Modelos de Planificación y Técnicas de Organización y Gestión de Actividades y Eventos Deportivos

ÍNDICE

ÁREA LOGÍSTICA

1. - Personal Pág. 4

1.1. - Restauración

1.2. - Personal de atención

2. - Expediciones Pág. 5

2.1. - Equipos

2.2. - Delegaciones/equipos/participantes

2.3. - Árbitros/jueces/anotadores

2.4. -Invitados/VIP´S/Autoridades

3. - Alojamientos Pág. 4

3.1. - Hoteles

4. - Transporte Pág. 6

4.1. - Transporte interno

4.2. - Transporte externo

5. - Restauración Pág. 12

6. - Actividades complementarias Pág. 26

6.1. - Del evento

6.2. - Del ocio

6.3. - Salones y conferencias

ÁREA MARKETING

1. -Personal Pág. 4

1.1. - Protocolo

1.2. - Atención

2. -Diseños Pág. 5

2.1. - Diseño evento

2.2. - Vestuario

2.3. - Identificadores

2.4. -Imprenta

3. - Protocolo Pág. 6

3.1. - Medios de comunicación

3.2. - Patrocinadores

3.3. - Actividades complementarias

4. - Difusión Pág. 12

4.1. - Relaciones externas

4.2. - Publicidad

4.3. - Revista del evento

5. -Promoción Pág. 19

5.1. - Atenciones

5.2. - Obsequios

5.3. - Mercaderías

6. - Varios Pág. 26

6.1. - Direcciones de interés

ÁREA INFRAESTRUCTURA

1. - Personal Pág. 4

1.1. - Seguridad y protección

1.2. - Laborales/limpieza/otros

2. - Recinto/Instalación Pág. 5

2.1. - Exteriores

2.2. - Interiores

ÁREA ECONÓMICO-LEGAL

1. - Personal Pág. 4

1.1. - Taquilleros

2. - Recursos económicos Pág. 5

2.1. - Planificación

2.2. - Subvenciones

2.3. - Taquillaje

2.4. - Recursos atípicos

2.5. - Contabilidad

2.6. - Tesorería-caja

3. - Documentación Pág. 6

4. - Permisos y notificaciones Pág. 12

5. - Seguros Pág. 19

5.1. - Directos

5.2. - Indirectos o exigibles a terceros

6. - Contratos Pág. 26

7. - Impuestos Pág. 33

ÁREA TÉCNICA

1. - Personal Pág. 4

1.1. - Salud

1.2. - Participantes

1.3. - Organización

1.4. - Actividad

1.5. - Voluntarios/ayudantes

1.6. - Otros

2. - Planificación Pág. 5

2.1. - Control general

2.2. - Ensayos

2.3. - Horarios

3. - Actos complementarios Pág. 6

3.1. - Recepciones oficiales

3.2. - Ceremonias

3.3. - Acreditaciones

3.4. - Vestuario

4. - Departamentos complementarios Pág. 12

4.1. - Área médica

4.2. - Reprografía

4.3. - Informática

4.4. - Estadística

APÉNCIDE

1. - Expediciones

2. -

3. -

4. -

5. -

6. -

ÁREA LOGÍSTICA

1. - Personal

1.1. - Restauración

En el caso de nuestro evento deportivo, el personal de restauración al que nos referimos, es a la restauración y bares de cada uno de los hoteles asignados, los puestos móviles de venta, y las máquinas expendedoras.

CAMAREROS Y COCINEROS.

En el caso de la restauración dentro de los hoteles, ésta estará al servicio del cuerpo técnico y médicos de cada una de las delegaciones, facilitando el que sea posible la elaboración propia de los menús de desayuno, comida y cena, para cada deportista o participante (en la sección de hoteles también se hace referencia a esta condición) de cada delegación según su conveniencia. Para ello, los cocineros y camareros del hotel, estarán lo suficientemente informados, y con mucha antelación, de la situación y preferencias de cada delegación.

Es así que hemos creído conveniente acordar con el hotel, la asignación de un número determinado de camareros (según el número de participantes en cada delegación) durante todos los días de estancia. Es decir, cada delegación dispondrá de un número determinado de camareros que les atenderán en lo posible, y siempre serán los mismos. A ser posible, estos camareros hablarán inglés, y en el mejor de los casos, el idioma del país al que atiende.

Es importante además, que estos camareros conozcan a la perfección su complejo hotelero, pues serán preguntados en múltiples ocasiones por zonas del hotel como el gimnasio, la cafetería, la sala de juegos,… y es importante que sepan responder con seguridad y fiabilidad. Es responsabilidad de la organización asegurarse de que el hotel les hace un recorrido de reconocimiento a sus camareros y que estos conocen bien la instalación.

En el caso de los cocineros, estos tendrán una previa reunión con los cuerpos técnicos y médicos, para determinar los menús, horarios,... Antes incluso de la llegada de las delegaciones, se pedirá por e-mail a éstos un informe que asemeje los menús que posteriormente querrán, para proveer la suficiente cantidad de alimentos necesarios para los días de competición.

1.2. - Personal de atención

AZAFATAS

En este sentido buscamos empresas donde proporcionan azafatas para eventos, a ser posible eventos deportivos. Entre ellas encontramos: Bai Promoción, Salesland, Tutor Azafatas y Promociones, Cibeles Azafatas. De todas ellas, la que más nos convenció, la que más se ajustaba a nuestro evento, y mejores servicios proporcionaba, fue Principal Azafatas. Enviamos un e-mail a la empresa pidiendo presupuesto, nos pareció correcto, e incluso fue muy negociable, por lo tanto nos decantamos por ella.

• Azafatas/os de Imagen y Modelos para eventos deportivos.

• Azafatas/os de Imagen para presentaciones, inauguraciones, campañas.

• Azafatas/os bilingües y trilingües para congresos, transfers, convenciones.

• Azafatas/os de Imagen para promociones nocturnas y grandes superficies.

• Azafatas/os de Protocolo.

• Montadores, Mozos y conductores.

• Actores y personal de figuración. Modelos.

Referencias de la empresa:

Principal de Azafatas, ha estado presente en multitud de eventos deportivos a nivel Nacional e internacional:

• Copa Davis.

• Regatas: trofeo SM Reina Sofia, Copa del Rey Agua Brava.

• Vuelta Ciclista a España y a la Comunidad Valenciana.

• Mundiales de Motociclismo y Superbikes.

• Campeonato de España de Natación y Atletismo.

Presentaciones:

• Presentación internacional del Opel Meriva Y Opel Signum.

• Presentación nacional BMW X3, Mini, SEAT, Mercedes.

Campañas:

• Campañas promocionales: Royal canin, Movistar, Amena…

Congresos, convenciones y ferias:

• Halcon Viajes, PP, Ford, Telefónica…

Las azafatas contratadas tendrán su actuación durante la ceremonia de apertura del campeonato, durante la clausura del mismo, y estarán en los puntos de información y promoción del evento deportivo. Las azafatas, para las dos primeras ceremonias nombradas, deberán hacer al menos 3 ensayos en días previos al acontecimiento. También es necesario que conozcan a la perfección las instalaciones, que posean toda la información sobre el evento, que sepan interrelacionarse entre ellas (las azafatas), y entre el público.

INTÉRPRETES.

Resuelven las dificultades para comunicarse en otro idioma (visitas de clientes, reuniones de negocio, selección de personal, acompañamiento...). En este sentido hemos optado por contratar una empresa de interpretación y realizar un convenio con la Universidad de Valencia.

La empresa contratada es Nova (traductores e interpretes). Varios profesionales acudirán al lugar indicado y se encargarán de la interpretación. Así mismo, nos prestarán un servicio global al ofrecernos la posibilidad de alquilar el equipo técnico de sonido para una correcta interpretación (cabinas, receptores, megafonía, auriculares, etc.). La interpretación que nos ofrecen irá encaminada en dos sentidos simultánea y consecutiva:

• Interpretación Simultánea

Hace referencia a la interpretación de discursos o conferencias delante de un público, en la que no se permiten intervenciones del intérprete, ni con el locutor, ni con el público. Mientras habla el locutor, el intérprete traduce para los asistentes desde una cabina. Se emplea habitualmente en conferencias y seminarios internacionales.

• Interpretación Consecutiva

Podría considerarse como algo menos formal. Realmente es la técnica empleada con más frecuencia entre reuniones de grupos reducidos, por ejemplo, para tratar proyectos o hablar con clientes en ambientes informales. Cuando el orador deja de hablar, el intérprete pasa a traducir lo que se acaba de decir.

Esto hace posible que los miembros participantes del grupo se comuniquen entre sí con la ventaja de poder repetir o aclarar asuntos complejos o delicados.

En lo referente al convenio con la Universidad de Valencia, irá encaminado a ofertar un curso de libre elección de complementación curricular. Para ello la Universidad anunciará dicho curso entres sus diversas Facultades de Filología, en el curso académico 2005-2006. El día de publicación del curso será el día 15 de enero de 2006.

En este curso se formará a los estudiantes para las labores que tienen que desarrollar durante la celebración del Campeonato. Los estudiantes se encargarán de acompañar a las diferentes selecciones durante los días de celebración del Campeonato: 4, 5, 6, 7 de mayo de 2006. Por esta asistencia se les otorgará un diploma acreditativo de asistencia al evento, dos polos de identificación del evento y un diploma de la Universitat que certifica la convalidación de 30 horas lectivas (3 créditos de libre elección.)

La inscripción se realizará por correo electrónico a la Universitat de València, saldrán 35 plazas a disposición de los estudiantes, en caso de tener más de 35 peticiones, se realizará la elección de los intérpretes por orden de inscripción.

Durante la prestación del servicio de estos intérpretes, se les suministrará de forma gratuita una dieta estipulada por el servicio de catering de la Organización. Habrá un intérprete por cada selección (31), más el apoyo de los profesionales contratados.

En compensación y con el fin de ahorrar en gastos la Organización ha llegado a un acuerdo para dejar promocionar a Nova durante el evento facilitándole unas carpas informativas donde promocionar su oferta de servicios. Nova nos prestará el Servicio de Protocolo, el cual compensará la Organización poniendo vallas publicitarias durante todo el recorrido, del evento.

Los idiomas que ofrece la empresa son: castellano, Inglés, Francés, Portugués, Alemán, Italiano, Ruso, Árabe, Catalán, Vasco, y Gallego (las últimas no necesarias para la categoría del evento).

2. - Expediciones

2.1. - Equipos

2.2. - Delegaciones/equipos/participantes

La directora del área de logística del Campeonato, una vez sabida la designación de la candidatura de Valencia para organizar y desarrollar el presente evento, se puso en contacto con todas las Federaciones de cada uno de los países Europeos, enviando por correo cartas a todas ellas, en las que se les informa de la sede del Campeonato, las fechas,… y donde se les pide la confirmación sobre su participación, el número de participantes, el número de personas que formarán su cuerpo técnico, y los posibles acompañantes que quieran venir.

En próximas hojas, se mostrará la carta tipo que fue enviada a todas las Federaciones Europeas de Triatlón, así como una hoja donde se reflejan los países que respondieron a nuestras peticiones, confirmando su asistencia y el número de personas que lo harían.

De esta manera supimos que el número de delegaciones participantes va a ser de 31, las cuales son:

Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, España, Estonia, Finlandia, Irlanda, Hungría, Holanda, Grecia, Francia, Israel, Italia, República Checa, Luxemburgo, Gran Bretaña, Moldavia, Noruega, Polonia, Portugal, Ucrania, Suecia, Suiza, Serbia Montenegro, Rusia, Rumania, Lituania.

Cada una de estas delegaciones nos confirmó un número determinado de participantes o atletas (que posteriormente se detallará) y un cuerpo técnico de 5 personas la mayoría de ellas, formado por:

• Entrenador/ seleccionador.

• Médico.

• Fisioterapeuta.

• Mecánico.

• Delegado.

• Psicólogo.

• Encargado del material.

Acompañantes:

• Presidente de la Federación o representantes de la federación.

• Representante del Gobierno del Estado.

• Familiares.

En el apéndice 1 se detalla el número exacto de personas que asistirán al evento por delegación.

CARTA TIPO A LOS PRESIDENTES DE LAS FEDERACIONES PARTICIPANTES EN EL EVENTO

NOTA INFORMATIVA

Al presidente de la Federación _______________ de Triatlón:

Tras la designación de la ciudad de Valencia (España) como organizadora del Campeonato de Europa de Triatlón, a celebrar en 2006, la Organización tiene el gusto de comunicarle que la fecha de su celebración será durante los días del 5, 6 y 7 de Mayo de 2006.

Como en ediciones anteriores, la participación en dicho Campeonato está supeditada al cumplimiento de los criterios internacionales que a continuación detallamos:

Haber quedado entre los 25 primeras/os en los JJOO de Atenas.

Haber quedado entre los 20 primeras/os del último Campeonato del Mundo Triatlón.

Haber quedado entre los 15 primeras/os del último Campeonato de Europa Triatlón.

Un/una triatleta podrá ser seleccionada/o por criterio técnico de la Dirección Técnica.

Rogamos la confirmación con la mayor brevedad posible de los componentes de su delegación que asistirán al Campeonato de Europa de Triatlón-Valencia ´06, tanto participantes, en categoría masculina como femenina, como cuerpo técnico, como representantes de su federación, así como de sus respectivos/as acompañantes.

La Organización del evento se sentiría muy agradecida al contar con su presencia, durante los días citados anteriormente.

Esperando su respuesta, reciba un cordial saludo. Atentamente,

Guadalupe Chicharro Aznar, Directora del área de Logistica

Campeonato de Europa de Triatlón Valencia 2006

2.3. - Árbitros/jueces/anotadores

Para poder llevar a cabo todas las pruebas del Triatlón, es necesaria la presencia de unos determinados jueces y árbitros colocados a lo largo de todo el recorrido. Estos jueces y árbitros son:

• Juez general de la competición.

• Un juez en moto por cada 20 participantes. Es decir, si hay 136 participantes, habrá 7 jueces con moto a lo largo de la prueba.

• Una embarcación por cada 50 participantes. En cuanto a lo dicho anteriormente, habrán de 2 a 3 embarcaciones.

• Controladores del programa informático.

• Delegado Médico de la competición.

• Delegado Técnico de la competición.

2.4. -Invitados/VIP´S/Autoridades

Tendremos en cuenta también a aquellas personas que forman parte de manera representativa en el evento, y son los que forman tanto el comité de Honor como el organizador, y serán los siguientes:

COMITÉ DE HONOR:

• Miembro de la Casa Real (S.A.R. los Duques de Lugo).

• Gobierno de la Nación: Presidente, o Ministra de Educación y Cultura o Secretario de Estado para el Deporte. (Zapatero o Mª Jesús San Segundo o Lisavetski)

• Gobierno Regional. (Francisco Camps Ortiz)

• Alcaldes de las ciudades.(Rita Barberá y demás)

• Presidente de la Diputación Provincial (Fernando Mª Giner Giner).

• Presidente del Comité Olímpico Español (José Mª Echevarría).

• Presidente Federación Internacional de Triatlón (Les McDonald).

• Rector de la Universidad de Valencia (Francisco Tomás Vert).

• Rector de la Universidad Politécnica de Valencia (Javier Sanz).

COMITÉ ORGANIZADOR:

• Presidente Federación Española de Triatlón.

• Presidente Federación Valenciana de Triatlón.

• Responsable natación.

• Responsable ciclismo.

• Responsable carrera.

• Responsable avituallamiento.

• Responsable transiciones.

3. - Alojamientos

3.1. - Hoteles

HOTELES Y ALOJAMIENTO

El responsable del Área de Logística del Campeonato de Europa de Triatlón ha contactado con varios hoteles de la ciudad de Valencia para negociar el alojamiento de todos los participantes, árbitros, jueces, autoridades, VIP´s y acompañantes de las distintas delegaciones que vengan a participar en el Campeonato.

Para ello, la organización ha establecido unos requisitos necesarios en función de los distintos grupos a alojar. De esta forma hemos tenido en cuenta los siguientes criterios: número de estrellas, categoría y precios, comunicación (transporte...) y servicios que ofertan los hoteles.

Tras realizar una consulta previa, vía postal (en próximas hojas se mostrará una copia de la carta), a los hoteles que cumplían los requisitos expuestos en el párrafo anterior, fuimos a visitar los que nos dieron su respuesta y que mejor se adaptaron a nuestras necesidades. De esta forma seleccionamos los siguientes hoteles para cada grupo:

• Deportistas y cuerpo técnico serán alojados en el Expo Hotel (3*). Avda. Pío XII. 400 habitaciones.

• Jueces y árbitros serán alojados en el NH Las Artes (4*). Av. Institut Obrer de Valencia, 28. 163 habitaciones.

• Autoridades y VIP´s serán alojados en el Melià Palace (5*). Avda. del Puerto. 149 habitaciones.

• El resto de acompañantes se podrán alojar en los hoteles: Express B4 Holiday In Ciudad Ciencias, NH Ciudad de Valencia, Villacarlos y Cónsul del Mar, todos ellos de 3*.

Una vez seleccionados, realizamos una reunión con cada hotel, para concretar los servicios contratados y prestados por cada uno de ellos. Estas condiciones fueron y serán:

- Se llegó al acuerdo de que en los hoteles contratados cobrarían el alojamiento a todas las delegaciones desde su llegada, varios días antes del inicio del Campeonato, hasta la conclusión del mismo (como es obvio)

• El hotel, en este caso el Expo Hotel, destinado a los deportistas, pone a disposición del cuerpo técnico y médico, la posibilidad de elaborar el menú diario de los deportistas.

• El Expo Hotel dispondrá de habitaciones, aulas, o similares, a disposición del cuerpo técnico de cada delegación para posibles reuniones, reparaciones y cuidados del material…

- NH Hoteles tendrá a uno de sus mejores hoteles de la ciudad de Valencia la consideración de “Hotel Oficial”, en concreto será el Hotel NH Las Artes, con categoría de ****estrellas, en el que se realizarán entre otras cosas: la presentación del evento, la ceremonia de bienvenida a las selecciones, árbitros y personal VIP, la Cena Oficial de Clausura, etc. cediendo este hotel su infraestructura y servicios a la organización del Campeonato en todos los actos que vaya a celebrar la misma en sus instalaciones.

CARTA TIPO AL DIRECTOR DE CADA HOTEL SOLICITADO

Señor/ a Director/ a:

Tenemos el gusto de comunicarle la próxima celebración del Campeonato de Europa de Triatlón, que se celebrará en la ciudad de Valencia entre los días 4 y 7 de Mayo de 2006.

La organización del evento ha pensado en su hotel/ cadena hotelera, situado en el domicilio___________________________________ como infraestructura, hostelería, y servicio a la organización del evento durante los días 3 al 8 de Mayo de 2006.

A su vez, le ofrecemos la posibilidad de que su hotel / cadena hotelera participe, colabore y/o patrocine nuestro evento asegurándole una promoción de su entidad que le resultará muy favorable y ventajosa a buen seguro, tanto antes, como durante y después del evento.

Esperando su respuesta afirmativa, le rogamos concretar una reunión para tratar temas más concretos como disponibilidad del alojamiento para las fechas citadas, servicios disponibles, precios, colaboración y patrocinio, etc.

Reciba un cordial saludo. Atentamente,

Guadalupe Chicharro Aznar, Directora del área de Logística

Campeonato de Europa de Triatlón Valencia 2006

4. - Transporte

Normativa

1. DESPLAZAMIENTOS

• Se abonarán en función al medio de transporte utilizado, previa presentación del correspondiente título de transporte o documentación del vehículo autorizado.

• Viajes en Avión o en Ferrocarril.

• Viajes en autobús.

• La documentación requerida como título de transporte será el original del billete usado.

• Los billetes de autobús los comprará el propio interesado.

• Se autoriza el uso de la mejor clase disponible para el servicio de autobús.

• Cuando se viaje con la bicicleta, se autoriza a facturarla a parte.

• Se deberá enviar el cupón de facturación de bicicleta o equipaje extra conjuntamente con el billete original.

• Viajes en automóvil.

• El importe por km queda fijado en 0,17 €. Se abonarán gastos de autopista.

• Deberá entregarse en el momento del pago justificantes de compra de gasolina

en ruta.

• No se abonarán facturas de alquiler de automóviles.

2. CONSIDERACIONES GENERALES

• A los atletas de categorías menores solamente se abonarán los desplazamientos en Ferrocarril 2ª clase o autobús, excepto en aquellas actividades que así se acuerde en la convocatoria correspondiente.

• No se gestionará ningún cambio de título de transporte una vez editado.

• Sólo se abonarán Parking de aeropuerto o estación de ferrocarril previa

autorización de la Dirección Técnica.

• MUY IMPORTANTE: Por necesidades de justificación documentada del gasto ante el CSD no se efectuará ningún pago que no esté avalado por la documentación requerida.

3. AYUDA ECONÓMICA PARA GASTOS DE BOLSILLO

• 9,18 €/ día Concentraciones Nacionales

• 12,24 €/día Competiciones y Concentraciones Internacionales

El importe de la ayuda se multiplicará por el número de noches pernoctadas fuera del domicilio habitual con motivo de la actividad federativa.

El gasto de bolsillo se recibe para hacer frente a los pequeños gastos en los desplazamientos en grupo. El importe diario está sujeto a retención.

Ejemplo de gasto de bolsillo: teléfono; refrescos, cafés y/o alimentación no incluida en la factura de comida o cena, etc. Si existen dudas, consultar al responsable de la expedición.

• MUY IMPORTANTE: POR NECESIDADES DE JUSTIFICACIÓN DOCUMENTADA DEL GASTO ANTE EL CSD NO SE EFECTUARÁ NINGÚN PAGO QUE NO ESTÉ AVALADO POR LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA.

4.1. - Transporte interno

¿Cómo movernos por la ciudad?

Debemos diferenciar entre el desplazamiento interno de las diferentes personas, con diferentes status, intentándose siempre adecuar a sus necesidades:

• Las autoridades: Se les facilitara un coche de alquiler, con chofer incluido, el cual se preocupara en todo momento de recogerlo y llevarlo a donde desee, desde el primer momento que pise la ciudad de Valencia, en todo momento dispondremos de 4 coches de alquiler para ponerlos a disposición de las autoridades. Para ello hemos establecido contacto con la empresa Torres Autocars, que será la que nos facilite todo tipo de autocares que necesitemos para la competición, ya sean autobuses, como limusinas.

• Los competidores, técnicos, jueces...: Para ellos se ha alquilado diferentes autobuses, y se organizarán dependiendo de los hoteles en los que vayan a alojarse. El autobús estará en su disposición para ir a recogerlos el día de su llegada, y también dispondrán de él para llevarlos al su medio de transporte el día de despedida. Los autobuses serán de una capacidad máxima de 48 plazas, y dispondremos de unos 8 autobuses, que se encargaran del desplazamiento de éstos, para la competición, viajes turísticos...

• Para los voluntarios y personal a nuestro cargo: Se les va a facilitar en todo momento el desplazamiento, puesto que la empresa al finalizar el evento, subvencionará los desplazamientos que fueron necesarios los tres días de la competición para desplazarse a ejercer su puesto.

Se debe destacar que durante el fin de semana de la competición la empresa EMT, nos facilitará mayor número de frecuencia en el paso de sus autobuses nº 14 y 15, con una frecuencia de 15 minutos entre cada uno, para facilitar la llegada y salida de Pinedo.

4.2. - Transporte externo

¿Cómo Acceder a Valencia?

La ciudad de Valencia se encuentra en la costa mediterránea española, sobre una llanura junto a los márgenes del río Turia, y rodeada de pequeñas montañas que raramente sobrepasan los 100 metros de altitud. Su situación en la península Ibérica y su condición de tercera ciudad española hacen de Valencia una ciudad con grandes posibilidades de comunicación con el resto del Estado y con los principales destinos internacionales.

Por ello podemos acceder a la ciudad por diferentes vías:

• POR AIRE: Aeropuerto de Manises-Valencia. Está situado a unos 8 kilómetros al oeste de la ciudad y dispone de frecuentes comunicaciones con Valencia, a través de autobús y taxis. Teléfono de Información: 34 961.59.85.00. Después de una larga negociación con la línea aérea de Iberia, nos ha facilitado una serie de vuelos a los diferentes países europeos de los que vienen a competir, para la fecha determinada de competición, tanto de ida como de vuelta.

• POR TREN: Estación del Norte. Situada en pleno centro de la ciudad de Valencia, la Estación del Norte representa la puerta de entrada a Valencia de todos aquellos viajeros que utilizan el tren para visitarnos. La Estación del Norte acoge tanto la red de cercanías, que posibilita los viajes por las localidades más cercanas, como los trenes más modernos que unen Valencia con Madrid y Barcelona o las principales ciudades europeas. También de forma ferroviaria disponemos de la estación del Cabanyal y del metro de Valencia, que dispone de 5 líneas que están en continuo contacto con el tranvía.

• POR MAR: Estación Marítima de Valencia. El Puerto de Valencia, a pesar de estar dedicado mayoritariamente a la carga general y a usos industriales, tiene una gran importancia en la conexión marítima de Valencia con las Islas Baleares y, desde hace un tiempo, representa una importante estación en el turismo de cruceros del Mediterráneo. Gracias a un acuerdo con la compañía marítima Transmediterranéa, la gente que acceda por vía marítima va obtener mayor facilidad, puesto que a la llegada se le va a facilitar un autobús gratuito que le acerque al centro de Valencia. La ciudad está perfectamente comunicada con el Puerto través de las líneas de autobuses.

• POR CARRETERA: La autopista AP-7 del Mediterráneo, que transcurre de norte a sur por todo el litoral levantino, sirve de conexión con la red europea de autopistas y con las autovías A-23 Sagunto-Somport y A-3 Madrid-Valencia. La mayoría de los servicios de transportes de viajeros que operan en Valencia tienen su inicio y final de trayecto en la Estación de Autobuses de Valencia .

5. - Restauración

MÁQUINAS EXPENDEDORAS

Se colocarán máquinas expendedoras en los alrededores de la salida y la llegada de las carreras y alrededor de los puntos de información y carpas. Estas máquinas expendedoras ofrecerán productos de marcas como Coca-cola, Acuarius, Veri… Y algunas máquinas de patatas fritas, chocolatinas, y helados.

6. - Actividades complementarias

6.1. - Del evento

6.2. - Del ocio

6.3. - Salones y conferencias

Alojamientos.

El responsable del Área de Logística del Campeonato de Europa de Triatlón ha contactado con varios hoteles de la ciudad de Valencia para negociar el alojamiento de todos los participantes, árbitros, jueces, autoridades, VIP´s y acompañantes de las distintas delegaciones que vengan a participar en el Campeonato.

Para ello, la organización ha establecido unos requisitos necesarios en función de los distintos grupos a alojar. De esta forma hemos tenido en cuenta los siguientes criterios: número de estrellas, categoría y precios, comunicación (transporte...) y servicios que ofertan los hoteles.

Tras realizar una consulta previa, vía postal, a los hoteles que cumplían los requisitos expuestos en el párrafo anterior, fuimos a visitar los que nos dieron su respuesta y que mejor se adaptaron a nuestras necesidades. De esta forma seleccionamos los siguientes hoteles para cada grupo:

• Deportistas y cuerpo técnico serán alojados en el Expo Hotel (3*).

• Jueces y árbitros serán alojados en el NH Las Artes (4*).

• Autoridades y VIP´s serán alojados en el Melià Palace (5*).

• El resto de acompañantes se podrán alojar en los hoteles: Express B4 Holiday In Ciudad Ciencias, NH Ciudad de Valencia, Villacarlos y Cónsul del Mar, todos ellos de 3*.

Una vez seleccionados, realizamos una reunión con cada hotel, para concretar los servicios contratados y prestados por cada uno de ellos.

Antes de establecer contactos con el Grupo Iberostar, la organización informó del patrocinio de la cadena NH Hoteles al evento, otorgando unas condiciones muy ventajosas para la organización. Estas son las siguientes:

- Se llegó al acuerdo de que NH Hoteles cobraría el alojamiento a todas las selecciones desde su llegada varios días antes del inicio del Campeonato hasta la conclusión del mismo, estuvieran o no presentes esas selecciones a partir de si estuviesen eliminadas.

- A cambio de cobrar a la organización en las condiciones anteriores, NH Hoteles ofrecía de forma gratuita las dietas (desayuno, comida y cena) a las selecciones desde el día de su llegada hasta el día después de su eliminación (en el caso de los finalistas, hasta un día después de la conclusión del Campeonato), poniéndose a disposición del cuerpo técnico y médico de cada selección a la hora de confeccionar el menú de los deportistas.

- Como contrapartida, NH Hoteles, tendrá a uno de sus mejores hoteles de la ciudad de Valencia la consideración de “Hotel Oficial”, en concreto será el Hotel NH Las Artes, con categoría de ****estrellas, en el que se realizarán entre otras cosas: la presentación del evento, la ceremonia de bienvenida a las selecciones, árbitros y personal VIP, la Cena Oficial de Clausura, etc. cediendo este hotel su infraestructura y servicios a la organización del Campeonato en todos los actos que vaya a celebrar la misma en sus instalaciones.

- Por el acuerdo alcanzado con NH Hoteles la organización tendrá en cuenta a todos sus hoteles de *** estrellas o superior categoría que tenga en Valencia, alojando, en el caso de las selecciones, a dos, una de cada grupo de clasificación.

A partir de estos acuerdos con la susodicha cadena hotelera, la tarea del Grupo Iberostar era encontrar otros hoteles para completar así el alojamiento del resto de personal (otras selecciones, prensa, VIP's, Federativos, público en general y familiares) que NH Hoteles no pueda acoger en sus infraestructuras hoteleras.

Y los resultados del trabajo del Grupo Iberostar y de los convenios con NH Hoteles fueron los siguientes:

ÁREA MARKETING

1. -Personal

1.1. - Protocolo

Lo más importante a destacar dentro del apartado de protocolo de nuestro evento deportivo es que hemos contratado a dos jefes de protocolo de contrastado nivel: Sus nombres son D. Miguel Nogueras Rubio y D. Manuel Caballero García; el segundo de ellos miembro del comité de protocolo de la Casa Real Española durante una década.

Cada uno de ellos tendrá que llevar a cabo la gestión y organización del protocolo en el área que se le asigne. Estas dos áreas son las siguientes:

• Protocolo con los invitados ilustres al campeonato y ceremonia de inauguración

• Protocolo con los medios de comunicación y patrocinadores

El Sr. D. Manuel Caballero se encargará de la primera área de protocolo, mientras que el Sr. D. Miguel Nogueras se encargará de la segunda.

Hemos creído importante contratar los servicios de dos profesionales de esta área porque pensamos que resulta fundamental dar una buena imagen de cara al exterior. El protocolo es un tema muy delicado que conviene tener muy atado y no dejar a la improvisación.

1.2. - Atención

El mismo día de la llegada de estos ilustres invitados se llevará a cabo la ceremonia de inauguración de los Campeonatos. La organización de todos estos actos se llevará a cabo a través de la empresa VIVE VALEKE, muy curtida a nivel internacional en todo este tipo de actos. Decir también que se ha contratado los servicios de la Banda de Música de Valencia, para que amenicen los momentos previos a la ceremonia de inauguración.

Durante la ceremonia de inauguración y a lo largo de todo el evento, todas estas personas pertenecientes al Comité de Honor de la organización, tendrán unos puestos prefijados de antemano donde situarse según lo indicado por el correspondiente jefe de protocolo de esta área.

A todos los actos oficiales del campeonato en los que se encuentren, serán llevados con su coche oficial asignado.

Tal y como se ha indicado anteriormente habrá un jefe de protocolo destinado a los patrocinadores y medios de comunicación. Nos interesa tener contentos a todos para que nuestro espectáculo sea un éxito. Tal y como se ve en los datos de arriba tanto los medios de comunicación (acreditados) como los patrocinadores se encuentran invitados a comidas o cenas junto con las personalidades del Comité de Honor.

Además, se han establecido una posiciones de privilegio en el palco del velódromo para los representantes de los patrocinadores, junto con las personalidades (todo dictaminado por los servicios de protocolo). Así como también para los dirigentes de los medios de comunicación acreditados.

También hay concertadas una serie de entrevistas con los medios de comunicación para ir informándoles a cerca de cómo va transcurriendo la organización y montaje previa del acto.

2. -Diseños

2.1. - Diseño evento

ANAGRAMA

HIMNO DEL CAMPEONATO DE EUROPA DE TRIATLÓN

El himno del Campeonato ha sido compuesto por Arnau Bataller, importante compositor de nuestra comunidad con reconocimientos a nivel mundial. Si desean más información sobre el autor y compositor de nuestro himno, pueden verlo en su página web: www.arnaubataller.com.

MASCOTA

La mascota ha sido diseñada por la pintora y escultora Celia Campos, con un amplio e interesante currículum e importantes trabajos a sus espaldas. Es un diseño moderno y novedoso, muy característico de su estilo. La mascota llevará el nombre de “Corremil”.

CARTEL ANUNCIADOR

Un evento deportivo como el nuestro ha de tener un cartel organizador, el cual ha sido elaborado por DIGITAL ZERO, la misma empresa que nos ha confeccionado las acreditaciones. Dicho cartel es el siguiente:

2.2. - Vestuario

El vestuario viene dado por la empresa deportiva DECATHLON. Se han diseñado diferentes prendas que se repartirán entre el personal que vaya a trabajar o colaborar en el evento, según la función que desempeñe.

Las azafatas vestirán con camisa azul claro con el logotipo del torneo en el pecho en el lado derecho, pañuelo del mismo color y falda negra:

Al voluntariado se les repartirán las siguientes prendas con el modelo que explicamos:

Camisetas: la camiseta será de color negro, con el logotipo del torneo en el pecho en el lado derecho, y en la parte de detrás la palabra voluntario en grande de color blanco.

Polo: con el mismo formato que la camiseta pero en color rojo.

Sudaderas: con el mismo formato que las camisetas, pero de manga larga en negro.

Gorras: serán también de color rojo y tendrán el anagrama bordado en la parte delantera de la misma.

Pantalones: se harán pantalones de algodón de color negro y rojo con el anagrama en el camal derecho del pantalón.

Para los intérpretes será igual toda la indumentaria excepto la camiseta que en su lugar se les repartirá un polo con el siguiente diseño:

• Polos: con el mismo formato que la camiseta del voluntario, tendrán en el lado izquierdo el anagrama de la Universitat de València y en la parte posterior estará serigrafiada la palabra intérprete.

• Camisa: la camisa será de color blanco, de manga larga y con un pequeño bordado del anagrama del evento en el pecho derecho.

• Pantalón: de color negro completamente y sin ningún tipo de anagrama.

Los miembros de la seguridad y limpieza, vestirán con la indumentaria de sus respectivas compañías o cuerpos. Para personal de mantenimiento y cualquier persona que tenga alguna función en el evento se les repartirá camisetas, las cuales serán igual que la de los voluntarios pero de color amarillo fuerte.

Cantidad y tallaje de las prendas.

El número de prendas de cada talla vendrá determinado según la lista que se nos entregue finalmente, e intentaremos aproximarnos lo máximo posible para no quedarnos cortos ni que sobren muchas.

• Camisetas: 400 de tallas comprendidas entre la M y la XXL.

• Sudaderas: 200 de tallas comprendidas entre la M y la XXL.

• Pantalones: 200 de tallas comprendidas entre 36 y la 48.

• Gorras: 250 de talla única autorregulable.

• Polos: 35 de tallas comprendidas entre la M y la XXL.

• Camisa: 50 de tallas comprendidas entre la S y la XL.

• Pantalones (II) 10 de tallas comprendidas entre 38 y la 52.

• Camisetas (II): 100 de tallas comprendidas entre la M y la XXL.

Fechas y lugar de entrega

Llevaremos a cabo una serie de entrevistas para los trabajadores y voluntarios de la competición que se realizarán los días ---- a los voluntarios y los días --- al resto de personal.

Una vez seleccionados a todos, se les hará entrega del material el dia -----en las oficinas del Complejo Deportivo de la Pechina para los voluntarios y los intérpretes y en su misma academia para los/as azafatos/as.

La empresa Decathlon se encarga de proporcionar el material y estampar el logotipo y anagrama del evento. El pedido se realizará el dia ---- y la fecha de entrega del mismo será el dia----.

El lugar de almacenaje será las oficinas del Complejo Deportivo de la Pechina.

2.3. - Identificadores

Las acreditaciones y los identificadores se realizarán en varios colores, que representarán las distintas funciones que se dan en el evento, tales como:

Miembros de la Organización		Interpretes
Competidores		Azafatas/os
Cuerpo Técnico		Servicios médicos
Jueces y árbitros		Seguridad
Personalidades		Mantenimiento y limpieza
Voluntarios		Medios de comunicación

La empresa PLASTINEZ Fabricados Plásticos, ha sido contratada para suministrar las fundas necesarias para las acreditaciones, estas fundas se unirán a una cinta para que se lleven colgadas en el cuello. Las cintas serán del mismo color que la acreditación para distinguir mejor a cada persona.

Las acreditaciones estarán hechas de cartulina del color especificado, con el logo del evento, y en el cual aparecerán los datos de la persona a la que identifica, así como su país de pertenencia, el cargo que ocupa y su fotografía. La acreditación se realizará a través de un sistema informático, a través del cual se introducen los datos en el ordenador, se selecciona la categoría de la acreditación (color), y junto con la fotografía que se realice a la persona, se imprimirá en el acto la acreditación correspondiente. El modelo de acreditación será el siguiente:

Los miembros de la organización, voluntarios, interpretes, azafatas, seguridad, etc. tendrán que acreditarse la semana anterior al desarrollo del evento, mientras que los participantes, jueces, árbitros y personalidades, tanto extranjeras como nacionales se acreditarán a su llegada al correspondiente hotel.

2.4. -Imprenta

Se han diseñado carteles para hacer publicidad y anunciar el evento. Confeccionaremos carteles de diferentes tamaños: 3m x 2m (20 unidades), tamaño DIN-A3 (1000 unidades), tamaño DIN-A4 (2000 unidades). Realizaremos el pedido el día 12 de diciembre de 2005 y la fecha de entrega será el día 16 de enero de 2006.

Los carteles serán almacenados en las Oficinas del Complejo Deportivo de la Pechina y comenzará su reparto a partir a partir del día 1 de febrero de 2006 los pequeños y a partir del día 1 de marzo de 2006 los grandes. La retirada de los carteles se realizará de la misma forma a partir del día 7 de mayo de 2006.

Los carteles se repartirán por los lugares donde se va a celebrar la competición y por las localidades de alrededor. La distribución de los carteles pequeños se llevará a cabo por los voluntarios por el método tradicional de pegada de carteles y reparto por los comercios de la zona, y los carteles más grandes, se colocarán con sus correspondiente soportes por los profesionales de la empresa DIGITAL ZERO que hemos contratado. La fecha del pedido será la misma que la del resto de carteles, al igual que la fecha de entrega.

3. - Protocolo

3.1. - Medios de comunicación

La gente merece estar informada de lo que ocurre en todo momento en el evento, por ello, hemos considerado de suma importancia negociar con los medios de comunicación para que retransmitan e informen de lo que ocurre antes, durante y después de la competición.

Para ello nos hemos puesto en contacto con la radio, la televisión y la prensa escrita, enviándoles la carta que a continuación se expone.

Tras recibir la respuesta de los medios, llegamos a un convenio con Radio Televisión Valenciana, Super deporte y diario Levante, para que nos emitan y publiciten el evento, al igual que deberán publicitar a los colaboradores, empresas organizadoras, etc.

CARTA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Distinguido medio de comunicación:

Tengo el placer de poner en su conocimiento que los próximos días 4 al 7 de mayo de 2006, va a celebrarse en Valencia, en las localidades que se citan y en los horarios que se mencionan en el folleto que adjunto le acompaño, el Campeonato de Europa de Triatlón. Como directora del área de marketing encargada de esta competición, les invito a participar en la retransmisión y cobertura de dicho evento deportivo.

Para que estudien nuestra oferta, les envío a continuación toda la información pertinente para la celebración del evento y de las ciudades donde se celebrará.

A los efectos de poder organizar mejor el citado acto y darle la relevancia que se merece, le ruego que nos confirme su asistencia y participación.

Valencia, a 15, de febrero de 2005. Atentamente,

Ester Ramón Navalón, Directora del área de Marketing

Campeonato de Europa de Triatlón Valencia 2006

Fdo.:

3.2. - Patrocinadores

ORGANIZADORES
COLABORADORES
PATROCINADORES
MEDIOS DE COMUNICACIÓN

3.3. - Actividades complementarias

Para llevar un control del evento, realizaremos una reunión cada 10 días con los responsables de las diferentes áreas en las que hemos dividido la organización del campeonato. Realizaremos un estudio de los posibles fallos o cambios que se deban llevar a cabo en la organización del evento. Esta reunión se celebrará en las oficinas del Complejo Deportivo de la Pechina y en cada una de ellas se pondrá la fecha para la siguiente después de tratar todos los temas importantes pertenecientes al acto que preparamos.

RECEPCIONES Y ACTOS OFICIALES

Para los actos oficiales, se ha contratado una empresa de imagen y sonido, que se encargará de la megafonía y la iluminación adecuada, para un evento de éstas características. La empresa contratada es MEDITERRÁNEA MULTIMEDIA. Con un mes de antelación al evento nos tienen que mostrar los planos de lo que van a realizar en las instalaciones y en sus alrededores, para así nosotros dar nuestra aprobación.

Para las recepciones y actos oficiales, contrataremos a 4 personas que nos garanticen el buen funcionamiento del evento. Se encargará del protocolo la misma empresa que nos suministra l@s azafat@s.

CEREMONIAS

La ceremonia de Inauguración del Campeonato se realizará el día 5 de mayo. De la organización de las ceremonias y actos que se realicen durante el Campeonato (acto de presentación, de bienvenida y recepción de participantes, ceremonia inaugural, entrega de trofeos, de clausura, etc.) se encargará la empresa que hemos contratado para realizar todo el protocolo del campeonato.

4. - Difusión

4.1. - Relaciones externas

4.2. - Publicidad

Además de recordar que cada empresa en función de la cuantía económica o material que va a aportar al evento ocupará más y mejores posiciones dentro del evento, por ejemplo, Decathlon, hay que señalar que toda la realización e imprimación de los carteles anunciadores del evento con el anagrama, las mascota, al igual que las banderolas, banderas,...etc. se lo encargaremos a la empresa de publicidad e imprimaciones publicitarias DIGITAL ZERO, que se encargará de todo esto suministrando el material lo antes posible para su correcta colocación y distribución.

Una vez tengamos todos estos aspectos cubiertos, esta misma empresa se encargará de la colocación y distribución de toda la publicidad por toda Valencia, previo permiso a las administraciones competentes, de la siguiente forma:

• Panfletos en otros acontecimientos anteriores dentro de Valencia, en el ayuntamiento, en lugares importantes,...etc.

• Pegada de carteles por toda Valencia y alrededores.

• Esta empresa publicitaria diseñará una campaña a modo de anuncios para la televisión y cuñas para las radios locales y nacionales más importantes, para proyectar nuestro evento de cara a más ámbitos.

• Colocación de banderas y banderolas en las farolas, postes,...etc.

• Realizar buzoneo por las principales avenidas y calles de Valencia y alrededores.

4.3. - Revista del evento

Se confeccionarán dos números de la revista, uno al principio del evento, para informar a la gente de los actos, horarios y todo lo que se van a poder encontrar durante la competición y después otra revista que saldrá al finalizar el campeonato, donde se recogerá toda la información pertinente y todo lo acontecido en el mismo. Se llevará a cabo bajo la dirección de la periodista María Fernández Ribera, con un equipo de 5 periodistas que seguirán el campeonato desde su comienzo y hasta su finalización.

Se encargará de la impresión de la revista la empresa que nos proporciona los carteles, DIGITAL ZERO, encargada de todo lo referente a la impresión del evento.

La primera edición será de 500 ejemplares, para sacarla al mercado, y en función de las ventas se podrían hacer otras ediciones.

Los puntos de venta serán los kioscos de todas las localidades donde se celebra la competición, y el primer número también se venderá el la misma competición, en los stands de merchandising. La revista saldrá a la venta al precio de 5 euros.

5. -Promoción

5.1. - Atenciones

5.2. - Obsequios

Esta empresa de artículos de regalo la elegimos por la variedad en sus productos, y porque nos pusieron muchas facilidades en la cantidad y tiempo de entrega. Además pedimos referencias de la empresa a otras empresas, y decidimos contactar con ellos. Esta empresa ofrece:

Regalos estándar de catálogo, personalizados mediante serigrafía, grabación láser, bordado etc.: escritura, relojes, artículos de viaje y de oficina, juegos, electrónica, llaveros…

Regalos diseñados y realizados exclusivamente para su empresa: corbatas y pañuelos de seda personalizados, ediciones de grabados y de escultura, gemelos de plata, artículos de piel y cristal...

La organización se decidió obsequiar a las delegaciones con:

• Polos y camisetas serigrafiadas con el logotipo del Campeonato.

• Llaveros con el logotipo del evento.

• Póster con una/s imagen/es representativa/s de Valencia.

• Pins con el logotipo del evento.

5.3. - Mercaderías

El merchandising estará compuesto por diferentes productos conmemorativos del evento que se venderán o se regalarán dependiendo de a quien vayan dirigidos, por ejemplo, al público en general se le venderá a buenos y módicos precios diferentes productos de merchandising con el anagrama y el logo del evento; y por otro lado a las personalidades que asistan al evento se les conmemorará con objetos típicos de la Comunidad Valenciana, en este caso, de Valencia y Pinedo, también con unas dedicatorias especiales y el logo y anagrama propios del evento.

Material de merchandising:

• Camisetas.

• Bolígrafos.

• Mecheros.

• Panfletos.

• Banderines.

• Banderolas.

• Globos.

• Gorras y gorros.

• Disfraces de nuestra mascota.

• Reproducciones en pequeño de nuestra mascota.

• CD y DVD conmemorativos de nuestro evento.

• Caramelos.

• Botes para bolígrafos, lápices, rotuladores,...

• Estuches.

• Sobres.

• Cartas.

• Lápices.

• Calendarios.

• Almohadillas para ratones de ordenador.

• Mochilas.

• Miniaturas varias (de corredores famosos, personalidades, objetos típicos de Valencia,...).

• Pañuelos.

• Logos y tonos para el móvil relacionados con nuestro evento.

• Videojuegos para consolas, ordenadores,...etc. del evento.

• Peluches que representen nuestra mascota

Y para las personalidades asistentes a nuestro acontecimiento deportivo tenemos preparado lo siguiente:

• Placa conmemorativa bañada en plata como muestra de nuestro agradecimiento a su asistencia al evento donde figurará: el nombre de la persona a la que va dirigida, el nombre de nuestro evento, el anagrama de nuestro acontecimiento y las firmas del director general de la organización y sus adjuntos.

• Ensaladera de cerámica, lugar donde se desarrolla nuestro evento, con las mismas características: nombre de la persona a la que va dirigida la ensaladera, nombre de nuestro evento, firmas de los organizadores.

• Tendrán también el privilegio de entregar personalmente los trofeos a los distintos ganadores de las diferentes pruebas de las que se compondrá nuestro evento.

• Las casas patrocinadoras les obsequiarán con camisetas conmemorativas y especiales para ellos, pañuelos con el anagrama bordado para ellos y perfumes elaborados para la ocasión para ella.

MÁQUINAS EXPENDEDORAS

En los puntos clave del circuito, se van a colocar estratégicamente diferentes máquinas de productos tanto comestibles como bebibles. Además se pondrán stands de la bebida Coca-Cola para su promoción, pues gratuitamente darán a probar sus productos.

Estas máquinas de refrescos y distintos productos de comestibles nos las va suministrar la empresa de alimentación “ÑAM ÑAM”, a la cual subcontrataremos para que nos suministre las máquinas y se ocupe periódicamente de la reposición del alimento; cada día un encargado de la empresa revisará el perfecto estado de las máquinas y que siempre estén llenas y dispuestas para proporcionar la comida o bebida, por lo tanto también diariamente se procederá a su reposición.

Con esta empresa estableceremos una relación de que ellos se quedarán con el 60% del beneficio, y nosotros con el 40%, pues nos facilitan las máquinas y el producto, y nosotros a ellos les ponemos el evento, y por supuesto atraer a gente para que compren el producto.

Por supuesto para que todo el circuito no parezca un cúmulo de papeles y suciedad provocada por los envoltorios de estos productos, el ayuntamiento de Valencia nos cede sin coste alguno papeleras (100 papeleras), para poder tirar toda clase productos y desperdicios que puedan generar los desechos de estas máquinas. Se hará hincapié en la correcta utilización de estas papeleras pues con la suciedad se puede incurrir en el perjuicio de la competición, y porque apelamos al civismo de la gente, pues no es más limpio quien más limpia, sino quien menos ensucia.

EL SPEAKER Y LA BANDA DE MÚSICA

El speaker es una figura importantísima en este acontecimiento, pues lo consideramos importantísimo para animar, motivar, mantener involucrada a la gente en el evento, en la competición.

Para este papel tan importante contrataremos al conocidísimo y experto speaker D. Ferran López, speaker del Pamesa de Valencia de baloncesto y conocido también por colaborar con el Valencia C. F., cuya contratación la llevará a cabo la organización, es decir, nosotros para todo el tiempo que dure el evento.

Este speaker se encargará de organizar actividades para el público, sorteando bicicletas o material de merchandising formulando preguntas u otro tipo de concurso a los espectadores asistentes al evento.

Además tendrá la misión y función de informar a los asistentes de corear nombres de deportistas, las clasificaciones, la utilización correcta de las papeleras, etc.

Paralelamente a esto los organizadores contrataremos a la Banda municipal de Valencia, que el ayuntamiento se encargará de subvencionar como ayuda y colaboración al evento, esta banda amenizará el evento, tocará los himnos nacionales de los distintos países participantes en el evento, y tendrán en su cantante Joan Carles Romero al intérprete del himno de Valencia y canciones propias de aquí así como del himno del evento.

6. - Varios

6.1. - Direcciones de interés

En este apartado pretendemos ofrecerle un completo listado de teléfonos de interés, números útiles e incluso algunos indispensables, tanto si es usted un turista como si es residente en Valencia y el resto de la Comunidad Valenciana.

Abastecimientos
Agua (Averías)	96 386 06 38	Agua (Oficinas)	96 386 06 00
Electricidad (Servicio 24 horas)	901 20 20 20	Gas Ciudad (Averías)	96 330 46 60
Gas Ciudad (Oficinas)	96 353 77 00

Cancelación de tarjetas bancarias
American Express	91 572 03 03	4B	91 362 62 00
C.A.M	901 25 55 25	Dinner's	91 701 59 60
Master Card	91 519 21 00	Red 6000	91 596 53 35
Visa España	91 519 60 00

Comunicaciones
Correos	96 351 67 50	Correos y Telégrafos	902 19 71 97
Servicio Comercial	96 351 13 02	Recogida Postal Exprés	96 341 81 10
Telegramas por Teléfono	96 352 20 00

Hospitales
H. Arnau de Vilanova	96 386 85 00	H. Clínico	96 386 26 00
H. Doctor Peset	96 386 25 00	H. General	96 386 29 00
H. La Malvarrosa	96 398 99 00	H. Militar Vázquez Bernabeu	96 379 35 00
H. Psiquiátrico Padre Jofre	96 160 01 51	H. Universitario la Fe	96 386 27 00
I.V.O	96 349 34 11	Rehabilitación de Levante	96 135 02 50

Servicios asistenciales / sociales
Asistencias al Menor	900 10 00 33	Ayuda Victima del Delito	96 391 60 06
Centro de Acogida (Cáritas de Valencia)	96 391 92 05	Centro de Acogida a Refugiados	96 359 12 20
Centro de Asistencia a la Mujer	900 58 08 88	Centro de Reclutamiento	96 369 47 54
Consejería de Bienestar Social	96 386 67 00	Dirección Territorial de Asuntos Sociales	96 386 67 50
Inserso	96 386 67 50	Instituto Valenciano de la Juventud (IVAJ)	96 386 97 57
Objección de Conciencia	96 352 49 01	Ofic. de Atención al Soldado y al Marino	91 527 15 27
Ofic. del Defensor del Soldado	901 21 04 60	Permiso de Residencia	96 391 90 05
Permiso de Trabajo	96 351 27 10	Teléfono de Ayuda al Mayor	900 10 00 11
Teléfono de la Esperanza	96 391 60 06	Teléfono del Consumidor	900 50 02 22
Of. consumidor	96 373 71 09

Servicios institucionales
Audiencia Provincial	96 387 81 00	Ayuntamiento	96 352 54 78
Ayuntamiento	010	Consejería de Cultura, educación y Ciencia	96 386 65 77
Consejería de Medio Ambiente	96 386 63 50	Consejería de Ocupación, Industria, Comercio	914 32 79 00
Cortes Valencianas	96 387 64 00	Defensor del Pueblo	914 32 79 00
Delegación de Hacienda	96 351 19 70	Diputación Provincial	96 388 25 00
Generalidad Valenciana	012	INEM (Información)	902 39 99 99
Instituto Nacional Seguridad Social	96 317 60 00	Instituto Valenciano de la Vivienda	96 398 57 00
Juzgado de Guardia	96 387 81 02	Oficina del Censo Electoral	900 10 19 00
Presidencia de la Generalidad Valenciana	96 386 61 00	Registro Civil	96 387 84 11
Registro de la Propiedad	96 362 88 00	Registro Mercantil	96 389 89 26
Servicio Valenciano de Ocupación	96 391 11 92	Tribunal Superior de Justicia	96 387 81 00

Servicios municipales
Deposito de Animales (Perrera)	96 340 02 40	Grúa Municipal	96 341 16 44
Información Medio Ambiente	900 20 01 67	Información Obras Vía Pública	96 337 02 28
Información Playas	900 21 07 63	Información Tráfico Urbano	96 362 62 50
Objetos Perdidos	96 352 54 78	Oficina de Turismo	96 351 04 17
Recogida de Muebles y Enseres	96 351 70 52

Servicios sanitarios
Alcohólicos Anónimos	96 391 71 60	Ambulancias Cruz Roja	96 360 62 11
Asociación Española contra el Cáncer	96 339 14 00	Ayuda a Enfermos de SIDA	96 386 66 95
Centro de Transfusiones	96 386 81 00	Consejería de Sanidad	96 386 28 00
Cruz Roja (Ofic. Provincial)	96 380 22 44	Cruz Roja (Urgencias)	96 367 73 75
Farmacias de Guardia (Infor.)	900 50 09 52	Fundación Anti-SIDA	900 11 10 00
Fundación Ayuda contra la Drogadicción	900 16 15 15	Información Toxicológica	96 562 04 20
Jugadores Anónimos	96 348 94 34	Teléfono de Infor. Sanitaria (Infosalut)	900 16 11 61

Servicios de Urgencias
Bomberos	080	Emergencias / N. Único Europeo	112
Emergencias Marítimas	900 20 22 02	Guardia Civil	062
Policía Autónoma	96 394 02 28	Policía Local	092
Policía Nacional	091	Protección Civil, Urgencias Médicas	085

Transportes
Aduana	96 367 13 00	Aeropuerto	96 159 85 00
Consorcio Valenciano de Transporte	96 391 60 23	Empresa Municipal de Transportes	96 352 83 99
Estación Central de Autobuses	96 349 72 22	Estado Carreteras	900 12 35 05
Jefatura Provincial de Tráfico	96 317 20 00	Metro. Ferrocarriles de la G. V.(Plano)	96 397 40 40
Puerto de Valencia	96 393 95 00	RENFE (Información y Venta de Billetes)	96 352 02 02
Servicios Especiales a Disminuidos Físicos (EMT)	96 352 83 86

ÁREA INFRAESTRUCTURAS

1. - Personal

1.1. - Seguridad y protección

Este creemos que es un aspecto bastante importante. Para ello hemos contratado a una de las empresas con más prestigio que conocemos: Securitas. Para ello hicimos los mismos pasos que seguimos para contratar la empresa de limpieza. Les mandamos un escrito en el cual solicitábamos sus servicios, y les citábamos a una reunión en la cual se expondrían las necesidades que queremos cubrir.

En esa reunión se habló de la seguridad dentro de las ciudades y del recorrido, de la seguridad en los aparcamientos y de la seguridad en los hoteles de concentración de las diferentes delegaciones. Habíamos pensado que en los aparcamientos de Valencia y de Pinedo, harían falta 10 miembros de seguridad, más la ayuda de Protección Civil y del Voluntariado.

Creemos conveniente que durante el campeonato, debería haber 2 guardias de seguridad en cada una de las áreas de transición, así como 3 tanto en la llegada como en la entrada, reforzándola con la ayuda que ofrezca cada ayuntamiento, con el paso por esa población. Lo que pretendemos es delegarle algo de responsabilidad de organización a la empresa contratada, para que ellos pongan a los trabajadores que crea convenientes, pero supervisándolo nosotros, para que después no haya conflictos. Además contarán con la colaboración de un grupo de policías en moto para poder controlar la progresión del evento, tanto en el recorrido en bici como en carrera, para evitar posibles percances.

Funciones en materia de espectáculos deportivos.

Las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad desarrollarán en materia de espectáculos deportivos las funciones que se determinan en este Reglamento, además de las competencias generales que tienen asignadas en sus normas específicas, en la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana y en el Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas.

Calificación del riesgo.

1. Los centros directivos responsables de las organizaciones policiales colaborarán en la determinación de las variables a tener en cuenta para calificar con arreglo al baremo establecido el riesgo de todo acontecimiento deportivo.

2. El sistema de baremos será establecido oficialmente y revisado anualmente, a propuesta de los responsables policiales, por el Ministerio del Interior, previo informe de la Comisión Nacional contra la Violencia en los Espectáculos Deportivos.

3. Una vez fijado o revisado el sistema de evaluación aplicable, se comunicará a las federaciones deportivas y ligas profesionales y también a los clubes, sociedades anónimas deportivas u organizadores de espectáculos deportivos para que puedan calificar el nivel de riesgo de todos aquellos acontecimientos deportivos en que intervengan.

Reuniones previas.

Todo acontecimiento deportivo calificado de alto riesgo determinará la celebración de cuantas reuniones previas estimen necesarias el Coordinador de Seguridad y los demás responsables de la organización policial, debiendo participar el Consejero Delegado o en su caso los representantes de los organizadores y los responsables de los servicios que se prevea vayan a actuar, en función del riesgo, como Policía Municipal, Bomberos, Protección Civil y Cruz Roja, además de aquellos otros que se determinen en cada caso concreto, procediéndose a la delimitación de zonas de actuación y responsabilidad, dentro y fuera del recinto, antes, durante y después del acontecimiento.

Formación profesional. Simulacros y emergencias.

1. Los clubes y sociedades deportivas tienen obligación de proporcionar una adecuada preparación profesional al personal fijo de los mismos, así como al contratado, para velar por la seguridad y el normal desarrollo de un acontecimiento deportivo, el cual tendrá la obligación de adquirir dicha preparación, a través de los cursos que a tal efecto se programen por los responsables de la organización policial, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 48 de este Reglamento con la asistencia técnica de la Comisión Nacional contra la Violencia en los Espectáculos Deportivos, y que constituirá requisito para su admisión o permanencia en el desempeño de sus funciones.

2. Los acomodadores de los estadios recibirán cursos e instrucciones especiales, impartidos por los clubes o sociedades anónimas deportivas, sobre sus tareas específicas y concretamente sobre colocación de aficiones de los equipos contendientes en los lugares que les estuvieren reservados.

3. Los clubes o sociedades anónimas deportivas organizarán simulacros de emergencia con los recintos desocupados, en los que habrá de participar su personal para adquirir la experiencia técnica necesaria.

Agrupaciones de voluntarios.

Los miembros de estas agrupaciones, en su actuación en los acontecimientos deportivos, seguirán las instrucciones que al efecto impartan el Coordinador de Seguridad y el Jefe del Servicio de Seguridad de la organización.

PERSONAL DE SANIDAD

Son funciones del Coordinador Adjunto encargado de la Sanidad las siguientes:

• Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Consejo de Administración así como de la Conselleria de Sanidad, en las materias de su competencia.

• Proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, los proyectos relativos a programas de actuación y de inversiones generales, la propuesta del anteproyecto de presupuesto, el estado de cuentas y los documentos relativos a la gestión económica y contable.

• Proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, el establecimiento y actualización de acuerdos, convenios y conciertos para la prestación de servicios y el establecimiento de fórmulas de gestión integrada o compartida con entidades públicas y privadas.

• Proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, los criterios de actuación en cuanto a los centros y servicios adscritos funcionalmente a la Agencia Valenciana de Salud, en lo relativo a su coordinación con el dispositivo sanitario público.

• Evaluar los órganos, servicios y actividades de la Agencia Valenciana de Salud, sin perjuicio de las competencias que tiene la Conselleria de Sanidad en esta materia.

• Dictar instrucciones, circulares y órdenes de servicio relativas a materias de su competencia y a la organización y funcionamiento de la Agencia Valenciana de Salud, de acuerdo con las directrices del Consejo de Administración y de la Conselleria de Sanidad.

• Actuar como órgano de contratación de la Agencia, sin perjuicio de las competencias del Consejo de Administración.

• Ejercer las competencias que se le atribuyan reglamentariamente o que el Consejo de Administración le delegue, de acuerdo con la citada normativa reglamentaria.

Recursos humanos

El personal que cuidará por la salud de todo aquel que lo requiera estará integrado por:

• El personal de la Generalitat que preste sus servicios en la actual Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

• El personal transferido para la gestión y ejecución de las funciones y servicios de las prestaciones de asistencia sanitaria de la Seguridad Social en la Comunidad Valenciana.

• El personal procedente de las administraciones locales u otras entidades que se integre en la Agencia Valenciana de Salud, en los términos y condiciones previstas, según corresponda, en la norma de transferencia o en los respectivos convenios de integración.

La selección del personal se efectuará mediante convocatoria pública ajustada a los principios constitucionales de igualdad, mérito y capacidad, siguiendo los criterios generales emanados de la Agencia Valenciana de Salud, dictados para garantizar una actuación coordinada. En los procesos de selección se incluirá la valoración del conocimiento de valenciano, de conformidad con la legislación aplicable.

Los centros, servicios y establecimientos sanitarios de la Agencia Valenciana de Salud tendrán la misma consideración, a los efectos de incompatibilidades, que aquellos a los que se refiere el artículo 2 del Real Decreto 598/1985, de 30 de abril, sobre incompatibilidades del personal al servicio de la administración del estado, de la Seguridad Social y de los entes, organismos y empresas dependientes.

VOLUNTARIOS - AYUDANTES

Para ver aspectos relacionados con el voluntariado, ver área técnica.

Tareas de los voluntarios

Programa deportivo: Asistencia y apoyo en todas las competiciones y entrenamientos.

Formación: Campaña en colegios y asociaciones. Ponencia en los cursos.

Traductores: Distribución según idiomas y tareas.

Puntos de información: Desarrollo de competiciones, horarios, instalaciones, resultados, etc. Información de los servicios de cada una de las instalaciones: asistencia médica, objetos perdidos, horario autobuses, venta de programas, accesos, etc.

Información turística general: restaurantes, alquiler de coches, rutas, hoteles, espectáculos, actividades complementarias a los juegos, playas, planos, etc.

Información cultural y social: feria, gastronomía, deporte...

Asistencia área de material: Colaboración con tareas relacionadas con almacenamiento, vigilancia, transporte y puesta en servicio del material preparado para el evento. Colocación de publicidad.

Administración: Confección y entrega de correspondencia y distribución de publicidad. Control base de datos. Reprografía.

Encuestas: Elaboración de encuestas entre participantes y asistente

Asistencia en acceso controles de seguridad: Los accesos a las instalaciones deportivas son atendidos por fuerzas de orden público o guardas de seguridad de la empresa contratada (Securitas), por lo que los voluntarios tan sólo realizarán una tarea de apoyo a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, Cruz Roja y Protección Civil. El voluntario se asegura que todo el que accede se encuentre debidamente acreditado.

Asistencia informática: Colaboración en sistemas informáticos (base de datos, información...)

Recepción y acogida: Actuar de acompañantes y guías. Logística y alojamientos.

Aparcamientos públicos: Controles de acceso, ordenación de vehículos, vigilancia de coches, desalojo del aparcamiento con fluidez, indicación zonas de acceso peatonales.

Objetos perdidos: Se dispondrá de varios mostradores donde acudir para depositar o recoger objetos perdidos.

Asistencia actividades paralelas: Ceremonia de inauguración y clausura, entrega de medallas. Actos culturales.

Merchandising: Tareas relacionadas con ayuda en almacenes, empaquetamiento y atención al público en tiendas de venta de productos licenciados.

Finalizado el evento: Acondicionamiento de la zona e instalaciones.

Mantenimiento y limpieza de instalaciones: Para garantizar la limpieza de las instalaciones y el entorno dispondremos de un equipo dedicado exclusivamente y de forma continuada en funciones de asistencia a los encargados del mantenimiento y saneamiento de las instalaciones y las zonas de uso público

Personal necesario estimado:

• 1 voluntarios por delegación ( desde que llegan al aeropuerto hasta el día que se van) Por lo que son 31

• 10 aparcacoches, situados fuera del recinto.

• Cruz Roja (2 UVI móviles con dotación completa en cada evento de la competición. Consta de un médico, dos voluntarios y un conductor). Turnos de 4 horas. En total más o menos 12 voluntarios

• Protección Civil (un coche patrulla, compuesto de dos personas)

• 25 jóvenes (encargados del material en las zonas de transición)

• Para necesidades administrativas 8 personas

• Para ofrecer información en los puntos básicos 10 jóvenes

• Un grupo de voluntarios de reserva 15 personas

Salen un total de 115 voluntarios.

Derechos y obligaciones de los voluntarios

• El voluntario de Protección Civil tiene derecho a usar los emblemas, distintivos y equipos del Servicio, así como los de la categoría que le corresponda, en todos los actos públicos en los que sean requeridos, siendo obligatorio su uso en casos de intervención especial, siniestros o calamidades, a efectos de identificación.

• Asimismo, tiene derecho a elevar sus peticiones, sugerencias y reclamaciones al Alcalde, Concejal Delegado de Protección Civil, Delegado de Seguridad y Protección Municipal o al funcionario equivalente, a través de sus mandos naturales o directamente cuando, en el plazo de veinte días, su escrito no hubiera sido contestado.

• Los riesgos en el servicio del voluntario estarán cubiertos por un seguro de accidentes para aquellos que pudieran sobrevenirle durante su actuación, abarcando indemnizaciones por disminución física, invalidez temporal o permanente, fallecimiento y asistencia médico-farmacéutica.

• Los daños y perjuicios que pueda causar un componente de la Agrupación en sus actuaciones estarán cubiertos por un seguro de responsabilidad civil. No obstante, el Ayuntamiento, según lo previsto en la Ley de Responsabilidades de la Administración Pública, hará frente a aquellos daños que no estén amparados por el seguro.

• La modalidad de las correspondientes pólizas de seguros y cuantías de las indemnizaciones serán fijadas por el Ayuntamiento, a propuesta del Concejal Delegado.

• Todo voluntario de Protección Civil se obliga a cumplir estrictamente sus deberes reglamentarios, cubrir un mínimo de sesenta horas anuales, cooperar con su mayor esfuerzo, interés, disciplina y espíritu social en cualquier misión de socorro, ayuda y rescate de víctimas, de su elevación, asistencia, vigilancia y protección de las personas y bienes, así como en toda otra misión que le encomienden los mandos de la organización o las autoridades de quien dependa durante su actuación.

• El voluntariado deberá incorporarse, a la mayor brevedad posible, a su lugar de concentración en caso de catástrofe o emergencia.

• Asimismo tendrá la obligación de poner en conocimiento de los mandos de la Agrupación o autoridades, la existencia de hechos que puedan suponer riesgos para las personas o los bienes.

• En ningún caso el voluntario o el colaborador actuarán como miembros de Protección Civil fuera de los actos de servicio. Ello no obsta para que, usando sus conocimientos y experiencias, intervengan, con carácter estrictamente particular, en aquellos hechos requeridos por su deber de ciudadanía.

• La pertenencia de los voluntarios y colaboradores al Servicio Municipal de Protección Civil será gratuita y honorífica, sin derecho a reclamar al Ayuntamiento retribución ni premio alguno, salvo las indemnizaciones por accidente que pudieran corresponderle.

• El voluntario tiene la obligación de mantener en perfectas condiciones de uso el material y equipo que pudiera serle confiado, comprometiéndose a pagar los daños que causara en los mismos debido al mal trato o falta de cuidado.

EMPRESAS QUE NOS PROPORCIONAN EL MATERIAL

Como bien debemos saber todos, el evento precisa de multitud de materiales, como pueden ser los trofeos, las carpas, los posters, el megáfono, el podium, los video marcadores, los vestuarios... todo ello no nos puede hacer perder el tiempo, por eso se contrata a diferentes empresas que en continua coordinación con nosotros nos ayuden a solventar esos pequeños detalles tan importantes. Las empresas elegidas han sido, Abeco, que nos proporcionará, los vestuarios, las cabinas, las áreas de transición... también se ha contratado a Power PC Service, que se encargará sobretodo en abastecernos del material informático, electrónico... como pueden ser los videomarcadores, el megáfono, etc y para finalizar y no dejar nada colgado se ha contratado a una empresa que organiza eventos, llamada Eventoclick, la cual estará supervisando lo que nos puede estar faltando.

1.2. - Laborales/limpieza/otros

Para las labores de limpieza por las poblaciones de paso y de todo el recorrido, nos hemos puesto en contacto con la empresa de servicios grupo Eulen damos un escrito solicitándoles su servicio y convocándoles a una reunión. Aceptaron y en esa reunión les propusimos los servicios que necesitábamos y ellos después nos mandaron una lista con el número de trabajadores que se necesitaban para ello y el dinero que costaría cubrir nuestras necesidades.

El servicio de limpieza no va a ser llevado solamente por esta empresa, si no que cada ayuntamiento colaborará ampliando sus servicios de limpieza durante el periodo del evento, y por el recorrido que le corresponde a su termino. También se ha llegado a un acuerdo con el comité local para que refuercen en la medida de lo posible la limpieza de sus propias ciudades, para que la celebración del evento no signifique un mal con respecto a lo que higiene se refiere para las ciudades. Para ello colocarán una papelera cada dos farolas de luz en las que hasta la fecha no exista.

Nosotros les explicamos que necesitábamos solo para personal de limpieza para las zonas de llegada y salida y las áreas de transición, puesto que durante el recorrido y por el paso de los pueblos los ayuntamientos se harán cargo de la limpieza. También les dijimos que necesitábamos gente en limpieza de aparcamientos y en los alrededores de las áreas de transición, así como de la llegada y la salida. Ellos nos dijeron que se encargaban de los contenedores y de las papeleras suficientes en cada zona, que las distribuirían acorde a nuestra decisión, para que ni falten, pero que tampoco sobren. Se hará lo mismo en los aparcamientos.

2. - Recinto/Instalación

2.1. - Exteriores

ADECUACIÓN DE LAS CIUDADES ORGANIZADORAS PARA EL EVENTO.

Será menester mantener reuniones periódicas con los comités locales de los ayuntamientos, para mantenerse al corriente de cómo evolucionan los acontecimientos. Como mínimo serán mensuales al principio y posteriormente semanales.

1- Referente a los Ayuntamientos ( comités locales). Nos dirigiremos a ellos para solventar todo lo que concernía a:

• Señalización particular y general de los alrededores del evento y elementos ornamentales (banderas, banderolas, etc.). Incluido fecha de retirada e instalación y permisos para instalarlos.

• Mobiliario urbano y limpieza de los exteriores. Relacionado también con el personal de limpieza, recogida de basuras y limpieza de los contenedores de basura, vidrio, cartón, muebles usados, etc.

• Relacionado con la iluminación de ambas villas y resto de obras que tengan que ver con la mejora estética de las poblaciones y sus zonas de interés turístico, etc.

• Asuntos relacionados con jardinería, parques, fuentes y monumentos. Por ejemplo el baldeo de las calles que no impidan el fluir correcto del tráfico.

• El trasporte de pasajeros en vehículos municipales tales como autobuses, taxis y resto de transporte metropolitano. Si es necesario poner a disposición del usuario líneas especiales mientras dure el evento habrá que notificarse a los usuarios de manera que llegue la información de manera clara y concisa. Ídem con los taxis prestando atención a los que tienen su radio de operaciones alrededor del aeropuerto que impida dejar pasajeros aislados a horas intempestivas.

• Distribución de planos de la ciudad y colocación de puestos de información al turista.

• Informar con tiempo y claridad de itinerarios alternativos o posibles calles no transitables por el evento. El objetivo es causar las menores molestias posibles.

• Acondicionamientos exteriores como rutas de acceso y recorridos alternativos. Disponer de los tiempos que requieren evacuar y acceder a las instalaciones. Coordinación con el servicio del ayuntamiento de Tránsito en tiempo real.

• Servicio de grúa y asistencia a posibles atascos, coches mal aparcados, retenciones, etc.

• Mantener relación con las diferentes policías locales.

• Todo ello teniendo en cuenta que debe estar finalizado o a punto, en el tiempo y momento que la organización requiera y que habrá que estar atentos a los imponderables que surjan.

Todos los aspectos aquí referidos estarán propuestos por una comisión mixta ayuntamiento-organización, pero teniendo en cuenta que los responsables finales seremos nosotros y quienes diremos la última palabra, tanto en lo que concierne al precio, diseño, tamaño, número de cada apartado. Será necesario disponer de material de repuesto ya que la imagen no se consigue solo con lo que se ve el primer día si no a lo largo de todo el proceso.

Para la correcta organización de nuestro evento deportivo, debemos de realizar una serie de reformas en las ciudades organizadoras, Valencia, Pinedo, Torrent, Picassent y Silla. Primero pasaremos a exponer el recorrido que se va ha realizar dentro del evento, para después dar paso a las modificaciones que corresponderán hacer la las ciudades pertinentes por las que transcurre el evento.

Recorrido del Circuito del Campeonato de Europa de Triatlón-Valencia ´06

Modalidad Olímpica. Categoría absoluta.

Natación: 1.500 metros Playa de Pinedo.

Rectángulo o triángulo delimitado por dos boyas grandes y boyas de orientación.

Transición 1:

Situada en la playa de Pinedo junto a la Travesía Pinedo al mar.

Ciclismo: 40 Km. Pinedo-Silla-Picassent-Torrent-Pinedo.

Travesía Pinedo al mar - Carrera Río - V30 - V31 - Silla - V31 - Picassent - CV4140 - Torrent - CV36 - V30 - Carrera Río.

Transición 2:

Situada en la Carrera Río de Pinedo.

Carrera: 10 Km. Pinedo-Valencia.

Carrera Río - V15 - Puente Monteolivete (Valencia) - Avda. Pare Marques de Montañana - Avda. Puerto (dirección puerto) - Avda. Puerto - Plaza Zaragoza - Paseo de la Alameda.

Circuito Bici

Circuito Carrera

Valéncia

El recorrido que se realiza por Valencia es el final, y por lo tanto el de la carrera, sabemos que va ésta se distribuye durante 10 kilómetro y que va a pasar por la V15, el Puente de Monteolivete, la Avda. Pare Marques de Montañana , la Avda. del Puerto (dirección puerto) una vez llegado al puerto volvemos por la Avda. del Puerto, la Plaza Zaragoza y llegando así al Paseo de la Alameda, que es donde finalizará el Campeonato. Todas las calles por las que transcurre el recorrido han de estar cortadas, dejando paso tan sólo a los competidores, se cortarán al tráfico dos horas antes de la llegada de los competidores y tan sólo podrán pasar los peatones, que al mismo tiempo podrán ver a los participantes, éstos se encontrarán al otro lado de la vaya, para no ocasionar ningún percance. En todo momento habrá miembros de seguridad, para evitar problemas durante el recorrido. Una amplia zona del Paseo de la Alameda, nos servirá de aparcamiento, allí distribuiremos a un número considerado de voluntarios para facilitar la circulación, y no molestar de este modo al evento.

Pinedo

En pinedo podemos encontrar la 1º y la 2º transición, por lo que precisaremos de un gran espacio para no molestar a los participantes en uno de los momentos más importantes del recorrido, se intentará facilitar el cambio, gracias a la ayuda de los voluntarios, y del servicio de seguridad. Si lo desean en las transiciones pueden encontrar mesas de avituallamientos, para saciar su sed.

En la zona de pinedo se necesitará improvisar un aparcamiento, que esté vigilado, para evitar de esta forma saturar el pequeño poblado.

Silla-Picassent-Torrent

Estas son las ciudades por las que pasará el recorrido en Bici, por lo que se despejarán las carreteras V30 , V31, CV4140 , CV36 y la V30 hasta llegar al río de Pinedo, que es dónde se realizará la 2º Transición.

El paso por las ciudades, se realizará separando al público de los competidores mediante unas vayas, se intentará que el campeonato pase por las calles principales de los pueblos para dar publicidad a éstos.

ÁREA ECONÓMICO-LEGAL

ÁREA TÉCNICA

1. - Personal

1.1. - Salud

Para garantizar la salud de los participantes y de todos los asistentes a nuestro evento, la organización ha contactado con el servicio sanitario del Ayuntamiento de Valencia, que pondrá a nuestra disposición los servicios que necesitemos. Los servicios sanitarios del resto de ciudades por los que pasa el circuito también estarán alerta por si ocurriera algún accidente en sus inmediaciones. Los servicios que necesitaremos serán los siguientes:

Para el día de la carrera, domingo 7 de mayo, de 8 de la mañana a 18 de la tarde:

• 2 UVI móvil.

• Servicios médicos en la salida.

• Servicios médicos en la llegada.

• Helicóptero medicalizado.

El sábado 6 de mayo se realizará el reconocimiento del circuito, por lo que los servicios sanitarios deberán estar alerta.

Los servicios médicos en la salida y en la llegada serán necesarios para cubrir cualquier emergencia que pudiera suceder en las áreas correspondientes. Las UVI móvil serían necesarias para trasladar a los accidentados de mayor gravedad, y para cualquier accidente que se produjera a lo largo del recorrido del circuito. El helicóptero, sería necesario para casos muy graves y de extrema rapidez.

Los servicios sanitarios se instalarán el sábado día 6 de mayo, anterior al campeonato, en unas carpas situadas en la salida y en la llegada. Estas carpas serán instaladas el viernes día 5 de mayo y desmontadas el domingo 7 de mayo a la finalización del campeonato.

1.2. - Participantes

La relación de participantes, cuerpo técnico, acompañantes y responsable de cada delegación participante en el campeonato de Europa de triatlón Valencia ´06, así como la relación de árbitros y jueces, esta desarrollada en el apartado de logística, debido a que es esta área la que se encarga de su control. Por lo tanto, para ver la relación de los mismos y el número exacto ver ese apartado.

En ésta área, nos encargaremos de organizarlos, acreditarlos, y tenerlos informados para que estén en el lugar exacto a la hora precisa.

1.3. - Organización

1.4. - Actividad

Modalidad Olímpica. Categoría absoluta.

Natación: 1.500 metros Playa de Pinedo.

Rectángulo o triángulo delimitado por dos boyas grandes y boyas de orientación.

Transición 1:

Situada en la playa de Pinedo junto a la Travesía Pinedo al mar.

Ciclismo: 40 Km. Pinedo-Silla-Picassent-Torrent-Pinedo.

Travesía Pinedo al mar - Carrera Río - V30 - V31 - Silla - V31 - Picassent - CV4140 - Torrent - CV36 - V30 - Carrera Río.

Transición 2:

Situada en la Carrera Río de Pinedo.

Carrera: 10 Km. Pinedo-Valencia.

Carrera Río - V15 - Puente Monteolivete (Valencia) - Avda. Pare Marques de Montañana - Avda. Puerto (dirección puerto) - Avda. Puerto - Plaza Zaragoza - Paseo de la Alameda.

1.5. - Voluntarios/ayudantes

Para la captación de voluntarios, entablamos conversaciones con las universidades de Valencia, la Universidad de Valencia y la Universidad Politécnica de Valencia, para que promovieran entre el alumnado un curso de libre opción. De éste modo, llegamos a un acuerdo con ellos para realizar un curso de formación de voluntarios para el evento, determinando las diferentes áreas en las que podrán actuar:

• Dirección técnica.

• Secretaría general.

• Sección de protocolo.

• Gabinete de prensa.

• Gabinete de medicina deportiva.

• Sección de alojamientos y transportes.

• Sección de instalaciones.

El curso se ofertará en el mes de marzo del año 2006, y se desarrollará durante los días 27, 28 y 29 del mismo mes, en horario de 18 a 21 h. El lugar aún está por determinar. Las prácticas se realizarán el fin de semana del 4 al 7 de mayo de 2006, durante el desarrollo del Campeonato de Europa de Triatlón. Todos los participantes dispondrán del equipamiento deportivo para realizar las prácticas durante el evento, facilitado por la organización del campeonato. Al finalizar el curso, los alumnos podrán solicitar la convalidación por 3 créditos.

También se han hecho gestiones con la Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte para que sus alumnos puedan colaborar en la organización del Campeonato.

1.6. - Otros

• Presentadores (speaker)

• Animadores.

• Mascotas.

• Músicos.

• Actores.

2. - Planificación

2.1. - Control general

Control general.

CONTROL GENERAL

SECRETARÍA GENERAL ÁREA TÉCNICA

El Ayuntamiento de Manises, nos ha sido de gran ayuda al prestarnos cuatro aulas de la Casa de la Cultura, para que cada departamento del área técnica pueda desarrollar su trabajo.

En cada aula, se encuentran los despachos de cada responsable de cada área técnica.

Á R E A T É C N I C A
Departamento	Cargo	Nombre	Telefono	Movil	Fax	Despacho
Técnica	Director	Jesús Magalló	961531678	654061946	961530078	B.1
Personal	Responsable	Fernando Herranz	961531679	658225665	961530079	B.2
	Salud	Cristina López	961531680	635542446	961530080	B.2
	Participantes	Sergio Domínguez	961531681	685541212	961530081	B.2
	Actividad	Javier Rodríguez	961531683	654857692	961530083	B.2
	Actividades Complementarias	Ramón Serra	961531684	698351475	961530084	B.2
Planificación	Responsable	Marc Suárez	961531779	696362514	961530179	B.3
	Control General	Sergio Domínguez	961531780	698435712	961530180	B.3
	Ensayos	Francisco Miso	961531781	654872136	961530181	B.3
	Horarios	Javier Rodríguez	961531782	652356987	961530182	B.3
Actos complementarios	Responsable	Verónica Company	961531879	658632458	961530279	B.4
	Recepciones	Silvia Fabrega	961531880	698742355	961530280	B.4
	Ceremonias	Alberto Aspe	961531881	698325425	961530281	B.4
	Acreditaciones	Javier Soto	961531882	693254255	961530282	B.4
Dto. Complementario	Responsable	Fernando Herranz	961531979	648311211	961530379	B.5
	Reprografía	Vicente Rodríguez	961531981	677899522	961530381	B.5
	Estadística	Irene Plaza	961531982	699323225	961530382	B.5

SECRETARÍA GENERAL

ÁREAS
Departamento	Nombre	Telf.	Movil	Fax	Despacho
Infraestructuras	Ismael Pérez	961531679	625038547		C.1
Logística	Juan B. Ureña	961531677	629879104		D.1
Marketing	Manuel Alabau	961531676	607953044		A.1
Economía	Vicent E. Nogués	961531675	666358907		E.1
Técnica	Jesús Magalló	961531678	654061946	961530078	B.1
Organizador del evento.	FIBA-FEB	913652514

COORDINACIÓN DE ÁREAS

R E U N I O N E S
Departamento	Hora	Día	Lugar	Observaciones
Personal	19	Todos los viernes	Aula B.2.	Casa Cultura
Planificación	11	Viernes alternados	Aula B.3.	Casa Cultura
Actos Complem.	17	Martes alternados	Aula B.4.	Casa Cultura
Complementario	19	Todos los Miércoles	Aula B.5.	Casa Cultura
Director área técnica	18	Cada día 15 y 30 de cada mes.*	Sala de juntas	Ayuntamiento de Manises

Todas las reuniones empezarán a partir del año 2005.

* (En caso de que los días 15 ó 30 sean sábados o domingos, la reunión se pasará al lunes de la semana siguiente.)

R E U N I O N E S
Departamento	Hora	Día	Lugar	Observaciones
Infraestructuras	11	Cada día 25 de cada mes**	Sala de juntas	Ayuntamiento de Manises
Logística	18	Cada día 20 de cada mes**	Sala de juntas	Ayuntamiento de Manises
Marketing	10	Cada día 15 de cada mes**	Sala de juntas	Ayuntamiento de Manises
Económica	11	Cada día 10 de cada mes**	Sala de juntas	Ayuntamiento de Manises
Técnica	10	Cada día 15 y 30 de cada mes*	Sala de juntas	Ayuntamiento de Manises
Organizador evento	17	Cada día 2 de cada mes**	Sala de juntas	Ayuntamiento de Manises

* (En caso de que los días 15 ó 30 sean sábados o domingos, la reunión se pasará al lunes de la semana siguiente.)

** (En caso de que el día señalado sea domingo, la reunión se pasará al lunes de la semana siguiente.)

2.2. - Ensayos

Al ser un evento que se desarrolla al aire libre y entre varias ciudades, los ensayos no serán muy relevantes, poniendo énfasis sobre todo en las ceremonias de presentación y clausura del campeonato, y también en el sistema de acreditaciones y de entrega de dorsales.

2.3. - Horarios

JUEVES 4 DE MAYO 2006

Llegada de los participantes, autoridades,… Serán recibidos por los voluntarios y por la organización.

VIERNES 5 DE MAYO DE 2006

Por la mañana:

• Visita turística y/o entrenamientos.

Por la tarde:

• Recogida de dorsales en el expo hotel.

• Reunión informativa en expo hotel.

• Presentación del Campeonato, con actuación complementaria en el Palacio de Congresos.

SÁBADO 6 DE MAYO DE 2006

Por la mañana:

• Reconocimiento del circuito.

• Reunión de árbitros en el NH Las Artes.

• Ruedas de prensa en las carpas de la organización.

Por la tarde:

• Visita turística por la ciudad.

DOMINGO 7 DE MAYO DE 2006

Por la mañana:

• 9:30 Triatlón femenino.

• 12:30 Triatlón masculino.

• 16:00 Entrega de trofeos.

Por la tarde:

• Ceremonia de clausura.

• Entrega de regalos a jueces y VIPS.

Por la noche:

- Cena con todos los voluntarios, con su agradecimiento correspondiente personal en forma de obsequio.

3. - Actos complementarios

Presentación del Campeonato. Acto inaugural.

Reunión de árbitros.

Rueda de prensa en las carpas de la llegada.

Entrega de trofeos.

Ceremonia de clausura.

Actividades complementarias en las carpas de la llegada:

Firma de autografos.

Fotografías con participantes…

Actos de promoción de los patrocinadores.

Actuaciones de malabares (Vivevaleke)

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Durante el Campeonato se celebrarán las siguientes actividades:

Torneo 3x3 entre l@s niñ@s de los diferentes colegios y clubes de baloncesto de Valencia.

Concurso de triples.

Concurso de tiros libres.

Concurso de mates con trampolín y colchoneta.

Actividades 1x1.

Actividades de baloncesto en castillo hinchable.

Tres de las jugadoras más importantes de cada selección participarán en los siguientes actos:

Firma de autógrafos.

Fotografías con los asistentes.

Charla técnica con los siguientes conferenciantes: Paco Olmos, Domingo Diaz y Vicente Rodriguez

Los patrocinadores principales, en sus diferentes carpas y stands donarán y comercializarán, entre otros, estos productos:

Bebidas y comidas donadas por los patrocinadores.

Información sobre el material deportivo utilizado en baloncesto.

Comercialización de sus productos o servicios.

Museo sobre la historia del baloncesto mundial y español, todo muy interactivo.

Toda clase de talleres que se puedan dar, propios de las localidades organizadoras, talleres de cerámica, de agricultura, etc.

Actuaciones y espectáculos.

Actuación de malabares; actividades tales como, baile, aeróbic, payasos, etc.

Donde se realicen estas actividades se tendrán en cuenta aspectos tales como: 

ð      Seguridad.

ð      Diseñar- adecuar lugares de sombra con mesas para descansar y poder comer.

ð      Limpieza.

ð      Voluntarios.

ð      Patrocinadores.

ð      Premios, material donado por los patrocinadores.

ð      Inscripción gratuita a las actividades

3.1. - Recepciones oficiales

3.2. - Ceremonias

3.3. - Acreditaciones

3.4. - Vestuario

4. - Departamentos complementarios

4.1. - Área médica

4.2. - Reprografía

En ésta área de reprografía, dentro del pabellón de Manises, habrá un despacho destinado a realizar toda la reprografia necesaria para el evento, como clasificaciones, alineaciones, información de horarios y de actos complementarios.

4.3. - Informática

4.4. - Estadística

APÉNDICES

1. - Expediciones

Asistentes por delegación en el Campeonato de Europa de Triatlón-Valencia ´06

País	Bandera	Hombres	Mujeres	Cuerpo Técnico	Acompañantes
Alemania		6	1	7	9
Austria		5	3	7	8
Bélgica		3	3	5	6
Bulgaria		1	0	4	5
Croacia		1	0	4	5
Dinamarca		2	0	4	6
Eslovaquia		1	1	4	4
España		6	5	7	16
Estonia		1	0	4	5
Finlandia		1	1	4	6
Francia		5	6	7	11
Gran Bretaña		4	4	7	11
Grecia		2	3	5	8
Holanda		4	4	7	9
Hungría		5	1	6	8
Irlanda		2	1	4	6
Israel		2	0	4	5
Italia		4	5	7	10
Lituania		1	0	4	5
Luxemburgo		0	1	4	4
Moldavia		1	0	4	3
Noruega		1	0	4	3
Polonia		2	2	4	6
Portugal		3	2	5	8
Republica Checa		4	5	7	10
Rumania		1	1	4	6
Rusia		2	2	7	6
Serbia-Montenegro		1	1	4	5
Suiza		4	3	6	9
Suecia		3	0	4	6
Ucrania		2	1	4	5
Total asistentes		80	56	158	214
TOTAL		294 + 214 = 508