La Información Como Elemento Estratégico

Las necesidades en cuanto a rapidez, calidad y una mayor capacidad de los archivos para la información gerencial, dieron margen a la evolución de la tecnología de equipos y máquinas de contabilidad. Después se descubrieron estas etapas previas (sistema electromecánico de tarjetas perforadas o sistema de registro unitario para procesar en máquina clasificadora, lectoras o impresoras de tarjetas), surgió la computadora en nuestro medio; hecho que significó un avance de la industria electrónica que hizo posible lograr mayor exactitud y rapidez en información de la operaciones empresariales.

El surgimiento de la computadora dirige al hombre a iniciar el estudio del concepto de servicios integrados en torno a sistema, para que los resultados sean el producto de la interrelación de cada uno de sus pasos y le sea fácil obtener la información pertinente y apropiada para su uso en la administración de las organizaciones.

Normalmente, las primeras actividades que suelen automatizarse en una empresa corresponden sólo a una extensión de ciertos trabajos administrativos, de manera que engloba en un mayor número de tarea. En este caso se encuentran aquellas actividades caracterizadas por la manipulación de informaciones numerosas (contabilidad) o por la existencia de archivos voluminosos (personal, cliente, facturación, etc.).

En su mayoría son de vivencia financiera (facturación, nómina, presupuesto, etc.), aunque también se encuentran aplicaciones más originales que se refieren al control de inventarios, control de operaciones comerciales y la cartera de clientes, administración de personal, etc. En estas aplicaciones, además de la rentabilidad, debuta la posibilidad de disponer con oportunidad de resultados más elaborados, y de mejorar la calidad de la gestión administrativa.

Nos encontramos en una época de la historia del manejo de los negocios cuya característica es la velocidad de cambio, que se va incrementando en relación con los avances de la ciencia y la innovación con sus respectivos problemas y oportunidades.

Los responsables de la administración de empresas y organismos se encuentran en situaciones cada vez más compleja para la operación y la toma de decisiones. En muchas ocasiones no sólo se enfrentan a una circunstancias difícil para su labor por la cantidad creciente de información que se tiene que consideran en la administración, sino también a otros problemas que se derivan de la calidad y oportunidad con que se obtiene la información desde hace 30 años la administración sea apoyado cada vez más en elemento tecnológico, como la computación, en su desarrollo inicial aparentemente eran ajenos a la actividad administrativa. Sin embargo, las condiciones de cantidad, calidad y oportunidad en información requerida para la toma de decisiones y la operación ha hecho que se desarrollen lazos hacia esta tecnología.

El administrador tienen la computadora electrónica con “genio” que hace exactamente lo que se le pide, atendiendo siempre las órdenes de la mente humana. Aunque no es capaz de crear por sí misma podría aportar nuevas ideas, puesto que no tiene imaginación ni razona, al contar una unidad central o memoria o almacén de datos, cinta magnética, terminales operativas y de consultas, impresoras, equipo periférico, ocurre al, etc., permite alcanzar velocidades exactitud extraordinarias en todas sus operaciones (en la actualidad, puede manejar símbolos un millón de veces más rápido que si el hombre lo hiciera manualmente) esto convierte a la computación en un generador de información oportuna para la adecuada toma de decisiones gerenciales o directiva.

El uso de las computadoras dentro de la organizaciones es cada vez mayor, por lo que se ha convertido en un factor estratégico del desarrollo de la organizaciones. Si se toma en cuenta el impacto estratégico de la informática en las operaciones de la organización, concluiremos que esta tecnología actualmente presenta cuatro niveles de aplicación dentro de las empresas:

1.-Soporte..

2-dependencia.

3.-Cambio.

4.-estratégico.

Nivel de soporte

En este nivel, el administrador o la organización utiliza la informática como una herramienta de cálculo poderosísima, cuya función es procesar grandes volúmenes de información en forma eficiente y rápida para generar reporte.

Este nivel tienen bajo impacto estratégico en el desarrollo de la organizaciones, ya que la utilización de las computadoras es únicamente de apoyo a las actividades cotidianas, facilitando, por ejemplo, los cálculos que antes de tenían que hacer manualmente, pero sin influir en el logro de los objetivos específico de la empresa.

La informática en este nivel se caracterizan por su uso en actividades como: contabilidad (registro contable, cálculos de nómina, reportes financieros); funciones relacionadas con producción (datos relativos a condiciones existentes, mantenimientos de archivos, análisis de datos y preparación de informe para los niveles apropiados de la administración); control de inventarios (existencia, entradas, calidad, requerimiento mínimo de existencia), análisis de ventas (comparación de ventas en años anteriores, pronósticos y control del plan de ventas) y muchos otros de carácter tal arquero fundamentalmente.

La industria química y en general la de proceso pesado son ejemplos claros de la utilización de la informática en este nivel, ya que ellos en los procesos automatizado donde han descargado exclusivamente el procesamiento de información de reportes financieros y de producción para la toma de decisiones en estos aspectos pero no para mejorar el servicio.

Nivel de dependencia

En este nivel, el administrador ha adoptado los sistema automatizado como parte fundamental de la prestación de su servicio; es decir la prestación del servicio a sus clientes está basada principal o totalmente en sistema computarizado. El nivel de dependencia tienen bajo impacto estratégico en el desarrollo de la organizaciones ya que la prestación del servicio está sujeta al funcionamiento del sistema. Las líneas aéreas son un ejemplo clásico de este nivel; su sistema automatizado de reservaciones, el cual está conectado directamente con los puntos de ventas, permite hacer toda la contratación de su espacio de vuelos sin exceder o limitar el cupo por falta de información.

Este sistema ha permitido que las empresas incrementen su capacidad de ventas, aumenten su imagen del servicio y lo proporcionen con la debida oportunidad. No obstante, este nivel estratégico es de los más riesgoso, pues al ser dependiente del sistema, puede interrumpir su servicio cuando se presentan fallas en el suministro de energía eléctrica o problemas inherentes al sistema.

Nivel de cambio

El administrador utiliza la informática para introducir los cambios que mejoren su servicio; es decir, la informática influye en la prestación del servicio de manera fundamental. Este nivel tiene un alto impacto en el desarrollo estratégico de la organizaciones, ya que determinan participa de manera decisiva en los cambios y niveles de servicio de las empresas.

Un ejemplo clásico de esta situación lo constituye la introducción de los cajeros automáticos del sistema bancario. Dicho servicio vino a revolucionar la forma en que se atiende al usuario. Anteriormente sólo se podía ir al banco en días establecido, en horario determinado y hacer largas filas; ahora, el introducción de esta nueva modalidad permite a los clientes acudir cualquier día a todas horas a la prestación del servicio y realizar cómodamente sus operaciones en un tiempo razonable.

Otro ejemplo del impacto estratégico de la informática a nivel de cambio se presentan las empresas de consultoría. Con anterioridad, toda la información utilizada para un análisis tenían que ser procesada manualmente; en la actualidad, puede hacerse a través de computadoras y ponerse en la información de salida en tantas opciones como el administrador tenga en mente, sin necesidad de volver a calcular en forma manual.

Este cambio en el servicio favoreció de manera considerable los tiempos de entrega de los estudios, los costos de los servicios y la entrega confiable y oportuna de los análisis realizados, al reducirse tiempo de trabajo manual y de cálculo.

El administrador de la eran de la informática debe determinar, dentro de su propia organización, los procesos susceptibles de automatización que le permitan un cambio sustancial en la prestación de servicios.

Las ventajas competitivas que genera la aplicación de sistemas de información.