Informatización de tareas contables

Algunas de las tareas de procesamiento contable de datos descriptas pueden efectuarse con la ayuda de computadores capaces de realizarlas con:

Son susceptibles de informatización tareas como:

Alcance de la informatización: Cuando se diseña o modifica un sist. contable, debe tenerse en cuenta que la informatización:

Por supuesto la definición de las aplicaciones parciales a diseñar o comprar no está atada a regalas fijas.

Tipos de aplicaciones: Las aplicaciones contables pueden tener alguno de éstos orígenes:

Por otra parte algunos productos sólo pueden ser corridos en computadoras individuales mientras que otros también pueden utilizarse en redes. Y existen ACCs diseñadas para su ejecución en mainframes.

Estudio de factibilidad. El proceso decisorio.

Parte de la decisión de incorporar una ACC consiste en determinar si conviene emplear:

Lista de pasos que suponen que todas las alternativas planteadas están abiertas:

• listar las tareas que no realiza;

• investigar si en el mercado hay productos complementarios disponibles que las realicen y evaluarlos;

• determinar si es factible y práctico el desarrollo o la compra de aplicaciones complementarias diseñadas a medida.

• si no se hubiese decidido ya la compra de un producto estándar:

• obtener y evaluar la información disponible sobre proveedores de ACCs a medida;

• requerir una o más propuestas, basadas en las presentaciones del producto ideal, sin perjuicio de escuchar alternativas propuestas por los posibles proveedores y de evaluarlas para determinar si son aceptables;

• evaluar la factibilidad de desarrollar el producto necesario sin intervención de terceros.

• calcular los costos demandados por cada alternativa

• decidir.

Para ambos, consultar con un experto y con participación del auditor.


Necesidades de los usuarios

Usuarios típicos

Suelen utilizar ACCs:

• entes que preparan su propia información contable;

• contadores públicos que brindan a sus clientes servicios de teneduría de libros y de preparación de informes contables; y

• organizadores de cursos de capacitación sobre la materia.

Aspectos a considerar

Lo más importante respecto de una ACC es la medida en que dicha herramienta permite obtener la información que el ente necesita para la toma de decisiones, el control patrimonial y el cumplimiento de disposiciones legales.

Con fines prácticos, y como parte del diseño del sistema contable, en cada caso conviene listar los datos aislados y los informes contables que:

• se consideren imprescindibles; o que

• sin ser imprescindibles, agreguen valor.


Como por ejemplo:

• Decisiones y actividades de control que se basan en la información contable.

• Periodicidad, contenido y forma de la información contable requerida por tales decisiones y actividades.

• Necesidad (o no) de obtener información en más de una moneda.

• Número de segmentos (zonas geográficas, actividades, negocios) para los que se requiere información individual.

• Tipo de información requerida para cada segmento, si hubiere más de uno.

• Normas contables profesionales (NCP) y legales (NCL) que deban aplicarse.

• Existencia o no de activos o pasivos en moneda extranjera.

• Existencia (o no) de bienes sujetos a depreciación, etc.

Relevamiento

Debería incluir consultas a los miembros de la organización que prepararan, utilizaran o auditaran la información que dicha aplicación pueda proveer.

Tal Relevamiento es más ordenado si se utilizan cuestionarios o listas de chequeos (checklists), pero obtenerlos no es fácil.

Consultas con expertos

No siendo una actividad rutinaria, el Relevamiento de necesidades puede:

• ser mal encarado por algunos integrantes de la organización;

• distraerlos de sus obligaciones diarias;

• demandar a la gerencia muchas horas de supervisión; o

• conducir a la compra o desarrollo de aplicaciones que no sean adecuadas para la organización.

Por lo expuesto, puede ser conveniente la contratación de consultores para que efectúen el relevamiento referido, evalúen los productos disponibles en el mercado y presenten sus conclusiones a la gerencia, que es la que debe decidir.

En la Argentina, y por su formación profesional, los consultores deberían ser licenciados en sistemas de información, licenciados en administración o contadores públicos.

El producto ideal y el aceptable

El producto ideal es el que:

• satisface las necesidades.

• con la mayor seguridad.

• al mínimo costo.

Éste producto no existe y los usuarios lo saben, de modo que se contentan con aplicaciones que satisfagan una parte importante de sus requerimientos.

No obstante , la definición de producto ideal permite establecer un punto de referencia para evaluar los productos reales.

Junto con las características ideales de un producto hay que definir las aceptables. Consideraremos como tales a aquellas cuya no consecución motivaría el rechazo del producto.

Por ej., al considerar la cantidad de asientos que maneja un producto puede establecerse que: es preferible que esa cantidad sea ilimitada, pero es aceptable que puedan contabilizarse no menos de 10000 asientos por ejercicio. Es inaceptable que un producto no pueda manejar más de 9999 asientos por ejercicio.

Características generales de los productos

• Mono o multiusuario: Son multiusuario las aplicaciones que pueden correrse desde una red, de modo que distintas personas puedan acceder a los mismos archivos simultáneamente.

Las aplicaciones monousuario se manejan desde un único computador, que contiene tanto los programas como los archivos de datos.

• Sistema Operativo: Un software sólo corre en los sistemas operativos para los cuales fue diseñado, en sus versiones más avanzadas o en los compatibles con ellos.

Dado que el costo de un sistemas operativo suele ser muy inferior al de cualquier ACC, no debería despreciarse una de éstas por el hecho de que junto con ella haya que actualizar el sistema operativo.

• Tareas que efectúa y grado de integración: Es de esperar que las tareas contables efectuadas por un producto estén ampliamente integradas, de modo que no sea necesario ingresar los mismo datos más de una vez o preparar resúmenes de ellos en forma manual.

• Evaluaciones independientes conocidas: Algunas revistas de computación y otras de contabilidad publican periódicamente evaluaciones de diversas ACCs, que en general comparan algunos (pocos) atributos de los productos considerados.

• Hardware requerido: La aplicación que se diseñe o adquiera sólo servirá si puede correr en alguna computadora disponible. Por ello, deben tenerse en cuenta los requerimientos disponibles. Por ello, deben tenerse en cuenta los requerimientos mínimos de hardware.

• Instalación: Los archivos necesarios pueden recibirse en: CD-ROM, comprimidos o listos para usar, con un programa de instalación, etc.

• Personalización: Casi todas las aplicaciones complejas permiten la modificación de aspectos puntuales de su funcionamiento. Lo importante es que no se adquiera una aplicación que incluya rigideces incompatibles con las necesidades de los usuarios. Como:

• los importes se informan siempre con la misma cantidad de decimales, no pudiendo expresarse en múltiplos.

• la codificación de las cuentas a emplear sólo puede basarse en reglas preestablecidas que no son modificables.

• la diagramación de los informes importantes es rígida y además inadecuada.

• Ayuda en pantalla: una ayuda en pantalla relativamente completa, con una buena estructura y bien escrita limita la necesidad de recurrir a los manuales impresos y de ubicar, dentro de ellos, la información deseada.

Hay una tendencia a disminuir los volúmenes de los manuales escritos y hacer cada vez más completos los utilitarios de ayuda por motivos de costos y de practicidad.

• Desinstalación: Para evitar la violación de los derechos intelectuales, algunas instalaciones dejan rastros de ellas en los disquetes originales y también incorporan a la versión instalada en el disco duro claves que impiden que puede ser corrida en otra máquina. La aplicación debe contener rutinas que permitan efectuar otra instalación original.

• Exportación de datos: Permite: el diferimiento de operaciones de impresión a la espera de la desocupación de determinada impresora y el empleo de los correspondientes datos en otras aplicaciones.

• Seguridad: El control interno de cualquier ente debe prever mecanismo para la protección de los datos contables que impidan su lectura o alteración por parte de personas no autorizadas para ello (contraseñas y encriptado)

• Servicio postventa

Evaluación de productos estándar

Implica:

• obtención de información general sobre las aplicaciones que hayan sido diseñadas para satisfacer las necesidades del usuario.

• Preselección de las aplicaciones evaluadas, lo que implica el descarte de las que, con toda evidencia, incumplan la condición anterior.

• Comparación de las características de las aplicaciones preseleccionadas y de la atención ofrecida por sus productores con las de el producto ideal para establecer si puede considerárselas aceptables.

Las comparaciones pueden facilitarse empleando listas de chequeo o cuestionarios.

También la tarea de comparación y evaluación de productos estándar puede ser motivo de consultas con expertos.

Costos implicados

• Costo de adquisición

• Costo adaptación (llave en mano)

• Puesta en marcha

• Actualización sistema

• Cambio o ampliación hardware

• capacitación

6