Sistemas de información

Sistema. Metodología de organizaciones. Estructuración. Fases. Enfoques

  • Enviado por: Manuel Alejandro Luna Martínez
  • Idioma: castellano
  • País: Venezuela Venezuela
  • 15 páginas
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AGRADECIMIENTOS

Hice este trabajo con la finalidad de poder ayudar a todos los que busquen información referente a este tema, tuve varios trabajos en este semestre acerca de esto y me di cuenta que la información era escasa así que cuando finalice este semestre me dispuse a pasar toda la información recabada por mi persona, espero que este lo más completo posible, gracias si mi trascripción te sirvió de algo.

Sistemas de información

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDI

(IUTIRLA)

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS, LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

Para definir de manera fácil y rápida la Teoría General de Sistemas podríamos hacerlo de la siguiente manera, se presenta como una forma sistemática y científica de aproximación y representación de la realidad, y al mismo tiempo, como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de trabajo transdiciplinarias.

Este concepto algo difícil de entender es básicamente lo que es la Teoría General de Sistemas, cabe destacar que este concepto es visto desde la forma científica, por eso tanto formalismo al definir está teoría.

Ahora bien, para poder hablar de la Teoría General de Sistemas necesitamos saber que son los sistema, por ello aquí tres de los conceptos mas básicos de sistemas.

  • Concepto 1: Son elementos interrelacionados con distintos elementos y con su ambiente con un fin común.

  • Concepto 2: Un sistema se define como un conjunto de elementos interrelacionados que pertenecen a uno mayor. También se dice que es una combinación de partes que forman un todo.

  • Concepto 3: Conjunto de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema directo o indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo.

  • Como se puede apreciar todos los conceptos de sistemas, básicamente hablan de ser un conjunto de elementos que están interrelacionados entre sí, para entender esto mejor podríamos citar un ejemplo de la vida cotidiana.

    Por ejemplo, un carro es un sistema, ya que posee diferentes elementos que están interrelacionados entre si para su buen funcionamiento, y que a su vez se relaciona con el medio ambiente (conductor), y que persigue un fin común, sea transporte familiar, de carga, o algún otro propósito.

    CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

    Los sistemas se clasifican de muchísimas maneras, por ello mencionare primero los tres aspectos fundamentales en los cuales los sistemas se clasifican y seguido, mencionare algunas de las demás clasificaciones mas comunes:

    Los tres aspectos principales son:

  • Según su entitividad: se clasifican en reales, ideales y modelos.

  • Reales: Estos presumen de una existencia independiente del observador.

  • Ideales: Estos son construcciones simbólicas, como lo es el caso de la lógica y las matemáticas.

  • Modelos: Estos corresponden a abstracciones de la realidad, donde se combinan lo conceptual con las características de los objetos.

  • Según su origen: Estos pueden ser naturales o artificiales. Estas distinciones dependen según la dependencia o no en su estructuración por parte de otros sistemas.

  • Naturales: Son aquellos en los cuales la mano del hombre no a intervenido en ellos.

  • Artificiales: Son aquellos sistemas, que son creados por el hombre o que esté a interferido en ellos.

  • Según el ambiente o grado de aislamiento: Estos dependen solo según el intercambio que establecen con sus ambientes. Estos pueden ser cerrados o abiertos.

  • Abiertos: Estos interactúan y reciben información del ambiente estos se dan en su totalidad en las empresas.

  • Cerrados: Estos son herméticos al ambiente (hay que resaltar, que estos son solo teóricos, por lo tanto no existen).

  • Ahora algunas otras clasificaciones de las mas conocidas entre los sistemas:

  • Probabilísticos: Cuando se basan en la probabilidad y no se sabe con seguridad que va a ocurrir, estos son destinados al azar o a las circunstancias.

  • Determinísticos: Cuando se sabe con exactitud que va a ocurrir.

  • Sub-sistemas: Sistemas pequeños incorporados a otros sistemas.

  • Supra-sistemas: Sistemas grandes que poseen dentro de ellos sub-sistemas.

  • Físicos (también conocidos como concretos): Cuando poseen objetos físicos tangibles.

  • Abstractos (conocidos también como ideas): Cuando están compuestos por ideas ó hipótesis (creencias); cosas intangibles.

  • Simples: Cuando no poseen muchos elementos, que sea un sistema sencillo.

  • Complejos: Cuando tienen varios elementos (un ejemplo en el área que estudio la misma computadora).

  • Muy complejos: Son aquellos que poseen demasiados elementos por citar un ejemplo una empresa cualquiera.

  • Dinámicos: Aquellos que interactúan.

  • Estáticos: Aquellos que no interactúan.

  • Homeostáticos: Se mantienen así mismos.

  • Temporales: Durán por un tiempo determinado.

  • Permanentes: Siempre permanecen en el tiempo sin variar.

  • Inestables: Cuando varían constantemente.

  • Adaptativos: Se adaptan rápidamente al ambiente.

  • No adaptativos: No se adaptan al ambiente.

  • En cualquier sistema encontramos como mínimos cuatro elementos: Insumos, proceso, producto y retroalimentación. En otros términos es como el proceso de la comunicación, entrada proceso y salidas.

    CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

  • Propósito: Todos los sistemas buscan un propósito o fin común.

  • Globalismo o totalidad: Abarcan todas las características del ambiente interno y externo.

  • La entropía: Movimiento de un sistema hacia el desgaste.

  • Homeostasis: Características de un sistema abierto para regresar a un estado estable.

  • COMPONENTES Y ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS

      • Componentes: Partes inidentificables del sistema.

      • Atributos: Son las características que influyen en la operación del sistema.

    Entre los términos de los componentes y atributos de los sistemas tenemos que definir lo que es la estructura de sistemas; la cual no es mas que la forma o manera como se relacionan los componentes y atributos para obtener un fin común.

    Ahora bien; existen diferentes relaciones que son dadas según a componentes y atributos las cuales definiré a continuación:

      • Relaciones disfuncional: Son organizaciones donde todas las partes no funcionan o tienen conflictos.

      • Relaciones parasitarias: Es cuando los sistemas se aprovechan de otros.

      • Relaciones simbióticas: Cuando ambos sistemas se benefician.

      • Relaciones sinérgicas: Es cuando los sistemas se esfuerzan entre sí para obtener beneficios comunes.

      • Relaciones optimizadas: Son aquellos sistemas donde hay intercambios de recursos y objetivos entre los sub-sistemas manteniendo en equilibrio dinámico para optimizar la salida del sistema.

    ENFOQUES DE LOS SISTEMAS

    Es una forma ordenada de evaluar una necesidad humana compleja y consiste en observar la situación desde todos los ángulos y hacerse algunas preguntas:

  • ¿Cuántos elementos distingibles hay en este problema aparente?

  • ¿Qué relación de causa-efecto hay entre ellas?

  • ¿Qué funciones es preciso cumplir en cada caso?

  • CARACTERÍSTICAS DEL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS

  • Interdisciplinario.

  • Cualitativo y cuantitativo

  • Es organizado.

  • Es creativo.

  • Es teórico.

  • Empírico.

  • Pragmático (factible, producible).

  • METODOLOGÍAS DE SISTEMAS

    Los sistemas de información se rigen por distintas metodologías, para poder hablar de las Metodologías de los Sistemas empezaremos por definir.

      • Método: Son las formas o maneras de hacer las cosas.

      • Procedimiento: Son los pasos en orden cronológicos.

    Existen diferentes metodologías para la realización de sistemas, a continuación mencionare una de las mas conocidas, la MEDÍS (metodología estructurada para el desarrollo de sistemas de información), descrita en el libro de Jonás Montilva.

    MEDSI, es una metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier tipo. Está a sido probada con éxito en el desarrollo de diferentes sistemas de información para la administración de la Universidad de los Andes en Mérida (ULA), entre los que se destacan los siguientes:

      • Sistemas de información para el personal administrativo , técnico y de servicio.

      • Sistema de información de proveedores.

      • Sistema de asignación de salones para una facultad.

    En la actualidad, para el año de este libro que tengo (1984), la metodología esta siendo utilizada rigurosamente en los siguientes proyectos para la misma universidad:

      • Sistema de información para el personal docente y de investigación.

      • Sistema de información de la Fundación Universidad de Los Andes.

    Ahora bien entre las características resaltantes de esta metodología podemos señalar las siguientes:

      • Es estructurada: Está característica se debe a dos razones esenciales: (a) Utiliza diferentes métodos y técnicos estructuradas, que son propias de la Ingeniería de la Programación y que han demostrado ser las más eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas programados. (b) Guía paso a paso - de arriba hacia abajo - al grupo que la aplica; explicando primero, de forma muy genera, lo que debe hacerse, para luego entrar en los detalles, a medida que se avanza, hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo para desarrollar un sistema de información.

      • Es completa: Cubre todas las distintas fases del ciclo desarrollo de un sistema de información, desde la definición del proyecto hasta la implantación del sistema en la organización.

      • Es particionada: a fin de manipular mejor la complejidad inherente a un proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases. Cada una de estas fases se dividen en pasos, los cuales están orientados a algún tipo de tópico, aspecto o elemento del sistema de información.

      • Es modificable y adaptable: el grupo de desarrollo puede modificar fácilmente la metodología, bien para introducir nuevos elementos como para eliminar algunos.

    FASES DE LA MEDSI

    Para describir las fases de la MEDSI lo haré de la siguiente forma, primero escribiré la fase y entre paréntesis escribiré lo que debería de salir de cada fase es decir el producto.

  • Definir el proyecto (Informe de factibilidad)

  • Análisis del contexto (Informe de la situación actual)

  • Definición de los requerimientos (Salidas del sistema que se quiere, informe del sistema nuevo)

  • El diseño preliminar (especificar los módulos del sistema en general).

  • El diseño detallado (prototipo, paquete de diseño detallado).

  • La construcción del sistema (Sistema construido).

  • Pruebas del sistema (Informe de pruebas).

  • La implantación del sistema (Implantación del sistema, el sistema listo; se elimina el anterior si existía o el mismo antiguo pero trabajando con el nuevo; esto según las especificaciones buscadas).

  • CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA

    Este punto no es mas que la breve descripción del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases que son:

      • Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema.

      • Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de creación del sistema.

      • Madurez: es el mantenimiento del sistema realizado.

      • Deterioro o muerte: Es la extinción del sistema realizado.

    Hay una quinta fase en el Ciclo de Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si después de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea en otra empresa, o por alguna condición en especial.

    SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    Al igual que lo hice anteriormente en la Teoría de Sistemas; comenzaré dándoles varios conceptos de los Sistemas de Información:

      • Concepto 1: Un Sistema de Información es un tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras. Un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo.

      • Concepto 2: Es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la información de toda una empresa u organización.

      • Concepto 3: Son pasos para lograr minimizar el tiempo y la comunicación entre los departamentos para el mejoramiento de la organización.

    COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    Las partes básicas de los componentes o atributos de los sistemas de información básicamente son dos, los físicos y los humanos.

    Los físicos, como la misma palabra lo dice son aquellos que son las partes como las maquinas, encargadas de el almacenaje, la velocidad del procesamiento, y de lograr mas información Vs. Tiempo en el sistema.

    En cambio la parte humana es simplemente la que se encarga de el análisis y de controlar el sistema.

    ESTRUCTURAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto más simple que hay de la estructura de los sistemas.

    Aunque también hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de Información como una red de centros de información asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de los flujos de datos e información se crea una red de información entre los diferentes unidades funcionales de la organización lo que nos lleva a la estructura de un sistema de información.

    ENFOQUES PARA DISEÑAR SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    Existen tres tipos de enfoques para el desarrollo de los Sistemas de Información estos son Independiente, Centralizado y Distribuido. Ahora pasaré a explicarlos viéndolos desde el punto de vista de una organización que es a mi opinión la mas simple.

  • Independiente: Cada parte de la organización tiene su propio sistema no depende de los demás sistemas.

  • Centralizado: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un ejemplo mas claro como un centro de navegación de Internet, donde una sola PC, es decir el servidor, es la que mantiene a las demás PC's.

  • Distribuido: Combinación de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una grana base de datos pero se comunican entre sí.

  • Hay que destacar que el tercer enfoque podría ser el mas optimo, siendo así presentare las ventajas del enfoque distribuido:

  • Reducción de costos.

  • Confiabilidad.

  • Tiempo de respuesta satisfactorio.

  • Facilidad de extensión.

  • Pero no todo es tan fácil este mismo enfoque posee sus defectos:

  • Es complejo.

  • Administración descentralizada.

  • Seguridad de datos difícil de resolver.

  • Uniformidad de los recursos (tratar de tener una misma plataforma, pero al tiempo es difícil conseguir los equipos).

  • Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad respaldo y acceso de los datos.

  • FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    Existen diferentes funciones las cuales describiré a continuación:

  • Procesar transacciones: guardar, almacenar datos.

  • Definición de archivos: Almacenar los datos capturados de acuerdo a:

  • 2.1) Estructura de almacenamiento adecuado

    2.2) A través de un método que facilite el almacenamiento, actualización y acceso de datos.

    2.3) Dispositivos apropiados: CD, diskettes.

  • Mantenimiento de esos archivos: revisión periódica, actualizando la información; insertando, modificando eliminando datos.

  • Generar reportes: Está produce la información requerida por los diferentes centros de información de la empresa a través de reportes en papel, en cintas y en diskettes o mediante el envío de señales electromagnéticas, digitales o analógicas a dispositivos receptores terminales. Entre los diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes:

  • 4.1) Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas presentadas por el sistema.

    4.2) Reportes de actividad: Es aquel que informa de las actividades normales.

    4.3) Reportes regulares: Son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc.

    4.4) Reportes de excepción: Son aquellos que como su mismo nombre informan de situaciones excepcionales.

    4.5) Reportes especiales: Son aquellos que surgen en situaciones especiales.

    4.6) Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.

  • Procesar consultas: Las consultas interactivas hombre-máquina.

  • Mantenimiento de la integridad de los datos: que se mantengan intactos los datos, que se mantengan la verdad, la veracidad y protección de los datos.

  • CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

    Los Sistemas de Información son clasificados de distintas maneras entre ellas la mas común es la siguiente:

  • Sistema De información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procedimientos que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado.

  • Sistemas de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización.

  • Ahora bien para poder ver otras clasificaciones las veremos según M.J. Alexander:

  • Sistemas de comunicación: Transmiten información entre los diferentes sub-sistemas de una organización.

  • Sistemas de información informal: Es una red no estructurada de comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la organización.

  • Sistemas de información organizacional: Formados por los flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización desde los niveles de planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales.

  • Sistemas de información operativos: Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas en la organización.

  • Sistemas de información gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una organización.

  • Sistema de apoyo para la toma de decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento.

  • Sistema de procesamiento de datos: el procesamiento de datos es parte fundamental e implícita de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente.