Tema 3: El control de compra y sus indicadores

1. Concepto

En un contexto empresarial, los encargados de cada departamento tienen la obligación de adoptar los resultados de las operaciones a su cargo, comparándolas con los objetivos asignados y tomar debidamente las decisiones oportunas para aumentar el grado de satisfacción.

Por todo lo cual podemos decir que este sistema de control persigue un objetivo de eficacia para la empresa, es decir, concibe un instrumento para mantenerla en condiciones óptimas de eficacia.

Para llevar a cabo el control de las compras es necesario:

2. Control presupuestario de las compras

La aplicación del control dentro del departamento de compras se lleva a cabo por medio o a través de una tabla de observaciones que nos proporcionan la información necesaria para modificar el comportamiento de las variables que intervienen en el proceso.

Las empresas pueden tener desviaciones de lo previsto con respecto a lo realmente ocurrido por varias razones:

Nota: La desviación es un concepto estadístico. Es una variable que nos va a indicar si un elemento se comporta como pensamos o tiene alguna variación.

La eficiencia en el departamento de compras se puede medir, en otros, a través de los siguientes indicadores:

nº veces que se renuevan los stock: Se divide el nº de días del año entre el nº de veces que se renuevan los stock.

Esta ratio (cifra) indica el nº de veces que rotan los materiales en la empresa a lo largo del ejercicio económico.

Una ratio por si sola no puede ser interpretada como una información relevante para obtener un dato. Es necesario compararla con la misma ratio obtenida en otro u otros periodos de tiempo.

Este análisis comparativo se puede aplicar a diferentes elementos como:

• Los índices de un material del año actual y de los años anteriores.

• Los datos reales y los presupuestados al principio del periodo.

• Los datos de la empresa y los de otras empresas dedicadas a la misma actividad.

• Los datos de productos similares en cuanto a características y funciones.

• Periodo medio de pagos:

Es el periodo desde que nos sirven las mercancías hasta que las pagamos, es decir, lo que tardamos en pagar a los proveedores.

La empresa compradora alargará dicho plazo al máximo, ya que es una práctica habitual no pagar intereses por este tipo de deudas (crédito de aprovisionamiento).

La empresa intentará cobrar a sus clientes más rápido que pagar a sus proveedores.

• Periodo medio de maduración o periodo especulativo (P.M.)

• Concepto:

Es el tiempo o periodo que tarda la empresa en recuperar lo invertido. Desde la primera unidad monetaria invertida hasta que la recupera al final junto con el beneficio. Se trata de un periodo cíclico que normalmente dura un año.

Este periodo especulativo incide en el patrimonio de la empresa tanto en su masa positiva como en la negativa.

• Análisis patrimonial

• Activo: El activo son derechos.

• Inmovilizado (fijo)

• Inmovilizado Material: Es parte de financiero que tiene una representación corpórea, como es el mobiliario, los inmuebles y las instalaciones.

• Inmovilizado Inmaterial: Es la parte de la empresa que no tiene representación corpórea, tales como las fórmulas, patentes, marcas, fondo de comercio.

• Inmovilizado Financiero: Está compuesto por aquella parte del capital que se ha dedicado a comprar, tales como, títulos valores de otras empresas (acciones), empresas del grupo.

• Circulante

• Financiero: Acciones (para especular con ellas), banco-caja (parte líquida de la empresa).

• Pasivo: El pasivo son obligaciones.

• No exigible: Está formado por el propio capital de la empresa, los fondos y las reservas.

• Exigible (Deudas): Está formado por los empréstitos y los proveedores.

A veces, los fondos y reservas se materializan en inmovilizado (material, inmaterial o financiero).

Cuando la empresa no reparte sus reservas y fondos, se materializa en activo fijo.

• Autofinanciación

Cuando la empresa no reparte sus beneficios, dejándolos como reserva para ser utilizados posteriormente con el fin de hacer frente a su financiación, recibe el nombre de autofinanciación.

• Materialización en los elementos del inmovilizado

La empresa para financiarse recibe el flujo monetario procedente tanto de la financiación propia como de la ajena.

La financiación propia procede de la autofinanciación, es decir, de la parte de beneficios obtenidos por la empresa y que no se reparten, materializándose generalmente en elementos del inmovilizado.

La financiación ajena como ya hemos visto, procede de:

• Entidades financieras.

• Proveedores, por medio de créditos de aprovisionamiento.

• Empréstitos, emisión de obligaciones, deudas del estado.

Gestión de aprovisionamiento (GSI) Tema 3: El control de las compras y sus indicadores

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Administración y Finanzas

Aproximadamente por norma general dura un año

PROCESO CICLICO

Recupera lo invertido + Beneficios

Transforma o compra

I

Vende

A

I

Inversión de la 1ª unidad monetaria