TEMA III CATEGORÍAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

OBJETIVOS:

• Ver como han evolucionado a lo largo del tiempo los Sistemas de Información.

• Conocer las categorías de Sistemas de Información y sus particularidades.

TPS : Actúan en el nivel operativo, y sirven para realizar el seguimiento de las

actividades y transacciones elementales (nóminas, facturación ....)

MIS : Se apoya en conocimientos internos y externos para tomar decisiones

de forma automática.

DSS : Sirve para seguimiento y control estratégico y la toma de decisiones no

rutinarias ni estructuradas.

EIS : Actúan en el nivel estratégico y gerencial, es fácil de entender y ejecutar.

3.1 EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Si utilizamos las TI para rediseñar el SI, nos obligamos a replantearnos la forma de realizar ciertas actividades y las consecuencias que podemos obtener serán:

La anticipación puede ser un éxito en la implantación, mejorando el esfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina).

Si no anticipamos la reacción de los usuarios, el resultado será imprevisible y conducirá casi seguro al fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas tecnologías.

Para implantar las nuevas TI al SI, Nolan identifica cuatro fases en función de la evolución tecnológica del hard y el soft:

• Inicio, caracterizado por la mecanización de procesos muy estructurados y es utilizado por pocas personas.

• Contagio, generalización de las soluciones informáticas para mayor número de personas.

• Control, reconocimiento de la necesidad de implantar algún tipo de orden para evitar un crecimiento anacrónico y más costoso.

• Madurez, incorporación de las TI de forma definitiva al SI.

Fase I. Introducción de la informática en la organización.

Aparece en los años 60 y la informática se limita a servir las demandas de mecanización de procesos administrativos a petición de los usuarios, el objetivo principal de la introducción de la informática en la empresa es la reducción de costes de los procesos operativos (contabilidad, nóminas, facturación..), estos procesos administrativos permitían realizar las mismas tareas, pero de forma más eficiente y con mayor precisión, las características de estas aplicaciones son:

• Las decisiones de implantación, se realizan en función de un análisis costes-beneficios.

• En el organigrama de la empresa, el SI se situa dentro del departamento administrativo.

• Existe una mala comunicación entre la alta dirección y el departamento del SI que se utiliza como un núcleo aislado.

• No están planificados el SI de la compañía.

• Las estrategias y objetivos de la empresa no tienen en cuenta el SI.

Fase II Contagio de las aplicaciones informáticas.

Se realiza una expansión anárquica de las aplicaciones informáticas, pues el departamento de informática se ve en la necesidad de hacer frente a mayores peticiones de los usuarios, tanto en cantidad como en complejidad.

Este crecimiento desordenado, conducía a redundancias de información y un acceso difícil por parte de los usuarios de la organización, pues la información está almacenada de acuerdo a la estructura de las necesidades del usuario. esto da lugar a una disfuncionalidad y subutilización de la red informática, pues no existe un SI global para la empresa.

Las asignaciones informáticas en esta etapa aparecen por:

Facilidad de implantación

Novedad y atractivo tecnológico

El poder del departamento solicitante dentro de la organización.

El coste del desarrollo del sistema informático.

Fase III Coordinación SI - objetivos de la empresa.

Las grandes inversiones que se realizan en el SI y los problemas que aparecen en eficiencia por parte de los usuarios, hace que en esta fase se estudie el SI desde un punto de vista global para toda la empresa.

La asignación de recursos ahora se va a realizar por niveles entre las peticiones de todos los departamentos de la empresa de forma conjunta, y se decide por los niveles más altos de la organización. Es la alta dirección la que realiza el diseño y organización del SI, incluyéndolo dentro de los objetivos de la empresa, planteándose los siguientes problemas:

• Aparece una situación irregular por la cual es la alta dirección, y no los responsables del SI los que desarrollan los planes del SI.

• Existe una barrera de entrada, representada por la cultura organizacional imperante en ese momento.

• Los resultados son la realización del plan par el SI, que contenga los objetivos de la empresa y asignar los recursos en TI, pues ayudan a tomar decisiones en la realización de los distintos proyectos fijados por la alta dirección.

El SI ha ido evolucionando desde que servía como instrumento para resolver problemas específicos solicitados por los usuarios, a ser una parte más del plan general de la empresa con sus propios presupuestos y políticas de asignación de recursos.

En esta fase aparece el MIS como un sistema integrado que ayuda a la resolución de problemas y a tomar decisiones estructuradas.

El MIS consta de un banco de datos y un conjunto de programas para el acceso y tratamiento de la información, bajo unas órdenes previamente tipificadas para tomar decisiones.

Aparecen los susbsistemas informáticos, pues el MIS estructura el SI en función de determinado tipo de decisiones, previamente fijadas pero no sirve al decisor a resolver problemas no preestablecidos.

Fase IV Interdependencia estratégica de la compañía TI/SI

La organización trata de obtener mayor partido al SI, por medio de las TI para obtener ventajas competitivas.

Estas ventajas dependerán, de si la empresa puede integrar las posibilidades de los SI y de las TI, con la estrategia de la empresa en el momento de formularla, para ello se debe cambiar la cultura empresarial de la organización y adaptarse a las nuevas TI, y un conocimiento del departamento del SI de los objetivos de la empresa.

En esta fase el SI, se estructura desde el punto de vista del decisor (DSS), pero dotando de toda la flexibilidad necesaria al sistema, organizando la información en función de su origen, naturaleza y destino, pues es en la dirección estratégica donde cobra importancia las decisiones no programadas (DSS) se utilizan los sistemas interactivos de información para la decisión y los sistemas de expertos.

3.2.- SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES. (TPS)

Los diferentes tipos de SI que debemos desarrollar para cubrir las necesidades de la empresa, se basan en la utilidad de la información solicitada en el proceso de toma de decisiones.

Sistema para el procesamiento de transacciones. (TPS)

Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.

Sistema de información administrativa. (MIS)

Proporciona la información que será empleada en los procesos administrativos.

Trata con el soporte de situaciones de decisión bien estructuradas. Es posible anticipar los requerimientos de información más comunes.

Sistema para el soporte de decisiones. (DSS)

Proporciona la información a los directivos que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares. Apoyan la toma de decisiones en circunstancias que no están bien estructuradas.

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Está basado en la computadora y la relación de sustitubilidad de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

" Transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización".

Las transacciones mas comunes dentro de la empresa incluyen las siguientes operaciones:

• Facturación de ventas

• Entrega de mercaderías (incluye el tiempo y el período de pago)

• Pago de las nóminas a los empleados.

• Comprobación de las cuentas "a cobrar" y "a pagar".

La empresa debe poseer un sistema eficiente para relacionar todas las transacciones, y evitar demoras y/o errores que puedan hacernos perder clientes, o incurrir en problemas de tesorería.

Las actividades que debemos realizar para procesar las transacciones son las siguientes:

• Cálculos analíticos.

• Clasificación y ordenamiento según su importancia.

• Almacenamiento y recuperación de la información, para situarla donde se necesite.

• Generación de resúmenes, para comprobar rápidamente el estado de la empresa.

Estas actividades operacionales están presentes en cualquier organización de forma reiterada, y poseen todas ellas unas características comunes, como son:

• Hay un gran volumen de transacciones repetitivas.

• Hay gran similitud entre dichas transacciones.

• Los procedimientos para el procesamiento de estas transacciones, está bien definido y se puede describir con detalle.

• Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.

Estas características permiten establecer rutas para el manejo de las transacciones, indicando que debe buscar, y que se debe hacer cuando se presente una excepción. Los procedimientos para el proceso de transacciones se denominan "procedimientos de operación estándar".

Por ejemplo:

Las rutinas asociadas con transacciones bancarias, caracterizan el empleo de procedimientos de operaciones estándar para el manejo de deposito y retiradas de capital, pago de cheques, y otros procesos, el sistema utilizado en las cajas de los bancos es similar al utilizado por los cajeros automáticos, pues el software utilizado en ambos casos, es el encargado de asegurar que se sigue el procedimiento adecuado.

ACTIVIDAD DEL CLIENTE	ACTIVIDAD DEL SISEMA
Proporcionar el nº de cuenta	Verificar la validez del nº (introducción de la tarjeta) de la cuenta
Proporcionar contraseña	Verificar que la contraseña corresponda con el nº de la cuenta
Proporcionar el monto del retiro	Verificar que el monto se encuentre dentro de los límites establecidos. dentro del saldo de la cuenta Registrar la transacción en los archivos
Retirar el dinero	Entregar el dinero Expedir el comprobante Cerrar y prepararse para la próxima operación

Estas actividades se repiten varias veces al día de forma rutinaria, por lo que es una operación que se puede delegar de forma eficiente y eficaz para procesar los datos de una transacción , y recoger las excepciones en ventanilla, agilizando las operaciones.

Los TPS brindan velocidad y exactitud, y se pueden programar en las decisiones bien estructuradas y definidas, para seguir una rutina sin que existan variaciones o errores.

3.3.-SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS. (MIS)

Los TPS están orientados a resolver operaciones rutinarias, por contra los MIS ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas, proporcionando la información necesaria.

Los directivos necesitan más fuentes de información que las provenientes del TPS, por ello deberá añadirse información de otros lugares.

Cuando los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria para formular decisiones, por eso se desarrolla el SI para que de forma periódica se preparen apoyos en la toma de las decisiones administrativas, con una forma y formato normalizados.

Las decisiones apoyadas en el MIS se pueden denominar decisiones estructuradas, por el hecho que los administradores conocen de antemano los factores a tener en cuenta para tomar una decisión, son pues decisiones previamente preestablecidas con la información proveniente del TPS y las variables de influencia más significativas que corresponden a una información estructurada del exterior, por todo ello los analistas de sistemas desarrollan soportes bien estructurados con la información necesaria, que indique el estado de las variables mas relevantes.

Ejemplo:

En el caso anterior de ingresos y retiradas de cantidades de dinero, hay que vigilar la relación entre los préstamos otorgados y los depósitos recibidos, el nivel de reservas, los costes financieros y los intereses a pagar.

ACTIVO PASIVO

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Reservas de caja Capital propio

Préstamos a clientes Depósitos acreedores

(intereses recibidos) (coste financiero)

Estas informaciones se complementan con otras de naturaleza externa como son, tendencia económica, tipo de interés del dinero, tasa de gasto de los consumidores, en función de un cuestionario previamente establecido etc.. En base a estos datos se podrá tomar decisiones sobre el tipo de interés a ofrecer por el banco a los nuevos clientes, o para atraer nuevos depósitos, de aquí debe entenderse que cualquier decisión correspondiente a una gestión no preestablecida no es tratable por el MIS

3.4.-SISTEMA DE SOPORTE PARA LA DECISIÓN. (SSD)

Para las decisiones esporádicas o que no ocurren frecuentemente situadas en el nivel estratégico, los SSD ayudan a los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas o semiestructuradas.

Una decisión se considera no estructurada, si no existen procedimientos claros para tomarla o no se pueden controlar e identificar, todos los factores que afectan a la decisión.

El problema de estos sistemas es determinar la información necesaria y significativa, pues en un ambiente de incertidumbre es muy difícil anticipar la información necesaria. Además a medida que se consigue información aparecen nuevas necesidades de información accesoria difíciles de controlar.

Ejemplo. La instalación de un servicio telefónico en un hospital genera la siguiente demanda de información:

¿Cuál es el coste de cada teléfono?, ¿Cuál es la recaudación esperada para cada teléfono?, ¿Donde y cuántos teléfonos deben haber por planta?, ¿Se debe realizar una centralita, o se debe traspasar o subcontratar el servicio?, ¿Se debe dejar a telefónica dicho servicio? etc..

En este caso es imposible diseñar de antemano el formato de la información necesaria para identificar el problema, pues es una decisión única, en consecuencia los SSD deben poseer una flexibilidad mayor que los demás SI. Además los datos para resolver el problema suelen estar dispersos y no en un archivo centralizado.

Es en estos sistemas donde el criterio de los directivos juega un papel importante, pues los SSD ayudan a tomar decisiones pero no reemplazan el criterio del directivo.

3.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS): CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS

Desde que el concepto de EIS fuera desarrollado por Rockart y Treacy (1982), han ido apareciendo otras definiciones. Podemos considerar un EIS como un sistema de información computerizado concebido específicamente para su uso por parte de la alta dirección de la empresa, a quien le proporciona información tanto interna como externa que puede utilizar como apoyo en el desempeño de sus tareas.

Si bien hemos encontrado diferentes definiciones de un EIS, en lo que sí existe unanimidad es en sus características, las cuales comentamos a continuación:

a) Capacidad de acceso y gestión de la información.

Deberá captar la información, tanto interna como externa, que sea de relevancia para el ejecutivo (Watson, Rainer y Koh, 1991), y por tanto, ha de ser capaz de acceder y gestionar información de múltiples fuentes y formatos, y manejar información estructurada y no estructurada, tanto cuantitativa como cualitativa.

Un EIS permite el acceso directo a la información sin necesidad de intermediarios (Rockart y Treacy, 1982; Watson, Rainer y Koh, 1991).

b) Presentación de la información

La información ha de llegar en forma significativa y manejable al usuario, lo que implica combinar datos de diferentes fuentes en un mismo informe o pantalla, y capacidad de filtrar y comprimir un amplio rango de información. Paralelamente a la capacidad de agregación, un EIS deberá permitir la posibilidad de profundizar, indagar y obtener información más detallada sobre algún aspecto concreto si el directivo lo considera oportuno.

La presentación de la información se debe adaptar a las preferencias personales del usuario, permitiéndole elegir, por ejemplo, la forma que utilizará el sistema para llamar su atención en caso de que aparezcan desviaciones en alguna variable.

c) Orientación a los Factores Críticos de Éxito (C.S.F.)

El EIS deberá proporcionar información sobre las variables clave del negocio, y deberá ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los posibles cambios que se produzcan en el negocio, garantizando el mantenimiento de la orientación del sistema hacia los factores críticos de éxito. Por ello, se considera que el EIS debe ser diseñado para la evolución constante (Colomina, 1993). La correcta determinación de las necesidades de información de los usuarios es un requisito imprescindible para que el EIS tenga la adecuada orientación y condiciona en gran medida su éxito o su fracaso.

d) Capacidad de comunicación y organización del tiempo

Un EIS también debe servir de apoyo a las funciones de comunicación, a través del correo electrónico, y de organización del trabajo del directivo por medio de agenda o calendario que generalmente proporciona el sistema.

e) Facilidad de uso.

Estos sistemas deben adecuarse al perfil de sus usuarios, es decir, personas que, generalmente, no tienen formación en informática y, además, no disponen del tiempo para adquirirla. Ello significa que deben tener una fácil utilización que permita acceso directo e intuitivo a sus prestaciones. Rinaldi y Jastrzembski (1986) sugieren que los EIS deberían tener una curva de aprendizaje de unos pocos minutos.

Los EIS son una de las armas más prometedoras que la tecnología pone al servicio de la empresa. Permiten que un ejecutivo, desde su propia mesa de despacho, pueda comprender y analizar las fuerzas que actúan en su compañía y en el mercado. Los ejecutivos pueden utilizar los EIS de dos formas totalmente distintas:

Para acceso a la información(sólo lectura), sobre la situación actual y sobre las tendencias previstas de los negocios.

para análisis personalizados de los datos disponibles. Vamos a ver brevemente estos dos modos de uso.

a) Acceso a la información

Cuando los ejecutivos tienen acceso "solo de lectura" a los últimos datos o informes sobre la situación de las variables clave, ello implica que están capacitados para examinar la información solicitada, pero pueden hacer muy poco, o quizá nada, en cuanto a procesado de datos. en sectores donde las condiciones del mercado cambian rápidamente, donde hay que controlar muchos informes o donde es importante el seguimiento hora a hora de las operaciones, esta clase de acceso puede utilizarse mucho.

b) Análisis personalizados

Naturalmente, los ejecutivos pueden utilizar el ordenador no sólo para tener un acceso exclusivo a la información, sino también como un instrumento analítico. El tipo de análisis realizado difiere de un directivo a otro. Algunos simplemente calculan nuevos ratios o hacen extrapolación de tendencias actuales para aplicarlas al futuro. Algunos marcan en gráficos las tendencias de interés particular, con objeto de obtener una perspectiva visual complementaria. Otros trabajan con modelos simulados para determinar donde serán más productivas las inversiones de capital. Lo importante es que estos sistemas EIS permitan considerar, cambiar, extender y operar datos según procedimientos que son significativos para el ejecutivo a nivel personal. Para que este método sea eficaz es ineludible que los ejecutivos quieran dedicar mucho de su propio tiempo y esfuerzos a la definición de los datos que se necesitan y al aprendizaje de lo que el ordenador pueda hacer.

Los usuarios precisan al menos algún grado de formación inicial y asistencia durante su trabajo en relación con los lenguajes el ordenador.

Rockart y Crecenzi (1984); Reck y Hall, (1986); Watson, Rainer y Koh (1991); Wetherbe (1991).

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