Tema 7.

"Documentos administrativos básicos en la empresa privada,I"

*DOCUMENTOS INTERNOS

1. Documentos de que se sirve la empresa en su ámbito interno.

• Convocatorias

• Actas

• Autorizaciones

• Avisos y anuncios

• Boletines y revistas

• Memorias

• Nota interior

• Solicitud.

2. Convocatorias.

En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.

3. Actas.

Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

4. Partes en que se divide un acta.

• Inicio: que a su vez consta de tres bloques:

• Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.

• Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen izquierdo de la misma.

5. Autorización.

Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.

6. Avisos y Anuncios.

Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y racionalización).

7. Boletines y revistas.

Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se realiza en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande empresas.

8. Memorias.

Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año.

Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar un exposición dividida por capítulos.

9. ¿Qué es una nota interior?

Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.

10. Partes de que consta una nota interior.

• Inicio: nombre o razón social, fecha de confección en formato largo o corto, palabra DE para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que emite la nota, la palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que recibe la comunicación y la palabra Asunto donde se redactará un resumen del motivo de la comunicación.

• Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma breve y concisa.

• Final: firma de la persona que envía el mensaje, no aparece la antefirma pues aparece en DE.

11. Solicitud.

Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y cada empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este documento son múltiples: período vacacional, cambio de destino, matrimonio…..

* DOCUMENTOS EXTERNOS

12. Nombrar los documentos externos

• Anuncios.

• Carta Circular

• Tarjetas (de visita o cortesía y comerciales)

• Invitaciones

• Saluda

13. Anuncios

Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien sean clientes o n o de la empresa emisora.

14. Partes que consta un anuncio.

• Logotipo de la empresa

• La razón social

• AVISO o ANUNCIO

• Motivo o contenido

• Localidad y fecha de expedición

• Antefirma y firmado (no rúbrica)

15. Carta Circular

Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.

Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o administrados.

16. Invitaciones, ¿qué son?

Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.

Estos actos pueden ser:

17. Saludas, ¿qué son?

Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.

18. Partes del saluda.

• Inicio: descripción del cargo de la persona que emite el documento, razón social y a continuación la palabra “Saluda” que ya viene impresa.

• Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el saluda para continuar con una exposición muy breve del motivo que lo origina.

• Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con la fórmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y común para este tipo de comunicaciones, estas frases comienzan en minúscula pero si el emisor figurase en el inicio, la frase comenzaría por mayúscula.

19. Consideraciones del saluda.

• Se redacta en tercera persona.

• Contenido breve.

• No se firma.

• No se escribe la dirección del destinatario.

• No figura el sello de la empresa u organización.

20. Tarjetas.

Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.

21. Tarjetas de visita y cortesía.

Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:

• Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo y el teléfono.

• Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales. Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo electrónico si se tiene.

• Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.

20. Tarjetas comerciales.

Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas dentro de los productos que oferta Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.

Públicos: eventos, congresos, simposios,….

Privados o familiares: bautizos, bodas…