Tenemos que tener en cuenta tres conceptos: informar, documentar y conocimiento.

INFORMACIÓN: es un sinónimo de novedades. El mensaje puede aceptarse o rechazarse. La información puede ser fenómeno o proceso. Como fenómeno lo podemos captar y está producido por el entorno que nos rodea, consciente o inconsciente independientemente de nuestro yo. Como proceso es un proceso de elaboración llamado documentación. Los conceptos de fenómeno y proceso nos lleva al conocimiento, también se puede llegar a través de la documentación.

Características de la información:

Información es el acontecimiento que puede ser previsible o imprevisible. También la información está sujeta a la interpretación del que la transmite y del que la recibe. La información es aleatoria y puede ser equívoca, no obstante tiene un camino, emisión, transmisión y recepción.

La persona que tiene la información tiene el poder. Documentar es el acto de proporcionar o recibir en función de una necesidad específica los elementos de información necesarios para responder a una demanda.

Para que sirve la documentación:

• Enriquece el contexto de los acontecimientos y de las declaraciones públicas. Se las da una perspectiva más amplia.

• Es irrevocable y difícilmente contestable.

• El tratamiento y la organización de estos datos conducen de otra manera a ver la realidad que de otra forma sería inaccesible.

• El objetivo es contextualizar la noticia de forma testimonial y retrospectiva.

• Frente al carácter espontáneo de la información, tenemos el acto de caracterizar, sintetizar y racionalizar estos datos. No es espontaneo.

• La documentación es un trabajo continuo frente a la periodicidad de la información.

La comunicación humana sirve para trasmitir ideas y dar opinión de los hechos. Un documento debe ser visto bajo dos formas distintas:

El tratamiento documental será distinto según la forma, además el análisis, el tratamiento de los datos latentes ocupará el 60% del trabajo total, el 40% restante lo dedicaremos a la fuente.

La ordenación de los documentos puede ser según su forma y contenido. Según su forma son:

• En soporte papel.

• Películas.

• Magnéticos.

• Digitales (CD, discos digitales, etc...)

Según su contexto hay:

• Documentos primarios: aquellos que se reproducen con su texto íntegro, por ejemplo los libros.

• Documentos secundarios: energías condensados del primario.

• Documentos terciarios: listas de publicaciones secundarias por ejemplo un índice.

• Documento de referencia: los que utilizaré como consulta en un momento determinado, como por ejemplo una enciclopedia.

Objetivos de la documentación

Para que sea documentación esta tiene que ser exhaustiva, pertinente, precisa, rápida y económica.

Desarrollo histórico

Desde dos puntos de vista:

Origen semántico

En el latín medieval aparecen dos palabras, dcumentetio y documentatum (instrumento de prueba en el terreno jurídico o también enseñanza o documentación moral). A finales del siglo XIV aparece esta palabra con el significado de enseñamiento o documentación moral. En 1813 en el diccionario de la RAE aparece el significado de hoy en día. Documento es un neologismo.

Origen científico

Viene empujado por ganar en las cotas del mercado. La información hay que plasmarla en un documento. Van surgiendo documentos de vida muy corta que había que resumirlos. Emilia Corrás considera la documentación como un proceso de carácter práctico que se apoya en fundamentos teóricos de carácter intelectual. Es evolutivo, complejo, coherente, formal, metódico.

El objetivo final es difundir, trasmitir y comunicar toda la información.

Pequeño apunte sobre el libro

De entre todos los documentos escritos que existen el libro es el más importante por su trayectoria histórica. Einsten decía que el conocimiento se presenta de dos formas, una con vida en la conciencia del hombre y otra sin vida, el libro.

Hipólito Escobar describe el libro como un conjunto ordenado de mensajes que sirve de herramienta para aumentar la memoria del hombre. El libro además, desarrolla la comunicación y permite remontar las barreras del tiempo y del espacio. El libro ha cambiado su manera de confeccionar, pero no sus cualidades en sí. El libro lleva en sí mismo la perpetuación de la cultura de los pueblos, esta cultura puede ser humanista, técnica o científica.

Los primeros documentos escritos que se conocen son las tablillas de barro de Babilonia (sobre barro seco y con un punzón van escribiendo aquello que viven, como relatos de batallas, etc.) Estas tablillas había que ordenarlas posteriormente para poderlas conservarlas, era un rito escribirlas y leerlas.

Después aparece en Egipto el papiro, el nombre proviene de una planta que crece en la orilla del Nilo. Durante la Edad Media las invasiones bárbaras arrasaron Europa, todo lo que había significado la Roma y Grecia clásica, todo esto desaparece y parte de esta cultura se refugia en los monasterios. Los monjes se dedican a traducir en lengua romance los contenidos de esas culturas. Utilizan el pergamino que viene de la ciudad de Pérgamo, es otro soporte que consiste en piel de carnero previamente tratado, lo secan y luego se le da grasa. Este soporte se empezó a utilizar en la baja Edad Media.

Con la aparición de las Universidades empiezan a producirse más libros. En estas fechas Alfonso X el sabio ideaba el códice. Los códices son unos documentos que se componen de escrituras más miniaturas (Dibujos que ilustran los textos) Códices hay muchos en España, como por ejemplo en el Escorial El libro de las oras de Isabel la católica (las oras son una serie de oraciones que duraban doce oras y en cada hora había una oración). Alfonso X escribe también textos jurídicos y escribe las cántigas en la lengua galaico-portuguesa, lo hace en vitelas (tratamiento igual que el pergamino pero con piel de cordero).

Llega la invención de la imprenta y la difusión del papel. Esto hace que llegue más fácilmente a la gente. Hoy día el libro está al alcance de todo el mundo y nos sirven como herramienta de trabajo y estudio. La historia de las bibliotecas corren a la par que la de los libros. La primera biblioteca que existió se encontraba en la ciudad de Alejandría, fundada por Tolomeo en 1950 a. C., llegó a tener un millón de volúmenes de libros, era un lugar para investigar. Tolomeo III la vende a Roma en el año 47 a. C. en la toma de Julio Cesar prendió fuego y desaparece esto significó para la humanidad una pérdida incalculable.

En España en el año 850 en la Córdoba de los califas tenemos una biblioteca, que fue la primera de Europa. En Córdoba convivían las tres culturas, la judía, musulmana y la católica, de tal manera que se intercambiaban sus conocimientos. Se traducían al árabe libros en hebreo. Los musulmanes tenían ansia por conocer la cultura cristiana y los cristianos por conocer la cultura cristiana. Según así las escuelas de traductores eran verdaderos centros de creación y de cultura. Posteriormente se creó otra biblioteca en la ciudad de Toledo, en esta biblioteca también se dedicaban a lo mismo.

Una biblioteca es un conjunto ordenado de libros de libros debidamente organizada para su uso, aunque hoy en día pensemos en el mueble o en el lugar donde se recogen libros. Las tres notas que justificaría la existencia de una biblioteca son colección, organización y disponibilidad. La biblioteca no tiene la función de estudiar los contenidos de esos libros, que corresponde al centro de documentación. Hoy en día en España tenemos cuatro tipos de bibliotecas:

• Públicas: gratis por fondos y usuarios.

• Nacionales: sólo hay una y es la cabeza del sistema bibliotecario de un país. Recoge todos los libros publicados y establecen las normas por la s que se rigen las demás.

• Docentes: son de centros docentes. Son gratis por sus fondos y especializadas por sus usuarios.

• Especializadas: son aquellas que tienen libros de un área determinada del saber y para un público especializado en él. El Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) está dividido en institutos especializados, que se ocupan específicamente de un área.

Dado el carácter social de todas las bibliotecas deben medir su eficacia no por la minuciosidad a la hora de hacer lo0s trabajos bibliotecarios, sino por su disponibilidad para sus usuarios.

Trabajos técnicos en una biblioteca

El trabajo que se desarrolla en una biblioteca recibe el nombre de cadena documental. Esta se compone de selección, catalogación, clasificación y difusión.

• La selección consiste en la adquisición de libros que se adapten lo mejor posible a los usuarios a los que van a ir dirigidos.

• La catalogación es la descripción formal de los libros; tipos de cubierta, número de páginas, editorial... Esta catalogación no es arbitraria, sino que responde a unos parámetros. La ISOD es quién decide esos parámetros.

• En la clasificación, me fijo en el contenido del libro para clasificar, existen unas normas y unos lenguajes. El lenguaje más habitual es la clasificación de libros (no de documentos)es la CDU(Clasificación Documental Universal). Se establece un número que se identifica con un área de conocimientos determinados y luego se emplean números decimales para hacer más minuciosa la clasificación.

• La difusión consiste en tener disponible los libros. Normalmente un bi8bliotecario edita catálogos y expone los libros que tiene.

TEMA 4: EL ARCHIVO

El archivo

Aparece cuando el hombre empieza a guardar documentos que nos van a servir para justificar algo. Los sumerios crean las casas de las tablillas. Eran archivos documentativos y no sólo se guardaban los antiguos, sino también los del día a día, los que nos permiten conocer mejor lo que ocurría en la época.

En la Edad Media los archivos ganan mucho terreno, es la época de su apogeo. En este momento hay muchas guerras y sobre todo en España lo que supongo que las Cortes fuesen itinerantes. Los archivos se los llevaban con ellos y por eso hoy tenemos mucha información sobre la Reconquista. Hay dos archivos importantes: archivo de la Corona de Aragón y archivo de la ciudad de Toledo. Más tarde aparecen los archivos de Simancas, pero es posterior por su creación, no por los documentos que contiene.

Un archivo muy importante es el de las Indias. Nace y tiene su razón de ser en la conquista de América, nos muestra la forma de vida de los indígenas, lo que supone un gran adelanto histórico y cultural. Este archivo estuvo abandonado durante mucho tiempo. Hoy quieren informatizarlo.

En el siglo XX aparece el archivo Nacional, donde se fusionan todas aquellas que no tenían un volumen muy grande, también aparecen los archivos de las Autonomías.

Se crea la necesidad de reunir, formalizar, resúmenes de trabajo que los expertos han publicado en revistas, boletines, etc. En el siglo XIX empiezan a crearse unidades documentarias con las que se van iniciando ya estas costumbres de reunir datos, estas costumbres surgen en Italia y en Inglaterra. Estos dos países van a impulsar la aparición de éstos hechos.

En 1895 se celebró una conferencia bibliográfica en Bruselas, en la que coinciden dos personas Paul Orlet y Henri Lafontaine. Ambos autores se reúnen en Bruselas y deciden que la forma de documentación se ha quedado obsoleta y por lo tanto deciden cambiar el lenguaje para que fuera más sencillo de encontrar.

En 1934 Orlet publica el primer manual de documentación, el primero que se conoce sobre la ciencia documental. En este manual se recoge la planificación de Beweng y se modifica para cambiarlo. En los años 50 aparece la informática con lo que cambian de manera y las posibilidades aumentan de una manera espectacular.

Los servicios de documentación en los medios de comunicación

Los servicios de documentación en los medios de comunicación surgen por tres causas:

• La necesidad de tener preparadas “semblanzas necrológicas”.

• Necesidad de guardar ejemplos de su propio periódico.

• Necesidad de utilizar información contenida en los periódicos de la competencia.

Uno de los primeros periódicos, The Times, empiezan a guardar sus ejemplares y a documentarse (con 116 años de periódicos guardados). Este periódico crea una biblioteca de referencia y en un paso posterior crea indicios que se enfocarán bajo dos premisas (materias y personajes, es decir, temas y autores). Los indicios estaban destinados a recuperar esa información y en el momento que empiezan a recuperar indicios son independientemente de la consulta del propio diario, y el periodista obtiene de ella la información que desea.

A medida que van cambiando la manera de hacer periodismo y pasa de ser un periodismo expositivo a un periodismo interpretativo, la manera de trabajar también son distintos. Los editores en un segundo paso también deciden relacionar hechos con ideas. También son los diarios británicos, The Times y Daily Mails, los primeros en relacionar los hechos con las ideas.

En España, La Vanguardia, también empiezan a recuperar los periódicos. El centro documental de La Vanguardia no nace hasta los años 20. Pocos años después, ABC también comienza a guardar sus periódicos.

Centralización de los medios de comunicación

Hasta ahora los documentos están dispersos. The times avisa a los europeos de que la verdadera razón de estos movimientos (alemanes). Los ha servido para analizar un hecho.

En los años 50 nace el periodismo interpretativo (interpreta hechos, acontecimientos) y los criterios informativos y documentales. La información se contrasta, se interpreta y empieza a superarse lo que es la simple información de la noticia para que el lector comprenda su significado. Nace el periodismo interpretativo y con él la visión a largo plazo, con él la New Magazine (publicación de periódico semanal). Después de la Segunda Guerra Mundial la cuestión documental da un paso enorme, se van introduciendo y se van imponiendo. Los periódicos alemanes y británicos ya nacen con su centro de documentación a partir de los años 40-50, van investigando y averiguando la gestión del centro de documentación.

Con la llegada de la Televisión es importante guardar imágenes. Llega un momento que los servicios de documentación tienen que macanizarse por dos causas; el problema de acceso y el problema de espacio. El problema de espacio consiste en que el papel ocupa mucho espacio si se guarda y no se sabe dónde ponerlo porque no cave. El problema de acceso consiste en que en este maremagnum es muy difícil encontrar las informaciones, hay que mirar carpeta por carpeta. Conclusión se tarda mucho tiempo y era muy erróneo.

El primer sistema que se crea para solucionarlo es la microfilmación, para estas microfichas había que hacer una referencia, para eso surgen las primeras bases de datos. Mediante el resumen puedo llegar a la base de datos, el paso siguiente en la base de datos a textos completos nos permite llevar los datos a la base de datos completas (ej. De una carta de once folios, tengo que entregar un resumen en el cual vengan resumidas en seis ideas esa carta.

TEMA 6 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los documentos que manejamos en un medio son completamente distintos a los documentos de organismos públicos. La información se presenta en Audio, prensa y televisión. Las once características de la información son (dificultad que tienen los medios):

La cadena documental

La cadena documental es el proceso de trabajo diario en un medio de comunicación. El medio de comunicación aplica este proceso a todo documento que llega de un artículo de prensa, su resumen, de una revista, cada una es una unidad documental y la tengo que tratar de forma individual. Se llama cadena documental porque cada una de las operaciones que se realiza están entrelazadas. Forman eslabones, si la primera está mal hecha las demás también.

Pasos

• Análisis descriptivo: las informaciones audiovisuales tienen formatos especiales, varios formatos par audio, vídeo, según el instrumento usado.

• Análisis de contenido: es el más complicado, se hace mediante un resumen, nos acercamos a los contenidos y se llevan a un índice: indican por un lenguaje de indización o clasificar por medio de un lenguaje de clasificación. Hay un lenguaje característico para cada medio.

• La recuperación: el objetivo de todo el trabajo es que obtengan un producto. En la recuperación hay una serie de técnicas, dependen de varias técnicas, bases de datos...

• La difusión: ante una previsión informativa se tiene la obligación de preparar un dossier y una información para después vender el trabajo.

LA SELECCIÓN

Se eligen los documentos más importantes y útiles para el servicio. La selección debe preestablecerse, se hace un estudio.

La selección de los temas en prensa y radio no es la misma, tiene que existir un alto grado de control en la calidad y cantidad de documentos que tenemos. En lo audiovisual, la división debe de ser exhaustiva, hay que ser estrictos en el criterio informativo. Hay que hacer un depósito durante un año y vamos a eliminar a aquellos documentos que se van a quedar obsoletos, sin trascendencia.

Los archivos temporales son aquellos archivos que cuando llega el fin de año se hace un informe con la recopilación de lo que ha sido el año, de las noticias más importantes. El criterio de selección debe de ser del departamento, tiene que dar unas directrices generales.

En la documentación audiovisual el documento debe ser original y único. El documento audiovisual es importante tanto por su labor testimonial como la información que importa. Existen sonidos e imágenes intemporales que son muy valiosas para ilustrar reportajes y deben quedarse siempre. Ej. El sonido de una manifestación. En todos los medios cuando se hace la solución hay que pensar en ala siguiente, (objetivos):

• Que el archivo está actualizado al máximo, sin perder la visión histórica.

• Hay que dar preferencia alas noticias de tratamiento profundo y objetivo sobre las superficiales y partidistas, cosa que en prensa es muy frecuente.

• Hay que contrastar las fuentes y los datos.

• Evitar repeticiones y redundancias.

• Seguimiento de imágenes seriadas (dar las noticias en serie, poco a poco y paso a paso). Ej. Noticia de El Mundo.

• Expurgar sistematical (quitar noticias porque son muchísimas las que nos llegan).

EL ANÁLISIS DOCUMENTAL

Es la concepción más importante de la cadena y más difícil de ejecutar. Analizamos para ordenar y solamente si hemos hecho un análisis detallado vamos a poder recuperar los documentos. Hay un clásico dentro del análisis. Jacques Chaumiere, como un reconocimiento y clasificación de los contenidos de la imagen y añade: “condicionan el valor el sistema documental y de él dependen los resultados en la fase de interrogación”.

El análisis hay que explicarlo de todas las unidades documentales, una por una y si hay una entrevista dentro de un programa los analiza por separado. No debemos excluir una unidad documental por su formato o por su fuente. La referencia documental = ficha es donde yo pongo todos los contenidos.

Fases del análisis documental

Los criterios del análisis documental deben de ser lógicos, claros y operativos. Hay que predeterminar hasta donde queremos, cuanto más exhaustivo más caro. El análisis se realiza mediante dos operaciones: de forma y contenido, cada uno de los puntos de descripción, es una entrada, un campo, los más importantes son fecha, contenido y minutación.

Tema 8: LENGUAJES DOCUMENTALES

Son vocabularios de términos normalizados utilizados en el análisis documental para trasladar los conceptos y materias a más sistemas elegidos por el departamento. El fin es recuperarlos elementos pertinentes a una consulta

Opciones a la hora de organizar algo

• Notación: es el código numérico mediante el cual hacemos las tablas.

• Rúbrica: traducción al lenguaje natural de una materia

Tipos de lenguaje de clasificación

Francis Bacon hace una clasificación. Brumet en 1840 decide que el saber humano se divide en 5 clases: Teología, Jurisprudencia, filosofía, literatura e historia. Brumet genera hasta once mil subdivisiones que sirvieron para ordenar las bibliotecas. En Estados Unidos destacó Melvie Dewey que inventa e introduce decimales con lo que se puede llegar hasta infinitas subdivisiones. Este lenguaje se llama “CDU” (Clasificación Decimal Universal) es un lenguaje monojerárquico. Añade la novedad de coordinar conceptos, se publican en tablas y en forma de índice alfabético sobre materias. La CDU se descompone en:

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