TEMA: 1 “EL APROVISIONAMIENTO”

La empresa es una unidad económica que se crea con el fin de obtener un beneficio a través del ejercicio de una actividad empresarial. Según el sector de actividad las empresas se clasifican en:

• Empresas extractivas pertenecen al sector primario y su actividad principal consiste en extraer las materias primas.

• Empresas industriales se incluyen en el sector secundario y su actividad es la fabricación o manipulación de bienes físicos, transforman las materias primas en productos elaborados y aptos para el uso o consumo.

• Empresas de servicios: son empresas del sector terciario, cuya misión es poner al alcance de otras empresas o del consumidor los bienes y servicios que proceden de los sectores primario y secundario.

1.1.1 Funciones de la empresa.

Las funciones principales de la empresa son:

• La función técnica: consiste en realizar las actividades necesarias para la fabricación o transformación de los productos.

• La función comercial: comprende las actividades relacionadas con la venta de los productos que fabrica.

• La función financiera: engloba las actividades relacionadas con los flujos de capital.

• La función social: está relacionada con los aspectos sociales y laborales del personal. Son las actividades que realiza el departamento de recursos humanos.

• La función administrativa: gestiona la administración y control de las operaciones realizadas en las distintas secciones de la empresa mediante el registro contable y administrativo de pagos y cobros, compras y ventas, etc.

Para llevar a cabo las funciones anteriores es necesario que exista una buena coordinación entre los distintos departamentos.

1.1.2 Organización de la empresa.

La organización y estructura interna de la empresa se representa a través del organigrama, en él se reflejan los distintos departamentos de trabajo y la conexión que existe entre ellos.

En la siguiente figura aparece representada una empresa organizada por departamentos y las funciones asignadas a cada uno de ellos.

El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados.

Como es obvio el departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada; para conseguir una buena gestión, al mínimo coste posible, la organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.

La planificación de las compras y la programación del aprovisionamiento se realizan en coordinación con los objetivos y estrategias de otras áreas funcionales de la empresa. Es decir, se tienen en cuenta como mínimo:

• Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.

• Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.

• Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.

• Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Con una buena gestión de compras la empresa obtiene ventajas al incrementar los beneficios en ventas, debido, sobre todo, a la reducción de costes.

Generalmente, el personal de compras está formado por el jefe de compras y el jefe de compras y el equipo de compradores que actúan bajo sus órdenes.

El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo, cuyas funciones son:

• Fijar los objetivos a conseguir en cada período y confeccionar el presupuesto con la información obtenida del departamento financiero y las necesidades de producción y otras secciones de la empresa.

• Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente.

• Recibir los boletines de solicitud de material; buscar las fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo os proveedores.

• Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación.

Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaz a la hora de negociar con el proveedor y defender los intereses de la empresa.

1.3. Aprovisionamiento y compra.

Aprovisionar y comprar son dos términos que tienen un significado muy parecido. Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar también significa adquirir un bien; pero en el argot empresarial existen marcadas diferencias entre ellas.

La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales cuando tiene que realizar las actividades de fabricación. Comprende la planificación y gestión de compras, el almacenaje de los productos y la aplicación de técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.

Una buena política de aprovisionamiento contribuye con los objetivos generales de la empresa a través de un buena gestión del stock.

Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:

• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos

• Gestionar el almacenaje de los productos

• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos

El stock almacenado representa una inversión de capital inmovilizado; por eso, desde el punto de vista económico, conviene tener un nivel de existencias que guarde equilibrio con el ritmo de ventas. Un stock excesivo resulta caro de mantener y disminuye la competitividad de la empresa; por el contrario, un stock insuficiente puede suponer perder ventas, insatisfacción de los clientes o la pérdida de éstos.

La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores y realizar las gestiones oportunas para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa.

Las principales funciones asignadas al departamento de compras son:

• Analizar las tendencias del mercado

• Estudiar los envíos de los proveedores

• Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan tener rápidamente el producto solicitado

• Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.

1.3.1. Objetivos del aprovisionamiento.

La empresa para conseguir una gestión óptima de aprovisionamiento debe alcanzar, entre otros, los siguientes objetivos:

• Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y de suministros.

• Minimizar la inversión en inventarios.

• Establecer un sistema de información eficiente

• Cooperar con el departamento de compras

Estos objetivos no se pueden cumplir al mismo tiempo. Por eso, es necesario buscar un equilibrio para lograr minimizar los costes asociados a cada uno de ellos.

1.3.2 Objetivos de las compras.

Los principales objetivos son:

• Buscar proveedores competitivos.

• Adquirir materiales con calidad adecuada para los fines a los q se destinan.

• Conseguir la mejor relación calidad-precio.

• Conseguir suministros a tiempo, “just-in-time”, es decir, que los proveedores sirvan los pedidos en función de la demanda.

• Mantener los inventarios al mínimo, pero sin que ello signifique perder las ventajas del precio o calidad.

• Conseguir materiales estándar a un coste más bajo que si los tuviera que adquirir diseñados a medida.

• Colaborar con las demás áreas de la empresa.

1.4. Necesidades de aprovisionamiento.

El aprovisionamiento de materiales y productos está estrechamente relacionado con el almacenaje de los mismos, pero hay que tener en cuenta que durante el tiempo que el producto está almacenado no aumenta de valor y, en cambio, en la empresa se generan unos costes que encarecen el coste total del producto.

Primero debemos precisar que el almacén es un centro regulador de la distribución de mercancías. Éstas por motivos estacionales, de producción o de transporte, existen en grandes cantidades pero por tiempo limitado.

La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de la organización del almacén, la producción y la demanda.

Los almacenes en la empresa actúan a favor del proceso productivo (almacén de aprovisionamiento) o de la organización comercial (almacén de productos terminados).

• El almacén de aprovisionamiento es necesario para mantener el ritmo de producción.

• El almacén de productos terminados es necesario para regular el mercado de consumo.

Algunas de las situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén son:

• Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos.

• Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante.

• Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular o

estacional.

• Cuando los centros de producción se encuentran muy alejados de los puntos de consumo.

• Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de los clientes.

Sin embargo, también existen muchas razones en contra del almacenaje. La empresa para almacenar sus productos necesita realizar fuertes inversiones en edificios e instalaciones; la mercancía almacenada ocupa espacio, genera costes de mantenimiento, manipulación, gestión administrativa; la mercancía almacenada envejece y sufre obsolescencia.

El producto es un conjunto de materiales que ha sufrido un proceso de elaboración, transformación o fabricación y que tiene como finalidad una transacción mercantil de compraventa.

Los materiales son los componentes del producto, son bienes tangibles que se pueden encontrar en la naturaleza o ser el resultado de un proceso de transformación.

Generalmente, los materiales que se utilizan en el proceso de elaboración de un producto son objeto de almacenamiento, y por ello dentro de la empresa se denominan bajo el nombre común de “stocks” o “existencias”.

Los bienes que forman las existencias o stocks son los siguientes:

Mercaderías: son productos adquiridos por la empresa y que los tiene almacenados hasta el día de la venta y entrega al cliente, sin que durante ese tiempo hayan sufrido ninguna transformación.

Materias primas: son los materiales que utiliza la empresa para fabricar otros productos.

Otros aprovisionamientos: en este apartado se incluyen:

• Elementos y conjuntos incorporables: son productos fabricados fuera de la empresa, y adquirirlos para incorporarlos a sus productos sin someterlos a transformación.

• Combustibles: son materiales de consumo que no se incluyen en el producto transformado pero tienen la misión de facilitar el proceso.

• Repuestos: son piezas de recambio para instalar en equipos y máquinas; no se incluyen en el producto transformado pero tienen la misión de facilitar el proceso.

• Materiales diversos: son otros materiales de consumo que no pertenecen a los conceptos anteriores y al igual que ellos no se incorporan al producto fabricado.

• Embalajes: son cubiertas o envolturas; unas veces se utilizan para empaquetar varias unidades de un mismo artículo y en otras sólo son necesarios para proteger el producto durante el almacenaje y el transporte.

• Envases: son recipientes destinados a contener, proteger o resguardar el producto.

• Material de oficina: es el que se utiliza en las gestiones administrativas derivadas de la comercialización (etiquetas, impresos, documentos (pedidos, albaranes, facturas)).

Productos en curso: son aquellos que se encuentran en proceso de fabricación o transformación, al cierre del ejercicio o cuando hacemos inventario al final de mes o semana.

Productos semiterminados: son aquellos que han pasado todo el proceso de fabricación pero no están preparados para la venta por tener que incorporarles algún elemento que la empresa compra a otro fabricante,

Productos terminados: son los que han concluido todo el proceso de fabricación e incluso llevan incorporados los materiales de acondicionamiento.

Subproductos, residuos y materiales recuperados, comprenden:

• Los subproductos son artículos de carácter secundario o accesorio al producto principal. Se fabrican con restos de materia prima recuperable.

• Los residuos se obtienen al mismo tiempo que los productos o subproductos. Cuando los restos de materia prima no tienen aplicación en la propia empresa, pero pueden ser utilizados y se venden como restos o residuos a otras empresas.

• Los materiales recuperados son los que regresan nuevamente al almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo, como es el caso de los envases de vidrio.

El circuito o camino que recorre el producto al trasladarse desde el centro de extracción (mina, bosque, huerta…) o el centro de producción (fábrica) hasta que llega al cliente o consumidor se hace en dos etapas: una desde el centro de extracción a la fábrica o almacén, que se conoce como “canal de aprovisionamiento”, y otra desde la fábrica o almacén a los puntos de venta y se denomina “canal de distribución”.

Una vez que los materiales y mercancías han llegado a la empresa, los flujos reflejan las entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar las actividades de fabricación y venta.

Las empresas industriales se caracterizan por su actividad transformadora y cumple tres funciones básicas:

• Aprovisionamiento de materias primas y otros materiales que se obtienen con el fin de someterlos al proceso de elaboración o transformación.

• Transformación de los materiales en productos terminados y aptos para la venta.

• Distribución y venta de los productos fabricados.

Las empresas comerciales centran su actividad en las funciones de aprovisionamiento y distribución.

• El aprovisionamiento en las empresas comerciales mayoristas proviene directamente del fabricante; mientras que en las detallistas el proveedor puede ser un fabricante o un distribuidor mayorista.

• La distribución, en la empresa mayorista, se dirige a través de empresas detallistas y en el caso de éstas, directamente al consumidor final.

Las empresas de servicios centran sus funciones en satisfacer las necesidades de los clientes. Los bienes que adquieren son para llevar a cabo la actividad que realizan y al ser de uso, generalmente, no se almacenan.

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