Técnicas de previsión en el proceso de planificación

Planificación estratégica. Incertidumbre. Empresa

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TÉCNICAS DE PREVISIÓN EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

INTRODUCCIÓN:

En este trabajo, pretendemos definir algunas técnicas que se suelen utilizar en las empresas para planificar los posibles sucesos que vayan a ocurrir en la organización.

El grado y el tipo de la planificación dependen de múltiples factores que van desde el sector económico y el tamaño de la empresa hasta la cultura, la organización y el número o tipo de productos, por citar algunos.

La planificación en una empresa se podría definir como el arte de dirigir un asunto para lograr el objeto deseado, o la guía explícita para el comportamiento futuro.

También estaría el concepto de planificación estratégica que encaja perfectamente en el concepto buscado. Ésta se podría definir como el conjunto de decisiones en una empresa que:

  • Determina, configura y revela sus objetivos y fines generales.

  • Establece las principales políticas y programas para alcanzar tales objetivos.

  • Define el negocio en el que la empresa quiere operar, así como la naturaleza de las contribuciones económicas y no económicas que pretende hacer a sus accionistas, empleados, clientes y comunidades sociales.

  • Plan unitario general integrado, que relaciona las ventajas estratégicas de la empresa con los retos del entorno y que tiene por objeto garantizar, que los objetivos básicos de la empresa se consigan mediante la realización apropiada por parte de la empresa.

  • El proceso de desarrollar una estrategia.

Un sistema de planificación estratégica es:

La introducción de procedimientos, es decir, la asignación específica de responsabilidades, calendarios, impresos, etc... en la tarea de formular los objetivos que marcan el rumbo de una empresa.

MODELO CLÁSICO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

La teoría en la que se basa la planificación estratégica es sencilla: la empresa, usando, como elemento de comparación series cronológicas abarcando varios años (al menos 5), explora los problemas y oportunidades del entorno y analiza los recursos y actividades de la empresa con objeto de identificar los puntos fuertes y los puntos débiles en un probable futuro.

De este conjunto de conocimientos, la empresa pretende visualizar el futuro y dar una respuesta anticipada. Mediante la formulación de un conjunto de estrategias, que comprenden:

  • Establecimiento de metas y objetivos.

  • El establecimiento de las políticas y planes para conseguirlos.

  • Definir las áreas de negocio en las cuales la empresa va a operar.

  • Decidir la naturaleza de las aportaciones económicas y no económicas de la empresa a sus accionistas, empleados, clientes y a la comunidad en la cual se inserta.

Visto así la planificación estratégica tiene lugar en tres niveles:

  • Nivel dirección general.

  • Aquí se establecen las metas generales que debe alcanzar toda la empresa, y para ello:

  • Se deciden las metas y objetivos de la empresa, determinando, al mismo tiempo, en cuántas líneas o sectores de actividad se va a estar presente.

  • Se establece cómo obtener los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.

  • Se distribuyen los recursos entre las diferentes actividades, de manera que se puedan alcanzar las metas propuestas.

  • Nivel de dirección de función. (Producción, Comercial, Financiera y Social).

  • Aquí se determina el ámbito social de actividad, se definen las metas y se establece las políticas idóneas para alcanzar los objetivos. Todo ello representa un abanico de recursos y actividades bastante homogéneo.

  • Nivel departamento.

  • Aquí se desarrollan un conjunto de programas para cada sector funcional que se basan en la planificación realizada en el nivel superior (dirección de función).

  • En el modelo clásico de planificación estratégica se observa que:

  • Se requiere una interacción formal entre diversos mandos que, aun perteneciendo al mismo departamento, pueden tener objetivos contrapuestos.

  • El proceso de planificación es muy complejo e involucra a todos los directivos que tienen capacidad para formular estrategias.

  • La planificación estratégica es un concepto relacionado con el medio y largo plazo.

  • El proceso de planificación puede establecerse en diversos ciclos, en cada uno de los cuales se van perfilando las estrategias, recursos y actividades, hasta que, en el último, se tiene completada la planificación.

  • Los ciclos en las empresas muy grandes y diversificadas pueden ser tres:

    • Primer ciclo:

    • Se definen las metas generales de la empresa, respecto a acciones de tipo generales tales como la gestión de recursos, la financiación, la absorción, compra o fusión de otras empresas, la compra de tecnología, licencias, etc.

    • Se revisa la organización de las divisiones y departamentos.

    • Se establecen los objetivos en cada una de las grandes áreas de la empresa.

    • Segundo ciclo:

    - Se establece el conjunto de los programas a poner en marcha a fin de lograr los objetivos.

    • Se coordinan los programas entre sí.

    • Tercer ciclo:

    • Se concreta todo lo preparado en los ciclos anteriores, se comprueba la viabilidad del conjunto y se establecen los elementos de medida y control.

  • El proceso de planificación suele estar dirigido, supervisado controlado por el área económica, donde, a este efecto, es esencial la figura del “controller” (persona que se encarga del proceso anteriormente mencionado).

  • La mayor parte de las estrategias tienen mucho que ver con el área financiera (reducción de costes, apalancamiento operativo, economías de escala, apalancamiento financiero, planificación de inversiones, etc) y muy poco que ver con el área comercial (atención al cliente, garantías, servicios, etc).

  • El proceso de planificación estratégica comienza con el despliegue del máximo número de opciones estratégicas.

  • A lo largo de todas sus etapas, lo que el proceso debe lograr es reducir de forma drástica el número de opciones, así como concretar de manera más exacta posible los objetivos propuestos.

  • Es preciso señalar que los expertos del tema sostienen que para que una planificación estratégica tenga lugar, los directores de la empresa deben esforzarse y aportar ideas y creatividad para que el proceso de planificación tenga el éxito esperado.

  • También habría que aclarar que el proceso de planificación estratégica no garantiza el hallazgo de una previsión que cumpla las expectativas futuras, pero si es probable que el resultado sea más favorable.

  • Aunque esta técnica de previsión es bastante completa, no hay que olvidar que ninguna empresa sabe lo bastante para poder prever la totalidad de las actividades.

    También cabría destacar que este proceso de planificación es muy costoso en cuanto a tiempo trata y las empresas además de no contar con él, tampoco suelen aplicarlo a esta labor.

    LAS PREVISIONES Y LA PLANIFICACIÓN. LOS MODELOS DE PRONÓSTICO.

    Entendemos por previsión la estimulación de la evolución futura de una determinada magnitud, con base en su comportamiento pasado y su situación actual. Para efectuar previsiones podemos utilizar diversos métodos, pero entre ellos hay que destacar la extrapolación. La extrapolación trata de proyectar hacia el futuro los datos de una magnitud recogidos en el pasado. La fiabilidad de la extrapolación vendrá condicionada por la calidad de los datos de partida y por la adecuación de la técnica de previsión utilizada.

    Las diferentes decisiones que tomen los directivos de la empresa basadas en las previsiones efectuadas comprometerán e incluso podrán poner en peligro el futuro de la empresa. De ahí la necesidad de efectuar las previsiones de una manera correcta y fiable.

    Las previsiones de la economía global, las correspondientes al entorno más cercano y las correspondientes a las magnitudes internas de la empresa sirven de base para el establecimiento de los pronósticos globales y de mercado. Estos pronósticos servirán de punto de partida para establecer la planificación de la empresa. La planificación recogerá los deseos de la dirección. El esquema es el siguiente:

  • Previsión.

  • Planificación.

  • Ejecución.

  • Control

  • Este proceso no se suele desarrollar de manera lineal, sino circular. Se produce una continua retroalimentación o feed-back, dentro de la cual las conclusiones obtenidas permiten el establecimiento de nuevas hipótesis de partida que vienen a sustituir a las ya utilizadas.

    Al establecer los propósitos globales deberán efectuarse previsiones sobre el entorno cercano a la empresa. Dentro de estas previsiones debe prestarse especial atención a los aspectos relacionados con la demanda, la competencia, el papel desempeñado por las instituciones y el estudio de las mentalidades, así como al progreso técnico. No podremos efectuar ningún pronóstico de futuro sin realizar una adecuada previsión tecnológica. La velocidad con que se desarrollan los avances tecnológicos condiciona cualquier tipo de pronóstico.

    El estudio de la evolución probable en el futuro, dentro del marco de la prospectiva, nos permitirá adoptar las medidas que posibiliten la adaptación de la empresa a las necesidades de cada momento. Deberá trabajarse en función del porvenir y no del pasado. En este estadio no es necesaria una valoración cuantitativa, únicamente se deberá definir el marco futuro en el que se desarrollarán las actividades de la empresa.

    El pronóstico global nos servirá como instrumento para llegar al pronóstico sectorial a partir del cual estableceremos el marco de referencia para nuestra empresa.

    En todo modelo de pronóstico distinguimos tres tipos de variables:

  • Variables exógenas.

  • Independientes.

    • Pronóstico global.

    • Pronóstico sectorial.

    • Pronóstico de mercado.

  • Influenciables por la empresa.

    • Competencia.

    • Preferencias.

    • Gustos.

  • Variables endógenas.

    • Equipo.

    • Materiales.

    • Mano de obra.

    • Organización.

    • Dirección.

    • Dimensión.

  • Variables instrumentales.

    • Inversiones.

    • Financiación.

    • Ventas.

    • Publicidad.

    • Políticas de productos.

    En algunas pequeñas empresas suele utilizarse el pronóstico como base directiva

    para la toma de decisiones, pero la planificación es el paso previo y necesario para afrontar de manera óptima y correcta el proceso de decisión de toda empresa

    MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL.

    Los métodos para la planificación de las empresas podemos clasificarlos en dos grandes grupos:

  • Convencionales. Estos métodos establecen la planificación global de la empresa con base en la planificación sistemática de los diferentes sectores o actividades de la misma.

  • Modernos e integrales. Se denominan también modelos de optimización porque tratan de conseguir una combinación de medidas que permitan optimizar los objetivos seleccionados. Se utilizan modelos matemáticos que recogen las relaciones y las consecuencias de unos sectores sobre otros en la empresa.

  • Entre las técnicas para la planificación de las empresas se pueden distinguir las

    siguientes:

  • Las redes. Son unos instrumentos de indudable valor para la dirección al permitirle conocer los puntos críticos de un proyecto, la simulación de sus resultados, así como la situación del proceso en cualquier momento de su ejecución. Esto facilita las labores de simulación, planificación, programación y control. Las más utilizadas son el PERT, CPM, CPS.

  • La investigación operativa. Mediante la utilización de modelos matemáticos se pueden racionalizar y optimizar procesos concretos relativos a la toma de decisiones en la empresa.

  • PLANIFICACIÓN E INCERTIDUMBRE.

    La planificación necesita, para desarrollar su misión, información sobre las magnitudes a programar. La información acerca de los datos necesarios no suele ser en la mayoría de las ocasiones ni completa ni totalmente cierta. En este sentido, la planificación estará impregnada de un cierto grado de incertidumbre debido a la naturaleza propia de los datos y al conocimiento no del todo cierto sobre el futuro económico.

    El grado de certeza es distinto en cada momento de la planificación y en cada sector de actividad. De la misma manera, hay variables más fácilmente controlables que otras; tal es el caso de la producción frente a las ventas.

    La toma de decisiones puede hacerse en condiciones de riesgo, de certidumbre o de incertidumbre. La toma de decisiones bajo certidumbre es un caso particular del riesgo. Utilizando el proceso de riesgo, es posible obtener un conjunto de valores esperados que pueden manejarse como si fueran consecuencias bajo certidumbre.

    En la toma de decisiones bajo incertidumbre se contempla un número limitado de estados de la naturaleza, a cada uno de los cuales se le asigna una probabilidad de aparición muy cercana a cero, por lo que resultan ser inoperantes. Si las personas responsables de tomar decisiones en la empresa se encuentran en total desacuerdo, o bien están completamente incapacitadas para obtener información objetiva, entonces hay evidencias suficientes de que existe incertidumbre.

    Para disminuir el grado de incertidumbre en la planificación se puede actuar en dos direcciones:

  • Sobre la metodología, tratando de mejorarla.

  • Sobre la información, intentando ampliarla.

  • En numerosas ocasiones, el coste que supone el aumentar la información para disminuir el nivel de incertidumbre, en términos de tiempo y de dinero, provoca que se tomen decisiones rápidas por razones de eficacia y oportunidad.

    Cuanto más problemática e incierta sea la actividad económica-financiera futura de la empresa, más necesaria será la planificación.

    CONCEPTO Y PROCESO DE PLANIFICACION:

    La función de planificación es el hito de referencia y el proceso de conexión entre los objetivos, estrategias, políticas y decisiones de la empresa. La planificación representa “el estudio y fijación de los objetivos de la empresa tanto a largo plazo como a corto plazo y referentes al sistema total y a cada uno de los subsistemas empresariales”.

    La función de planificación se instrumentaliza en una serie de planes representativos de objetivos, de subsistemas, de grupos de interés o de acciones recomendadas que contribuyan a alcanzar los planes de la empresa. Un plan es toda la formalización de una actividad o conjunto de acciones a desarrollar en periodos futuros. Se trata de decidir por anticipado qué es lo que se va hacer y qué pasos son necerarios para ello.