INDICE DE MATERIA

1. introducción.

Tesis de licenciatura

la importancia de la comunicación dentro de la mediana empresa Chilena

introducción.

En la actualidad en las empresas de Chile no existe una comunicación institucional que a su vez permita una efectiva interrelación entre las distintas áreas para mejorar la gestión de las empresas. Aproximadamente para un 80% de pequeñas y medianas empresas, la comunicación no es una herramienta fundamental en el funcionamiento organizacional.. Se entiende como comunicación el intercambio de significados entre individuos mediante un sistema común de símbolos. Implica, por un lado, dar a conocer alguna cosa, por ejemplo, un pensamiento, y por otro, aprender algo.

Dada la situación actual de los escenarios económicos, en que existe una disminución en la producción mundial, y especialmente en Sudamérica, donde países como Argentina, Brasil y Venezuela entre otros, viven diferentes crisis económicas que repercuten directamente a la región y por ende en Chile. Pero la situación ha sido diferente en el país, ya que se han aplicado las medidas económicas correspondientes, pero esto no implica que se esté en una óptima situación en la producción del país.

Por esto, las empresas deben mejorar la producción siendo más eficientes en momentos en que factores como la disminución de costos son necesarios para enfrentar de mejor manera el ambiente.

Es por eso que quisimos investigar el tema de la importancia de las comunicaciones en la mediana empresa en Chile, puesto que en nuestra opinión, la comunicación institucional efectiva es una herramienta de carácter fundamental para un desarrollo económico de una organización, cuyas proyecciones apuntan a un crecimiento acelerado, cosa que para la situación en que se encuentra nuestro país, es fundamental para su desarrollo.

De esta forma nos es muy grato invitarles a leer y analizar nuestro trabajo, del cual estamos seguros, será de gran utilidad para todos a quienes les interese el tema y quieran integrar nuevas estrategias a la administración de las medianas empresas chilenas, las que componen cerca del 80% del total de las organizaciones de nuestro país.

Primer Informe.

Identificación del Problema.

Es un hecho evidente que la comunicación interna de las empresas cada día es más esencial, algo que nos demuestra que más de un 80% de las empresas medianas chilenas son familiares, por consecuencia es muy difícil implementar la comunicación efectiva, lo que trae como consecuencia que las empresas no puedan enfrentar de la mejor manera la delegación de las funciones, lo cual permite una manera más efectiva de alcanzar las metas y objetivos de dichas organizaciones, como así también alcanzar una buena motivación de los integrantes.

Es por eso que nos podemos dar cuenta que la comunicación existente en la realidad chilena, es autoritaria, y muy centralizada, cosa que nos lleva a pensar que esta falencia de las comunicaciones provoca que la comunicación no sea oportuna ni efectiva, lo cual es un gran problema, más aun en estos días, donde el mundo con que se relacionan las empresas es totalmente globalizado, donde la tecnología está jugando un rol fundamental, como herramienta para el desarrollo de las instituciones.

Formulación del analisis del Problema.

Debido a la posición de la economía, ya que el mercado es muy pequeño, obliga a las medianas empresas a que estructuralmente sean lo más eficientes para aumentar la productividad y para esto es necesario una comunicación más clara, precisa y oportuna, o sea una comunicación confiable para toda la organización. Esto llevará principalmente a que haya una claridad de los objetivos primordiales de la empresa, lo que traerá como consecuencia un mayor compromiso por parte de los trabajadores, haciendo que el trabajo sea más fácil de realizar y con resultados más eficientes para la empresa.

Importancia del Problema.

El tema de la comunicación en estos tiempos es un factor relevante dentro de las estrategias de competencia de las empresas, debido a que al mejorar este punto, la información será mas clara y oportuna, lo que hará que las respuestas frente a problemas que aparezcan sean rápidas y eficientes. Además, se puede agregar que los nuevos problemas que se encuentren, se podrá entender que serán problemas de un área y no problemas de la organización, ya que la comunicación será igual para todos y estos mismos serán acotados y mas fáciles de ubicar (los problemas), por lo tanto mas fáciles de solucionar.

Delimitación del Problema.

Aunque todavía no sea significativamente evidente, ya porque nunca se implementó realmente o porque nunca se pensó que fuera necesario, las empresas chilenas cada día están haciendo un esfuerzo por implementar nuevos métodos y capacitación. Uno de los principales motivos a destacar en el problema comunicacional en las empresas es por la importancia y relevancia que puede llegar a tener en sus resultados finales ya sea contablemente como en el desempeño y la eficiencia de los trabajadores. Es importante partir diciendo que ninguna empresa puede mantener una comunicación de bajo perfil, es decir comunicación limitada, autoritaria y centralizada. La comunicación es inherente al funcionamiento de cualquier empresa ya sea que esté constituida por 10 o 100 personas. Esto no solo quiere decir que la comunicación solo tiene que ser eficaz y eficiente, uno tiene que saber como comunicar al receptor, el lenguaje que se usa como también saber comprenderlo.

Esto también describe que no solo puede ser un problema de comunicación, ya que si intentamos comunicar sin conocer la metodología apropiada, lo mas probable es que los resultados sean los mismos o quizás peores. Para poder mejorar este obstáculo debemos enfrentar una buena capacitación y probar diferentes ´tests´ que nos ayuden a mejorar el método y el sistema aplicado en la comunicación ya sea dentro de los departamentos como también en la comunicación exterior de la empresa.

Hipótesis Específicas.

En esta Tesis nos basamos en dos Hipótesis de gran importancia para el desarrollo de esta investigación:

• “Una empresa que no utiliza una comunicación formal con sus empleados, necesariamente tendrá resultados negativos ocasionando un desperdicio de tiempo valioso y productivo.

• “Al producirse una comunicación efectiva dentro de la organización, se mejorará el clima laboral, la eficiencia de los trabajos como también el espíritu de los trabajadores”.

Usando metodologías y capacitaciones ya probadas y experimentadas por otras empresas, podemos ver cuales son sus ventajas como también los resultados positivos, que son básicos para una expansión dentro de un mercado tan competitivo.

Metodología más Probable.

Para el desarrollo de una manera adecuada, la metodología mas acorde para comprobar nuestra hipótesis será la Investigación en terreno, puesto que de esta forma podremos tener una visión más amplia y objetiva de la verdadera realidad en la que se encuentran las distintas organizaciones que pertenecen a la categoría de mediana empresa Chilena, en relación a la falencia de las comunicaciones en estas organizaciones.

En vista de lo expuesto anteriormente, la investigación en terreno la haremos con el fin de obtener de la mejor fuente la información que será relevante en esta investigación, para esto nuestra herramienta será una encuesta cerrada, aplicada a los ejecutivos de las áreas de Recursos Humanos específicamente.

Diseño de la investigación más Probable.

El programa que seguiremos para desarrollar el problema enfocado en esta Tesis será el siguiente:

• Primer informe, cuya entrega es el día 25 de Abril.

• Segundo informe, entrega es el día 30 de Mayo.

• Tercer informe, exposición del informe final, se realizara el día 27 de junio.

• Primera visita a terreno será el día 30 de Abril.

• Segunda visita a terreno será el día 13 de Mayo.

• Tercera visita a terreno será el día 16 de Mayo.

Las reuniones con el profesor guía se realizaran al menos 2 veces a la semana con el fin de que el trabajo realizado sea revisado y corregido, y así obtener una respuesta acabada de la pregunta formulada en esta Tesis en la cual se basa nuestra hipótesis.

Segundo informe.

Marco Teórico.

La comunicación.

¡Ningún grupo puede existir sin la comunicación!

La comunicación es la transferencia de significados entre sus miembros. Sólo mediante la transmisión de significados de una persona a otra pueden difundirse la información y las ideas. La comunicación sin embargo, es más que simplemente un significado compartido. También debe ser entendido. Por tanto, la comunicación debe incluir tanto la transferencia como el entendimiento del significado.

Una idea, no sirve hasta que es transmitida y entendida por los demás. La comunicación perfecta si es que hay tal cosa, existirá cuando un pensamiento o una idea se transmitan dé tal forma que la fotografía mental que perciba el receptor sea exactamente la misma imaginada por el emisor. Aunque en teoría es fundamental, la comunicación perfecta nunca se logra en la práctica.

Funciones de la comunicación

La comunicación sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: el control, la motivación, la expresión emocional y la información.

La comunicación actúa para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. La organización tienen jerarquías de autoridad y guías formarles a las cuales deben atenderse los empleados. Por ejemplo, cuando se le pide a los subordinados que comuniquen primero a su jefe inmediato cualquier irregularidad relacionada con el trabajo, con el propósito de seguir la descripción de su puesto o de cumplir con las políticas de la compañía, la comunicación surge como una función de control. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo molestan o acosan a unos miembros que producen más que los demás, informalmente se lo comunican y controlan su comportamiento.

La comunicación favorece la motivación al aclarar a los empleados lo que se ha hecho, si se están desempeñando bien y lo que puede hacerse para mejorar el redimiendo, si es que esta por debajo del promedio. El establecimiento de metas especificas, la retroalimentación sobre el progreso hacia las metas y el reforzamiento de un comportamiento deseado estimula motivación y requiere de la comunicación.

Para muchos empleados, su grupo de trabajo es la fuente principal de interacción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es el mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y su satisfacción. La comunicación, por tanto, proporciona un alivio a la expresión emocional de los sentimientos y el cumplimiento de las necesidades sociales.

La función final que la comunicación desarrolla se relaciona con su papel de facilitado de la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos necesitan para tomar decisiones al trasmitir la información para identificar y evaluar las opciones alternativas.

Ninguna de estas cuatro funciones debería considerarse más importante que las otras. Para que los grupos se desempeñen eficazmente, necesitan mantener alguna forma de control sobre los miembros, estimular el rendimiento, proporcionar un medio de expresión emocional y tomar las decisiones. Casi en todas las interacciones de comunicación dentro de un grupo u organización se desarrolla una o más de estas cuatro funciones.

Método de comunicacion.

Para que la comunicación tenga lugar, es necesario un propósito, expresado como un mensaje a transmitir. Este pasa a través de una fuente (el transmisor) y un receptor. El mensaje es codificado (convertido en una forma simbólica) y luego enviado mediante algún medio (canal) al receptor, quien traduce nuevamente (decodifica) el mensaje originado por la fuente. El resultado es una transferencia de significado de una persona a otra.

La fuente inicia el mensaje al codificar un pensamiento. Se han descrito cuatro condiciones que afectan la codificación del mensaje: la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural.

Nuestras actitudes influyen en nuestro comportamiento. Tenemos ideas preconcebidas de temas diversos y esas actitudes afectan nuestras comunicaciones. Además, estamos restringidos en nuestra actividad de comunicación, lo que limita nuestro conocimiento sobre un tema en particular. No podemos comunicar lo que no sabemos y aunque nuestro conocimiento fuera demasiado amplio, es posible que nuestro receptor no entienda nuestro mensaje. Es claro que la cantidad de conocimientos que la fuente tenga acerca de un tema afectará el mensaje que desea transmitir. Y, por último, así como las actitudes influyen en nuestro comportamiento, así también lo hace la posición que ocupamos en el sistema sociocultural en el cual existimos. Las creencias y los valores del emisor, como parte de su cultura, actúan como influencias en tanto que es fuente comunicadora.

El mensaje es el producto físico real de la fuente codificadora. “Cuando hablamos, el habla es el mensaje. Cuando escribimos, la escritura es el mensaje. Cuando pintamos, la pintura es el mensaje. Cuando gesticulamos, los movimientos de los brazos, las expresiones de la cara etc., son el mensaje”. El código o el grupo de símbolos que usamos para transferir el significado, el contenido del mensaje mismo y las decisiones que tomamos al seleccionar y arreglar tanto la codificación como el contenido, afectan nuestro contenido.

El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje. A la fuente le corresponde seleccionarlo y determinar cual canal es formal o informal. Los canales formales están establecidos por la organización y transmiten los mensajes que atañen a las actividades relacionadas con el trabajo de los miembros. Tradicionalmente siguen la red de autoridad dentro de la organización. Otras formas de mensajes, como los personales o sociales, siguen los canales informales de la organización.

El receptor es el objeto a quien se dirige el mensaje. Pero antes de que el mensaje pueda recibirse, sus símbolos deben traducirse a una forma que pueda entender el receptor. Esto es la decodificación del mensaje. Así como el codificador estuvo limitado por sus habilidades, sus actitudes, sus conocimientos y su sistema sociocultural, el receptor esta igualmente restringido. Del mismo modo en que la fuente debe tener la habilidad de escribir o hablar, el receptor debe tener la habilidad de leer o escuchar, y ambos deben ser capaces de razonar. El conocimiento, las actitudes y la experiencia cultural influyen tanto en la habilidad de recibir como en la de enviar.

El último eslabón en el proceso de comunicación es el circuito de retroalimentación. “Si una fuente de comunicación decodifica el mensaje que codifico, si el mensaje se pone de nuevo en el sistema surge la retroalimentación”. La retroalimentación consiste en verificar si tuvimos éxito al transferir el mensaje como intentamos transferirlos desde el principio. Determina si el entendimiento se ha logrado o no.

Fuentes de distorsión

Si la codificación se realizó con descuido, el emisor distorsionará la decodificación. El mensaje en sí mismo puede causar también la distorsión. La selección limitada de los símbolos y la confusión en el contexto del mensaje son áreas frecuentes de problemas. Claro, si se selecciona un canal equivocado, o si el nivel de ruido es alto puede distorsionarse la comunicación. El receptor representa la fuente potencial final de distorsión. Sus prejuicios, sus conocimientos, sus habilidades de percepción, la atención y el cuidado que ponga en la decodificación son factores que pueden provocar que el mensaje se interprete de manera diferente de la imaginada por el emisor.

Aprensión en la comunicación

Otro obstáculo para lograr una comunicación eficaz es que algunas personas sufren de aprensión en la comunicación o ansiedad. Aunque mucha gente tiene pavor de hablar frente a un grupo, la aprensión comunicativa es un problema más serio ya que afecta a toda una categoría de técnicas de comunicación. Las personas que la padecen experimentan tensión y aprensión mientras se expresan oralmente, por escrito o por ambas formas. La aprensión oral dificulta con seriedad el hablar con otros cara a cara o provoca una ansiedad externa cuando se tiene que ocupar el teléfono, por ejemplo. Como resultado, las personas con este problema podrían recurrir a memorandos o cartas para transmitir mensajes, cuando una llamada suele ser no sólo más rápido sino también más apropiado.

Los estudios demuestran que la aprensión comunicativa oral evade situaciones que requieren compromisos en una comunicación verbal. Deberíamos esperar encontrar alguna auto selección en los puestos para que los individuos no se interesen en los trabajos - por ejemplos, de maestros -, en que la comunicación oral es un requerimiento dominante. Pero casi todos los empleos requieren de una comunicación oral. De mayor interés es la evidencia de que la alta aprensión en la comunicación oral distorsiona las demandas de comunicación en sus trabajos a fin de minimizar la necesidad de la comunicación. De manera que necesitamos estar conscientes de que existe un grupo de personas en las organizaciones que limitan severamente su comunicación oral y racionalizan su práctica al decidirse a ellas mismas que no se necesitan tanta comunicación para que hagan su trabajo con eficiencia.

Dirección de la comunicación

La comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser dividida además en dirección descendente o ascendente.

Descendente: la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a nivel más bajo es una comunicación descendente.

Cuando pensamos en los gerentes que se comunican con sus subordinados, el patrón descendente es aquel en quien usualmente pensamos. Es utilizado por los lideres del grupo y gerentes para fijar metas, proporcionar instrucciones, informar a los subordinados acerca de las políticas y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca del desempeño. Pero la comunicación descendente no tiene que ser oral o cara a cara. Cuando la gerencia envía cartas a los hogares de los empleados para avisarle acerca de las nuevas políticas de ausencia por enfermedad esta utilizando la comunicación descendente.

Ascendente: la comunicación ascendente fluye hacia un nivel superior en el grupo u organización. Se utiliza para proporcionar información a los de arriba, informarles acerca del progreso hacia las metas y darles a conocer problemas actuales. La comunicación ascendente mantiene a los gerentes informados sobre cómo se sienten sus empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización en general. Los gerentes también dependen de la comunicación ascendente para captar ideas sobre cómo pueden mejorarse las cosas.

Algunos ejemplos de organización ascendente son los informes de desempeño preparados por la gerencia de nivel bajo para revisión de la gerencia media y alta, los buzones de sugerencias, las encuestas de actitud de los empleados, los procedimientos para expresar quejas, las discusiones entre un superior y un subordinado, las sesiones informales de “queja”, donde los empleados tienen la oportunidad de identificar y discutir sus problemas con el jefe o con representantes de la alta gerencia.

La dimensión horizontal se clasifica en:

Lateral: cuando la comunicación tiene lugar entre miembros del mismo grupo, entre los miembros de grupos de trabajo al mismo nivel, entre los gerentes del mismo nivel o entre personal equivalente horizontalmente, las describimos como lateral.

¿Por qué existiría la necesidad de comunicaciones horizontales si las comunicaciones verticales de un grupo o una organización son eficaces?. La respuesta es que las primeras con frecuencia se necesitan para ahorrar tiempo y facilitar la coordinación. En algunos casos, estas relaciones laterales son estimuladas formalmente. A menudo, se crean de manera informal para impedir la jerarquía vertical y acelerar la acción. Así que las comunicaciones laterales pueden, desde el punto de vista de la gerencia, ser buenas o malas. Ya que la estricta adherencia a la estructura vertical formal para todas las comunicaciones puede impedir la transferencia eficiente y precisa de información, las comunicaciones laterales pueden ser benéficas. En tales casos, ocurren con el conocimiento y el apoyo de los superiores. Pero pueden crear conflictos disfuncionales cuando los canales formales verticales se rompen, cuando los miembros van por arriba o alrededor de sus superiores para conseguir que se hagan las cosas o cuando los jefes encuentran que se han hecho acciones o se han tomado decisiones sin conocimiento.

Las redes formales e informmales

Las redes de comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Estos canales son una de dos variedades: formal o informal. Las redes formales son típicamente verticales, siguen la cadena de autoridad, y están limitadas a las comunicaciones relacionadas con la tarea. En contraste, la red informal - usualmente conocida como chisme - es libre de moverse en cualquier dirección, saltar niveles de autoridad y probablemente satisface las necesidades sociales de los miembros de un grupo para facilitar sus logros de tarea.

Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro.

La eficiencia de cada red depende de la variable dependiente en la cual usted esta interesado. Por ejemplo, la estructura de la rueda facilita el surgimiento de un líder, la red de todo el canal es mejor si usted se interesa en tener una mayor satisfacción, y la cadena es mejor si la precisión es más importante, esto nos lleva a la conclusión de que ninguna red será mejor para toda ocasión.

La red informal. El chisme tiene tres características principales: primero, no está controlado por la gerencia. Segundo es percibido por la mayoría de los empleados como más creíble y confiable que las comunicaciones formales emitidas por la alta gerencia superior. Tercero, se utiliza enormemente para servir los propios intereses de las personas dentro de él.

Uno de los estudios más famoso sobre el chisme investigó el patrón de comunicación entre 67 empleados de la gerencia en una empresa de fabricaron. El método básico utilizado consistió en comprender de cada uno de los receptores de la comunicación como recibía cierta información y luego seguirle la pista hasta su fuente. Se encontró que, mientras el chisme fue una fuente importante de información, sólo 10% de los ejecutivos actuaron como canal de comunicación, esto es, pasó la información a por lo menos una persona. Por ejemplo, cuando un ejecutivo decidió renunciar para entrar al negocio de los seguros, 81% de los ejecutivos supo acerca de eso, pero solamente el 11% transmitió esta información a los demás.

Comunicaciones no verbales

Esto incluye los movimientos del cuerpo, las entonaciones el énfasis que damos a las palabras, las expresiones faciales y la distancia física entre el emisor y el receptor.

El estudio académico de los movimientos del cuerpo ha sido llamado kinestesia. Se refiere a los gestos, las configuraciones faciales y otros movimientos del cuerpo. Es un campo realmente nuevo y ha estado sujeto en buena parte a la conjetura y a la popularidad, más que a los hallazgos de investigación que los apoyen. Por tanto, mientras admitimos que el movimiento el cuerpo es un segmento importante del estudio de la comunicación y el comportamiento, las conclusiones deben ser necesariamente reservadas. Reconocer esta dualidad, no impide considerar con brevedad las formas en las cuales los movimientos del cuerpo transmiten un significado.

Se ha sostenido que cada movimiento del cuerpo tiene un significado y que ningún movimiento es accidental. Por ejemplo, a través del lenguaje corporal, decimos “ayúdame, me siento solo. Llévame, estoy disponible. Déjame solo, estoy deprimido.” Y raramente enviamos mensajes en forma consciente. Actuamos con autenticidad imprevista con el lenguaje corporal no verbal. Levantamos una caja para la incredulidad. Frotamos las narices como signo de perplejidad. Cruzamos los brazos para aislarnos o protegernos. Encogemos los hombros nuestros hombros para mostrar indiferencia, guiñamos el ojo para denotar intimidad, hacemos ruido con nuestros dedos para expresar impaciencia y golpeamos nuestra frente como muestra de olvido.

Si bien es posible que exista desacuerdo en el significado especifico de estos movimientos, el lenguaje del cuerpo agrega y a menudo complica la comunicación verbal. La posición del cuerpo y el movimiento no tienen un significado preciso o universal, pero cuando se unen al lenguaje hablado, da un significado mayor al mensaje del emisor.

La manera en que los individuos se alejan entre ellos mismos, en términos de distancia física, también tiene un significado. Lo que se considera como distancia adecuada depende de las normas culturales. Por ejemplo, lo que es una distancia de negocios en algunos países europeos seria visto como intimo en muchas partes del norte América. Si alguien se para cerca de usted más de lo que usted considera apropiado, podría indicar agresividad o interés sexual. Si alguien se para más alejado de lo usual, pudiese significar un desinterés o desagrado respecto a lo que se está diciendo.

Elegir un canal de comunicación

¿Por qué la gente escoge un canal de comunicación y no otro - por ejemplo, una llamada telefónica en lugar de una charla cara a cara?. Una respuesta podría ser ¡aprensión!. Algunas personas son aprensivas acerca de ciertas clases de comunicación. ¿Qué hay con el 80 al 95% de la población que no tiene este problema?. ¿Existe un conocimiento general que pudiéramos proporcionar en relación con la opción del canal de comunicación?. La respuesta es sí, definitiva. Un modelo de la riqueza de los medios se ha desarrollado para explicar la selección del canal entre los gerentes.

La investigación reciente ha encontrado que los canales difieren en su capacidad de transmitir información. Algunos son tan ricos que tienen la habilidad de:

Manejar múltiples sugerencias en forma simultanea.

Facilitar una rápida retroalimentación.

Ser muy personales.

Otros se apoyan en que califican bajo en esos tres factores. Ilustración La charla cara a cara califica alto en términos de la riqueza del canal y proporciona la máxima cantidad de información que se transmite durante un episodio de la comunicación. Esto es, ofrece múltiples sugerencias de información (palabras, posturas, expresiones faciales, gestos entonaciones), retroalimentación inmediata (tanto verbal como no verbal) y el personal de estar “estar ahí”. Los medios impersonales escritos como boletines y reportes generales califican bajo en riquezas.

La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensajes tiende a ser directo y tiene un mínimo de ambigüedad. Es probable que los segundos sean complicados y tengan el potencial de confundir. Los gerentes pueden comunicarlos mensajes rutinarios con eficiencia a través de los canales que no poseen mucha riqueza. Sin embargo, pueden comunicar mensajes no rutinarios eficientemente sólo al seleccionar canales ricos.

La evidencia indica que los gerentes de alto rendimiento tienden a ser más sensibles a los medios que los gerentes de bajo medio desempeño. Esto es, son más capaces de igualar la riqueza apropiada del medio con la ambigüedad involucrada en la comunicación.

El modelo de la riqueza del medio es consistente con las tendencias de las organizaciones y prácticas durante la década pasada. No sólo coincidencia que más y más gerentes señor hayan estado utilizando reuniones para facilitar la comunicación y dejar el santuario aislado de sus oficinas ejecutivas para dirigir caminando por su alrededor. Esos ejecutivos se están apoyando en los canales de ricos de la comunicación para transmitir los mensajes más ambiguos que necesitan comunicar. La década pasada se ha caracterizado por organizaciones que cierran instalaciones, imponen grandes despidos, reestructuran, fusionan, hacen consolidaciones e introducen nuevos productos y servicios a un paso acelerado - todos los mensajes no rutinarios con gran ambigüedad y que requieren del uso de los canales que transmiten una gran cantidad de información. No es de sorprender, por tanto, ver que la mayoría de los gerentes más eficaces hacen un uso extensivo de los canales.

Barreras para la comunicación eficaz

Filtración: la filtración se refiere a la manipulación de la información para que de esta manera sea vista de manera más favorable por el receptor. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que el quiere oír, está filtrando la información. ¿Ocurre mucho en las organizaciones? ¡Por su puesto! Al tiempo que las informaciones pasan a los ejecutivos senior, tiene que ser condensada y sintetizada por los subordinados para que los que están en la cima no se sobrecarguen de información. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están presentes en el resultado de la filtración.

El mejor determinante de la filtración es el número de niveles en la estructura de una organización. Mientras más verticales sean los niveles en la jerarquía de la organización, más oportunidades hay para la filtración.

Percepción selectiva: es debido a que los preceptores en el proceso de comunicación ven en forma selectiva y escuchan basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras características personales. Los receptores también proyectan sus intereses y expectativas en las comunicaciones al tiempo que las decodifican. El entrevistador que espera que una solicitante de empleo ponga a su familia por encima de su carrera es probable que vea eso en las solicitantes, sin importar si ellas se sienten de esa manera o no.

Defensa: cuando la gente se siente amenazada, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr el entendimiento mutuo. Esto es, se vuelve defensiva - se compromete en comportamientos como atacar verbalmente a otros, hacer comentarios sarcásticos, ser excesivamente juiciosa y cuestionar los motivos de los demás. Así, cuando los individuos interpretan el mensaje de los demás como amenaza, responden en forma que retardan la comunicación eficaz.

Lenguaje: la palabra significa diferentes cosas para diferentes personas. “El significado de las palabras no está en la palabra, esta en nosotros.” La edad, la educación y los antecedentes culturales son tres de las variables más obvias que influencian el lenguaje que una persona usa, así como también definiciones que da a las palabras.

En una organización, los empleados usualmente llegan con diversos antecedentes y por tanto, tienen diferentes patrones de habla. Además, al agrupar a los empleados de un departamento, se crean especialistas que desarrollan su propia jerga o lenguaje técnico. En grandes organizaciones, los miembros a menudo también se dispersan geográficamente - aun para operar en diferentes países - y los individuos de cada lugar usaran los términos y frases que son únicos en su área. La existencia de niveles verticales también causa problemas de lenguaje. El lenguaje de los altos ejecutivos, pueden ser místico para los empleados operativos que no estás familiarizados con la jerga gerencial.

Si consideramos cómo cada uno de nosotros modificara el lenguaje, las dificultades en la comunicación se minimizarían. El problema es que los miembros de una organización no saben como aquellos con quien interactúan han modificado el lenguaje. Los emisores tienden a asumir que las palabras o términos que emplean significan lo mismo para el receptor y para ellos. Estos por supuesto, a menudo incorrecto. Por tanto crea dificultades en la comunicación.

Comunicaciones Electrónicas

Hasta hace unos 15 a 20 años, había pocos adelantos tecnológicos que afectaban de manera significativa las comunicaciones organizacionales. A principio de este siglo, el teléfono redujo en forma drástica la comunicación personal, cara a cara. La popularización de la maquina fotocopiadora a finales de la década de los 60 anuncio la muerte del papel carbón e hizo que el copiado de los documentos fuera mas rápido y fácil. Pero a principios de la década de los 80 hemos sido sujeto de un ataque masivo de las nuevas tecnologías que se están dando en forma en gran medida a la manera en que nos comunicamos en las organizaciones entre aquellas se incluyen los radio localizadores, los faxes, la conferencia por video, las reuniones electrónicas, el correo electrónico, los celulares, el correo de voz y los comunicadores personales del tamaño de la palma de la mano.

Las comunicaciones electrónicas ya no hacen necesarios que estén disponibles en su estación de trabajo o escritorio. Los radio localizadores los celulares y los comunicadores personales permiten localizarlo cuando usted en una reunión, almuerzo, mientras visita la oficina de un cliente, durante el juego de golf, el sábado por la mañana. La línea de trabajo del empleado y su vida fuera del trabajo ya no es muy clara. En la era electrónica todos los empleados pueden estar teóricamente “disponible” las 24 horas del día.

Las barreras organizacionales se vuelven menos relevantes como resultado de las comunicaciones electrónicas ¿por qué? Porque las computadoras conectadas en red aquellas que están conectados para intercomunicarse permiten saltar los niveles verticales de la organización, trabajar tiempo completo en casa o en otro lugar diferente de la organización.

Auque el teléfono permitió que la gente transmitiera mensajes verbales en forma instantánea, hasta hace poco esta misma velocidad no estaba disponible para la palabra escrita. La comunicación electrónica han revolucionado tanto la capacidad a tener acceso a otras personas como de conseguirlas casi al instante por desgracia tal acceso y tal velocidad tienen sus desventajas el correo electrónico, por ejemplo, no proporciona el componente no verbal de las comunicaciones que tienen la reunión cara a cara. Tampoco transmite las emociones y expresiones que pasan a través de las entonaciones verbales, conversaciones telefónicas. De igual manera, se ha notado que las reuniones han servido tradicionalmente para dos propósitos diferentes satisfacer la necesidad de afiliación de grupo y servir como foro para determinar una tarea. Las video conferencia y la reunión electrónica funcionan bien como apoyo a las tareas pero no satisface. Las necesidades de afiliación para la gente con una alta necesidad de contacto social un uso amplio de las comunicaciones probablemente conduzca una satisfacción menor al trabajo.

La organización.

La organización es el fenómeno social más representativo de nuestro tiempo y puede definirse como un sistema social donde la acción coordinada y la interrelación de los individuos conducen a la consecución de fines comunes, mediante la división del trabajo.

Se identifica la organización como un sistema social donde la acción coordinada y la interrelación de los individuos constituyen factores fundamentales para la consecución de objetivos comunes. Pero la coordinación de actividades solo es posible si existe la comunicación entre las protagonistas de la misma.

Las personas en una organización son “interdependientes”; el desempeño de una de ellos afecta y se ve afectado por el desempeño de otros.

Existen dos tipos de organización; de acuerdo a la interrelación de los individuos que las integran: las organizaciones formales, en los que están presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la delegación de actividades y responsabilidades, la dirección y los mecanismos de control, y las organizaciones informales, que nacen del agrupamiento espontáneo de los individuos que pertenecen a una organización formal, propicia la formación de grupos; En ella se retiene el poder, lo cual incide en la eficiencia y la productividad.

Hay tres tipos de organizaciones formales:

Instituciones: Son sistemas sociales que mediante la utilización de recursos, actúan coordinadamente para lograr los objetivos para los que fueron creados.

Empresas: Son unidades económico-sociales que producen bienes y/o servicios para satisfacer necesidades de una comunidad. Pueden ser de acuerdo con su giro: Industriales, comerciales o de servicio. De acuerdo con su magnitud: pequeñas, medianas o grandes.

Organismos representativos o Gremiales: son agrupaciones de personas, empresa, instituciones con intereses comunes, cuyo propósito principal es obtener beneficios para sus agremiados.

La diferencia entre ellos radica en que las instituciones y los organismos no tienen fines de lucro y las empresas sí.

Una de las principales características de las organizaciones formales es que se constituyen con un propósito. Para la consecución de ese propósito se fijan objetivos organizacionales que se dividen en: económicos, sociales, de servicio y técnicos. Para conseguir sus objetivos las organizaciones emplean recursos materiales, técnicos, humanos y financieros. Los recursos de la organización se coordinan para realizar actividades enfocadas a la convocación de los objetivos organizacionales, del agrupamiento de actividades relacionadas con un mismo fin surgen las funciones de la organización.

Dichas funciones se dividen en:

Específicas: Son el financiamiento, la producción, la contabilidad, la contraloría, las ventas y la mercadotecnia.

Administrativas: Constituyen el proceso de administración, y comprenden la planeación, la organización, la integración, la dirección y el control.

Orgánicas: Formalizan la creación legal de la organización, le señalan su finalidad en solidaridad de la organización con propios y extraños, para conseguir apoyo constante tanto interno como externo.

Existen dos tipos de organización; de acuerdo a la interrelación de los individuos que las integran: las organizaciones formales, en los que están presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la delegación de actividades y responsabilidades, la dirección y los mecanismos de control, y las organizaciones informales, que nacen del agrupamiento espontáneo de los individuos que pertenecen a una organización formal, propicia la formación de grupos; En ella se retiene el poder, lo cual incide en la eficiencia y la productividad.

Tasa de crecimiento en el número de empresas

1990-1993 1994-1997

Micro 10 6,9

Pequeña 32,4 9,5

Mediana 33,7 12,7

PYME 32,5 9,9

Grande 41,7 18,7

TOTAL 13,4 7,5

Durante la década de los 90, son las grandes empresas el segmento que más incrementa, en términos absolutos y relativos, la tasa de crecimiento de ventas, como podemos ver en la tabla adjunta.

Tasa de incremento total de las ventas

1990-1993 1994-1997

Micro 22,8 10,4

Pequeña 32,5 10,3

Mediana 32,9 13,2

PYME 32,6 11,6

Grande 41 26,8

TOTAL 38,3 22 Fuente:CEPAL

La cifra de venta de las PyMEs representa un 24% del total. En cuanto a las ventas promedio por empresa, crecieron en las unidades productivas más pequeñas y más grandes, estancándose las cifras de las PyMEs. En cuanto al empleo, el número de trabajadores en las PyMEs ha ido creciendo hasta representar el 50% de la ocupación.

Esto hace que las ventas promedio por trabajador ocupado en las PyMEs fueran de 13.000 dólares frente a los 183.000 dólares en las grandes empresas (datos de 1996). Sobre la especialización de las PyMEs, el 36% se engloba dentro de las actividades comerciales, el 13% en el sector industrial, el 9% en transporte y el 7% en servicios técnicos y profesionales. El resto está distribuido en múltiples sectores de actividad. Centrándonos en la evolución de las PyMEs industriales, podemos establecer dos periodos diferenciados: 1981-1989 y 1990-1996. Durante el primero de ellos, el peso de las pequeñas industrias disminuyó tanto en ocupación, como en valor agregado y número de establecimientos. Esta situación se revierte en el segundo periodo, mostrando tasas de crecimiento superiores al conjunto de medianas y grandes empresas. Este grupo de establecimientos creció en ambos periodos. Dentro de las pequeñas empresas, el sector más castigado fue el intensivo en mano de obra, mientras que éste mismo rubro capitaneó la recuperación en el periodo 1990-1996. Las ramas más dinámicas fueron la madera, materiales de construcción, muebles, productos de metal y productos de plástico.

Desde los años 80 hasta la actualidad, la productividad de las pequeñas empresas chilenas se ha estancado en torno al 37% de la productividad que alcanzan las medianas y grandes. Sin embargo, algunos sectores como textiles, prendas de vestir, cuero y calzado han logrado niveles de productividad notables. Esta brecha de productividad se explica por unos procesos productivos artesanales, maquinaria obsoleta y un modelo de gestión no profesionalizado.

En cuanto a la capacidad exportadora de las PyMEs, hay que decir que es muy limitada, concentrada en unos pocos productos (rama agroindustrial) y que ha mostrado una ligera tendencia descendente a lo largo de la década de los 90. Las exportaciones de las PYME representan menos del 3% de sus ventas, y menos del 5% del total de las exportaciones chilenas.

Esta situación contrasta con el gran dinamismo exportador mostrado por las grandes empresas en este mismo periodo de tiempo. De esta manera, el mercado interno continúa siendo el principal punto de referencia de las PyMEs del país, dependiendo sus resultados fuertemente del comportamiento de la demanda interna.

Comunicación Organizacional

En la comunicación dentro de las organizadas se utilizan 2 canales básicos: los canales formales, que son aquellos establecidos por la compañía, los mensajes fluyen en 3 direcciones hacía abajo hacía arriba y hacía los lados, (para que la comunicación sea, efectiva es necesario que los 3 canales estén abiertos y desbloqueados todo el tiempo) y los canales informales que surgen en virtud de los intereses comunes entre las personas que se desempeñan en la compañía, tales intereses surgen por el trabajo o por las relaciones sociales o ajenas a este.

Las funciones de la comunicación dentro de la organización:

• Que todas las personas puedan contribuir pueden contribuir con ideas a mejorar su propio desempeño y el de la organización.

• Que todos se sientan comprometidos personalmente con los objetivos de la empresa.

• Aunar voluntades alrededor de los objetivos empresarios y los medios considerados adecuado para alcanzarlos.

• Que las ideas fluyan lo más rápidamente y con mayor exactitud posible, para disminuir al máximo todos los defectos en la toma de decisiones a todos los niveles.

La verdadera importancia de la comunicación dentro de la organización es promover la participación de los individuos integrados en ella, hacerlos conscientes de su papel, y de ese modo, propiciar su desarrollo.

Las Relaciones Públicas administran las comunicaciones de una organización donde participan todos los públicos vinculados a la misma incluido el personal de la compañía representan el “para qué” de la comunicación.

Pertinencia y Suficiencia de la Literatura.

Teorías de la Comunicación Organizacional. (Goldbaber)

Percepciones de la comunicación organizacional:

Para Level & Galle (1988) la comunicación entre los miembros de la organización es la primera actividad de control y coordinación. Ensamblar a la gente para que realice una determinada tarea que cada uno por sí solo no podría ejecutar, requiere que se ejercite la comunicación (Stiegler, 1977).

En una organización con estructura organizacional formal, esta última condición es la que define específicamente a la comunicación organizacional. McPhee (1985) define la comunicación organizacional como la comunicación que se forma y que da forma a los procesos de las tareas y a la estructura formal en la organización.

-Zelko y Dance perciben a la comunicación organizacional como interdependiente entre las comunicaciones internas y las comunicaciones externas.

-Lesikar les añade una 3º dimensión, las comunicaciones personales, es decir el intercambio informal de información y sentimientos entre los individuos que forman la organización.

-Thayer, la define como “aquel flujo de datos que sirve a los procesos de comunicación e intercomunicación de la organización.”

-Haney la define como la coordinación (por medio de la comunicación) de un cierto número de personas que están interdependientemente relacionadas.

Los hilos comunes que se destacan son:

La comunicación organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia al medio ambiente.

La comunicación organizacional implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado. (Una vez definido el mensaje debo saber a quien se lo tengo que comunicar, con qué tono y luego pensar a través de que medio, que es el portador físico del mensaje. (También se habla de lo que motivó su aparición, lo que da lugar a su circulación).

La comunicación organizacional implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, relaciones y habilidades (cuando la comunicación organizacional se da se ponen en juego las percepciones de receptor y emisor, las actitudes frente al mensaje, muchas veces determinados por el nivel de credibilidad de la fuente. Los sentimientos deben apoyar la comunicación y las relaciones que se establezcan dados por las condiciones impuestas por la organización muchas veces determinan el éxito de las comunicaciones.

Ahora bien existen las perspectivas desde las que se pueden estudiar fenómenos de comunicación organizacional similares (Krone, Jablin & Putnam, 1992). Por un lado, y si optamos por la perspectiva mecanicista, haríamos operativo este concepto comprobando el número de mensajes de retroalimentación enviados a los supervisores a través de canales escritos versus orales. Así, el investigador podría hipotetizar que cuanto mayor influencia ascendente, menor frecuencia de mensajes de retroalimentación, especialmente para canales orales de comunicación. En el mismo estudio pero fundido en el molde de la perspectiva psicológica, los `filtros conceptuales' de los individuos se convierten en el escenario del proceso de comunicación. Estos filtros conceptuales incluyen todos aquellos estados internos no observables de los individuos que afectan de forma significativa no sólo a qué se refiere, cómo se expresa y se interpreta la información sino también cómo se procesa esa información. La retroalimentación se podría tratar como refuerzo psicológico al dar mensajes positivos o negativos. Ambos conceptos se definirían y medirían a través de los filtros conceptuales de los miembros de la organización. En un estudio de campo, el investigador podría comprobar la relación entre el grado percibido de influencia ascendente y el dar retroalimentación positiva o negativa. Este diseño emplearía datos de cuestionarios para conseguir percepciones de conceptos abstractos y se centraría en una visión de la comunicación orientada al receptor más que al emisor. La investigación dentro de la perspectiva interpretativo-simbólica podría definir la influencia ascendente como las acciones que ejercen el mayor impacto al dar forma y crear la realidad organizacional. Consistente con la definición de poder de Kanter (1977), los miembros de la organización con altos niveles de influencia ascendente serían capaces de movilizar recursos para controlar definiciones de vida organizacional. La retroalimentación podría verse como la forma en que los individuos o las colectividades evalúan sus propias acciones. De aquí, los miembros de la organización confían en el vínculo empático para proveer valoración positiva o negativa de sus acciones.

Aspectos Conceptuales.

La Esencia De La Comunicación. (Lpudlow Y Pantom.)

La comunicación es un proceso personal que implica la transferencia de información. Es algo que hacen las personas tiene que ver en su totalidad con las relaciones entre individuos. Razones por las que hay que comunicarse:

• Conduce a una mayor efectividad.

• Ayuda a que las personas sean tomadas en cuenta.

• Permite que los empleados sientan que participan en la empresa y aumenta la motivación para tener un buen desempeño, aumenta el compromiso con la organización.

• Logra mejores relaciones y entendimientos entre; jefes y subordinados, colegas, las personas dentro y fuera de la empresa.

• Ayuda a los empleados a entender la necesidad de cambios: cómo manejarlo, cómo reducir la resistencia al cambio.

Se necesitan mensajes claros y comprensibles para el receptor.

• El proceso de comunicación consiste en 4 fases:

• Envío (mediante símbolos)

• Recepción (mediante símbolos)

• Comprensión (significado percibido)

• Aceptación (a través del feedback)

Las barreras contra la comunicación se clasifican en:

• Barreras para la recepción

• Estímulos ambientales

• Las actitudes y los valores del receptor

• Las necesidades y expectativas del receptor

• Barreras para la comprensión

• Problemas del leguaje y semánticos

• La capacidad del receptor para escuchar y recibir, en especial, mensajes que amenazan el concepto que tiene de sí mismo.

• La magnitud de la comunicación.

• Los efectos de la condición.

• Barreras para la aceptación

• Prejuicios

• Conflictos interpersonales entre emisor y receptor.

Una forma de reducir los efectos de estas barreras consiste en verificar cada etapa de la comunicación.

Existen 4 estilos básicos de liderazgo:

Dirigir: es más apropiado cuando se lleva a cabo una tarea complicada y el personal no tiene experiencia o no está motivado para realizarla, o cuando se encuentra bajo presión de tiempo.

Guiar: es apropiado cuando los empleados están motivados y se han vuelto cada vez más experimentados en hacer frente a la tarea. Las cosas se explican con más detalle.

Apoyar: funciona cuando los empleados conocen las técnicas requeridas y tienen una relación avanzada con el gerente, quien habla con ellos escucha sus propuestas y propicia que participen más en las decisiones de trabajo.

Delegar: es correcto cuando el personal está completamente familiarizado con la tarea y es eficiente en su realización.

El pdte. ejectuvo debe involucrarse en la importancia de la comunicación

El factor más significativo para un programa exitoso de comunicación con los empleados, es el liderazgo del presidente ejecutivo. El debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización. Si el presidente ejecutivo esta comprometido por medio de sus palabras y acciones, entonces la comunicación fluye al resto de la comunicación.

Además de la lealtad al compromiso filosófico en las comunicaciones con el empleado, el presidente ejecutivo debe ser un modelo habilidoso y visible en el papel de las comunicaciones y estar predispuesto a entregar mensajes claves en persona

Los gerentes asocian las acciones y las palabras

Estrechamente relacionada con el apoyo del presidente ejecutivo y el compromiso, esta la acción gerencia. Como ya se hizo notar las acciones hablan más fuertes que las palabras. Cuando los mensajes implícitos que los gerentes envían contradicen los mensajes oficiales en la forma en que se transmiten las comunicaciones formales, los gerentes pierden credibilidad con los empleados. Los empleados escucharan lo que la gerencia tiene que decir con respecto a los cambios realizados y al lugar donde la compañía se dirige, pero las palabras deben respaldarse con las acciones correspondientes.

Responsabilidad compartida por las comunicaciones con los empleados

La alta gerencia proporciona el gran escenario - hacia donde se dirige la compañía. Los supervisores vinculan el escenario con el grupo de trabajo y con los empleados en particular. Cada gerente tiene cierta responsabilidad de que los empleados estén bien informados y de que las implicaciones de los cambios se vuelvan más especificas según como fluyan hacia abajo en la jerarquía de la organización.

La gente prefiere enterarse por su jefe acerca de los cambiaos que podrían afectarlos, no de sus compañeros o chismes. Esto requiere que la gerencia mantenga a los gerentes de nivel medio o inferior evaluando los cambios planteados. Y esto significa que los gerentes medios o inferiores deberán compartir rápidamente su información con su grupo de trabajo a fin de minimizar la ambigüedad.

Desarrollo Sistemático y Cronológico de Ideas Fundamentales.

La comunicación y la gestión de recursos humanos

Si tocamos el tema de la comunicación entonces podemos decir, que el capital humano es el mayor activo con que cuenta una organización productiva moderna. Para responder a los desafíos que plantea un entorno tan complejo como variable, y para alcanzar los objetivos de competitividad y mejora de la producción, las empresas han de movilizar y motivar a sus recursos humanos renovando las técnicas de dirección y de gestión.

Experiencias exitosas, han puesto de manifiesto que la COMUNICACIÓN es una de las principales herramientas al servicio de la organización para crear este proceso de renovación que demuestra que la comunicación interna cumple una doble finalidad:

• Cohesiona a la organización alrededor del " Proyecto de Empresa”

•  Moviliza, motiva y compromete al capital humano en el proceso de producción de bienes y servicios.

Una estrategia de comunicación eficaz no se agota en la simple oferta de información

"descendente" (dirección / trabajadores), y requiere una cuidadosa planificación que se inserte en la cultura de la empresa y atienda a todos y cada uno de los elementos que integran aquella estrategia.

Es verdad que la creación de un espíritu de equipo genera actitudes cooperativas, es igualmente cierto que una comunicación organizada eleva los rendimientos y mejora la gestión de los conflictos de trabajo.

Alcanzar los objetivos antes señalados requiere, como condición inexcusable, un firme compromiso de la alta dirección de la empresa en cuanto a tener a la comunicación como una herramienta que entrega beneficios al ambiente y por tanto al trabajo que deban realizar.

La comunicación de la empresa moderna

La empresa moderna, además de ser una realidad económica, una realidad pública y, una realidad humana; es una "organización" comunicante. Es por ello que todos sus actores deben interactuar en forma permanente. La alta dirección será la encargada de producir el cambio, revirtiendo el concepto de dirección "autoritaria" (Taylorista), por el de dirección "participativa".

No olvidando que los empleados son personas que sienten, sufren, gozan y, que necesitan reforzar sus valores humanos, es como lograrán que éstos se involucren en el "Proyecto de Empresa", redundando en "sus" beneficios, en "beneficios para todos", puesto que dada la competitividad del mercado, no sólo deberá competir (la empresa), en la calidad de los servicios o productos que ofrezca, sino también en el bienestar que otorgue a sus recursos humanos. Por lo tanto nuevamente llegamos a que la comunicación juega un rol fundamental dentro de las estrategias que los directores deben tener en cuenta para su plan de trabajo establecido.

Fundamentación de la Estrategia Metodológica que se Propone.

Hemos decidido desarrollar el tema de “La importancia de la comunicación”, ya que encontramos que el poder que nos brinda la comunicación al ser desarrollada de manera adecuada dentro de una organización, es vital para el cumplimiento de las metas propuestas por sus administradores.

Es por eso que al desarrollar nuestro tema entendemos que nuestro fin, es poder dar a conocer tanto a estudiantes, profesionales, y administradores de medianas empresas Chilenas la gran importancia que tiene la comunicación.

Una buena manera de abordar el tema de la comunicación dentro de las organizaciones, específicamente la referente a las medianas empresas chilenas, hemos decidido que la estrategia mas adecuada para realizar esta investigación es la “investigación exploratoria”, puesto que satisface a las necesidades de nuestra investigación.

La manera en que nos dimos cuenta de que la estrategia elegida fue la correcta, se de debe a que nos proporciono los siguientes datos:

• Conocimientos de los datos en los temas relacionados

• Conocimiento y análisis de los casos que han ocurrido en esos temas.

Definiciones Operacionales.

El tono emocional interno de la organización esta comprendido por el clima organizacional basado en que tan cómodo se sienten los miembros con los demás y con la organización. Así como pueden haber condiciones placenteras, calidas y soleadas, puede existir una comunicación de organización de apoyo, abierta y amistosa (Tompkins, 1984). Así como puede haber un clima desagradable frío y lluvioso, puede existir una comunicación de organización ambigua, cerrada y poco amigable.

El clima se desarrolla a partir de los comportamientos y políticas de los administradores de la organización y de los comportamientos de comunicación específicos de la organización. Si la comunicación de la dirección demuestra preocupación y respeto por los miembros de la organización, el clima reflejara esa preocupación; pero si la comunicación muestra falta de preocupación y respeto de los miembros, el clima reflejara esa preocupación.

Los climas de comunicación amistosos y eficientes, alientan a los miembros a comunicarse de manera abierta, relajada y jovial con sus compañeros.

Como señala Redding (1972), los climas se desarrollan como respuesta a la comunicación directiva. Para esto se identifican 5 estrategias directivas que conducen al “clima directivo ideal”:

1.- Apoyo.

2.- Toma de decisiones participativa (descentralización).

3.- Confianza, seguridad y credibilidad.

4.- Apertura y sencillez.

5.- Énfasis en las de alto desempeño.

Tercer Informe.

Diseño de la Investigación de Campo.

Después de analizar los ítem anteriores nos hemos dado cuenta que dentro del ámbito de las comunicaciones y la importancia de estas dentro de la mediana empresa chilena, hay dos tendencias muy marcadas, siendo estas las organizaciones en que su sistema de toma de decisiones es de carácter jerárquico, donde las decisiones son tomadas por una, y en el mejor de los casos por unas pocas.

Mientras que el segundo sector encontrado en este análisis es el de las medianas empresas en que el sistema de toma de decisiones es de carácter horizontal.

En torno en la elaboración de este campo debemos enfocarnos directamente en el análisis de algunas empresas que siguen desempeñándose en el negocio. Es por esto que seleccionamos dos empresas, una dedicada a la comercialización de servicios de alimentación industrial, Esege LTDA. o por otra parte ETV LTDA, empresa dedicada a la distribución de material audiovisual.

Datos.

Comenzaremos contando que Esege LTDA lleva alrededor de 20 años en el mercado de la alimentación en casinos y en donde su crecimiento nunca a superado las expectativas de lo que se gana en el negocio, esto debido a que la empresa nunca tuvo políticas de finanzas, administración, etc. Además su manera de llevar el negocio siempre fue con respecto a lo que deberían hacer y con el pasar de los años han aprendido el negocio logrando muchos clientes y un reconocimiento al servicio que entregan.

Aunque el servicio es de muy buena calidad, debido a la experiencia en el negocio, su crecimiento se estanco debido a malas políticas financieras y a mal uso de los recursos, con esto el crecimiento de la empresa nunca fue sostenido ni a superado las expectativas de lo que realmente entrega.

Por otra parte existe Empresas Transandinas de Video Limitada dedicada a la representación del entretenimiento audiovisual desde los años ochenta y líder dentro sus representaciones dentro de la Región Latinoamericana. Sus áreas más grandes son las ventas de videos y dvd. Está industria tiene una proyección futura de muchas ganancias siempre y cuando sepamos ver las formas de producir más eficientemente y ver cuales son los nichos del futuro.

Debido a está norma, los procesos son lentos, transferencia de poca información y con falta de capacitación al personal. Las decisiones son tomadas dentro una pirámide jerárquica bastante razonable a su estructura, pero el proceso de manejar la información es complejo y distorsionado. La idea principal de esta laguna de información es debido a que no existe un departamento o mejor dicho un concepto de recursos humanos, falta de identidad dentro de la empresa, malos procesos de transmitir información, poco interés de crecimiento y por ultimo altos costos de operación.

Procesamiento de Datos.

Podemos decir que en el caso de Esege Ltda. se a llevado a cabo un estudio acerca de la empresa, en el cual se a detallado la información recopilada y analizada. A esto se suma entrevistas con los dueños de la empresa quienes nos han contado como han ido aprendiendo y llevando a cabo nuevos sistemas en los cuales ellos antes no eran de su trabajo como mesas, adornos en lo que se refiere a tangibles y a emplear estrategias de delegar responsabilidad.

Resultados.

De cierta forma nos enfrentamos a una realidad, en la cual la gran mayoría de las medianas empresas chilenas no descentraliza las responsabilidades.

Otro dato relevante en este análisis fue que la gran parte de las medianas empresas chilenas son de carácter familiar, es decir los propietarios y gerentes son los mismos.

Cabe recordar que una característica que unifica a las medianas empresas chilenas, es que las decisiones importantes las toman los dueños o gerentes de empresa, y esto se debe que existe lo que nosotros nombramos como una variable, la que nombramos “Síndrome de sobreprotección de capital”.

Una definición a este Síndrome puede ser la conducta que se vio dentro de nuestro estudio en que los gerentes de las medianas empresas chilenas ven el invertir o el delegar las responsabilidades como algo muy complejo y es por esta razón que ven que la mejor manera de hacer las cosas es que todo pase por sus manos antes. Es decir no se arriesgan, o mas bien dicho no arriesgan su capital, y es por eso que nosotros lo denominamos como una sobreprotección.

Esto lleva a que sus visiones dentro del negocio se estanquen y dejen de crecer a la misma rapidez que crece la competencia.

Dentro de las entrevistas que realizamos a los diferentes empresas algunos no mencionados, encontramos que las decisiones se toman tiempo después de que se produce alguna falla y no tomando las precauciones tiempo antes de que ocurra. Tomando en cuenta que son empresas familiares existe algún tipo de vínculo constante dentro de la familia que quizás a la larga puede ocasionar más complicaciones en tomar decisiones de crecimiento o simplemente en probar nuevos negocios.

Conclusiones.

En nuestro caso la conclusión de nuestra tesis, no es el final de un proceso, el cual involucra estudio, investigación y dedicación, todo por el fin de obtener una respuesta.

Pero, si es necesario realizar una conclusión, los mas relevante para estos efectos es indicar que los resultados obtenidos en nuestro estudio nos indican que en nuestro país los temas de comunicación, en cuanto a lo que es la motivación de los empleados, liderazgo de los tomadores de decisiones hacia sus subordinados, son muy poco integrados en los sistemas de administración de las medianas empresas chilenas.

Es por esta razón que nos podemos dar cuenta, al proyectar la realidad chilena hacia el futuro, en el cual las medianas empresas, juegan un rol fundamental en el crecimiento del país, y de mantenerse las condiciones actuales en que muchas empresas fracasan por razones de no comunicarse debidamente entre los miembros de la organización, no cumpliremos con el anhelado propósito de ver a chile entre las potencias mundiales.

Proposiciones Finales.

Debido a que no solo existe una alternativa ante los problemas, se concluyo que la mejor manera de contrarrestar estos síntomas es a través de métodos antiguos y modernos. Es decir, se aplica el método tradicional y antiguo, ya que las formas de administrar son casi iguales en cualquier negocio.

Para esto mencionaremos dos formas de llevar acabo una empresa que sin duda van de la mano, esto es mediante el manejo que uno aprende con la experiencia y preparación y paralelamente el método Feng Shui, energía que todavía no sabemos percibir.

Método Tradicional (Experiencia Necesaria)

No es algo nuevo administrar una empresa y mucho menos que sepan sobrevivir dentro de la competencia hoy día, pero si existen métodos que pueden mejorar la forma de manejar y controlar empresa misma. Considerando que estamos bajo un escenario de empresas familiares en su mayoría, las decisiones deberían ser un poco más flexibles eso puede involucrar más al equipo de trabajo y al mismo tiempo sentirse identificados con sus responsabilidades.

Las estructuras de las empresas son más bien piramidales, estructura que exige más bien que las decisiones en su mayoría sean de una sola persona o un comité muy reducido dependiendo del caso. Obviamente no todas las decisiones las puede tomar cada departamento pero quizás si existe un tipo de seguimiento por parte del gerente pero con más flexibilidad a la hora de saber tomar decisiones eso ayuda a la dinámica misma de la empresa como también su desempeño por departamento. Para que la comunicación pueda llegar más rápido lo ideal seria una estructura horizontal, eso involucraría menos niveles de gerencias y al mismo tiempo menos complejo al momento de trasmitir las decisiones ya tomadas por un comité que involucra a jefes de departamento y el gerente.

Otra manera también de optimizar el trabajo versus costo, es analizando dentro de la empresa cuales son los procesos y como manejarlos de maneras más eficientes.

Y por ultimo es necesario dar a conocer que una posible estrategia para optimizar el proceso productivo es lo que llamamos Sabiduría de la practica. Este concepto lo definimos como la manera en que es escuchado el personal, ante críticas contractivas que realizan al proceso productivo o incluso la organización.

Método Feng Shui (Tratados por Maestros del Arte)

El F.S. es el arte de equilibrar y armonizar el flujo de energías naturales en nuestro entorno para crear efectos provechosos en nuestra vida. Estos flujos eran conocidos y entendidos por las antiguas civilizaciones. Quizás este método no sea tan común de analizar ya que las empresas prácticamente funcionan por su dinámica y no por su apariencia o quizás sus posicionamientos. Al momento de evaluar una empresa especifica debemos considerar que las personas tienen que tener un respeto único ante este método, es decir nunca descartar la idea de modificar los procesos de la empresa ya sea desde como darle la bienvenida al cliente hasta el proceso más simple como sería el de comunicación. Existen varios pasos para llevar acabo este proceso, de los cuales deben ser dados por una persona que tenga bastante experiencia en este rubro como sería en el caso de Fernando Alvariño, estudiante de Feng Shui desde hace aproximadamente 7 años y que lleva una historia bastante atractiva sobre la aplicación de este método en más de 15 empresas en Chile específicamente.

Según los expertos del Feng Shui uno debe estar consciente que este proceso no son procesos inmediatos, ya que prácticamente son las modificaciones de las energías que nos rodean día a día, algo que evidentemente no sabemos percibir, “El Feng Shui es el arte de equilibrar y armonizar el flujo de energías naturales en nuestro entorno para crear efectos provechosos en nuestra vida ”.

Para realizar este estudio que son prácticamente estudiar los elementos básicos que tenemos a nuestro alrededor, como el fuego, el agua, tierra y madera. Estos elementos tienen que estar presentes en cada parte de nuestras vidas pero quizás el ordenarlas de una cierta forma o equilibrarlas nos pueden generar mejores resultados de los que esperamos. Para esto denotamos cosas que una empresa al momento de aplicar el Feng Shui debe considerar tales como:

1. Riqueza y prosperidad

La zona correspondiente a la riqueza y la prosperidad está ubicada en la parte trasera izquierda de la estructura con la que se esta trabajando.

Representa a: dinero, valores, valoración, estabilidad, recompensas, abundancia, también tiene que ver con la gratitud.

2. Refuerza esta zona cuando:

Desees generar más dinero en efectivo en tu vida.

Estés recogiendo dinero o recursos con algún propósito.

Quieras sentir más agradecimiento por el flujo de abundancia y prosperidad en tu vida.

3. Fama y reputación

La zona correspondiente a la fama y la reputación está ubicada en la parte trasera de la estructura con la que esté trabajando, entre las áreas de la riqueza y la prosperidad.

Representa a: el reconocimiento, el éxito, la elevación, la autoestima, la festividad, la iluminación, la integridad.

4. Refuerza esta zona cuando:

Quieras crearte una buena reputación en tu comunidad.

Que te reconozcan más en casa y/o en el trabajo.

Que se te conozca bien por el trabajo que haces.

Que desees ser más íntegro.

Estos puntos desarrollados anteriormente son alguna de la cosas que uno debe de considerar, analizar y evaluar. Cuales son los elementos faltantes y cuales son más necesarias al momento de pensar en desarrollarlo en una empresa.

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La Importancia de la Comunicación en la Mediana Empresa Chilena