Factura y Guía de Despacho

Curso : 4°A

Fecha : 27.04.2006

Fundamentacion

Sabrán ustedes que este mundo del comercio esta lleno de transacciones, negociaciones y un sin fin de actividades que dicen relación con el tema, portal razón se ha decidido brindar información para que todo aquel que lea este informe, ya sean alumnos de cursos inferiores o los propios compañeros conozcan algunos documentos mercantiles.

En esta ocasión se presentan dos tipos de documentos, los cuales son la factura que una ce sus características es que una cuenta detallada de las mercancías compradas y vendidas. Y la guía de despacho, la cual sirve como amparo al transcurrir las mercaderías, desde que salen del lugar de venta hasta llegar a su destino, estos documentos son de mucha utilidad para el comerciante ya que sirven como respaldo de los bienes que este comercia. Se conocerán aquí los conceptos básicos que se relacionan con tales documentos, como los son sus definiciones, sus estructuras, todas las partes que lo componen, sus flujos y su destino.

Toda la información se hará del punto de vista del departamento de producción que existe dentro de una organización o empresa.

Objetivo General

Conocer y brindar información acerca de los conceptos, definiciones, movimientos y flujos que dicen relación con una guía de despacho y una factura.

Objetivos Específicos

• Dar a conocer la estructura de la factura y la guía de despacho.

• Dar a conocer información acerca del tema.

• Dar a conocer los conceptos que dicen relación con el tema.

Guía de Despacho

Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere, la emisión obliga en postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no importan venta.

La guía de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en el libro de ventas o compras y sirve solo para verificar la existencia de mercaderías en una empresa cuando se efectúa el inventario, por lo general la guía de despacho la recepciona el bodeguero de la empresa.

La guía de despacho es un documento muy importante para certificar la propiedad de las mercaderías, es por ello que Carabineros de Chile exige a los transportistas la exhibición de estos documentos para evitar el transporte de mercaderías robadas o de dudoso origen.

La guía de despacho solo contiene indicación de cantidad, artículos y precio unitario, solo en algunos casos lleva columna total y por lo general no se suma.

La guía de despacho debe contener los siguientes datos:

• Nombre y dirección del vendedor.

• Numero de RUT del vendedor.

• Giro de negocio.

• Nombre y Dirección del comprador.

• Dirección, es decir, lugar de entrega.

• Fecha de envió.

• Fecha de entrega.

• Detalle completo de la mercadería que se traslada, con indicaciones de unidades, peso, el nombre y las características de la mercadería.

Algunas características que tienen las guías de despacho:

• Sirven de testigo y guía para confeccionar las facturas.

• Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos internos, antes de ser enviadas.

• Una guía de despacho puede convertirse en factura siempre y cuando se realice el desglose del IVA, precio neto y total.

• En los trabajadores de bienes para su reparación de un lugar a otro del mismo emisor que no importen venta podrá omitirse el valor unitario, conocer en forma clara y detallada el motivo.

Emisión de una Guía de Despacho

Requisitos de emisión:

• Emitirse en triplicado, debiendo el original y el triplicado acompañar a los bienes corporales muebles que se trasladan con motivo de una venta, de una convención asimilada a venta, de una prestación de servicios o por traslados que no constituyan ventas. El duplicado deberá conservarlo el emisor, en su poder, a objeto de proceder posteriormente a la facturación de la operación, cuando corresponda. Debe cumplir con los mismos requisitos señalados para las facturas.

• Igualmente deberá indicarse el nombre completo del prestador de servicio y receptor de los bienes remitidos, cuando se trate de convenciones que no constituyen venta, además del resto de los antecedentes legales exigidos.

• Detalle completo de las especies que se trasladan, con indicación de las unidades, peso o volumen, nombre y características de las especies y valor unitario.

• En los traslados de bienes corporales muebles que correspondan a envíos que efectúen los "vendedores" a consignatarios, comisionistas o martilleros, cuando no importen ventas, será obligatorio para los mandantes consignar en las guías de despacho, un precio unitario de las especies, aproximado al valor real de los bienes de que se trate. Pueden totalizarse, pero no indicar separadamente el Impuesto al Valor Agregado.

• En los otros traslados que no importen venta podrá omitirse el valor unitario, pero habrá de consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo, así por ejemplo: si se trata de traslado de bienes para su repartición, de una bodega a otra del propio emisor, para su distribución, etc.

Factura

La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el proveedor manad al comerciante o, su caso, los que el comerciante entrega al cliente. Además viene desglosado el IVA.

Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la guía de despacho.

La obligación de expedir y entregar facturas esta regulada de forma rigorosa.

Las facturas son exigidas por el artículo 52 del decreto Ley Nº 825 de 1974.

Deberán expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen, incluso por las exportaciones, debiendo conservar las mismas.

Las facturas tiene unas dimensiones mínimas 21.5 centímetros de ancho y 15 centímetros de alto. La numeración debe ser correlativa, única nacional. Los ejemplares llevan impresa la leyenda que indique su destino en el vértice inferior derecho del documento y en dirección horizontal:

ORIGEN : CLIENTE

DUPLICADO: SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS

TRIPLICADO: CONTROL TRIBUTARIO

Cualquier otra copia que los contribuyentes deseen incorporar deberá llevar la leyenda de su destino. Por ejemplo:

CUADRIPLICADO: CONTROL INTERNO CONTABILIDAD

QUINTUPLICADO: CONTROL INTERNO REGISTRO EXISTENCIA

El triplicado deberá portarse para ser exhibido durante el traslado de las mercaderías, junto con el original, el que debe ser entregado al Servicio de Impuestos Internos que lo requieran. Si no fuera retirado por los funcionarios, deberá ser conservado por el destinatario, a fin de dirección regional del Servicio de Impuestos Interno, cuando lo sea requerido.

Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos Internos. Previo a su emisión por el comerciante.

El rol único tributario del emisor del documento, el nombre del documento (la palabra factura) y su numero correlativo deberán ser impresos a cuatro centímetros de altura por ocho centímetros de largo, enmarcado por una línea por un milímetro de grosor. Dicho recuadro ubicado al superior derecho del documento, a 0.5 centímetros de corte y será de color rojo.

Requisitos de Emisión:

• Fecha de emisión.

• Numeración correlativa.

• Nombre completo o razón social y número del rol único tributario del destinatario.

• Domicilio completo del establecimiento.

• Giro del negocio.

• Detalle de la mercadería, precio unitario y monto de la operación. El detalle de las mercaderías y el precio unitario se podrán emitir mientras se hallan emitido oportunamente las correspondientes guías de despacho.

• Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de impuesto, cuando proceda.

• Indicar condiciones de venta; al contado, al crédito, mercadería puesta en bodega del vendedor o del comprador, etc.

• Las copias podrán emitirse con papeles y colores o tintas diferentes del original y no deberán llevar impreso ningún tipo de fondo.

Condiciones Especiales:

• Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diversas operaciones. En este caso deben constar separadamente las contraprestaciones.

• Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas para un mismo destinatario durante cada mes tributario.

• En las ventas al por menor bastar con poner a continuación del precio la expresión IVA incluido.

Tipos de Facturas

Factura Electrónica: Es un documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico, el cual tiene idéntico valor legal y su emisión debe ser autorizada previamente por el SII.

Facturas falsas: Una factura falsa es aquella que falta a la verdad o a la realidad de los datos contenidos en ella. La falsedad puede ser de tipo material, tales como indicar un nombre, domicilio, RUT o actividad económica inexistente, o bien registrar una operación inexistente, entre otras.

Facturas no fidedignas: Son aquellas facturas que, como su nombre lo indica, no son dignas de fe; vale decir, contienen irregularidades materiales que hacen presumir con fundamento que no se ajustan a la verdad.

Descripción de la Factura Electrónica

El objetivo de este sistema es otorgarle validez legal tributaria a la factura electrónica como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplazar con ello las facturas de papel que obliga a utilizar la actual normativa. Esto permite obtener mejoras en los procesos de negocios de los contribuyentes, disminuir sustantivamente los costos del proceso de facturación y facilita el desarrollo del comercio electrónico en nuestro país, contribuyendo de esta manera a impulsar la agenda tecnológica y de modernización del País.

La factura electrónica (o digital) es uno de los proyectos centrales en el ámbito de simplificación tributaria de la Agenda Pro Crecimiento que el Gobierno viene impulsando con organizaciones empresariales. Después de su exitosa puesta en marcha, el Servicio de Impuestos Internos se encuentra muy comprometido en masificar el uso de la factura electrónica. Otras medidas incluidas en la agenda tecnológica del Gobierno son la masificación del uso de la firma electrónica para el desarrollo de Internet, la facilitación de transacciones electrónicas entre empresas y el Estado y el desarrollo de los medios de pago vía Internet. En todos estos proyectos el SII se encuentra impulsando iniciativas para concretarlos y sin duda se fortalecerán fuertemente con la masificación de la Factura Electrónica.

La tecnología de firma digital permite en la actualidad que se intercambien documentos electrónicos con la plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los emisores y la integridad de los datos que contienen. La promulgación de la ley de firma digital permite que la factura, así como otros actos y contratos firmados por este mecanismo, sean legalmente válidos y tengan el mismo efecto que los celebrados por escrito, con la ventaja adicional de la reducción del costo de transacción y la garantía de mayor eficiencia y productividad. La promulgación de esta ley está enmarcada dentro de la estrategia del Gobierno de posicionar al país en la vanguardia de la nueva economía.

En Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declaró abierto el proceso de masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes. A partir de ese momento, los contribuyentes pueden postular y certificarse como emisores y receptores de factura electrónica a través de Internet y obtener la resolución del SII que los autoriza a operar con documentos tributarios electrónicos.

Es de interés del Servicio de Impuestos Internos que las empresas estén adecuadamente preparadas para la masificación de este sistema. Por esta razón ha decidido publicar en el Sitio Web, toda la información que describe el modelo propuesto, los formatos de documentos, la normativa y el instructivo para operar en el sistema. Con esta información, las empresas que lo deseen, podrán prepararse para adoptar prontamente el nuevo sistema de facturación.

Seguridad da la Factura Electrónica

Como documento tributario la seguridad en la emisión y aceptación de la factura tributaria es uno de los elementos esenciales para su aceptación y uso masivo.

La autenticidad del origen y la integridad de los documentos generados electrónicamente será proporcionada principalmente por el uso de los certificados digitales, la firma electrónica y la intervención de Servicio de Impuestos Interno (SII).

La primera garantía esta dada por la presencia de SII, quien actúa en forma activa en el proceso de emisión de la factura electrónica. Es este organismo quien lleva un registro público de todas las personas autorizadas al interior de la empresa para firmar facturas electrónicas. Para iniciar sus operaciones con facturas electrónica, y definir su relación con el SII, los contribuyentes deben definir las personas autorizadas para firmar y obtener certificados digitales para ellos en cualquiera de las entidades certificadoras acreditadas ante SII. Posteriormente, los datos de las personas autorizadas y sus certificados digitales se registran en SII para que cuando se solicite una factura electrónica el SII pueda verificar que la petición corresponde a una persona autorizada.

La emisión de la factura se hace por un medio mutuamente acordado entre las partes. No obstante, es obligación del receptor electrónico de verificar la autenticidad del origen y la integridad del documento recibido, lo que puede hacer fácilmente ya que el emisor debe enviar una copia de la factura al receptor y otra al SII. El SII asiste en la seguridad de la parte receptora ya que por medio de ese organismo se puede verificar, vía Internet o teléfono, que la factura se encuentra firmada por una persona autorizada, comprobar el número de folio autorizado y los datos relevantes de la factura. De esta forma el receptor verifica que se trata de un documento autorizado, que el RUT del emisor corresponde y que el monto coincide. Además, una copia del documento queda en el SII para su almacenamiento.

Una vez emitido la factura electrónica es posible imprimir la misma en papel simple, ya que debe contar con el mismo timbre electrónico en código de barra “2d” (PDF417). Es este código que podrá ser leído en forma automática y que otorgará a la autoridad correspondiente todos los datos del documento que se encuentra impreso para su fácil verificación.

Conclusión

Se puede concluir que la empresa debe tener un orden sistemático de todos sus movimientos a través de documentos, que deben respaldar toda interacción que la organización realice.

En el caso de la factura y la guía de despacho se debe contar con un sin fin de flujos que permiten que toda acción realizada quede plasmada a través de copias, apoyos o respaldos.

De esta forma, si todo se encontrase en orden, no se debiera cometer errores que afecten el transcurso natural de la organización, pudiendo de esta forma continuar con la conducción de objetivos.

Lo que esto llevara a una transacción de el producto de la empresa hacia al cliente y que cumplan con todas las especulaciones que se indicaron anteriormente, para que no haya ningún conflicto de devolución del producto y ocurra la perdida del cliente por un error de procesos.

Esto quiere decir que la factura y la guía de despacho son fundamentales para la producción de la empresa, ya que esto les traerá más utilidad, recursos y beneficios dentro de ellas.

Anexos

Flujo Guía de Despacho

Flujo Factura

Envía factura con guía de despacho

Manda a pedir Factura

Respalda

Dejan una copia

Bodega

Empresa

Contabilidad

Venta

Fiscaliza SII

Deja una copia

Respalda

Contabilidad

Producción

Marketing

Finanzas

Entrega departamento

Devuelve a la empresa

Acepta

Anula

Recepción cliente

IVA

Registra

Contabilidad

Deja una Copia

Respalda

Producción

Emite Factura

Empresa