LA HOJA DE CÁLCULO

• HOJA DE CÁLCULO: es una herramienta que permite realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas financieras y de tabla de base de datos. También se pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas.

• RANGO: conjunto contiguo de celdas. Se identifica mediante la localización de la esquina superior izquierda y de la esquina inferior derecha y se expresa separando ambas localizaciones con dos puntos, ejemplo (A1:C5).

• CELDA: Intersección de una columna con una fila. Cada uno de los rectángulos que forman la hoja de cálculo.

• RECÁLCULO: volver a calcular todas las fórmulas en las que aparezca un factor cuando se modifica éste.

• FÓRMULAS: conjunto de operadores y operandos que realizan una determinada operación.

• NÚMEROS: valores con los que se va a operar.

• TEXTO: cadena de caracteres.

• FÓRMULA PREDEFINIDA: formulas que forman parte de la hoja de cálculo y que realizan los cálculos de una manera más rápida y sencilla.

• LIBRO DE TRABAJO: conjunto de hojas de cálculo, gráficos y macros que se guardan bajo un mismo nombre. Cada libro puede tener hasta 256 hojas.

• ASISTENTE DE GRÁFICOS: herramienta que ayuda en la elaboración de gráficos.

Generalmente se sigue un orden para introducir los datos: primero los rótulos, a continuación los números para el cálculo y por último las fórmulas que realicen dicho cálculo. Para introducir cualquier tipo de dato se hace lo siguiente; se selecciona la celda, se introduce el dato y se acepta pulsando intro o la marca verde de la barra de fórmulas.

Si el dato es texto se alinea a la izquierda de la celda y podremos cambiar la alineación de texto (seleccionamos la celda, vamos a formato, alineación de celdas, elegimos la alineación deseada y pulsamos aceptar). Si el texto es mas largo que la celda se seguirá escribiendo en ella aunque solo veamos el principio del texto.

Los números se alinean automáticamente a la derecha.

La formulas se introducen activando = en una casilla y a continuación introducimos la fórmula.

Tipos de datos:

• Texto o rótulos.

• Números.

• Fórmulas.

• Funciones.

• Fechas y horas.

Las funciones pueden considerarse como herramientas disponibles para la ejecución de operaciones de una forma abreviada.

En la barra de herramientas estándar aparece el botón de auto-suma ["] , equivalente a la función [=SUMA(:)] que permite sumar de forma automática el rango de las celdas situado por encima o ala izquierda de la celda activada.

La fechas y horas pueden ir en una misma celda archivadas simultáneamente siempre y cuando ambos formatos vayan separados por un espacio en blanco.

Para mover, copiar o borrar celdas es necesario activar previamente el rango. Hay dos maneras de efectuar operaciones:

• Mediante el menú edición: eligiendo las opciones cortar, pegar, copiar y eliminar. Para mover el rango se selecciona la opción cortar del menú edición, nos situamos en la celda donde queramos ponerlo y le damos a la opción pegar del menú edición.

Si queremos borrar un rango lo seleccionamos y escogemos eliminar del menú edición.

• Utilizando el ratón: para mover un rango, seleccionamos el rango que queramos mover, colocamos la flecha del ratón sobre el borde del rango seleccionado y pulsamos el botón izquierdo, sin soltarlo arrastramos hasta donde queramos situarlo.

Para copiar un rango en otra parte de la hoja seleccionamos el rango, pulsamos control y arrastramos el rango a donde queramos copiarlo. Para borrarlo lo seleccionaremos y pulsaremos la tecla <supr>, todos los datos se eliminarán.

Algunas veces puede ocurrir que hayas escrito la información en una fila y posteriormente te des cuenta de que deberías haberla colocado en una columna o viceversa. Excel permite transponer el contenido de las filas por columnas, por medio del comando “pegado especial”

Para transponer filas por columnas o viceversa no puedes usar la orden cortar, debes usar la orden copiar para habilitar el comando pegado especial.

Una vez realizada la transposición debes borrar la información de las celdas originales.

PASOS:

• Seleccionas las celdas que quieres transponer.

• Hacer clic en el botón copiar

• Seleccionamos la celda superior izquierda del área donde queremos pegar que debe estar fuera del área de copia.

• Le damos a edición y a pegado especial.

• Activamos la caja transponer.

• Hacemos clic en el botón aceptar.

• Para borrar el contenido de las celdas originales las seleccionamos y le damos a la tecla suprimir.

Después de crear una hoja de cálculo se pueden introducir una seria de cambios, de manera que ésta tenga un aspecto claro y legible.

• Insertar filas y columnas.

• Seleccionamos una fila o columna.

• Elegimos el menú insertar, la opción celdas, filas o columnas. Las filas y columnas se insertan automáticamente pero las celdas hay que escoger el modo en que se desean insertar. La nueva fila se insertará por encima de la seleccionada, y las columnas a la izquierda.

• Sombrear celdas o rangos.

• Se selecciona el rango o celda.

• Elegimos formato-celdas-tramas.

• Seleccionamos el tipo de sombreado.

• Pulsamos aceptar.

• Cambiar el tamaño de las celdas:

• Es hacer las columnas más anchas o las filas más altas, para ello se selecciona formato- columna o fila-las opciones alto o ancho. Si no se selecciona un rango afecta a todo, pero solo afecta a un rango si lo hemos seleccionado previamente.

Para ocultar una columna:

• Activamos una celda de la columna

• Ejecutamos formato-columna-ocultar, o bien arrastramos el separados hacia la izquierda hasta llegar al filo de la columna anterior.

Para volver a mostrar la columna ocultada: seleccionamos la fila entera y ejecutamos formato-columna mostrar. Si después de ejecutar el comando mostrar no visualizamos la columna, arrastraremos su separador hacia la derecha.

Cuando se empieza a trabajar en una hoja de cálculo hay que tener en cuenta el formato de los números, el tipo de letra, el realzado, etc.. Se puede trabajar en formato estandar y luego hacer las transformaciones pertinentes.

• Formatos para texto: seleccionamos el menú formato-celda y numero de dentro del cuadro de diálogo. Analizamos las opciones: números simples, datos bancarios, porcentajes, horas, fechas... Escogemos el que necesitemos y pulsamos aceptar. Si ningún formato es apropiado podemos crear uno propio pulsando la opción personalizada.

• Formato de texto o tipos de letra: seleccionamos las celdas cuyo texto queremos cambiar elegimos formato-celda-fuente. Analizamos las opciones del cuadro, tipos y tamaños de letra y de realzado (cursiva, negrita...). Elegimos el que deseemos y pulsamos aceptar.

Si después de haber validado una entrada nos damos cuenta de que hay un error, no es necesario volver a escribir la información, se puede corregir el error se la siguiente forma:

• Hacemos clic en la celda que contiene el error para activarla.

• Hacemos clic en la barra de fórmulas en la posición que contiene el error.

• Corregimos el error.

• Una vez corregido el error validamos la entrada. Si tenemos que borrar caracteres pulsamos la tecla suprimir para borrar el carácter de la derecha del punto de inserción, y retroceso para borra el carácter de la izquierda del punto de inserción.

Si deseamos reemplazar el contenido de una celda por otro distinto haremos clic en la celda, escribimos el numero o valor, y validamos la entrada.

Excel trabaja con un conjunto de hojas que junto con gráficos y macros forman el libro de trabajo. Con ellos se permite desarrollar tareas más avanzadas como trabajar con varias hojas al mismo tiempo o realizar gráficos estadísticos, imprimir todos los trabajos...

10. UTILIZACIÓN DE VARIAS HOJAS.

Todas las operaciones se hacen en una sola hoja de calculo pero se pueden hacer sobre varias simultáneamente. En la parte inferior de la pantalla tenemos una serie de etiquetas en las que pone Hoja1, Hoja2... hay que situar el ratón en la que quieras activar y hacer clic en ella.

Si vamos a utilizar varias hojas con las misma estructura pero con distintos datos, tendremos que copiar en todas las páginas la estructura que creemos en la primera página:

• Seleccionamos las celdas que queramos repetir en todas las hojas.

• Pulsamos edición-copiar.

• Activamos la hoja donde la vamos a copiar, seleccionamos el sitio donde la pegaremos.

• Seleccionamos edición-pegar, y aparecerá pegado en la otra hoja.

11. TIPOS DE GRÁFICOS.

Una vez creada la hoja y calculados los valores deseados, podemos representarlo gráficamente mediante un gráfico que nos ayude a visualizar los resultados.

Existen numerosos tipos de gráficos divididos en dos tipo:

• Estándar: columnas, barras, líneas, circular, dispersión, áreas, anillos, radial, superficie, burbujas, cotizaciones, cilíndrico, cónico y piramidal.

• Personalizados: áreas, 3D, barras, rústico, circular azul, columnas en gris, líneas y columnas, logaritmos, tubos, etc...

La manera de crear un gráfico es utilizar el asistente de gráficos que nos indicará encada momento la información que necesita para crearlo. Se pueden crear como parte de la hoja de cálculo o en una hoja independiente en el mismo libro de trabajo.

Los pasos son los siguiente: