PLAN DE REORGANIZACIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS

DISPLAYS LTDA.

U.S.C.

Área de Gerencia de Ventas

Santiago de Cali, 6 de Mayo de 2002

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Displays Ltda es una empresa constituida en Santiago de Cali el 3 de Junio de 1986, que se estableció como creadora y comercializadora de todo tipo de avisos y exhibidores para empresas e interesados y de todos los tipos, tanto de materiales, como de diseños, formas y dimensiones. Ha trabajadado ampliamente en el sector de Santiago de Cali, aunque desde hace tiempo se considera comercializadora a nivel nacional; aunque este paso lo ha dado tímidamente y no tiene una fuerte prescencia en ventas en otras partes fuera de su área de operación.

Precisamente con la presentación de este trabajo, se busca planear la manera como Displays Ltda. Puede entrar de lleno en el mercado nacional, por medio del establecimiento de una fuerza de ventas en todo el territorio Colombiano; primero de una manera sensata pero agresiva a la vez, y dependiendo de los logros obtenidos por el departamento de ventas, se puede pensar en fortalecer el mercado nacional o incluso abrirse al mercado internacional.

Cabe aclarar que el plan no es de expandir el mercado, pues en teoría ya estaba cubierto y el mercado ya existe. El propósito es expandir la fuerza de ventas a territorios sin explotar para tener un cubrimiento total.

PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

Displays ofrece diseño, fabricación y comercialización de toda clase de exhibidores en distintas formas y materiales, dentro de los cuales se encuentran:

AFICHES E IMPRESOS: Ofrecen distintas modalidades de afiches en materiales no convencionales, como Madera, Aluminio, Lámina, Vidrio, Cuero y Fórmica.

EXHIBIDORES PLÁSTICOS: Todo tipo de exhibidores, en formatos rectangulares para avisos, información, señaladores, etc. Muy útiles en empresas y lugares con muchas oficinas y locales, pues son prácticos, duraderos, atractivos y resistentes. También son adecuados para avisos de gran formato y por eso los exhibidores vienen en varios tamaños rectangulares o de la forma y dimensiones que prefiera el cliente.

EXHIBIDORES DE CARTÓN: La modalidad más económica. Útil cuando el presupuesto es bajo y no es imprescindible un exhibidor resistente.

EXHIBIDOR DE TUBO Y ALAMBRE: Novedosos y atractivos diseños que aprovechan al máximo el tubo y el alambre. Para información vistosa y atractiva.

EXHIBIDORES DE PLATINA: Elegancia y distinción para comunicar. Usados muy comunmente para resaltar entre exhibidores contiguos y oficinas gerenciales.

FERIAS Y EVENTOS ESPECIALES: Todo tipo de exhibidores para demarcar zonas, informar áreas, o brindar información útil y solidaria.

MERCADO OBJETIVO

El mercado de Displays abarca todo tipo de empresas, desde las PYMES hasta las grandes empresas, pues hay un tipo de producto para cada una de ellas; desde los modelos más económicos hasta los de mejor presentación y duración sobresaliente.

El mercado abarca todo tipo de empresas, clubes, entidades y demás instituciones comerciales que quieran mantener su imagen corporativa en todos los lugares de su establecimiento, por medio de cosas tan aparentemente triviales como la señal de “Recepción”, pero que engalanan cualquier habitación.

Pensando en las necesidades de las empresas, no solamente son piezas de material para grabar nombres, sino que también por medio de estas piezas se puede comunicar publicidad; sobre todo para las microempresas donde por medio de nuestros exhibidores y Displayss pueden grabar su nombre y colocarlo en la fachada. Por todos estos factores, el grupo objetivo de Displays abarca todo el territorio nacional en el ámbito comercial.

OBJETIVOS DEL PLAN

Objetivo General

Por medio de este plan de expansión de la fuerza de ventas se busca incrementar la prescencia de la empresa a nivel nacional, obtener un margen de utilidades mucho más amplio y solidificar la empresa como de carácter nacional.

Objetivos Específicos

• Rediseñar la organización de las ventas para que sea más efectiva y acorde con la ampliación de la fuerza de ventas, y además reorganizar elementos que se venían trabajando mal.

• Crear mecanismos efectivos dentro de la organización de las ventas que garantize que la incursión en el territorio nacional sea un éxito.

• Incrementar la prescencia de Displays en el ámbito nacional: pasar de ser una empresa regional a abarcar todo el mercado colombiano

• Crecer el margen de utilidades con el que se venía trabajando

ESTRATEGIAS COMERCIALES

Las estrategias comerciales y de mercadeo incluyen la utilización de medios masivos no tradicionales para la promoción de sus productos. De esta manera se tiene un aviso en el Directorio Telefónico, una Página en Internet, mas los avisos publicitarios por el departamento de diseño, y por supuesto el Departamento de Ventas, por los conocidos vendedores “puerta a puerta”.

El Area de ventas actual comprende el Departamento de diseño y los vendedores; el primero se encarga de todo el material promocional gráfico, así como el mismo diseño de los exhibidores y los vendedores se encargan de llevar el catálogo de productos a la gran parte de las empresas para ofecerles una solución ágil a la señalización de la empresa, o dependiendo del caso, material promocional por medio de exhibidores.

La propuesta de ampliación de ventas incluye una completa reorganización interna, explicada en páginas posteriores, y que permita cubrir el mercado de manera total la estrategia a seguir, para complementar la fuerza promocional es un ejército de vendedores seleccionados y previamente capacitados para ofrecer el catálogo de productos a los posibles interesados que forman parte del grupo objetivo.

POLÍTICAS DE DISTRIBUCIÓN

Teniendo la sede principal en Santiago de Cali, y funcionando en ese mismo lugar la planta de producción, el cubrimiento de distribución puede incrementar los costos, especialmente en zonas tan distantes como el pacífico; es por eso que durante la etapa de introducción en estos mercados, una vez hechos los pedidos se contratará una empesa transportadora por Outsourcing que por medio de un convenio no incremente mucho los costos de distribución. El convenio debe ser con una sola empresa que opere a nivel nacional y además el contrato debe ser provisional; en caso de tener éxito se puede pensar en abrir una planta en el norte, o en caso de no tener el éxito esperado, poder terminar el contrato rápidamente.

La empresa contratada tendrá la exclusividad de distribución y por medio de consideraciones en el contrato debe cumplir con estándares de puntualidad, cumplimiento y cuidado en la distribución de los productos.

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Organigrama

Este es el actual modelo organizacional de Displays Ltda:

Como se puede notar, el área de ventas juega un papel importante dentro de la estructura de la empresa, pues tiene su propio departamento para su funcionamiento; el problema radica en que de el se desprende la asesoría del departamento de diseño a modo de Staff, y solo sus subordinados son los vendedores directamente. Esto hace concluir que no existe la suficiente fuerza de ventas para un departamento de ventas organizado; es por eso que pensamos que un organigrama más eficiente sería como el siguiente:

Nótese que no solo cambiamos el Área de ventas, sino que también se pueden corregir otros factores de la misma empresa, jerarquizando las tres principales áreas por demartamentos pero haciendo mayor énfasis en lo más importante: las ventas, como podemos apreciar más ampliamente en el siguiente cuadro:

Este es el departamento de ventas desarrollado; que implica sub-dividirlo a al vez en 3 Direcciones, una para cada zona del País donde existen clientes: Norte para el Atlántico Colombiano, Centro para la Región Andina y sur para la región Pacífica y el sur Colombiano.

A su vez, en cada zona existen supervisores de acuerdo al tipo de cliente: Empresas Grandes y MiPYMES. De esta manera se da un cubrimiento total y casi personalizado a todo el grupo objetivo.

A raiz de este organigrama planteado surgen otras inquietudes; como porque se escogió este modelo y no uno por línea de productos, como por ejemplo Exhibidores de Plástico (los de mayor demanda) y otros exhibidores. Pues no consideramos este la mejor opción por:

Por esas razones consideramos más pertinente primero Segmentar el mercado por zonas geográficas: es evidente la pluriculturalidad que reina en las regiones del país y por eso no es lo mismo venderle a un costeño que a un valluno. Este principio también es aplicable para empresas y por lo tanto cada zona debe operar casi con autonomía a la hora de vender. En segunda instancia, aún dentro de la misma zona, y por la amplitud del mercado, el tipo de cliente también se debe sectorizar, es por eso que cada zona cuenta con un supervisor por tipo de empresa que recluta a sus vendedores más aptos y pertinentes.

Por último, el departamento de ventas puede parecer que funciona de una manera limitada y sus direcciones y supervisiones pueden parecer también insufucientes; hay que tener en cuenta que Displays Ltda, aunque no es una empresa pequeña, tampoco puede abarrotar el mercado de un solo golpe; por eso y por las razones anteriormente expuestas, llegamos a la conclusión de que este puede ser el organigrama más eficiente para las necesidades de la empresa.

Responsabilidad y Funciones

JUNTA DIRECTIVA

Funciones: Tomar las decisiones más relevantes de la empresa; fijar sus objetivos, proyecciones y expectativas, y hacer un seguimiento de la productividad de la misma. Deben ser Accionistas mayoritarios o representantes de los accionistas minoritarios de la empresa, con autoridad ética y profesional para tomar decisiones.

GERENCIA GENERAL

Gerente General

Funciones: Representante legal de la empresa; supervisa y dirige el trabajo general. Toma decisiones de carácter medio y forma parte pasiva de la junta directiva, a excepción de que sea miembro de la misma.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

Gerente de Ventas

Funciones y Responsabilidades: Administrar las ventas a nivel Nacional; supervisar y recibir informes de las tres zonas del país a su cargo y solucionar problemas de rango mayor. Es su responsabilidad cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcanze de la cuota.

DIRECCIÓN POR ZONAS

Directores de Ventas Norte, Centro y Sur

Funciones y Responsabilidades: Administrar las ventas a nivel Regional de cada una de sus zonas. Supervisar y recibir informes de su zona y enviárselas al Gerente de Ventas en un informe trimestral para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre, además de solucionar problemas de rango medio. Es su responsabilidad además generar ideas y mecanismos para incrementar las ventas y/o motivar a los vendedores. Si llegase a descubrir un mecanismo que funcione, debe pedir autorización al Gerente de Ventas para ponerlo a prueba, y de dar efecto, comunicárselo a sus colegas de las otras zonas. Es responsable también de que el volumen de ventas de su zona se cumpla.

SUPERVISIÓN

Supervisores

Funciones y Responsabilidades: Acatar las órdenes e ideas de su jefe para el incremento de la productividad. Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento continuo de la cuota y la comisión de cada vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores estrella. En caso de encontrar cualquiera de los dos, debe notificarlo a su superior para su posterior solución o motivación del vendedor. Debe además, desarrollar planes y promociones para el segmento a su cargo, de forma que se adapten de la mejor manera posible.

Planificacion de Actividades

Para un correcto funcionamiento y el incremento de la fuerza motivacional del vendedor, la gerencia de ventas ha desarrollado unas actividades, encaminadas a motivar al personal y aumentar las comisiones de venta. De esta manera se proyectan metas fijas y posibles de cumplir.

En primer lugar, y coincidiendo dias después del reporte trimestral, se organizará una reunión de vendedores; con el fin de resaltar logros individuales por mayor comisión de ventas, noticias y una reunión general de integración con todos los vendedores de la zona. Para realizar una mayor integración, anualmente se realizará una reunión a nivel nacional con todos los vendedores.

Condiciones Económicas. Estas reuniones buscan motivar al personal, de manera que se sienta parte de la empresa y sientan que sus logros son reconocidos.

Entre otras actividades, están las charlas de capacitación, programadas semestralmente para actualizar a los vendedores y supervisores en el amplio tema de las ventas. En estas reuniones se contarán con conferencistas reconocidos en el gremio y con grandes cosas que enseñar.

Condiciones Económicas

La Gerencia de Ventas ha ideado unas condiciones económicas favorables para el vendedor, con miras a que se adapte fácilmente al nuevo modelo gerencial de ventas propuesto; de esta manera se espera que se incremente su productividad, y por secula seculorum, las ventas.

En primer lugar, y según los resultados de la investigación de mercados, que determine el numero de clientes potenciales, y el número de clientes que se espera impactar, se determinará el número de vendedores para cada zona y su comisión, que en principios será una cuota fácil de cumplir, considerando que por primera vez se está incursionando realmente y con paso firme en todo el mercado nacional.

Además las comisiones serán justas y habrá estímulos económicos y reconocimentos personales a los vendedores que logren superar a un nivel determinado las ventas, y un premio adicional si mantienen ese volumen de ventas creciente en un periodo de por lo menos tres meses.

Se les notificará de todas estas ventajas, además de las posibilidades de ascenso meritorio que facilitará la empresa, por experiencia y por logros obtenidos. Todo esto encaminado a manetener unos niveles de pertenencia y contento amplios en la fuerza de ventas, para que salgan motivados a conseguir nuevos clientes.