TEMA 2: LA COMUNICACIÓN.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.

Es importante que la información fluya por los diferentes niveles jerárquicos de la empresa. Puede tratarse de comunicaciones INTERNAS (se dan entre los miembros de la organización) o bien comunicaciones EXTERNAS (se dan con otras empresas, si estas comunicaciones la empresa no podría vivir)

TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS.

• VERBALES: mediante la emisión de palabras. Permite la interacción directa entre emisor y receptor. Y esto se traduce en ahorro de tiempo. Evita mal entendidos y permite aclaraciones inmediatas. Pueden ser:

• Individuales: entre dos personas (bidireccional y con feedback)

• Colectivas: a un grupo de personas. Son inmediatas y multidireccionales. (se da en forma de reunión que permite el intercambio de ideas y opiniones)

• ESCRITAS: plasmadas directamente en un soporte de papel o un soporte magnético (correo electrónico) Se dividen en:

• Internas: comunicaciones que quedan reflejadas en documentos tales como una nota interior enviada por correo o e-mail.

• Externas: carta comercial, solicitud de pedido....

• NO VERBALES: manifestaciones corporales.. (unidad3)

• VERTICALES: estas se subdividen en :

• Descendentes: se transmiten de arriba abajo, de un superior a un subordinado. Consiste en dar información sobre objetivos y tareas dentro de la empresa. Pueden se escritas, orales u orales, pero de este ultimo modo la información puede desvirtuarse inconscientemente. El escrito es más preciso.

• Ascendentes: su finalidad es la de informar a niveles superiores de los logros alcanzados, estado del trabajo en ejecución, propuestas...

• HORIZONTALES: se establecen entre dos departamentos del mismo nivel jerárquico. Se dividen en:

• Formales: información entre diferentes departamentos como medio de coordinación entre ellos. Pueden ser orales en reuniones, o al teléfono y escritas en forma de notas internas.

• Informales: las que se establecen fuera del ámbito empresarial.

FACTORES ESENCIALES EN LAS COMUNICACINES Y SU INCIDENCIA EN LA EMPRESA.

El primer paso para desarrollar un sistema de comunicaciones optimo va a ser determinar las exigencias de cada empresa. Determinadas por le estructura de la empresa (si la empresa se encuentra geográficamente dispersa...). entre los factores sobresalen los siguientes:

• LOS PLAZOS: hay que establecer periodos de tiempo en los que obtener cada información. Es valiosa en cuanto a que sirve para tomar una decisión, por ello es necesaria la agilidad.

• EL COSTE: siempre hay gasto (tiempo empleado en elaborar un documento, llamada telefónica, material que se consume...) hay que valorar coste-eficacia.

• CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: es un deber de cualquier empleado mantener en secreto sobre toda información relacionada con la empresa o sus trabajadores. NO se duplicará información confidencial ni se mantendrá fuera del archivo mas de lo preciso.

RELACION ENTRE ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA.

Una empresa centralizada es aquella en la que la labor de dirección y producción recae sobre la misma persona, es la organización típica de las empresas tradicionales.

En una empresa descentralizada. La descentralización se dará en mayor o menos medida y se produce cuando las actividades se han delegado a los subordinados. Ellos agrava el problema de comunicaciones en la empresa, debido a que:

• Hay una rígida división de responsabilidades.

• La comunicación entre diferentes secciones se ve dificultado siempre que haya una circunstancia anómala.

La descentralización no es buena ni mala por si sola. Tiene ventajas e inconvenientes:

• Reglas y procedimientos: formas homogéneas para afrontar situaciones rutinarias y repetitivas.

• Políticas y planes de uso: líneas generales de actuación comunes.

• Jerarquía: cuando hay alguna discrepancia entre dos o mas personas se acude al superior.

• Reuniones oficiales: de carácter periódico para coordinar las respectivas operaciones.

• Reuniones no oficiales: no son de carácter periódico, surgen para encontrar soluciones a problemas repentinos.

Para que una empresa tenga éxito necesita mecanismos de coordinación, sistemas de información y acciones de comunicación coherentes.

LA FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

Según H- Mintzberg (1983) los directivos desempeñan diez roles básicamente, y los clasifica en 3 grupos:

• PRIMER GRUPO: roles de autoridad y de su escala de mando:

• Rol de representante (cabeza visible de la empresa, representa)

• Rol de líder (estimula al personal)

• Rol de enlace (empresa - exterior)

• SEGUNDO GRUPO: roles informativos, es receptor y emisor de información:

• Rol de receptor de información.

• Rol e difusor de información.

• Rol de portavoz (de la información de la empresa al entorno)

• TERCER GRUPO: roles de tomas de decisiones, logro de objetivos, estrategias

• Rol de empresario: organiza según su propia voluntad, soluciona problemas.

• Rol de gestor de anomalías: situaciones que deben ser solucionadas.

• Rol de asignador de recursos: programa, tiempo y autorización de actuación.

• Rol de negociador.

CONFLICTO Y NEGOCIACIÓN EN LA COMUNICACIÓN.

- Conflicto: situación de enfrentamiento entre dos partes, originada porque una de las partes cree que la otra le perjudica. No todo conflicto es malo o negativo para la empresa. De lo contrario podía originarse un conflicto de conformismo que desmotive.

El nivel ideal seria el que impide el estancamiento, estimula la creatividad y promueve cambios.

-Negociación: es la situación donde dos partes con divergencias llegan a un acuerdo que es mas beneficioso que romper la relación. Por medio de la comunicación se intenta llegar al acuerdo, con un lenguaje claro y preciso, sin ambigüedades. El medio para la negociación es el lenguaje oral.

FASES DE LA NEGOCIACIÓN:

• Preparación de la negociación: llevar el proceso bien preparado y previsto, sin dejar nada al azar

• División de tareas.

• Elaboración de la zona de negociación (ceder algo a cambio de algo)

• Establecimiento de objetivos.

• Previsión del desarrollo de la negociación.

• Gestión de la negociación: los negociadores se encuentran cara a cara para negociar. Se pueden utilizar diferentes técnicas para aproximar intereses sin atacar ni añadir tensión al conflicto.

• Cierre de la negociación: cuando se redacte o se firme el acuerdo.

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y LA COMUNICACIÓN.

Las nuevas tecnología de la información afectan a la empresa en 3 niveles:

• primer nivel: elaboración y manipulación mediante equipos informáticos (procesadores de textos)

• segundo nivel: posibilitan la interrelación entre los diferentes grupos de trabajo. Nuevas posibilidades de comunicación y transmisión de información.

• Tercer nivel: influyen en la organización y en la toma de decisiones y desarrollo empresarial.

Pero no todo son ventajas, porque las comunicaciones directas pueden verse sustituidas por las comunicaciones automatizadas. Surge además el trabajo a distancia.