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Gestión de Compra de la empresa Baldosas y Azulejos Los Pinos

Materia:

Gestión de Compras

Por:

1999

Índice

Capítulo I

Conceptos Generales

Capítulo II

A) Historia y evolución de la empresa

B) Procedimiento actual de compra

C) Diagrama resumen de la Gestión de Compras

D) Problemas y limitaciones que presenta la Gestión de Compra

E) Propuesto de mejoramiento de la Gestión de Compra

F) Diagrama resumen con propuesto incorporado

Conclusión

Recomendaciones

Introducción

Este trabajo trata de exponer el sistema de Gestión de Compra de la empresa Baldosas y Azulejos Los Pinos para el entendimiento del estudiante de su realización, su problemática y posibles soluciones a ella.

Se trata de explicar de manera más detallada este sistema para comparación con otros y de esta forma evaluar sus posibles defectos.

También se exponen algunos términos para el entendimiento de dicha Gestión para comprender el uso y aplicación de ciertas palabras en este proceso.

Como la gestión que aquí se trata utiliza el sistema de compras por vía marítima, se exponen los procedimientos y documentos necesarios para realizar las importaciones por esta vía.

Capitulo I

Conceptos Generales

Compras: Conjunto de las operaciones que permiten poner a disposición de la empresa o institución, en tiempo oportuno, en cantidad y calidad deseadas, todos los materiales, productos y servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos en forma eficaz; todo ello al menor costo posible, sin desmejorar la calidad.

Gestión de compras: El conjunto de operaciones a que se refiere esta definición consiste un una serie de actividades como la elección de los productos y servicios por adquirir, reclutamiento de proveedores, envió de cotizaciones y órdenes de compras, tramites y gormas de pago, recibos de la mercancía, traslado y almacenamiento.

Catálogos: Un catálogo as una lista o padrón con una serie de datos que son importantes en la función de compra. Hay diferentes tipos de catálogos. Los más usados son: de artículos, de precios y de proveedores. En el caso de esta empresa se utiliza el de artículos.

Catálogo de artículo: Instrumento que normaliza los artículos que debe utilizar la empresa en el desempeño de sus funciones; ha de contener una descripción detallada de artículos, su presentación y otras características que permitan la adquisición adecuada.

Cotización escrita: Una vez definido que tipo de proveedor necesitamos, procedemos a llenar al formulario de cotización para cada uno de ellos, especificando con claridad las condiciones de la contratación. Lo normal as que las cotizaciones se reciban en sobre sellado y se abran en presencia de testigos interesados en la contratación, lo cual hace la relación más formal, cristalina e inmaculada.

Sistema F.O.B.: Este es el precio de un producto cuando ha llegado al punto de embarque. Consistiría en el precio de fábrica junto con cualquier costo de transporte terrestre en que se haya incurrido al transportar los bienes desde la fábrica hasta el puerto.

Sistema C.I.F.: Estas siglas significan Costo, seguro, flete; en donde el vendedor cubre todos los cargos hasta la llegada del barco al puerto indicado por el comprador. Esto incluiría el precio F.O.B. (L.A.B.), el flete y el seguro. La mayoría de los compradores insiste en obtener un desglose del precio total C.I.F. en su componentes del precio F.O.B., flete y seguro.

Agentes Locales: Son los que efectúan las relaciones con los proveedores extranjeros.

Carta de Crédito: El pago más común es por medio de luna Carta de Crédito irrevocable, documento entre bancos que estipula que cierta suma de dinero está disponible para ser reclamada por el vendedor a su banco tan pronto como el embarque una consignación y presente los documento requeridos.

Conocimiento de Embarque: Certifica que los bienes están bajo la custodia del buque transportador.

No es un contrato en sí, sino prueba de un Contrato de fletamento verificado con anterioridad, un recibo de la entrada de la mercancía y un documento de título de posesión de las mismas.

De acuerdo con el Artículo 457 del Código Fiscal, El conocimiento de embarque deberá contener por lo menos, los siguientes datos:

El nombre del cargador o remitente del consignatario, el de la nave y el de la persona natural o jurídica que opera, el del puerto o lugar de salida, el de desembarque y el lugar de destino de las mercancías.

La marca, numero, cantidad y clase de bultos, su contenido, peso o capacidad y el valor del flete convenido.

Artículo 458 del Código Fiscal: Para los efectos fiscales al conocimiento de embarque debe extenderse a nombre del consignatario de las mercancías, a fin de poder establecer la persona que debe pagar los impuesto con que están gravados y para poder hacerla responsable en casos de contrabando o fraude.

Cuando el conocimiento de embarque se extiende a la orden o a nombre de una persona natural o jurídica, para que notifique el documento al destinatario de las mercancías, esta se considera como consignatario para efecto del inciso anterior.

Artículo 459: el conocimiento de embarque debe presentarse al Cónsul debidamente firmado por quien opere la nave o por su representante o empleado autorizado, sin cuyo requisito no será certificado.

Importancia del conocimiento del embarque:

Este documento es importante, ya que contiene el costo del flete que forma parte del cálculo del 5% del I.T.B.M.

Las compañías navieras tienen una tabla la cual indica la tarifa correspondiente, según la clase de mercancía y el puerto de origen. Le atañen al vendedor claramente las diferentes clases de mercancías que componen el medio para que se ajuste al flete indicado.

Otro factor importante para efecto del flete, es el paso y la ubicación de la carga.

En el conocimiento de embarque se expresa: Ultimo destino de la carga.

Se indica en el cuadro: Puerto de llegada, el nombre del Puerto (Cristóbal o Balboa), en donde el barco hará su desembarque y por lo tanto la mercancía deberá retirarse en el muelle; cuando además, del Puerto de llegada, viene marcado el cuadro; Ultimo destino de la carga, significa que la mercancía deberá retirarse en el lugar que indica este último. Por ejemplo: Puerto de llegada: Cristóbal y último destino de la carga; Panamá, el cual la mercancía es transportada en camiones asegurados hasta el lugar indicado, en caso que la carga no pueda ser transportada en camiones asegurados, se le asigna custodia física. También la mercancía es transportada por el ferrocarril de Panamá, el cual descarga en Aduana Central o Curundú.

Para retirar mercancías de los recintos Aduanero, es necesario que el Conocimiento de embarque esté firmado por el Consignatario, tal como lo expone el Artículo 565 del Código Fiscal que dice: Para entregar las mercancías es necesario que los conocimientos de embarque estén firmados por su consignatario.

La descripción en el Conocimiento de embarque tiene como finalidad conocer rápidamente la ubicación de la información y poder solicitar el vigente corredor de aduanas o la Casa de Carga la información telefónica relacionada con le pedido.

Las compañías navieras envían por correo sus avisos en donde informan la llegada aproximada del barco, destino y marca de la mercancía, estos avisos dan la alarma de atención para indicar el trámite de importación.

Si el consignatario en un banco, debe endosar el documento a favor de la empresa y firmar el endoso. Si el consignatario es el embarcador, éste deberá enviar el conocimiento de embarque firmado o consignar la mercancía a nombre de la empresa. Estas tres (3) opciones dependen del sistema de pago o convenio del contrato.

Lista de Empaque: Describe en detalle el contenido de cada caja o bulto. Esto facilita la verificación de la cantidad y otros datos necesarios.

Este documento es importante y muy necesario para el control y tramite general, es omitido por la casa embarcadora o es confeccionado con limitada información.

Es importante porque su omisión significará demora en los trámites para la introducción de la mercancía, además, si la carga está asegurada y no es enviada la lista de embarque, el pago correspondiente a la reclamación con la Compañía de Seguro es demorado.

Factura: Nos indica los costos, flete, seguros y cualquier cargo que sea pagadero dentro de lo que se refiere al pedido.

Factura Comercial: De acuerdo con el Diccionario de Términos aduaneros es: Documento privado que el vendedor de una mercancía extiende a favor de su adquirente.

Este documento contiene alguna información que la deferencia de una factura propia del comercio interno de un país, como. Condiciones en que se proporcionara la mercancía; vía de transporte; cláusula de compra; nombre del exportador y del comprador; No. Del registro del Importador, etc.

De acuerdo con el Artículo 448 del Código Fiscal, la factura comercial debe contener por lo menos los siguientes datos:

1) Nombre del lugar en donde se encuentra establecida o domiciliada la persona que vende las mercancías y su dirección;

2) Fecha en que se verifica la venta.

3) Nombre del comprador en Panamá y del consignatario.

4) Clase, cantidad y descripción de las mercancías, clasificadas separadamente de acuerdo con su valor; y

5) El precio parcial y el total de las mercancías.

Documentos de Embarque requerido por Vía Marítima:

1) Factura Comercial: Debe estar debidamente juramentada sellada y firmada por el Cónsul panameño y por el vendedor o fabricante, tal como lo expone el artículo 449 del Código Fiscal. Véase:

Artículo 449: “El cargador o remitente hará constar el la factura comercial bajo la gravedad del juramento y con su firma, que los datos expresados en ella son exactos y verdaderos y que la venta se hace por la suma total declarada, sin deducciones ocultas o reservadas de ninguna clase”.

Cuando se concede alguna comisión o descuento en el valor de las mercancías deberá expresarse la rata o tipo de comisión o descuento ante de calcularse el valos en que quedan las mercancías.

2) Factura Consular: Esta debe ser confeccionada por el embarcador y contener todos los datos que contempla el artículo 452 del Código Fiscal y estar debidamente juramentada y firmada por el Cónsul panameño como expone el artículo 453 del Código Fiscal. Véase:

Artículo 453: “El Cargador o remitente hará constar en la factura consular, bajo la gravedad de juramento y con su firma que el contenido, números de bultos, peso o capacidad y valor de las mercancías, son exactos y verdaderos, así como también que no se ha incluido en la factura consular, ninguna mercancía de prohibida importación ni que en ella figura mercadería de personas distinta del consignatario”.

Artículo 454: Los datos del valor, clase y cantidad de las mercaderías expresadas en la factura consular, deben coincidir con los correspondientes de la factura comercial.

En caso de discrepancia entre la factura consular y la comercial, se notificara al cargador o remitente, para que la corrija y si no lo hiciese, se certificará la factura consular pero se hará constar en la certificación las observaciones ha que hubiere lugar y se indicaran, cuales son los verdaderos precios, cantidad y clase de mercancía.

3) Conocimiento de Embarque: Debe contener los datos que contempla el articulo 457 del Código Fiscal, expuestos anteriormente y estar debidamente juramentado y firmado por el Cónsul panameño del país de procedencia la mercancía.

4) Permiso de mercancías restringidas si es necesario.

Capitulo II

Gestión de Compra de la Compañía Baldosas y Azulejos Los Pinos

A). Historia o evolución de la compañía

Esta empresa tiene sus inicios en el año 1995 como un negocio familiar, con la compra de un local pequeño en Vía José Agustín Arango en la entrada de la urbanización Los Pinos al lado de Ricardo Pérez con la administración de dos personas, Juan Mock padre y Tomas Yen quienes se encargaban de las ventas y administración y dos empleados encargados de todas las operaciones de Carga. Tiempo después con los ingresos de las ventas se expandió el local el cual sigue igual en la actualidad. Hoy en día laboran más personas en el mismo, con 10 empleados encargados desde carga, venta, deposito etc.

Esta empresa se dedica a la venta de Baldosas y Azulejos como su nombre lo dice, para pisos y decoraciones de casas, así como los pegamentos, aditivos, decorados, materiales para limpieza, lechada, etc,. Aunque hoy en día también están incursionando con muebles de baños como lavamanos, inodoros, etc.

Todos los productos son importados, de países como España (siendo este el principal), Brasil, Venezuela, China, Ecuador, Tailandia, Indonesia comprando productos como marca VIVES, KERÁMIKOS, JAMO, METROPOL, etc, pero en la actualidad están comprando productos nacionales como los pegamentos y aditivos en la empresa Pega Mix de Panamá y también de Miami la marca Inamo.

No tenían mucha variedad en productos en un principio, solo se pedían de 5 a 8 modelos por contenedor dependiendo de la demanda del producto, ya habiendo mejorado en la actualidad, trabajando sus compras por pedidos o por inventario según sea el caso si es que compañía pide de un tipo de mercancía fuera de la existencia en los depósitos. La mayoría de las ventas se hace por pedidos de ordenes especificas por lo que las compras de las mercancías se hace por las mismas ordenes especificas para satisfacer las necesidades de los clientes, aunque también se vende al por menor.

Esta empresa vende sus productos a infinidades de Compañías nacionales como constructoras que en algunos casos conocen el producto como los pegamentos y hacen pedidos de grandes cantidades. Entre estas constructoras se pueden mencionar: COCIGE (Constructoras Civiles Generales), Grupo Gil, Constructoras Nacionales, Constructora de Proyecto, Cusa, Su Casa, también se vende a revendedores como Maranello, otras Compañías como restaurantes como Centolla's Place, en Hoteles como El Hotel Riande Continental, el Hotel Panamá, el Hotel Marrito y el Caesar Park como ejemplos y alguna compañías que venden materiales de construcción como Coches y Cía., Comasa, etc,.

B). Procedimiento actual de compras

Como esta empresa es familiar, los procesos de compra los realizan las personas que administran la compañía, como El Señor Juan Mock padre y sus hijos.

Debido a que es una empresa pequeña el proceso de gestión de compra es todavía sencillo ya que no tienen la necesidad de establecer procedimientos muy complejos por causa de que solo comercian con pocos tipos de productos los cuales pueden tener mucha variedad pero con las mismas características: (baldosas y azulejos).

Aunque es un negocio nuevo relativamente creo que han desarrollado una buena experiencia ya que el proceso aunque sencillo conlleva todos los pasos necesarios para llevar a cabo la tarea de Compras.

Los pedidos de la mercancía para la venta en su local se hacen por medio de Catálogos de Artículos, los cuales se evalúan para posteriormente confeccionar una carta comercial y la orden de compra.

En esta empresa se utilizan los Agentes Locales ya que comercian con el extranjero, para facilitar los tramites aduaneros.

La forma de pago que utilizan para sus compras esta basado en las compras al exterior ya que esta compañía comercia con el extranjero y todos sus productos son importados. Utilizan la carta de crédito como medio de pago.

Los pedidos de compra de mercancía para el almacén se hacen en base a la existencia en el mismo, o por los pedidos de las empresas con que comercia Baldosas y Azulejos Los Pinos y este proceso actual de compras se elabora de la siguiente manera:

1. Se verifica el inventario en existencia en la computadora

2. Solicita cotizaciones a posibles Proveedores en base a especificaciones indicadas.

3. Una vez recibidas las cotizaciones se efectúa el "Análisis de Precios".

4. Elabora "Orden de Compra" a favor del Proveedor seleccionado en el paso anterior, en original y sus respectivas copias.

5. El Jefe de Compras firma la "Orden de Compra".

6. La "Orden de Compra" requiere aprobación del Consejo Directivo.

7. CONSEJO DIRECTIVO: Evalúa la "Orden de Compra", e indica en el mismo si es o no aprobada la compra.

8. se verifica la disponibilidad presupuestaria.

9. Firma y sella la "Orden de Compra" en señal de conforme.

10. Envía a la Ofic. de Compras el original y las copias de la "Orden de Compra" para que tramite el pago correspondiente.

11. Envía original de la "Orden de Compra" al Proveedor.

12. PROVEEDOR: Recibe "Orden de Compra"

13. Procesa "Orden de Compra"

14. El PROVEEDOR: Envía mercancía junto con documentos necesarios para los tramites de aduana y sus pagos según el sistema CIF.

15. La mercancía es transportada al Almacén de la Compañía.

16. COMPRAS: Retira mercancía y firma la "Factura Proveedor" en señal de haber retirado mercancía.

17. ALMACEN: Recibe mercancía y la "Factura Proveedor".

18. Verifica que la mercancía recibida se corresponda con lo solicitado según la "Orden de Compra".

19. Confirma original de la "Factura Proveedor" en señal de recibido.

20. PROVEEDOR: Presenta los documentos necesarios para recibir el pago en el Banco.

C). Diagrama Resumen de la Gestión de Compra

D). Problemas y limitaciones que presenta la Gestión de compra

Como esta empresa no tiene mucho tiempo de estar establecida uno de los problemas más grandes es que por este motivo ya que no poseen la experiencia, para la evaluación de los proveedores ya que en ves de hacer una investigación exhaustiva, compran los productos en pequeñas cantidades para pruebas y creo que esto no es conveniente porque como son proveedores extranjeros los costos son muy elevados y se pierde mucho dinero en estas compras.

Otra dificultad que presenta esta empresa es la evaluación en cuanto a la calidad de los productos ya que las personas encargadas de las compras no tienen el tiempo para llevar a cabo esta tarea por la diversidad de funciones que ejercen.

También considero que puede ser un problema la adquisición de divisas ya que las compras mas importantes la hacen con el extranjero, depende del país al que se va a comprar. Si en el país hay variación o fluctuación de la moneda, problemas económicos, etc,.

No tienen un amplio conocimiento del mercado extranjero ya que el que conocen es por medio de catálogos que envían las compañías y no los pueden conocer más haya de estos catálogos por que no todos ellos tienen interés en promocionar y vender sus artículos, y si ven que una contratación les dejaría una considerable ganancia.

E). Propuesto de Mejoramiento De la Gestión de Compra

Como un aporte al procedimiento actual de la empresa Baldosas y Azulejos Los Pinos creo que este debería asignar una persona capacitada para ejercer exclusivamente el cargo para las compras de abastecimiento de la empresa, para que esta se dedique a evaluar y conseguir más información acerca de estos proveedores extranjeros, para así seguir mejorando en calidad y precio de los productos así como las relaciones con los proveedores en todo sentido para mejorar los beneficios que estas ofrecen para con esta empresa.

Como segundo aporte presento un sistema de normas que se deberían seguir en las compras:

• Solo podrán procesarse las Ordenes de Compras de las unidades solicitantes que tengan disponibilidad presupuestaria suficiente.

• Solo podrán tramitarse aquellas Ordenes de Compra que obtengan la autorización de la Oficina de Presupuesto.

• El Almacén será el único autorizado para la recepción de mercancía adquirida mediante el proceso de compras.

• Solo podrán tramitarse aquellas Ordenes de Compra cuyo Proveedor esté debidamente registrado en la Oficina de Abastecimiento.

• Los administradores, Oficinas o Divisiones serán responsables de que las Ordenes de Compra por ellos elaboradas, tengan disponibilidad presupuestaria.

• Toda Orden de Compra debe ser revisada, registrada y controlada por el Administrador o Gerente de Compras que lleva el Presupuesto.

• El Proveedor deberá traer el original de la Orden de Compra con la factura, ya que es requisito indispensable para el cobro del cheque.

• Al momento de recibir copia de la "Orden de Compra" colocada, la Unidad Solicitante deberá actualizar su disponibilidad presupuestaria y registrar el compromiso.

• El comprador deberá participar al Solicitante, sobre cualquier cambio en los renglones de la "Orden de Compra" que le sea notificado por el Proveedor.

• Toda "Orden de Compra" cuyo solicitante esté en desacuerdo con los cambios comunicados por el Proveedor, tendrá que ser anulada inmediatamente por el Comprador.

• Cualquier modificación a realizarse a una "Orden de Compra", requerirá de la firma en señal de aprobación del Administrador de la empresa solicitante en la "Orden de Compra" correspondiente.

• Para realizar cambios a órdenes de compra, deberá anularse la orden existente y elaborarse una nueva "Orden de Compra" que refleje los nuevos términos establecidos por el Proveedor.

• Aquellos "Informes de Recepción" correspondientes a mercancía que no pertenece al Almacén tendrán que ser confirmados por el Solicitante.

• Deberá contactarse al Jefe de Compras cuando algún Solicitante detecte que la mercancía recibida en Almacén no esté en buen estado o no corresponda a lo especificado en la "Orden de Compra".

• Para aquellas compras con pago condicionado a la entrega de materiales deberán entregarse al Proveedor la factura original, copia del "Informe de Recibo" y original de la "Orden de Compra".

F). Diagrama Resumen con Propuesto incorporado

Conclusión

Por mi parte felicito a la empresa de Juan Mock por su labor realizada ya que aunque están en una etapa de evolución han hecho un buen trabajo ya que la empresa ha crecido desde sus inicios y con muy pocas dificultades. Esta empresa tiene muy buenas proyecciones futuras con las cuales creo que llegaran muy lejos en el mercado panameño y seguirán creciendo cada vez con un ritmo mas elevado.

El proceso de Gestión de Compra bastante completo aunque sencillo pero con todas las normas necesarias para realizar este proceso, pero creo que si mejoraran el ligero inconveniente de la evaluación de proveedores este sistema fuera mucho más efectivo que el actual.

Aunque no esta entre las más grandes empresas de Panamá esta podría competir con muchas de estas ya que sus ventas las realizan con muchas de las Compañías de Prestigio de este país y esta muy bien aceptada por todas estas.

Recomendaciones

Como recomendación personal solo puedo agregar que si esta dentro de las posibilidades de la empresa que se haga un estudio mas especifico del sistema de Gestión de Compra y se proponga a una persona capacitada, que puede ser alguna de las que ya laboran en el, para que realice con más exhaustividad el proceso de evaluación de proveedores en todo su sentido, como la calidad, el precio, reputación, experiencia, plazo de entrega, etc,.

Anexos:

Compras

Objetivo:

Establecer de manera clara los pasos que deben realizarse para la ejecución de una Compra.

Definición:

En este procedimiento se señalan los pasos que deben realizarse para la ejecución de una Compra.

Normas

Descripción:

RESPONSABLE ACCION

1. Se verifica el inventario en existencia en la computadora

2. Solicita cotizaciones a posibles Proveedores en base a especificaciones indicadas en la "Requisición de Compra".

3. Una vez recibidas las cotizaciones efectúa el "Análisis de Precios".

4. Elabora "Orden de Compra" a favor del Proveedor seleccionado en el paso anterior, en original y sus respectivas copias.

5. El Jefe de Compras firma la "Orden de Compra" y obtiene firma del Jefe de Abastecimiento.

6. La "Orden de Compra" requiere aprobación del Consejo Directivo?

COMPRAS

7. Elabora formulario "Solicitud de Aprobación de Operaciones al Consejo Directivo".

8. Elabora expediente para la "Orden de Compra" a ser sometida a la aprobación del Consejo Directivo y le anexa el formulario "Solicitud de Aprobación de Operaciones al Consejo Directivo".

9. CONSEJO DIRECTIVO: Evalúa expediente de la "Orden de Compra", e indica en el mismo si es o no aprobada la compra.

10. se verifica la disponibilidad presupuestaria.

11. Firma y sella la "Orden de Compra" en señal de conforme.

12. Envía a la Ofic. de Compras el original y las copias de la "Orden de Compra" para que tramite el pago correspondiente.

13. Elabora "Cheque" según "Orden de Pago" junto a original y copia.

14. Envía "Cheque" a Caja para que sea retirado por el Proveedor.

15. La mercancía será entregada en el Instituto?

16. Envía original de la "Orden de Compra" (Contra Entrega) al Proveedor.

17. PROVEEDOR: Recibe "Orden de Compra"

18. Procesa "Orden de Compra"

19. Envía mercancía junto con el original de la "Orden de Compra" y copias de la "Factura Proveedor" al Almacén.

20. ALMACEN: Recibe mercancía junto con el original de la "Orden de Compra", original y copias de la "Factura Proveedor".

21. Verifica que la mercancía recibida se corresponda con lo solicitado según la "Orden de Compra".

22. Conforma original de la "Orden de Compra" y original de la "Factura Proveedor" en señal de recibido e indica al Proveedor pasar por Caja a retirar "Cheque".

23. PROVEEDOR: Presenta original de la "Orden de Compra" y original de la "Factura Proveedor" sellados por Almacén como recibido conforme a Caja.

24. CAJA: Entrega "Cheque" y solicita al Proveedor cancelar "Factura Proveedor".

25. PROVEEDOR: Entrega mercancía junto con el original y las copias de la "Factura Proveedor".

26. COMPRAS: Retira mercancía y firma fotocopia de la "Factura Proveedor" en señal de haber retirado mercancía.

27. ALMACEN: Recibe mercancía junto a original y copias de "Factura Proveedor" por el Proveedor.