TEMA 5: DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES

A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el artículo 30 del Código de Comercio.

Albarán:

No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve ara comprobar entradas y salidas.

Factura:

La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:

• Estar numeradas correlativamente

• Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario

• Aparecer el importe con el IVA desglosado

• Lugar y fecha de emisión

El cheque:

Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque...”. Siempre va a banco c/c.

La letra de cambio:

Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son:

• A la vista: el librado tiene que pagarla

• A plazo vista: pagarla en la fecha determinada

• A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha

• A fecha fija: el librado tiene una prórroga

Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deben guardar los documentos ordenados.

Los criterios para elegir un archivo son:

• Volumen de documentos

• Antigüedad de documentos

• Características de los documentos

• Frecuencia de uso

Normas generales de clasificación:

• Justificantes de caja—se ordenan por orden cronológico

• Por bancos—se ordenan por fechas

• Tipos de mercancías y cronología

- Facturas emitidas cronológicamente y por Nº de factura—es conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente

• Por proveedores cronológicamente

Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. En la práctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en los artículos 25-33 del Código Mercantil.

Según legislación mercantil:

• Obligatorios:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Libro Diario

De actas (sociedades)

Registro de socios

Libro Registro

• Voluntarios:

Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad

Según método contable:

• Principales

Libro Diario

Libro Mayor

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

• Auxiliares—cualquiera que desarrollen los libros contables principales

• Registros—documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán

• Copiadores—destinados a describir con detalle hechos o documentos

Las maneras de representar el Libro Diario más usuales son la americana y la italiana:

Americana:

Italiana:

Cada una de las anotaciones registrada en el Diario se denomina Asiento. Los asientos pueden ser:

• Según su estructura

• Simples—conllevan una anotación en el Debe y otra en el Haber

• Compuestos—conllevan una anotación en el Debe y dos o más en el Haber o viceversa

• Complejos—conllevan dos o más anotaciones tanto en el Debe como en el Haber

• Según su objetivo:

• De apertura—bien por inicio de actividad (constitución) o por inicio de ejercicio

• De gestión—reflejan las operaciones del Diario

• De periodificación—se separan los ingresos y los gastos del período actual de los del período siguiente

• De regularización—son los que determinan el resultado

• De cierre—al final del ejercicio

• Corrección de errores

Es un libro principal pero no es obligatorio, por ser copia del libro Diario. En el mayor se registra por conceptos y en cuanto a su estructura es muy variada aunque los más usados son estos:

A doble folio:

A folio simple:

Tradicionalmente se les ha denominado Libro de Inventarios y Balances e incluye los Inventarios y las Cuentas Anuales (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y ganancias y Memoria). Además este libro incorpora los balances de Sumas y Saldos, que tienen el siguiente formato:

Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático. Son, entre otros, los siguientes:

• Libro de Caja

• Libro Auxiliar de Bancos

• Libro Auxiliar de Clientes

• Libro Auxiliar de Proveedores

• Libro Auxiliar de Compras

• Libro Auxiliar de Ventas

• Fichas de Almacén

Error contable es toda omisión, cálculo equivocado o inexactitud involuntaria cometida en las anotaciones contables.

Correcciones en el Diario:

• EQUIVOCACIONES DE PALABRAS, CONCEPTOS Y FECHAS—si se advierte del error en el momento, se pone a continuación: “DIGO” y se anota correctamente. Si se advierte después se hace una anotación indicando que ese asiento queda “ANULADO” y en su lugar entenderá que “dice...”.

• OMISIÓN DE ASIENTOS—se consigue anotando el asiento correspondiente e indicando cuando debió hacerse

• DUPLICACIÓN DE ASIENTOS—hay 3 métodos:

• CONTRAASIENTO: cambiar el lugar de las cuentas

• NºS ROJOS: se escriben en rojo (restan)

• COMPLEMENTO A 0:

0 0

85

115

• EQUIVOCACIONES EN LAS CIFRAS—en el caso de que la cantidad sea < a la real se puede realizar otro asiento con la correspondiente anotación. En el caso de que la cantidad sea > a la real se puede hacer un contraasiento, con su correspondiente anotación. En ambos casos se pueden llevar a cabo los mismos procedimientos que en la duplicación de asientos.

ARTÍCULO 25: 1.- Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará, necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.

2.- La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la autoridad de aquellos.

ARTÍCULO 26: 1.- Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas en los que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se hayan solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

ARTÍCULO 27: 1.- Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente habrán de llevar al Registro Mercantil del lugar del que tuvieran domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno, diligencia, de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legislación efectuada por el Registro de origen.

2.- Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas sueltas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales, serán legislación antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

ARTÍCULO 28: 1.- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado en la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación del ejercicio y las Cuentas Anuales.

2.- El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

ARTÍCULO 29: 1.- Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

2.- Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en Pesetas, y en Euros hasta el 2002.

ARTÍCULO 30: 1.- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados durante seis años, a partir del último asiento realizado en libros, salvo lo que se establezca en disposiciones generales o especiales.

2.- El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no lo exime del deber al que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

ARTÍCULO 31: .- El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.

ARTÍCULO 32: .- La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que derive en lo expuesto en las leyes.

.- La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los empresarios, sólo podrá detectarse de oficio o de instancia de parte, en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras y liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.

.- En todo caso, fuera de los plazos prefijados en el párrafo anterior, podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate.

ARTÍCULO 33: 1.- El reconocimiento al que se refiere el artículo anterior, ya sea general o particular, se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en el de la persona que comisione, debiendo aportarse las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos.

.- En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podrá servirse de auxiliares técnicos en la forma y número que el juez considere necesario.

ARTÍCULO 2: .- El Registro Mercantil tiene por objeto:

ARTÍCULO 293: 1.- Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes, se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.

2.- Asimismo, podrán ser llevados por el Registro Mercantil los libros detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

ARTÍCULO 171: 1.- Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las Cuentas Anuales, el Informe de Gestión y la propuesta de aplicación de resultados, así como, en su caso, las cuentas e informe de gestión consolidados.

2.- Las Cuentas Anuales e Informe de Gestión deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos de señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.

ARTÍCULO 203: 1.- Las Cuentas Anuales y el informe de gestión deberán ser registrados por los auditores de cuentas.

2.- Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado.

ARTÍCULO 218: .- Dentro del mes siguiente a la aprobación de las Cuentas Anuales, se presentará para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la Junta General de aprobación de las Cuentas Anuales y la aplicación del resultado, a las que se adjuntará un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como el informe de gestión y el informe de los auditores.

ARTÍCULO 166 (LEY): La contabilidad deberá permitir determinar con precisión:

ARTÍCULO 62 (REGLAM): Los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar, en cada forma, los siguientes libros registro:

CONTABILIDAD 32