INDICE

1. Consideraciones generales.

2. Control interno y planificación del trabajo de audotoría.

3. Definiciones y conceptos básicos.

4. Estudio y evaluación del sistema de control interno.

5. Comunicación de debilidades significativas de control interno.

6. Pautas para el estudio y evaluación del control interno.

7. Pautas para un buen sistema de control interno.

8. Evaluación preliminar del sistema.

9. División de la empresa en ciclos básicos de actividad.

9.1. Ciclo de producción.

9.2. Ciclo de nóminas.

9.3. Ciclo de tesorería.

10. Casos.

11. Bibliografía.

1. Consideraciones generales.

El presente trabajo sobre auditoría del control interno me va a permitir conocer un poco más de la materia. En mi condición de estudiante, pocas ideas propias puedo plasmar, ya que se trata de un tema nuevo para mí, de forma que para la realización del trabajo he tenido que acudir a libros de textos especializados en auditoría de control interno.

La impresión personal que saco del trabajo, esto lo tendría que decir al final, es que son muchas las normas y formas de llevar a cabo la auditoría de control interno. Con esto casi me atrevo a decir que me parece un poco raro que los profesionales en la materia las lleven todas a la práctica, aunque no dudo que la mayoría sí. Seguro que muchas de las veces no les dejaran debido principalmente a la opinión desfavorable de, sobre todo, los pequeños empresarios celosos de los logros que día a día hacen que su empresa sea un poco más grande que las de sus vecinos rivales. Todo ello teniendo en cuenta que en la evolución histórica de las empresas ha tenido una remarcada importancia el hecho de que en el pasado los propietarios eran o su vez los directivos encargados de la gestión empresarial.

En tales circunstancias el control era ejercido por los propietarios-directivos, quienes ejecutaban las funciones directivas y supervisaban directa y personalmente el cumplimiento de las normas y directrices establecidas por ellos, tácita o explícitamente, se producía lo que podríamos denominar el “autocontrol de la función directiva".

A medida que aumentó la complejidad de la empresa se fue imponiendo una división del trabajo que tenía por objeto la especialización de los empleados y sus funciones. Esto exigía una organización que adecuara los medios necesarios a la consecución de los fines deseados.

El crecimiento en el volumen e importe de las operaciones, la mayor dispersión de los activos y en general, la descentralización de las actividades comerciales e incluso de fabricación han contribuido a un distanciamiento de la dirección en el control de las operaciones. Si a ello se añade la modernización y mejora producida en los medios de tratamiento y proceso de datos, al pasar de medios manuales a los modernos sistemas informáticos, en donde diferentes transacciones se procesan al unísono para producir estadísticas, informes, facturaciones, gestión de inventarios, contabilidad, etc., se llega a la conclusión de que efectivamente, el mundo empresarial está evolucionado y que, en consecuencia, dicha evolución debe ir acompañada de los medias necesarios para garantizar la buena gestión empresarial.

Las Normas Técnicas sobre la Ejecución del Trabajo, que hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo o realizar por el auditor de cuentas, regulan el conjunto de técnicos de investigación e inspección aplicables o partidas y hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamento su opinión responsable e independiente, y en concreto harán referencia a:

1. Los trabajos necesarios para conocer, con carácter previo y de forma completa, los sistemas de control interno de la empresa o entidad auditada, cuya evaluación servirá de base paro determinar la extensión de las pruebas objetivos a efectuar.

2. La planificación y programación de los trabajos.

3. La ejecución de los trabajos, incluyendo los métodos y pruebas adecuados para la obtención de la evidencia, determinando los posibles procedimientos a aplicar, en función de la naturaleza y contenido de las cuentas de la empresa o entidad sobre la que se realizan los trabajos.

4. El contenido, custodia y principios referentes o documentación justificativa de los trabajos desarrollados.

5. El control que todo auditor de cuentas y sociedad de auditoría debe establecer para la supervisión de sus propios trabajos.

• Las Normas sobre Ejecución del Trabajo se resumen en las siguientes actuaciones:

1. Obtención del Contrato o Carta de Encargo.

2. Planificación del Trabajo de Auditoria.

3. Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.

4. Obtención de Evidencia Suficiente y Adecuada.

5. Documentación de las Conclusiones alcanzadas en los Papeles de Trabajo.

6. Supervisión del Trabajo Realizado.

2. El control interno y la planificación del trabajo de auditoria.

Conceptos Generales

La planificación de la auditoría comporta el desarrollo de una estrategia global en base al objetivo y alcance del encargo y la forma en que se espera que responda la organización de la entidad. El alcance con que se lleve a cabo la planificación varia según el tamaño y la complejidad de la entidad, de la experiencia que el auditor tenga de la misma, del conocimiento del tipo de negocio en que la empresa se desenvuelve, de la calidad de la organización y del control interno de la entidad.

Al planificar su trabajo, el auditor debe considerar, entre otras cuestiones, las siguientes:

1. Una adecuada comprensión del negocio de la entidad, del sector en que ésta opera y la naturaleza de sus transacciones.

2. Los procedimientos y principios contables que sigue la entidad y la uniformidad con que han sido aplicados, así como los sistemas contables utilizados para registrar las transacciones.

3. El grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperada de los sistemas de control interno.

• El auditor deberá documentar adecuadamente el memorándum de planificación o plan de la auditoría, en el que cabe diferenciar tres etapas:

- Consideraciones sobre el tipo de negocio de la entidad.

- Desarrollo de un plan global de auditoría.

- Redacción y utilización de programas de auditoría.

Consideraciones sobre el tipo de negocio de la entidad.

• El auditor debe llegar a un nivel de conocimiento del tipo de negocio de la entidad que le permita planificar y llevar a cabo su examen siguiendo las Normas Técnicas de Auditoría. Ese nivel de conocimiento debe permitirle tener una opinión de los acontecimientos, transacciones y prácticas que puedan tener a su juicio un efecto significativo en las cuentas anuales. El conocimiento del negocio de la entidad ayuda al auditor a, entre otras, las siguientes identificaciones:

1. Identificar aquellas áreas que podrían requerir consideración especial e identificar el tipo de condiciones bajo las que la información contable se produce, se procesa, se revisa y se compila dentro de la organización.

2. Identificar la existencia de normativa de control interno.

3. Evaluar la razonabilidad de las estimaciones.

4. Evaluar la razonabilidad de los comentarios y manifestaciones hechas por la gerencia.

5. Evaluar si los principios y normas de contabilidad utilizados son apropiadas y si guardan uniformidad con los aplicados en el ejercicio anterior.

Desarrollo de un Plan Global

El auditor desarrollará un plan global que deberá documentar y que comprenderá, entre otros aspectos, los siguientes:

- Los términos del encargo de auditoria y responsabilidades correspondientes.

- Principios y normas contables, Normas Técnicas de Auditoría, leyes y reglamentaciones aplicables.

- La identificación de las transacciones o áreas significativas que requieran una atención especial.

- La determinación de niveles o cifras de importancia relativa y su justificación.

- La identificación del riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada componente importante de la información financiera.

- El grado de fiabilidad que espera atribuir a los sistemas de contabilidad y al control interno.

- La naturaleza de las pruebas de auditoría a aplicar y el sistema de determinación y selección de las muestras.

- El trabajo de los auditores internos y su grado de participación, en su caso, en la auditoría externa.

- La participación de otros auditores en la auditoria de filiales y/o sucursales de la entidad

- La participación de expertos.

Preparación del Programa de Auditora.

A través de la planificación de su examen, el auditor debe determinar, entre otros aspectos, la naturaleza, alcance y momento de ejecución del trabajo a realizar y preparar un programa de auditoría escrito. El auditor deberá preparar un programa escrito de auditoría en el que se establezcan las pruebas a realizar y la extensión de las mismas para cumplir los objetivos de auditoría.

En la preparación del programa de auditoría, el auditor habiendo obtenido cierto conocimiento del sistema de contabilidad y de los correspondientes controles internos, puede considerar oportuno confiar en determinados controles internos a la hora de determinar la naturaleza, momento de realización y amplitud de los procedimientos de auditoría.

El auditor puede decidir confiar en determinados controles internos como un medio eficaz y eficiente para la realización de la auditoría. Sin embargo, el auditor puede decidir no basarse en controles internos cuando existan otros medios más eficientes de obtención de pruebas o evidencia suficiente y adecuada en auditoría.

El Plan Global y el correspondiente programa deberán revisarse a medida que progresa la auditoría.

Cualquier modificación se basará en el estudio del control interno, la evaluación del mismo y los resultados de las pruebas que se vayan realizando.

3. Definiciones y conceptos básicos

Conceptos Básicos

• Deberá efectuarse un estudio y evaluación adecuada del control interno como base fiable para la determinación del alcance, naturaleza y momento de realización de las pruebas a los que deberán concretarse los procedimientos de auditoría.

• A tal efecto es preciso distinguir entre el estudio destinado a evaluar y mejorar el sistema de control interno de una entidad, realizado por el auditor en su calidad de experto y en virtud de mandato específico, del estudio y evaluación de control interno que se realiza en el contexto de uno auditoría.

• El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrollo eficazmente y se cumplen según las directrices marcadas por la Dirección.

Esta definición es, posiblemente, más amplia que el significado que normalmente se atribuye al término, ya que las implicaciones de un sistema de control interno, s&2 extienden más allá de las materias que lo relacionan con los departamentos contable y financiero.

Naturaleza del Control Interno

• El control interno, en su sentido más amplio, incluye controles que pueden ser caracterizados bien como contables o administrativos, tales como:

Controles Contables:

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.

Controles Administrativos:

Se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables.

• La división del control interno en controles contables y controles administrativos ha sido determinada con el propósito de clarificar el alcance del estudio y evaluación del sistema de control interno.

Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables.

• Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación.

Responsabilidad de la Implantación y Mantenimiento del Control Interno.

• Por definición, el control interno confiere una seguridad razonable, pero no absoluta de que los objetivos del mismo se cumplirán.

Implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la Dirección, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciono según está prescrito, modificándolo si fuera preciso, de acuerdo con las circunstancias.

• La Dirección será, en consecuencia, la responsable de administrar las activos o inversiones de los accionistas y de proporcionarles información financiera adecuada y fiable. En el ejercicio de esta responsabilidad (función), la Dirección está expuesta a riesgos muy importantes, entre los que destacaríamos:

- Que se tomen decisiones basadas en información errónea, como pueden ser cuentas anuales incorrectamente preparadas o con datos importantes equivocados.

- Que se produzcan pérdidas no controladas de los activos de la entidad.

• Un sistema de control interna adecuado permite prevenir, detectar, evitar o, al menos, mitigar estos riesgos, proporcionando a la Dirección una relativa tranquilidad en el desarrollo de su gestión. Por el contrario, la inexistencia o inadecuación de tal sistema de control interno aumenta los riesgos y complica enormemente la actividad directiva.

Limitaciones del Control Interno

• Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo humano, etc.

Además, aquellos procedimientos cuya eficacia se basa en la segregación de funciones, pueden eludirse como consecuencia de existir colusión de los empleados implicados en el control interno.

Igualmente los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecutan según los términos autorizados por la Dirección, resultarían ineficaces silos decisiones de ésta se tomaran de una forma errónea o irregular.

Control interno contable y etapas relativas a una transacción.

Los objetivos del sistema de control interno de tipo contable se deben relacionar con cada una de las etapas por las que discurre una transacción.

Las etapas más importantes relativas a una transacción comprenden su autorización, ejecución, registro y finalmente la responsabilidad respecto a la custodia y salvaguardo de los activos que, en su caso, resulten de dicha transacción, con el fin de que las mismas hayan sido ejecutadas y que se encuentren clasificados en las cuentas apropiadas.

En particular, la autorización de las transacciones es una función de la Dirección asociada directamente con su responsabilidad para alcanzar los objetivos.

4. Estudio y evaluación del sistema de control interno.

Fases del estudio y evaluación.

El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:

La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y métodos establecidos por la entidad.

En particular el conocimiento y evaluación preliminar de los sistemas de control interno de la entidad, incluyendo los sistemas informáticos, constituye un requisito mínimo de trabajo que sirve de base a la planificación de la auditoria.

La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron.

Revisión del Sistema.

• La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de información respecto o la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirve como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente o través de entrevistas con el personal apropiado del cliente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos, instrucciones al personal, etcétera.

• La información relativa al sistema será documentada en forma de cuestionarios, resúmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripción de un circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del auditor.

• Con objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el procedimiento de seguir el ciclo completo de uno o varias transacciones o través del sistema.

Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las partidas seleccionadas pueden ser consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento.

Pruebas de cumplimiento.

• La finalidad de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos o los controles internos están siendo aplicados tal como fueron establecidos.

Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, cuando los procedimientos de control no son satisfactorios, el auditor no debe confiar en los mismos.

• El auditor podrá omitir parte o toda la comprobación de los sistemas de control interno cuando ese trabajo no fuese efectivo en términos de coste-eficacia, siempre que las pruebas alternativos, de naturaleza substantiva, le permitan satisfacerse razonablemente de las afirmaciones de la Dirección sobre las cuentas que se vean afectadas por esta decisión,

A tal efecto debe tenerse en consideración la naturaleza o número de las transacciones o saldos involucrados, los métodos de procesamiento de datos que se estén usando y los procedimientos de auditoría que puedan ser aplicados al realizar las pruebas substantivas.

• La naturaleza de los procedimientos de control interno y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen sobre el momento de ejecución y extensión de tales pruebas.

Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las pruebas substantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, así como la evidencia requerido de las pruebas substantivas.

Periodo en que se desarrollan las pruebas y su extensión.

• La determinación de la extensión de las pruebas de cumplimiento se realizará sobre bases estadísticas o sobre bases subjetivas.

El muestreo estadístico es, en principio, el medio idóneo para expresar en términos cuantitativos el juicio del auditor respecto a su razonabilidad, determinando la extensión de las pruebas y evaluando su resultado.

Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección, justificando los criterios y bases de selección, y determinando el grado de confianza a depositar en el control interno.

• Los pruebas de cumplimiento deberán aplicarse a las transacciones ejecutadas durante el período que se está revisando, de acuerdo con el concepto general de muestreo, que implica que las partidas que vayan a ser examinadas deben seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deben aplicarse las conclusiones resultantes.

Deberá dejarse constancia en los papeles de trabajo del criterio utilizado en la selección de la muestra.

• Los auditores independientes podrán realizar las pruebas de cumplimiento durante su trabajo preliminar.

Cuando éste sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el período restante puede no ser necesario. Los factores que deben considerarse a este respecto incluyen:

- Los resultados de las pruebas durante el período preliminar.

• Las respuestas e indagaciones concernientes al período restante.

- La extensión del período restante.

- La naturaleza y el número de las transacciones y los saldos involucrados.

- La evidencia del cumplimiento, dentro del período restante, que puede obtenerse de las pruebas substantivas realizadas por el auditor independiente o de las pruebas realizadas por los auditores internos.

- Otros aspectos que el auditor puede considerar de interés.

Evaluación del sistema de control interno.

• Una función de control interno, desde el punto de vista del auditor independiente, es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando así la fiabilidad e integridad de los registros contables.

La revisión del control interno ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría apropiados para formular una opinión sobre las cuentas anuales.

• El planteamiento conceptualmente lógico de la evaluación que hace el auditor del control interno, consiste en aplicar a cada tipo significativo de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los siguientes criterios:

1. Considerar los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir.

2. Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades.

3. Determinar si los procedimientos necesarios están establecidos y si se han seguido satisfactoriamente.

4. Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar:

- La naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar, y

- Las sugerencias a hacer al cliente.

En la aplicación práctica del enfoque antes descrito, los dos primeros aportados se realizan principalmente por medio de cuestionarios, resúmenes de procedimientos, flujogramas, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el auditor.

Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretación, adaptación o extensión de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado o cada situación particular.

El tercer apartado se lleva a cabo durante la revisión del sistema y la realización de las pruebas de cumplimiento y, el último, se logra al ejercer el juicio profesional en la evaluación de la información obtenida en los apartados precedentes.

• La revisión que haga el auditor del sistema de control interno y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse con cada uno de los objetivos que se pretenden alcanzar mediante la evaluación del sistema.

• Los controles y deficiencias que afecten a cada una de las afirmaciones de la Dirección de la entidad y tipos de transacciones deben ser evaluados independientemente y no son compensatorios en su efecto.

• La evaluación de los controles internos contables hecho por el auditor para coda tipo significativo de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorias para su objetivo.

Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del auditor y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia importante para su objetivo.

Deficiencia importante

En este contexto, una deficiencia importante significa una situación en la cual el auditor estima que los procedimientos establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad razonable de que errores o irregularidades -por importes significativos con respecto a las cuentas anuales que están siendo auditadas­pudieran prevenirse o detectarse fácilmente por los empleados de la empresa en el curso normal de ejecución de las funciones que les fueron asignadas.

El auditor comunicará a la Dirección de la entidad las debilidades significativas identificadas en las pruebas de auditoria realizadas, con el alcance que haya considerado necesario paro su trabajo de auditorio de cuentos anuales,

Interrelación con otros procedimientos de auditoría.

• El riesgo final del auditor es una combinación de tres riesgos diferentes,

El primero está constituido por la posibilidad inherente a la actividad de la entidad de que existan errores de importancia en el proceso contable, del cual se obtienen las cuentas anuales.

El segundo es la posibilidad de que existiendo estos errores de importancia no fueron detectados por los sistemas de control interno de la entidad.

Finalmente existe un tercer riesgo, consistente en la posibilidad de que cualquier error de importancia que exista y no hubiera sido puesto de manifiesto por el sistema de control interno, no fuera a su vez detectado por la aplicación de las pruebas adecuados de auditoría.

5. Comunicación de debilidades significativas de control interno.

Las Normas Técnicas sobre ejecución del trabajo establecen que el auditor comunicará a la Dirección de la entidad las debilidades significativas identificadas en las pruebas de auditoría realizadas.

Existen Normas sobre la obligación y la responsabilidad que tiene el auditor de cuentas de comunicar a su cliente las debilidades significativas identificadas en el sistema de control interno contable, que ha estudiado y evaluado, sólo con el alcance necesario para su trabajo de auditoría, lo cual tiene por objeto únicamente permitirle expresar una opinión técnica sobre las cuentas anuales de la entidad en su conjunto.

Obligación de comunicar las debilidades del control interno contable.

• La implantación y el mantenimiento de un sistema adecuado de control interno contable es responsabilidad de la Dirección de una entidad considerando la relación coste-beneficio de cada procedimiento de control.

• Al estudiar y evaluar la eficacia potencial de cualquier sistema de control interno contable, el auditor de cuentas debe tener en consideración sus invitaciones.

• Una debilidad significativa se produce cuando un control no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades importantes en relación con los cuentas anuales, y que no sean detectados prontamente por empleados en el curso normal de la realización de las funciones que les están encomendadas.

• El auditor de cuentas ha de comunicar las debilidades significativos identificadas en el sistema de control interno contable en la fecha más próxima posible después de la finalización de la auditoría.

• Aunque no es exigible, el auditor de cuentas debe también comunicar a la Dirección de la entidad las debilidades que a su juicio sean no significativas y que haya identificado, además de cualquier otro comentario que considere de interés.

Dado que el estudio y la evaluación del sistema de control interno contable pueden realizarse durante una visita preliminar y debido a los posibles efectos de las debilidades significativas identificadas, el auditor de cuentas podría considerar necesario realizar tal comunicación en una fecha anterior a la terminación de su trabajo.

• La comunicación sobre las debilidades significativas identificadas debe efectuarse de forma separada al informe de Auditoría independiente de las cuentas anuales.

6. Pautas para el estudio y evaluación del control interno.

A/ Antes de conocer y evaluar el control interno, se debe analizar la naturaleza y el volumen de las operaciones objeto de control, así como los antecedentes legales pertinentes. Es decir, el auditor debe primero instruirse acerca del contexto económico y jurídico para luego atacar el contexto administrativo.

B/ Ir de lo general a lo particular. En este sentido, se deben revisar globalmente los elementos fundamentales del sistema (estructura organizativa, políticas y procedimientos operativos, contables, etc.), tomándolos en conjunto, antes de examinar cada una de las áreas tales como gestión de fondos, ventas, compras, etc.

C/ Ir de lo estático a lo dinámico. En este orden de casos, generalmente es preferible ver primero los aspectos de estructura organizativa (enfoque estático) y después la secuencia de los procedimientos (enfoque dinámico). Igualmente, es por lo común provechoso inventariar los registros y comprobantes que intervienen en un circuito contable y luego hacer el flujograma correspondiente.

D/ Evaluar los controles adicionales una vez examinados los controles previos o simultáneos. Por ejemplo, antes de analizar el "cuadre" de determinada información habría que estudiar el circuito de la misma.

E/ Distinguir entre conocimiento y evaluación; es decir, no evaluar antes de conocer. Además, tal distinción es ilustrativa en cuanto a los medios a emplear, un buen cuestionario para evaluar los puntos importantes de control interno no necesariamente es una guía adecuada para conocer la información de manera clara y ordenada.

F/ Obtener información en función de los objetivos que se persiguen.

7. Pautas de un buen sistema de control interno.

El control interno debe comprender el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen según las directrices marcadas por la Dirección.

El control interno, en su sentido más amplio, incluye controles que pueden ser caracterizados bien como contables o administrativos, aunque tal distinción ha sido determinada con el propósito de clarificar el alcance del estudio y evaluación del sistema de control interno.

Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente a los efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables.

Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación,

Objetivos de control interno y las etapas de una transacción.

• Los objetivos del sistema de control interno de tipo contable se deben relacionar con cada una de las etapas por las que discurre una transacción. Las etapas más importantes relativas a una transacción comprenden su autorización, ejecución, registro y finalmente la responsabilidad respecto a lo custodia y salvaguarda de los activos en su caso, resulten de dicho transacción, con el fin de que los mismos hayan sido ejecutados y que se encuentren clasificadas en las cuentas apropiados. En particular, la autorización de las transacciones es una función de la Dirección asociada directamente con su responsabilidad paro alcanzar los objetivos.

• Con todos estos aspectos cabe plantearse ahora la siguiente pregunta: ¿cómo se puede implantar y alcanzar un buen sistema de control interno?.

Toda evaluación de sistemas supone una comparación entre los objetivos a lograr y las técnicos disponibles del sistema. En otras palabras, definido un objetivo (por ejemplo, lograr un nivel de calidad X para un producto determinado), es necesario instalar un sistema que comprenda las técnicas y procedimientos necesarios para el logro de tal fin (en relación con el ejemplo anterior podrían ser: definición de un proceso productivo determinado, predicciones en los productos obtenidos, etc.).

• Un sistema de control interno debe, por tanto, comprender un conjunto de técnicas necesarias para lograr determinados objetivos de control interno. Cabe, en consecuencia, definir en primer lugar cuáles son dichos objetivos para luego identificar las técnicas necesarias para su consecución.

• Partiendo de los objetivos básicos de control interno (“salvaguarda de activos" y "fiabilidad de la información"), se han identificado cinco objetivos de control genéricos aplicables a la totalidad de las organizaciones empresariales, diferenciándolos en dos grandes grupos.

1. Objetivos Generales, que tratan de la autorización, clasificación, verificación, evaluación y protección física de los activos:

Autorizaciones apropiadas.

Todas las autorizaciones concedidas para el ejercicio de una actividad deben estar de acuerdo con los criterios establecidos por la Dirección de la entidad. Para ello debe procederse a una adecuada definición y comunicación de las responsabilidades.

Clasificación contable apropiada.

Las transacciones deben clasificarse de forma que permita la preparación de cuentas anuales de conformidad con principios y criterios de contabilidad generalmente aceptados y con los planes de la gerencia. Paro cada tipo de transacción debe existir una comprensión clara de quién establece las políticas de clasificación, quién hace realmente la clasificación inicial, cuándo ocurre la clasificación durante el sistema y cómo pueden cotejarse las cantidades resumidas con los documentos justificantes.

Verificación y evaluación.

El contenido de los informes y de las bases de datos debe ser verificado y evaluado periódicamente, ya que es la salida del sistema y debe representar con exactitud el fundamento de la actividad económica, dado que es impracticable, si no imposible, desarrollar un sistema que procese e informe todas las transacciones con exactitud absoluta y completa, es necesario adoptar técnicas para verificar y evaluar los resultados que se obtienen una vez procesadas las transacciones. La verificación y la evaluación están orientadas a la detección de errores al contrastar la información elaborada con la realidad.

Salvaguarda Física.

El acceso a los activos de la entidad debe permitirse únicamente de acuerdo con los criterios de la gerencia. Como activos deben considerarse los bienes físicos (efectivo, valores, existencias y propiedades) y también los sistemas informáticos, en caso de existir, los registros y documentos, así como los programas y la documentación de los sistemas. Debe establecerse una asignación clara de las autorizaciones de acceso, de las responsabilidades de custodia y establecerse medidas para su control.

II. Objetivo operativo de control interno, que trata del proceso de las transacciones a través de los sistemas contables.

Proceso de las transacciones.

El proceso que sufren las transacciones en un sistema empresarial debe realizarse de forma fidedigna desde el inicio hasta la emisión de la información.

En relación con tal proceso, deben considerarse los siguientes aspectos:

Reconocimiento de los hechos económicos:

Los hechos económicos que afectan a la empresa deben ser sometidos para su aceptación en el momento en que suceden. Un hecho económico también puede reconocerse por observación visual, correspondencia recibida, apariencia física de los activos o acuerdos verbales. Se requiere una comunicación rápida si el hecho ha de convertirse en una transacción y ha de procesarse durante el período contable en que ocurrió.

Aceptación de las transacciones:

Todos los hechos económicos que se ajusten a los criterios de la gerencia, y tan sólo estos hechos, deben convertirse en transacciones con exactitud y aceptarse para su proceso en tiempo oportuno. La falta de cumplimiento de este objetivo podría llevar a realizar transacciones no autorizadas o, por el contrario, a no procesar transacciones efectuadas correctamente por la entidad.

Integridad del procesamiento:

Todas las transacciones aceptadas deben procesarse con exactitud, de acuerdo con las políticas de la gerencia y en tiempo oportuno.

Este objetivo contempla la integridad de los procedimientos operativos de toda organización, ya sea a nivel general o individual para cada sistema.

Integridad de los informes:

Los resultados de cada proceso deben informarse con exactitud. La Dirección precisa información fiable para la toma de decisiones.

Por dicho motivo no sólo debe ser un objetivo de control la integridad de los procesos, sino asimismo la fiabilidad e integridad de la información elaborada.

Integridad de las bases de datos:

Los elementos de las bases de datos deben reflejar con exactitud los resultados del procesamiento. La información elaborada y actualizada se archiva en sus correspondientes registros y bases de datos, existiendo el riesgo, en consecuencia, de que en tal proceso se produzcan errores que repercutirán en procesos posteriores. Por dicho motivo es importante garantizar la bondad de los archivos y bases de datos.

Integridad de los enlaces:

Los hechos que afecten a más de un sistema deben producir transacciones que se reflejen por cada sistema en el mismo período contable. Es evidente que una operación, por ejemplo facturación, puede afectar y de hecho así sucede, a más de un sistema (clientes, existencias, coste de ventas, etc.), por lo cual es necesario garantizar la integridad de los enlaces que se producen entre los mismos.

• El uso de los objetivos de control es una herramienta de gran utilidad, ya que permite identificar, a nivel de detalle, cuáles son las técnicas necesarias que permiten lograr tal o cual objetivo y, en todo caso, cuál es el riesgo que se corre por no contar con esas técnicas de control.

Técnicas de Control Interno

• Las técnicas de control, que representan la forma en la cual se ejerce el control interno, pueden clasificarse en dos grupos:

Técnicas de Prevención, que están destinadas a proporcionar una seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplos de técnicas de prevención podemos citar:

Autorización de todas las transacciones.

Procedimientos de validación de datos previa a su proceso.

Doble verificación de los datos introducidos en el sistema informático.

Segregación y rotación de funciones.

Normas y procedimientos claramente definidos.

Técnicas de descubrimiento, que son aquéllas tendentes a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos podemos incluir:

Inventarios físicos de las existencias,

Utilización de documentación prenumerada.

Comparaciones de datos reales con presupuestos.

Conciliaciones bancarias.

Auditoría interna.

Los ejemplos citados son únicamente ilustrativos de los dos tipos de técnicas de control interno. La lista potencial de técnicas de control podría ser muy amplia.

Pautas de un buen sistema de control interno.

Las empresas deben establecer racionalmente las técnicas de control interno en función de sus necesidades y objetivos. Indudablemente, sería engorroso e inútilmente costoso que una entidad instalara todas las técnicas que se conocen o pueden imaginarse.

A continuación se mencionan las pautas de un buen sistema de control Interno respecto a:

La estructura organizativa.

Definición de responsabilidades, autoridad, etc.

Las funciones de todo el personal de la organización, así como sus relaciones con el resto de sus integrantes, deben establecerse de forma clara y precisa. Por ejemplo, debe existir una relación de personas autorizadas para firmar cheques, cancelar saldos deudores incobrables, etc.

Segregación de funciones.

Desde el punto de vista de un buen control interno, es importante la segregación de las siguientes funciones:

- Decisión o autorización de las operaciones.

- Custodia física de los activos.

- Contabilización.

Por ejemplo, es conveniente segregar la decisión de compraventa de valores mobiliarios, su custodia física y el control contable de los mismas.

Por otra parte, es importante tener en cuenta que, pese a su separación, las funciones mencionadas deben ser coordinadas adecuadamente para posibilitar la eficiencia operativa de la empresa en su conjunto.

Niveles adecuados a las facultades otorgadas.

Además de efectuar la adecuada segregación de las funciones es importante que las mismas se asignen a personas que, por su capacidad, estén en condiciones de llevarlas a cabo en forma eficiente.

Por ejemplo, es razonable que la cancelación de cuentas incobrables sea decidida por el Consejo de Administración o por el Director y no por un empleado de menor nivel.

La Auditoría interna.

Independencia de Criterio.

Para que el auditor interno sea realmente independiente de los elementos objeto de control es necesario que dependa del nivel adecuado dentro de la empresa.

Este habrá de ser un nivel alto, pero no necesariamente el más alto posible, porque bajo determinadas circunstancias se logra una mayor eficacia dependiendo de un nivel adecuado.

Por ejemplo, el auditor interno que examina los estados contables mensuales habrá de depender del Consejo de Administración o de la Dirección General, pero no del director administrativo o contable, que es el responsable directo de producir dichos estados.

Definición de objetivos.

Es importante definir claramente y con un enfoque realista los objetivos de auditoría interna; si debe limitarse a la auditoría contable o comprender también la auditoría operativa; qué grado de énfasis debe darse o la evaluación del sistema y preparación de recomendaciones para mejorarla; nivel de profundización en informática, etc.

Campo de acción amplio.

El campo de acción de la auditoría interna debe incluir a toda la empresa.

Organización y métodos apropiados.

Para lograr los objetivos enunciados la función de auditoría interna debe estar adecuadamente organizada.

Cuando se justifica un departamento de auditoría interna es necesario usar métodos apropiados de supervisión del trabajo, con una adecuada programación de las tareas, la asignación y supervisión de colaboradores, la preparación y revisión de papeles de trabajo, etc.

Las políticas y procedimientos contables.

Capacidad de los equipos.

Los equipos para el proceso de transacciones y datos deben seleccionarse de acuerdo con el volumen y tipo de operaciones de la entidad, así como a las necesidades de información de la Dirección para la toma de decisiones.

Por ejemplo, una pequeña empresa dedicada únicamente a la comercialización de mercancías puede desarrollar un sistema contable en forma manual, pero no será suficiente para una gran empresa industrial, la cual para contar con información completa y oportuna, necesitará posiblemente un equipo informático de gran capacidad

Diseño eficiente de los registros y comprobantes.

Los registros y comprobantes deben diseñarse de tal modo que se comprenda, de forma clara y precisa, toda la información necesaria para que ésta pueda ser utilizada de manera eficiente.

Numeración correlativa de los comprobantes.

Este procedimiento permite un mayor control sobre el universo de los documentos, tendiendo a evitar que se omita el registro de alguno de ellos. Puede mejorarse aún más el control si los comprobantes son 'prenumerados", lo cual es importante para determinados tipos de documentos (pe., la prenumeración de los recibos ayuda a controlar que los cobradores rindan cuenta de todos los cobros efectuados).

Circuitos de información apropiados.

El hecho de que la información siga un determinado circuito y no otro entraña un mayor grado de control. (pe., si el paso de las ventas al libro Mayor se hace en base a la documentación fuente, ello implica un mayor control que si se hace en base al auxiliar respectivo, porque en el segundo caso los errores en el auxiliar se repetirán en el Mayor.

Integración de la información.

Cuando los mismos datos dan lugar a información diversa es conveniente que se trate de integrar la totalidad de la información elaborada, (pe., si el departamento de ventas prepara estadísticas de ventas, éstas deben conciliarse con las cuentas de mayor). Es importante que sean consistentes las pautas de registro de los distintos procesos.

Frecuencia y oportunidad de la información contable.

El sistema debe diseñarse de manera que la información sea suministrada con la frecuencia necesaria y en el momento oportuno, favoreciendo la toma de decisiones adecuadas y la adopción de las medidas favorables para minimizar los errores.

Criterios contables razonables.

La razonabilidad de los criterios de clasificación, descripción y valoración de las partidas es un factor de control interno (por ejemplo, el análisis de las cuentas de gastos es un sistema de control).

Asimismo, una clara política en cuanto a qué gastos han de ser activados y qué gastos no han de serlo favorece el control sobre las partidas, etc. Es imprescindible que los criterios contables concuerden con los principios de contabilidad generalmente aceptados, ya que los estados contables finales deben estar de acuerdo con dichos principios y criterios.

Ejecución de controles adicionales de rutina.

La mayoría de la información contable es susceptible a controles adicionales de rutina, por ejemplo, las conciliaciones de los cuentas corrientes bancarias, los inventarios físicos de las existencias en almacén, el cuadre del mayor general con los mayores auxiliares de cuentas a cobrar y a pagar, etc. Es obvio que la ejecución sistemática de tales controles por parte de la persona adecuada tiende a maximizar la validez de la información contable.

Enfoque basado en el análisis de flujogramas.

Un flujograma es una representación simbólica, en diagrama o en esquema, de los documentos de contabilidad y su flujo secuencial en la organización.

La metodología del flujograma puede o debe variar en atención a los objetivos que se persigan con su empleo.

Contenido del flujograma.

El flujograma debe indicar:

1. El circuito de la información que fluye a lo largo del proceso.

2. Los sectores que intervienen en el proceso (departamentos, secciones o personas, según el grado de detalle que se requiera o pueda precisar).

3. Las operaciones que se realizan a lo largo del mismo (registrar, comunicar, controlar, calcular, archivar, etc.).

4. Las características de los papeles que se utilizan (comprobantes, registros, informes, etcétera).

Dichos elementos se combinan para dar lugar, en general, a las siguientes etapas del proceso contable:

1. Documentación:

Emisión o recepción del o de los comprobantes. Se deja constancia de la decisión o de las decisiones básicas que dieron origen a la operación.

2. Contabilización:

Asientos, en base al o a los comprobantes en los registros cronológicos (diario general o sus equivalentes) y en los registros analíticos (mayor general y mayores auxiliares o sus equivalentes).

3. Información:

Producción, en base a los registros o en algunos casos, directamente en base a los comprobantes, de los estados o informes que interesan para la toma de decisiones.

• En la práctica, los elementos señalados suelen meclarse o fundirse entre sí. Por ejemplo, puede que sea difícil, cuando no imposible, definir si un papel es un comprobante, un registro o un informe o bien establecer si un registro es básicamente cronológico o analítico (esta salvedad es particularmente válida en un sistema informático). Pero, de todos modos, la clasificación indicada es aceptable y útil con relación al contenido y a la metodología del flujograma.

Aspectos a Resolver.

En líneas generales, la definición de cualquier metodología para elaborar flujogramas requiere precisar:

- El ciclo de acción.

- El grado de detalle.

- El ordenamiento y codificación.

Enfoque tradicional basado en cuestionarios.

Este enfoque está basado en cuestionarios de revisión que se utilizan al efectuar el examen de los procedimientos de contabilidad, operativos y de control interno, con el fin de determinar la extensión de los medios de control en vigor y la protección que existe para los distintos activos y las funciones relacionadas con los mismos.

Los cuestionarios de revisión deben ser usados sólo como guía de los aspectos importantes que deben tenerse en cuenta al efectuar la revisión.

Normalmente estos cuestionarios no cubren todos los aspectos que pueden presentarse en la práctica y será necesario tener en cuenta, en cada caso, otros aspectos peculiares de la situación de que se trate.

Este enfoque tradicional se concentra en cuáles son las técnicas de control utilizadas y no en por qué éstas se consideran necesarias. Aunque todavía son utilizados por muchos auditores, 1os cuestionarios tienden a ser cada vez mas extensos y se completan de forma tediosa.

El coste correspondiente, que supone una cada vez menor atención del auditor en su formalización y un mayor esfuerzo para detectar los controles importantes, degenera también en la dificultad de relacionar la identificación de debilidades de control interno con el diseño del programa de auditoria.

8. Evaluación preliminar del sistema.

• Es una etapa de documentación de los puntos fuertes y débiles del sistema, que es un paso previo necesario imprescindible para la realización de la evaluación del control interno, que identifica los procedimientos de auditoria necesarios para lograr el objetivo de auditoria e implica una metodología especial para evaluar los riesgos derivados de la eficacia o no de los controles internos existentes en operación.

En esta etapa el auditor tiene en cuenta en qué condiciones la gerencia ha dispuesto que se verifique el control, y va rastreando el flujo de las transacciones a través de los ciclos de negocios donde tienen lugar las actividades de la entidad.

• Una función de control interno, desde el punto de vista del auditor independiente, es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable. asegurando así la fiabilidad e integridad de los registros contables,

La revisión del control interno ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría apropiados para formular una opinión sobre las cuentas anuales.

• La evaluación que hace el auditor del control interno, en esta etapa, consiste en aplicar a cada tipo significativo identificado de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los siguientes criterios:

1. Considerar los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir y determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades.

En la práctica se realiza por medio de cuestionarios, resúmenes de procedimientos, flujogramas, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el auditor.

Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretación, adaptación o extensión de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado a cada situación particular,

Determinar si los procedimientos necesarios están establecidos y si se han seguido satisfactoriamente, El auditor lo lleva a cabo durante la revisión del sistema descrito.

3. Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar:

- La naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría o aplicar, y

- las sugerencias a hacer al cliente.

Este objetivo se logra al ejercer el auditor su juicio profesional en la evaluación de la información obtenida en los apartados precedentes.

• La revisión que haga el auditor del sistema de control interno debe relacionarse con cada uno de los objetivos que se pretenden alcanzar mediante la evaluación del sistema.

• Los controles y deficiencias que afecten a cada una de las afirmaciones de la Dirección de la entidad y tipos de transacciones deben ser evaluados independientemente y no son compensatorios en su efecto.

• La evaluación de los controles internos contables hecha por el auditor para cada tipo significativo de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a sí los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo.

Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios silo revisión del auditor y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia importante para su objetivo.

Análisis basado en el flujo de transacciones

El proceso del flujo de transacciones comprende las siguientes funciones:

- Agrupamiento de las transacciones en ciclos de negocios.

- Identificación de los objetivos de control interno relacionados con esos ciclos.

- Identificación de las técnicas necesarias para alcanzar los objetivos identificados.

- Evaluación de la efectividad de estas técnicas.

- Determinación de los riesgos originados por la falta de efectividad de las técnicas en el logro de los objetivos.

9. División de la empresa en ciclos básicos de actividad.

9.1. Ciclo de producción.

Los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de producción manejan recursos toles como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen que usar en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materias primas, mano de obra directa e indirecta. El ciclo de producción incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieran a su almacén respectivo.

Las empresas usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas de costos para valorar los recursos que se utilizan en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas.

Otros utilizan un sistema basado en la comparación de inventarios físicos para determinar el costo de producción y de ventas.

Funciones típicas:

- Contabilidad de costos

- Control de fabricación

- Administración de inventarios

- Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipos productivos.

Asientos contables comunes:

- Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado).

- Aplicación del costo de mano de obra.

- Aplicación de gastos de fabricación.

- Amortización de inmuebles, maquinaría y equipo productivos.

- Variaciones (incluyendo mermas y desperdicios).

- Cambios en el valor de los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipos productivos.

- También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo.

Formatos y documentos importantes:

- Órdenes de producción.

- Solicitudes de materiales.

- Tarjetas de tiempo (de mano de obra).

- Informes de producción.

- Informes de desperdicios y mermas.

- Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación.

- Hojas de costo.

Bases usuales de datos.

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc. que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien por información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos, de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia: representadas por inforrnación que se utiliza para el proceso de las transacciones:

Archivo maestro de los productos:

- Información de los elementos del costo.

- Relaciones de materiales.

- Hojas de ruta e ingeniería del producto.

b) Bases dinámicas: representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente:

Auxiliares de inventarios:

- Hojas de costo.

- Listados de valoración de inventarios.

- Relación de inmuebles, maquinaria y equipos productivos.

- Análisis de otros costos amortizables.

Enlaces con otros ciclos

- Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras.

- Embarques de productos, con el ciclo de ingresos.

- Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas.

- Resúmenes de actividades (asientos de diario), con el ciclo de informe financiero.

- Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras.

Objetivos del ciclo de producción:

1. De autorización.

2. De procesamiento y clasificación de transacciones.

3. De verificación y evaluación.

4. De salvaguarda física.

Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la Dilección y que éstos son adecuados.

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas.

Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formatos importantes y procedimientos de proceso.

Evaluación del control interno.

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de este ciclo, a través de la ayuda que le pueda proporcionar esta guía, deberá proceder, como se mencionó anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y preparar la documentación de los procedimientos de proceso en cada función.

Una vez efectuado el trabajo anterior estará en posibilidad de determinar, en su caso, las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si éstas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones.

Forma en que el auditor podría llevar a cabo el estudio y evaluación del control interno y establecer una clara relación entre su calidad y la naturaleza, oportunidad y alcance de sus pruebas de auditoria:

1. Identificación de la Compañía cuyo control interno se está revisando.

2. Fecha de la auditoría.

3. Identificación del ciclo de transacciones que se está estudiando y evaluando.

4. Identificación de la función que se está estudiando y evaluando,

5. Identificación de los objetivos de control interno aplicables a dicha función.

6. Diagramación del procesamiento de las transacciones en la función identificada.

7. Identificación de las técnicas de control interno que utiliza la empresa para cada objetivo.

8. Una sección especial de evaluaciones donde el auditor resumirá las técnicas de control interno identificables para los objetivos y determinará si las mismas logran total, parcialmente o no logran el objetivo de control interno.

9. Una columna adjunta a la sección de evaluación donde se indica el paso de auditoría que, de acuerdo a la evaluación efectuada por el auditor, se va a realizar: pruebas de cumplimiento o substantivas de auditoría, según el caso, que responda a dicha evaluación. Con lo anterior, se puede establecer una clara relación entre la evaluación del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoría.

Existen otras formas de documentar el estudio y evaluación del control interno, tales como el método descriptivo y el de cuestionarios.

9.2. Ciclo de nóminas.

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:

- Contratar mano de obra.

- Pagar.

- Clasificar, resumir y procesar lo que se utilizó y pagó de mano de obra.

• El ciclo de nóminas contempla la contratación, utilización y pago de servicios tales como mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutivos, administrativos, etc.

• Dado que existen diferencias de tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismo, están relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos devengados derivados de la obtención de dichos recursos.

• Las funciones, asientos contables más comunes, documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.

Funciones típicas

- Selección de personal.

- Contratación de personal.

- Llevar las relaciones laborales.

- Preparar informes de asistencia.

- Registro, información y control de la nómina.

- Desembolso de efectivo.

- Promoción y evaluación de personal.

Asientos contables comunes

- Pago de nóminas.

- Anticipos de sueldos y préstamos al personal.

- Distribuciones de mano de obra.

- Otras prestaciones al personal.

- Ajustes de nóminas.

Formatos y documentos importantes.

- Solicitud de empleo.

- Contrato de trabajo.

- Informes de tiempo.

- Tarjetas de reloj.

- Autorización de ajustes de nómina.

- Autorización de pagos especiales.

- Recibos de nómina.

- Cheques.

Bases usuales de datos.

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien en información que se produce como resultado de un proceso de transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar:

a) Bases de referencia: representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

b) Bases dinámicas: representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser:

a) Archivo de personal conteniendo nombres e información de referencia del empleado, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.

b) Registro de sueldos y salarios de empleados.

Enlace con otros ciclos.

- Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.

- Recepción de servicios de mano de obra que se enlaza con el ciclo de producción.

- Resumen de actividades que se enlaza con el ciclo de informe financiero.

Objetivos específicos del ciclo de nóminas.

Objetivos de autorización:

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la Dirección y que éstos son adecuados.

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones:

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas.

Objetivos de verificación y evaluación:

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Objetivos de salvaguarda física:

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formatos importantes y procedimientos de proceso.

Evaluación del control interno.

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de este ciclo, deberá proceder, como se mencionó anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y preparar la documentación de los procedimientos de proceso en cada función.

• Una vez efectuado el trabajo anterior estará en posibilidad de determinar, en su caso, las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si éstas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones.

• La forma en que el auditor podría llevar a cabo el estudio y evaluación del control interno consta de las siguientes partes:

1 Identificación de la Compañía cuyo control interno se está revisando.

2. Fecha de la auditoría.

3. Identificación del ciclo de transacciones que se está estudiando y evaluando.

4. Identificación de la función que se está estudiando y evaluando.

5. Identificación de los objetivos de control interno aplicables a dicha función.

6. Diagramación del procesamiento de las transacciones en la función identificada.

7. Identificación de las técnicas de control interno que utiliza la empresa para cada objetivo.

8. Una sección especial de evaluaciones donde el auditor resumirá las técnicas de control interno identificables para los objetivos y determinará si las mismas logran total, parcialmente o no logran el objetivo de control interno.

9. Una columna adjunta a la sección de evaluación donde se indica el paso de auditoría que, de acuerdo a la evaluación efectuada por el auditor, va a realizar: pruebas de cumplimiento o substantivas de auditoría, según el caso, que responda a dicha evaluación. Con lo anterior, se puede establecer una clara relación entre la evaluación del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoría.

Existen otras formas de documentar el estudio y evaluación del control interno, tales como el método descriptivo y el de cuestionarios, sin embargo, éstos no son tan objetivos.

9.3. Ciclo de tesorería.

Los funciones del ciclo de tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se termina con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

Funciones típicas.

- Relaciones con entidades financieras y de crédito.

- Relaciones con accionistas.

- Administración del efectivo y las inversiones.

- Devengo, cobro y pago de intereses y dividendos.

- Custodia física del efectivo y de los valores.

- Administración de las transacciones en moneda extranjera, incluyendo el control de los riesgos cambiarios.

- Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses).

- Operaciones de inversión y financiamiento.

- Administración financiera de planes de pensiones y otros beneficios a empleados.

- Administración de seguros.

Asientos contables comunes.

- Obtención de financiación y su calendario de pago.

- Emisión acciones y control de autocartera.

- Compra y venta de inversiones en valores.

- Devengos, cobros y pagos de intereses y dividendos,

- Amortización de empréstitos, descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones.

• Cambios en los valores según libros de las inversiones financieras.

• Compra y venta de moneda extranjera.

Formas y documentos importantes.

- Certificados de acciones.

- Acciones emitidas.

- Obligaciones, bonos, papel comercial.

- Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones.

- Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.

- Contratos de seguro de cambio de moneda extranjera.

- Pólizas de seguro.

Bases usuales de datos.

Las bases usuales de datos están representadas por archivo, catálogos, listas, auxiliares, etc. que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos, de acuerdo can el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

1. Bases de referencia: representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

2. Bases dinámicas: representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que, coma tal, se esta modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser los siguientes:

Bases de referencia.

- Libro Registro de accionistas.

- Cuadros de amortización de principal e intereses.

- Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prestamos.

Bases dinámicas.

- Saldos de las cuentas bancarias.

- Cartera de inversiones.

- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.

Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de tesorería varían de una empresa a otras. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución de dividendos e intereses, descuento de papel comercial y compras y ventas de inversiones financieras. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarías, por ejemplo, una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello.

Enlaces con otros ciclos.

Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe desembolso efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el pago de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si fa función de los ingresos y pagos de efectivo es parte del ciclo de tesorería o del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.

Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del ciclo de tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de tesorería y los del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de tesorería o con el de ingresos, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir donde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común.

En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de tesorería, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos.

Dentro del ciclo de tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

- Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras.

- Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos.

- Conciliaciones de efectivo con los ciclos de compras e ingresos.

- Pagos al personal con el ciclo de nóminas.

Objetivos específicos del ciclo de tesorería.

A efectos de este ciclo se han identificado ciertos objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en:

- De autorización.

- De procesamiento y clasificación de transacciones.

- De verificación y evaluación.

- De salvaguarda física.

Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecicios por la Dirección y que estos son adecuados.

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas.

Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evolución periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Objetivos de salvaguardia física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formatos importantes y procedimientos de proceso.

Evaluación del control interno.

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de este ciclo, a través de la ayuda que le pueda proporcionar esta guía, deberá proceder, como se mencionó anteriormente, a identificar los funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y preparar la documentación de los procedimientos de proceso en cada función.

Una vez efectuado el trabajo anterior estará en posibilidad de determinar, en su caso, las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si éstas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones.

La forma en que el auditor podría llevar a cabo el estudio y evaluación del control interno y establecer una clara relación entre su calidad y la naturaleza. oportunidad y alcance de sus pruebas de auditoria consta de las siguientes partes:

1. Identificación de la Compañía cuyo control interno se está revisando.

2. Fecha de la auditoria.

3. Identificación del ciclo de transacciones que se está estudiando y evaluando.

4. Identificación de la función que se está estudiando y evaluando.

5. Identificación de los objetivos de control interno aplicables a dicha función.

6. Diagramación del procesamiento de las transacciones en la función identificada.

7. Identificación de las técnicas de control interno que utiliza la empresa para cada objetivo.

8. Una sección especial de evaluaciones donde el auditor resumirá las técnicas de control interno identificables para los objetivos y determinará si las mismas logran total, parcialmente o no logran el objetivo de control interno.

9. Una columna adjunta a la sección de evaluación donde Se indica el paso de auditoría que, de acuerdo a la evaluación efectuada por el auditor, va a realizar pruebas de cumplimiento o substantivas de auditoría, según el caso, que responda a dicha evaluación. Con lo anterior, se puede establecer una clara relación entre la evaluación del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria.

Existen otras formas de documentar el estudio y evaluación del control interno, tales como el método descriptivo y el de cuestionarios, sin embargo, éstos no son tan objetivos como la metodología que se propone.

10. Casos.

Supuesto 1.

Características importantes de un sistema de control interno que rela­ciona las cantidades recibidas con los mayores de ventas, son las si­guientes:

a) Entrada de dinero:

1. El correo de entrada deberá abrirse bajo la supervisión de un empleado responsable, y todas las remesas incluidas deberán registrarse en un diario de caja. Este registro deberá estar fir­mado, por lo menos, por dos personas, una de ellas el em­pleado responsable y la otra el que ayude a abrir el correo. En los cheques y demás documentos de cobro deberá estamparse el sello que indique «no negociable, abono exclusivo en cuenta del beneficiario».

2. Las remesas totales deberán pasarse al cajero principal, el cual debe firmar el diario de caja para facilitar al departamento de correspondencia un recibo del efectivo entregado.

3. Las cantidades recibidas en los diversos puntos de cobro de efectivo deberán entregarse diariamente al cajero principal. Este deberá conciliar el efectivo recibido, en el momento del cobro, con los talonarios de recibos, listas de caja, etc.

4. Los cobros del día deberán ingresarse en el banco, sin demora, intactos, es decir, sin deducir cantidades para gastos.

5. Las transferencias deberán anotarse en el libro de caja cuando se haya recibido el aviso del abono y estos avisos deberán ar­chivarse correctamente para cualquier consulta futura.

6. El cajero deberá conciliar los extractos de las cuentas banca­rias con el libro de caja a intervalos frecuentes.

b) Mayores de ventas:

1. Ni al cajero, ni a ninguna otra persona relacionada con la en­trada de efectivo, deberá permitírsele el acceso a los mayores de ventas.

2. Como instrumentos de contabilización en los mayores de ventas deberán utilizarse copias de las facturas de venta y de las notas de abono. Deberán ir correlativamente numeradas y es­tar correctamente cumplimentadas. Además, las notas de abono deberán indicar el motivo del asiento y estar autorizadas por un empleado responsable.

3. Deberá ser responsabilidad de los administrativos encargados de los mayores identificar cada uno de los apuntes de efectivo con los cargos e investigar las partidas antiguas impagadas.

4. Cuanto los pagos se reciben a cuenta, deberá vigilarse cuidado­samente la cuenta del mayor y, si es necesario, restingirse el crédito, pues la cuenta puede resultar subsiguientemente inco­brable.

5. Deberá llevarse una cuenta de control por un miembro del per­sonal que normalmente no esté relacionado con los libros mayores. Periódicamente deberán obtenerse los saldos de los mayores y conciliarlos con el saldo que figure en la cuenta de control.

6. Una persona distinta de los empleados encargados del mayor o del cajero deberá enviar a los deudores el estado mensual de sus cuentas.

7. Los créditos considerados incobrables, solamente podrán ser cancelados después de la previa aprobación, por escrito, de un alto empleado responsable.

Si existe un departamento de auditoría interna, el personal del mismo deberá comprobar la labor antes detallada. Si no existe, será necesario or­ganizar el trabajo de forma que cada asiento de mayor se compruebe inde­pendientemente.

Supuesto 2.

¿A qué puntos principales se dirigirá la atención al revisar el sistema de control interno del dinero recibido por una firma comercial al por mayor, incluidos los cobros a clientes por los viajantes?.

Los puntos principales a los que debe prestar atención el auditor al revisar el sistema de control interno sobre di­nero recibido por una firma comercial al por mayor, incluidos los cobros realizados a clientes por los viajantes, son:

1. Los talonarios de recibos, de igual número de hojas todos ellos, de­berán estar correlativamente numerados, confeccionados con origi­nal y copia, o con el número de copias que requiera la empresa. Deberán ser controlados mediante el empleo de un registro de ta­lonarios de recibos, y las existencias de talonarios de recibos no utilizados deberán guardarse bajo llave. Cuando se anule un re­cibo, todos los ejemplares (originales y copias) deberán quedar unidos a los talonarios. Deberá formar parte del sistema de control interno la obligación de investigar a fondo los originales que se pierdan. (Podría emitirse un recibo y recibirse dinero. Subsiguien­temente, el cobrador anularía los duplicados y se apropiaría indebi­damente del dinero).

2. Entrega en efectivo al cajero principal. El cobrador deberá sumar sus recibos del período e insertar el total que tendrá que corres­ponder al efectivo que ha de entregar. El cajero deberá comprobar la secuencia numérica y las sumas de los recibos, asegurarse de que se justifican los recibos anulados y firmar junto al total, como re­cibo del efectivo que se le ha entregado. Si se utiliza una caja re­gistradora, deberá ser del tipo que proporciona una lista de caja y el total de todos los recibos anotados en ella. El cajero deberá lle­var a cabo el mismo procedimiento indicado más arriba.

3. Correo de entrada.

4. Transferencias de deudores.

5. Régimen bancario. Los resguardos de ingresos deberán cumplimen­tarse por personas distintas del cajero, y el ingreso en el banco de­berá hacerse sin demora e intacto. El libro de caja deberá conci­liarse con los extractos de las cuentas bancarias a intervalos regulares.

6. Sistema de control de crédito. Deberán hacerse averiguaciones para determinar el procedimiento exacto que ha de adoptarse cuando un cliente se atrasa en sus pagos. El cajero no deberá tomar parte en dicha actividad de seguimiento porque, si se ha apropiado indebi­damente de dinero, siendo esa la causa del retraso, se esforzará en paralizar cualquier aviso que se dé al cliente en este sentido. Además, el cajero no deberá tener acceso a los mayores de ventas ni al envío de los estados de cuenta a los deudores. No debe estar autorizado para cancelar créditos fallidos o de dudoso cobro, ni para hacer rebajas a los clientes.

7. Cobros efectuados por los viajantes. Deberá pedirse a los clientes que no paguen sus deudas a través de los viajantes, sino directa­mente a la empresa. En otro caso los viajantes tendrán talonarios de recibos, controlados tal como se dijo antes, y se informará a los clientes de que deberán exigir un recibo oficial por el dinero que paguen a los viajantes. Además, deberá indicárseles que se asegu­ren de que sus pagos aparecen en el siguiente extracto de cuenta que se les envíe y, en caso de que observen alguna anomalía, se lo comuniquen directamente a la oficina principal, y no al viajante.

A los viajantes se les deben dar instrucciones en el sentido que entreguen sin demora el dinero cobrado al cajero principal o, de lo contrario, a un banco a favor de la oficina principal, presentando los duplicados de los ingresos al cajero para que los compruebe con los extractos bancarios. A los viajantes no deberá permitírseles que deduzcan sus gastos de los cobros, sino que deberán obtener el pago a la presentación de justificantes de gastos correctamente ex­tendidos.

8. Ventas al contado. Si está en funcionamiento un sistema de pago al contado, el departamento al que corresponda deberá estar provisto de una caja registradora o de talonarios de recibos controlados, y los cobros de efectivo habrán de conciliarse periódicamente con las existencias para asegurarse de que no faltan ni dinero ni mercan­cías. Esto puede hacerse entregando cantidades fijas de aprovisio­namiento. De este modo, el efectivo y las existencias a precio de venta deben ser iguales a la cantidad fija de aprovisionamientos al precio de venta, y, si existe alguna diferencia, se investiga inmedia­tamente.

Supuesto 3.

Descripción de un sistema adecuado para el registro y control del efectivo re­cibido por unos grandes almacenes de venta al por menor, que sólo ven­den al contado.

Es esencial que el personal de ventas no maneje el efectivo relacionado con las ventas, y esta obligación debe recaer en un miembro del departa­mento de caja.

Para el registro y control del efectivo recibido por unos grandes alma­cenes de venta al por menor, que sólo venden al contado, se recomienda el siguiente sistema:

a) Al realizarse una venta, el vendedor debe extender una nota de ventas por triplicado. Estas notas deben estar correlativamente nu­meradas en talonarios que contengan un número estándar de notas.

b) El primero y segundo ejemplar deberá llevarlos el cliente al cajero para el pago. El cajero pondrá el recibí al ejemplar de encima y se lo devolverá al cliente.

c) Al cliente deberá decírsele que se dirija de nuevo al vendedor. Las mercancías serán entregadas al cliente por el vendedor después de haber examinado éste la nota de ventas con el recibí puesto por el cajero.

d) Los ejemplares del vendedor deberán resumirse diariamente y, si es preciso, se analizarán las diversas ventas efectuadas. Esta infor­mación podrá utilizarse luego para reponer las existencias del de­partamento.

e) El ejemplar del cajero deberá asentarse en un diario de caja, y, a efectos del cálculo de la comisión, se analizarán las ventas de los diversos vendedores. Una persona responsable deberá cotejar el resumen del vendedor con el total que figure para cada vendedor en el diario de caja. Las discrepancias deberán investigarse inme­diatamente -

Si se utiliza una caja registradora, deberá ser de las que proporcio­nan una lista de auditoría e imprimen los detalles en las cuentas de los clientes. La lista de auditoría sustituirá entonces al diario de caja.

f) El dinero cobrado durante el día deberá entregarse al cajero princi­pal. Los cobros totales de todos los departamentos deberán ingre­sarse en el banco, intactos, tan pronto como sea posible. Deberá recomendarse el uso de cajas de seguridad nocturnas para evitar que grandes cantidades de dinero permanezcan hasta el día si­guiente en el local.

g) No siempre será factible que el cliente se lleve la mercancía con­sigo, por ejemplo, en el caso del departamento de mobiliario. En tales casos será necesario que el vendedor extienda una nota de en­trega por triplicado. El cliente conservará el original, la primera copia pasará al departamento de reparto y la segunda se conser­vará en el talonario para que quede constancia. Es aconsejable que también estas notas se numeren correlativamente.

h) Los grandes almacenes, por supuesto, venden artículos pequeños además de grandes, como, por ejemplo, tarjetas de cumpleaños, comestibles, etc. Tal departamento podrá organizarse como auto­servicio; pero deberá instruirse a los clientes en el sentido de que deben poner los artículos comprados en el carro que se facilita. La única salida del departamento deberá ser a través de la caja, donde las ventas se registran en una caja registradora que produce una lista de auditoría. Al cliente deberá proporcionársele una co­pia de dicha lista en la medida en que se refiera a las compras efectuadas por el mismo. También puede considerarse necesario disponer de vigilantes de tienda como medida disuasoria contra los hurtos y sustracciones.

i) A intervalos regulares deberá hacerse el recuento de existencias en todos los departamentos. Si las mercancías vendidas, es decir, las existencias iniciales y las entregas a departamentos, menos la exis­tencia final, se valoran a los precios de venta, se sabrá cuánto efec­tivo debe haberse cobrado. Las discrepancias deberán investigarse inmediatamente. Los descuentos concedidos a los clientes durante las épocas de rebajas deberán registrarse y tenerse en cuenta al calcular el importe de los géneros vendidos.

Supuesto 4.

Su cliente, el propietario de un garaje, le ha pedido que le asesore so­bre un sistema de control para las ventas al contado.

Exposición de los puntos que tendría en cuenta, antes de hacer las reco­mendaciones.

En relación con el sistema del control para las ventas al contado en un garaje, deberán tenerse en cuenta varios puntos.

En primer lugar deberá efectuarse un análisis del tipo de ventas reali­zadas. Estas comprenderán, probablemente a) carburantes, b) aceites, c) piezas de repuesto, d) vehículos, e) reparaciones y alquiler de automó­viles, y cada una debe tratarse por separado.

a) Ventas de carburantes:

1.Cada surtidor contendrá una clase distinta de carburante y un contador que registre los litros servidos.

2. Deberá llevarse una hoja resumen de ventas por surtidor en la que se registren los detalles de cada uno de ellos. Estos serán la lectura inicial del contador, la lectura final del contador, y las salidas del día (la lectura inicial deducida de la lectura fi­nal). Las salidas se multiplicarán por el precio de venta de la clase de carburante y el total se incluirá en una columna de to­tal de cobros. Esta columna se sumará, incluyendo todas las clases de carburante, para obtener el importe que represente el cobro total del día. Dicho total deberá concordar con los co­bros de efectivo después de deducir las ventas a crédito (para las cuales habrá comprobantes de entrega firmados por los clientes que reciben el carburante) y las tarjetas de entidades.

3. El empleado responsable tendrá la obligación de recaudar el efectivo diariamente y al mismo tiempo conciliar los cobros con la hoja resumen que deberá comprobar también.

4. Además será necesario llevar un «registro de cisternas». Dicho registro indicará, en relación con cada cisterna, la existencia inicial, a la cual se añadirán las entregas y de la cual se deduci­rán las salidas según las hojas resumen. La diferencia consti­tuirá el saldo final y éste deberá confirmarse antes de que se hagan más entregas o salidas metiendo una varilla de nivel en la cisterna y midiendo la cantidad de carburante que hay real­mente en ella.

5. Si hay más de un turno, este procedimiento tendrá que repe­tirse al final de cada uno de ellos.

b) Ventas de aceites:

1. Deberá entregarse al recinto de ventas un stock flotante para la venta.

2. Para cada venta, deberá extenderse un volante de venta al con­tado, por duplicado y numerado correlativamente. El ejemplar de encima deberá ser entregado al cliente y la copia se conser­vará para que exista constancia.

3. Deberá hacerse una lista de los volantes de venta al contado del día, y conciliaría con los cobros de efectivo.

4. Deberá determinarse la existencia, valorarla a precio de venta y anotarlo en una hoja resumen de ventas de aceites. Esta can­tidad deberá deducirse de la cantidad flotante valorada a pre­cio de venta. La diferencia habrá de ser igual al efectivo co­brado, salvo si se han hecho ventas a crédito, para las cuales deberá haber volantes firmados.

5. Si hay más de un turno, el procedimiento deberá repetirse de nuevo al final de cada uno de ellos.

c) Venta de piezas de repuesto:

1. Todas las piezas de repuesto deberán ser entregadas por los al­macenes principales a la sección de ventas por el sistema de stock flotante.

2. Para cada venta deberá extenderse por triplicado un volante de venta numerado correlativamente. El ejemplar de encima deberá ser entregado al cliente, la primera copia habrá que relacionarla en una hoja resumen de ventas y la segunda se utilizará como nota de salida para el departamento de aprovisionamiento.

3. Al final de cada día, el efectivo deberá ser recaudado por un empleado responsable, tras comprobar el resumen de ventas y conciliarlo con el efectivo.

4. Periódicamente, deberán comprobarse físicamente las existen­cias y conciliarlas con el stock flotante y, si existen discrepan­cias, éstas se investigarán inmediatamente.

5. Del dinero procedente de los cobros no deberán efectuarse reembolsos por las piezas de repuesto devueltas por los clientes. De esto se ocupará un empleado responsable, que de­berá extender los documentos necesarios para la devolución a los almacenes de las piezas de repuesto y el pago o rebaja al cliente.

d) Ventas de vehículos de motor:

En su mayoría, éstos se venderán a crédito o se arrendarán con opción a compra. Sin embargo, pueden producirse ventas al con­tado. El sistema deberá ser tal que se utilicen recibos correcta­mente controlados. Deberá llevarse un registro de vehículos en venta y en él se anotarán los detalles de la venta, junto a cada ve­hículo, a medida que se vendan.

De este modo será posible verificar, en cualquier momento, cuáles son los vehículos todavía no vendidos

e) Reparaciones:

1. Cada trabajo deberá anotarse, al principio, en un comprobante de trabajo numerado correlativamente.

2. Los materiales, a medida que se precisen, deberán pedirse a los almacenes, y al comprobante de trabajo deberá unirse una copia de la nota de salida. El coste del material entregado de­berá asentarse en la sección de cálculo de coste del compro­bante de trabajo.

3. El tiempo empleado deberá anotarse en el parte de trabajo y contener una referencia a las hojas de jornales devengados del empleado.

4. Los gastos generales y beneficios se imputarán de acuerdo con una base aprobada.

5. Al terminarse el trabajo, deberá prepararse por duplicado una factura de venta.

6. Cuando el vehículo lo recoge el cliente, se entregará a éste el ejemplar de encima de la factura de venta.

7. Deberán utilizarse talonarios de recibos correctamente contro­lados, y cuando el cliente pague, deberá entregársele el ejem­plar de encima. La primera copia se utilizará para su anotación en el mayor y la segunda quedará en el talonario a efectos de control.

Supuesto 5.

Indicar las principales consideraciones que determinan el volumen de comprobación detallada que ha de llevar a cabo el auditor de una sociedad anónima.

1. El sistema de control interno. Si el sistema es bueno, el auditor sólo tendrá que determinar que el sistema está funcionando correc­tamente. Sin embargo, si el sistema es inútil, será necesario que el auditor lo compruebe todo detalladamente, para poder emitir su informe a satisfacción de su propia conciencia.

2. El empleo de las cuentas de control. Si se emplean éstas, el auditor puede limitar su auditoría a la comprobación detallada de las cuentas de control y las cuentas de mayor general y comprobar me­ramente el detalle contenido en los mayores que se controlan.

3. La medida en que las transacciones son importantes en relación con los negocios de la empresa en conjunto.

4. La existencia o no de un departamento de auditoría interna.

5. Además de los procedimientos normales de auditoría que cubren todas las actividades, también es aconsejable seleccionar cada año, para una revisión más intensa, algún aspecto importante de las ac­tividades de la empresa, como, por ejemplo, los salarios, las com­pras, las ventas, etc. De este modo, con una planificación cuida­dosa, pueden examinarse con detalle a lo largo de un período de años la totalidad de las actividades de la empresa.

Supuesto 6.

El director financiero de una empresa auditada exigía que juntamente con los cheques para la firma se le presentaran las facturas y demás com­probantes justificantes de los pagos, anulados con el sello de «PAGADO». El fin que perseguía era evitar que le vuelvan a presentar las mismas fac­turas y comprobantes para justificar la firma de otro cheque, días después. ¿Es efectivo este procedimiento?.

El procedimiento no es eficaz. Para que sea eficaz, las facturas y demás justificantes de pago se han de anular con el sello de «PAGADO», en presencia del director financiero, en el momento de la firma de los che­ques. (Si no se anulan, se pueden volver a presentar los mismos justifi­cantes con posterioridad; y si se presentan previamente anulados, tam­bién.)

Supuesto 7.

¿Cuál sería la distribución apropiada de las obligaciones entre el depar­tamento de contabilidad, el de caja y cualquier otro departamento, para proporcionar una protección adecuada de los pagos por cheque?.

a) El departamento de contabilidad deberá llevar todos los registros contables de los pagos realizados.

b) Todos los cheques deberán estar firmados por el departamento financiero.

c) Un tercer departamento, distinto del de contabilidad y el finan­ciero, deberá recibir directamente los extractos del banco y conci­liar las cuentas bancarias.

d) El departamento de auditoría interna llevará a cabo revisiones pe­riódicas de los desembolsos.

De esta forma se consigue, en teoría, la distribución adecuada de fun­ciones, de forma que unos departamentos controlen a otros. En la prác­tica, estas separaciones de responsabilidades pueden resultar difíciles y hasta irrentables.

Supuesto 8.

1º Señalar los puntos esenciales que han de tomarse en cuenta al proyectar la implantación de un adecuado sistema de control in­terno, para las áreas de existencias y nóminas, de una gran em­presa industrial.

2º Enumerar distintos métodos a los que se puede recurrir para ma­nipular la nómina y apropiarse de las diferencias.

1º Puntos esenciales del sistema de control interno:

a) Existencias

- En los departamentos de recepción y expediciones se lle­varán registros auxiliares de existencias que controlen el movimiento de mercancías que entran y salen.

- El mayor general de existencias, que es la cuenta de con­trol de los registros del apartado anterior, será llevado por persona distinta y, a poder ser, en departamento diferente, efectuándose contrastes periódicos.

- Se realizarán periódicamente inventarios físicos, parciales, ajustándose los registros auxiliares y de control por las di­ferencias.

- Al menos una vez al año, se llevará a cabo un inventario físico total y valorado, que será realizado por personas que no sean responsables del control del almacén durante el año.

- Prever un sistema que contemple la posibilidad de calcular, en cualquier momento, el coste de la mercancía vendida y el de las mercancías en existencia.

b) Nóminas

- Los registros de los tiempos trabajados deberán ser apro­bados por los encargados o controladores de tiempo de los departamentos.

- El importe de la nómina será aprobado por persona dis­tinta al que controla los tiempos, al que prepara o a los que distribuye la nómina.

- Si se paga en efectivo, no repartirá los sobres la misma persona que las prepara. (En la actualidad no se suele pa­gar en efectivo.)

- Si se paga por cheque, otra persona, distinta a la que pre­para y distribuye los cheques, conciliará las cuentas banca­rias. Periódicamente se cotejarán los endosos de los che­ques con las firmas del registro de personal, para asegurarse de que el destinatario ha sido correcto.

- Los sueldos y jornales en efectivo no reclamados, deberán permanecer por corto período de tiempo en esta situación, depositándolos nuevamente si el período se prolonga.

2º Métodos para manipular la nómina:

- Incluir nombres de empleados ficticios en la relación, retirando o canalizando su importe.

- Aumentar la cantidad total de la nómina, sumándola en exceso y canalizando la diferencia.

- No dar de baja de la relación nombres de antiguos empleados, que ya no trabajen en la empresa, retirando su importe.

- Presentar los ingresos de los empleados por cantidades mayores a las reales.

- No registrar las deducciones de los jornales o sueldos.

Supuesto 9.

1º Explicación lo que significa una cuenta colectiva o de control.

2º ¿A partir de qué datos se compila?.

3º ¿Cuáles son las ventajas de dicha cuenta para el auditor?.

1º Una cuenta colectiva o de control es un método por medio del cual pueden comprobarse los saldos de un mayor. Todo el detalle pasado a las respectivas cuentas del mayor se anota en total en la cuenta de con­trol. De ese modo se dice que una cuenta controla varias cuentas.

2º Dado que los asientos en las cuentas del mayor proceden de los respectivos diarios, se deduce que en la cuenta de control se anotan los to­tales de dichos diarios.

3º Las ventajas que dicha cuenta ofrece al auditor son las siguientes:

- Le permite comprobar la exactitud aritmética de los respectivos mayores, lo que por consiguiente reduce el volumen de com­probación detallada.

- Si el balance de comprobación no cuadra, podrá determinar el mayor en el que se ha producido el error.

- Debido a que el personal del cliente también podrá localizar el error, es probable que los libros hayan sido cuadrados en la fe­cha de la auditoría.

11. Bibliografía.

• J.M. Madariaga y D. Kirkby: La Auditoría en la Práctica, con la solución de 200 casos. DEUSTO.

• Revista EMPRENDEDORES. Nº 17, febrero 1999. Edita Hachette Filipacchi.

• REA:

23