2º Trimestre

Gestión de aprovisionamiento

ÍNDICE:

Tema 8 Gestión del stock

Tema 9 Volumen Óptimo de Pedido

Tema 10 Valoración de existencias

Tema 11 Los inventarios

El proceso de pago

El proceso de pago en la empresa.

En la adquisición de las mercancías el pago puede ser al contado o aplazado, la decisión dependerá de las condiciones pactadas y la liquidez del cliente para hacer frente a la deuda.

Al contado:

Entrega de dinero en efectivo, aparecerá la firma del proveedor indicando el recibí o bien emitirá al cliente un recibo.

Ingreso en efectivo en la c/c del proveedor, transferencia bancaria, tarjetas de débito o crédito.

Aplazado:

Por letras de cambio, que se podrá cobrar antes de la fecha indicada para ello y pagares.

2. El recibo.

El pago en efectivo quedará acreditado mediante el recibo. Emitido por la persona que cobra y entregado a quien realizo el pago. Este constara de lo siguiente:

El numero del recibo.

Lugar y fecha de expedición.

Nombre de quien entrega el dinero. (Cliente)

Nombre del emisor de recibo. (Proveedor).

La cantidad entregada en letra y en número.

Firma del emisor del recibo. (Proveedor)

3. Ingreso de efectivo en la cuenta corriente del proveedor.

Es una de forma de pago al contado, debemos conocer el número de la cuenta corriente del proveedor, la entidad y él numero de la sucursal bancaria.

4. La transferencia bancaria.

Consiste en dar la orden a la sucursal bancaria para que trasvase la cantidad que se indique a la cuenta corriente del proveedor. Ha de cumplimentarse un impreso facilitado por la sucursal.

5. El cheque.

Ha de librarse contra un banco o entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador.

• Sujetos:

Librador: persona que emite el cheque

Librado: banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque.

Tenedor o tomador: es la persona que posee el cheque.

Endosante: Es la persona que transmite el cheque mediante endoso, ha de ser distinta del librador.

Avalista: es la persona que responde del pago del cheque.

• Requisitos formales:

Denominación de “cheque” inserta en el texto.

El mandato puro y simple

El nombre de quien ha de pagar el cheque(Librado)

Lugar de pago

Fecha y lugar de la emisión del cheque

Firma del librador.

• Clases de cheques

Al portador. Deben pagarse a cualquier persona que los presente.

Nominativo. Deben pagarse a la persona indicada en el cheque. Puede haber dos tipos: 1. A una persona determinada con o sin cláusula, “a la orden”. Se transfiere por endoso. 2. A una persona determinada con cláusula “no a la orden”. No es transmisible por endoso.

Cheque cruzado: General, contiene designación “Banco” y “Compañía”. El librado no podrá pagar este cheque más que a un banco. Especial, contiene el nombre de un banco determinado, el librado solo podrá pagar este cheque al banco designado.

Cheque conformado. El banco librado garantiza el pago del cheque porque la cantidad quedara bloqueada hasta que se presente el cobro.

Cheque para abonar en cuenta. El librador o el tenedor del cheque pueden prohibir su pago en efectivo.

• El aval. El pago de un cheque puede ser garantizado mediante aval, este ha de ponerse en el cheque y se indicará con la expresión “por aval”. El avalista responde de igual manera que el avalista.

• Prestación y pagos. El cheque es pagadero en el momento de su presentación al cobro. El tenedor de un cheque deberá presentarlo en los siguientes plazos: a) Cheques emitidos y pagaderos en España (15 días). b)Cheques emitidos en Europa y pagaderos en España (20 días). c) Cheques emitidos en el resto del mundo y pagaderos en España (60 días).

• La transmisión del cheque. El cheque se puede transmitir mediante endoso, transmite todos los derechos del cheque.

6. Las tarjetas de débito y de crédito.

Las tarjetas se utilizan para realizar un pago de compras a través de un terminal de punto de venta. Existen dos modalidades de tarjetas bancarias:

La tarjeta de débito, se adeuda los pagos realizados directamente en la cuenta de su titular.

La tarjeta de crédito, se concede un crédito mensualmente al titular, pudiéndose aplazar el pago.

7. La carta de crédito.

Es un documento por el que una persona ordena a otra que entregue a una tercera cierta cantidad de dinero o hasta un máximo prefijado, esta aceptara ordenes de cobro contra un cliente determinado. La carta de crédito es confirmada cuando el banco pagador se hace responsable del banco emisor y es irrevocable cuando no puede ser cancelada sin el consentimiento de la parte que recibiría el dinero.

8. La letra de cambio.

Es un documento formal que expide una persona llamada librador a otra persona denominada librado para que pague una cierta cantidad de dinero a quien indique el documento que se llamara tomador o tenedor.

• Sujetos

El librador: persona que gira la letra.

El librado: Persona que ha de hacerse cargo del pago de la letra a su vencimiento.

Tomador: Persona a cuya orden se ha de pagar la letra.

El endosante: Es la persona que tiene la letra para cobrarla y se la transmite a otra.

El endosatario: Es la persona a quien el endosante realiza la transmisión indicada.

El avalista: Es la persona que se hace cargo del pago de la letra cuando el librador no lo hace.

El avalado: Es la persona obligada al pago de la letra.

• Los requisitos formales de las letras de cambios se emitirán en efecto timbrado de la clase que corresponda a su cuantía. Y debe contener los siguientes requisitos como norma general:

La denominación de la letra de cambio.

El mandato puro y simple.

El nombre del librado.

La indicación del vencimiento.

El lugar en que se ha de efectuar.

El nombre de la persona a quien pagar.

La fecha y el lugar en que la letra se libra.

La firma del que emite la letra.

• La aceptación el acto por el cual el librado se obliga a pagar la letra de cambio a su vencimiento.

• El endoso es la transmisión de la propiedad de la letra de cambio, el librador puede constar en la letra la denominada cláusula no a la orden. El ondoso deberá ser total, puro y simple. Deberá tener:

Los datos de la persona a quien se transmite la letra.

Los datos de la persona de quien se recibe.

El concepto en que el cedente se declare reintegrado por el tomador.

La fecha en que se hace.

La firma del endosante.

• El aval, El pago de una letra puede garantizarse mediante aval, es el acto por el que una persona denominada avalista se compromete a cumplir la obligación de pago en caso de no hacerlo el librado a su vencimiento. La letra de cambio ira firmado por el avalista.

• El vencimiento, puede imponerse por las siguientes formulas: 1° a una fecha fija o 2° a un cierto plazo desde la fecha.

• El pago, el tenedor de una letra de cambio deberá presentar la misma al pago en el día de su vencimiento. El librado podrá exigir que le sea entregada con el recibí en cuyo caso esta podrá entregar un documento acreditativo del pago en el que se identifique la letra.

• Acciones por falta de aceptación y pago, si la letra no es aceptada o pagada por el librado la Ley permite exigir judicialmente el pago de la misma.

La letra de cambio puede librarse en varios ejemplares idénticos que deberán estar numerados indicando el numero total de ejemplares emitidos.

9. El pagaré.

Es un documento por el que una persona se compromete a pagar una cantidad determinada en una fecha. Los más usuales son los bancarios, los de empresas y los del Tesoro. Deberá contener:

La denominación de pagare en titulo.

La cuantía pura y simple

La indicación del vencimiento.

El lugar donde efectua el pago.

El nombre de la persona a quien haya de hacerse el pago.

La fecha y el lugar en que se firme el pagare.

La firma del que emite el titulo (firmante).

10. El confirming.

Es una modalidad de formalización de las operaciones de cobros y pagos entre una empresa y sus proveedores, a través de un intermediario (el banco). Que asume el riesgo de las operaciones y las tareas administrativas. Los requisitos exigidos por los bancos para el confirming a las empresas son:

Presentación de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios económicos.

Una relación de clientes y proveedores de la empresa.

11. Libros auxiliares.

En los libros auxiliares se desarrollaran las cuentas de balance. La empresa llevara los libros auxiliares que crea necesarios para el control de su actividad.

• Libros auxiliares de caja y bancos. En el libro auxiliar de caja se registraran todas aquellas operaciones que lleven a cabo movimiento de efectivo. Periódicamente se hará recuento del dinero que hay en caja para comprobar que coincide con el saldo que indica el registro de caja esto se llama arqueo de caja. Las empresas llevaran libros auxiliares de bancos en los que anotaran todas las operaciones que realicen con dichas entidades. Se llevaran tantos libros auxiliares como cuentas tengan.

• Libros auxiliares de efectos comerciales a cobrar y a pagar. La empresa podrá llevar el control de todos los efectos, tanto los efectos comerciales a cobrar como los a pagar.

12. El descuento en efectos comerciales.

El descuento bancario es un contrato en el u intervienen un banco y una persona que mantiene c/c con dicho banco. El cliente entrega al banco un documento de crédito no vencido y recibe del banco su importe. En definitiva, se produce un préstamo del banco al cliente.

• La negociación y gestión de efectos.

Comprarse o venderse mediante negociación o descuento.

Hay que tener en cuenta

1. El valor nominal (la cantidad).

2. El descuento: aplicando la formula del descuento comercial, para el calculo de los días de descuento hay que tener en cuenta los vencimientos de las letras: 1° Fecha fija: desde la fecha de negociación hasta la fecha del vencimiento. 2° Un cierto plazo desde la fecha: los días de descuento serán los que resulten desde la fecha de negociación hasta el vencimiento. 3° a un cierto plazo de la vista: Los días de descuento serán los que resulten desde la fecha de negociación hasta el vencimiento.

3.Las comisiones: dependen del tipo de efecto, se calculan en tanto por mil y existen unas tasas mínimas.

4. Gastos.

5. Efectivo = Nominal - Descuento - Comisiones - Gastos.

Gestión de cobro. Cuando no interese puede presentar los efectos al cobro para que le sean abonados en cuenta una vez que el banco los haya cobrado. En este caso no se aplica descuentos. Valor efectivo = nominal - Comisiones - IVA - Gastos

• La factura de efectos. Es un extracto detallado de las letras que llevamos a negociar, lo facilita el banco a cada cliente, y el banco prepara la liquidación de toda la remesa.

• Efectos impagados. Cuando una letra no es atendida por el librado de la misma, se produce un impagado, teniendo la entidad bancaria que actuar con protesto o sin protesto. El banco cargara en la cuenta del librador el importe de la misma mas los gastos ocasionados por dicha devolución.

GESTION DE LOS STOCKS

Los stocks o existencias.

Los stocks o existencias son el conjunto de materiales que tiene la empresa almacenados hasta su utilización o venta posterior. El stock de la empresa industrial esta formado por: materias primas, otros materiales y las piezas necesarias para la elaboración del producto; productos en curso de fabricación o transformación y productos fabricados destinados a la venta. Mientras que en la empresa comercial lo constituyen las mercancías que se adquieren para su posterior venta.

Cuando nos referimos al stock, generalmente, lo consideramos como una globalización de todos los materiales o productos almacenados; aunque no debemos olvidar que cada artículo es una unidad diferenciada e independiente del resto y se gestiona de forma individual.

La diferencia existente entre los conceptos “surtido” y “stock”: el surtido es el conjunto de productos que una empresa pone a disposición de sus clientes, mientras que el stock representa la cantidad acumulada de cada uno de dichos productos; es decir, el número de artículos disponibles para la venta.

El stock económico o administrativo, es el conjunto de productos en posesión de la empresa y que pueden estar en puntos fijos, en transito o de camino. Su función es regular la cadena logística para que el flujo de materiales, a lo largo de la misma, sea lo mas estable y continuo posible.

El stock físico esta formado por productos, además de ser propiedad de la empresa, necesitan espacio físico en el almacén y medios para su manipulación. El stock físico también tiene un valor económico que hay que gestionar.

8.1.1. CLASIFICACION DEL STOCK

Podemos clasificar en función de los siguientes criterios:

• Según el punto de vista contable. Se asocia cada material con el concepto mas apropiado.

• Según la función que cumple dentro del ciclo económico.

• Según la inversión y otras variables.

Según la función que cumple el stock, dentro del ciclo de producción y la finalidad que persigue la empresa se diferencian los siguientes tipos: stock de ciclo, stock de seguridad, stock optimo, stock cero, stock de temporada, stock de especulación, stock en transito, stock de recuperación, stock muerto.

Stock de ciclo

Se denomina también stock activo o normal y esta formado por los artículos que tiene para hacer frente a la demanda normal durante un periodo de tiempo determinado. El stock activo se consume y renueva cada cierto periodo de tiempo creando un ciclo normal de aprovisionamiento.

Stock de seguridad

El stock de seguridad es complementario del stock activo y se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento. El stock de seguridad sirve para hacer frente a la demanda cuando existe incertidumbre de la misma. Ante cualquiera de estas situaciones si la demanda es superior a la estimada puede tener lugar una “rotura de stock” y las existencias del almacén no pueden hacer frente a las necesidades ya sea del centro de fabricación o de las ventas solicitadas. Para evitar esta situación se crea un stock adicional.

Stock optimo

El stock optimo esta formado por los productos que permiten cubrir las previsiones óptimas de ventas al mismo tiempo que consigue una mejor rentabilidad almacén capital invertido.

Stock cero

El stock cero se establece por una estrategia logística de almacenamiento basada en la técnica del “Just In Time” (JIT), que consiste en aprovisionar en el momento que se necesitan materias primas y en la cantidad necesaria. Según este sistema, los stocks almacenados no tiene razón de ser y como consecuencia en la empresa no existen almacenes. Esta condicionada por dos factores: la rapidez en el suministro y el encarecimiento en el precio de adquisición.

Stock de temporada

El stock de temporada se crea para hacer frente a un aumento esperado de las ventas. Los artículos que componen este stock son los que no presentan ventas continuas durante todo el año.

Stock de especulación

El stock de especulación se crea con antelación a que surjan las necesidades y sirve para hacer frente a una variación esperada de la demanda. Este stock se suele constituir en situaciones de huelgas, guerras o cuando en un futuro próximo no sea posible abastecerse del artículo.

Stock en transito

El stock de transito es aquel que se encuentra entre las diferentes fases de los procesos de aprovisionamiento, producción o distribución. También es el stock que esta en camino, en almacenes de transito o locales situados entre el almacén del vendedor y el del comprador.

Stock de recuperación

El stock de recuperación esta formado por artículos usados, estos, son muy frecuentes para los materiales de envases y embalaje como cajas…

Stock muerto

El stock muerto se compone de artículos viejos o nuevos, que ya no sirven para cubrir las necesidades para las cuales fueron adquiridos. Y su única salida es la venta como chatarra.

TAMAÑO Y ESTRUCTURA DEL STOCK

Para la empresa es muy importante mantener un nivel de stock que guarde equilibrio con el ritmo de producción. Un stock excesivo supone un coste añadido que puede resultar caro y un stock insuficiente también es costoso ya que las consecuencias son: perder ventas, insatisfacción de los clientes. Para mantener un stock equilibrados se deben conseguir los siguientes objetivos:

• Cubrir la producción o las ventas durante el periodo que transcurre entre dos aprovisionamientos.

• Hacer frente a la producción o las ventas durante el plazo de entrega de los proveedores.

• Tener la cantidad suficiente de stock para hacer frente a la demanda.

• Estar preparado ante las posibles oscilaciones del ritmo de producción o ventas.

En resumen, el stock total se interpreta como las existencias máximas que se deben tener de un artículo y esta formado por:

• El stock normal o de ciclo que permita realimentar el almacén durante la recepción de dos pedidos consecutivos. Este stock debe cubrir las necesidades del centro de producción y de la cadena de distribución.

• El stock en exposición o presentación, se crea solo en las empresas con venta directa al público, esta formado por los artículos que están expuestos en el lineal o estanterías.

• El stock de seguridad es un stock de reserva o protección para hacer frente a la demanda no prevista o retrasos de reaprovisionamientos.

Hoy en día la tendencia es gestionar los stocks “Just In Time” o Justo a tiempo. Se almacenan justo las mercancías que se necesitan para hacer frente a la demanda, para ello los proveedores tiene que servir los pedidos en el mismo día que los solicita el cliente.

REPRESENTACION DEL STOCK

Las existencias de un almacén oscilan entre un nivel máximo y un nivel mínimo. Cuando se mantienen constantes el consumo y el aprovisionamiento.

Nivel de stock

Tiempo

t0 t1 t2 t3 t4 t5 t6

Cuando se produce un retraso en el suministro o un incremento de la demanda:

500

10

Momento de la

Rotura del stock

Supongamos que el aprovisionamiento es constante, 500 unidades cada 10 días; el consumo previsto también es constante, 50 unidades al día; pero el suministro del DIA 10 no llega hasta el día 12 y el día 28 se venden 70 unidades. Como consecuencia se produce una rotura de stocks desde el día 11 al 12 y el 29.

GESTION DE STOCKS O EXISTENCIAS

Gestionar los stocks tiene como objetivo resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?

• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?

• ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?

Mediante la gestión de stock la empresa pretende llegar a una situación ideal que permita conocer el volumen de salidas o ventas de cada artículo durante un periodo de tiempo programado con el fin de solicitar al proveedor los productos necesarios. Pero en la práctica esto no es tan sencillo a la hora de calcular el stock necesario se plantean varios problemas, como son:

• La dificultad de prever con exactitud el comportamiento de la demanda.

• La necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de cada artículo.

• Los problemas de entrega y suministro pues los proveedores no siempre pueden garantizar la entrega en los plazos previstos.

• Los costes periódicos y repetitivos. Se realizan muchos pedidos que incrementan los costes pro emisión de pedidos.

La planificación del aprovisionamiento y la gestión del stock se deben orientar para alcanzar los siguientes objetivos:

• Establecen un inventario en stocks para reducir al máximo los costes de almacenamiento por pérdidas o daños.

• Conocer el volumen óptimo de pedido.

• Conocer el punto de pedido, para guardar un equilibrio.

VARIABLES QUE AFECTAN A LA GESTION DEL STOCK

Las variables que pueden afectar sobre las medidas tomadas por la empresa son:

• El nivel de servicio que ofertamos al cliente.

• Las previsiones de ventas de cada periodo concreto.

• Los costes de gestión y existencias almacenadas.

• Los plazos de entrega de proveedores.

El nivel de servicio ofertado

El nivel de servicio es la capacidad de poder ofrecer al cliente los productos que demanda en el momento de la compra.

Nivel de servicio (%) =Ventas x 100 / Demanda

Expresa el % de demanda en unidades monetarias o productos, que se puede satisfacer con los stocks disponibles.

Un nivel de servicio alto significa que los clientes encontrarán la mayoría de los productos que desean adquirir.

La previsión de ventas

La previsión de ventas nos permite decidir el nivel óptimo de mercancías que debemos almacenar. Analizando el comportamiento de cada producto se presta mayor atención a aquellos artículos cuya rotura de stock ocasionaría problemas en la empresa.

Para que las previsiones de venta sean realistas debemos tener en cuenta los siguientes factores:

• La evolución de las ventas de periodos anteriores.

• Las variaciones sobre las ventas de los últimos años.

• La situación general del mercado.

• La evolución de la competencia.

Los costes de gestión

Los costes que se originan en la empresa por la gestión de los stocks almacenados son de cuatro tipos:

Los costes de adquisición, son el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe de la factura.

Los costes de almacenaje, son costes de mantenimiento, se producen como consecuencia de mantener los artículos en stock. Se encuentran: los costes del capital inmovilizado, los costes del riesgo al que esta sometido el stock, los costes del local instalaciones y la maquinaria, y por ultimo los costes para conservar y mantener en buen estado los productos almacenados.

Los costes de reaprovisionamiento son gastos repetitivos que se originan en la sección de compras cada vez que se realiza un pedido, como teléfono, fax. Materiales de oficina…

Los costes por rotura de stocks se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer de existencias. Estos costes son difíciles de calcular por la dificultad que conlleva valorar los beneficios que dejara de ganar la empresa.

El plazo de entrega de proveedores

El plazo de entrega de proveedores es el tiempo que transcurre desde que se emite la orden de pedido hasta que recibimos las mercancías y están se encuentran en disposición de ser vendidas en el proceso productivo. Se puede dividir en: realización y envió del pedido, preparación de los materiales, duración del transporte, recepción de la mercancía y preparación para su disponibilidad.

ROTACION DEL STOCK

La rotación del stock es el número de veces que durante un periodo de tiempo se renuevan las existencias y recuperamos la inversión del capital circulante.

El desembolso realizado por la compra de materias primas y la elaboración de los productos no se recupera hasta que tiene lugar la venta de los mismos y se ha cobrado los créditos de clientes; entonces recuperamos el dinero invertido. La incógnita de la empresa es cuanto tiempo tardara en recuperar la inversión realizada en materias primas y otros materiales, o en mercancías y artículos para la venta.

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EL PERIODO MEDIO DE MADURACION (PMM)

El periodo medio de maduración es el tiempo que transcurre, por termino medio desde que se realiza la inversión monetaria en materias primas y otros gastos hasta su recuperación mediante el cobro de los productos fabricados y vendidos a clientes.

El PMM se divide en 4 subperiodos:

PMM = PMa + PMf + PMv + PMc

Rn es el numero de veces que se renueva el stock durante un año, PMM = 365/Rn

El periodo de almacenamiento de materias primas (PMa), es el tiempo que permanece almacenado las materias primas hasta que se consumen. El numero de veces que se renueva el stock de las materias primas es (Ra)

PMa = 365/ Ra

Ra = consumo de MP/existencias medias de MP

El periodo de fabricación (PM) es el número de días que tarda la empresa en fabricar los productos. El número de veces que se renueva el stock en curso de fabricación se representa por (Rf)

PMf = 365 / Rf

Rf =coste total de producción / existencias medias de productos en curso

El periodo de ventas (PMv) es el tiempo que están almacenados los productos terminados hasta su venta a los clientes. El numero de veces que se renueva el stock de productos terminados (Rv)

PMv = 365 / Rv

Rv = costes de venta / existencias medias productos terminados

El periodo de cobro (PMc) es el tiempo o numero de días que se tarda en cobrar a los clientes que pagan a crédito. El numero de veces que se renueva la deuda madia de los clientes es (Rc)

PMc = 365 / Rc

Rc = ventas netas anuales / saldos medios de clientes

Ventas netas = Ventas - devoluciones de ventas

PERIODO MEDIO DE MADURACION FINANCIERO

PMF = PMa + PMf + PMv + PMc - PMp

El periodo de pago (PMp), es el número de días que los proveedores financian a la empresa, es decir el tiempo que tarda la empresa en pagar sus deudas.

PMp = 365 / Rp

Rp = compras netas anuales / saldos medios de proveedores

Compras netas = compras - devoluciones de compras

El PMM de la empresa comercial

PMM = PMv + PMc

El periodo de ventas (PMv) es el tiempo que están almacenadas las mercancías. Los vende la empresa con las mismas características que los compro. Rv es el número de veces que se renuevan los stocks.

PMv´ = 365 / Rv

Rv = costes de ventas / existencias medias de mercaderías

El periodo de cobro (PMc) es el tiempo que se tarda en cobrar a los clientes. El numero de veces que se renueva la deuda de clientes es (Rc).

PMc´ = 365 / Rc

Rc = ventas netas anuales / saldos medios de clientes

Periodo medio de maduración financiero

PMF = PMv´ + PMc´- PMp´

El periodo de pago (PMp) es el tiempo que tarda la empresa en pagar las deudas a los proveedores.

PMp´ = 365 / Rp´

Rp´ = compras netas anuales / saldos medios proveedores

EL PERIODO MEDIO DE MADURACION (PMM)

El periodo medio de maduración es el tiempo que transcurre, por termino medio desde que se realiza la inversión monetaria en materias primas y otros gastos hasta su recuperación mediante el cobro de los productos fabricados y vendidos a clientes.

El PMM se divide en 4 subperiodos:

PMM = PMa + PMf + PMv + PMc

Rn es el numero de veces que se renueva el stock durante un año, PMM = 365/Rn

El periodo de almacenamiento de materias primas (PMa), es el tiempo que permanece almacenado las materias primas hasta que se consumen. El numero de veces que se renueva el stock de las materias primas es (Ra)

PMa = 365/ Ra

Ra = consumo de MP/existencias medias de MP

El periodo de fabricación (PM) es el número de días que tarda la empresa en fabricar los productos. El número de veces que se renueva el stock en curso de fabricación se representa por (Rf)

PMf = 365 / Rf

Rf =coste total de producción / existencias medias de productos en curso

El periodo de ventas (PMv) es el tiempo que están almacenados los productos terminados hasta su venta a los clientes. El numero de veces que se renueva el stock de productos terminados (Rv)

PMv = 365 / Rv

Rv = costes de venta / existencias medias productos terminados

El periodo de cobro (PMc) es el tiempo o numero de días que se tarda en cobrar a los clientes que pagan a crédito. El numero de veces que se renueva la deuda madia de los clientes es (Rc)

PMc = 365 / Rc

Rc = ventas netas anuales / saldos medios de clientes

Ventas netas = Ventas - devoluciones de ventas

PERIODO MEDIO DE MADURACION FINANCIERO

PMF = PMa + PMf + PMv + PMc - PMp

El periodo de pago (PMp), es el número de días que los proveedores financian a la empresa, es decir el tiempo que tarda la empresa en pagar sus deudas.

PMp = 365 / Rp

Rp = compras netas anuales / saldos medios de proveedores

Compras netas = compras - devoluciones de compras

El PMM de la empresa comercial

PMM = PMv + PMc

El periodo de ventas (PMv) es el tiempo que están almacenadas las mercancías. Los vende la empresa con las mismas características que los compro. Rv es el número de veces que se renuevan los stocks.

PMv´ = 365 / Rv

Rv = costes de ventas / existencias medias de mercaderías

El periodo de cobro (PMc) es el tiempo que se tarda en cobrar a los clientes. El numero de veces que se renueva la deuda de clientes es (Rc).

PMc´ = 365 / Rc

Rc = ventas netas anuales / saldos medios de clientes

Periodo medio de maduración financiero

PMF = PMv´ + PMc´- PMp´

El periodo de pago (PMp) es el tiempo que tarda la empresa en pagar las deudas a los proveedores.

PMp´ = 365 / Rp´

Rp´ = compras netas anuales / saldos medios proveedores

El proceso de las compras

El proceso de compras lleva a cabo la adquisición de productos o servicios, así como suministros y equipos necesarios para que la empresa desarrolle su actividad. Desde que surge la necesidad hasta que se adquiere el bien o servicio hay una serie de funciones en las que surgirán unos documentos.

La operación de compras

La sección de compras del departamento comercial de la empresa tiene la responsabilidad de adquirir las mercancías necesarias para satisfacer las necesidades de los demás departamentos. La operación de compra se inicia con el envío de la requisición al departamento comercial ira realizando por su cuenta la solicitud de ofertas, se elegirá al proveedor adecuado abriéndose para este proceso una hoja de control. Una vez seleccionado, el departamento de compras emitirá la nota de pedido.

• La requisición es un documento interno, que implica la necesidad de compras de mercancías, se utilizan para hacer pedidos al departamento general de compras. Deberán incluir:

departamento solicitante

fecha

descripción del producto o servicio a adquirir

especificaciones que deben cumplir el producto

cantidad

garantía y servicio posventa

plazo de entrega

lugar de recepción

firma autorizada para emitir la requisición

• La solicitud de oferta, una vez realizada la requisición el departamento de compras deberá estudiar adecuadamente el mercado. Existen diferentes medios por los que se puede buscar esta información, el medio más frecuente es la solicitud de ofertas a los proveedores a través de cartas. Cuando el producto tiene un alto índice de rotación lo normal es que la empresa cuente con sus proveedores habituales de los que conocen las ofertas realizadas. En otras ocasiones, la empresa recurrirá a nuevos proveedores realizando solicitudes de oferta. Para la realización de una solicitud de ofertas se tendrá en cuenta:

descripción del producto solicitado

precio por unidad y periodo de vigencia del mismo

servicio posventa

plazo y lugar de entrega

transporte

descuentos

gastos

condiciones de pago

• Elección y control de proveedores, después de realizar la solicitud de oferta se procede a la selección del proveedor, se valorara el precio, calidad, servicio, experiencias anteriores. Simultáneamente a este proceso se abrirá la hoja de control, que deberá comenzar a rellenarse poniendo el numero de solicitud, la descripción de los productos, la relación de proveedores elegidos. Se termina de cumplimentar al finalizar el ciclo de compra.

• Registro de compras y proveedores, Las compras realizadas periódicamente deberán anotarse en un registro especial de compras, de esta forma el departamento de compras dispondrá de la información suficiente. Por otra parte se llevara un registro de los proveedores habituales para facilitar el proceso de compra.

• El pedido, es una orden de compra de productos que deberá servir el proveedor al comprador, el pedido llegara al proveedor mediante diversos métodos:

La carta: se realizara un original y copia.

El fax

El correo electrónico.

El teléfono

Mediante agentes comerciales de la empresa vendedora.

Una vez confirmado el pedido lo llamaremos pedido en firma, este ya tendrá el visto bueno, en acuerdo, con el solicitante del pedido y así se confirman las condiciones.

Deberá realizarse en un impreso elaborado al efecto denominado Pedido o Nota de pedido. Constara de los siguientes aspectos:

Datos del emisor del documento.

Fecha de realización del pedido.

N° del pedido.

Datos que no sean del emisor del documento.

Lugar de entrega.

Forma de envío.

Transporte: por cuenta del comprador o del vendedor.

Condiciones de pago: al contado o a plazos.

Descripción de las mercancías solicitadas, precio y cantidad.

Plazo de entrega

Firma aceptando el pedido.

El modelo de pedido no es un documento formal.

La recepción de las mercancías.

Las mercancías solicitadas llegaran acompañadas de un documento denominado albarán, comprobando con el mismo que se ajustan al pedido realizado.

• El albarán, es la prueba legal de que a sido entregada la mercancía vendida y esta en poder del comprador, sirve como soporte al comprador para la comprobación de la coincidencia de los géneros solicitados con los recibidos. Del albarán se emitirá un original y varias copias, en la practica se emiten un original y tres copias. Una ira al departamento comercial para la emisión de la factura, otra quedara en el almacén para justificar la salida de las mercancías y el original y una copia se remitirán al cliente que devolverá la copia firmada al proveedor. El albarán no es un documento formal. Cualquier albarán deberá contener los siguientes datos:

Identificación tanto del vendedor como del comprador.

Fecha de envío y de entrega.

Lugar de entrega de la mercancía.

Descripción pormenorizada de la mercancía

Numero del pedido al que corresponde el albarán.

Transporte: por cuenta del comprador o del vendedor.

Firma de conformidad del comprador (cliente).

• Procedimiento de recepción de las mercancías, después de haber controlado si le mercancía es correcta se prepara el vale de entrada para notificar el hecho al departamento interesado, si no son correctas entonces se comunica al departamento de compras para que se tomen las medidas adecuadas.

La factura.

Es un documento que se deriva de una operación comercial, se tendrán en cuenta los datos indicados en la nota de pedido y en el albarán.

• Expedición,

El Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre(modificado por decreto n°1624 de 29-12-1992, por el que se aprueba el IVA) indica que todos los empresarios y profesionales deberá:

Expedir factura de todas las operaciones, conservando una copia, incluso en los casos de autoconsumo, con excepción de:

- Las operaciones realizadas por sujetos pasivos del IVA que sea de aplicaciones el Régimen de Recargo de Equivalencia.

• Las operaciones exentas del IVA.

• Utilización de autopistas de peaje.

• Las que con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas.

• Calculo de Hacienda mediante unos parámetros.

• Las realizadas por sujetos pasivos de IVA que tributen en el régimen especial simplificados.

Expedir factura en todo caso por las suficientes operaciones:

• En aquellas en las que el destinatario de la operación lo exija.

• Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro.

• Aquellas cuyos destinatarios sean las Administraciones Publicas.

• Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad

• Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en otro Estado.

Emitir la factura en el mismo momento de realizarse la operación. El destinatario sea empresario, puede realizarse en los treinta días siguientes.

Pueden incluirse en la misma factura todas las operaciones realizadas por un mismo destinatario en un mes o periodo inferior.

• Copias y duplicados, estos lo pide el cliente, solo se puede emitir una factura, aunque se pueden expedir copias y duplicados cuando en una misma operación concurran varios destinatarios.

• Documentos equivalentes, en operaciones cuyo importe no exceda de 3.000 Euros las facturas podrán ser sustituidas por talonarios o tickets. Los vales y los tickets deberán contener los siguientes datos:

• Numero, que será correlativo.

• Numero de identificación fiscal del expedidor.

• Tipo impositivo aplicado con la expresión “IVA no incluido”.

• Contraprestación total.

• Conservación, los empresarios tendrán que guardar la copia de cada factura emitida, deberá ser conservada durante seis años. La facturas recibidas se conservaran numeradas correlativamente por orden de llegada, también durante seis años. Las facturas de la adquisición de bienes de inversión diez años. Si es un inmueble el periodo de conservación será de quince años.

• Requisitos, la factura puede realizarse de forma libre siempre que contenga:

Numero y serie de la factura.

Nombre y apellidos, NIF o CIF, y domicilio tanto del expedidor como del destinatario.

Fecha y lugar de emisión.

Descripción de la operación y su contraprestación total.

Base imponible, tipo impositivo aplicado y cuota.

Importe liquido a pagar.

• Rectificación, los plazos varían según la causa que motive la rectificación:

En el momento en que se detecte el error, siempre que no hayan transcurrido mas de 5 años.

Si el error supone una cuota repercutida menor que la que resultaría correcta, el plazo es de 1 año.

Si se diera el caso anterior, pero los empresarios no tuvieran derecho a deducción, el plazo será el tiempo transcurrido desde la expedición hasta la entrega de la factura.

Calculo del importe de la factura.

El importe bruto de la factura de obtiene de multiplicar el precio unitario del producto por el numero de unidades adquiridas, puede sufrir variaciones debido a descuentos y a otros gastos.

• Descuentos, suponen disminuciones en el importe bruto de la factura y se calculan sobre dicho importe. Los descuentos aplicados son:

• Descuento comercial: afectando directamente al importe del articulo.

• Por volumen de pedido: es el realizado por la adquisición de una cantidad determinada de mercancías.

• Por pronto pago: se realiza por el pago total de la deuda contraida antes del vencimiento acordado.

• Gastos, en la factura pueden incluirse gastos, como los portes y otros gastos como seguros, comisiones, embalajes y envases...

• Los portes. El transporte puede realizarse utilizando medios propios u otros medios pudiendo ser a portes debidos, cuando el comprador paga el importe o a portes pagados, cuando lo paga el vendedor. El importe del transporte no se incluirán en la factura.

5. La nota de cargo y de abono.

La nota de cargo se realizara cuando se deba imputar al comprador algún concepto no incluido en la factura. Deberá cumplir los mismos requisitos que la factura.

La nota de abono se realizara cuando se produzca las siguientes situaciones que pueden dar lugar a la rectificación de la factura:

• Por descuentos efectuados fuera de la factura.

• Por devolución de mercancías y embalajes reutilizables.

• Por cualquier otro concepto que implique una devolución del importe correspondiente.

• Incumplimientos de condiciones acordadas, defectos de calidad...

Facturas de repaso.

Cuando la empresa recibe pedidos frecuentes de los mismos clientes los simplifica enviando junto con las mercancías un albarán valorado. Al final de cada periodo se realizara una factura de repaso que contendrá una relación de los albaranes valorados especificando importe, fecha y numero de cada uno.

Factura pro-forma.

Cuando una empresa solicita permiso de importación, las autoridades exigen la presentación de una factura de las mercancías, su formato puede ser como el de cualquier factura pero se hará constar en ella que se trata de un documento pro-forma.

Libros Registro de facturas.

Los empresarios y profesionales sujetos pasivos de IVA estarán obligados a llevar los siguientes libros registro: Libro Registro de facturas emitidas, Libro Registro de facturas recibidas, Libro Registro de bienes de inversión, Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

• Libro Registro de facturas emitidas, las personas que realicen operaciones sujetas al IVA, deberán llevar Libro Registro de facturas. En el deberá reflejarse: numero, fecha, destinatario, base imponible, tipo impositivo, cuota repercutida.

• Libro Registro de facturas recibidas, Los sujetos pasivos del IVA deberán numerar correlativamente todas las facturas, este libro se anotaran una por una las facturas recibidas y reflejando: numero de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, base imponible, tipo impositivo, cuota soportada.

Cuando las facturas sean de importe inferior a 450,76 Euros, podrá hacerse un asiento resumen global, la suma global de la base imponible siempre que el importe total conjunto no exceda de 2.253,80 Euros.

• Libro Registro de bienes de inversión, los sujetos pasivos del IVA que tengan que practicar la regularización deberán llevar un Libro Registro de bienes de inversión. En este libro se registraran individualmente los bienes adquiridos, y se reflejara:

• Los datos necesarios para identificar las facturas y documentos de aduanas.

• Fecha de comienzo de utilización de cada bien.

• Prorrata anual definitiva.

• La regularización anual.

• Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias, los sujetos pasivos del IVA deberán llegar un Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias, deberá constar de:

• Operación y fecha de la misma.

• Descripción de los bienes objeto de la operación.

• Otras facturas o documentación relativas a las operaciones que se trate.

• Identificación del destinatario.

• Estado miembro de origen o destino de los bienes.

• Plazo que se haya fijado para la realización de las operaciones mencionadas.

Gestión de aprovisionamiento: El proceso de pago

Gestión de aprovisionamiento: El proceso de las compras.

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