I.- DEFINICIÓN DE ÁREAS FUNCIONALES

La efectividad de la administración de una empresa no depende del exito de una área específica sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividaddes de las principales áreas funcionales, mismas que son:

A.- PRODUCCION: Es aquella que formula y desarrolla los metodos más adecuados para al elaboración de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridos.

B.- MERCADOTECNIA: Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado par crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita distribuyendolo en forma tal que esté a  su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.

C.- FINANZAS: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de que pueden funcionar debidamente.

D.- RECURSOS HUMANOS: Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.

E.- OTRAS ÁREAS FUNCIONALES : Depende del tipo de empresa a crear, por ejemplo : Control de Calidad, Computación e informática, Comercialización, etc.

II.- CONCEPTOS ASOCIADOS A LA CREACIÓN DE EMPRESAS

A.- LA PLANEACION : Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

B.- EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO : El desempeño de todos los miembros de la organización se evalua con el objeto de calificar la productividad individual y ver que se puede hacer para el aumento de esta.

C.- ¿QUÉ INDICAN LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA?

 Indican resultados y fines que la empresa debe de lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas y directrices básicas hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.

Clasificación de los objetivos en cuanto a tiempo

a) Corto Plazo : Se extienden a un año o menos.
b) Mediano Plazo: Cubren periodos de 1 a 5 años.
c) Largo Plazo : Se extienden más allá de los cinco años.

D.- ¿QUÉ SON METAS?

Representan relación de números en cantidad y tiempo operado en tanto que los objetivos son las guías a nivel general.  El objetivo general debe de abarcar en su contexto las metas a corto y largo plazo.

* Las metas se interelacionan entre sí, para conseguir el objetivo general, es decir para conseguir los objetivos, es necesario lograr las metas.

* Coexisten en armonía donde la obtención de una es compatible con la consecución de la otra.

E.- ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, Implica una estimación del capital, de los costos y de los ingresos.  Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en términos financieros.

F.- ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Es un conjunto especial de actividades que deben de efectuarse dentro de un periodo especificado generalmente en el lugar de trabajo.

III.- TECNICAS PARA FORMULAR LOS PLANES Y PARA PRESENTARLOS

- Manuales Organizacionales y de apoyo
- Diagramas de Proceso y de Flujo
- Gráficas de Gantt, Mallas Pert, etc
- Programas

A.- ¿QUÉ TIPOS DE MANUALES SE UTILIZAN EN UNA ORGANIZACIÓN?

° Manual de objetivos y políticas
° Manuales departamentales
° Manuales del empleado o de bienvenida
° Manuales de organización

° Otros manuales de apoyo a la gestión

B.- ¿QUÉ CONSTITUYE LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN?

La parte esencial e indispensable para el incremento de la productividad y la reducción de los costos de producción. (Requiere que los gerentes  decidan que producto y servicio deben de fabricar, así como y cuando producirlos.)

C.- ¿QUÉ ABARCA LA PLANEACIÓN FINANCIERA?

Presupuestar el Capital, la planeación de las utilidades y de la liquidez, representa la evaluación y resumen cuantitativo de las diversas actividades de la planeación incluyendo el programa de desarrollo de empresas.

D.- ¿PARA QUÉ SIRVE LA PLANEACIÓN FINANCIERA?

-Da oportunidad para una evaluación de vviabilidad muy objetiva.
- Traduce la información de la investigaación de mercados a programas de ventas.
- Incorpora las operaciones y planes orgganizacionales a categorías de gastos.
- Muestra necesidades de efectivo de la empresa en el tiempo proporciona una bace para evaluar la oportunidad de inversión.

E.- ¿QUÉ ES STAFF Y PORQUÉ SURGE?

Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de los detalles. Son unidades especializadas, que normalmente son del índole de "asesora" y no se constituyen como parte de la estructura organizacional; no tienen mando.

Ventajas y desventajas del staff

1.- Ventaja: Ayuda de personas expertas que laboran en base a honorarios y se encuentran fuera de la organización, por lo que el pago de IMSS y demás prestaciones no son necesarias.

2.- Desventaja: Se paga mucho por sus servicios, y no se está seguro que actúen con políticas de confidencialidad de asuntos de la empresa con otras.

F.- ¿QUÉ SON ORGANIGRAMAS?

Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización que muestran las interelacionales, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.

G.- ¿QUÉ ES UN MANUAL?

Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información sobre la organización de la empresa y pueden ser de : Políticas, departamentales, bienvenida, organización, procedimientos, contenido múltiple, técnicas y de puesto.

H.- ¿QUÉ SE ANALIZA A TRAVÉS DE LA CARTA DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES?

Los puestos que integran un departamento para lograr la división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.

I.- ¿QUÉ ES UN ANÁLISIS DE PUESTO DE TRABAJO?

Es una técnica en la que se clasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las características, conocimientos, aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.

J.- ¿QUÉ ES LA DIVISIÓN DEL TRABAJO?

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

K.- ¿QUÉ ES UNA DEPARTAMENTACIÓN?

Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas en base a su similitud.

L.- ¿QUÉ ES JERARQUIZACIÓN?

 Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango y/o grado de importancia.

M.- ¿QUÉ SON LOS NIVELES JERÁRQUICOS?

El conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que poseen, independientemente de la función que realicen.

IV.- PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE UN CARGO

A.- INTRODUCCIÓN

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de Manuales de Procedimientos Administrativos podrán hacer más eficiente el proceso de compras de la Empresa No estoy Ni Ay. Para ello se ejemplifica lo siguiente:

1.- La empresa No estoy Ni Ay, como institución educativa requiere ser más competitiva; sobre todo considerando lo que expresamente exponen su Misión, " formar profesionales altamente calificados... " Es precisamente ahora, cuando es más costoso formar ese profesional de vanguardia que tiene que ser más competitiva y servir de directriz para otras instituciones de su naturaleza,

2.- El solo hecho de formar parte de la comunidad educativa de Chile, nos despierta el deseo de participar activamente en la consecución de las metas y objetivos de No estoy Ni Ay que permitan hacer de esta institución la mejor y más eficiente en su campo de acción.

3.- En esta organización como en todo sistema existe interdependencia entre cada uno de los elementos que la componen; los elementos que conforman a la Institución son quizás muy específicos, la docencia y los departamentos de administración y servicios existen para garantizar el funcionamiento de este sistema, pero ¿ qué sucede si al menos uno de estos elementos deja de ser eficiente?, ¿ Que sucede con el resto de ellos? Será que hace que el proceso de formación de un profesional sea mucho más costoso. Es nuestro interés abordar el proceso de compras de No estoy Ni Ay y evaluar la posibilidad de optimizarlo, considerando nuestro alcance y oportunidad como alumnos de administración.

B.- UN EJEMPLO : DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIÓN

1.- Los procesos administrativos

2.- Funciones,atribuciones y responsabilidades

C.- OTROS EJEMPLOS

1.- Responsabilidades (Departamento de personal / sección de personal)

• Departamento de Personal : Técnico Universitario en manejo de recursos humanos

• Sección de personal : Técnico en administración de Personal , administración u otro grado equivalente que es designado por el Gerente de Recursos Humanos.

2.- Funciones y atribuciones de la sección de personal

Se sugiere que se redacten estas funciones...

V.- MARCA DE UN PRODUCTO

Una marca puede consistir en una imagen, un símbolo, un nombre, un grupo de letras o una combinación de todo eso.

Hay 3 formas posibles de llevar a cabo una política de marca :

• ofrecer artículos sin una marca

• usar marcas de terceros

• ofrecer mercancías bajo una marca propia

A.- Ofrecer artículos sin marca

Es habitual para mercancías producidas en masa, cuando no hay ninguna diferencia entre los productos de los diversos suministradores.

B.- Marca de terceros

Se usa cuando el producto recibe el nombre exclusivo empleado por otra compañía, mientras lo que se hace es bajo pedido de esa misma compañía. Un ejemplo son las marcas del distribuidor (Pryca). Esto significa que el producto recibe el nombre exclusivo de la tienda en que se vende. El nombre del fabricante desaparece por completo.

La marca blanca o marca del distribuidor está tomando mucho auge en estos años.

C.- Marca patentada

Se usa cuando el producto puede, de esta manera, distinguirse por sí solo de los productos de la competencia. Usar una marca es un esfuerzo para indicar que el producto es diferente, y está empeñado en engendrar una cierta preferencia para ese producto.

Cada fabricante espera que la preferencia por su marca se convierta en lealtad a la marca, y así el consumidor se convierta en un adepto a sus productos.

Al llevar a cabo esta política de marca patentada, tenemos las siguientes posibilidades :

La marca del producto debe ser :

VI.- ENVASE, ENVOLTORIO Y EMBALAJE

Fuente : ESIC y La función comercial

Veamos la diferencia entre los 3 conceptos con un ejemplo :

Envase : es el estuche que encierra una docena de pañuelos

Envoltorio : es el sobre de celofán donde está cada pañuelo

Embalaje : es la caja que contenga 40 estuches de pañuelos

La manera en que se envasa un producto, ha demostrado que es de importancia primordial para los consumidores. Todo producto puede cambiar la manera en que es percibido por el cliente con un mero cambio en el embalaje o envase.

A.- Funciones del envase y embalaje

Se han hecho inventos en el sector del embalaje y a causa de ello, materiales desconocidos hace 20 años, tales como todos los tipos de plástico, se usan más y más ampliamente como materiales del embalaje y envase.

2.- Diseños

Fuente : La función comercial

Debe ser estético y utilitario (formas manejables y rentables), y además original para que pueda ser identificativo. Debe mantenerse siempre la misma forma (Ejemplo : sería arriesgado para la marca BAYER fabricar aspirinas cuadradas).

VII.- CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

Fuente :La función comercial, taller de nuevos empresarios 2 y ESIC

Cada producto de una gama pasa a través de varias etapas, que conjuntamente se denominan ciclo de vida del producto.

El ciclo de vida de un producto nace en el momento de su introducción en el mercado, y termina cuando el producto desaparece del mercado

Durante es periodo en que el producto está en el mercado, se pueden diferenciar las siguientes etapas :

• introducción ( I )

• crecimiento ( II )

• madurez-saturación ( III )

• declive ( IV )

La duración en el tiempo del ciclo de vida de un producto difiere de uno a otro. Condicionantes como la moda y la innovación han provocado un acercamiento paulatino de la duración de la vida de gran parte de los productos y en un % importante.

La longitud del ciclo de vida de un producto depende de :

• proceso tecnológico. Siempre pueden desarrollarse productos mejores, y a menudo más baratos, que pueden ser sucesores de los productos existentes.

• cambios en los hábitos de consumo

* A continuación, hablaremos de las distintas etapas.

Etapa I : Introducción

El nuevo producto debe ser viable y capaz de satisfacer las necesidades del consumidor. Se robustece fuertemente la calidad, porque en esta etapa el producto debe ser aceptado sin sospechas.

Características :

• monopolio de producción o distribución

• distribución y venta reducida

• gama de fabricación limitada

• gran inversión en publicidad y promoción

Etapa II : Crecimiento

El objetivo concreto de esta etapa es aumentar la demanda de mi producto concreto, pues ya existen competidores.

Características :

• crecimiento de la demanda

• aparecen competidores o imitadores del producto o servicio

• los gastos de publicidad y promoción son inferiores a la etapa anterior

• aumento de la distribución del producto

• reducción del precio como consecuencia de la aparición de competidores

• incremento del número de unidades vendidas, repercutiendo directamente en la disminución de los costes.

Etapa III : Madurez

Características :

• la demanda se estabiliza

• gran número de competidores

• nueva reducción de los precios de venta

• reducción de los beneficios por parte de las empresas

• hay que darle nuevos usos al producto

• cambios en los envases y formas

Etapa IV : Declive

Características :

• descenso de la demanda. Algunas empresas abandonan la comercialización de los productos

• disminución del número de consumidores

• disminución de los gastos de publicidad e incremento de los gastos de promoción para dar salida a los stocks del producto.

CUOTA DE MERCADO

* Podemos clasificar los productos en 4 categorías :

Categoría I : Vacas Lecheras

Son productos que se encuentran en fase de madurez y con una cuota de mercado mayor que nuestros competidores. Son productos en los que se ha acumulado más experiencia y por tanto tienen unos costes menores y unos ingresos mayores.

Son la fuente fundamental de ingresos con que cuenta la empresa. Tarde o temprano llegarán a la etapa de declive, luego sólo habrá que invertir en ellos lo estrictamente necesario, porque tarde o temprano desaparecerán. El beneficio generado por ellos se debe reinvertir en la categoría II y III.

Categoría II : Estrella

Son productos de fuerte crecimiento en los que la empresa controla una cuota de mercado dominante. Constituyen estos productos las futuras promesas si la gestión que de ellos se hace logra conducirlos a la categoría I. Son productos que no generan beneficios, aunque normalmente se autofinancian, pero que contribuyen al crecimiento de la empresa.

Categoría III : Dilemas

Son productos que tienen un crecimiento alto pero que la cuota de mercado que controla la empresa es baja. Una gestión adecuada consiste en tratar de convertirlos nuevamente a la categoría I. Para ello hay que crecer más rápidamente que los competidores, con una política muy agresiva, de precios, promoción, publicidad, distribución, etc. Para ello se necesitan grandes inversiones de dinero (que saldrán de las vacas lecheras).

Categoría IV : Perros o Pesos Muertos

Son productos donde tanto el crecimiento del mercado como de la cuota que controla la empresa son pequeños. Existen otros competidores con mayores cuotas y con mayor experiencia, menores constes y con mayores márgenes.

Son productos que difícilmente van a ser rentables. No es fácil sacarles una peseta y ganar cuota de mercado si éste ya no crece, es prácticamente imposible. Lo lógico es abandonarlos.