UNIVERSIDAD FRANCISCO MARROQUIN

FISICC IDEA CEI CENTRAL

Horario: 7:00 - 8:00 hrs.

Teoría Gerencial III

Ana de León

Investigar los Módulos para el Desarrollo

De Habilidades Administrativas

y funciones de Administrativas

José Alberto Yax Morales

IDE-0013072

Guatemala, 01 de febrero de 2,003

Presentamos oportunidades para aprender, practicar y reforzar habilidades especificas de administración. Se han incluido 23 habilidades, que abarcas las cuatro funciones de la administración:

• Planificación

• Organización

• Dirección; y

• Control

El poder es un proceso natural en cualquier grupo u organización y, para desempeñar con eficacia su trabajo, los gerentes tiene que conocer la forma de adquirir y utilizar el poder. Cuando un gerente tiene poder, no necesita depender de otros para disponer de recursos que son fundamentales. Además, si los recursos que controla un gerente son importantes, escasos e insustituibles, su poder se volverá mayor, porque entonces otras personas serán más dependientes de el, cada vez que requiera dichos recursos.

Para ser mas erizar en la adquisición y utilización del poder se pueden aplicar los siguientes ocho comportamientos:

Con frecuencia se considera que la capacidad de saber escuchar es lo más natural. A menudo confundimos oír con escuchar, siendo que oír consiste simplemente en percibir vibraciones sonoras, mientras que escuchar es entender el sentido de lo que se dice, y para lograrlo se necesita prestar atención, interpretar y recordar. Escuchar en forma eficaz es una cualidad activa, no pasiva. La escucha activa es un trabajo arduo y exige que nos “introduzcamos” en la cabeza del hablante a fin de comprender la comunicación desde su punto de vista.

En los escuchas afectivos podemos identificar ocho comportamientos específicos. Se podrá ser más eficaz al escuchar activamente si practica las siguientes conductas:

Decir que la fuerza de trabajo de hoy es diversa es una descripción realista, además, la diversidad de la fuerza de trabajo es una cuestión importante para los gerentes de muchas organizaciones. La diversidad que existe hoy de muchas organizaciones. La diversidad que existe hoy en la fuerza de trabajo exige que los gerentes sean más sensibles a las diferencias que cada grupo cultural aporta a su centro de trabajo. ¿Cómo pueden desarrollar los gerentes ese tipo de sensibilidad? El primer paso es la capacidad de valorar las diferencias transculturales.

Para poder evaluar con mas eficacia las diferencias transculturales podemos utilizar los seis comportamientos siguientes:

Los gerentes no cuentan con recursos ilimitados para realizar su trabajo. La mayor parte de ellos tienen que lidiar con un presupuesto, es decir, un plan numérico en el cual se asignan recursos a las diferentes actividades especificas. Como instrumento de planificación, los presupuestos indican que actividades son importantes y cuantos recursos deberán asignarse a cada una. Sin embargo, los presupuestos no solo se usan para planificación: también se utilizan en el control. Como instrumento de control, los presupuestos proveen a los gerentes estándares cuantitativos con los cuales pueden medir y comparar el consumo de recursos. Al detectar las desviaciones entre el estándar y el consumo real, los gerentes pueden utilizar el presupuesto con propósitos de control.

Para poder desarrollar habilidades para la elaboración de presupuestos aplicando las siguientes siete sugerencias:

Los lideres eficaces son hábiles para contribuir al éxito de los grupos que están bajo su dirección, a medida que estos pasan por sus diversas etapas de desarrollo. No existe ningún estilo de liderazgo que sea constantemente eficaz. En la selección de un estilo de liderazgo eficaz es preciso tomar en cuenta factores situacionales, como las características de las personas que están bajo su dirección. Los factores situacionales clave que determinan la eficacia del liderazgo son: La etapa de desarrollo del grupo, la estructura de las tareas, el poder de la posición, las relaciones entre líder y seguidores, el grupo de trabajo, las características de los subordinados, la cultura organizacional y la cultura nacional.

Para poder seleccionar con mayor eficiencia un estilo de liderazgo eficaz se pueden utilizar las siguientes seis sugerencias:

En forma cada día mas frecuente, a los gerentes eficaces se les considera mas como entrenadores que como jefes. Igual que los entrenadores deportivos, se espera que impartan instrucción, guía, consejo y estimulo a fin de ayudar a los empleados a mejorar su rendimiento en el trabajo.

Existen tres habilidades generales que los gerentes deben demostrar para ayudar a sus empleados a generar avances significativos en lo referente al rendimiento. Se podrá ser más eficaz como entrenador siguiendo esas habilidades y practicando las siguientes conductas especificas asociadas a cada una de ellas:

Lo que diferencia un equipo de un simple grupo es que sus miembros se han comprometido al logro de un propósito común, tiene una serie de metas de rendimiento especificas y se hacen mutuamente responsables de los resultados que obtenga todo el equipo. Los equipos pueden tener una producción mayor que la suma de sus aportaciones individuales. La fuerza primordial que convierte a un grupo de trabajo en un equipo eficaz -es decir, en un verdadero equipo de alto rendimiento- es su insistencia en el rendimiento.

Los gerentes y los lideres de equipo tiene una influencia apreciable sobre la eficacia de un equipo. Por lo tanto, es necesario que sean capaces de crear equipos eficaces. Se podrá ser mas eficiente en la creación de equipos eficaces aplicando los nueve comportamientos siguientes:

Los gerentes saben como realizar las cosas a través de otras personas. Puesto que existen limites de tiempo y los conocimientos de todos los gerentes, estos, para ser eficaces, tiene que conocer la forma apropiada de delegar. La delegación consiste en la asignación de autoridad a otra persona para que lleve a cabo tareas especificas. Con ella se permite que un subordinado tome decisiones. No debemos confundir la delegación con la participación. En la toma de decisiones participativa, se comparte la autoridad. En el caso de la delegación, los subordinados tomas decisiones por su cuenta.

Varias acciones establecen la diferencia entre quienes saben delegar con eficiencia y los que lo hacen en forma ineficaz. Hay cinco comportamientos que caracterizan a las personas que delegan con eficacia:

Como gerente, es probable que usted tenga que diseñar puestos de trabajo. ¿Cómo asegurase de que esos puestos sean motivadores? ¿Qué puede usted hacer para que el diseño de dichos puestos maximice el rendimiento de sus empleados? El modelo de características del puesto de trabajo, que define cinco características de las tareas (variedad de habilidades, identidad de la tarea, significación de la tarea, autonomía y retroalimentación) y sus relaciones con la motivación del empleado, proporcionan una base para el diseño de puestos que sean motivadores.

Las cinco sugerencias siguientes, basadas en el modelo de características del puesto de trabajo, especifican el tipo de cambios con los cuales los puestos de trabajo tienen mas posibilidades de incrementar su potencial para reforzar la motivación de los empleados.

La grafica de control es una herramienta que los gerentes pueden utilizar para controlar los diferentes aspectos de un sistema de operaciones con el fin de alcanzar la calidad total, tanto en productos como en procesos. Las graficas de control son una herramienta para el control administrativo, que muestra los resultados de mediciones realizadas a lo largo de cierto periodo, con limites superior e inferior estadísticamente determinados. Son un medio visual que permite determinar si un proceso especifico se mantiene o no dentro de los limites previamente definidos. Cuando una medicion queda fuera de dichos limites, la variación correspondiente es inaceptable. Con el tiempo, el mejoramiento de la calidad debe resultar en un estrechamiento del rango comprendido entre los limites superior e inferior, mediante la eliminación de las causas comunes de variación.

Para poder ser más eficiente en el desarrollo de graficas de control se pueden aplicar los cinco pasos siguientes:

La confianza desempeña un rol importante en las relaciones del gerente con sus empleados. Considerando la importancia de la confianza, los gerentes de nuestros días deberán buscar activamente la forma de desarrollarla dentro de sus grupos de trabajo.

Para poder realizar en forma más eficaz la tarea de desarrollar la confianza entre sus empleados puede utilizar las siguientes ocho sugerencias:

Si el rendimiento de un empleado no suele alcanzar el nivel aceptable o si el empleado ignora sistemáticamente los estándares y reglamentos de la organización, es posible que el gerente tenga que aplicar la disciplina como un medio para controlar el comportamiento. ¿Qué es exactamente la disciplina? Es una serie de acciones que realiza un gerente para imponer el cumplimiento de los estándares y reglamentos de la organización. Los tipos más comunes de problemas disciplinarios con los que tiene que lidiar los gerentes son: de asistencias (ausentismo, impuntualidad, abuso de los permisos para ausentarse por enfermedad), conductas en el trabajo (incapacidad de alcanzar metas de rendimiento, desobediencia, renuencia a usar dispositivos de seguridad, alcoholismo o drogadicción) y deshonestidad (robar, mentir a los supervisores).

Para poder ser más eficaz al disciplinar a los empleados podrá aplicar las siguientes ocho formas de comportamiento:

Las entrevistas se usan de modo casi universal como parte del proceso de selección de empleados. No muchos de nosotros hemos conseguido alguna vez un empleo sin tener que presentarnos a una o varias entrevistas. Las entrevistas pueden ser instrumentos de selección validos y fiables, pero tiene que estar estructuradas y bien organizadas.

podrá ser un entrevistador eficaz si aplica las siete sugerencias siguientes cuando entreviste candidatos a puestos de trabajo:

Los gerentes desempeñan un rol importante en el cambio organizacional, es decir, actúan como agentes de cambio. Sin embargo, frecuentemente se percatan de que los empleados se resisten al cambio. El cambio representa ambigüedad e incertidumbre, o bien, una amenaza para el statu quo. ¿De que manera se puede administrar eficazmente esta resistencia al cambio?

Para poder ser más eficaz al administrar la resistencia al cambio se pueden utilizar las siguientes sugerencias:

El tiempo es un recurso único que, si se desperdicia, nunca se podrá recuperar. Los gerentes que usan con eficacia su tiempo saben que actividades desean realizar, cual es el orden más conveniente para llevarlas a cabo y cuando desean terminar dichas actividades. La administración del tiempo es una forma personal de programar el tiempo de manera eficaz. La esencia de la administración del tiempo consiste en aprovechar este con la mayor eficacia.

Para ser más eficaz en la administración de su tiempo puede utilizar las siguientes sugerencias:

El tutor es una persona perteneciente a la organización, generalmente de mayor edad, con mas experiencia y de un nivel jerárquico mas alto, que patrocina o apoya a otro empleado (el protegido) que esta en una posición más baja en la organización. El tutor puede enseñar, guiar y alentar a su protegido. Algunas organizaciones han instituido programas formales de tutoría, pero aun en caso de que no existan en su organización, considere usted que la tutoría es un habilidad importante que le convendría desarrollar.

podrá ser más efectivo como tutor de otra persona si aplica las seis sugerencias siguientes:

La negociación es otra habilidad de relaciones personales que utilizan los gerentes. Por ejemplo, es posible que necesiten negociar los salarios de los nuevos empleados, concertar acuerdos con sus superiores, resolver diferencias con sus asociados o resolver conflictos con sus subordinados. La negociación es un proceso en el cual dos o más partes que tienen preferencias diferentes se obligan a tomar decisiones conjuntas y llegar a un acuerdo.

podrá ser más eficaz como negociador si aplica estos seis comportamientos recomendables:

Pregunte a un gerente cual e la retroalimentación que proporciona a sus subordinados y podrá tener una respuesta autorizada. Si la retroalimentación es positiva, probablemente será suministrada con prontitud y entusiasmo. En cambio, la retroalimentación negativa se maneja generalmente en forma muy diferente. Como a la mayoría de nosotros, a los gerentes no les agrada dar malas noticias. Temen ofender o tener que lidiar con la actitud defensiva de quienes la reciben. El resultado es que, con frecuencia, la retroalimentación negativa es eludida, retrasada o deformada considerablemente. Sin embargo, es importante que los gerentes sepan proporcionar tanto la retroalimentación positiva como la negativa.

podrá ser mas eficaz en el suministro de retroalimentación si aplica las seis sugerencias especificas siguientes:

La capacidad de interpretar la cultura de una organización puede ser una habilidad valiosa. Si usted busca un puesto de trabajo, deseara seleccionar un empleador cuya cultura sea compatible con sus valores personales y en la cual se sienta cómodo. Si es capaz de evaluar con precisión la cultura de sus posibles empleadores antes de decidirse aceptar un puesto de trabajo, podrá ahorrarse mucha ansiedad y reducir las posibilidades de que su decisión sea errónea. Asimismo, durante su carreta profesional tendrá que realizar, sin duda alguna, diferentes transacciones de negocios con numerosas organizaciones, ya sea que intente vender un producto o servicio, que negocio un contrato, que participe en la creación de una empresa colectiva o simplemente, que necesite definir quien controlara determinadas decisiones en una organización. La capacidad de evaluar la cultura de la otra organización. La capacidad de evaluar la cultura de la otra organización puede ser una ventaja indudable para realizar con éxito otras negociaciones.

Usted podrá ser más eficaz al interpretar la cultura de una organización si pone en practica las siguientes formas de comportamiento:

Un ambiente dinámico y lleno de incertidumbre genera estrés en muchos empleados de las organizaciones de nuestros tiempos. Sin embargo, las causas del estrés no solo se encuentran en las cuestiones relacionadas con la organización, sino también en factores que se desarrollan en la vida personal de cada empleado. Aunque se ha descubierto que cierta dosis de estrés es importante para mantener los niveles óptimos de rendimiento, un grado excesivo de estrés puede ocasionar problemas físicos, conductuales y psicológicos.

será más eficaz al reducir el estrés que conduce a resultados disfuncionales, si aplica las siguientes formas de comportamiento:

Prever e interpretar los cambios que se producen en el ambiente es una habilidad importante que los gerentes necesitan. La información que se obtiene al explorar el ambiente puede emplearse para tomar decisiones y emprender la acción. Además, es preciso que los gerentes de todos los niveles de la organización sepan explorar el ambiente para obtener información importante y para detectar tendencias.

Se podrá ser más eficaz en la exploración del ambiente si aplica las siguientes sugerencias:

Los empleados deben comprender claramente lo que la firma trata de realizar. Además, los gerentes son responsables de lograrlo, para o cual deben ayudar a los empleados a establecer metas de trabajo. El establecimiento de metas es una habilidad que todo gerentes debe desarrollar.

Usted podrá ser mas eficaz en el establecimiento de meta si aplica las ocho sugerencias siguientes:

En un ambiente de negocios globalizado, en el cual los cambios son acelerados y salvajes, las organizaciones necesitan desesperadamente personas creativas. Por el carácter único y la variedad de los problemas que encaran, los gerentes tienen que ser capaces de resolverlos de manera creativa. La creatividad es un marco mental. Usted necesita expandir la capacidad de su mente, es decir, abrirla a nuevas ideas. Todo individuo tiene la capacidad de mejorar su propia creatividad, pero muchos ni siquiera intentan desarrollar esas capacidades.

podrá ser más eficaz en la resolución creativa de problemas si aplica las 10 sugerencias siguientes: