima de este 3 niveles de directivos. Y su horizonte es de corto plazo.

• Directivo de 1ª línea o supervisor; es el único directivo que tiene a su cargo o dirige al personal. Es el tipo más numeroso y sus funciones son las siguientes: lograr una producción eficiente, asegurar el flujo de bienes y servicios en la organización, y responder a los problemas técnicas del día a día.

Su horizonte temporal es el corto plazo.

• Directivo de nivel medio; tanto sus jefes como sus subordinados son administradores, su principal función es enlazar o coordinar los otros 2 niveles, traducen las ordenes de la alta dirección e instrucciones para los subordinados, y su horizonte temporal es el medio plazo.

• Alta dirección; esta en la cúspide de la organización, por lo tanto son los responsables de toda la empresa. Son los encargados de fijar las grandes líneas de acción o estrategias de objetivos globales a largo plazo. Diseña la estructura adecuada y promueve los valores y actitudes que regirán en la organización.

Diferenciación horizontal; Es el segundo criterio de clasificación de los directivos, que es la aptitud de las actividades que desempeñan. Este criterio se aplica solo a los directivos medios y de 1ª línea, ya que la alta dirección desempeña una función amplia y no especialización por su propia naturaleza. Distinguimos 2 tipos de directivos:

• Directivos funcionales; son aquellos responsables de personas, secciones o de departamentos que ejecutan tareas similares en el contenido. Su orientación que tienen formación y capacidades próximas, tienen a su cargo, subordinados especializados.

Ejemplo; directivos comerciales, de producción, de personal, etc….

• Directivos generales; son aquellos responsables de personas, secciones o departamentos que ejecutan conjuntamente las tareas o actividades básicas de una empresa.

Tienen mayor capacidad de promoción a la cúspide, no buscan especialización, sino la mejora de cualidades de coordinación y relaciones interpersonales.

Ejemplo; los directivos de una división o filial.

Una vez que hemos visto los roles que desempeñan los directivos, así como los tipos de directivos que existen, vamos a ver que conocimientos o habilidades requieren el desempeño eficaz de la práctica administrativa (KATZ).

Se distinguen 3 tipos de conocimientos o habilidades:

• Habilidades técnicas; capacidad para realizar tipos específicos de actividades en un campo especializado, se trata de conocer el oficio.

• Habilidades humanas; consiste en la capacidad de trabajar en conjunto, comprender y motivar a compañeros y subordinados.

• Habilidades conceptuales; consiste en la capacidad mental de coordinar e integrar los diversos intereses y actividades de la organización.

Todos los directivos deben poseer estos 3 tipos de habilidades, sin embargo la importancia de las mismas, varía según el nivel directivo.

Así que para un administrativo de 1ª línea la capacidad más importante es la técnica, debe conocer los métodos, procedimientos, herramientas y otros aspectos del proceso productivo para lograr que sus subordinados cumplan correctamente la tarea de obtener bienes y servicios.

Por otro lado la capacidad humana es importante en los 3 niveles, ya que el trabajo diario implica numerosos contactos con personas, sin embargo es predominante en el nivel medio, debido que hace de enlace entre los otros 2 niveles y al mismo tiempo mantiene contacto con sus compañeros.

Finalmente, la habilidad conceptual es más importante en los niveles superiores, en los que los directivos no se ocupan de las cuestiones de detalle, sino de la organización en su conjunto.

En resumen cada nivel de directivo tiene una habilidad predominante, los directivos de 1ª línea la habilidad técnica, los de nivel medio la humana y la alta dirección la conceptual.

• Mahoney realizó un estudio sobre la distribución del tiempo dedicado a cada función, según el nivel organizativo.
  
  Según la transparencia (5.2) se reflejan diferencias notables; el tiempo dedicado a organizar y la planificar aumenta fuertemente a medida que nos elevamos en el nivel directivo.
  
  La función de dirección es muy importante en el nivel de 1ª línea. Y por último el control aumenta moderadamente con el nivel.

Para terminar veremos los aspectos claves en la administración de las organizaciones. Estudiaremos las claves del éxito de la administración son los siguientes:

• La educación; implica conocer los principios fundamentales en los que se basan el desempeño administrativo ya que este conocimiento influye en la consecución del éxito de los negocios, pero ello no es suficiente.

• La experiencia; conocer los comportamientos reales a veces alejadas de lo ideal, así como la forma de conectar estos comportamientos reales con el ámbito.

• Personales; influyen significativamente en el desempeño del individuo. Ejemplo; posición social, psicología, carácter, currículo.

• Suerte; no puede ser estudiado ni previsto, pero puedo modificar los 3 anteriores.

Entonces el éxito o el fracaso dependerá de la correcta combinación de estos 4 elementos.

La contribución de cada uno de ellos depende de la circunstancia concreta de las características de la organización, del sector de la actividad, de la complejidad del trabajo, etc…

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