DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA

Actualmente nos encontramos en la llamada sociedad de la información. El ser humano es un ser informativo. El ser humano precisa del conocimiento para subsistir desde sus inicios, tanto desde un punto de vista colectivo como individual. El sistema de los medios de comunicación incide en subsistemas como el político, social, pero sin determinarlo totalmente.

La información precisa siempre de un sustrato material y tangible, aunque el proceso no lo sea. El procesamiento de la información precisa de tiempo y energía. Así, de ese modo el conocimiento ha crecido de un modo vertiginoso y exponencial. En un mundo en el que la información es amplia y fluye de un modo constante, es preciso conocer cuál es la información pertinente. La información tiene un significado estratégico (poder). En la táctica militar y empresarial no siempre es un factor estratégico, pues se puede disponer de documentación y carecer de un criterio para ordenarla. Si la información es fiable y rápida puede ayudar a la hora de tomar decisiones . En la sociedades postindustriales la información es un valor estratégico y se caracteriza por ser abundante, heterogénea, cambiante respecto a su forma y contenido y dispersa. El criterio de precisión documental podría caracterizarse por un reducido coste, una mayor rapidez, veracidad y capacidad para responder a las expectativas de los individuos.

La manera más rápida para obtener información actualmente es Internet. El problema añadido en la búsqueda documental en Internet es no tanto la censura, sino la accesibilidad a dicha información. La información en Internet ha de ser necesaria y pertinente para los objetivos planteados. La información ha de ser para un momento preciso y oportuno. La información ha de ser entregada de un modo ordenado para poder ser utilizada otra vez sin dificultad.

Desde Internet también se puede obtener acceso a librerías y archivos de distintas instituciones, tales como pede ser la Librería del Congreso de los Estados Unidos (www.loc.gov).

El periodismo de investigación se puede desviar, pero no en el periodismo normal. Las fuentes pueden clasificarse en:

• Fuentes pasivas: Los periodistas actúan sobre ellas para obtener información y que normalmente no intoxica.

• Fuentes activas: Se caracterizan por ser una gran diversidad de fuentes.

• Fuentes personales: El problema del periodista es saber cómo interpretar la cifra. El periodismo de precisión parte de datos académicos, interpretando esos datos y obteniendo conclusiones evidentes.

• Fuentes documentales: Su finalidad es extraer noticias de la actualidad.

La documentación informativa y el tratamiento de fuentes también suscita un estudio propio como una disciplina social más. El estudio de Bettina Teodoro sobre el tratamiento de la información del 11-S ha arrojado nuevas luces como es la preponderancia de autores locales y nacionales frente a autores extranjeros. En cuánto a los testigos locales según el New York Times el 60% de los americanos no se mostraron hostiles hacia los árabes, mientras que en cambio la mayoría de las fuentes árabes se mostraron partidarias del atentado. La censura y la desinformación que llevó durante la guerra de Irak la Televisión Española es otro dato ha destacar. Por cuestiones como éstas es necesario e imprescindible multiplicar las fuentes cuando se trata de un medio público. La abundancia de información es uno de los retos de la documentación. El ISBN (número de depósito legal de los libros editados) recoge como los libros más consumidos son los libros de literatura y los libros de texto. Las fuentes informativas alternativas se clasifican en:

• Fuentes personales.

• Fuentes documentales.

• Fuentes tradicionales (libros, impresos)

• Recursos digitales.

A los libros se le añaden las fuentes y los recursos digitales. Los buscadores como Google utilizan el Page Rank que es un logaritmo que garantiza la aparición de un término en diferentes páginas web por orden de relevancia y por contener un gran número de enlaces. En el caso de los buscadores y portales de Internet es el factor humano el que debe llevar a cabo la elección de la información necesaria y apropiada.

La documentación es aquella disciplina que recoge y analiza documentos, almacena la información recogida en ellos y recupera y difunde dicha información rápida y eficazmente a la persona que la solicita.

A finales del siglo XIX se denominaba documentación a la búsqueda de información para elaborar tesis doctorales. A partir de 1905 Paul Otlet y Henry Lafontaine utilizan el término documentación para definir la actividad de recogida, tratamiento, archivo, búsqueda y difusión del documento. En los años 30 el término documentación se impuso al de bibliografía. El Instituto Nacional de Bibliografía decidió ampliar el término de bibliografía por el de documentación debido a la multiplicación de nuevos soportes. Tras la II Guerra Mundial se asocia el término documentación con la Ciencia de la Información que trata el manejo de la información en los documentos. El término teledocumentación sirvió para definir. Félix Sagredo ha llegado a recopilar 120 definiciones distintas del término documentación entre 1934 y 1984. La documentación es el tratamiento sistemático y continuado de los documentos y de la información que contienen . El objetivo de este tratamiento tiene como finalidad difundir de manera precisa, exhaustiva e inmediata la información contenida en el documento. Las técnicas documentales principales son: selección, identificación, análisis, almacenamiento, búsqueda y difusión. La cadena documental es el proceso de ordenación del sistema de documentación.

Hay cuatro coincidencias básicas en las definiciones de documentación:

• Documentación como disciplina científica que posee un cuerpo doctrinal de principios y de técnicas básicas. El objeto de estudio de esta disciplina científica es el documento.

• La documentación es una ciencia instrumental y auxiliar. Se aplica a todos los ámbitos del saber humano y de esta forma se termina hablando de documentación jurídica, documentación médica, etc.

• El ámbito de aplicación de la documentación se basa en las actividades ejercidas sobre la información contenida en los documentos.

• La finalidad de la documentación consiste en informar, es decir; en comunicar de manera efectiva y eficiente la información solicitada. Las necesidades de un usuario serán satisfechas según los medios humanos y técnicos disponibles.

Las primeras clasificaciones de documentación se hicieron en 1934 por Paul Otlet. Así establecía:

• Bibliografía general: Análisis global y sintético del documento en su conjunto.

• Bibliografía específica: Acercamientos parciales y analíticos del documento desde una perspectiva especializada.

José López Yepes afirma que la documentación no puede ejercerse desde una perspectiva global, pues la documentación es utilizada normalmente de un modo utilitario y operativo para responder a unas necesidades de un modo concreto y especializado. De esta forma establece la siguiente clasificación:

• Documentación científica: Su objeto de estudio sería el proceso de transmisión de las fuentes para la obtención de un nuevo conocimiento científico. Así esta documentación añadiría el adjetivo de la ciencia a la que sirve.

• Documentación operativa: La documentación se convierte en una herramienta o instrumento para desarrollar una actividad social concreta. En este apartado se situaría a la documentación periodística.

La diferencia entre la documentación científica y la operativa está en que la documentación científica está dedicada a la ampliación del saber humano relativo a las Ciencias de la Información como conocimiento humano, mientras que la documentación informativa en su vertiente operativa se encarga de mejorar y ayudar a las labores periodísticas. La documentación informativa es aquella parte de la documentación que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisión de fuentes para la obtención de un nuevo conocimiento en la investigación en Comunicación Social y en el trabajo en el seno de la empresa informativa. Según esta definición se pueden establecer dos centros de documentación:

• Centro de documentación dedicado a la investigación en Ciencias Sociales.

• Centro, sección o departamento de documentación que posee cada medio de comunicación o empresa informativa.

Según Gabriel Galdón la documentación periodística en el modo informativo que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo sobre textos y referencias sobre hechos, juicios y opiniones con el fin de elaborar la información periodística. No es sólo la que se vehicula por lo periódicos, sino que también es aquélla que es utilizada en radio y televisión.

Alfonso López Yepes: El concepto de documentación no queda reducido al tratamiento de los documentos impresos, sino que el campo de documentación informativa también abarca archivos sonoros, imágenes, fotografías, archivos audiovisuales y muchos más soportes informativos.

Fuentes i Pujol insiste en que en el concepto de documentación informativa hay que añadir la documentación operativa de cada ciencia según sus necesidades.

Las funciones y características de la documentación periodística en cuánto a su utilidad como materia prima para elaborar la información periodística son:

• El reflejo del trabajo documental se explicita en la calidad del trabajo disponible en el fondo documental. La documentación informativa ayuda a mejorar la calidad del trabajo periodístico.

Hay una serie de características diferenciales de los centros de documentación en los medios y otros centros de documentación:

• La dualidad en el origen de las fuentes: Cada medio posee un fondo documental propio, pero que comparte con otros medios y viceversa.

• Multiplicación constante de información heterogénea: Cada medio dispone en sus fondos documentales de todo tipo de documentos, fotografías, cortinillas, etc. Los servicios de documentación tendrán más valor en la medida de la calidad que añadan al trabajo periodístico. El servicio de documentación se tiene que implicar en la rutina de productividad de información y actualizarse constantemente.

• Obsolescencia: La renovación constante de la información es necesaria puesto que si se trabaja con la actualidad hay que saber lo que ocurre. El expurgo consiste en eliminar los archivos inútiles y es una actividad de la cadena documental que intenta evitar la obsolescencia del fondo documental.

• Rapidez en la respuesta: El trabajo y la gestión de los documentos han de ser rápidos y precisos para responder a las necesidades del periodista.

• La dicotomía entre el texto y la imagen en cualquier soporte: Esto es muy importante para la cadena documental. La automatización del proceso documental

• La diversidad de usuarios que utilizan los centros de documentación: Forman parte de los usuarios los periodistas, los profesionales de la comunicación, las empresas, los estudiantes, los receptores del mensaje mediático, los servicios de postventa y los investigadores.

En 1933, Desmont señaló las 11 funciones básicas de un centro de documentación. Desmont define a los centros de documentación como memoria infalible y fuente de información principal. La funciones según Desmont son:

• Evitar errores.

• Suministrar los antecedentes de la noticia.

• Mejorar la presentación de la información local.

• Preparar material adelantado y sugerir.

• Servir a los editorialistas.

• Realizar campañas en beneficio de la comunidad.

• Hacer asequible el material especializado.

• Conservar la documentación valiosa.

• Dar una buena imagen del periódico.

• Servir al departamento de publicidad.

• Servir al departamento de difusión.

Eulalia Fuentes señala que son tres las funciones de los servicios de documentación periodística:

• Disponer de material suficiente para situar a los distintos temas en un contexto.

• Actuar como fuentes de inspiración para nuevas ideas o para enfoques conocidos.

• Apoyo subsidiario.

De manera más articulada Gabriel Galdón distingue entre:

• Funciones mediatas: Tienen que ver con la operatividad del proceso documental.

• Funciones inmediatas: Las funciones inmediatas tienen que ver con el trabajo del periodista. Dentro de las funciones inmediatas se distinguen dos tipos:

• Las que ayudan a conocer la realidad:

• Previsoria: Un centro de documentación ha de poner sobre la pista al periodista de lo que desea conocer el lector.

• Preparatoria: Atiende a las demandas de los informadores. De ese modo evita la superficialidad de la información y le alerta de la capacidad de manipulación de las fuentes oficiales.

• Crítico verificadora: Tiene que ver con la comprobación de los datos y su finalidad es evitar la difusión de información falsa o errónea y ayudarnos a manejar el significado de aquello que manejamos.

• Completiva: Completar los vacíos de la información recibida.

• Las que ayudan a transmitirlas:

• Lingüístico clarificadora: Disponer de una gran cantidad de diccionarios, imágenes, diccionarios de sinónimos y manuales lingüísticos con el fin de emplear el lenguaje verbal.

• Modélico narrativa: Ofrecer modelos que pueden tratarse con el fin de tratar asuntos complejos.

• Informativa en sentido estricto: Elaboración de información documentada. Ángeles Afuera trabaja como periodista y documentalista en la Cadena Ser junto a Iñaki Gabilondo.

A partir del uso de las fuentes en la labor periodística podemos establecer diferentes tipos de periodismo:

• Periodismo generalista: El profesional se ocupa de la actualidad diaria, el profesional no elabora una información especializada. El medio generalista que posea más fuentes, ofrecerá una información de mayor calidad. En el periodismo generalista el refuerzo de las fuentes propias es fundamental para los medios locales. Los medios generalistas suelen dirigirse a una audiencia de masas.

• Periodismo especializado: El periodismo especializado es el que se dedica al conocimiento intelectual debido a la especialización de la sociedad. Así, el periodismo especializado satisface las necesidades informativas de un público determinado. La especialización periodística se suele confundir con la especialización del profesional en un determinado medio. El periodista especializado debe manejar distintas fuentes especializadas para conseguir una interpretación con un argumento de autoridad y ofrecer una información contrastada y verídica. La especialización de mayor calidad puede ir contenida en suplementos, apartados especiales y publicaciones no diarias. Las fuentes oficiales suelen se las fuentes de partida. Su objetivo es traducir al lenguaje común la información especializada para que ésta pueda ser comprendida por el público al que va dirigido.

• Periodismo de investigación: El periodismo de investigación suele partir de una iniciativa personal del periodista y es una información que afecta a amplios grupos de la población. Dicha información suele mantenerse en secreto por parte de las autoridades por determinadas cuestiones. El periodismo de investigación está actualmente en retroceso. La información obtenida por el periodismo de investigación no suele circular por los canales habituales. El volumen de documentación exigido es mucho mayor que el exigido normalmente, puesto que dicha cantidad de documentación es necesaria para evitar las interpretaciones personales. El acceso a la documentación incluso siendo pública, es dificultoso. Las fuentes públicas suelen dividirse en:

• Archivos oficiales: Son archivos de la administración pública a muchos de los cuáles no se tiene acceso. La Ley de Secretos Oficiales impide el acceso a determinada información.

• Archivos públicos: Toda persona puede tener acceso y disponer de ella.

• Archivos históricos: Contienen la información de la administración pública y elementos oficiales a lo largo de la historia.

• Periodismo de precisión: Se trata de aplicar métodos científicos de la ciencia social al trabajo periodístico. La dificultad de este periodismo no radica tanto en el acceso a la información, sino en la dificultad a la hora de traducir los datos de dicha información. Este periodismo nació en los 80 en EEUU para mejorar la calidad de la prensa. Este periodismo se basa en encuestas sociales y estadísticas electorales.

• Periodismo de información electrónica: El periodismo de información electrónica es un periodismo especializado en la información especializada para los usuarios. La información se personaliza. Este tipo de periodismo está relacionado con la actividad socio-económica de la empresa informativa. La especialización de este tipo de periodismo suele dedicarse a un tema exclusivo.

El desarrollo de los distintos tipos de periodismo está motivado por una serie de cambios sociales y económicos. En la labor periodística podemos distinguir dos funciones distintas:

• Documentalista: Se dedican a manejar la información y los datos a partir de los que se elabora el mensaje periodístico. Actualmente se le exige al documentalista que realice un trabajo de selección de fuentes que ayuden a la labor del periodista. Esto es lo que se denomina la Intranet del medio.

• Periodista: Elabora el mensaje periodístico a partir de la información y los datos suministrados por el documentalista y las fuentes periodísticas.

Las fuentes personales o institucionales son las fuentes o canales, personas o instituciones que nos proporcionan datos sustanciales o complementarios para confeccionar noticias, informes y reportajes. Un medio sin fuentes, es un medio muerte. Hay una relación directa entre la fuente y la noticia. Héctor Borrat dice que cuanto mayor sea la cantidad, calidad y diversidad de las informaciones que se comunica y de las fuentes que se utilizan tanto mayor será la credibilidad y su influencia con respecto al público. Lo que la fuente nos dice debe ser contrastado. Estas fuentes aumentan la calidad, cantidad, credibilidad y mejoran la calidad de los periodistas. Las fuentes que se utilizan en los medios llegan por dos vías:

• Las fuentes son buscadas por los medios a través de los profesionales.

• La información es recibida por las fuentes que se dirigen al medio. Son sectores interesados en comunicar una determinada información. Existe una institucionalización de las fuentes.

Así distinguimos cuatro tipos de fuentes:

• Fuentes propias: Pueden pertenecer o no, ser exclusivas o no, del medio.

• Fuentes institucionales: Pueden ser exclusivas o no, están organizadas en gabinetes de comunicación. También podemos considerar aquí a las agencias y sus fuentes institucionales.

• Fuentes espontáneas: Pueden ser exclusivas o no, se dirigen al medio por primera vez y por necesidad.

• Fuentes confidenciales o anónimas: Es preferible que sean exclusivas de cada persona. Las fuentes anónimas suponen algo fundamental para obtener información de calidad y están relacionadas con el poder

Mediante la atribución de distintas fuentes conseguimos una sensación de pluralidad e imparcialidad. Se puede exigir la confidencialidad de las fuentes. La atribución de fuentes se clasifica en:

• Atribución directa: La fuente se identifica y se cita la información.

• Atribución con reservas: Se cita la información, pero no se identifica de una forma completa.

• Atribución de reserva obligada: El medio da la información como si fuera suya.

• Atribución de reserva total (off the record, mute off, off play): Es una información que no se puede publicar ni se puede citar la fuente. La utilidad de esta información radica en que puede ser utilizada para desarrollar una investigación periodística.

Las fuentes personales hay que identificarlas siempre. Las fuentes personales tienen que ser citadas de manera distinta. El lector o televidente no tiene necesidad de conocer el nombre de la fuente. Es necesario revisar las fuentes. Los periodistas deben de mantener un buen trato con las fuentes personales con las que mantienen relaciones, pero evitando la intoxicación informativa. Generalmente existe una cooperación entre los políticos y los periodistas. Los periodistas deben elaborar la información de un modo distinto a la información recibida por los políticos.

Estrategia de la búsqueda informativa:

• Análisis de la cuestión: Definición clara y explícita de la necesidad informativa. Concretar y precisar una selección de lo que nos interesa. El esquema del trabajo debe ser modificable y modificado con el paso del tiempo.

• Identificación de las fuentes de información: Identificar y seleccionar las fuentes:

• Fuentes personales: Personas autorizadas, fuentes formales que por su relevancia profesional son aptas para ser consideradas como tales, fuentes que no son autorizadas, fuentes informales.

• Fuentes institucionales: El jefe de un gabinete de prensa, bibliotecas y archivos.

• Fuentes documentales: Los documentos se distinguen entre: Primarios que son fuentes de información directa y secundarios que sirven como punto de partida para llegar a documentos primarios (Catálogo de una biblioteca).

• Elección de los métodos: Planificación y ejecución de las búsquedas. Para ello es apropiado realizar un cronograma para ordenar temporalmente el proceso y asignar una tarea a cada persona.

• Evaluación. Selección de los resultados: Para asegurar una buena selección debemos tener en cuenta:

• La fiabilidad de las fuentes.

• La consistencia de las fuentes.

• La actualidad de la información.

• Redacción del mensaje comunicativo resultante.

Hay que calibrar el grado de adecuación entre mi necesidad informativa y la información suministrada por la fuente. Ward y Hansen elaboraron en 1997 el test de la evidencia para aplicarlo a las fuentes y garantizar la calidad de las fuentes, este test se denomina test de la evidencia. En este test se realizan una serie de preguntas:

• Claridad: ¿Me aporta la fuente un significado claro?

• Verificabilidad: ¿Aquello que me cuenta la fuente lo puedo contrastar?

• Exactitud: ¿Los datos suministrados son exactos?

• ¿Es la información más reciente la que recibo a través de esta fuente?

• Relevancia: ¿Es la información relevante y la fuente es relevante?

• Reputación: ¿Tiene reputación una fuente?

• Suficiencia: ¿Es la información suficiente?

Cuando se utilizan varias fuentes el test debe tener en cuenta:

• Consistencia: ¿La información obtenida, es decir; no se contradice?

• Calidad comparativa: ¿Puedo comparar la información suministrada?

El reportaje se convierte en un nuevo documento que puede ser manejado:

• Elección del tema.

• ¿Por qué tema?

• Boceto.

• Identificación de fuentes

• Recursos digitales.

El periodismo como función social está en peligro de extinción. El periodistas se convierte en un comunicador. La información que se traslada es trivial, debido a que la información se convierte en un comercio. La información se mide en base a su espectacularidad. El periodismo televisivo ha degradado la visión del papel del periodistas. Las características críticas del periodismo se resumen:

• Crisis del periodismo de investigación.

• Crisis del periodismo interpretativo y racional. Interpretar se ha convertido en hacer un espectáculo de lo que se cuenta.

• Crisis del periodismo informativo de lo nuevo. La información ya está programada. No hay investigaciones periodísticas, sino que la labor periodística se adecua a una agenda informativa.

• Sobreabundancia de chismes.

El papel del periodistas es menos independiente. El periodistas está integrado en el sistema. A finales del 80 y principios de los 90 en EEUU comienza la corriente del periodismo cívico, con el fin de renovar el periodismo e imponer medidas que beneficien a la comunidad y contar cosas de lo que va mal. Supone una lucha contra la forma de comentar los contenidos. Hay dos maneras de enfocar cualquier noticia:

• Enfoque dramático: Tiende a hacer de la noticia un espectáculo.

• Enfoque épico: Pide una reflexión.

Enfoque dramático	Enfoque épico
Encarna un acontecimiento.	Narra los acontecimientos.
Envuelve al receptor.	El receptor es un observador
Ocasiona sensaciones y emociones	Despierta interés, preocupación y actitudes.
Le participa únicamente vivencias.	Le participa sentimientos y sensaciones.
El receptor es introducido en la acción.	El receptor es colocado frente a la acción.
Se trabaja mediante la sugestión.	Se trabaja mediante argumentos.
Se dan los sentimientos en forma directa.	Se muestran los sentimientos para comprenderlos.
El ser y las cosas suelen ser inmutables.	El ser es cambiado y cambian las cosas.
Todo funciona para el objetivo prefijado.	Todo en función de la comprensión global.
El mundo, tal como parece que es	El mundo complejo tal como deviene
Acontecer lineal a menudo sin interrelaciones.	Interrelación y contextualización de hechos.

La relación con la opinión pública no es tan estrecha. Surge la necesidad de utilizar fuentes para el enfoque épico. Propuestas para calibrar la calidad periodística de los medios informativos referidos a las fuentes:

• Comprobar los hechos.

• Integrar e investigar los temas.

• Utilizar fuentes de primera mano.

• Trabajar con fuentes plurales.

• Verificar las fuentes.

• No asumir fuentes ajenas sin identificarlas.

• Explotar bancos de datos.

• Consultar a expertos.

• Buscar antecedentes de los hechos.

• Contextualizar y relacionar los datos.

En televisión se ha proyectado la imagen del periodismo como actividad social que ha perdido su sustancia social. Con respecto a este problema se proponen varias alternativas:

• La intervención de los contenidos a través de códigos profesionales y recomendaciones.

• El problema radica más en la responsabilidad y en la actitud de los espectadores y del público.

• La teoría neoliberal dice que todos acaban trabajando para ofrecer su trabajo en el mercado y como todo al final queda encuadrado en la competencia. La concepción de la teoría liberal es criticable en cuanto a que tiende a considerar la información como una mercancía más.

• Otros defienden la pluralidad y la diversidad cultural. Según María Victoria Camps hay una tiranía de la velocidad, es decir, hay una tiranía en cuánto a que se repiten los contenidos. A partir de esto prima el enfoque dramático, los sentimientos impactan antes que la reflexión.

• Teoría de la simplicidad: Lo sencillo, simple y vulgar se impone a un contenido informativo más complejo.

El documento posee una estructura doble compuesta por una parte física que es el soporte del documento y una parte lógica que es la información contenida. La finalidad de todo documento es comunicar . A lo largo de la historia ha evolucionado el tipo de soporte del documento. Desde la invención de la imprenta el documento ha estado asociado al papel impreso. Poco a poco han surgido nuevos soportes gracias a las mejoras técnicas. Las microformas que se utilizan desde los años 20 han supuesto un ahorro en cuanto a espacio y conservación del documento. En los 70, la revolución telemática permite albergar datos en un soporte informático.

La clasificación del documento en cuanto al soporte:

Soporte	Tipología	Características	Futuro
- Papel.	- Impreso.	- Ergonomía de la lectura (acceso directo a la información, buen contraste, etc.). - Poca densidad de información (ocupa mucho espacio).	- Tendencia a la baja.
- Microformas.	- Microficha. - Microfilm.	- Película (en ficha o en cinta enrollable) sobre la que se imprimen imágenes reducidas de los documentos.	- Sustituidos por los soportes magnéticos y ópticos.
- Magnético (digital).	- Cinta. - Disco. - Disquete.	- Pueden almacenar una gran cantidad de datos. - Rápido acceso a la información en disco y disquete. - Información multimedia.	- Acceso en línea (el usuario no compra el soporte, sino que paga por consultar el contenido del documento).
- Óptico.	- CD Audio. - CD-ROM. - CD Foto. - DVD (videodisco digital).	- Lectura por láser. - Pueden almacenar una gran cantidad de datos. - Buena conservación de datos. - Información multimedia.	- Incremento.

La información que albergan los documentos es un conjunto de datos que permite la adquisición de un conocimiento. La información puede encontrarse en tres formas básicas y dos formas combinadas.

• Formas básicas:

• Texto: Se basa en distintos códigos como pueden ser el alfabeto y el braille.

• Imagen: Puede ser fija o en movimiento. Supone la primera forma de comunicación que evoluciona gracias a las mejoras técnicas.

• Sonido: Su principal problema es su conservación.

• Formas combinadas:

• Información audiovisual: Primero fue el soporte del celuloide y posteriormente las cintas magnéticas han pasado a ser el principal soporte audiovisual.

• Información multimedia: Es la combinación de textos, imágenes y sonidos.

La clasificación de la información establece las diferencias documentales en cuanto al contenido. Ya no es un análisis formal, sino un análisis de contenido. El análisis de contenido nos permite diferenciar entre:

• Documentos administrativos: Generados por una administración en el ejercicio de su labor profesional, su carácter es único y posee un destinatario concreto (facturas, expedientes, etc.). Estos documentos son estudiados por la archivística.

• Documentos bibliográficos: Se reproducen múltiples copias, su destinatario es amplio y su contenido es de carácter cultural. Estos documentos son estudiados por la biblioteconomía y la documentación.

A partir de esta clasificación se puede establecer una tipología básica de centros de documentación.

Centro	Tipos de documentos	Funciones
- Archivos.	- Documentos administrativos.	- Conservar la memoria histórica de una persona o una organización.
- Bibliotecas públicas.	- Documentos bibliográficos. - Fuentes de carácter general.	- Facilitar el acceso a recursos culturales e informativos a toda una colectividad.
- Centros de documentación (medios de comunicación).	- Documentos bibliográficos. - Fuentes especializadas.	- Recopilar información de una materia específica que resulta útil para un segmento de usuarios.

La división de los tipos de fuentes documentales se establece de la siguiente manera:

• Fuentes documentales primarias: Contienen información nueva y original, reflejan los resultados directos de la investigación y del proceso de creación artística.

• Libros y folletos: La diferencia entre ellos es la extensión. El folleto no alcanza más de 50 páginas, a partir de esa cantidad se considera un libro. La monografía es una obra dedicada a un asunto concreto. La creación literaria es fundamental. El concepto de libro se confunde con el documento.

• Publicaciones oficiales: Están editadas por una institución o un órgano gubernamental. Las principales son aquellas publicaciones periódicas que contienen información original y directa del Estado. Así están el DOCE (Documento Oficial de la Comunidad Europea), BOE (Boletín Oficial del Estado), BOJA (Boletín Oficial de la Junta de Andalucía) y el BOP (Boletín Oficial Provincial).

• Publicaciones periódicas: Se suceden en orden numérico y cronológico sucesivo, bajo un título común y un número definido. La publicación periódica debe poseer una periodicidad inferior al año. El ISSN recoge todas las publicaciones periódicas editadas en el país y estandarizadas. Aquí se incluyen los diarios, revistas generalistas y publicaciones científicas y artísticas.

• “Literatura gris”: No circula por los canales habituales de información, carecen de una publicidad, carecen de valor comercial y poseen un público concreto al que se dirigen. Se dividen en:

• Tesis de doctorado: Obra mediante la que una persona adquiere el grado de doctor en una disciplina. En la Universidad de Málaga hay dos bases de datos, como es la UMI donde podemos encontrar más de un millón de tesis doctorales. En www.cervantes.com encontramos el portal de la Universidad de Alicante en la que se pueden consultar textos digitales.

• Informes técnicos-científicos: Hay recursos a través de los que se pueden consultar estudios científicos. En EEUU encontramos www.ntis.gov y en España la página del Ministerio de Ciencia y Tecnología www.mcyt.es .

• Patentes: Son documentos que aseguran la autoría de un invento a la persona que ha desarrollado dicho invento. De ello se ocupa la OMPI.

• Normas: Acuerdos con especificación a un asunto que beneficia a una comunidad interesada. Se redactan con el consenso de los interesados y se aprueba por un tribunal competente. Se establecen reglas y requisitos que han de cumplir una serie de productos, servicios e instalaciones. AENOR es el certificado que garantiza el cumplimiento de los requisitos de un producto o servicio. Estas normas pueden estar contenidas en documentos originales.

• Actas de congresos, jornadas, encuentros: Reuniones académicas a partir de las que se publican el material tratado en dichas reuniones. En www.cica.es podemos encontrar información acerca de congresos y avisos.

• Fuentes documentales secundarias: Son producto del análisis documental y de la organización de la información. Permiten la localización de las fuentes de documentación secundarias.

• Bibliografías: Son listados de referencias bibliográficas de fuentes documentales primarias y ordenados mediante un criterio lógico.

• Nacionales (bibliografía española): Recoge tanto lo publicado en un estado y posee una periodicidad anual en su formato impreso. ARIADNA es el archivo de la Biblioteca Nacional Española (www.bne.es).

• Especializadas (BECI).

• Comerciales (ISBN, editoriales): La función es informar de los libros en venta editados. En www.amazon.com encontramos todo el comercio mundial de libros.

• Publicaciones periódicas (Ulrich's International Periodical Directory, ISSN, Índices de artículos-CSIC): Son publicaciones de carácter diverso y amplio como puede ser la editadad por el Centro Superior de Información Científica).

• Catálogos: Son publicaciones que me permiten encontrar un libro o documento a través de la ordenación de éstos.

• Colectivos (REBIUN, CIRBIC-CSIC)

• Editoriales: Permiten la localización y compra por parte de las editoriales. Sólo incluyen los libros editados por la editorial correspondiente.

• Obras de referencia: Comparten rasgos con las fuentes primarias y secundarias. Son algo más que referencias ya que contienen más información. Dan respuestas a necesidades concretas de información. Sin embargo, esta rapidez está sustentada por una larga serie de trabajos y labores documentales. No están situados entre los préstamos habituales, puesto que son obras de gran valor. Su contenido es heterogéneo y disponen de gran cantidad de fuentes.

• Diccionarios: Son recopilaciones ordenadas de palabras alfabéticamente. Pueden ser de una o más lenguas. Los diccionarios pueden ser de términos, de ciencias con definiciones pertinentes y de muchas más cosas. Se distinguen en dos:

• Lingüísticos: Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, diccionarios de citas, diccionarios etimológicos, etc.

• Terminológicos: Añaden información adicional sobre cualquier materia.

• Enciclopedias: Iniciadas por la Ilustración en el s. XVIII. Su intención era reunir todo el saber en una obra. Su autoría es colectiva debido a las dimensiones del trabajo que requiere. El problema de la enciclopedia reside en que la información puede quedar anticuada y carece de actualización. Su diferencia con respecto al diccionario es su amplia extensión y los distintos índices que posee:

• Generales: Contenido amplio y generalizado.

• Específicos: Concreción del campo del saber que atiende.

• Nacionales/Nacionalistas: Pretensión unificadora.

• Enciclopedias juveniles: Carácter didáctico.

• Históricas: Dedicadas a la historia.

• Contemporáneas: Actualizadas.

• Repertorios biográficos: Son recopilaciones de la vida y obra de los personajes recogidos en esta obra. Las biografías entrarían en el apartado de fuentes primarias. En un repertorio biográfico encontramos un directorio biográficos de los personajes y la correspondiente localización de los personajes.

• Directorios y guías: Destacan por su capacidad de localización y contacto. Las agendas de comunicación son un caso evidente; en www.lamoncloa.es y www.junta-andalucia.es se puede disponer de una agenda de la comunicación.

• Anuarios/ Estadísticas: Hacen un balance de lo acaecido en un año. Algunos anuarios pueden ser especializados y aportan datos de cuentas y mercados. Las estadísticas ayudan a hacer un trabajo y contienen datos numéricos con información de actualidad (INE; IEA; EUROSTAT). La explotación de estas estadísticas permite la elaboración de información preciso (periodismo de precisión).

• Cronologías: Contienen estructuras cronológicas con una relación de fechas y sucesos acaecidos.

• Atlas/Mapas: Permiten localizar espacios, territorios e incluyen estadísticas con datos complementarios.

La cadena documental es el análisis, el trabajo y la recuperación de documentos. El principal punto de la cadena documental es saber qué hace que un documento pase a un centro, se analice un documento y se le ponga una referencia.

En el lenguaje documental (necesidad informativa) se realiza la búsqueda a través de una ecuación de búsqueda a la que se le aplica el lenguaje natural. Son ecuaciones que funcionan mediante palabras claves y una serie de operadores. Los operadores boléanos (Boole) se sirven de una serie de herramientas para buscar con precisión lo que se desee:

• Unión (o, or): Permite sumar términos a la búsqueda.

• Intersección (y, and, &): Limita los documentos que se quieren buscar a esos dos términos juntos.

• Exclusión (no, not, and not): Permite buscar excluyendo un término que se desee.

• Proximidad (near): Precisa la búsqueda de un término cercano en el cuerpo textual en un intervalo de 10 a 15 palabras a priori y a posteriori.

Ejemplo: Búsqueda de documentos relacionados con la educación a distancia.

• Unión (o, or, +) “Educación no presencial OR Formación a distancia”

• Intersección (y, and, &) “Educación a distancia AND Internet”

• Exclusión (no, not, -) “Educación a distancia AND Radio NOT Internet”

• Proximidad (near) “Educación NEAR Distancia”

Estos operadores se pueden combinar entre sí.

La cadena documental es el nombre que recibe el conjunto de operaciones que tienen como objetivo la recuperación de la información en un centro documental. Los centros de información realizan esta serie de operaciones para mantener actualizado el depósito y atender fácilmente a los usuarios. Estas operaciones están encomendadas a los documentalistas de cada centro. De ahí, según el número de documentalistas y de la categoría del centro, así se realizarán esas operaciones. La cadena documental consta de una serie de fases:

• Selección y adquisición:

A)

• Definición de la política de adquisiciones: Establecer una serie de criterios para llevar a cabo la adquisición de libros y documentos.

• Búsqueda de información.

• Selección de documentos.

B)

• Adquisición, obtención.

• Transferencia de información a un soporte.

• Tratamiento:

• Tratamiento material de los documentos (registro, signatura, protección): El tratamiento pretende representar a los documentos para informar al usuario del contenido de cada documento. El primer paso es el registro, después la colocación de la signatura para establecer una clasificación temática y por último la protección implica una serie de técnicas para proteger el documentos. Todo esto es el tratamiento material.

• Tratamiento intelectual del contenido:

• Análisis formal: Pretende atender el soporte y la condición del documentos. Su intención es describir el documento.

• Análisis de contenido: Explica la información contenida en el documento. Esto se traslada a una referencia bibliográfica. La referencia bibliográfica se traslada al catálogo y se ordena por puntos de acceso. Cada punto de acceso corresponde con un campo de información (autor, título, materia). Las referencias bibliográficas una vez trasladadas al catálogo se denominan registros bibliográficos. Pueden haber varios registros para una misma referencia, esto se produce cuando se encuentran varios ejemplares de una misma obra, la diferencia entre los registros radica en la signatura. El catálogo se identifica como un repertorio bibliográfico, es decir; es un inventario donde se incluyen todos los datos de lo dispuesto en el depósito.

• Conservación material del documento: Una vez realizado el tratamiento intelectual el documento se cuida de su conservación atendiendo al soporte y al valor del documento.

• Difusión:

• Elaboración de productos documentales para la recuperación (catálogos): Una vez que se dispone de todas las referencias bibliográficas se trasladan estas como registros bibliográficos a un catálogo.

• Recuperación de la información:

• Difusión selectiva de la información: El centro documental da a conocer una información selectiva periódicamente al usuario.

• Elaboración de productos documentales: Los centros documentales elaboran sumarios de revistas y una serie de dossieres que actúan como instrumento para el usuario.

• Publicación: El documento es puesto en el archivo para su uso y disposición por parte del usuario.

• Consulta: A veces suelen estar vetadas las consulta de algunas obras por cuestiones de la política documental.

• Préstamo: Al igual que la consulta algunas obras tienen restringido o prohibido su préstamo debido al valor del documento y a la política documental.

• Reproducción: Permite la copia de un documento, siempre que esté permitido.

Esquema conceptual

USUARIOS CENTRO

Necesidad de información Documento original en

expresada en lenguaje natural formato papel o digital

Utilizando un lenguaje de Indización con un

ecuación consiguen lenguaje documental

Una ecuación de búsqueda Creación de los registros

Formada por términos y operadores en una base de datos

booleanos de proximidad

Comparación

El esquema lógico de la consulta en una base de datos conlleva:

• Explicar la necesidad informativa en lenguaje natural.

• A partir de ahí selecciono la base de datos.

• Combinación de los términos con operadores boléanos que me permitan perfilar la búsqueda.

• Ejecutar la búsqueda evaluar los resultados. En los resultados vamos a encontrar.

• Información pertinente: La pertinencia es la adecuación entre los intereses de la búsqueda y el contenido del documento.

• Ruido documental: Información no pertinente e inútil para los intereses de la búsqueda.

• Silencio documental: No se haya ningún documento en la búsqueda realizada.

El lenguaje documental es la herramienta que utilizan los documentalistas y usuarios. Se utiliza en una de las fases de la cadena documental. Los lenguajes documentales son:

• Clasificación (CDU): Definir de forma sintética el contenido de un documentos. El sistema más conocido es el de la clasificación decimal universal. Es un lenguaje de estructura jerárquica, es decir; hay una clasificación con una serie de términos que se ordenan en una escala del 0 al 9. Dentro de cada digito hay a su vez una subdivisión para concretar los campos de saber. Este tipo de lenguajes son criticados porque son muy rígidos, puesto que una obra puede estar asignada a uno u otro campo.

• Indización: Atiende a la especificidad del documento, es un lenguaje documental analítico. La indización es el proceso de traslación a términos que representen todos los contenidos informativos que se encuentran en el documento. La guía de la indización debe definir la materia, protagonistas, lugares, períodos cronológicos, etc. Estas definiciones deben de incluir los términos interesantes y ser exhaustivo en la selección de los términos (exhaustividad).

Los lenguajes de indización son de dos tipos:

• Libres (palabras clave): Se organizan a través de palabras extraídas del propio documento. El problema radica en la gran cantidad de ruido informativo que se puede encontrar al realizar la búsqueda. Además depende en gran medida de la consideración del usuario. Su principal problema es la arbitrariedad.

• Controlados: Están constituidos de manera previa, su intención es evitar la sinonimia y la polisemia. Son listas de términos finitas y estructuradas:

• Lista de Autoridades: Clasificación del autor o responsable de la obra.

• Lista encabezamientos materia: Clasificación por áreas.

• Tesauros (thesaurus) -descriptores-: Trabaja con conceptos que se extraen del propio texto. Es el lenguaje controlado más elaborado. El concepto de tesauro nace en el s. XIX para denominar a los diccionarios polisémicos. Los primeros tesauros fueron elaborados en los años 60 en el ámbito militar de EEUU. El tesauro indica los términos relacionados, términos considerados como legales o genéricos. El tesauro está formado por descriptores y otros no descriptores que son desestimados. Un descriptor es una unidad semántica que supera al unitérmino, elimina la ambigüedad y reduce las falsas combinaciones. Los descriptores son una o más palabras, nombres concretos, propios o abstractos y tienden a ser formas semánticas. Los no descriptores son aquellos términos desestimados por el tesauro. Los descriptores y no descriptores poseen los rasgos de: equivalencia (términos sinónimos), jerarquía (términos genéricos y específicos) y asociación (términos relacionados). Según la norma ISO 2788/1986 el tesauro sería un vocabulario de un lenguaje de indización controlado organizado con objeto de hacer explícitas las relaciones a priori entre conceptos. Esto reduce la ambigüedad. Ejemplo de tesauro:

• TG Ciencias

• TG Ciencias naturales

• Ecología

• Contaminación

• TG Ciencias sociales

• Derecho

• Delito

• Delito contra el fisco

• Economía

• Ahorro

• Comercio

• Empleo

• Empresa

• Política

• Acceso al poder

• Gobierno

• Ideología

• Anarquismo

• Fascismo

• Radicalismo

• Nombramiento

En definitiva, lo que se pretenda con este lenguaje documental es la gestión del fondo documental y la recuperación de la información.

En cuánto a la cita de los documentos el principal criterio a seguir los constituyen las normas ISO. ISO 690:1987; ISO 690-2:

• Monografías:

Autor o responsable principal (apellidos, n. O en su caso, entidad responsable). Título: Subtítulo. Traducido por n. apellidos; revisado por n. Apellidos (otros responsables secundarios: aportaciones gráficas, revisiones parciales, etc.). N. ed. Ciudad: Editorial, año. Nº p. (o nº vol. Si se trata de varios volúmenes). Colección. Notas (primera edición, eventuales versiones y traducciones. Modo de localización. Breves comentarios explicativos o valorativos). Cuando hay varios autores se puede citar AAVV, citar el principal o editor o citar hasta los tres principales responsables.

• Capítulos de libro:

Apellidos, N. Título del artículo o capítulo. Apellido, N. (ed.) (si es el caso, dir.,comp., coord., entidad, etc.). Título del libro. Ciudad: Editorial, año. Localización del artículo (pp.nº-nº)

• Publicaciones periódicas:

Título. Entidad responsable. Edición (nº). Designación del fascículo (fecha y número). Ciudad: Editorial, año. Nº p. (o nº vol. si se trata de varios volúmenes). Colección. Notas. Número normalizado (ISSN).

• Artículos o monográficos en publicaciones periódicas:

Apellidos, N. Título del artículo. N. apellidos de responsables secundarios (fotografías, gráficos, etc.) En título de la publicación, localización del artículo (volumen nº, fascículo o número, día (diarios) - mes).

• Tesis doctorales:

Apellidos, nombre. Título de la tesis. Tesis doctoral no publicada. Universidad, Facultad, ciudad, año. Nº p. Notas (cuando no se dispone de todos los datos se enuncian los que se tienen).' `En los huecos vacíos se coloca s.d. (sin datos).

• Actas de Congresos:

Título. Congreso. Lugar del congreso, año del congreso. Ciudad: Editorial, año, nº páginas.

• Documentos sonoros:

Autor, Título. Responsabilidad subordinada (letra de música, arreglos y dirección musicales). Lugar de publicación: empresa editora, fecha. Descripción física (disco, disco compacto, casete, 1 ó 2...). Duración. Velocidad de reproducción, canales de sonido (mono, estéreo), dimensiones. Notas.

• Documentos audiovisuales:

Autor. Título. Responsabilidad subordinada (director, guión, producción, música, etc.). Lugar de publicación: editor, fecha. Descripción física (videocasete, videodisco, comercial VHS, Betecam, Color o B/N, color con secuencias o BIN). Velocidad de reproducción, dimensiones.

Los recursos digitales tienen otras normas de estandarización y normalización bibliográficas para realizar las citas. Los recursos digitales pueden ser:

• Bases de datos.

• Directorios motores de búsqueda.

• Sede corporativa.

• Sede de institución académica.

• Sede web de institución comercial.

• Documentos.

• Medios de comunicación.

• Publicación periódica.

Los recursos digitales se pueden citar de la siguiente manera:

• Campo del título. Título. Categoría. Responsable. Lugar o sede física. Editor. Número normalizado (ISSN, por ejemplo); URL (dirección).

Además se pueden añadir datos complementarios como:

• Lengua del recurso.

• Última fecha de actualización.

• Fecha de consulta.

• Descriptores.

• Evaluación del recurso.

La normativa de cita de recursos digitales de Dublin Core recoge los siguientes elementos:

Elemento	Descripción del elemento
Title	El título dado al recurso por el creador (creator) o editor (publisher).
Creator	Persona u organización responsable del contenido intelectual del recurso.
Subject	El asunto del recurso: palabras clave o frases que describan el tema o el contenido, incluyendo lenguajes de clasificación o vocabulario controlado.
Description	Descripción textual del contenido, incluyendo resúmenes si el recurso es textual y descripciones si el recurso es visual.
Publisher	Entidad responsable de la forma presente del recurso (Editor, departamento de una Universidad, entidad corporativa,...).
Contributor	Personas o instituciones que contribuyen de forma significativa al contenido del recurso, pero de manera secundaria con respecto a los citados en el apartado “creator”.
Date	Fecha en la que el recurso se hizo accesible en su forma presente.

Las normas de Dublin Core recomiendan señalar los siguientes datos complementarios:

Elemento	Descripción del elemento
Type	La categoría del recurso (elegido a partir de una lista previa: sede web, novela, poema, informe, diccionario,...).
Format	Representación de datos del recurso (text, html, imagen JPEG,...).
Identifier	Un número que identifique el recurso (en desarrollo y con diferentes alternativas, desde URL o ISBN).
Source	El trabajo, si hay, del que deriva el recurso.
Language	Lengua o lenguas del contenido intelectual del recurso.
Relation	Relaciones con otros recursos.
Coverage	Características espaciales y temporales del recurso (en desarrollo).
Rights	Proporciona una información de copyright, o un enlace donde la proporcione.

Las citas de palabras textuales y literarias de un texto o de una obra se pueden citar de la siguiente manera:

• Citas a pie de página, al final del capítulo o del texto, siempre enumeradas.

• Deben incluirse tanto a la hora de realizar citas textuales (entrecomilladas) como en citas de paráfrasis.

• El modo de cita debe mantenerse fijo a lo largo de todo el texto o informa.

Las abreviaturas utilizadas en las citas de texto:

• Primera cita, referencia completa.

• Segunda cita, bajo la anterior: Ibid.,p.

• Cita repetida la anterior: Idem.

• Otra cita, no consecutiva: Op. cit., p...

Los centros de documentación han evolucionado a lo largo de la historia en los distintos medios de comunicación aplicando nuevas técnicas y aportando innovaciones en su labor.

El desarrollo histórico de los centros de documentación periodística en la prensa escrita se divide en varias etapas:

• 1ª Etapa (s.XIX-1920): Los primeros servicios de documentación nacen en el siglo XIX. El rasgo principal es la conservación de las propias publicaciones por parte de cada periódico. Esto se produce debido a la intención de poseer un fondo documental para conservar el patrimonio propio. The Times es uno de los primeros periódicos en llevar a cabo esta práctica. Por otro lado está la necesidad de cubrir huecos informativos debido a la falta de corresponsales y de una estructura organizativa de la producción moderna. A esto se le llamó periodismo de reimpresión. Las noticias necrológicas de personajes célebres y a veces anónimos que se acompañaban con biografías e imágenes relativos a los personajes. La búsqueda de esa información suponía una tarea ardua. Los archivos debido a ello adquirieron el nombre de la Morgue. La conservación de estos archivos redundaba en el prestigio del medio. Aún así, no había un análisis de esos documentos. Se formaban pequeñas bibliotecas básicas para el uso de cualquier periodista. The New York Times Index era un complemento de información secundaria a la que se podía acceder de un modo fácil. Este es uno de los primeros análisis documentales que se efectúa de las propias publicaciones de un medio. The New York Times fue un precursor del desarrollo de la labor documental en la prensa.

• 2ª Etapa (Período de entreguerras: 1920-1950): Se produce la generalización de los servicios documentales y el establecimientos de departamentos documentales. La II Guerra Mundial provocó una gran agitación que permitió en la prensa la información retrospectiva de los hechos. La prensa podía explicar a partir de sus archivos la evolución de la guerra. Esto hizo que la información bélica y la labor de los corresponsales adquiriera relevancia. Esta información estaba reservada a los editorialistas y más tarde a los redactores. El periodismo comenzó a ser explicativo y comenzó la elaboración de dossieres, recortes de prensa, press cuttings library y clipping files divididos por temas. El centro documental cuenta así con dos servicios: las bibliotecas y los archivos de recorte. The New York Times puso estos dossieres a disposición de los usuarios ajenos al medio y para su consulta en bibliotecas. The New York Times mejoró debido a ello su prestigio social. La aparición de los medios audiovisuales hizo que los medios transformasen sus archivos y que aparecieran las revistas de información general. Ello aumento la necesidad del desarrollo de la labor documental. La intención de las revistas de información general era cubrir los huecos informativos de los periódicos. En los 30 aparecen los primeros estudios de los métodos documentales en 1943 con Newspaper References de R.W. Desmond. Apareció la primera asociación de profesionales documentalistas de los medios con la Newspaper División en la Asociación Bibliotecaria Documenal en EEUU. En Europa Le Monde y ABC comienzan a desarrollar las nuevas labores documentalistas entre 1945 y 1950.

• 3ª Etapa (1950-1970): En esta etapa destaca el desarrollo del microfilmado. El microfilmado se utiliza para la conservación de la propia publicación, permite el ahorro de espacio y evita la degradación del material y el soporte. Se fueron profundizando los índices en la onomástica y en la división geográfica. En esta etapa se publican los primeros libros de las tareas de organización y gestión documental como Información periodística: la organización de los archivos de recortes de prensa en la biblioteca de los periódicos y en los servicios audiovisuales. Este libro aporta el tratamiento de los nuevos archivos sonoros y la producción sonora. En Alemania, la biblioteconomía y la archivística fueron las disciplinas a través de las que se abordaron las nuevas labores documentales. En 1970 el 90% de los periódicos norteamericanos tenían sus colecciones concretas en microfilm. En Europa fue en los 70 cuando los medios comienzan a micorfilmar su colección retrospectiva.

• 4ª Etapa (1970-1980): Incrementa el análisis documental, aparece el periodismo especializado y los centros documentales tienen que desarrollar nuevas labores. Aparecen las primeras bases de datos para gestionar los índices y mejorar la recuperación de información. The New York Times crea el Infobank, una base de datos de su colección propia. Esto coincide con la creación de las primeras bases de datos de las bibliotecas. Con el tiempo muchos periódicos comenzaron a añadirles los textos completos de las noticias, así se mezclaba la información primaria con la información secundaria de esos documentos.

• 5ª Etapa (1980-Actualidad): Aparecen las nuevas tecnologías, Internet y la informatización. Estos nuevos medios agilizan la localización, evitan la dispersión y garantizan la conservación. Las empresas periodísticas no sólo poseen un centro de documentación dirigido a la labor de producción informativa, sino que también cuentan con una labor de valor añadido dirigido a los usuarios. La documentación ayuda a la aparición de una nueva vertiente del periodismo: el periodismo asistido por ordenador. Esto es el periodismo de precisión. En las nuevas tecnologías se busca satisfacer las necesidades periodísticas, responder a las demandas de los usuarios, la labor de valor añadido y la conservación y el apoyo a la comunidad.

La documentación tiene un carácter imprescindible en todo medio. El manejo de la documentación periodística escrita es similar al que hemos visto. El material con el que trabaja son libros, documentos y artículos que constituyen la documentación en la información impresa. A este material se le tiene que aplicar cada una de las etapas del análisis documental. Tanto los textos como la imágenes se tratan de forma diferente. La imagen no sólo es descriptiva, sino también interpretativa. La documentación escrita tiene por objeto de estudios los textos y referencias escritos en cualquier soporte o formato, excluyendo las imágenes fijas y soportes gráficos y sonoros. La documentación escrita puede ser desde las notas de prensa, monografías, etc. La documentación escrita difiere del tipo de periodismo. El periodismo generalista trata con fuentes distintas a las del periodismo especializado. La tendencia al enciclopedismo de los medios generalistas los lleva a la multiplicación de esa documentación. Un centro que desarrolla la selección de fuentes tiene que señalar la política y las posibilidades económicas. La política documental antepone la recuperación de información al análisis detallado de la documentación. Es mejor la recuperación rápida que el análisis exhaustivo. El problema resida en dar información adaptada a la periodicidad productiva de las noticias. La valoración se mide por el grado de satisfacción de los periodistas con el centro de documentación. Hay dos políticas de información distintas:

• Just in case (por si acaso): Pretende dar respuesta en caso de que el periodista lo precise. La documentación adicional posee un carácter superfluo y secundario. Este tipo de política documental era propio de los medios de comunicación hace varias décadas cuando se disponía de modestas bibliotecas y escasos fondos documentales.

• Just in time (justo a tiempo): Pretende tener accesible para el periodista las bases de datos y toda una serie de fuentes de consulta rápida. El trabajo de búsqueda documental es más preciso y hay una disposición directa de la información. La intención es facilitar la labor de búsqueda del periodistas.

La documentación periodística escrita cuenta con las funciones propias descritas por Gabriel Galdón (fuenciones mediatas e inmediatas) y otras que tiene que ver con las características del medio. El proceso documental en prensa escrita tiene fuentes internas y externas del medio. Las fuentes externas son:

• Libros de referencia, enciclopedias y atlas.

• Índices de diarios y revistas de información general.

• Selección de publicaciones de índices y disponer de suscripción a las publicaciones periódicas.

• Bases de datos gratuitas.

• Bases de datos de cobro.

El aluvión de todo lo que llega a un mundo precisa del análisis de la información recibida. Hay que realizar una labor de adquisición y selección de las fuentes recibidas. Hay una selección en la adquisición y otra selección en el análisis documental. Hay dos factores a la hora de la selección de la información a la que se le va a aplicar el análisis:

• Perdurabilidad en el tiempo de las informaciones.

• Posible uso posterior del material.

Al efectuar este análisis hay que evitar la redundancia, la obsolescencia y el tratamiento desigual de la información que se recibe. Hay que evitar conservar noticias repetidas de un mismo tema y noticias breves repetitivas. Parra proporcionar al periodistas una perspectiva temporal más amplia se crean los archivos intermedios. Es recomendable seleccionar aquello de lo que se tiene poca información, evitar seleccionar la información similar a la propia procedente de una fuente externa, guardar artículos de opinión para disponer de material para sustentar la opinión, la conservación de artículos y libros sobre la lengua y artículos y libros sobre el diseño y la maquetación.

La digitalización ha servido para mejorar la documentación impresa. Se tiende un puente entre los documentos generados por los periodistas y los documentos con nlos que trabajan los documentalistas. Se crea un canal entre el trabajo periodístico y el trabajo documental. El problema de los documentalistas es la retrodigitalización que es el proceso según el cual hay que aplicar a los documentos impresos la digitalización. Los costes y la inversión en tiempo que requiere esta labor es amplio. Cuando se realiza un trabajo de este tipo hay que buscar un software estándar, flexible, abierto para que sea compatible, también el formato de los archivos y ficheros debe ser flexible. Debe evitar las rutinas y trabajos pesados del periodista. Muchas veces el escanear un texto y la aplicación de herramientas digitales supone un paso intermedio de digitalización.

La documentación fotográfica: Los centros de documentación también trabajan con imágenes fijas. Estos documentos de carácter icónico precisan de un análisis documental. Normalmente las empresas periodísticas, también en radio y televisión manejan archivos fotográficos. Hay dos fuentes para obtener las fotografías e imágenes fijas:

• Internas: Plantilla de fotógrafos y redactores propios capaces de desarrollar una labor fotográfica o infográfica.

• Externas: Son fotografías e imágenes procedentes de agencias y de suscripciones a otros medios.

El volumen de fotografías que mueve un periódico generalista es inmenso, diariamente puede manejar 300 fotografías. Todo lo que llega al periódico aunque no se utilice debe ser archivado para su posible uso posteriormente. La fotografía es importante porque su mensaje siempre es intencional y lleva a la interpretación por parte del usuario. En la fototeca hay diferentes entradas:

• Fotografías de actualidad: Fotografías de la actualidad de la jornada de un medio.

• Fotografías de personalidades: Fotografías de personajes relevantes que pueden ser realizadas con o sin consentimiento del personaje.

• Fotografías de reportaje: Imágenes con un carácter ilustrativo y vienen en una serie gráfica que contienen un amplio número de imágenes sobre un tema. Forman parte del fondo documental y se pueden recuperar para otro uso.

• Fotografías del periodismo de investigación: Tienen un carácter esclarecedor y suelen ser impactantes, pueden ser imágenes de documentos y si aparecen nombres de personas pueden ser censurados.

El diseño juega un papel relevante en el uso de una u otra imagen fija. La imagen puede “engañar” si el periodista no desempeña bien la labor a la hora de elegir una imagen.

Las funciones de los servicios de documentación fotográfica son:

• Servir de fuente para la producción de la información fotográfica.

• Apoyan la realización de infografías.

• Tienen un valor histórico. El documento fotográfico permite un estudio de las costumbres sociales y de la sociedad en épocas pasadas.

• Atender a la especificidad semántica y material de la fotografía de prensa. Tiene que atender a los distintos soportes y al análisis intelectual de la fotografía.

Los condicionantes de los centros de documentación fotográfia son:

• Ingreso de un elevado número de fotografías.

• Requiere seleccionar y actualizar el material periódicamente.

• Es un servicio con una gran demanda por parte de los periodistas, por eso su análisis debe ser preciso.

• Las fotografías deben estar actualizadas para evitar la obsolescencia.

• Los sistemas de digitalización y las cámaras digitales han mejorado la captación, conservación y la gestión de las fotografías. Ello conlleva la existencia de distintos soportes.

• Hay posibilidades de acudir a bancos de imágenes de acceso libre o pagando. Los bancos de datos permiten obtener imágenes de apoyo.

La fotografía de prensa considerada generalmente en dos acepciones:

• Aquellas imágenes fotográficas que encontramos en el cuerpo del mensaje informativo.

• Previamente, la fotografía de prensa es un documento fotográfico original que se usa para la elaboración del mensaje.

La fotografía de prensa considerada como las imágenes impresas en el periódico no sólo supone un aspecto complementario de la noticia, sino que además esa fotografía constituye una información por sí misma. Este uso de la imagen es desarrollado en géneros como la fotonoticia y el reportaje fotográfico. Estos géneros son de índole subjetiva e interpretativa porque el periodista selecciona unas imágenes determinadas para usarlas en el mensaje. Las fotografías en este sentido pertenecen al código extralingüístico establecido por Eliseo Verón. Según M.A. Eurausquin dentro de la categoría de imágenes de prensa distingue:

• Información fotográfica de actualidad.

• Fotografías de uso informativo, pero que no están ligadas a la actualidad.

Tanto una como otra forman parte del archivo documental.

La fotografía de prensa considerada como el documento fotográfico original que se usa para la elaboración del mensaje posee dos rasgos:

• Soporte: Material en el que se sustenta el mensaje.

• Contenido: El mensaje representado o contenido.

El análisis del soporte es el mismo, mientras que el contenido es similar también. El problema de las fotografías derivan de su carácter icónico:

• La imagen es similar a la percepción de la realidad.

• La fotografía es la percepción de la imagen.

• Su carácter icónico posee un papel testimonial.

• El factor humano es una garantía de que toda fotografía conlleva una intencionalidad por parte del fotógrafo.

• Las técnicas de captación fotográfica influyen en la captación y el contenido de la imagen, poseen mensajes de carácter subjetivo según la luz, el brillo o el contraste de la imagen.

El libro de estilo de El País recomienda:

• La publicación de la fotografía en otro periódico no supone la exclusión de su uso en el propio periódico. El uso de una fotografía concreta no es un instrumento exclusivo de un medio.

• Los fotógrafos de El País deben tener la oportunidad de conocer el tema que va a tratar para su posterior labor fotográfica.

• Sólo se incluirán imágenes desagradables en caso de que añadan información adicional.

• Debe extremarse el uso de imágenes de archivo, en caso de su uso debe señalarse la fecha y los datos de la imagen en el pie de foto.

• Está prohibido usar fotocopias de enciclopedias y libros sin previo consentimiento del autor ya que la autoría legal puede derivar en problemas legal.

La manipulación también se debe evitar en el análisis. La imagen debe aparecer con un pie de foto. El pie de foto contribuye al discurso de la imagen y de la noticia. El fotógrafo incluye un pie de foto e la imagen que después podrá cambiar el periodista. La fotografía que es archivada debe llevar siempre una referencia textual. La funciones del pie de foto son:

• Indicar el nombre del fotógrafo, la agencia o medio a que pertenece, la fecha de realización de la imagen y el copyright.

• Función narrativa: Extracto de la noticia que ilustra la imagen y conforma un marco espacial, temporal y temático de interpretación.

Los libros de estilo recomiendan señalar:

• Nombre y apellidos de los personajes que recogen, sino se debe citar su rango o posición que le identifica.

• Nombre de instituciones, si se da el caso identificando a las personas que aparecen.

• Lugar o situación geopolítica.

• Información que responda a las cuestiones básicas de la noticia: qué, quién, dónde, cuándo, cómo, etc.

El libro de estilo de El País realiza las siguientes recomendaciones sobre el pie de foto:

• El pie de foto debe ser puramente informativo y no debe añadir datos que ya cuenta la noticia.

• En las entrevistas se puede extraer una cita literal de la entrevista para acompañar al lado de la fotografía.

El libro de estilo del ABC realiza las siguientes recomendaciones sobre el pie de foto de la fotonoticia:

• La fotonoticia es una fotografía que posee información por sí misma y cuyo pie de foto debe ser más extenso.

¿Cuál es el proceso del análisis documental de la fotografía? Los sistemas automatizados están mejorando el análisis de los archivos fotográficos. El análisis de debe ir encaminado a responder a las necesidades del usuario. Ello ha de tener en cuenta una serie de atributos:

• Datos de control del documento:

• Fecha de entrada de la fotografía del archivo.

• Número de registro asignado.

• Analista responsable.

• Fecha de alta de la ficha de descripción y de la última modificación.

• Signatura topográfica (imagen o disco).

• Derechos (de reproducción).

• Código o denominación de la colección.

• Datos sobre circulación y uso de la imagen (consultas, préstamos, publicaciones, venta de derechos,etc.)

• Análisis formal (soporte):

• Autor.

• Producción (agencia, empresa, organismo)

• Título individual de la fotografía.

• Características técnicas del soporte (negativo, diapositiva, archivo digital, hoja de contactos, positivo papel).

• Tipo de proceso (fotográfico, fotomecánico, imagen electrónica).

• Formato o dimensiones.

• Estado de conservación.

• Número de unidades (si es serie o reportaje)/Título serie.

• Lugar geográfico donde se realizó la fotografía.

• Original o copia.

• Sección (del medio).

• Fecha de captación de la fotografía.

• Pie de foto.

• Análisis temático del contenido (mensaje):

• Clasificación: Sistema jerárquico de términos que permite a través de una categoría la identificación de un documento.

• Indización: Se puede realizar a través de un lenguaje natural (descripción por palabras claves) y lenguaje de descriptores. Las fotografías junto con los descriptores llevan una sintaxis que ayuda a comprender lo que viene en la imagen. Los descriptores de los archivos fotográficos son:

• Geográficos (lugar).

• Cronológicos (fecha).

• Temáticos (quién, cómo, etc.)

• Onomásticos: personas, instituciones y animales.

• Significado del tema.

Hay que separar el análisis icónico y el análisis temático. La indización de lo icónico se refiere a tres niveles:

• Las figuras reconocibles.

• Tipo de acción que realiza.

• El nivel narrativo: fotografías de las que se tiene una serie.

Estas descripciones deben ser redactadas para un mejor uso del usuario. En el análisis temático se deben tener en cuenta los contextos:

• Contexto denotativo: Referencia del pie. Contexto original.

• Contexto connotativo: Lo que sugiere al lector una fotografía. Datos no representados directamente, sino sugeridos por la forma en que se representa y por lo que se conoce de lo representado.

La documentación televisiva tiene en cuenta lo siguiente:

• Elementos diferenciadores de la documentación audiovisual en televisión.

• Las imágenes como documento audiovisual. Análisis documental de programas informativos de televisión.

• El futuro (...)*

Los elementos diferenciadores de la documentación audiovisual son:

• El concepto de medio de comunicación “multimedia” de la propia televisión. El carácter multimedia hace que los medios televisivos tengan bibliotecas, hemerotecas, etc. Internet ha supuesto una mejora en la labor informativa de la televisión. Generalmente, toda televisión cuenta con obras sobre los procesos de producción y redacción de textos y guiones, manuales de estilo y manuales del uso de la lengua. Una televisión también debe contar con un centro de documentación de archivos sonoros y librerías musicales de las que se compra el derecho de emisión. También deben disponer de archivos fotográficos, tales como fotografías propias del medio, fotografías de personajes, fotografías de los programas propios, etc. La documentación audiovisual se suele confundir con la biblioteca y su necesidad es máxima, tanto que carecer de ella supone un grave problema en la producción de noticias. El medio debe disponer de los valores propios de sus documentos:

• Valor de explotación: Una vez que las cámaras graban las imágenes del propio medio son reutilizadas en otro programas y espacios propios. La capacidad de comercialización de productos parcialmente o de forma completa.

• Valor patrimonial: Las televisiones tienen que velar por su patrimonio, sobre todo si poseen un prestigio considerado.

La UNESCO recomendó a los medios televisivos que toda su producción se incluyera en un depósito, de la misma forma que los libros. Esto no es algo obligatorio, pero algunos países como Francia que dispone de un Instituto de lo Audiovisual, cuentan con depósitos similares de propiedad estatal.

• La estructura de la producción audiovisual de la empresa que se trate. Depende de si es una televisión nacional generalista, una televisión temática o una televisión local a la hora de disponer de una determinada estructura. La información con la que se trabaja contiene la información externa que recibe (imágenes, teletipos, etc.) la información generada por el propio medio u otros medios, la información que se produce, la información que se emite y el conjunto de la información acumulada que es la suma de todo lo anterior y de su selección.

• El flujo continuado de la programación, esto es una necesidad fundamental del medio televisivo. El centro de documentación debe estar adjunto a esta estructura de producción, puesto que supone una necesidad imprescindible. En Tele 5 el 27% de la emisión eran restos de la producción tales como la publicidad y la autopromoción.

• Vinculación con la actualidad y a su vez con el pasado (histórico y televisivo). El acelerado ritmo de producción precisa que el centro de documentación actúe con la misma rapidez. La vinculación con la actualidad convive en España con la revisitación constante del pasado. En informativos y otros programas se realizan reportajes y programas dedicados a informar del pasado. Ello puede ser desde la reemisión de series a la revisión de películas antiguas, entrevistas con personajes y artistas para recordar su trayectoria en el pasado. Esto está representado últimamente por tres grandes programas: Cine de Barrio que rescata películas españolas antiguas, Cuéntame qué pasó que constituye una representación dramático del pasado del país (dictadura franquista) y el show de Flo que utiliza programas del pasado en tono humorístico.

• Diversidad de soportes y formatos documentales de la documentación audiovisual (celuloide, Betacam, VHS). El valor patrimonial de los documentos obliga a la denigración o a la conservación de estos porque hay una responsabilidad patrimonial y otra comercial de los medios televisivos con respecto a esos contenidos.

Las imágenes como documento audiovisual. El análisis documental de programas y materiales de televisión: Las imágenes son documentos ricos en contenidos y ello hace que su gestión sea difícil. Es por ello que las características de los centros de documentación de TV son:

• Es muy difícil la indización automatizada porque además de poseer imágenes lleva un contenido sonoro.

• La definición de las unidades de contenidos. ¿Qué parte o unidades de programas tienen categoría suficiente para constituirse en una parte autónoma.

• Dependencia tecnológica que conlleva el documento y su relación con el soporte.

• La necesidad de controlar las generaciones de la imagen. Los soportes analógicos van perdiendo calidad al grabar de un original a copia y así sucesivamente.

¿A qué tipo de categorías de programas le podemos aplicar el análisis? ¿Qué tipo de categorías de programas podemos encontrar en un centro de documentación de televisión? Hay dos tipos:

• Fragmentados: Son aquellos que precisan de un trabajo previo de selección.

• Brutos de cámara: Son imágenes registradas directamente por un reportero o un corresponsal. Poseen un registro de imagen y un registro de sonido (sonido ambiente). Normalmente forma parte del núcleo del patrimonio de una televisión. Normalmente tienen una parte de grabación donde el reportero explica que es lo que ha grabado y la fecha (incluye la hora). Este es el primer registro del soporte. Puede tener un tiempo indefinido de grabación (20-30-45 minutos). El documentalista debe hacer una selección de las imágenes que tienen un valor. A esto se le llama compactado de brutos que es una recopilación de las imágenes que se han grabado por todos los reporteros. El compactado de bruto puede ser temático o cronológico. Normalmente se hace día a día y son cronológicos. Al llegar con el bruto de cámara el periodista realiza una selección y realiza el editado. A partir del texto redactado por el periodista se monta una pieza (noticia a emitir) con la selección de planos hecha por el redactor y montada con su voz en off. A esto se le llama editado. Esta es mucho más corta, pues la noticia que se va a emitir dura un minuto aproximadamente. Totales: inserción de la declaración de un personaje en una noticia. El total que dura la declaración de una persona hablando. Los brutos incluyen todo lo grabado: imágenes de recurso, declaraciones (totales), entradilla del periodista si lo hace. En un telediario hay normalmente 15 o 20 editados. Una vez terminado el proceso en documentación tenemos dos cintas: el bruto de cámara y el editado. Además se encuentra con un tercer documento el programa emitido, es decir, la emisión. ¿Qué se conserva? Normalmente es fundamental conservar la emisión pues lo exige la ley, pero en cuanto al resto cada centro documental de las televisiones decide. Unas (como Canal Sur) guardan además de la copia judicial de la emisión, el compactado de brutos y el compactado de editado. En el caso de prescindir de algo, se prescinde de los compactados de editado, pues esto, aunque ya sea con róulos de realización, ya están en la emisión.

• Fragmentados de agencias: Son imágenes fragmentadas de las que se hacen editados. Se compran los derechos de emisión de las imágenes de esas noticias. También se contratan compactados de brutos de las agencias que se compran ya compactados.

• Enlaces, envío de coberturas y señales de eventos: A través de otras agencias o por un “pool” de medios, que se suele hacer en eventos muy complejos o importantes, donde se escoge un medio o televisión y se reparte sus imágenes o señal a las demás televisiones. Las señales institucionales no tienen normalmente ningún problema. El deporte es uno de los aspectos que ha causado más problema en cuanto a su exclusividad por parte de un medio o su adquisición.

• Adquisiciones puntuales: Imágenes de las que no se tienen derechos ni se han comprado, pero se pide, por compra o cesión, con duración indeterminada, como una imagen de importancia grabada por un aficionado.

• Unitarios:

• Programas grabados/ directos: Los programas en directo hay que grabarlos ya que luego forman parte del archivo documental, como un informativo o un magacine. De determinados programas, que se graban, luego se realiza una selección.

• Retransmisiones de eventos: Deportivos, concursos, programas retransmitidos, conciertos, etc.

• Materiales de ficción o informativos de producción ajena: Informativos, series.

• Espacios de autopromoción y publicitarios: Autopromoción de la cadena y pequeños espacios publicitarios.

¿Cómo se aplica el análisis a la documentación televisiva? La función más característica del análisis televisivo es el visionado de todo el documento. El minutado de las imágenes y la concreción de las distintas imágenes, es el primer paso de todo análisis televisivo. El análisis documental es más complejo y se puede hablar de distintos niveles:

• Descripción de los planos principales, un resumen de lo que se tiene y su indización. Hay que definir la política documental y el grado de profundidad del análisis.

• Guía recomendada del análisis:

• Aprovechamiento de recursos.

• Evitar el ruido documental

• Cuanto más reducida es la unidad documental mayor será la profundidad del análisis y en consecuencia aumentará el archivo documental. En la descripción hay que identificar tanto lo que se ve como lo que se muestra. También hay que incluir elementos connotativos.

• Hay que evitar el lenguaje telegráfico, es decir; la descripción mediante palabras claves. La identificación de las imágenes debe ser realizada con un lenguaje natural y utilizando gerundios. Cuando aparece una persona hay que nombrarla y decir su posición social. La ficha del análisis puede llevar citas y frases literales.

• La indización por descriptores no es tan habitual y se prefiere la indización por planos. El lenguaje controlado no nos va a permitir la homogeneidad en los documentos televisivos que poseen otros documentos (libros, monografías, publicaciones, etc.).

• Los compactados tiene una acotación de tema y cronología, los documentos televisivos prescinden de descriptores.

La Federación Internacional de Archivos Televisivos (FIAT) se funda en 1977 con la participación de las grandes cadenas públicas (BBC, RAI, ARD Alemana). En sus estatutos se especifican las normas de fundamentación de la gestión documental en televisión. La FIAT intenta normalizar las normas de gestión de archivos en todos los centro de documentación televisiva. Pretende sensibilizar a la opinión pública con respecto a esos archivos. La FIAT recomienda una serie de datos mínimos que debe poseer cualquier archivo de televisión:

• A. Área de título:

• Título.

• Título atribuido.

• Subtítulo.

• B. Área de la responsabilidad:

• Nombre del realizador.

• Copyright.

• Nombres de otras personas que figuran en los títulos de créditos.

• C. Área de edición:

• Fecha de emisión.

• Fecha de rodaje o grabación.

• Lugar de grabación.

• D. Área de descripción física:

• Tipo de soporte.

• Duración.

• Sonido.

• Imágenes en color o B/N y formato.

• D. Área de descripción del contenido:

• Incluir el número.

• Palabras claves (conceptos que se juzguen significativos en una producción).

• E. Área de número.

Estas normas básicas son recomendaciones ya que la distinta política de gestión hace que un centro trate un campo que no trata otro centro. Esto hace que estas normas no se lleven, generalmente, a la práctica. Se ponen en duda estos criterios por su capacidad de generalización. A la hora de anotar la fecha de grabación debemos tener en cuenta que a veces el plazo de grabación puede ser superior a una semana. Por otro lado, el uso de palabras claves puede llevar a la ambigüedad.