La relación entre los ejecutivos y los consultores en Sistemas de Información.

Gracias al reconocimiento de la información como un recurso estratégico valioso y fundamental para la empresa, los Sistemas de información (SI) evolucionaron hasta poder ser un medio de apoyo para la toma de decisiones, participando en la formulación de las estrategias de la empresa. Pero esto no implica que por el solo hecho de asignarle valor agregado a la información, se requiera dentro de la empresa de un SI.

Nada se puede empezar a hacer si la empresa, mejor dicho los ejecutivos de la empresa no tienen bien definido a que aspiran y que es lo que necesitan de un SI. Los ejecutivos deben determinar la información necesaria que requiere cada puesto, función o actividad de la empresa para que la misma pueda desarrollarse de manera eficiente. El tipo de información necesaria varia de empresa en empresa y también dentro de una misma empresa debido a las responsabilidades de cada puesto. Esta información requerida por la empresa estará influenciada por el contexto (competencia, cambios tecnológicos, etc.) haciendo posible que esta vaya cambiando.

Todo debe comenzar a partir de la definición de los Factores Claves para el Éxito (FCE) por parte de los ejecutivos de la empresa. Los FCE de una gestión son las actividades que deben ser imprescindiblemente cumplidas de manera satisfactoria para el buen resultado de una gestión. Como todo sistema, dentro de la empresa puede existir una jerarquizacion e interrelación de los FCE en donde el cumplimiento de un factor lleva al cumplimiento de otro factor de mayor alcance y rango.

Para la implementación de un SI, los consultores requieren de la participación de los ejecutivos de la empresa a través de:

• Correcta definición de los FCE: para atraer la atención de los ejecutivos de la empresa y asegurarles que el SI estará orientado a las necesidades del negocio.

• Escenarios decisorios: para demostrarle a los ejecutivos que los SI pueden ser de gran aporte para la toma de decisiones.

• Desarrollo de prototipos: para minimizar los costos iniciales y demostrarle a los ejecutivos la utilidad del SI.

Estos 3 puntos llevan a la participación de los ejecutivos en el proceso de planeamiento del SI desde un punto de vista gerencial y además atrae el interés de los mismos ya que el SI será utilizado como un sistema de apoyo para la toma de decisiones de los ejecutivos de la empresa.

Pero así como se ve, no todo es perfecto. Pueden originarse ciertos inconvenientes entre los ejecutivos y consultores en donde la reacción típica de los ejecutivos es hacer responsables a los consultores y diseñadores de SI de la ineficiencia del SI de la empresa, y recíprocamente estos delegan esa responsabilidad y culpan a los ejecutivos. La conclusión de esto es que ambos tienen razón.

Desde el punto de vista de los ejecutivos, critican a los consultores de la carencia de datos vitales por parte del SI ya que opinan que los consultores de información son técnicamente competentes pero no conocen bien el negocio de la empresa, privilegian a la tecnología sobre la información que debe manipular el SI, se preocupan por el buen funcionamiento del sistema y poco por la información que el SI debe proporcionar.

Las herramientas de defensa de los consultores en contra de los ejecutivos se basan en que si estos realizaron una mala definición de los FCE, los consultores no podrían desarrollar un SI que genere información de calidad para que los ejecutivos puedan tomar las decisiones necesarias en el momento y en el lugar adecuado. Además, si los ejecutivos no desarrollaron estrategias compatibles con el negocio de la empresa, a los consultores les resulta mas que dificultoso relacionar los datos que entran en el SI con la información que los ejecutivos necesitan como salida del mismo. Como punto final a esta visión, los consultores opinan que los ejecutivos se quejan del SI por falta de soluciones ya que los notifica de problemas pero no brinda soluciones, el SI se convierte en un sistema de alerta anticipada y no en un expositor de resultados. Los ejecutivos deben distinguir entre la información sobre los procesos y la información sobre los resultados y si se omiten los procesos, se omitirán los resultados.

Para que sea exitosa la implementación de un SI en la empresa y no se produzcan conflictos entre los consultores de SI y los ejecutivos de la empresa:

• Los ejecutivos deben:

• Los consultores deben:

DATO

TOMA DE DECISIONES

INFORMACION

PROCESO = SI

Retroalimentacion/Feedback de excepciones y/o desvíos