TEMA 1.- LA CONTABILIDAD Y LA INFORMACIÓN ECONÓMICA

La contabilidad financiera

La contabilidad financiera es una rama dentro de la contabilidad. La contabilidad es un sistema de información sobre una unidad económica. Suministra información sobre:

• La generación de renta.

• La composición de la riqueza.

Esta información se utiliza para facilitar la toma de decisiones.

Contabilidad costes (contabilidad interna/analítica)

Unidad económica (empresa)

Contabilidad financiera (contabilidad externa/general)

Contabilidad de costes

El objeto de estudio es el proceso productivo. Son operaciones que tienen lugar en el interior de la empresa. Los usuarios de esta contabilidad son únicamente los administradores. No es obligatoria, sino que las empresas la llevan para controlar.

b) Contabilidad financiera

Todas las empresas, con independencia de su forma jurídica, tienen la obligación de llevarla. Se estudian las operaciones que tiene la empresa con el mundo exterior. Gran parte de los usuarios de esa información son externos.

En la contabilidad financiera se establecen dos conceptos claves:

El patrimonio de la empresa (riqueza / situación económico-financiera)

Resultado empresarial (renta)

Patrimonio en un momento dado

Renta durante el ejercicio

El documento contable en el que se refleja el patrimonio es el balance.

El documento contable en el que se refleja el resultado es la cuenta de pérdidas y ganancias.

Usuarios de la contabilidad financiera

Los usuarios serán:

• Administradores o gestores de la empresa

• Administración pública (Hacienda).

• Proveedores y acreedores.

• Clientes y deudores.

• Accionistas y socios.

• Trabajadores.

• Entidades financieras.

Requisitos de la información contable para ser útil

Comprensibilidad: debe ser fácil de comprender.

Relevancia: tiene que ser importante y significativa.

Comparabilidad: debe permitir establecer comparaciones en dos aspectos:

• Tiempo

• Otras empresas

Fiabilidad: debe ser fiable, estar exenta de errores importantes.

Oportunidad: se tiene que disponer de la información contable en el momento en que se necesite.

La contabilidad es una ciencia, y como a tal se le reconoce:

1.- Un objeto material: realidad económica.

2.- Un objeto formal: método contable.

El método contable lo vamos a resumir en cuatro fases:

Captación.

Cuantificación.

Representación.

Agregación.

Captación

Se seleccionan los hechos contables. En una empresa no todos los hechos económicos son susceptibles de ser registrados.

Un hecho contable es un hecho económico que afecta al patrimonio de la unidad económica de referencia (el patrimonio).

Cuantificación

Se decide por qué cantidad se deben valorar los hechos contables. Se dispone de unas normas de valoración que ya están establecidas.

Representación

Lo representamos contablemente a través de dos tipos de instrumentos:

Conceptual: cuenta.

Material: libros de contabilidad.

Agregación

En esta fase se sintetiza la información contable en unos documentos que resumen los datos más relevantes. Estos documentos son:

• El balance.

• La cuenta de pérdidas y ganancias.

• La memoria.

Estos documentos conjuntamente son llamados Cuentas anuales.

TEMAS 2 Y 3.- EL PATRIMONIO DE LAS UNIDADES ECONÓMICAS. LAS VARIACIONES PATRIMONIALES: LOS HECHOS CONTABLES.

El patrimonio lo forman los bienes y derechos, menos las obligaciones y deudas de la empresa. El documento contable que refleja el patrimonio es el balance de situación. En el se refleja el patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Es un documento contable estático, puesto que no indica la evolución del patrimonio a lo largo del tiempo, sino en una fecha determinada. El balance se estructura en dos grandes parte:

• Activo: refleja la estructura económica de la empresa.

• Pasivo: refleja la estructura financiera de la empresa.

ACTIVO PASIVO

Aplicaciones concretas de los recursos Fuentes financieras / origen de los recursos

Bienes y derechos Deudas y obligaciones

Ejemplo: una sociedad se constituye con la aportación por parte de los socios de 1.020.000 €, que destina a la adquisición de un local (1.000.000 €) y a la compra de maquinaria (20.000 €). Se obtiene un préstamo de 100.000 €, de los que destinan 15.000 € a ordenadores, 5.000 € a mobiliario de oficina, 75.000 € a materias primas, y el resto lo dejan en la cuenta del banco.

Propuesta: mostrar la situación patrimonial de esta empresa

ACTIVO PASIVO

(I) Local 1.000.000 € (I) Aportación socios 1.020.000 €

(I) Maquinaria 20.000 € (II) Préstamo 100.000 €

(II) Ordenadores 15.000 € 1.120.000 €

(II) Materias primas 75.000 €

(II) Mobiliario oficina 5.000 €

(II) Cuenta banco 5.000 €

1.120.000€

El activo siempre debe ser igual al pasivo

Cuando Activo = Pasivo, el balance está cuadrado. Si Activo " Pasivo, el balance está descuadrado y hay algún error contable.

Los elementos patrimoniales se integran en el balance por grupos homogéneos atendiendo a la función que cumplen dentro de la empresa; estos grupos homogéneos se denominan masas patrimoniales. A su vez, dentro de cada masa patrimonial, los elementos se ordenan:

• En el pasivo, de menor a mayor exigibilidad (en función de la prioridad para satisfacerlo).

• En el activo, de menor a mayor liquidabilidad (en función de la capacidad de convertirse en líquido, en dinero efectivo).

Masas patrimoniales en las que se integran los elementos

Pasivo

• Fondos propios o neto o neto patrimonial: recursos que en principio no son exigibles; las partidas en que se dividen pueden ser:

• Aportaciones de los socios o accionistas; constituyen el capita social; signo (+)

• Beneficios obtenidos por la empresa; constituyen un medio de autofinanciación; signo (+)

• Resultados del ejercicio hasta su aplicación; signo (+)

• Resultados negativos de ejercicios anteriores; son pérdidas pendientes de ser compensadas; signo (-)

• Pasivo exigible: registra los recursos ajenos que resultan exigible por terceros; en contabilidad, la diferencia entre largo y corto plazo se determina por el periodo de un año; dentro de él:

• Exigible a largo plazo: plazo superior a 12 meses:

• Deudas con entidades financieras a largo plazo (préstamos y créditos)

• Proveedores (suministradores de bienes que la empresa adquiere) y acreedores (prestador de un servicio) a largo plazo. Con ambos, la empresa reconoce una deuda.

• Exigible a corto plazo: plazo inferior o igual a 12 meses:

• Proveedores y acreedores a corto plazo

• Entidades financieras a corto plazo

• Deudas a cuenta de la Seguridad Social

• Deudas con Hacienda (impuestos, IVA, IRPF, etc.)

Activo

• Inmovilizado: bienes y derechos que permanecen en la empresa a largo plazo (>12 meses).

• Inmaterial: bienes intangibles que para la empresa tienen un valor; refleja:

• Patentes y marcas

• Derechos de traspaso

• Aplicaciones informáticas (programas de ordenador)

• Material: bienes tangibles que para la empresa tienen un valor; refleja:

• Edificios, ordenadores, vehículos, maquinaría, herramientas, etc.

• Financiero: se refiere a los derechos (o bienes) que tienen un carácter financiero; refleja:

• Adquisición de acciones de otras empresas

• Bonos, obligaciones, letras del Tesoro Público (deuda pública o valores de renta fija)

• Concesión de créditos a terceros

• Activo circulante: refleja:

• Existencias: stocks del almacén; bienes que la empresa utiliza en su proceso de producción:

• Materias primas

• Productos terminados Propio de las sociedades industriales.

• Productos en curso

• Mercaderías: bienes que la empresa vende sin transformar; propio de las empresas comerciales

• Disponible: dinero que se tiene:

• Bancos y cuentas de ahorro

• Caja: dinero en efectivo

• Realizable:

• Derechos de cobro sobre clientes o sobre deudores en general

• Hacienda: por devolución de impuestos

• Inversiones financieras a corto plazo

Ejercicio número 1: Clasificar las siguientes cuentas en activo y pasivo:

ACTIVO PASIVO

Caja (A.C. Disponible) Impuestos a pagar (Exigible c/p)

Mercaderías (A.C. Existencias) Acreedores (Exigible l/p o c/p)

Materias primas (A.C. Existencias) Proveedores (Exigible l/p o c/p)

Vehículos (Inmovilizado material) Efectos a pagar (Exigible l/p o c/p)

Comisiones pendiente de cobro Pasivo (Neto)

(- A c/p: A.C. Realizable)

(- A l/p: Inmov. Financiero)

Clientes (A.C. Realizable)

Deudores

(- A c/p: A.C. Realizable)

(- A l/p: Inmov. Financiero)

Mobiliario (Inmov. Material)

Valores mobiliarios o negociables

(A.C. Realizable)

Maquinaria (Inmov. Material)

Útiles y herramientas (Inmov. Material)

Efectos a cobrar

(- A c/p: A.C. Realizable)

(- A l/p: Inmov. Financiero)

Inmuebles (Inmov. Material)

Instalaciones (Inmov. Material)

Cta. Corriente (A.C. Disponible)

Ejercicio número 2: Clasificar las siguientes cuentas en activo y pasivo:

ACTIVO PASIVO

Productos terminados (A.C. Existencias) Deudas SS (Exigible c/p)

Préstamos concedidos por la empresa a 1 año Reservas (Neto)

(A.C. Realizable)

Envases (A.C. Existencias)

Ejercicio número 4: Efectuar el balance de situación y determinar el valor del capital (x):

ACTIVO PASIVO

Inmovilizado Neto o fondos propios

Mobiliario 1200 Capital x

Inmuebles 15000 Exigible a largo plazo

Activo circulante Crédito hipotecario 5000

Existencias 2500 Exigible a corto plazo

Realizable Proveedores 500

Clientes 1100 Letras pte. pago 400

Letras a cobrar 600

Disponible

Caja 900

Activo = 21300

Pasivo = 5900 + x x = 15400

¿Cómo determinar el valor del patrimonio de la empresa?

Patrimonio = Beneficios y Derechos - Obligaciones

Activo Pasivo exigible

Por lo que: Patrimonio = Activo - Pasivo exigible

Entonces: Patrimonio = Neto o neto patrimonial

Estas igualdades se dan considerando que el activo ficticio = 0 (en este curso siempre se dará esta igualdad)

De ahí hemos calculado el patrimonio en el ejercicio anterior; se puede hacer de dos maneras:

P = 21300 - 5900 = 15400 O bien: P = Neto = 15400

Planteamientos sobre el ejercicio anterior

Cómo se vería afectado el patrimonio si:

Realizó una compra de maquinaria al contado por 500

% Inmovilizado 500

%Disponible 500

El valor del activo es igual; el valor del patrimonio es igual.

Motiva un cambio cualitativo; ha variado la disposición del patrimonio, pero no su valor.

Cobró de un cliente una factura pendiente por 1000

% Inmovilizado 1000

%Disponible 1000

El valor del activo es igual; el valor del patrimonio es igual.

Motiva un cambio cualitativo; ha variado la disposición del patrimonio, pero no su valor.

Pagó a proveedores por 500

%Disponible 500

%Exigible 500

El valor del activo y del pasivo disminuye en 500.

El patrimonio = 20800 - 5400 = 15400

No se modifica el valor del patrimonio; se reducen las deudas y el efectivo.

Obtuvo un préstamo a largo plazo del banco que ingresó en una cuenta corriente por valor de 30000

% Disponible 30000

% Exigible a l/p 30000

El valor del activo y del pasivo aumenta en 30000.

El patrimonio = 51300 - 35900 = 15400

No se modifica el valor del patrimonio.

Pagó gastos de personal por 900

%Disponible 900

%Gastos 900 (Afecta al Neto, ya que éste está compuesto por Capital social y Resultado de gastos e ingresos)

El valor del activo y del pasivo disminuye en 900.

El patrimonio = 20400 - 5900 = 14500

Ha cambiado cuantitativamente el valor del patrimonio. Si se compara con el valor del patrimonio inicial (15400), hay una disminución de 900, que coincide con el valor del gasto. Por tanto, un gasto es un hecho contable que reduce el valor del patrimonio.

Ingresó en el banco por el alquiler de un local de su propiedad 10000

% Disponible 10000

% Ingresos 10000 (Afecta al Neto, ya que éste está compuesto por Capital social y Resultado de gastos e ingresos)

El valor del activo y del pasivo aumenta en 10000.

El patrimonio = 31300 - 5900 = 254000

Ha cambiado cuantitativamente el valor del patrimonio. Si se compara con el valor del patrimonio inicial (15400), hay un aumento de 10000, que coincide con el valor del ingreso. Por tanto, un ingreso es un hecho contable que aumenta el valor del patrimonio.

El equilibrio del balance

El equilibrio financiero exige que exista una correspondencia entre la exigibilidad de los recursos y su aplicación. Esto plantea diferentes situaciones:

Momento de máxima estabilidad financiera: se da en el momento de la constitución de la sociedad; la totalidad del activo está en funcionamiento por fondos propios (Activo = Neto).

Situación de estabilidad financiera: exige que la totalidad del inmovilizado y una parte del activo circulante estén funcionando con recursos a largo plazo.

Inmovilizado Neto

Recursos permanentes

A. Circulante Exigible l/p

Exigible c/p

Por tanto, hay que destinar una parte del Exigible a largo plazo a financiar una parte del Activo circulante, para evitar que haya problemas financieros. La parte de los Recursos permanentes que financian el Activo circulante es el Fondo de maniobra. Lo ideal es que las empresas tengan un fondo de maniobra positivo.

Situación de insolvencia provisional: el Activo circulante es inferior al Exigible a corto plazo, pero el Activo real es superior al Pasivo exigible.

Inmovilizado Neto

Recursos permanentes

Exigible l/p

A. Circulante Exigible c/p

La empresa tiene problemas de liquidez a corto plazo; el conjunto de los beneficios y derechos superan a las deudas.

El Activo circulante < exigible a corto plazo

Situación de suspensión de pagos

Beneficios y derechos > obligaciones y deudas

Situación de insolvencia definitiva: el Activo real de la empresa es inferior al Pasivo exigible. Los beneficios y derechos de la empresa no son suficientes para atender a las deudas y obligaciones de la empresa. Es la situación característica de la quiebra.

Activo Pasivo

Acreedores

La cuenta de pérdidas y ganancias

Cuando el resultado ingresos - gastos es positivo, aumenta el patrimonio; son beneficios. Por el contrario, si es negativo, disminuye el patrimonio; son pérdidas. La cuenta de pérdidas y ganancias es el documento contable que refleja el resultado obtenido por la empresa durante un periodo determinado. Por este motivo, es un documento contable dinámico. Siempre se debe determinar el periodo de referencia.

Los ingresos y los gastos se agrupan en función de su naturaleza. Se forma la estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias.

• Ingresos y gastos de explotación: refleja, por diferencia, el resultado de explotación, que es el que se deriva de la actividad principal de la empresa.

Gastos Ingresos

Compras de materias primas Ventas

Gastos de personal

Suministros

• Ingresos y gastos financieros: forman el resultado financiero, que es el resultado vinculado a las operaciones financieras que genera una empresa.

Gastos Ingresos

Pagos de intereses por préstamos o créditos Cobro de intereses

La suma del resultado de explotación y el resultado financiero dará el resultado de actividades ordinarias, que constituye el resultado de la actividad habitual de la empresa.

Resultado de actividades ordinarias = Resultado de explotación + Resultado financiero

• Ingresos y gastos extraordinarios: derivados de operaciones atípicas u ocasionales dentro de la empresa. Los principales son beneficios o pérdidas generados por la venta de inmovilizado.

La suma del resultado de las actividades ordinarias y el resultado extraordinario constituye el resultado del ejercicio antes de los impuestos. Si a este resultado se le aplica el Impuesto de Sociedades, refleja el resultado del ejercicio después de impuestos.

Tan importante es conocer el resultado de la empresa como la manera en que se desglosa. De ahí que se efectúe esta clasificación.

RESTO DE TEMAS

La cuenta es un instrumento conceptual de la contabilidad que representa la evolución a lo largo del tiempo y la situación en un momento determinado de una magnitud económica. Las cuentas se representan en forma de “T”.

Título

DEBE HABER

Cargar una cuenta: es Abonar una cuenta: es

anotar un apunte en el anotar un apunte en el

Debe Haber

Se reflejan aplicaciones o empleos Se reflejan recursos u origen

El saldo es la diferencia entre el Debe y el Haber.

Si  Debe >  Haber Sd (Saldo deudor)

Si  Haber >  Debe Sa (Saldo acreedor)

Si  Debe =  Haber So (Saldo nulo)

Saldar una cuenta significa anotar el saldo en el lado que menos suma, de forma que el saldo sea nulo (So). Por ejemplo:

Clientes Proveedores

5000 2000 1000 1000

2000 10000

Sd = 5000 Sa = 10000

Saldar la cuenta

Clientes Proveedores

5000 2000 1000 1000

2000 5000 10000 10000

So So

El símbolo “//” indica que la cuenta está saldada, o sea, cerrada.

A través de un saldo se puede saber la situación de la cuenta en un momento dado.

Funcionamiento de las cuentas

Se pueden clasificar en función de los elementos que representa.

Cuenta de balance: representa elementos patrimoniales. Se incluyen:

• Cuentas de activo: en el Debe se anota el saldo inicial y los aumentos del activo; en el Haber se anotan las reducciones del activo.

Activo

Saldo inicial % Lo normal: Sd

%

• Cuentas de pasivo exigible: en el Haber se anota el saldo inicial y los aumentos del pasivo exigible; en el Debe se anotan las reducciones del pasivo exigible.

Pasivo exigible

% Saldo inicial Lo normal: Sa

%

• Cuentas de neto: en el Haber se anota el saldo inicial y los aumentos del neto; en el Debe se anotan las reducciones del neto.

Neto

% Saldo inicial Lo normal: Sa

%

Cuenta de resultados: representa el resultado de la empresa. Se incluyen:

• Cuentas de gastos: en el Debe se anota el saldo inicial y los aumentos de gastos; en el Haber se anotan las reducciones de gastos.

Gastos

Saldo inicial % Lo normal: Sd

%

• Cuentas de ingresos: en el Haber se anota el saldo inicial y los aumentos de ingresos; en el Debe se anotan las reducciones de ingresos.

Ingresos

% Saldo inicial Lo normal: Sa

%

Por lo tanto, la cuenta de pérdidas y ganancias se obtiene de la siguiente forma:

Pérdidas y ganancias

Gastos Ingresos

Ejemplo: traspaso de 1000 de Caja a Bancos (ambas son cuentas de activo)

Bancos Caja

1000 (%) 1000 (%)

Representaría un asiento en el Libro Mayor

En el libro diario este asiento se representaría como:

1.000 Bancos a Caja 1.000

Las cuentas, por lo tanto, se registran en:

• El Libro Diario: es el libro en el que se registran las operaciones día a día, por orden cronológico. En un día están registradas todas las operaciones realizadas por la empresa. Se permite la anotación conjunta de totales de operaciones por periodos no superiores a un año, siempre que en este caso se detallen las operaciones en libros auxiliares (no es lo normal).

• El Libro Mayor: las mismas operaciones se registran en este libro, pero agrupadas por conceptos

En la práctica, primero se reflejan las operaciones en el libro diario y luego en el libro mayor. El asiento base del libro diario es:

fecha

(importe) Cuentas cargadas a Cuentas abonadas (importe)

(Denominación de la operación; es opcional)

Ejemplo:

01/02/03

1.000 Bancos a Caja 1.000

(Traspaso de Cta. Banco Sabadell núm. x)

Las operaciones se contabilizan atendiendo al principio de partida doble, que indica que siempre, como mínimo, intervendrán dos cuentas que tendrán movimientos cuantitavamente iguales pero de signo contrario.

En el libro diario también el Debe está a la izquierda y el Haber a la derecha. Tienen que coincidir las operaciones; nunca puede haber asientos descuadrados.

Supuestos prácticos

- Compra de una máquina por 4000 con pago aplazado

Maquinaria Proveedores

4000 4000

4000 Maquinaria a Proveedores 4000

- Ventas a crédito por importe de 3000

Clientes Ventas

3000 3000

3000 Clientes a Ventas 3000

- Pago a un proveedor 3000

Proveedores Bancos

3000 3000

3000 Proveedores a Bancos 3000

- Cobro de clientes por banco de 1000

Banco Clientes

1000 1000

1000 Bancos a Clientes 1000

- Se paga el recibo del teléfono por 100

Gastos teléfono Bancos

100 100

100 Gastos teléfono a Bancos 100

- Se obtiene un préstamo del banco por 50000

Bancos Deudas ent. cred.

50000 50000

50000 Bancos a Deudas ent. cred. 50000

- Devolución del mismo préstamo

Deudas ent. cred. Bancos

50000 50000

50000 Deudas ent. cred. a Bancos 50000

- Compra de materias primas al contado por 50

Compras Bancos

50 50

50 Compras a Bancos 50

- Compra de mercaderías a crédito por 50

Compras Proveedores

50 50

50 Compras a Proveedores 50

- Pago de la prima de seguros por 100

Gastos seguro Bancos

100 100

100 Gastos seguro a Bancos 100

- Venta al contado de productos por 25

Bancos Ventas

25 25

25 Bancos a Ventas 25

- Se paga a crédito la reparación de una máquina por 70

Gastos maquinaria Acreedor

70 70

75 Gastos maquinaria a Acreedor 75

- Se cobra el alquiler de una propiedad de la empresa por 20

Bancos Alquileres

20 20

20 Bancos a Alquileres 20

- Aportación de capital por parte de los socios por 1000

Bancos Capital

1000 1000

1000 Banco s a Capital 1000

Leyes de funcionamiento de las cuentas

1.- Ley de desglose: indica que cualquier cuenta se puede desglosar en subcuentas que mantienen las mismas características que la principal.

Por ejemplo: Caja Caja euros

1000 700

Caja divisas

300

2.- Ley de integración o asociativa: es la opuesta a la anterior. Siempre se puede pasar de subcuentas a cuentas. Esto lo realizarán cuando la información que aportan las subcuentas no sea relevante para la empresa.

3.- Ley de eliminación: cuando una cuenta sea cargada y abonada por un mismo hecho contable, reflejaremos la diferencia entre el cargo y el abono.

Por ejemplo:

Bancos Bancos

1000 300 700

4.- Ley de coordinación o de conexión: en principio, siempre podemos relacionar las cuentas entre sí a través de un asiento.

Libros de contabilidad

Está constituido por los elementos materiales en que se registran los hechos contables.

El Código de Comercio marca como obligatorios:

Libro Diario: en él se registran las operaciones por fechas

Libro de Inventarios y cuentas anuales

Libro de Actas ( Sólo sociedades mercantiles )

b) Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: está formado por:

Balance de Situación al inicio del ejercicio

Balances Trimestrales de Sumas y Saldos

Inventario de Cierre del Ejercicio

Cuentas Anuales

2) Balance de Sumas y Saldos o de Comprobación: relación de todas las cuentas que aparecen en el Libro Mayor ( Clientes, bancos, proveedores, compras, ventas,…)

Hay 4 columnas: sumatorio D sumatorio H Saldo Deudor ( Sd ) Saldo Acreedor (Sa)

Clientes SD SH Sd Sa

5000 5000 7000 5000 2000 ---

2000

7000 5000

Sd = 2000

Proveedores

2000 3000 2000 4000 ---- 2000

1000

2000 4000

Sa = 2000

En este balance de sumas y saldos :

La suma de la columna del debe será igual a la del haber

La suma de saldos deudores coincidirá con la suma de saldos acreedores

Con todo ello verificamos que la información del libro diario se ha traspasado al libro mayor.

Por ejemplo: cobramos 100 euros

( debe )100 euros Banco X

a

Clientes 100 euros ( Haver )

X

Lo traspasamos al Libro Mayor:

Bancos Clientes

100 100

Debe Haver Sd Sa

Clientes --- 100 --- 100

Bancos 100 --- 100 ---

100 100 100 100

Sumatorio Debe = Sumatorio Haber = Sumatorio Saldo deudor = S. acreedor

3 ) Inventario al Cierre del Ejercicio: es una relación detallada y valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa.

4)Las Cuentas Anuales: lo forman el balance de situación a cierre del ejercicio, más la memoria, más la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.

5) Libro de Actas: Recoge los acuerdos adoptados por la Junta General de Accionistas y otros órganos colegiados. No es un libro de contabilidad.

6 ) Libro Mayor: no es obligatorio pero es necesario e imprescindible, como también lo son el Libro diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Requisitos formales de los libros de contabilidad:

- Deben llevarse en forma escrita

- Las anotaciones se harán en moneda nacional (operaciones en divisas se deben convertir a euros)

- Claridad, ordenadas por fecha, sin espacios en blanco y sin tachaduras

- Los libros obligatorios se deben legalizar en el Registro Mercantil ( en la primera hoja se pone una diligencia y en todas las siguientes se registran mediante conformidad mecánica ). Todas las páginas irán ordenadas de forma correlativa.

Sujetos obligados a llevar contabilidad: según el Código de Comercio:

Todo empresario, con independencia de su forma jurídica, debe llevar la contabilidad, pero no se prevé un régimen sancionador si no se lleva pero sí lo prevé la normativa tributaria, que dice:

Todos los empresarios, en forma jurídica, deben llevar contabilidad y en el caso de personas físicas, sólo las que desarrollen actividades empresariales cuyos rendimientos se determinan en la modalidad normal del régimen de estimación directa.

Así pues, la normativa tributaria restringe la obligatoriedad de llevar contabilidad en el caso de los empresarios.

- Depósito obligatorio de cuentas anuales en el Registro Mercantil:

Sociedad Anónima

Sociedad de Responsabilidad Limitada

Sociedad Comanditaria por Acciones

Se depositarán en el mes siguiente a su aprobación para dar publicidad a las cuentas anuales. Algunas empresas grandes lo publican de forma voluntaria.

Hoy día, los libros pueden ser físicos o disquete especial.

• Fuentes legales contabilidad ( normativa aplicable )

Código de Comercio ( art. 25-49 ) Título III. Libro I.

Plan General de Contabilidad en Real Decreto 1643 / 1990

Resoluciones ICAC ( Instituto Contabilidad y Auditoria de Cuentas ), es el máximo órgano contable con competencia normativa.

Ley de Sociedades Anónimas ( Texto Redifundido ) ( Real Decreto 1564/ 1989 )

Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada ( Ley 2/ 1995 )

Plan General de Contabilidad: Ley Básica

La información se debe presentar según unos procesos de normalización que hay en el P.G.C., el que hay en vigor es del año 90. Anteriormente había uno del 73 que no era obligatorio, a diferencia del actual, que lo es para todas las empresas.

El plan del año 90 surge como necesidad para aplicar la normativa a la IV Directiva de la UE, que se refiere a aspectos contables.

El P.G.C. se estructura en 5 partes:

Principios Contables

Cuadro de Cuentas

Definiciones y relaciones contables

Cuentas Anuales

Normas de Valoración

Sólo es obligatorio en : principios contables, cuentas anuales y normas de valoración; las otras dos son de aplicación facultativa:

1) Principios contables: los principios contables definen el modelo contable que está actualmente en vigor. Hay nueve principios obligatorios, de los que estudiaremos seis.

• Principio de prudencia: únicamente se contabilizarán los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, deberán contabilizarse tan pronto sean conocidas; a estos efectos se distinguirán las reversibles o potenciales de las realizadas o irreversibles. En consecuencia, al realizar dicho cierre se tendrán presentes todos los riesgos y pérdidas que fuesen conocidos entre la fecha de cierre del ejercicio y aquella en que se establecen las cuentas anuales, sin perjuicio de su reflejo en el balance y cuenta de pérdidas y ganancias, deberá facilitase cumplida información de todos ellos en la memoria. Igualmente, se tendrán presentes toda clase de depreciaciones, tanto si el resultado del ejercicio fuese negativo como positivo. La vulneración de este principio supone una falta muy grave. Evita el distribuir beneficios que en un futuro no se van a producir y la consecuente descapitalización de la empresa.

• Principio de adquisición: como normal general, todos los bienes y derechos se contabilizarán por su precio de adquisición o coste de producción. El principio de precio de adquisición deberá respetarse siempre, salvo cuando se autoricen, por disposición legal, rectificaciones al mismo; en este caso, deberá facilitarse cumplida información en la memoria. Si no se cumple este principio, puede surgir el problema de que exista un desfase entre el valor de la situación patrimonial y su valor real; todo está incluido en el inmovilizado. Para corregirlo, se permite la Ley de actualización de activos, a efectos de adecuarlo al valor real del mercado.

Otra alternativa hubiera sido valorar por el precio del mercado; no se ha optado por esta porque cada año se debería modificar el valor y habría muchas dificultades para encontrar un valor real.

• Principio del devengo: la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos.

La aplicación práctica de este principio es la periodificación (devengo de los gastos y de los ingresos en el momento en que se producen.

Por ejemplo: Pago de un seguro a fecha 1/1/02 por 120

1/1 COBERTURA 31/12

Al cierre del ejercicio, representa un gasto de 120. Si por el contrario el pago del seguro se efectúa el 1/4/02

1/4 COBERTURA 30/03

Al cierre del ejercicio del 2002: 120 : 12 meses x 9 meses del año = 90

Al cierre del ejercicio del 2003: 120 : 12 meses x 3 meses del año = 30

• Principio de correlación de ingresos y gastos: el resultado del ejercicio estará constituido por los ingresos de dicho periodo menos los gastos del mismo realizados para la obtención de aquellos, así como los beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa.. Indica cómo se debe calcular el resultado del ejercicio.

Resultado del ejercicio = (ingresos + beneficios) - (gastos + pérdidas)

• Principio de no compensación: en ningún caso podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias, establecidos los modelos de las cuentas anuales. Se valorarán separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo.

Por ejemplo: si tenemos

ACTIVO PASIVO

Clientes...10000 Proveedores...7000

NO se puede poner:

ACTIVO PASIVO

Clientes...3000

Sería falsear la contabilidad, ya que se omite información

• Principio de uniformidad: adoptando un criterio en la aplicación de los principios contables dentro de las alternativas que, en su caso, estos permitan, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características en tanto no se alteren los supuestos que motivaron la elección de dicho criterio.

De alterarse estos supuestos podrá modificarse el criterio adoptado en su día; pero en tal caso, estas circunstancias se harán constar en la memoria indicando la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variación sobre las cuentas anuales. Este principio se aplica para facilitar la comparabilidad.

En los casos de conflicto entre principios contables obligatorios deberá prevalecer el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. La imagen fiel (o fail valve) supone la representación fidedigna y lo más representativa posible del patrimonio de la empresa; la exactitud es difícil que se consiga. El principio de prudencia tendrá carácter preferencial sobre los demás principios.

Las empresas, de manera arbitraria, podrán aplicar otros principios diferentes a los del PGC, siempre que cumplan estos cuatro requisitos:

No serán contrarios a los establecidos en el PCC ni a cualquier otra norma legal.

Hayan sido emitidos por organizaciones solventes.

Hayan sido aceptados de manera expresa por organizaciones de profesionales nacionales.

Con ellos se consiga reflejar mejor la imagen fiel.

2) El cuadro de cuentas: es el marco de referencia para la empresa con unos códigos estandarizados y ordenados según el criterio.

De tal forma que con el primer dígito se refiere a un grupo determinado, el segundo se refiere al subgrupo y el tercer dígito se refiere a la codificación de la cuenta. El cuarto dígito se refiere a la subcuenta.

1r. dígito: Grupo 6: compras y gastos

2º dígito: Subgrupo: 60. compras

3r. dígito: Cuenta: 609. Rappels por compras

4º dígito: subcuenta : 6090: rappels por compras de mercaderías

El plan clasifica las cuentas en 7 grupos:

Del 1 al 5: Cuentas Balance

6: Compras y gastos

7: Ventas e ingresos

La 6 y la 7 son Resultados de Gestión.

En el grupo 1 ( financiación básica ), se comprenden los recursos propios y ajenos a largo plazo ( pasivo exigible a largo plazo )

En el grupo 2 ( Inmovilizado ): comprende los elementos del patrimonio destinados a servir de forma duradera e inversiones financieras a largo plazo

En el grupo 3 ( Existencias ): bienes consumibles susceptibles de ser almacenados: materias primas, productos acabados, embalajes,…

En el grupo 4 (Acreedores y deudores por operaciones de tráfico), se registran las deudas y derechos de cobro derivados de la actividad principal de la empresa, incluidas las reconocidas con las administraciones públicas (clientes y deudores / acreedores y proveedores. Se clasifican en:

• Exigible a corto plazo: deudores.

• Activo circulante / realizable: derechos de cobro sobre clientes y acreedores

En el grupo 5 (cuentas financieras): se registran las deudas e inversiones financieras a corto plazo, así como el disponible. Aparecerán en:

• Activo circulante / realizable: inversiones financieras a corto plazo (banco o caja)

• Exigible a corto plazo: deudas a corto plazo.

En el grupo 6 (compras y gastos): registraremos todas las compras y gastos que puedan soportar las empresas

En el grupo 7 (ventas e ingresos): registraremos todas las ventas e ingresos que puedan soportar las empresas.

4) Cuentas anuales

Se establecen las normas de elaboración y modelos de presentación de las cuentas anuales. Son tres documentos: balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria.

La memoria es un conjunto de notas que amplía y archiva la información que aparece en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Las cuentas anuales tienen que ser formuladas en un plazo máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio. Deben ser redactadas con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio y de los resultados.

5) Normas de valoración

Se recogen los criterios de valoración aplicables en el registro de los hechos contables. De ellas, es básica la siguiente: todos los bienes y derechos están considerados por el precio de adquisición y el coste de producción.

EL ACTIVO Y EL PASIVO CIRCULANTE

Las existencias: contabilización

Las existencias son los bienes consumibles susceptibles de ser almacenados. En las empresas convencionales, las existencias típicas son las mercaderías, que son bienes que se adquieren para ser vendidos sin transformar. En las empresas industriales, tendrán las materias primas, que son bienes adquiridos para ser incorporados al proceso productivo; también tendrán los productos terminados, o el resultado de la fabricación; existen también los productos en curso, que son los productos no terminados al cierre del ejercicio.

Las existencias comunes serían: los envases, combustible, repuestos, material de oficina, etc.

Están dentro del activo circulante y se encuadran en el grupo B.

Comportamiento de la cuenta

Durante el ejercicio: cuando se compran existencias, se registran en la cuenta de COMPRAS, reconociéndolo como un gasto; se registran por el coste de adquisición. Cuando se venden, se registran en la cuenta de VENTAS, que es una cuenta de ingresos; se registran por el precio de la venta.

La cuenta de existencias durante el ejercicio no tiene movimiento. Se encuentra cargada por el valor de las existencias iniciales (las que había al inicio del ejercicio). Sólo tiene un movimiento, que será al cierre del ejercicio.

En el cierre del ejercicio: se procede a la regularización de las existencias; nos permite obtener dos informaciones:

• Reflejar el valor de las existencias finales (Ef).

• Reflejar la variación de existencias que ha habido durante el ejercicio.

El valor de Ef se refleja en el saldo de la cuenta de existencias. La variación de las existencias vendrá determinada por el saldo de una cuenta llamada VARIACIÓN DE EXISTENCIAS.

El saldo resultante se refleja en el balance; el saldo de la variación de existencias afecta a la cuenta de pérdidas y ganancias.

Registro de la regulación de existencias

(A) Existencias (G/I) Variación de existencias

Ei Contrapartida

Ejemplo:

a) Ei = 100

Ef = 150 Es un dato extracontable; se obtiene a través de un inventario. El inventario es la relación detallada y valorada que se obtiene a través de un recuento físico.

100 Variación de existencias a Existencias 100

150 Existencias a Variación de existencias 150

Existencias Variación de existencias

(Ei) 100 100 (Ei) (Ei) 100 150 (Ef)

(Ef) 150

Sd = 150 Sa = 50

Sa = Ef > Ei % Existencias Ingreso

Continuación: durante el ejercicio ha habido compras por 600

Cuenta de pérdidas y ganancias

Gastos Ingresos

Compras.........600 Variación de existencias......50

Resultado = 50 - 600 = 550 (Gasto)

Solamente se registrarán como gasto la parte de las compras que se haya consumido. El resto, las no consumidas, se reflejan en variación de existencias y no como un gasto, ya que estará en el almacén.

b) Ei = 100

Ef = 75

100 Variación de existencias a Existencias 100

75 Existencias a Variación de existencias 75

Existencias Variación de existencias

(Ei) 100 100 (Ei) (Ei) 100 75 (Ef)

(Ef) 75

Sd = 75 Sd = 25

Sd = Ef < Ei % Existencias Gasto

Continuación: durante el ejercicio se han realizado compras por 600

Cuenta de pérdidas y ganancias

Gastos Ingresos

Compras............................600

Variación de existencias......25

Se ha consumido todo lo que se ha comprado (600) más una parte de las existencias del almacén (25).

Las compras

Hacen referencia a las compras de bienes consumibles susceptibles de ser almacenados. Son aquello que podemos considerar existencias.

Se reflejan en una cuenta de gasto, en el grupo G. En la norma de valoración 17 del PGC, se establece cómo se deben valorar las compras. Se debe reflejar por el precio de adquisición.

PA = precio de compra facturado

+ todos los gatos hasta la entrada en el almacén (transportes, seguros de transporte, etc)

+ impuestos indirectos no recuperables (solo el IVA no deducible)

Nunca forma parte del precio de adquisición el IVA deducible; a nuestros efectos, trabajaremos bajo la hipótesis de que el IVA es deducible.

El mayor precio de la compra es aquel en el que se contabilizan los gastos de transporte a cargo del comprador.

Descuentos: hay cuatro tipos:

• Comerciales: se considera menor importe de la compra. Se reflejan en el precio del producto.

• Pronto pago: se registran en la cuenta de “descuentos sobre compras por pronto pago”. Se consideran un ingreso financiero, al estar vinculado a la forma en que se financia el pago de las compras.

• Por volumen de pedido (rappel): se registran en la cuenta de “rappels sobre compras”. Se considera un menor gasto de explotación. Aparecen en la partida de gasto restando, ya que su saldo es acreedor.

• Por incumplimiento de las condiciones pactadas: se registran en la cuenta de “devolución de compras y otras operaciones similares”. Se considera un menor gasto de explotación. Aparecen en la partida de gasto restando, ya que su saldo es acreedor.

Por consiguiente, en la cuenta de pérdidas y ganancias encontraremos:

CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

GASTOS DE EXPLOTACIÓN INGRESOS DE EXPLOTACIÓN

_ Compras 100

_ Rappels s/compras (5)* INGRESOS FINANCIEROS

_ Dev. s/compras (10) - Dtos. s/compras por p/p 10

* En un balance, los negativos salen entre paréntesis (..).

Todos los motivos de reducción del precio de compra (devolución y descuentos) se reflejan en cuentas independientes, no en la de compras. Por esto, la cuenta de compras sólo tiene movimientos de cargo.

Las ventas

Registran las ventas de los bienes o servicios que presta la empresa y que constituya su actividad principal

Se registran en la cuentas de ventas, representativas de ingresos, e incluidas en el grupo 7, subgrupo 70. La norma de valoración 18 del PGC establece que las ventas se van a registrar por el precio de venta, sin incluir IVA.

Los gastos asociados a la venta, cuando van a cargo del vendedor, se registran como gasto (p.e.: gasto de transporte). Si los gastos corren a cargo del comprador, el vendedor no tiene que registrar nada.

Descuentos: son los mismos que en las compras y se contabilizan de forma análoga. También hay cuatro tipos:

• Comerciales: se considera menor importe de la venta.

• Pronto pago: se registran en la cuenta de “descuentos sobre ventas por pronto pago”. Se consideran un gasto financiero.

• Por volumen de pedido (rappel): se registran en la cuenta de “rappels sobre ventas”. Se considera un menor ingreso de explotación. Aparecen en la partida de ingresos restando, ya que su saldo es deudor.

• Por incumplimiento de las condiciones pactadas: se registran en la cuenta de “devolución de ventas y otras operaciones similares”. Se considera un menor ingreso de explotación. Aparecen en la partida de ingreso restando, ya que su saldo es deudor.

Por consiguiente, en la cuenta de pérdidas y ganancias encontraremos:

CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

GASTOS DE EXPLOTACIÓN INGRESOS DE EXPLOTACIÓN

Ventas 2000

GASTOS FINANCIEROS Rappels (15)

Dtos. s/ventas p.p. 10 Dev. ventas (10)

El IVA

Siempre lo paga el consumidor final. En la gestión del empresario, el IVA se repercute cuando afecta a las ventas, y se soporta cuando afecta a las compras.

El IVA repercutido nunca supone un ingreso.

El IVA soportado no es un gasto ni es deducible.

El empresario debe ingresar en Hacienda el IVA repercutido. Asimismo, tiene derecho a que se le devuelva el IVA soportado. De esta manera, cada 3 meses liquida la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado. Se dispone de 20 días naturales para depositar en Hacienda la diferencia, si fuese est el caso.

Registro

IVA Soportado

• Deducible: en la cuenta “Hacienda Pública IVA soportado” (cta. de activo realizable)

• No deducible: “Mayor precio de adquisición de las compras”.

IVA Repercutido - “Hacienda Pública IVA repercutido” (cta. de pasivo exigible a corto plazo)

En la liquidación:

Si el IVA soportado > IVA repercutido “Hacienda Pública deudora por IVA”

Si el IVA soportado < IVA repercutido “Hacienda Pública acreedora por IVA”

Provisiones

Provisiones de activo

Son el reflejo contable de la depreciación de un activo. Se valoran por el precio de adquisición (principio de precio de adquisición. Al cierre del ejercicio comprobaremos el precio de adquisición con su valor de mercado. Se pueden dar dos situaciones:

• Valor del mercado superior al precio de adquisición: apreciación beneficio potencial: no se tiene que contabilizar (principio de prudencia).

• Valor del mercado inferior al precio de adquisición: depreciación pérdidas potenciales: sí se tiene que contabilizar (principio de prudencia). Se contabiliza en la cuenta de provisión.

Ejemplo:

Existencias valoradas al coste de adquisición

1000 (1000 litros x 1 €)

Existencias comparadas con precio de mercado 100 € apreciación potencial

(al cierre del ejercicio) (beneficio potencial no contabilizado)

1100 (1000 litros x 1,1 €)

Existencias valoradas al coste de adquisición

1000 (1000 litros x 1 €)

Existencias comparadas con precio de mercado 100 € depreciación potencial

(al cierre del ejercicio) (pérdida potencial sí contabilizada:

provisión)

900 (1000 litros x 0,9 €)

Funcionamiento de las cuentas de provisión

Reflejar % depreciación activo % provisión Provisión

Dotación provisión a Provisión %

Reflejar % depreciación activo % provisión

Provisión a Exceso provisión o Es la misma cuenta; se puede

Provisión aplicada usar cualquiera de ellas.

Provisión Provisión aplicada: cuenta de activo circulante

Exceso provisión: cuenta de inmovilizado

%

El saldo de la cuenta de provisión es acreedor, pero no es una cuenta de pasivo, ya que refleja una depreciación

Dotación provisión: cuenta de gasto

Exceso de provisión: menor gasto

La depreciación de un activo ha de tener reflejo en:

• El balance, porque afecta al patrimonio, a través de la cuenta de “provisión” (menos activo).

• La cuenta de pérdidas y ganancias, porque afecta al resultado empresarial, a través de dos cuentas:

• Saldo cuenta “dotación provisión” (cuenta de gasto)

• Saldo cuenta “exceso provisión” (cuenta de menor gasto)

Provisiones de existencias

Ejemplo (1)

Ex. F. coste adquisición: 1000 € venta mercado < coste adquisición

venta mercado: 900 € depreciación: 100 € cuenta de provisión

Crear / dotar la provisión

(% G) 100 Dotación provisión

depreciación existencias a Provisión depreciación existencias 100 (-A)

Balance:

Activo circulante

- Existencias 1000 € El valor real de las existencias al cierre del ejercicio

- Prov. deprec. exist. (100) € es de 900 €

Pérdidas y ganancias

Gastos de explotación

- Dot. prov. deprec. exist. 100 €

Si seguimos con el ejercicio con el siguiente supuesto (2)

Ex. F. coste adquisición: 1000 € venta mercado < coste adquisición

venta mercado: 750 € depreciación: 250 € cuenta de provisión

Provisión

(2)100 100 (1)

250 (2)

Hay que anular la provisión anterior y dotar la provisión nueva

(-A) 100 Provis. depr. exist. a Exceso prov. Depr. Exist. 100 (-G)

(% G) 250 Dotación provisión

depreciación existencias a Provisión depreciación existencias 250 (-A)

Balance:

Activo circulante

- Existencias 1000 € El valor real de las existencias al cierre del ejercicio

- Prov. deprec. exist. (250) € es de 750 €

Pérdidas y ganancias

Gastos de explotación

- Dot. prov. deprec. exist. 250 € 150 € es el resultado neto variación provisión

- Exc. prov. depr.. exist. (100) €

Si de un ejercicio a otro % depreciación % provisión

En el ejercicio 2 hay una depreciación total de 250 euros; pero esa depreciación se ha generado en los dos ejercicios; en el ejercicio 1 se ha originado una depreciación de 100 euros que se ha registrado como pérdida y en el ejercicio 2 la depreciación originada es de 150 euros, que es lo que se refleja en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Seguimos (3)

Ex. F. coste adquisición: 1000 € venta mercado < coste adquisición

venta mercado: 950 € depreciación: 50 € cuenta de provisión

Provisión

250 250 (2)

50 (3)

Hay que anular la provisión anterior y dotar la provisión nueva

250 Provis. depr. exist. a Exceso prov. Depr. Exist. 250

50 Dotación provisión

depreciación existencias a Provisión depreciación existencias 50

Balance:

Activo circulante

- Existencias 1000 € El valor real de las existencias al cierre del ejercicio

- Prov. deprec. exist. (50) € es de 950 €

Pérdidas y ganancias

Gastos de explotación

- Dot. prov. deprec. exist. 50 € (200) € es el resultado neto variación provisión

- Exc. prov. depr.. exist. (250) €

Seguimos (4)

Ex. F. coste adquisición: 1000 € venta mercado > coste adquisición

venta mercado: 1025 € apreciación: 25 € no se contabiliza

Provisión

(4) 50 50 (3)

Hay que anular la provisión anterior y dotar la provisión nueva

50 Provis. depr. exist. a Exceso prov. Depre. Exist. 50

Balance:

Activo circulante

- Existencias 1000 €

Pérdidas y ganancias

Gastos de explotación

- Exc. prov. depr.. exist. (50) €

Deudores y acreedores por operaciones de tráfico

Son los derechos de cobro y las deudas derivadas de la actividad principal de la empresa, así como las reconocidas por las administraciones públicas. Pueden ser:

• Clientes (43)

• Deudores (44)

• Acreedores (41)

• Proveedores (40)

• Adm. Públicas (47)

Clientes: se registran los derechos de cobro sobre los compradores de los bienes y servicios que constituyen la actividad principal de la empresa.

Deudores: por exclusión, son los derechos de cobro sobre todos los que no tengan la condición de clientes.

Proveedores: se registran las deudas con los suministradores de los bienes que se incorporan al proceso productivo.

Acreedores: se registran las deudas con los suministradores de servicios.

Adm. Públicas: se registran las deudas y los derechos de cobro con estas entidades.

* Los importes se valorarán por el valor nominal

Envases y embalajes

Si los envases no son retornables, se van a contabilizar por parte del comprador como un gasto (mayor importe de las compras) y para el vendedor como menor importe de la venta.

Si los envases son retornables, el comprador los registra en una cuenta de balance llamada “envases y embalajes a devolver por proveedor” (Sd A - % Pasivo). El vendedor los registra en una cuenta de balance llamada “envases y embalajes a devolver por cliente” (Sa P - % Activo).

Ventajas de formalizar un derecho de cobro a través de un efecto comercial

Hablamos de la letra de cambio y el pagaré. Hay dos ventajas:

• Se refuerzan las garantías de cobro, ya que en el caso de impago se podría reclamar por vía ejecutiva, más rápida que la vía procesal ordinaria.

• Los efectos los podemos endosar como medio de pago.

Un pagaré sería similar a un cheque, pero su diferencia estriba en que la fecha del cheque es igual si hay dinero o no, mientras que en el pagaré no se puede hacer efectivo hasta su fecha.

En las letras de cambio, el vendedor es el que gira la letra al cliente, y el cliente el que la acepta.

Cuando los derechos de cobro están documentados, se contabilizan de forma diferente.

Medios de cobro mediante la letra de cambio

• Cobro directo: la empresa tendría que esperar al vencimiento de la letra y presentarla al cliente ella misma para que atienda a su pago.

• Gestión de cobro entidad financiera: la letra se lleva al banco antes de su vencimiento y éste se encarga de presentarla al cobro del cliente.

• Descuento comercial: lleva asociada la gestión de cobro; es un producto financiero que nos permite disponer del importe de la letra antes del vencimiento.

Clientes con efectos de cobro impagados

Son aquellos que, llegado el vencimiento, no pagan. Caben dos opciones:

• Renovación del derecho mediante otra letra nueva: se vuelve a girar otra letra al cliente.

• Clasificación como un cliente de dudoso cobro: sólo se puede realizar si existen dudas razonables para pensar que el cliente no nos va a pagar. Puede darse en casos de:

• Suspensión de pagos o quiebra

• Situación de falta de liquidez o insolvencia que sea conocida por la empresa.

La morosidad no justifica un cliente de dudoso cobro, aunque pasado un largo plazo sí se puede llegar a calificar como tal. Cuando se califica como cliente de dudoso cobro, se genera una pérdida potencial, atendiendo al principio de prudencia, y la forma de registrar las pérdidas de activo es a través de la provisión.

Medios de dotar la provisión por insolvencia

• Sistema individualizado: consiste en llevar un seguimiento individual de los saldos con los clientes y tan pronto se detecte una posible insolvencia, dotar la provisión correspondiente.

• Estimación global: al cierre del ejercicio, la empresa cifra las posibles insolvencias y en ese momento dota la provisión; esa estimación de las insolvencias se determina como un porcentaje sobre el saldo de clientes o de ventas, basándose en la experiencia del sector y en el del la propia empresa.

Ejemplo de estimación global

La empresa estima que las posibles insolvencias del ejercicio presente serán de 1000 € y tiene dotada una provisión por insolvencias del ejercicio anterior de 750 €.

Provisión insolvencias tráf. Clientes dudoso cobro

• 750 750

• 250

Sa: 1000 Sd: 1000

Se anula la provisión del ejercicio anterior y se efectúa la dotación

(-A) 750 Provis. Insolv. tráf. a Exceso prov. ins. tráf. 750 (-G)

(%G) 1000 Dot. prov. insol. tráf. a Prov. Insolv. tráf. 1000 (-A)

(%A) 250 Clientes dudoso cobro a Clientes 250 (%A)

Inmovilizado

Son los activos que permanecen en la empresa a largo plazo. La estructura es la siguiente:

• Inmovilizado inmaterial: activos intangibles (patentes, derechos de traspaso, aplicaciones informáticas, etc).

• Inmovilizado material: activos tangibles (muebles o inmuebles); mobiliario, transportes, terrenos, equipos de proceso informático, maquinaria, etc.

• Inmovilizado financiero: inversiones financieras y derechos de cobro a largo plazo.

Inmovilizado material e inmaterial

Tratándose de activos, van a ser valorados por el importe del precio de adquisición (importe facturado por el vendedor + gastos hasta su puesta en condiciones de funcionamiento).

El IVA, si es deducible, nunca forma parte del precio de adquisición. Si no es deducible, viene marcado por un incremento en el precio de adquisición.

Correcciones valorativas del inmovilizado: provisiones y amortizaciones

- Provisiones: valor del mercado < coste adquisición depreciación potencial. No suelen haber muchas provisiones.

- Amortizaciones: reflejan la depreciación sistemática, real y efectiva que sufre el inmovilizado por tres motivos:

• Envejecimiento por el transcurso del tiempo

• Desgaste por el uso

• Obsolescencia tecnológica

El inmovilizado se amortiza desde su puesta en condiciones de funcionamiento hasta que queda fuera de servicio.

Adquisión Condiciones

1/1/02 Montaje 1/2/02

Se empieza a amortizar a partir del 1/2/02, con independencia de que la empresa lo use o no.

Hay tres componentes del inmovilizado que no se amortizan, ya que no se ven afectados por los tres motivos expuestos anteriormente:

• Los terrenos.

• Inmovilizado financiero

• Inmovilizado material en curso: es aquel que en la fecha de cierre se encuentra en fase de adaptación o de construcción.

Cómo se amortiza:

Adquirimos el 1/1/01 una máquina por 300 euros. Tiene una vida útil de 3 años (hasta el 31/12/03). Cuando adquirimos la máquina:

Maquinaria

• Maquinaria* 300

48 H.P. IVA soportado a Bancos 348

* Cuando se compra inmovilizado, no es un gasto, sino una inversión.

Para efectuar la amortización, hay que repartir el coste de adquisición por la vida útil, e imputarlo a la cuenta de pérdidas y ganancias.

01/01 100€ 12/01 100€ 12/02 100€ 12/03

Para calcular la amortización, lo haremos mediante el método lineal, que equivale a lo siguiente:

Cuota de amortización anual = base de amortización : vida útil

La base de amortización es el precio de adquisición del bien - valor residual.

El valor residual es el importe que la empresa espera recuperar cuando el inmovilizado quede fuera de servicio. Nosotros lo consideramos siempre con un valor 0.

Por lo tanto, en nuestro ejemplo:

CA = 300 : 3 años = 100

Al cierre del ejercicio:

31/12/01

(%G) 100 Dotación amortización del Amortización acumulada 100 (-A)

inmovilizado material a inmovilizado material

Se pueden generar subcuentas: por ejemplo, “Dotación amortización de maquinaria” a “Amortización acumulada maquinaria”.

Para el inmovilizado inmaterial, el asiento es el mismo (nosotros sólo estudiaremos las aplicaciones informáticas).

(%G) 100 Dotación amortización del Amortización acumulada 100 (-A)

inmovilizado inmaterial a inmovilizado inmaterial

La cuenta de amortización acumulada refleja la amortización total practicada desde el inicio hasta la fecha que se está considerando. La cuenta de dotación de amortización refleja el incrementa de ese año.

En este caso, se tendría que repetir el mismo asiento el 31/12/02 y el 31/12/03.

Este método de amortización es el método indirecto, que significa que la amortización practicada se registra en una cuenta independiente (cuenta de amortización acumulada del inmovilizado material o inmaterial).

Pérdida de inmovilizado por alguna circunstancia imprevista que lo deje fuera de servicio

Por ejemplo, averías, inundaciones, etc. Cualquier motivo que deje fuera de servicio el inmovilizado antes de la fecha estimada. En este caso, la pérdida se debe registrar como una pérdida extraordinaria. El importe de la pérdida será el “valor neto contable”, que es el resultado de restar el precio de adquisición del inmovilizado y la amortización acumulada.

Valor neto contable = Precio de adquisición - Amortización acumulada

Venta de inmovilizado

Puede surgir un beneficio o una pérdida derivada de la venta. El resultado será de carácter extraordinario, ya que la actividad principal de la empresa no es la de vender y constituye una operación atípica. El resultado de la venta se obtiene por:

Resultado de la venta = Precio de venta - Valor neto contable

Inversiones financieras

Se clasifican en dos grupos:

- Valores de renta variable:

• Acciones

• Participaciones sociales

El titular de una acción, con relación a la entidad emisora, tiene la consideración de propietario, en la parte que le corresponda.

La renta que se percibe se denomina dividendos (participación en el resultado de la empresa)

- Valores de renta fija:

• Bonos

• Obligaciones

• Letras

El titular tiene la consideración de acreedor.

La renta obtenida son los intereses, fijados de antemano.

Las inversiones financieras pueden ser a largo o a corto plazo.

- A corto plazo: inversiones financieras temporales activo circulante realizable (54)

- A largo plazo: inversiones financieras permanentes inmovilizado financiero (25)

Les afecta la norma de valoración 8ª del PGC. Tienen el mismo tratamiento contable. Se valorarán por el precio de adquisición, o sea, el importe satisfecho más los gastos de la compra. Al cierre del ejercicio, se debe comparar el precio de adquisición con el valor de mercado; nos podemos encontrar con dos posibilidades:

VM > PAdq. apreciación (beneficio potencial) no se contabiliza

VM < PAdq. depreciación (pérdida potencial) sí se contabiliza, a través de una cuenta de

provisión

El valor de mercado para títulos que cotizan en Bolsa es la cotización menor que resulte entre:

• La cotización del día del cierre del ejercicio.

• La cotización media del último trimestre del ejercicio.

Reclasificación del largo al corto plazo

Esta operación se tiene que efectuar con relación a:

• Inversiones financieras

• Derechos de cobro que tengan vencimiento dentro de los 12 meses siguientes

• Deudas

Cuando adquiero los títulos (ejercicio 8; 1/1/X8) tienen un período de 18 meses (30/6/X9). En fecha 1/1/X8 se adquieren a largo plazo (inversiones financieras permanentes). A partir del 30/6/X8 pasan a ser de corto plazo (inversiones financieras temporales). Se pueden reclasificar en cualquier momento entre el 30/6/X8 y el 31/12/X8; si no se han reclasificado entre estas fechas, obligatoriamente lo tengo que hacer a fecha 31/12/X8, ya que es la fecha en que se tiene que presentar el balance con la representación de los activos a corto y a largo plazo. Lo normal es que se reclasifique a fecha de cierre. Se deberán reclasificar los que cambien de largo a corto plazo.

Fondos propios

Cuentas del grupo 1. Se establecen por la constitución de una sociedad anónima o por la distribución del resultado.

• Constitución de sociedad anónima: se tiene que constituir por un mínimo de 60.101,94 €, totalmente suscrito y desembolsado un mínimo del 25%

En la fundación simultánea, los socios fundadores suscriben la totalidad del capital social (consideramos siempre que el capital está totalmente desembolsado)

Ejemplo: el 01.01.01 se constituye una sociedad con un capital aportado por los socios por un importe de 100.000 €. El capital está totalmente desembolsado.

100.000 Bancos a Capital social 100.000

Las sociedades anónimas también se pueden constituir mediante aportaciones no dinerarias. Por ejemplo: un socio aporta un edificio (1 millón de euros), al que está asociado una hipoteca de medio millón de euros. En este caso, el capital aportado sería de medio millón de euros; se reflejaría de la siguiente manera:

1.000.000 Construcciones y terrenos a Capital social 500.000

Deudas 500.000

También se pueden aportar: clientes, existencias, inmovilizados, etc. Asimismo, también se pueden aportar las deudas: acreedores, proveedores, etc.

Gastos de establecimiento: son los derivados de la constitución de la sociedad o de la ampliación de su actividad. Dentro de ellos, podemos diferenciar, según su naturaleza:

• Gastos de constitución: son gastos de naturaleza jurídico-formal. Se incluirán, entre otros, los honorarios de abogados, registradores, notarios, tributos, imposición de títulos, etc.

• Gastos de primer establecimiento: son los de naturaleza técnica y económica. Entre ellos, los de selección y formación del personal, estudios de mercado o publicidad de lanzamiento.

Cuando los gastos de establecimiento se asignan cuando se constituye la sociedad, contribuyen a obtener ingresos en ejercicios futuros. Esta peculiaridad determina que estos gastos se puedan distribuir en varios ejercicios contables. Se trata de aplicar el principio de correlación de ingresos y gastos. Cuando se originan los gastos, los registramos en una cuenta de activo (“gastos de constitución” o “gastos de primer establecimiento”). Al cierre del ejercicio, una parte la reconocemos como gasto contable a través de la amortización; el periodo máximo de amortización es de cinco años. De esta manera:

Cuando se originan:

• Gastos de constitución (200)

(B) Gastos de primer establecimiento (201) a Bancos (al contado)

Acreedores (a crédito)

Al cierre del ejercicio:

(%G) Dotación amortización gastos de Gastos de constitución (%A)

constitución o de primer establecimiento a Gastos de primer establecimiento

• Distribución del resultado: es el resultado del ejercicio; se refleja en el balance en los fondos propios del pasivo, tanto cuando sean beneficios como cuando sean pérdidas. Cuando son pérdidas, es un fondo propio negativo (- neto) y cuando son beneficios, es un fondo propio positivo (+ neto).

Ejemplo:

• Capital social: 100000

• Reservas: 10000

• Pérdidas y ganancias: Sa 1000 (beneficios)

Sd (1000) (pérdidas)

Resultado final con el beneficio: 111000

Resultado final con la pérdida: 109000

En la fecha del cierre del ejercicio, se calculará el resultado de todo el ejercicio. Viene reflejado en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Este resultado se dispone seis meses desde el cierre del ejercicio; en este periodo, se tienen que aprobar las cuentas anuales y una propuesta de distribución de resultados.

• Si se trata de un beneficio: se puede distribuir de la siguiente manera:

• Reserva legal: se tiene que dotar obligatoriamente en virtud del artículo 214 de la Ley de SA. Cuando el importe de la reserva anual constituida no alcance el 20% del capital social, necesariamente se tendrá que dotar con un mínimo del 10% del beneficio. Es el primer destino obligatorio de la distribución del beneficio. Es una reserva indisponible; sólo se puede utilizar para compensar pérdidas, y siempre que no existan otras reservas de libre disposición suficientes para ello. Con ello se consigue una salvaguarda de la empresa y aumentar las garantías que ofrece la empresa a los acreedores.

• En virtud de lo establecido en los estatutos, puede ser obligatoria la reserva estatutaria. Su disponibilidad viene condicionada a lo que se contemple en los estatutos.

• Reservas voluntarias: la empresa dota libremente esta reserva y su destino también es libre.

• Reparto de dividendos: forma de retribuir la inversión realizada por los accionistas.

• Compensación de resultados negativos de ejercicios anteriores.

• Remanente: tiene siempre un carácter residual y su importe es reducido. Recogería beneficios del ejercicio pendientes de ser distribuidos en ejercicios futuros. Habitualmente, surgen del reparto de dividendos. Por ejemplo:

Dividendo: 1000 euros a repartir entre 3000 acciones 1000 : 3000 = 0,333 0,3

El sobrante (0,0333) x 3000 = 90 euros se queda en remanente y se distribuirá en ejercicios posteriores.

• Si se trata de una pérdida: el asiento 3 del ejercicio 10 (verlo) recoge las pérdidas de ejercicios anteriores pendientes de ser compensadas. Es una cuenta de neto. La diferencia entre el hecho de que aparezcan:

• Cuenta de pérdidas y ganancias en negativo: refleja la pérdida del último ejercicio cerrado

• Resultados negativos de ejercicios anteriores: pues eso.

Periodificación

Significa el registro de los gastos e ingresos en el ejercicio en el que corresponda; más concretamente, en el que devengan. Es la aplicación práctica del principio de devengo.

Ejemplo: prima de seguros de 120 euros. Se paga el 1.1.X1. Al ser anual, nos a una cobertura hasta el 31.12.X1. Por lo tanto:

1.1.X1

(%G) 120 Gastos prima de seguros a Bancos 120 (%A)

En cambio, si se paga el 1.5.X1, la cobertura se alargará hasta el 30.4.X2. En este periodo hay un cierre del ejercicio (31.12.X1). Una parte de esta prima será del ejercicio X1 y otra parte será del X2; se periodificará. La proporción estará en función del devengo del gasto:

X1: cobertura de 8 meses 120 : 12 x 8 = 80

X2: cobertura de 4 meses 120 : 12 x 4 = 40

Gastos de personal

Los cuatro conceptos para contabilizar estos gastos son:

• Salario bruto

• Cuota empresarial SS

• Cuota trabajador SS

• Retenciones a cuenta IRPF

El asiento base siempre será el mismo:

(%G) Gastos sueldos y salarios

(%G) Gastos SS a cargo empresario a Organismos SS acreedores (%P)

HP Acreedores por retenciones (%P)

practicadas

Bancos (%A)

En caso de que la nómina se pague con retraso:

En el momento del devengo

(%G) Gastos sueldos y salarios

(%G) Gastos SS a cargo empresario a Organismos SS acreedores (%P)

HP Acreedores por retenciones (%P)

practicadas

Remuneraciones pendientes de pago (%P)

En el momento del pago

(%P) Remuneraciones pendientes de pago a Bancos (%A)

En caso de que se hagan anticipos:

En el momento del anticipo

(%A) Anticipos de remuneraciones a Bancos (%A)

En el momento de saldar la nómina

(%G) Gastos sueldos y salarios

(%G) Gastos SS a cargo empresario a Organismos SS acreedores (%P)

HP Acreedores por retenciones (%P)

practicadas

Anticipos de remuneraciones (%A)

Bancos (%A)

El ciclo contable

Es el proceso continuado y regular que tiene lugar en cada ejercicio contable. Normalmente, si no se dice lo contrario, coincide con el año natural. Se pueden diferenciar tres fases:

• Inicio: se abre la contabilidad en el Libro Diario y en el Libro Mayor, partiendo de un balance de situación inicial, que debe coincidir con el del cierre del ejercicio anterior. Nos muestra el patrimonio de la empresa al inicio del ejercicio.

En el Libro Diario se inicia la contabilidad con el “asiento de apertura”, con fecha 1 de enero del ejercicio correspondiente. El modelo es:

Cuentas de balance con saldo deudor a Cuentas de balance con saldo acreedor

• Desarrollo: se contabilizan las operaciones que tienen lugar durante el ejercicio, tanto en el Libro Diario como en el Libro Mayor

• Cierre: tiene lugar en la fecha del cierre del ejercicio. Se presenta un balance de comprobación o balance de sumas y saldos, que se puede considerar provisional, es decir, antes de ajustes y regulaciones de cuentas. Permite comprobar que toda la información del Libro Diario se ha traspasado al Libro Mayor.

Estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias

DEBE

HABER

GASTOS DE EXPLOTACIÓN Variación de existencias (Sd) Compras Devolución de compras (-) Rappels sobre compras (-) Gastos sueldos y salarios Gastos SS a cuenta de la empresa Dotación amortización Inmovilizado material, inmaterial o gastos de establecimiento Dotación provisión Exceso de provisión (-) Pérdida de créditos comerciales incobrables Suministros Gastos de transporte Gastos primas seguros Gastos servicios profesionales independientes BENEFICIO DE EXPLOTACIÓN (I>G) GASTOS FINANCIEROS Descuentos sobre ventas pronto pago Gastos por intereses de deudas Pérdidas procedentes de ventas de inversiones financieras Dotación provisión por depreciación valores negociables Exceso de provisión por depreciación valores negociables (-) BENEFICIO FINANCIERO (I>G) BENEFICIO ACTIVIDADES ORDINARIAS (" Rdo. Explot. + Rdo. Financ. > 0) GASTOS EXTRAORDINARIOS Pérdida procedente Inmovilizado material o inmaterial Gastos extraordinarios (multas) BENEFICIO EXTRAORDINARIO (I>G) BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS (" Rdo. Act. Ord.. + Rdo. extraord. > 0) GASTO IMPUESTO SOCIEDADES BENEFICIO DESPUÉS DE IMPUESTOS

INGRESOS DE EXPLOTACIÓN Variación existencias (Sa) Ventas Devoluciones de ventas (-) Rappels sobre ventas (-) Ingresos por alquileres Ingresos por transportes PÉRDIDAS DE EXPLOTACIÓN (G>I) INGRESOS FINANCIEROS Descuentos sobre compras pronto pago Beneficios procedentes de la venta de inversiones financieras PÉRDIDAS FINANCIERAS (G>I) PÉRDIDAS ACTIVIDADES ORDINARIAS (" Rdo. Explot. + Rdo. Financ. < 0) INGRESOS EXTRAORDINARIOS Beneficio procedente Inmovilizado material o inmaterial PÉRDIDA EXTRAORDINARIA (G>I) PÉRDIDAS ANTES DE IMPUESTOS (" Rdo. Act. Ord.. + Rdo. extraord. < 0)

Asiento de cierre

Se cierran las cuentas de balance. Para ello cogemos el balance de sumas y saldos definitivos. El modelo es el siguiente:

Cuentas representativas de balance Cuentas representativas de balance

con saldo acreedor a con saldo deudor