ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTOS (*)

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTOS (*)

Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva necesita

información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización.

La actividad del departamento de recursos humanos se basa en la

información disponible respecto a puestos. Los puestos de trabajo constituyen la

esencia misma de la productividad de la organización.

Análisis de la información sobre puestos: perspectiva general.

Antes de la creación de un departamento de personal, los gerentes de

cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal.

Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren, por lo común, sistemas de información, al menos durante las primeras etapas de la actividad de una empresa.

A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, más funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de puestos, que consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización.

Quien lleva a cabo esta función es el analista de puestos.

Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no

de las personas que lo desempeñan.

Si carecen de un sistema adecuado de información, los responsables de la toma de decisiones no podrán, por ejemplo, encontrar candidatos que reúnan las características necesarias para un puesto, ni señalar niveles salariales de acuerdo con el mercado.

Las principales actividades gerenciales vinculadas con la información

sobre el análisis de puestos son:

Compensación equitativa y justa.

Ubicación de los empleados en los puestos adecuados.

Determinación de niveles realistas de desempeño.

Creación de canales de capacitación y desarrollo.

Identificación de candidatos adecuados a las vacantes.

Planeación de las necesidades de capacitación de recursos humanos.

Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados.

Eliminar requisitos y demandas no indispensables.

Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

Obtención de información para el análisis de puestos

Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización,

sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y

procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y su desempeño, se realizan los siguientes pasos:

Identificación de puestos.

Es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande, es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o a una investigación directa con los empleados, supervisores y gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de puestos anterior resulta de mucha utilidad.

Desarrollo del cuestionario.

Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades,

conocimientos, habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto

específico.

Identificación y actualización: se procede primero a identificar el puesto que

se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última

descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos

atrasados y no aplicar la información a otro puesto.

Deberes y responsabilidades: muchos formatos especifican el propósito del

puesto y la manera en que se lleva a cabo. Esto proporciona una rápida

descripción de las labores. Los deberes y responsabilidades específicos

permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.

Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: describe los conocimientos,

habilidades, requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios

para la persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Asimismo, permite la planeación de programas de capacitación específica.

Niveles de desempeño: en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores o los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.

Obtención de datos.

El analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas,

manteniendo en todos los casos la máxima flexibilidad.

Entrevistas: el analista visita personalmente al sujeto que puede

proporcionarle información relevante sobre algún puesto. Puede basarse en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo: suele entrevistarse tanto a personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores (que se entrevistan después.

A fin de verificar la información proporcionada por el empleado).

Comités de expertos: aunque igualmente costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas.

Bitácora del empleado: una verificación del registro de las actividades

diarias del empleado, según las consigna él mismo en un cuaderno, ficha o

bitácora de actividades diaria, constituye otra alternativa para la obtención

de información. La verificación de estas bitácoras no es una alternativa común para obtener información sobre un puesto, porque significan una inversión en términos considerables de tiempo.

Observación directa: este método resulta lento, costoso y más susceptible de conducir a errores. Es aconsejable dejar este campo al ingeniero de tiempos y movimientos. Salvo casos excepcionales, no es recomendable para el análisis de ningún puesto.

El método ideal: flexibilidad en los procedimientos y sentido común.

Aplicaciones de la información sobre análisis de puestos.

La información sobre los diversos puestos puede emplearse en la

descripción de puestos, para las especificaciones de una vacante y para

establecer los niveles de desempeño necesarios para una función determinada.

Descripción de puestos:

Es una explicación escrita de los deberes, condiciones de trabajo y

otros aspectos relevantes de un puesto específico. Todas las formas para la

descripción de puestos deben tener un formato igual dentro de la compañía, para preservar la comparabilidad de los datos.

Datos básicos: una descripción de puestos puede incluir información como el código que se haya asignado al puesto (clave del departamento, si el puesto está sindicalizado o no, el número de personas que lo desempeñan):

o Fecha, para determinar si la descripción se encuentra actualizada o no.

o Datos de la persona que describió el puesto, para que el departamento de personal verifique la calidad de su desempeño y pueda proporcionar

retroalimentación a sus analistas.

o Localización: departamento, división, turno (del puesto).

o Jerarquía, para establecer niveles de compensación.

o Supervisor, es la persona que ejerce autoridad directa sobre el puesto y está vinculada de muchas maneras con el desempeño que se logre.

o Características especiales: régimen de pagos por tiempo extra, si se

pueden pedir cambios de horario, si debe existir disponibilidad para viajar,

etc.

Resumen del puesto: después de la sección de identificación, suele continuarse con un resumen de las actividades que se deben desempeñar. Es ideal que el resumen conste de pocas frases, precisas y objetivas. Cada responsabilidad se describe en términos de las acciones esperadas y se destaca el desempeño.

Condiciones de trabajo: no sólo las condiciones físicas del entorno en que

debe desempeñarse la labor, sino también las horas de trabajo, los riesgos

profesionales, la necesidad de viajar y otras características.

Aprobaciones: las descripciones de puestos influyen en las decisiones sobre personal. Es preciso verificar su precisión. Esa verificación la puede

realizar el supervisor del analista, el gerente de departamento en que se

ubica el puesto y el gerente de personal.

Especificaciones del puesto:

La diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de

puesto estriba en la perspectiva que se adopte. La descripción define qué es el puesto. La especificación describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto.

No es frecuente separar enteramente la descripción de la especificación, resulta más práctico combinar ambos aspectos.

Niveles de desempeño:

El análisis del puesto permite también fijar los niveles de desempeño

del puesto, con ello se consigue ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados.

Los sistemas de control de puestos poseen cuatro características:

niveles, medidas, corrección y retroalimentación.

Los niveles de desempeño en un puesto se desarrollan a partir de la

información que genera el análisis del puesto. Cuando se advierten niveles bajos de desempeño, se toman medidas correctivas. Las toma el supervisor, aunque en algunos casos interviene el gerente. La acción correctiva sirve al empleado como retroalimentación. En algunos casos, no es la conducta del empleado la que debe corregirse, sino la estructura misma del puesto.

Cuando los niveles especificados no son adecuados, constituyen un aviso para que el personal adecuado proceda a tomar medidas correctivas.

El sistema de información sobre los recursos humanos.

Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de

desempeño integran la base mínima de datos que necesitan los departamentos de personal y permiten la toma de decisiones.

Organización de la base de datos:

Disponer la información para su ingreso en archivos magnéticos o en

papel requiere en muchos casos el trabajo coordinado del departamento de

personal con el de cómputo. La base de datos se organiza con el postulado de que los puestos constituyen una unidad básica. Cada vez más, los puestos se organizan en grupos laborales. Los grupos laborales son conjuntos de puestos similares, llamados puestos tipo o típico.

Diseño de puestos.

Los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la

organización.

Dado que la función de los departamentos de personal es ayudar a la

organización a obtener y mantener una fuerza de trabajo idónea, los

especialistas en personal deben poseer una comprensión profunda de los diseños

de puestos.

El diseño de un puesto muestra los requerimientos organizativos,

ambientales y conductuales que se han especificado en cada caso.

La productividad del empleado, su satisfacción con la labor que lleva a

cabo y las dificultades en su labor diaria proporcionarán una guía de lo bien

diseñado que se encuentre el puesto. Cuando una ocupación determinada presenta

deficiencias serias en su diseño, con frecuencia se presentan fenómenos como

alta rotación del personal, ausentismo, quejas, protestas sindicales, sabotajes.

Sin embargo, no todos los puestos conducen al mismo grado de satisfacción

personal. Asimismo, no en todos los casos puede culparse al diseño por la

conducta negativa de las personas que tienen determinada función.

Elementos organizativos del diseño de puestos:

Estos elementos se relacionan con la eficiencia. Los puestos

adecuadamente diseñados permiten conseguir una motivación óptima del empleado y

conducen al logro de resultados óptimos.

La especialización constituye un elemento esencial en el diseño de

puestos. Cuando los trabajadores se limitan a efectuar unas pocas tareas

repetitivas la producción suele ser más alta. Éste es un enfoque mecanicista,

que procura identificar todas las tareas de un puesto, para que estas tareas

puedan disponerse de manera que se reduzcan al mínimo de tiempo y esfuerzo de

los trabajadores. Una vez determinada la identificación de las tareas, se agrupa

un número limitado de tareas y se integra un puesto. El resultado es una

especialización en determinadas tareas. Los puestos especializados conducen a

ciclos cortos en el puesto.

El enfoque mecanicista destaca la eficiencia en el esfuerzo, en el

tiempo, en el costo de los salarios, capacitación y tiempo de aprendizaje que

requiere el obrero o el empleado. Esta técnica se utiliza mucho en operaciones

de ensamblado. Resulta especialmente efectiva cuando se emplea a trabajadores

sin calificación o sin experiencia en trabajos industriales. Este enfoque ha

cedido el paso a diseños de puestos elaborados bajo la óptica del flujo de

trabajo y de las prácticas laborales.

Flujo de trabajo. Cuando se estudia la naturaleza del producto o servicio

que se va a procesar, se puede determinar la línea ideal de flujo para que el

trabajo se efectúe con eficiencia.

Prácticas laborales. Son los procedimientos adoptados para el desempeño

del trabajo. Pueden originarse en los hábitos del pasado, en las demandas

colectivas, en los lineamientos de la persona que dirige la empresa, etc.

Elementos del entorno en el diseño de puestos:

Al diseñar puestos es necesario tener en cuenta tanto la habilidad como

la disponibilidad de los empleados en potencia. Asimismo, es necesario tener en

cuenta el entorno social.

Habilidad y disponibilidad de los empleados. Las demandas de eficiencia

deben balancearse con la habilidad y disponibilidad reales de los empleados que

puede proveer el mercado.

Demandas del entorno social. El grado de aceptación de un empleo es

también influido por las demandas y expectativas del entorno social. Un

diseñador hábil dará a los puestos que diseña características que lo hagan

deseable.

Elementos conductuales en el diseño de puestos:

Los puestos no pueden diseñarse utilizando solamente los elementos que

mejoren la eficiencia. Los diseñadores de puestos se apoyan mucho en

investigaciones conductuales con el fin de procurar un ambiente de trabajo que

satisfaga las necesidades individuales. Las personas con deseos de satisfacer

necesidades de carácter superior se desempeñan mejor cuando se les ubica en

puestos con calificaciones altas en determinados ámbitos. Estos ámbitos son:

Autonomía - responsabilidad por el trabajo. Gozar de autonomía significa ser

responsable por la labor desempeñada. Implica la libertad de seleccionar las

respuestas propias al entorno. Con esto aumenta la responsabilidad individual

y la posibilidad de autoestimarse. La ausencia de autonomía puede conducir a

niveles pobres de desempeño o apatía.

Variedad - uso de diferentes habilidades y conocimientos. La falta de variedad

puede producir aburrimiento, que a su vez conduce a errores, fatiga y

accidentes.

Identificación con la posibilidad de seguir todas las fases de la labor. El

problema de algunos puestos es que no permiten que el empleado se identifique

con su tarea. Posiblemente, el empleado experimente escaso sentido de

responsabilidad y quizá no muestre satisfacción alguna por los resultados que

obtiene.

Significado de la tarea. Este aspecto adquiere especial relevancia cuando el

individuo evalúa su aportación a toda la sociedad.

Retroalimentación - información sobre el desempeño. Cuando no se proporciona

retroalimentación a los empleados sobre su desempeño, hay pocos motivos para

que su actuación mejore.

El equilibrio adecuado entre los elementos conductuales y la eficiencia.

Aumentar los aspectos conductuales quizás repercuta en la eficiencia. En

este sentido, no existe una solución unívoca. Los expertos en personal deben

esforzarse por lograr un equilibrio adecuado entre los elementos conductuales y

la eficiencia.

La productividad y la especialización:

La creencia de que a más especialización correspondería siempre mayor

productividad sólo es verdadera en cierto grado. A medida que un puesto se hace

más especializado, sube también la productividad, hasta que elementos

conductuales como el tedio hacen que se suspendan los avances en productividad.

La satisfacción y la especialización:

Al principio, la satisfacción tiende a subir con la especialización. A

partir de cierto punto, la especialización ulterior conduce a un rápido descenso

de la satisfacción.

Los puestos sin especialización requieren períodos largos de adaptación.

La frustración decrece en tanto aumenta la retroalimentación, cuando se añade

cierto grado de especialización. Cuando la especialización excede cierto punto,

sin embargo, la satisfacción decrece debido a la falta de autonomía, variedad e

identificación con la tarea.

La productividad continúa en ascenso sólo si las ventajas de la

especialización sobrepasan las ventajas de la falta de satisfacción.

Aprendizaje y especialización:

Cuando un trabajo es altamente especializado disminuye la necesidad de

aprender. Se requiere menos tiempo, por tanto, para aprender a desempeñar un

trabajo especializado.

Rotación y especialización:

Aunque un trabajo especializado se aprende en menor tiempo, los niveles

de satisfacción generalmente asociados con esas tareas son más bajos. A su vez,

este factor puede conducir a una alta tasa de rotación. Cuando las tasas de

rotación son altas, un nuevo diseño del puesto, con más atención a los aspectos

conductuales, pueden reducirlas.

Técnicas para el nuevo diseño de puestos.

El punto central en un nuevo diseño de puestos con frecuencia es si un

puesto específico debe tener más especialización o no. La respuesta dependerá de

si el puesto se encuentra ya muy especializado.

El análisis y la experimentación constituyen los únicos medios para

determinar el punto en el que se ubica un puesto determinado.

Especialización insuficiente:

Cuando los especialistas en personal consideran que los puestos no se

encuentran suficientemente especializados, proceden a la simplificación de las

labores. Las tareas de un puesto pueden dividirse entre dos puestos. Las tareas

que no resultan esenciales se identifican y eliminan con el fin de diseñar

puestos que incluyan menos tareas.

El riesgo de la simplificación estriba en producir aburrimiento, errores

e incluso accidentes. Este problema tenderá a producirse con más frecuencia en

proporción directa al grado de preparación académica que tenga la fuerza de

trabajo. A mayor grado de educación, corresponde mayor posibilidad de que

aparezca el tedio como manifestación grave.

Especialización excesiva:

A medida que la educación se extiende a clases populares y suben los

niveles de vida, los trabajos rutinarios muy especializados, como los trabajos

industriales repetitivos y monótonos resultan cada vez menos atractivos. A fin

de incrementar la calidad del entorno laboral, se pueden emplear varios métodos.

Las técnicas utilizadas con mayor frecuencia incluyen:

Rotación de labores. Consiste en asignar tareas cambiantes. Los puestos no

cambian en sí mismos, son los empleados quienes rotan. La rotación rompe la

monotonía del trabajo muy especializado, porque requiere el uso de habilidades

muy distintas. Es necesario tratar con cautela esta técnica, ya que no mejora

los puestos en sí mismos. La relación entre tareas, actividades y objetivos

continúa sin cambiar. Debe ponerse en práctica sólo después de haber

considerado otras técnicas.

Inclusión de nuevas tareas. Mediante esta técnica se incrementa el número y la

necesidad de las labores desarrolladas en un puesto. Reduce la monotonía

mediante la expansión del ciclo del puesto y apela a una gama más amplia de

habilidades del empleado.

Enriquecimiento del puesto. Con base en el agregado de nuevas fuentes de

satisfacción, esta técnica incrementa los niveles de responsabilidad,

autonomía y control. La inclusión de nuevas tareas, que consiste en sumar

nuevas labores a las que ya se desempeñaban. En el proceso de enriquecer un

puesto, se apela a aumentar la posibilidad de planeación y control. A la

técnica de inclusión de nuevas tareas se le puede describir como una expansión

del nivel de ejecución. El uso de técnicas de enriquecimiento del puesto

constituye un recurso al que siempre se puede apelar. Las críticas hechas más

frecuentemente destacan la poca receptividad que suele encontrarse en grupos

sindicalizados, el costo de diseñarla y ponerla en práctica y los escasos

datos de que se dispone actualmente para prever sus efectos a largo plazo.

También se señala que esta técnica no es suficientemente radical.

(*) Resumen de ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y RECURSOS HUMANOS, de William B.

Wether, Jr. - Heith Davis, editorial Mc. Graw Hill

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