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1. Introducción a la disciplina de la Documentación General

Los centros de Documentación nacieron como algo especializados, ahora, hay referencias que conducen al documento primario.

El programa es información, abierto, dinámico y legítima en su andadura.

La información es un mensaje que va de un emisor a un sujeto receptor.

EMISOR ----------- MENSAJE --------------RECEPTOR

DOCENTE PROGRAMA DISCENTE

CANAL CÓDIGO CONTEXTO

RETROALIMENTACIÓN

“La comunicación es la transmisión de un mensaje que va desde un emisor a un receptor por medio de una señal que se envía por un canal”

En toda comunicación hay 4 componentes básicos:

Como iniciador del mensaje puede desear compartir un conocimiento una actitud o un hecho a otras personas, para hacerlo debe encontrar primero una forma de codificar este mensaje para transmitirlo de forma exacta el destino pretendido usando palabras representaciones, expresiones o cualquier otro tipo de señal o código, siempre que sea familiar para el receptor y pueda entender el significado.

También debe encontrar un canal apropiado a través del que transmitir el mensaje, encontrado el canal, el receptor debe estar dispuesto a aceptar el mensaje y codificarlo dentro del alcance de su experiencia.

El reconocimiento del mensaje por el receptor produce retroalimentación: inversión del modo básico de proceso informativo, ésta es la señal de que el receptor ha recibido/rechazado el mensaje y se le permite modificar el mensaje. También le da alguna indicación de la forma que el receptor ha aceptado el menaje y capacita al emisor para modificar, repetir o explicar el mensaje con mayor detalle.

Documentación como información / comunicación

EMISOR (CODIFICA)

MENSAJE

(Documento)

RECEPTOR (DESCODIFICA)

DOCUMENTALISTA

EMISOR (CODIFICA)

AD/LD

MENSAJE

(Doc. Secundario)

RECEPTOR (DESCODIFICA)

(Usuario) LD

La documentación es el objeto de la información, están acopladas. Su fin último es dar noticia de los documentos, transmitir un mensaje, su principal finalidad es informar.

Guanter “La documentación es información, potencia de la información e informa acerca de la información”

La documentación no es sólo información, sino dar forma, por parte de un emisor al contenido de un dato, un doc que contenga un mensaje para trasladar el conocimiento a un sujeto receptor.

Componentes que intervienen en la Documentación como proceso de información

El proceso documental descansa en el proceso informativo, siendo éste una variedad del proceso anterior. En el primero se da un sujeto emisor (documentalista) a través de un medio determinado para llegar al receptor, que suele ser investigador o usuario del centro (canal, lugar)

La naturaleza de este proceso natural de información se deriva del objeto transmitido, el mensaje, documento, porque en le proceso documental lo que transmite el sujeto emisor (documentalista) al receptor (usuario) es un documento normalmente secundario.

La figura anterior refleja la cadena que parte de un emisor que transmite un mensaje documental a un receptor que tiene la doble condición de usuario o receptor y emisor. Éste codifica, analiza y trata documentalmente transformando el mensaje documentado en documento generador de otro mensaje, un doc. Secundario para hacerlo llegar al usuario que lo descodifica.

Entendemos por mensaje aquel incorporado, analizado y conservado formando parte de una doc.

Mensaje documental es cuando pasa de mensaje difundible a difundido, es decir, todo mensaje documentado una vez difundido.

2. Concepto de Ciencia de la Documentación y Documentación General.

El concepto de Ciencia de la Documentación.

Paul Otlet sintió inclinación por el estudio de lo general y por la organización de los conocimientos, se interesará por la Documentación.

Todo esto se materializa con la creación del Instituto Internacional de Bibliografía Sociológica (IIBS) en 1893. El objetivo principal de Otlet y La Fontaine se orientaba hacia en proyecto de documentación mundial que contenía instituciones y servicios para su funcionamiento.

El proyecto se inicia en 1894 al presentar una convocatoria a una Conferencia Internacional con las siguientes propuestas:

Crear un Instituto Internacional de Bibliografía que publique un Repertorio Universal Bibliográfico.

Consideran conveniente aplicar el sistema de clasificación de Dewey.

Iniciar el proyecto de Documentación Universal.

Las conclusiones y las propuestas coinciden como resultado de la Conferencia. En 1895 se elabora el Repertorio Bibliográfico Universal, objetivo principal del Instituto, con el que se pretendía controlar la Bibliografía de todas las publicaciones sobre cualquier materia, lengua y procedencia.

Creado el Instituto, evoluciona y cambia de denominación en 1931 para llamarse Instituto Internacional de Documentación y a partir de 1958, Federación Internacional de Documentación. (FID)

Fue significativa la publicación del tratado de Documentación de Otlet, el primero que se da, en 1934 Bruselas. Este es el punto de arranque que fundamentará la concepción científica de la Documentación mostrando la génesis y una primera fase de la evolución histórica de esta materia.

Antes del tratado, Otlet reconocía su objetivo: exponer las nociones relativas al libro y al documento, y el empleo separado de los elementos que constituyen la Documentación.

Aunque utilizó mucho el binomio libro-documento, sin distinguirlo claramente, fue consciente de una unidad terminológica y por eso deja de lado el término libro y prefiere el de “documento” porque abarca todo tipo de soporte documental.

Se preocupa por la necesidad de controlar y hacer accesible la Documentación generada día tras día para el usuario.

En la primera parte del tratado expone las líneas fundamentales de la concepción de Documento, de Documentación y sus relaciones conexas. Propone tres denominaciones para esta ciencia:

BIBLIOLOGÍA, DOCUMENTOLOGÍA y DOCUMENTACIÓN.

El objetivo de esta ciencia es:

• Registrar el pensamiento humano y la realidad exterior en los documentos.

• Conservación, circulación y descripción y análisis de los mismos.

• Elaboración, con ayuda de docs. simples, de otros más complejos

• Registro delos datos de un modo cada vez más rápido, directo, exacto, analítico, explícito y siguiendo un plan universal y mundial.

Para Otlet, la Documentación es ciencia, técnica, organización. Es ciencia porque reúne todos los aspectos necesarios para integrarse dentro del ámbito científico; técnica porque establece conjunto de reglas e instrumentos relativos a las operaciones de producción, circulación, conservación y utilización de docs. Y organización porque refleja el estudio delos esfuerzos individuales e institucionales, en el trabajo intelectual, y la cooperación documentaria en todos los campos.

Su conclusión es el sistema mundial de la documentación incluirá todas materias de conocimientos, todas las técnicas incorporando las formas documentales y las funciones de la Documentación.

Este sistema se implantará bajo los principios de corporación, coordinación, concentración y especialización del trabajo.

Perspectivas de la Documentación.

Con el tratado se observa el dominio de integrador de Documentación como dinamizador de la información guardada en los depósitos documentales.

Otlet rechazaba la polémica conceptual y su resistencia a cambiar la antigua denominación de Bibliografía por Documentación y bibliotecario / documentalista tomaba cuerpo y el concepto integrador acuñado por Otlet se fue perdiendo.

Esto se debía a que frente al concepto “documentación” predominaba el de “información”, al contenido documental era desplazado por el informativo dando lugar a nuevas denominaciones y a lo hoy conocido como Ciencia de la Información.

A consecuencia de los conflictos surgen tres perspectivas:

Biblioteconómica. La Documentación es una prolongación del quehacer bibliotecario.

Documental. Arranca de los postulados del Otlet y sitúa la Documentación como una actividad específica con personalidad distinta a la biblioteconomía.

Informativa. Nace al considerar el proceso documental como proceso informativo, aprovechándose de la metodología de las Ciencias Informativas.

En esta corriente se ve que le proceso documental es informativo porque reúne sus elementos, también es de carácter recuperador a partir de información previamente conservada y analizada. El objeto es construir una fuente donde obtener nueva información.

El estudio de los principios científicos y técnicos de la Documentación General.

Los aspectos de la doctrina de la ciencia de la Documentación son, para López Yepes, que esta ciencia posee unos principios científicos de indudable validez general. El conjunto de estos constituye, en nuestra terminología, el concepto de Documentación General, para él, la Documentación es la ciencia general cuyo objetivo es el estudio del proceso de comunicación de las fuentes documentales para obtener nuevo conocimiento.

Puede estudiarse bajo desde perspectivas:

• Como ciencia de la ciencia

• Como forma de actividad científico-informativo

Desde el segundo enfoque se habla de una documentación general, constituida por un conjunto de principios científicos de valor general. Se trataría de una ciencia que proporciona bases teóricas y prácticas de la actividad científico-informativas de carácter general.

Cuando esta ciencia se aplica a un concepto científico determinado dentro del sistema de las ciencias se convertiría en documentación especializada, en el momento de fundirse con una disciplina, es aquí cuando la Documentación se hace operativa y adquiere su sentido.

En 1977, L. Yepes, utiliza la definición Documentación General y los define: “Ciencia que proporciona las bases teórico prácticas de la actividad científico - informativa de carácter general”. En 1978, Yepes escribe su teoría de la Documentación dando una definición y explicando los aspectos de la doctrina de la Ciencia de la Documentación.

Establece la búsqueda del concepto en tres coordenadas complementarias:

• La ciencia de la Documentación General

• La ciencia de la Ciencia de la Información

• La ciencia del trabajo informático.

En 1981, basándose en una nueva publicación, titulado Estudio de la Documentación general e informativa el autor repite su definición de Documentación General. Desde el estudio de la perspectiva de Otlet, la ciencia de la Documentación como apoyo de toda la rama del saber posee unos principios científicos y técnicos que constituyen la base de toda documentación especializada.

Pueden extraerse dos consecuencias:

• Existencia de una documentación a nivel generalizado denominada Documentación General.

• Entender ésta como ciencia que proporciona las bases teórico prácticas de la actividad de la comunicación de las fuentes documentales.

Pero la Documentación General sólo es operativa cuando se destina -aquí y ahora - a un contexto específico del sistema de las ciencias o de otro modo en el momento en el que toma su verdadera naturaleza como documentación de algo y para algo, como documentación especializada.

Para Pinto Molina, Sagredo en el 83, ya dejó clara la diferencia entre Documentación General y Doc. Informativa diciendo: “La Documentación General es la ciencia que tiene por objeto el estudio de la naturaleza del documento y su proceso de tratamiento y recuperación en un plano general”

En el plano específico (o Doc. Informativa), el estudio de la naturaleza del doc. Informativo y su proceso de tratamiento, recuperación y potenciación informativa.

Establece que a la operación investigación científica le corresponde la Documentación científica. Al ámbito de la enseñanza le corresponde la Documentación Pedagógica, al ámbito de la Documentación, la general y a la información, la Documentación Informativa.

Definición de Documentación General.

Desde el punto de vista metodológico, el concepto de una ciencia es, en sí misma, de carácter abierto, de fecundidad creadora como punto de partida, al mismo tiempo, estado permanente de cambio de la propia estructura de la disciplina, en un momento determinado, mientras que la definición es delimitativa de aquel.

Y, como afirma Lesantes, cierra o acota un campo de la ciencia; el concepto es creativo, fertiliza y abre el mismo campo que la definición ha vallado. La definición es la representación plástica y reducida de un momento de la conceptualización, constituye un verdadero freno que en muchas ocasiones es necesario saltar.

Cuando Otlet reflexiona, al final del siglo pasado, e inventa la Documentación como teoría y práctica, trata de integrar y potenciar saberes y actividades ya existentes en torno a una concepción universal del documento para satisfacer necesidades informativas de un modo más rápido y eficaz.

Todo esto lo hace sobre la base de metodologías de carácter informativo y con la colaboración de procedimientos técnicos y, en concreto, de los conocimientos de la ciencia de la bibliográfica.

El concepto integrador de Otlet resquebrajó y con el tiempo se han armonizado saberes y profesiones documentarias considerándolo como normal en la historia de la Ciencia, sobre todo cuando una buena idea agrupa a otras existentes que desarrollen profesiones separadas, lo que provoca rivalidades profesionales y defensa a ultranza de una terminología capaz de reflejar esa pretendida autonomía.

Como dice Yepes, la Teoría de la Documentación en España, permite utilizar elementos capaces de fundamentar una noción teórica y a la vez operativa de la Documentación según las siguientes bases:

• La documentación puede entenderse como conjunto de disciplinas, (Ciencia de la Documentación) relacionadas con el estudio del documento como fuente de información, para obtener una nueva información, para tomar una decisión, disciplinas que son estudiadas en la Licenciatura de documentación. También puede entenderse como una disciplina documentaria que estudie determinados aspectos (Ej.: planificación de sistemas, redes y centros de Documentación, nos referimos a la asignatura de Documentación General).

• Documentación en la medida que tiene que ver con el documento como fuente potencial y efectiva para obtener nueva información. En este caso se convierte en disciplina:

• Instrumental, al servicio del crecimiento y transmisión de todos los saberes.

• Normativa, condiciona el modo en que se pueden transmitir las ideas

• General y autónoma al servicio de todas ellas

• Especializada cuando se hace operativa al servicio de una determinada rama del saber o actividad social, en este contexto es científica cuando sirve de apoyo para obtener un nuevo conocimiento científico.

• Documentación entendida como Ciencias de la Información representando el conjunto de disciplinas informativas que tienen por objeto de estudio un proceso informativo de naturaleza peculiar, en la medida en que se da el proceso una actividad de recuperación de mensajes informativos en procesos anteriores, y mediante el análisis y tratamiento técnico se comunican transformados con la finalidad de servir de fuente para nuevos conocimientos o para toma de decisiones.

Concluyendo, los criterios para establecer la definición de Documentación son generalidad, autonomía, instrumentalidad, ciencia informativa, objeto de estudio y especificidad.

En este sentido lo definen Yepes y Ros en su libro ¿Qué es la Documentación?

• Los aspectos generales comentados dan pie a una primera consideración de lo que denominamos Documentación General y sobre ese enfoque se erigirá la Documentación Informativa en su doble vertiente de Documentación de Ciencia de la Información y documentación del trabajo informativo. Así entendida, la Doc. General sería la ciencia que proporciona las bases teóricas y prácticas de la actividad de transmisión de las fuentes al servicio de la obtención de nuevo conocimiento, no obstante, la Documentación General ha pasado a entenderse sin salirse de la órbita general como disciplina documental encargada del estudio de los contextos organizativos como sistemas, redes y unidades de documentación donde tiene lugar el desarrollo de procesos documentales en sus distintos niveles.

3. Teoría de la Organización.

Teorías clásicas de Transición.

Podemos definir organización como la coordinación racional de las actividades de un grupo de personas con e propósito de lograr algún fin. Esta definición tiene varias partes importantes:

• Se trata de un esfuerzo conjunto donde las actividades del grupo tienen que coordinarse y se consigue con la especialización del trabajo y la jerarquía de autoridades.

• También se incluyen los fines de la organización, que divide a las organizaciones en tipos según sus fines:

• Teoría Clásica

• Teoría de Transición

Teoría Clásica

Dentro de ella se distinguen dos líneas principales de desarrollo.

La primera deriva de las obras de Taylor y se enfoca hacia las actividades físicas relacionadas con la producción. Se caracteriza por el estudio del tiempo y los métodos.

Taylor introdujo el concepto de Dirección científica en organizaciones industriales (DCOI), se enfrentó al problema desde el uso de los seres humanos en las organizaciones, hizo estudios sobre tiempo y modo, y se propuso establecer la teoría de la organización, analizó la interacción entre las características de cada persona, los ambientes sociales y de trabajo creador por las organizaciones.

La teoría de Taylor se considera la de la organización fisiológica, porque las teorías de comportamiento humano comprenden variables fisiológicas.

Las principales prescripciones de Taylor son:

• Utilizar estudios de métodos y tiempos para encontrar el mejor método para realizar un trabajo para obtener el mejor promedio de producción diaria.

• Reducir al máximo el coste del trabajo y la duración del tiempo necesario.

• Estudiar los aspectos del organismo que tienen que ver con las actividades fisiológicas: capacidad, velocidad, fatiga...

Demostró que la productividad aumenta si se concede un tiempo de descanso, la teoría se basa en la mediación del tiempo y la relación de costes medidos en dinero.

CONCLUSIÓN: Las aportaciones de Taylor son un conjunto de procedimientos operativos para cada situación para descubrir los métodos más eficientes y aplicarlos a un contexto organizacional concreto.

La segunda línea, de la departamentalización, se refiere a los grandes problemas de la organización y división departamental del trabajo.

Entre sus teóricos encontramos a Guilick y Fayol, que describen organizaciones basadas en agrupar actividades por departamentos. El problema es identificar las tareas, la estructura de los trabajos en unidades administrativas y establecer departamentos de alto nivel.

Como resultado se impone una estructura dentro de la organización y cada uno tendrá sus tareas.

Los elementos de una organización se relacionan a través de la autoridad entendida como el derecho de ordenar asignado a un trabajo distinguiendo ente subordinados y superiores, de la responsabilidad, los deberes asociados con el trabajo y la contabilidad, necesidad de informar a una autoridad de la acción y sus resultados.

Por todo esto se dan organizaciones piramidales en que la autoridad fluye desde el novel más alto al más bajo.

Otro tema importante es la amplitud del control y el número de personas que dependen de un jefe.

Fayol fue el primero que definió una teoría general que vinculaba racionalmente los elementos y tareas de los directivos y sus principios para dirigir con eficacia, su planteamiento es basándose en explicaciones racionales sobre el comportamiento directivo.

Teoría de Transición.

Hay autores que prefieren una visión más moderna como Barnard, que considera que la organización empresarial como el medio más eficaz de difundir y generalizar el proceso social, para él todas las organizaciones están subordinadas a otras mayores.

Su postulado inicial es que las personas obedecen a motivaciones individuales. Estas ideas las llevó a cabo Simon, que da importancia a la toma de decisiones como base del estudio de las organizaciones, de aquí surge la idea de que éstas son un sistema de actividades coordinadas, realizadas por un grupo que coopera por un fin común, así la organización debe equilibrar sus incentivos a los miembros para que mantengan su interés.

Teoría de la Organización

No hay una teoría unida y se produce un enfrentamiento, pero existe una base realista para entenderlas. Estos enfoques, que resaltan los principales problemas de la organización afectan en el diseño e implantación de los sistemas de información:

Jerarquía de las necesidades del ser humano. Maslow establece 5 niveles de necesidades:

Seguridad, garantía, supervivencia.

Sociales y de afiliación

Satisfacción del ego y autoestima

Autonomía e independencia

Actualización

Las necesidades deben satisfacerse empezando por las de más abajo, y una de las razones del trabajo es satisfacer las necesidades sociales de autonomía e independencia.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Hay que tener en cuenta distintos aspectos que determinan el área efectiva e influyen en la relación empleado - subordinado:

• Entrenamiento de los subordinados. Relación del subordinado respecto a un jefe, entendiendo como más favorable el menor tiempo.

• Claridad en la delegación de la autoridad. Claras, concretas y concisas.

• Claridad en los planes, bien estructurados, funciones dentro de la organización

• Velocidad de cambio, de respuesta ante cualquier adversidad.

• Técnicas de comunicación que el superior se comunique de modo directo, conciso y breve.

Estructura y diseño de las organizaciones.

Desde su estructura se puede entender como diseñar y planificar organizaciones y ayudan a entender cómo se utiliza la información y apreciar los cambios al introducir los sistemas de información.

Una de las principales variables es la incertidumbre ante los cambios dentro de la organización, la especialización, el personal especializado en una materia concreta, la coordinación entre las especialidades para conseguir los objetivos y la interdependencia.

La organización debe basarse en contingencias y situaciones, al elaborar una teoría de la organización se consideran principios, conceptos, técnicas y criterios, no hay una sola manera de organizar un grupo de empresas, cada estructura depende de la situación para la que se ha establecido y sus contingencias.

Estructurar los niveles de organización y el área de mando. Para hacer eficaz la cooperación.. La causa de los niveles es la limitación del mando: conocer las personas que un administrador puede supervisar, dando los niveles organizacionales como resultado.

Amplitud del área de mando. Decidir cuántos subordinados puede manejar un superior.

Problemas con los niveles. Se tiende a considerar organización y departamentalización como fines en sí mismos, y medir la eficacia por la totalidad de los departamentos y sus niveles, pero la división de las actividades en departamentos y niveles no es aconsejable porque:

• Son muy costosos

• Complican la comunicación

• Dificultan el control

Organización formal e informal.

Formal: Las actividades de dos o más personas están coordinadas para lograr un objetivo. La esencia de una organización es el objetivo común, y existe si las personas pueden comunicarse entre sí, están dispuestas a actuar y compartir el objetivo, aunque realizar los fines es la razón última, se analizan los principios que rigen el establecimiento de una organización formal efectiva:

• PRINCIPIO DE UNIDAD DE OBJETIVO. La contribución de cada uno para ello, presuponiendo que se conocen previamente.

• PRINCIPIO DE EFICIENCIA. Se da si se facilita la obtención del objetivo deseado con el coste mínimo y el menor número de imprevistos. Eficiente es una labor provechosa, con las líneas de autoridad claras, permitiendo el desarrollo de su personalidad y le da un sentido de participación, seguridad, posición y remuneración adecuada.

Informal: Actividad de grupo sin fines específicos aunque pueda contribuir a unos fines comunes.

A esto pertenecen los grupos de amigos ente los que existe compatibilidad, su principal propósito es social, y los colaterales contribuyen a la comunicación de información.

La existencia, variedad y rigor de las organizaciones hace pensar que satisfacen necesidades de una forma que no lo hacen las formales.

Estas son:

• Perpetuar la cultura del grupo

• Necesidad de comunicación

• Intercambiar información y noticias.

Un ejemplo especial son los colegios invisibles, corporación formada por investigadores muy importantes en la que los contactos personales y el intercambio directo de información son muy importantes, siendo un gran canal de difusión de información científica y, como dice Yepes, son organizaciones informales donde los rasgos de más utilidad se aprovechan para crear los sistemas de información.

Bibliografía

• March, J. G. y Simon, M. A. (1987 / 1994)

Teoría de la Organización, Barcelona, Ed. Ariel.

• Koontz, M., O´Donnell, C. y Weinrich, H. (1988)

Administración, Méjico

• Fayol, M. (1949)

General and Industrial Administration, London, Sir Isaac Pictman y Sond Ltd.

4. Teoría General de Sistemas.

OBJETIVOS

• Ver la importancia del concepto de sistema en el mundo moderno

• Análisis de los principales tipos de sistema y sus características

• Análisis de la Teoría General de Sistemas como matriz disciplinar

• Características de la Teoría General de Sistemas

Noción de sistema

Es bueno no considerar la idea de sistema como una moda efímera, sino como algo rentable dentro de la historia de las ideas.

Bertalanffy lo define como un conjunto de elementos que se relacionan entre ellos y con el medio.

Otros autores lo definen como un conjunto de elementos interrelacionados segpún un objetivo común actuando en un entorno y con capacidad de autocontrol.

Un sistema consiste en:

• Elementos componentes, subsistemas integrados en aquel, y cada uno con sus propiedades

• Interrelación entre los elementos

• El todo no es la suma de los elementos cuyas propiedades son del sistema, no de los elementos.

• Es la subordinación de unos elementos (subsistencia) al todo organizado (sistema) que los comprende.

Así, un sistema tiene componentes y variables organizados, interrelacionados, independientes e integrales.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Según Seen, es el conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto de una manera organizada.

Busca un objetivo común para apoyar las actividades de la organización que incluyen operaciones diarias como comunicar los datos a la administración de actividades y tomar decisiones.

Otros autores lo definen como un conjunto de procedimientos organizados que proporcionan información para tomar decisiones y controlar la organización.

El 80% de las tareas están dedicadas a la información, que es la base de las actividades realizadas y por esto se desarrollan sistemas de almacenaje, para transformar y difundirla. Su objetivo es asegurar que sea exacta, fiable y que esté disponible.

Tipología de sistemas

Sistema abierto.

Intercambian materiales, información, energía o elementos con el medio ambiente ocurriendo un proceso constante de destrucción y reconstrucción de sus elementos componentes impidiendo la estabilidad.

Sistema cerrado.

No intercambia materias con el medio, sólo puede cambiar su estructura con la entrada de componentes, pero sin aumentar la estructura.

[La teoría de los sistemas abiertos permite conocer mejor los orgánicos que, en definitiva, son simples abiertos, pero no al revés, no todo sistema abierto es orgánico]

Sistema orgánico

Existe un orden entre sus elementos y procesos

Sistema inorgánico

No hay orden ni proceso de regeneración y si se da, es por azar.

Sistema reactivo

Actúan mediante estímulos externos

Teoría General de Sistemas y su desarrollo

Bertalanffy era consciente de que su propuesta era una matriz disciplinar porque solucionaba la insuficiencia de la ciencia clásica que intenra explicar fenómenos complejos en términos aislables.

Su teoría es general porque acentúa la naturaleza interdisciplinar de la matriz que proponpia a todas las ciencias que sacarían beneficio.

De esta teoría se han desarrollado muchas teorías de sistemas generales, por las características generales de los sistemas: Teoría Genral de Sistemas.

Algunas aplicaciones de la matriz son:

• Teoría matemática de sistemas. Comprende la Teoría Genral de Sistemas, de las Redes, de la Información, de la Comunicación, etc.

• Tecnología de sistemas. Aplica a un conjunto de técnicas, modelos y enfoques de análisis de cuestiones que sugen de la sociedad y de la moderna tecnol´gia.

• Filosofía de sistemas. Reorienta el pensamiento y la concepción del mundo aplicando el sistema como nueva matriz disciplinar.

OBJETIVOS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

Investigar la relación de conceptos, leyes y modelos en varios campos y promover transferencias útilies de un campo a otro.

Desarrollar modelos teóricos en los campos que falten.

Reducir la duplicación de teorías en campos distintos.

Promover la unidad de la ciencia mejorando la comunicación entre especialistas

Conclusión

La teoría General de Sistemas es básica para la teoría de los sistemas de información y de la organización. La definición de Bertalanffy es aplicable en los sistemas de información que se completa con la de la organización comsiderada como la estructura formal y explícita de funciones y posiciones.

Bibliografía.

• GONZÁLEZ NAVARRO, Francisco. Teoría General de Sistemas como matriz disciplinar y como método jurídico. Revista: Persona y Derecho. N° 21, pgs. 92 - 149. 1989.

• BERTALANFFY. Teoría General de Sistemas. 1987 ó 1993. México

• BERTALANFFY.Historia de la Teoría General de Sistemas. Publicado en Tenderncias en: La Teoría General de Sistemas. Madrid, Alianza Universidad. 1987

• BERTALANFFY. Perspectivas en la Teoría General de Sistemas. Madrid, Alianza Universidad, 1992.

5. Información y comunicación en el aspecto del conocimiento

Concepto multipolar de la información

Existen términos que designan varios conceptos, y conceptos con distinto significado.

Así, el término información es polisémico y tiene varias acepciones:

Como mercancía o bien económico. La información es un producto con valor económico. Una organización debe tener información especial para cumplir sus objetivos.

Como energía. Como ente físico tangible, se dice que la información se trasmite o se incluye en las formas ordinarias de energía.

Como comunicación. Pero no es lo mismo. Estar informado es el resultado de la comunicación, de la transferencia de información, si no hay comprensión (significado) sólo queda la transmisión de datos datos + significado de datos = información

Como hechos. Pero los hechos son información sólo en un contexto dado.

Como datos. Que son signos organizados con normas. El contexto de a los datos significado propio.

Como conocimiento. Éste implica entendimientos, representa una capacidad intelectual de extrapolar los datos y llegar a conclusiones. Lo que pensamos es información, no conocimiento.

Con todo esto queda clara la ambigüedad del término.

La cadena de la Información.

Según Debons en si libro La cadena de la ciencia la información es uno de los cuatro eslabones de la cadena o espectro de conocimiento:

datos - información - conocimiento - sabiduría

Datos. Letras, números que representan acontecimientos.

Información. Almacenar los datos en un soporte o en la memoria.

Conocimiento. Estado cognitivo que se refiere al registro.

Saber. Requiere juicios de valor. Es aplicar el conocimiento y relacionarlo con los valores aceptados por la cultura.

De estos cuatro cada uno lleva al otro y cada uno es el resultado de la acción anterior. Un hecho es un suceso que se representa con símbolos. Se organizan con reglas y se generan datos que se perciben al estimular los sentimientos. Conociendo los datos se adquiere información y se almacenan en la memoria o en un soporte físico.

La representación física de los datos es información, aplicándole un significado se dan procesos cognitivos que hacen comprender y asimilar las situaciones y dar perspectiva a las cosas. Esto es conocimiento que puede ser parte de la memoria o de un soporte físico.

La expresión productiva de la sabiduría es el saber al que se llega cuando se accede al conocimiento y se construyen conclusiones.

CONCLUSIÓN: El espectro es jerárquico, parte de un hecho y concluye en la sabiduría. Cada transformación es un paso hacia arriba.

Conocimiento y sistemas de información.

El espectro del conocimiento es la transformación de los eslabones, que son la base de la investigación inicial de los sistemas de información, que son estructuras que posibilitan la transformación de los datos en información y son parte de un sistema de conocimiento más amplio que debe hacer crecer el saber humano como respuesta a la necesidad de crear sistemas que pueden obtener, transformar y utilizar las ideas, decisión y proceso informativo.

(textos de la página 73)

Bibliografía

• LÓPEZ YEPES, J. (1991) El desarrollo de los sistemas de información y documentación. Incluidos en el trabajo “Tres lecciones sobre documentación general” Cuaderno EUBD. Madrid, 1991.

• DEBONS, A. ;HORNE, E. y CRONENWETH, S. (1998) Information Science and Integrate view Boston, G. K. Halland Co.

6. Información y comunicación como proceso informativo

Necesidades de información

BELKIN: “El reconocimiento explícito del usuario de una anomalía en su estado de conocimiento en relación con un determinado tema, esto se denomina estado anómalo de conocimiento (EAC)”

Solucionar esto es el objetivo del sistema de información.

Hay varios tipos de necesidad de información definidos por VIOGT que hablaba de tres casos por los que se acude a las fuentes de información:

Solicitud de información actualizada en un campo o en varios relacionados.

En su trabajo cotidiano, información sobre cifras, métodos y proyectos.

Al iniciar un proyecto, buscando temas o para desarrollar o concluir un trabajo técnico o científico.

El investigador distingue 7 etapas por las que pasó:

Familiarización general con el problema, reconocer la información disponible

Recopilación del conocimiento científico con una búsqueda retrospectiva de bibliografía sobre el tema.

Coordinación e interpretación de los datos y evaluar ideas.

Exposición de las hipótesis y elegir una.

Comprobación de la hipótesis

Enunciado de las conclusiones

Descripción de los resultados

Dentro del ámbito científico se distinguen tres tipos de usuario según las bases y la actividad que realizan:

Los científicos dedicados a la información, los ingenieros que ejecutan los resultados de la investigación y el personal directivo.

CONCLUSIÓN: El objetivo de un estudio de usuarios es saber sus necesidades reales, sugiere que para estudiar los tipos de necesidades en etapas es necesaria la participación del usuario.

Canales de información.

El proceso de comunicación es la naturaleza de los sistemas de información y se distingue entre formal e informal, por medio de documentos y de conversaciones respectivamente.

La formal es impersonal y no interactiva, la informal personal e interactiva.

Para LOPEZ YEPES, la formal es continua y regenerativa, pero más lenta. Pero el investigador utiliza los dos canales sin despreciar el de carácter informal.

Para MIJAILOV, las publicaciones científicas son el medio de comunicación de conocimientos científicos.

Se describe cómo se canaliza la información y las vías del científico al usuario.

(pg. 79. fig. 8.1)

Las líneas internas representan los documentos inéditos aprobados por las instituciones científicas y tecnológicas. Serán dados a conocer por los centros de información científica.

Las tesis doctorales a través de bibliotecas especializadas.

Los canales de distribución son el centro del diagrama. Los que generan estos documentos los pasan a editoriales para ser aprobados y publicados.

Canal: Lugar donde acudimos para recoger información. Congresos, conferencias...

Medio: Soporte que contiene la información y que se conserva en los canales.

En la actualidad hay más canales por las nuevas tecnologías y pre-prints.

Transferencia de información

Puede entenderse como transferencia de documentos, datos que pueden o no informar, o de conocimiento que modifica el estado de conocimiento de un individuo

Esta transferencia tiene, según LANCASTER, varias funciones:

Generar información por autores y científicos

Componer libros, artículos

Registro de la propiedad intelectual

Reproducción

Distribución

Adquisición

Almacenamiento

Organización

Identificación

Acceso físico.

MENOU, dice que lo más importante es la relación entre nuestra estructura mental y la amplitud de los objetos que nos permite manejar.

Informe UNISIST

Realizado por la ONU y el Consejo Internacional de Uniones Científicas sobre educación, ciencia y cultura, para crear un sistema mundial de información científica.

Propugne:

• Libre intercambio de información entre científicos de distintos países

• Ámbito que abarque todas las disciplinas de las ciencias utilizadas

• Progreso de intercambios entre los sistemas de información

• Esfuerzo para la actualización y perfeccionar las normas técnicas

• Compatibilizar los sistemas documentales para compartir los trabajos documentales y poner en común servicio y productos

• Dar acceso a la documentación científica a los países interesados

• Mayor participación de los científicos en el progreso y uso de los sistemas de comunicación

• Reducir los obstáculos administrativos y jurídicos en la circulación de información científica.

Es decir, se pretende mejorar la transferencia de información científica a escala mundial.

Bibliografía

Pg. 82

7. El concepto de sistema de información

Hacia el concepto de sistema de información

Puede definirse como sistema incluido en otros mayores que recibe, almacena, procesa y distribuye la información. Sus elementos sin la información y sus procesos. Información es cualquier tipo de conocimiento que puede mejorar una decisión.

Hay varios tipos de información:

• Estructurados. Nóminas

• Textos no estructurados. Actas de reuniones

• Imágenes. Fotografías...

• Información bibliográfica. Dice dónde puede encintrarse la información.

Todas las organizaciones necesitan información por eso la importancia de los sistemas, que se nutre de la información externa y la que genera la organización.

Todo sistema debe ser completo, consistente, claro y pertinente.

Objetivos del sistema de información

Aspecto estudiado por DEBONS.

De sus objetivos se dice que proveen datos, información y conocimiento para solucionar problemas dentro de la definición de Debons de sistema: ”Conjunto de personas, maquinaria y conocimientos que de una forma integrada hacen posible a los individuos trabajar con datos (inputs: entrada) y demandas (outputs: salidas) que son decisiones, problemas que aparecen en el trabajo cotidiano”

El sistema amplia conocimiento porque coordina el procesamiento / entrada de datos y las operaciones de búsqueda y salida. Hace de los datos información consumible para dar lugar a otra fase: generar información.

Según VAN SLUPE el sistema de información documental distribuye información pero no suplanta la red de información sino que se integra en ella y contribuye el flujo de conocimientos.

El problema conceptual

En su obra COLL VINCENT habla del sistema de información como aquellos que no sólo suministran listas de referencia al usuario, que debería ser sistema de documentación automatizada, por eso diferencia entre este, que es sobre información y otros que proporcionan el documento original.

También distingue entre sistema de información y de informática. Aunque los de información se estén informatizando por la automatización de la gestión y de los nuevos soportes.

(texto página 91 y 93 y se comenta la figura 9.1)

Bibliografía

Pg. 93.

8. Conceptos generales sobre planificación.

Teorías sobre la planificación

Para Debons el análisis previo precisa los objetivos y deduce cómo obtenerlos. Diseñar el sistema es estructurarlo.

Otros autores hablan de fases de planificación:

Análisis del sistema. Estudio de las características generales.

Planificación. En qué medida la tecnología condiciona el sistema.

Evaluación de objetivos. Desde el punto de vista del usuario.

Un sistema de planificación puede ser un conjunto de elementos que se relacionan según las reglas del sistema objeto y deberá recoger, procesar y almacenar datos de la organización, de fuentes externas facilitando la recuperación, elaboración y presentación de éstos.

Los factores para implantar un sistema son:

• Tecnológicos sobre el rendimiento y la seguridad.

• Funcionales y semánticos:

• Precio de los documentos adquiridos

• Precio de la mano de obra

• Gastos generales

• Gastos de material y equipamientos

Diseño del sistema de información.

Para DEBONS es un plan de estructura del sistema, para COLL VINCENT

El diseño y estructura los da el objetivo básico de organizar los datos de la empresa para registrarlos fácilmente.

El concepto da por supuesto una relación entre el sistema de información, la función del gestor y la estructura organizada y el entorno del usuario.

También debe tenerse en cuenta la estructura lógica compuesta por dos bloques:

Los elementos básicos del sistema

Las demandas del usuario )pg. 100; fig. 10.2)

La otra estructura la da la configuración de los ordenadores como soportes del sistema, se necesita la colaboración entre informáticos y documentalistas para diseñar el sistema. Las dos estructuras (lógica y física) se piensan a la vez durante el diseño.

En la estructura del sistema se reflejan todos los recursos físicos.

Los distintos diseños los dan las estructuras de sistemas informáticos más frecuentes:

• Sistema centralizado con mini ordenadores

• Sistema distribuido

Diseñar un sistema tiene un conjunto de elementos que forman un todo unificado.

Es importante el analista o diseñador, que motiva a los dirigentes y al personal técnico, debe saber de:

• Planificación y dirección

• Necesidades de los usuarios

• Recursos humanos

• Prestaciones de otros sistemas

• Métodos de procesamiento de datos

• Sistemas informáticos.

Bibliografía

Pg. 102

9. Modelos de sistemas para la gestión de las organizaciones.

Según Debons y López Yepes has tres modelos de sistemas de información:

Modelo A:

Su estructura se basa en 6 componentes básicos cuyo acróstico es EATPUT:

Entorno: Importante para el objetivo y el funcionamiento del sistema. Es el proceso de categorización y clasificación de sucesos representados en símbolos.

Adquisición: Captura energía del exterior

Transmisión: Transferencia de datos entre los componentes.

Proceso: Tratar, almacenar y recuperar datos para resolver o tomar decisiones.

Utilización: Representa la necesidad de evaluar e interpretar los sistemas

Transferencia: Describe un sistema no lineal donde cada componente actúa dentro y

fuera de sí mismo.

Modelo B:

Se define por los modelos MIS y IMS, subsistemas dentro de las organizaciones.

MIS: La organización debe poder planificar, organizar, dirigir y controlar sus fuentes. Esto lo realizan los MIS “Management Information System”, sistemas de información para la gestión de las organizaciones, es decir, gestionan los sistemas de información de las empresas.

IMS: Gestionan la información que generan los sistemas de información. “Information Management System”

A partir de los MIS derivan otros sistemas llamados DSS “Sistemas de Soporte de Decisión”, distinto de un MIS porque éste se ajusta a los usuarios y resuelve los problemas de un día a otro, los DSS resuelven problemas sobre las tareas cotidianas y requieren intuición.

El DSS apoya en los problemas creativos y es más rentable en una organización de alto nivel.

CARACTERÍSTICAS:

• Centrados en los procesos de decisión que en el procesamiento de transacciones

• Estructura simple y fácil de modificar

• Diseñado y ejecutado por gestores

• Suministra información útil tras el análisis

• En la Base de Datos de otros archivos incluso exteriores a la organización

Modelo C:

Combinan sistema, red, centro integrando las políticas de información y documentación.

Descripción de modelo.

La información es instrumento y los sistemas mejoran la actividad empresarial ayudando en la toma de decisiones y canalizando las comunicaciones internas y externas.

La función documental se orienta hacia:

• Especialización de la función

• Organización de sistemas de documentación empresarial

Los Mis pueden ser:

De procesamiento de transacciones.

Procesan datos referentes ala empresa y es la operación metódica con 5 razones: cálculo, clasificación, distribución, resumen y almacenamiento.

De información gerencial / soporte de gerencia.

Son el apoyo en la toma de decisiones, proporcionan mejor información necesaria después de un análisis de la situación.

De apoyo para la decisión.

Ayudan en las decisiones únicas, que no se repiten y no tienen estructura.

De información para la oficina.

Combinan aspectos de las tres anteriores.

Todas se componen de subsistemas que se apoyan e interaccionan para proporcionar la información necesaria en la toma de decisiones. Muchas aplicaciones dependen de los datos conseguidos en el proceso de transacción.

En mercadotecnia hay tres subsistemas:

• Ventas. Capacidad para cerrar una venta deforma rápida, saber quiénes son los clientes, porque de las anteriores ventas y proyectar ventas futuras. Con los subsistemas:

• Análisis de ventas controlando la posición

• Análisis del producto según los patrones de las ventas según la región

• Análisis de vendedores y determinar su efectividad

• Análisis de los costos, que determina qué cuesta cerrar una venta

• Pronóstico de ventas para las ventas futuras

• Análisis de la efectividad de la publicidad

• Información de administración de productos. Subsistemas:

• Precios que determinan el precio de venta del producto

• Especificaciones, propiedades y características del producto

• Planificación de la utilidad para apoyar nuevos productos y mantener los que hay

• Estimación del mercado indicando la su dimensión o cambios en el producto

• Ideas para nuevos productos basados en los problemas del cliente

• Evaluación del producto según sugerencias y evaluaciones del cliente

• Planificación del producto a partir del plan de desarrollo con las estrategias del mercado

• Inteligencia de mercado. Sucesos en el ambiente de negocio de la organización. Subsistemas:

• Estrategias de los competidores para crear productos similares

• Perfiles de los productos para saber sus puntos frágiles y fuertes

• Investigación de los detalles de los atributos de un producto concreto

• Planificación y promoción de clientes que planean publicidad y promoción

• Planificación de la promoción del personal de ventas, viendo características de las empresas y los cursos a este personal dedicados.

Organización del MIS.

Antes de implantarlo y ponerlo a funcionar se analizan sus necesidades. Teniendo en cuenta cuatro factores:

Determinar el objeto y misión del centro.

Necesidades informativas y tipos de usuario

Planificación técnica que conlleva:

Diseño de operaciones del tratamiento de la información documental

Diseño de operaciones de difusión de la información

Aplicaciones informáticas y tecnológicas

Otros como financiación, organigrama y organización del personal, destacando lo primero

Después se eligen los equipos informáticos.

Bibliografía

Página 122.

10. Sistemas de gestión de la información en las organizaciones.

La disciplina gestión de la información en las organizaciones.

Las nuevas tecnologías dan lugar a nuevas necesidades y aumentan la capacidad económica pudiendo introducir los nuevos sistemas en sus instalaciones.

Esto servirá para la producción, tratamiento y distribución de información.

En los 80 aparece el concepto de gestión de información como base de la dirección y administración de empresas.

A partir de ésta década se potencia este concepto y se desarrolla la disciplina.

Planificación y descripción del modelo.

Las empresas cada vez valoran y entienden más el valor de la gestión de la información. Cambian su estructura para adaptarse e introducen la figura del gestor.

Pero organizar la empresa es introducir una innovación y mantenerla en constante innovación.

Para esto necesitan un gestor que realice tareas como:

• Recursos informativos, identificando, valorando, seleccionando los recursos internos y externos.

• Tecnología que recoja, almacene recupere y distribuya la información

• Gestión / planificación general, recursos humanos, comunicación interpersonal, contabilidad y márketing.

Pero el gestor no debe ser experto en todo sino en información.

Organización del IMS.

Hay unos objetivos y unos métodos, pero la mejor gestión siempre es impedida por motivos, según Linda Woodman son:

• Limitación del software

• Necesidad de la información inmediata

• Diversidad de lenguajes

• Sobrecarga de información

Flood propone un modelo basado en la automatización:

• Organización. Las características de la organización analizada por las personas que realizan las tareas, recursos, necesidades y motivos.

• Staff. Necesidades de los usuarios que precisan un guía para resolver cosas inmediatas... el personal debe saber utilizar el sistema informático

• Automatización. A partir de las características se adapta el sistema a las necesidades seleccionando las herramientas.

• Integración. Perfeccionar el sistema. Se plantean las redes de comunicación, distribución, localización de la información...

Resumen.

La importancia del método aportado por la gestión informática está en redistribuir los trabajos de reclasificación de la estructura para hacerla más operativa interna y externamente.

Las universidades de más prestigio tratan de implantar la nueva disciplina, en cuanto a la institucionalización. Se imparte en facultades de Ciencias de la Información, Escuelas de Documentación y de Empresariales y Económicas.

Bibliografía.

Página 129.

11. Sistemas y redes

El sistema como conjunto de redes

“Red” puede ser cualquier actividad cooperativa entre bibliotecas, o usuarios con intereses comunes, sistema de recuperación de la información...

La ISO define sistema bibliotecario como biblioteca o conjunto de bibliotecas conectadas que cooperan para servir un área geográfica y red bibliotecaria como procedimiento por le que unidades bibliotecarias trabajan juntas compartiendo recursos y servicios dando mejor servicio.

Otros autores entienden por sistema bibliotecario un conjunto de redes bibliotecarias con planificación y estructura común, dependen de la misma unidad administrativa. Así las bibliotecas de un sistema son elementos de una unidad y con los objetivos de ésta.

Y redes de bibliotecas un conjunto de sistemas bibliotecarios conectados con autonomía administrativa y basándose en la cooperación entre las bibliotecas de la red.

Otros autores definen sistema a veces como sinónimo de unidad de información y otras de red, así que se concluye con que ambos términos son sinónimos. *.

La red como relación de centros.

Red podría ser una organización independiente formada por un conjunto de bibliotecas conectadas con unos objetivos comunes.

La red no interviene en la organización de cada biblioteca, sí en los procedimientos técnicos y los recursos para esos objetivos exigiendo un mínimo de compatibilidad.

Hay en la definición varios elementos:

• Organización independiente, separada de los límites políticos y administrativos

• Formada por un conjunto de unidades de información

• Conectadas

• Compromiso formal de cooperación

• Objetivos comunes para mejorar el acceso y el presupuesto.

Funciones de las redes.

Desarrollo conectado de las colecciones adquirir y utilizar los documentos

Canje de publicaciones entre unidades u organismos

Catálogo colectivo enviando rápido los datos catalográficos evitando duplicados

Procesamiento centralizado abarca todas las fases, pedido, catalogación y preparación para su colocación

Depósito cooperativo para que las bibliotecas de investigación de modo económico adquieran y conserven valiosos documentos

Difusión de los datos asegurada por un nodo (punto común) de la red o un centro de difusión que debe:

Almacenar todos los documentos

Reunir y difundir datos

Intercambiar información con la red

Suministrar información seleccionada

Principios de subordinación, coordinación y delegación

El sistema actúa bajo el principio de centralización, y la red bajo el de coordinación de centros que tienen la responsabilidad de coleccionar y difundir.

El sistema controla las redes como una jerarquía de subordinación, el sistema da las normas y las redes se coordinan.

Desde lo alto de la pirámide hacia abajo aumenta la especialización bajo las directrices de la política de información. Las redes deben colaborar, coordinar, cooperar e integrar las unidades y cubrir funciones documentales y participar en los costes.

12. Sistemas resultantes de la conjunción de redes y centros (modelo C)

Planificación, políticas de información.

Surge un nuevo derecho, a la Información recogido en las normas jurídicas sobre la materia, y debe actuar como protección activa y pasiva de ese derecho.

Todo esto se soluciona con las Políticas de Información y Documentación, que son las medidas y decisiones del poder público que deben hacer eficaces las instituciones documentarias para satisfacer los derechos del ciudadano y fomentar las unidades de información, redes y sistemas de información.

Descripción del modelo.

Para Hartaman la planificación de redes es una técnica de control de tiempo y desarrollo para organizar, ordenar, asignar propiedades y controlar el progreso de las actividades interrelacionadas necesarias para el proyecto.

La planificación se realiza en tres etapas:

Etapa de estructura. Identificar cada actividad definiendo las relaciones entre ellas

Etapa de actuación. Determinar la duración de cada actividad.

Etapa de cálculo de tiempo. Un diagrama refleja las actividades de la red, las relaciones entre ellas y su duración.

También hay tipos de redes:

• Territoriales. Atiende las necesidades de los usuarios de una zona geográfica

• Especializadas en funciones documentales.

• Especializadas en una disciplina

• Especializadas en el servicio de una categoría de usuarios

Pueden combinarse.

Estructura de las redes. (pg. 142)

• Estrella o centralizada. Las unidades se comunican a través de un nexo. Se llama “red dirigida” un miembro almacena los recursos y controla e suministro de los otros. Hay una jerarquía lenta pero fácil de gestionar.

• Descentralizada. Las unidades se comunican entre sí, tiene recursos similares pero distintos, cada nodo se comunica con el resto, pero ninguno dirige. Hay muchos canales, de gestión más difícil y más rápido.

• En anillo. Recursos similares y sin nodo central. El centro de transacciones está prefijado.

• Distribuida. Unos miembros controlan las transacciones y son la unión que comunica la información a los otros miembros.

• Jerárquicas. Las transacciones se canalizan pasando de las necesidades no satisfechas al centro, ascendiendo disminuyen el número de nodos y los recursos aumentan.

Sistema español de bibliotecas y archivos

Colección organizada de libros y publicaciones periódicas impresas y otros documentos gráficos y audiovisuales facilitada por personal cualificado para información, enseñanza o recreo.

En España la legislación se remonta a 24 de julio de 1947 y regula la diferencia entre bibliotecas publicas y privadas y se mantiene hasta la Constitución Española de 1978.

En 1985, por Real Decreto 565/85 de 24 de abril, la Dirección General del Libro y Bibliotecas se encarga de todo lo relacionado con las bibliotecas. Tiene tres direcciones:

• Centro de coordinado bibliotecaria

• Centro de letras españolas

• Centro del libro y la lectura

Elaboran programas y planes de fomento para las bibliotecas.

Tras varios decretos queda configurado el sistema español de bibliotecas y se estructuras:

• Biblioteca Nacional

• B. Públicas del Estado

• B. Públicas dependientes de Ministerios y Organismos Autonómicos de la Administración del Estado, menos escolares.

• B. de las Universidades públicas

• B. de las Reales Academias

• Redes o sistemas de Bibliotecas de Instituciones públicas o privadas, o bibliotecas de especial interés que se incorporen mediante convenio con el Ministerio de Cultura.

Sistemas Autonómicas de Bibliotecas

Casi todas las comunidades tienen legislación sobre el sistema y las competencias de las bibliotecas.

Bibliotecas universitarias

Éstas y las de investigación fueron las primeras en el tema de la informatización como operación bibliotecaria, red de bibliotecas y catálogos colectivos. Objetivos:

• Abaratar el proceso de informatización

• Ahorrar en catalogación

• Facilitar con catálogos colectivos el acceso el documento a través del préstamo interbibliotecario.

Con la Ley de Reforma Universitaria se producen cambios que afectan a todas las bibliotecas, aumentando la cooperación interbibliotecaria naciendo redes como REBIUM, DOCUMAT, RUEDO...

REBIUM. Cuyos objetivos son:

• Dotar a la biblioteca universitaria de una organización moderna

• Tener recursos del presupuesto específicos.

En el congreso de la IFLA de Barcelona se celebra la primera conferencia de directores de bibliotecas universitarias y científicas españolas (Codibuce), con todo se concentran los esfuerzos en un solo organismo, aprobando el reglamento del REBIUM, cuyo objetivo es ser un organismo estable que represente a todas las bibliotecas universitarias españolas para conseguir:

• Mejorar los servicios y la infraestructura mediante la cooperación

• Cooperación para beneficio de los usuarios

• Representación ante organismos públicos o privados

• Intercambio y formación del personal.

Las actuaciones que promueve el REBIUM son:

• Fomento de las redes de comunicación de las bibliotecas universitarias

• Conectar en red los sistemas automatizados de éstas

• Catálogo colectivo en CD-ROM de las bibliotecas universitarias

• Ayudas para adquirir bibliografía, equipos, infraestructura...

• Incorporación de los fondos bibliográficos de proyectos de investigación a las bibliotecas universitarias

Sistema s españoles de Archivos

Está recogido en la constitución que los poderes públicos garantizarán la conservación y promoverán el enriquecimiento del patrimonio, se asignan competencias para las comunidades autónomas sobre archivos y bibliotecas y también para el Estado.

Aparecen organismos reguladores, se publica la Ley de Patrimonio Español que regula el patrimonio documental y bibliográfico, en ella se reconoce la obligación de los cargos públicos para integrar el archivo de los documentos generados en su cargo y regula la consulta de éste.

Según esto son archivos de titularidad estatal los de Simancas, Indias, la Corona de Aragón (Barcelona) y de la Administración (Alcalá). También lo son los históricos provinciales, de los ministerios, de la Administración Pública.

Casi todas las Comunidades tienen regulado su sistema de archivos.

13. El centro de información y documentación

EL concepto.

Mijailov, en su libro, habla de las relaciones entre centros de documentación y bibliotecas que son los principales auxiliares de la ciencia como intermediarios entre generadores y usuarios d la información facilitando a los canales la transmisión de la información científica.

Su misión es identificar y recopilar información científica para analizarla y procesarla para su almacenamiento, búsqueda y difusión.

La diferencia mayor es el personal, un especialista de la información lo es en un campo determinado, un bibliotecario es experto en Psicología del lector, métodos de enseñanza. Así ambos son especialistas en distintos campos.

Los usuarios se denominan distinto, usuarios para los centros de documentación y lectores para las bibliotecas.

También operan de distintas manera, los centros cubren nuevos documentos procesando analítica y sintéticamente y ofrecen su contenido en documentos secundarios.

Las bibliotecas operan con la fórmula pregunta - respuesta, acumulan material documental del que revelan su contenido y lo organizan par su búsqueda y recuperación.

EL informe UNISIST define el centro como un grupo de personas que se dedican a procesar los documentos sobre un campo para proveer de información a usuarios especializados.

Amat no distingue tipos, pero dice que a veces las diferencias son claras y otras veces es semejante a otros centros. Biblioteca científica y Centro de Documentación son sinónimos.

López Yepes en su Teoría de la Documentación compara las funciones de una biblioteca y un centro de documentación.

BIBLIOTECA	CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Información de disciplinas en su conjunto	Información sobre partes de ellas
Facilita el material	Ofrece informes elaborados
Adquiere material y bibliografía	Adquiere según sus necesidades
Cataloga y clasifica libros	Cataloga y clasifica todo tipo de material

Objetivos y misión.

Como objetivos generales:

• Exhaustividad

• Pertinencia

• Precisión

• Rapidez

• Economía

Todo para conseguir procesar la información eficazmente.

Los objetivos específicos serán impuestos por cada centro. Algunos autores dan importancia a examinar y evaluar la información para ofrecerla antes de ser demandada. Lo fundamental es el análisis previo.

López Yepes habla de las siguientes misiones para un centro:

• Recopilar y transmitir las fuentes de documentos de origen interno y externo para mejorar el trabajo de las empresas.

• Facilitar la documentación necesaria para la puesta al día

• Hacer de servicio social o trascendencia de la información más allá de la empresa.

Métodos de la planificación

Para que funcione un centro hace falta un análisis de las necesidades para crear el servicio y la planificación, que requiere coste económico y una compleja instrumentación de recursos políticos, humano y técnicos.

Aquí se eligen esos medios para evaluar el centro.

14. Operaciones previas para la planificación de un Centro de Documentación

Determinación de las necesidades informativas.

Esto es posible por unos métodos:

examen del trabajo de los departamentos de la entidad donde están los usuarios para conocer sus necesidades

Observaciones por la puesta en marcha para crear interés

Esto se basa en la elaboración, distribución y cumplimentación de un cuestionario para elegir el tipo de fuentes, documentos y formas de recepción del documento.

Los resultados y conclusiones llevan a algunas aplicaciones:

• Conocer hábitos y necesidades del usuario y detectar los cambios

• Evaluar los recursos del centro

• Determinar el personal necesario

• Medir la eficacia del centro

• Adecuar el espacio

• Facilitar la integración con cursos de formación de usuarios

Tipos de fuentes documentales:

• Revistas, monografías científicas y profesionales

• Documentos de instituciones de investigación

• Informes y actas de congresos sobre la actividad de la entidad

• Obras de referencia sobre la especialidad del centro

• Recortes de prensa, artículos, publicaciones de información general y especializada

• Todos los documentos científica y profesionalmente útiles

Periodo de creación de interés

Hay que fomentar y crear la necesidad del centro, que se valore la importancia de la información y los servicios que la ofrecen. Se debe:

• Suscitar actitudes positivas

• Conseguir que haya necesidad de aprender

• Desarrollar la participación para facilitar el conocimiento de sus necesidades

Para esto deben ofrecerse nuevos perfiles de utilidad, sensibilizar al usuario:

• Modificar la actitud negativa del usuario

• Adiestrarlo en el manejo de las técnicas de análisis del documento en lo relativo a las fuentes

• Que sean capaces de formular peticiones

Debe conseguirse que la imagen del centro sea de necesario y para esto son importantes las técnicas de marketing que es adaptar los productos a los usuarios, en un centro es maximizar la satisfacción del usuario y para esto se abren nuevas vías de comunicación.

Se aumenta los productos y ofrecerlos a los usuarios potenciales y a los reales con métodos de promoción como:

• Imagen del servicio

• Charlas del personal

• Relaciones con otros departamentos

• Buenas relaciones personales

• Rapidez y eficacia en el servicio

• Relaciones con otros medios

• Publicaciones del centro

Se hacen estudios de centros de referencia y se intenta evitar la adquisición de productos fáciles de conseguir, para rentabilizar el presupuesto.

Estudios de usuarios

Es el conjunto de usuarios que analizan cuantitativa y cualitativamente los hábitos de los otros usuarios aplicando distintos métodos para conocer el consumo.

Según FERNANDO MARTÍN distingue entre usuarios reales y potenciales, entre miembros de la entidad, entidades clientes del centro...

ELÍAS SANZ CASADO da una tipología:

• Investigador y docente que demanda una información exhaustiva

• Usuario de industria, necesita información específica sobre problemas concretos para encontrar soluciones

• Administrador, planificador y político, que busca información muy variada y de actualidad

• El hombre de la calle, solicita información muy variada dependiendo de su interés puntual sobre temas de actualidad. Es muy divulgativa.

16. Diseño de las operaciones de difusión de la información documental

Concepto y causas de la difusión

La función de informar es causa de la Documentación. El centro difunde la información de dos modos:

• A la carta: o previa demanda de los usuarios en forma de búsqueda bibliográfica o información permanente acerca de un tema concreto.

• Modo espontáneo partiendo de que la información es útil a la generalidad de los usuarios potenciales o actuales del centro.

Fernando Martín considera la difusión como el medio de salida a la documentación tratada en el centro respondiendo a as preocupaciones informativas del usuario.

Todos los autores consideran que la difusión es la última fase del proceso documental y justifica la existencia del Centro de Documentación o como dice L. Yepes “La difusión es la fase del proceso documental en que se hace realidad el derecho a la documentación e información”

Formas de la difusión.

Desde un punto de vista formal el centro cierra el ciclo de s actividad por medio de la emisión de instrumentos tradicionales como informes de temas específicos, dossieres, repertorios bibliográficos...

Según el contenido las informaciones que se generan tratan de actividad pasada y presente de la institución, personas y organizaciones, desarrollo y cronología de los hechos, investigaciones científicas, información bibliográfica, etc.

La difusión puede darse de distintas formas:

• Difusión general. Distribución global de la información por medios de revistas, boletines de sumarios...

• Difusión bibliográfica de referencias bibliográficas por medio de boletines de resúmenes

• Difusión selectiva de la información o distribución parcial sobre temas que interesan a cada grupo de usuarios

• Difusión retrospectiva de la información consistente en la distribución de las referencias bibliográficas o analíticas aparecidas antes de la petición del usuario.

También puede distinguirse entre

• Difusión pasiva el usuario acude a que le resuelvan su problema

• Difusión activa el documentalista se adelanta

Las dificultades de la difusión son muchas, hay limitaciones técnicas, financieras, institucionales y se relacionan con la variedad de necesidades del usuario.

Diseño y características de las publicaciones de información documentales

El centro pone a disposición de los usuarios los documentos secundarios:

• Boletines de resúmenes o abstracto publicaciones secundarias que referencian mediante un resumen en publicaciones periódicas y distintas disciplinas

• Boletines de sumarios contienen la reproducción de sumarios o índices de las revistas

• Boletines bibliográficos, listados o fichas de referencia bibliográfica de documentos primarios

• Boletines de documentos recibidos

• Informes sobre un tema de su competencia

• Dossieres o recopilación de documentos primarios y prensa

• Edición del catálogo de la teca que se trate

• Todo tipo de bases de datos necesarias para el centro

17. Evaluación de las actividades del Centro de documentación

Concepto y tipos de Evaluación

Evaluar una unidad informativa es evaluar cada componente, medir sus resultados y comparar los costos / presupuestos.

Los estudios de evaluación permiten ver cómo cada componente del sistema cumple su rol a satisfacción de los usuarios.

Tipos de evaluación

• Directa / técnicas directas: De tipo cuantitativo, se realiza a partir de los datos que dispone el centro sobre las necesidades que manifiestan los usuarios o de los documentos que demandan y el uso que hacen de ellos. Este tipo puede ser vital en las decisiones sobre el diseño y planificación de nuevos centros y en la adaptación de los existentes. Algunas medidas más utilizadas son:

• Análisis del uso de los documentos: conocer cómo se utilizan. Es importante porque nos lleva a distribuir los recursos con que contamos. Este análisis se puede realizar por varios tipos de medición:

• Préstamos realizados

• Utilización de documentos en sala

• Análisis de las fotocopias realizadas

• Préstamo interbibliotecario, para conocer los documentos que no tiene el fondo.

• Antigüedad de los documentos, utilizados, es imprescindible para cualquier centro de información para conocer el grado de envejecimiento.

• Pertinencia de los fondos. El objetivo es determinar la capacidad del fondo para atender las necesidades de información.

Tipos de medición:

• Índice de interés temático, mide la capacidad del fondo para atender la demanda de documentos sobre temas específicos.

• Índice de aceptación de autores, para atender la petición de documentos de autores concretos.

• Indirecta. De tipo cualitativo. Determina los criterios necesarios para saber la calidad e la información que se utiliza par resolver sus necesidades. Los criterios más utilizados:

• Índice de inmediatez: informa sobre la cantidad de tiempo desde la publicación de un artículo y su utilización por otros autores en otros trabajos.

• Valor del documento se mide por el número de veces que ha sido solicitado.

• Impacto de las publicaciones periódicas. Determina la calidad de estas publicaciones utilizadas y la conveniencia de suscribirse a otras más interesantes o cancelar otras poco demandadas.

• Referencias bibliográficas de las publicaciones. La lista de publicaciones científicas referenciadas en determinar trabajos de investigación que utilizan los usuarios y para decidir la política de adquisiciones más adecuada.

Evaluación de la eficacia del Centro de Documentación, metodología y resultados.

La aplicación de los tipos de criterios mencionados determine los distintos hábitos, necesidades u usos de la información de los usuarios, también la evaluación determina la eficacia del centro para atender las demanda de información.

Evaluar un sistema de información es medir sus resultados a través de la pertinencia, exhaustividad, rapidez, economía y también analizar las lagunas del centro y tratar de mejorar sus resultados examinando de forma especial la coherencia de la indización, los errores de trascripción y preguntas y respuestas.

PERTINENCIA. Relación que hay entre el número de documentos pertinentes obtenidos en respuesta a una pregunta y el número total de documentos pertinentes y no pertinentes obtenidos en respuesta a esa misma pregunta.

Distingue entre pertinencia del sistema medida por el documentalista y del documentalista medida por el usuario.

La pertinencia sistema / usuario indica el modo en que le sistema satisface la necesidad real de información del usuario.

La pertinencia documentalista / usuario mide de qué modo el documentalista encuentra la necesidad expresada por el usuario.

EXHAUSTIVIDAD. Relación entre el número de documentos pertinentes suministrados en respuesta a una pregunta y el número total de documentos pertinentes que pueden responder a la esa pregunta.

Se distingue entre exhaustividad interna Cuando el número total de documentos pertinentes está limitado al fondo documental examinado, así la exhaustividad depende de la calidad de la indización y de la formulación de la pregunta.

La externa cuando el número total de documentos pertinentes no está limitado al fondo documental estudiado, depende de la calidad de la selección previa al registro documentario.

RAPIDEZ. Se mide por el plazo de registro, de difusión y de respuesta.

• Registro. Tiempo entre la aparición y su incorporación al fondo de forma explotable.

• Difusión. Tiempo entre la aparición y su difusión en documentos secundarios.

• Respuesta. Tiempo entre recepción de una petición y el envío de la respuesta.

ECONOMÍA. Costo de la documentación es la suma de cargas ligadas a una actividad, es una noción contable fácil de delimitar cuando se definen con rigor los distintos elementos que entran en su composición y la unidad con la que se quiere medir el precio.

Problema es precisar las estructuras del plan contable.

LAGUNAS Y FALLOS. Las causas de resultados insuficientes pueden ser muchas:

• Falta de coherencia. Relación entre el número de palabras clave iguales utilizadas para indizar el mismo documento durante dos operaciones de indización distintas y el número de palabras clave distintas utilizadas en esas dos operaciones. Tipos:

• Coherencia personal: Dos indizaciones por el mismo indizador en distintos momentos.

• Coherencia de equipo: Las dos indizaciones son hechas por dos personas distintas en diferentes momentos.

La coherencia depende de:

• Calidad del tesauro

• Existencia y respeto de las reglas de indización

• Correcta comprensión del texto por el indizador

• Homogeneidad en el conocimiento que el documentalista tiene de las necesidades de los usuarios.

• Errores de trascripción: Las actividades documentales implican transcripciones una solución es evitar las transcripciones manuales y registrar desde el principio de la cadena todos los datos sobre un soporte informativo.

• Estudio de las preguntas sin respuesta, es un medio que mide la calidad de un centro de documentación. Se pueden clasificar por motivos:

• Documento inexistente

• Documento no disponible en el Centro de Documentación

• Documento disponible pero no está por una incorrecta formulación de la pregunta

• Documento de que dispone en Centro pero está mal buscado

• Documento disponible pero no se busca por falta de tiempo.

Diferencias entre IMS y MIS

IMS: Sistema de información que salen de todos los MIS

MIS: Gestiona una información, son muchos.

DSS: Sistema de apoyo a las decisiones de la organización a problemas no estructurados

* En el mundo de las bibliotecas se considera que los grupos de bibliotecas que dependen de la misma unidad administrativa forman un sistema, las agrupadas de modo menos estructurado, menos dependientes de una unidad son una red.