Sistemas archivísticos

Archivística. Sistema archivístico de España. Ley Patrimonio Histórico Español. Archivos españoles. Simancas. Histórico Nacional. Series documentales. Tratamiento de la documentación

  • Enviado por: Sergio
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 29 páginas
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TEMA 1

EL SISTEMA ESPAÑOL DE ARCHIVOS

La Ley de Patrimonio Histórico Español 16/1985 aborda todo sobre el patrimonio documental, concretamente los capítulos uno y dos del título séptimo. En relación de esta ley, el estado se reserva una serie de actuaciones:

  • Todo lo que tiene que ver con el patrimonio documental.

  • Tareas de homogeneización de las distintas políticas archivísticas de las distintas comunidades autónomas.

  • Asistencia técnica

  • Difusión de los documentos

Titularidad y Consejo Económico y social

  • Consejo de Seguridad gestión de los archivos de la administración central y los históricos nacionales. Los provinciales y regionales son gestionados por las comunidades autónomas.

Va a haber una serie de organismos de la administración central que van a tener competencias sobre los archivos: Si nos centramos en la gestión administrativa, decide el Ministerio de Administraciones Públicas; si nos centramos en el patrimonio documental decide el Ministerio de Educación y Cultura. Dentro del MEC nos encontramos con la Dir. Gral. Del Libro, Archivos y Bibliotecas; y de ésta va a depender la Subdirección Gral de los Archivos Estatales.

Para que el sistema archivístico español esté coordinado y funcione acorde con los derechos constitucionales va a tener que ser coordinado a la vez por una serie de organismos:

Consejo del Patrimonio Histórico. - Se encarga de coordinar y del intercambio entre el estado y las comunidades autónomas. Elabora planes que van a afectar a toda la administración y va a confeccionar unas directrices de carácter general.

Junta Superior de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español. - Este órgano va a informar y a dictaminar sobre las competencias que tiene el estado con relación a la exportación de bienes culturales y va a asesorar sobre la adquisición, valoración y permuta de bienes pertenecientes al patrimonio documental.

Hay otros organismos de carácter consultivo, cuya función es asesorar y coordinar las diferentes actuaciones archivísticas dentro de cada administración.

El órgano consultivo por excelencias es la Junta Superior de Archivos, es un organismo consultivo de la administración central del estado y de todo el sistema archivístico español. Fue creada por la ley 16/1985 de patrimonio histórico y posteriormente fue regulada en 1992. Estuvo paralizada hasta que apareció el problema de la documentación del Archivo de la Guerra Civil (Cataluña quería los documentos de su comunidad).

Otros órganos consultivos son los Consejos Superiores Regionales o Comisiones Técnicas de archivos: Son de carácter más técnico. Están conformada por personas que trabajan en archivos estatales, municipales, eclesiásticos, etc; por investigadores; por cargos de la administración relacionados con el tema documental entre otros.

Estos consejos van a tener un abanico amplio de tipos: algunos son mixtos (sobre bibliotecas y archivos) y otros van a llegar a asumir competencias en eliminación de documentos. Lo que se intenta con estas comisiones es dar apoyo a la administración en materia archivística.

Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. - Es el órgano encargado de dictaminar que documentos se van a conservar como patrimonio histórico y cuáles se van a eliminar. Esta comisión caló hondo y las distintas comunidades autónomas crearán organismos similares.

Centro de Información Documental de Archivos, CIDA. - Biblioteca situada en C/ Santiago Rusiñol nº 8, con sede en la Pza. del Rey. El CIDA depende de la Subdirección Gral de los Archivos Estatales y fue creada en 1977 con el objetivo de dotar al archivero de los medios profesionales necesarios para ejercer su función. Así mismo el CIDA recopilaría información con la que se crearía el censo-guía de los archivos estatales españoles. El CIDA también tiene que recuperar y reunir fuentes documentales; y a su vez asesorar a los distintos centros archivísticos. Con una gran biblioteca y numerosas bases de datos de fuentes documentales entre otras actividades.

Servicio de Reproducción de Documentos. - También depende de la Subdir Gral de los Archivos Estatales y es el heredero del antiguo Centro Nacional de Microfilmación. Asesora en la reproducción de documentos (formatos, sistemas de reproducción...) A su vez realiza un programa de cambio de soporte de documentos en distintos archivos; y en la actualidad conserva el denominado Archivo de Seguridad que son copias de distintos fondos documentales de distintos archivos.

Instituto del Patrimonio Histórico. - Va a depender de la Dir Gral de Bellas Artes y Bienes Culturales a través del servicio de Restauración del Libro y Documento en Papel. Va a tener un programa de restauración de documentos para aquellos centros que lo soliciten. Esta iniciativa también fue copiada por las comunidades autónomas.

Las estructuras archivísticas que van a componer el Sistema Archivístico Español son diferentes. Podemos dividirlo en los tres poderes: Ejecutivo, legislativo y judicial:

Poder Ejecutivo. - A su vez se subdivide en la Jefatura del Estado, en el Gobierno de la Nación y la Administración General del Estado. A su vez podemos incluir los órganos consultivos del estado: Consejo de Estado, Consejo Ecónomico y Social y Consejo de Seguridad Nuclear.

Poder Legislativo. -- La estructura es más sencilla. Están el Congreso y el Senado. También la Administración Electoral, el Tribunal de Cuentas y el Defensor del Pueblo.

Poder Judicial. - Tenemos el Consejo del Poder Judicial, los distintos tribunales, juzgados y el ¿ministerio fiscal?. A su vez también se pude incluir el Tribunal Constitucional.

TEMA 2

LOS ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO

Se va a estructurar en tres subsistemas:

  • Jefatura de Estado

  • Gobierno de la Nación

  • Administración General del Estado.

Jefatura de Estado

En un primer momento la documentación generada por los reyes de España se depositaba en el Archivo General de Simancas. Algo que va a cambiar cuando Fernando VII crea el Archivo General del Palacio real. Cuando los bienes de la corona empezaron a formar parte del patrimonio nacional; éstos van a ser administrados por un consejo adscrito a la presidencia del Gobierno. En la actualidad el Archivo Histórico va a depender de la secretaría de patrimonio histórico del Consejo de Administración del Patrimonio Nacional. La documentación producida durante el régimen franquista no está en este archivo ya que está siendo custodiada por la Fundación Francisco Franco.

Gobierno de la Nación

Aunque no hay ley específica entre lo que es Gobierno de la Nación y Gobierno de las Comunidades Autónomas, la constitución si distingue entre Gobierno y Administración.

Hay algunas sentencias de carácter jurídico que han llegado a diferenciar entre ACTO JURÍDICO y ACTO ADMINISTRATIVO. Sin embargo, no hay disposiciones de a dónde tiene que ir la documentación que no sea administrativa (sobre todo de carácter política no sujeta al derecho administrativo)

Supuestamente deberíamos aplicarle el artículo 54 de la ley de Patrimonio Histórico (16/1985), se va a obligar a quienes por razón del cargo que tengan posean documentación pública a que se deposite en el archivo correspondiente o a su sucesor.

Hay miedo a que se utilice esa documentación con fines políticos (partidistas) y no saber donde puede ir a parar esa documentación.

ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO

Hasta el s. XIX todos los organismos de la administración central habían remitido su documentación al archivo de Simancas (en este momentos los organismos lo formaban los diferentes Consejos). Pero en la primera mitad se va a paralizar el envio de la documentación al archivo de Simancas, debido a la creación de nuevas institución en la administración central. Se deja de lado el Antiguo Régimen, cambiando la administración, apareciendo los MINISTERIOS que van a producir documentación.

Esa documentación pasará a formar parte de otros archivos que se centralizarán en Madrid, estos archivos serán el origen del sistema archivístico español. Al mismo tiempo nace el cuerpo Facultativo de Archiveros Bibliotecarios y Anticuarios (posteriormente arqueólogos) se crea para encargarse de los FONDOS HISTÓRICOS DE LOS ARCHIVOS, así como los FONDOS DE LAS SUPRIMIDAS INSTITUCIONES ECLESIÁSTICAS. Se empieza a formar a ese cuerpo facultativo para que sepa cómo utilizar esa documentación.

Se crea el Archivo Central de la Administración por Real Decreto del 17 de julio de 1858, situado en Alcalá de Henares, este archivo va a tener un doble carácter:

Histórico: Recogió documentación de los organismos del Antiguo Régimen que todavía no había sido remitido a Simancas.

Administrativo: Documentación generada por los ministerios.

La documentación histórica del Archivo Central de la Administración posteriormente pasaría a un archivo de nueva creación, al Archivo Histórico Nacional (1866) Pasó documentación de la Inquisición, Cámara de Castilla, Audiencia de Madrid, Ordenes Militares, Universidad Complutense, Jesuitas y papeles de estado.

El Archivo Central de la Administración fue recogiendo documentos de los distintos ministerios hasta que en el año 39, terminando la Guerra Civil este archivo ardió, perdiéndose toda la documentación. Al prenderse fuego ese Archivo Central de la Administración se perdió el archivo intermedio.

En la década de los 50 la avalancha de documentación que estaba llegando a los archivos centrales llegó a ser tal que volvió a plantear una necesidad de un archivo general que recogiese la documentación de los ministerios que ya no tuviese vigencia administrativa

En 1960 el Archivo Histórico Nacional llegó al límite de su capacidad, ya no podía seguir recibiendo documentación de los ministerios.

Se une otro problema, que al no tener suficiente espacio en los ministerios se llevó una destrucción masiva para dejar espacio libre (no se seguía ningún criterio para realizar el expurgo)

Va a haber un cambio en la década de los 60, el director del Archivo Histórico Nacional “Luis Sánchez Belda” que va a ser nombrado director general de archivos y bibliotecas. Con el Decreto de 1969 (914/1969 de 8 mayo) se va a crear el Archivo General de la Administración y se estableció el sistema de archivos de la administración, Luis Sánchez Belda va a definir cuatro tipos de archivos:

  • Oficina o Gestión

  • Central

  • Intermedio

  • Histórico

OFICINA O GESTIÓN la documentación deberá pasar al archivo central de cada Ministerio pasado 5 años desde su tramitación o también (más conveniente) cuando haya finalizado su tramitación, pero también tendrá se tendrá que cumplir la condición de que sea menos consultable para que ese documento pase al archivo central.

ARCHIVOS CENTRALES van a transferir al Archivo General de Administración la documentación en la que hayan pasado 15 años del ingreso en ese archivo central

Finalmente al cabo de otros 25 años el Archivo General de la Administración pasará la documentación al Archivo Histórico Nacional, siempre que estuviera acondicionado para albergar esa documentación, ya que no puede recoger más documentación porque no posee espacio para ello.

En relación a la administración regional o territorial, la documentación se la quedaría el Archivo Históricos Regionales.

Los Archivos Centrales de los Ministerios van a depender de los Secretarios Generales Técnicos dado que su misión básica va a ser la de informar al ciudadano y a la propia administración. El problema es que esta misión informativa se está confundiendo con la INVESTIGACIÓN HISTÓRICA, cuando se confunde la investigación y la información el archivo va a perder su servicio. Ya que va a estar a cargo de la investigación y difusión de la cultura (esto es función del archivo histórico y no del central) Ejemplo: el Ministerio de Asuntos Exteriores posee documentación del S. XVI, hay más ministerios con este tipo de documentación.

En la actualidad todo lo que tiene que ver con el organigrama del estado va a ser complicado, ya que hay muchas unidades independientes y no van a tener relación entre sí (problemas a la hora de trabajar)

TIPOS DE DOCUMENTOS QUE GENERA EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN

Dos tipos:

  • Tipos de documentos comunes a todas las administraciones públicas:

Tipos documentales generados por la administración pública para comunicarse con los administrados. Ejem:

Certificados

Notificaciones

Resoluciones, etc

Tipos documentales que genera la administración pública para sus relaciones inter-administrativas. Ejem:

Oficio

Nota interior

Informes, etc

Tipos generales por el administrado para dirigirse a las administraciones públicas. Ejem:

Instancia

Carta

Recurso

Denuncia

  • Documentos de la propia administración

Real Decreto Ley

Decreto Legislativo

Orden Ministerial

Reglamentos, etc

CONDICIONES DE ACCESO A ESA DOCUMENTACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

El tema de la accesibilidad del ciudadano la ley 30/1992 del Régimen jurídico de las administrativas públicas y del procedimiento administrativo común va a tratar sobre la accesibilidad a la documentación.

El ciudadano va a poder acceder a los documentos ya formen parte de un expediente o de un registro que forme parte de un archivo administrativo sea cual sea el soporte o la forma de ese documento (papel, CD, etc) Siempre que correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud.

Por otro lado en relación al acceso de documentos que contengan datos que afecten a la INTIMIDAD de las PERSONAS estará limitado el acceso a esa persona.

Sin embargo esos derechos explicado anteriormente pueden ser anulados sobre todo cuando prevalezcan razones de interés público.

Hay una serie de documentos que van a ser excluidos del acceso:

  • Documentos que contengan información sobre la actuación del Estado o de las Comunidades Autónomas en el ejercicio de sus funciones y competencias que no estén sujetas al derecho administrativo (Documento de carácter público)

  • Documentos que contengan información sobre la defensa nacional o la seguridad del Estado.

  • Documentación que se utiliza para tramitar o investigar delitos e incluso su consulta puede poner en peligro su investigación y los derechos y libertades de terceros.

  • Documentos relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria

  • Documentos referentes a materias protegidas por el secreto comercial o industrial (mucha de ella se queda en los archivos industriales) es toda la documentación que pueda dañar a la empresa.

  • La documentación está regida por unas normas específicas:

  • Documentos que pertenecen a archivos que están sometidos a la normativa de materias clasificadas.

  • El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes (se podrá acceder pasados 25 años de la muerte de la persona o 50 años después de la fecha del documento).

  • Documentación de archivos regulados por la legislación del régimen electoral.

  • RED DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

  • ARCHIVOS DE TITULARIDAD ESTATAL Y GESTIÓN EN MANOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

  • Archivos Históricos Nacionales:

    Archivo de la Corona de Aragón

    Archivo Gral de Simancas

    Archivo Gral de Indias

    Archivo Gral de la Administración

    Archivo Histórico Nacional

    Archivo Gral de la Guerra Civil

    Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

    Archivos de la Administración Central:

    Derivados de la actividad central (archivos de los ministerios)

  • TITULARIDAD ESTATAL Y GESTIÓN TRANSFERIDA A LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS

  • Real Chancillería de Granada

    Archivos regionales

    Archivo del Reino de Valencia y otros

    Históricos provinciales (recogen los protocolos notariales de más de 100 años)

    ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS CONSULTIVOS

    Los órganos consultivos actuales:

    Consejo de Estado Nuclear

    CONSEJO DE ESTADO

    El Consejo de Estado fue fundado por Carlos V, en el año 1526, fue el primero de ese nombre en Europa.

    Desde la fundación del Consejo de Estado tuvo dos características:

    Visión de Estado

    Proyección de Europa

    No se ocupaba de pleitos ni de asuntos locales, básicamente porque de eso se encargaba el Consejo de Castilla ni tampoco de las cuestiones del Nuevo Mundo (de esto se encargaba el Consejo de Indias).

    Este Consejo de Estado está presidido por el rey y compuesto por altos dignatarios de la Corte (nobles, eclesiásticos, etc).

    La función de ese consejo era exclusivamente consultiva (1526) Pero esto cambia a mediados del S XIX, todo ene este momento se establece la JURISDICCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA y fue encomendada al Consejo de Estado, esto fue siguiendo el modelo francés.

    La ley MAURA del año 1904 va a terminar con esta jurisdicción contenciosa administrativa adscrita al Consejo de Estado, volviendo a ser el Consejo de Estado totalmente un órgano consultivo (como en la actualidad).

    La sede la encontramos en el Palacio de Consejos y se encuentra al final de la calle Mayor (Madrid)

    Este Consejo de Estado es el órgano supremo consultivo del gobierno y la función básica de este órgano es la meramente consultiva y por ello se va a limitar a dar su opinión sobre la consulta que se le haga o proponer una solución más adecuada.

    En el ejercicio de esas funciones va a tener que observar lo dispuesto en la constitución y el resto del ordenamiento jurídico.

    ¿QUIÉN PUEDE CONSULTAR O HACER USO DE ELLO?

    Va a ser el Presidente del Gobierno o cualquiera de los ministros, además pueden consultar, los presidentes de las Comunidades Autónomas, también los particulares pueden consultar pero siempre previa petición de audiencia.

    CONFIGURACIÓN DEL CONSEJO DE ESTADO

    PLENO: Se encarga de proyectos, de decretos legislativos, tratados internacionales, etc

    Presidente

    Consejeros permanentes (8 cómo mínimo) Sacados de ministros, presidentes, funcionarios con 15 años de ejercicio, etc

    Consejeros natos. Los que ocupan determinados públicos:

    El fiscal general del Estado

    Presidente del Consejo de la Abogacía

    Director de la Real Academia Española

    Consejeros electivos: Nombrados por Real Decreto durante un máximo de cuatro años y se van a nombres (personas que hayan ocupado determinados cargos:

    Diputados

    Senadores

    Defensor del pueblo

    Magistrados del Tribunal Constitucional

    Secretario General

    COMISIÓN PERMANENTE: Se encarga de reglamentos de ejecución de leyes o tratados, conflictos de atribuciones entre Ministerios, etc

    SECCIONES: Hay 8 secciones y cada una de ellos va a estar presidida por un consejero permanente (cada una está especializada en distintas materias)

    SECRETARIA GENERAL:

    Órgano ejecutivo y de coordinación y de ella dependen una serie de servicios que pueden ser económicas, administrativas, etc

    LAS CONSULTAS:

    Cada sección va a recibir la consulta que le compete, esta sección elabora un proyecto de dictamen y es sometido a la aprobación de la comisión permanente y en su caso del pleno.

    Las sesiones del consejo no son públicas y sólo lo serán las de carácter ceremonial.

    Acceso restringido, se necesita autorización

    La biblioteca del Consejo de Estado tiene:

    30.000 títulos

    La documentación del archivo se remonta al año 1845

    TEMA 3 ARCHIVOS DEL PODER LEGISLATIVO

    Los archivos del poder legislativo van a tener sus propios subsistemas, dos archivos relacionados pero que a su vez son independientes:

    Archivo del Congreso

    Archivo del Senado

    El bicameralismo que aparece recogido en la Constitución Española es asimétrico, ya que las dos cámaras no van a tener las mismas funciones.

    El Congreso tiene asignadas competencias de un mayor carácter político, básicamente porque enviste al Presidente del Gobierno y que también retirarle su confianza.

    El Senado se encarga de automatizar medidas adoptadas por el Gobierno, ejemplo, para obligar a una Comunidad Autónoma a cumplir sus obligaciones legales, entre otras muchas cosas.

    El bicameralismo va a ser desigual, esto quiere decir, que el Congreso va a estar en una situación de superioridad con respecto al Senado, ya no solo en sus relaciones con el Gobierno sino también en el proceso legislativo (va a aceptar o rechazar las modificaciones del Senado o una iniciativa legislativa)

    ARCHIVO DEL CONGRESO DE LOS DIPUTADOS

    Uno de los departamentos de la dirección de estudios y documentación, que junto con otras seis direcciones componen la estructura de la administración parlamentaria y dentro de la Secretaría General.

    El archivo va a estar formado por los documentos oficiales que recogen la actividad parlamentaria y administrativa de cada uno de sus órganos desde el año 1808 hasta la actualidad.

    El punto de arranque del archivo se va a fijar en el año 1808 con la 1ª convocatoria de Cortes Generales y extraordinarios por acuerdo de la junta Suprema Gobernativa Central, así como por los documentos de Bayona (Francia).

    La fecha decisiva va a ser la del 24 de septiembre de 1810, cuando comiencen las deliberaciones parlamentarias en la isla de León, actual San Fernando de Cádiz, en cuya sesión se encabezó el primer tomo del diario de sesiones.

    El 5 de noviembre de 1810 se nombre como archivero a Don Antonio Moreno Galeda.

    La documentación que se fue produciendo fue cambiando de lugar, se pasa de la Isla de León al convento de las Carmelitas Descalzas en el año 1810, en este convento radicará el archivo, posteriormente pasará al archivo de ese convento (1811) a el Oratorio de San Felipe de Neri, posteriormente va a ir hasta a Madrid concretamente en 1813 y se situará en el Teatro de los Caños, actual Teatro Real. En 1814 pasará a otro convento de los Agustinos Calzados de Doña María de Aragón, la que es actualmente la Sede del Senado, posteriormente se realizarán otros trasiegos.

    Estos trasiegos van a hacer que la documentación sufra, sufrirá el saqueo de las Fuerzas Absolutistas del año 1814 (en este año la documentación estaba en el Convento de los Agustinos Calzados de Doña María de Aragón, que será saqueado por los Absolutistas)

    También hubo un trasiego de documentación que se realizó en una barcaza que transportaba documentación muy importante, eran documentos de las Cortes de Cádiz, la barcaza naufrago en el río Guadalquivir cuando iba a Sevilla a Cádiz.

    Fernando VII en 1833 va a convocar en la Iglesia de los Jerónimos a las Cortes Estamentales para jurar fidelidad a la heredera del trono, su hija Isabel II.

    Una vez muerto Fernando VII , su hija Isabel II intenta establecer un régimen de carácter más liberal, creando unas Cortes, compuestas de 2 estamentos:

    - Estamento de proceres o Cámara Alta

    - Estamento de procuradores o Cámara Baja: tenía una sede en el convento del Espíritu Santo de la Carrera de San Jerónimo, este convento se incendia y sobre los restos se construyó la Cámara Baja y en 1850 se inauguró el actual Congreso de los Diputados.

    Años antes, 1841 un archivero llamado Clemente Arias organizará los fondos del archivo (con un criterio bastante racional)

    Archivo y biblioteca del Congreso a respetado los criterios de Clemente Arias (1841) y sobre esa base se realizó la instrucción actual de ese archivo (4 julio de 1985)

    En esta instrucción va a regular todo lo que tiene que ver con el proceso de llegada de la documentación, el tratamiento y también la accesibilidad de los fondos.

    DOCUMENTACIÓN QUE SE REMITE A ESTE ARCHIVO

    • Expediente legislativos

    • Documentación relativa a tratados internacionales y ya aprobado

    • Documentación relativa a actividades parlamentarias pero no de carácter legislativo, finalizada su tramitación.

    • Documentación de carácter oficial de los diferentes órganos de la Cámara, cada vez que concluye una legislatura.

    • Documentación relativa a diputados que tenga que ver con adquisición, suspensión, pérdidas, etc

    • Otros documentación que se recoge es la relativo al Patrimonio Histórico Artístico del Congreso de los Diputados.

    • Otra documentación especial de carácter audiovisual, ya sean las cintas magnetofónicas en las que se graban las sesiones, cintas de video, películas, etc

    • También fotografías

    Va a funcionar este archivo como archivo central, que va a recoger la documentación cuya tramitación ha finalizado, pero que sigue siendo de consulta frecuente.

    También se va a comportar como un archivo histórico

    CÓMO LLEGA LA DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO

    La documentación se va a remitir a ese archivo mediante una relación de entrega acorde con un formato y foliado, y de los cuales se va a acusar recibo (para comprobar la documentación que entra).

    ACCESIBILIDAD AL ARCHIVO

    Investigación: se podrá consultar cuando hallan pasado 25 años de antigüedad (siempre que no tengan datos de carácter personal)

    Se puede dar el caso que se autorice el acceso en un tiempo menor al estipulado para su consulta.

    Actas de sesiones secretas se ajustan al reglamento del Congreso de los Diputados del año 1982, concretamente los artículos 64.3 y 96.2, tiene que haber una autorización de la mesa.

    Expedientes de carácter personal: no se van a poder consultar mientras la persona este con vida

    La documentación que conserva el Archivo del Congreso pueden ser consultada los parlamentarios, los funcionarios de las Cortes en el ejercicio de sus funciones y también personas con la tarjeta de investigador (se rellenará una solicitud, consignándose los datos del solicitante, dar a conocer el tema de investigación y la finalidad)

    PRÉSTAMO

    Va a estar regulado, la documentación tiene que ser consultada en la sala del archivo, sin embargo, el presidente o el secretario de la Cámara pueden autorizar la salida de la documentación del archivo, básicamente para que se consulten en oficinas o locales del Palacio de Congresos.

    Así mismo si la mesa parlamentaria lo aprueba podrá incluso sacarse la documentación del Palacio de Congreso de los Diputados, esto se hace cuando la documentación se utilizara para exposiciones.

    El archivo presta una serie de servicios, fotocopias, fotografías, etc

    Se rellena una solicitud que va a ser resuelta por el responsable del archivo, siempre y cuando no requiera una autorización especial.

    Se le pueden pedir certificaciones de documentos y estas peticiones van a ser autorizadas por el jefe del archivo y llevarán el visto bueno del director de Estudios y Documentación de la Secretaría Gral del Congreso.

    Hasta hace poco tenía 9 funcionarios:

    3 archiveros, uno de ellos será el jefe

    4 administrativos

    2 Ujieres (bedeles)

    Cuando al archivo llegan los expedientes, esos expedientes van a ser incorporados como cualquier documento al archivo y se le va a asignar una signatura, que estará recogida en la BD

    Una de las bases de datos más importante es ARGO de iniciativas parlamentarias e intervenciones de las distintas legislaturas (actualmente vamos por la 7ª)

    Esta base de datos va a contener documentación desde 1977 hasta la última legislatura

    Otra base de datos es la de los diputados que alberga información desde 1977 hasta la fecha.

    Estas son las dos bases de datos más importantes que tiene el Congreso de los Diputados .

    A partir de 1982 el archivo se separa de la biblioteca y se va a organizar siguiendo un organigrama de secciones y series. En 1995 se inauguró el nuevo edificio del archivo, que correspondía a los edificios 1 y 2 de la prolongación del Congreso.

    VISITA A LA WEB DEL CONGRESO www.congreso.es

    ARCHIVO DEL CONGRESO DE LOS DIPUTADOS

    (FALTAN APUNTES) -------- X MAIL

    Pueden consultar el archivo Diputados y personas con carnet de investigador.

    El préstamo de la documentación también está regulado. La documentación tiene que ser consultada en la sala del archivo (no puede sacarse ningún expediente). Sin embargo, el presidente o el Secretario General de la cámara pueden llegar a autorizar la salida de la documentación del archivo, básicamente para que se consulte en oficinas, locales del Palacio del Congreso delos Diputados. Así mismo, si la mesa parlamentaria lo aprueba podrán incluso sacarse la documentación del congreso. Básicamente, esto se hace cuando la documentación se saca para exposiciones.

    El archivo del Congreso presta una serie de servicios, entre los que se encontraría las fotocopias, fotografías, etc.

    Nosotros rellenamos una solicitud que va a ser resuelta por el responsable del archivo, siempre y cuando no requieran una autorización especial.

    También al archivo se le van a poder pedir certificaciones de documentos, y estas peticiones van a ser autorizadas por el jefe del archivo y van a llevar el visto bueno del director de estudios y documentación de la Secretaría General del Congreso.

    La votación del archivo, hasta hace poco, era de 9 funcionarios:

    • 3 archiveros bibliotecarios, uno de ellos ejerce la jefatura

    • 4 administrativos

    • 2 ujieres (ordenanzas)

    Cuando al archivo llegan los expedientes, esos expedientes van a ser incorporados en las distintas secciones y series y se les va a asignar una signatura. Esa signatura también va a estar recogida en la base de datos.

    Una de las base de datos es ARGO, de iniciativas parlamentarias e intervinientes d4e las distintas legislaturas (vamos por la VII legislatura).

    En esta base de datos la documentación va a ser desde el año 1977 hasta esta última legislatura

    También hay una base de datos o fichero relativa a diputados, que también va desde 1977 hasta la fecha (última legislatura que aún vive)

    A partir de 1982, el archivo se va a separar de la biblioteca y va a organizarse siguiendo un organigrama de secciones y series dentro de cada fondo.

    En 1995 se inauguró el nuevo edificio del archivo que correspondería a los edificios 1 y 2 de la ampliación del Congreso de los Diputados.

    PÁGINA WEB.-

    www.congreso.es

    ARCHIVO DEL SENADO

    El Senado o Cámara Alta no apareció hasta el año 1834 y apareció con el denominado Estamento de Prócedes.

    El Senado va a recuperar su archivo en el año 1985 creándose el Servicio de Archivo dentro de la Dirección de Estudios por acuerdo de la mesa (del Senado) de 28 de enero de 1987.

    Las normas de funcionamiento de este archivo del Senado van a recogerse en la instrucción del archivo del año 1992 y en esas instrucciones se van a contemplar una serie de aspectos, así se va a definir lo que es el archivo:

    • la ubicación de ese archivo

    • la documentación que hay que transferir a ese archivo

    • normas de acceso a ese archivo, etc.

    En lo que tiene que ver con el acceso a la documentación lo que sean expedientes personales va a poder ser consultados con la autorización del interesado, pasados los 25 años después de su muerte o 50 años si no se conoce la fecha de la muerte desde la expedición del documento.

    Se va a regular la obtención del carnet de investigador y se van a dar una serie de normas para la consulta de esa documentación en la sala.

    Se va a tener en cuenta el procedimiento que hay que seguir de cara a obtener certificaciones, grabaciones, etc.

    También se va a tener en cuenta todo lo que tiene que ver con la eliminación de la documentación.

    Los fondos de este archivo van a poder ser consultados desde una base de datos que se llama MORLESIN.

    El acceso a la documentación, que ha generado la institución desde 1977 se puede realizar desde un sistema de información que se llama GELABERT y que tiene una serie de base de datos.

    PÁGINA WEB.-

    www.senado.es

    • COPA

    • GELABERT

    • CARE

    • TESAURO EUROVOC

    ORGANISMOS LEGISLATIVOS:

  • EL DEFENSOR DEL PUEBLO

  • EL TRIBUNAL DE CUENTAS

  • LA ADMINISTRACIÓN ELECTORAL

    • EL TRIBUNAL DE CUENTAS va a contar de documentación desde su creación en el siglo XIX y los antecedentes se van a encontrar en Simancas y en el Archivo Histórico Nacional.

    • LA ADMINISTRACIÓN ELECTORAL es un caso especial, compuesta por la Junta Electoral Central, las Juntas provinciales de zona, Comunidad Autónoma y mesas electorales. Tienen una doble vinculación y así por ejemplo los miembros de la Junta Central van a ser escogidos por los miembros del Poder Judicial y por el Congreso de los Diputados siendo su secretario el Secretario del Consejo. Los miembros de las Juntas Provinciales son nombrados por la Junta Central y por el Consejo del Poder Judicial. En cuanto a la Documentación, la Junta Central deposita la suya en el Archivo del Congreso y las Juntas Provinciales en el Archivo Histórico Provincial correspondiente.

    www.defensordelpueblo.es

    • Informes y Documentos “recoge la actividad del defensor del pueblo, algunos de los archivos”

    www.tcu.es “Tribunal de Cuentas”

    • Antecedentes Históricos

    • Organización

    • Secretaria general

    www.congreso.es “Administración Electoral”

    • Junta Electoral Central

    Las competencias en Archivos van a pertenecer al Consejo del Poder Judicial. La Documentación administrativa y judicial de los Tribunales y juzgados va a ser custodiada por los secretarios judiciales.

    Cuando la documentación toma un carácter histórico son Tribunales de ámbito estatal y van a pasar al AGA (Archivo general de la Administración).

    Si son Juzgados Provinciales van a pasar a los Archivos Históricos Provinciales, Regionales o de Cancillería. Los fondos del Tribunal Supremo se encontrarán a parte y se encontraría en Madrid gestionado directamente por el Poder Judicial.

    www.poderjudicial.es

    • Consejo del Poder Judicial

    • Conozca el CGPJ: composición, organización.

    Un caso excepcional es el del Ministerio Fiscal (dentro del Poder Judicial). Este Ministerio va a estar integrado dentro del Poder Judicial y va a estar compuesto del Fiscal General del Estado y el Consejo Fiscal. Sin embargo este Ministerio va a tener una doble naturaleza jurídica ya que va a estar dentro de la Administración General porque va a depender del Gobierno de la Nación a través del Ministerio de Justicia. Va a ser la Administración Central la que va a nombrar al Fiscal General y los distintos ascensos que se produzcan.

    La Administración de Justicia está estructurada de forma escalonada. Así de menos a mayor veremos:

  • Los Juzgados de Paz.

  • Los Juzgados Municipales, Comarcales y de Distrito.

  • Los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción.

  • Las Audiencias Provinciales.

  • Las Audiencias Territoriales.

  • Los Tribunales Superiores.

    • MINISTERIO DE JUSTICIA

    • Secretarios Judiciales

    • Funciones:

    • Procesales

    • Normativas

  • JUZGADOS DE PAZ:

  • Son el estamento más bajo de la Administración de Justicia. Su andadura comienza en 1835, están vinculados a los alcaldes o a los tenientes de alcaldes. Posteriormente estos juzgados serán suprimidos y convertidos en municipales, en 1870.

    • 1ª Etapa (1835 - 1870):

    La Documentación que generaron en esta etapa fue poco abundante y también el valor histórico de esa documentación va a ser limitado. Esta Documentación básicamente se puede encontrar en los Archivos Municipales. Si esa Documentación se conserva bien en el Archivo Municipal no va a ser recomendable su transferencia. Las series documentales que se han identificado son:

    • Materia Civil:

    • La serie de actos de conciliación

    • Los juicios verbales

    • Certificados de actos de conciliación

    • Materia Penal:

    • Los juicios verbales de faltas

    • Certificados de juicios de faltas

    • Actos de Conciliación

    • Materia Gubernativa:

    • Actas de juramento de sacerdotes

    • 2ª Etapa (1944 - 1945 - 1947):

    • 1944: La Ley de Bases de este año establece “la creación de juzgados de paz en municipios en los que no exista un juzgado comarcal o municipal”.

    • 1945: Se va a establecer que “el cargo de juez de paz va a ser honorífico, gratuito, obligatorio y permanente”.

    • 1947: Van a desarrollarse las competencias de los juzgados de paz por medio de un decreto.

    • En Materia Civil se van a encargar de actos de conciliación y juicios verbales hasta una determinada cuantía.

    • En Materia Penal se van a encargar de actos de conciliación y de los atestados hasta la intervención del juez de instrucción.

    • Por delegación del juez municipal o comarcal se encargarán también de las competencias del registro civil.

    Con relación a los tipos documentales generados en esta etapa coincidirán con los de los juzgados municipales. Con relación a la ubicación del local en el que se ejerce la competencia, en ese local se encuentra la documentación. Las series producidas en relación con el Registro Civil, van a estar bastante completas (no hay lagunas de años, bien ordenados…). Respecto a la selección y eliminación de la documentación vamos a adoptar los mismos criterios que los seguidos n los juzgados municipales, comarcales y de distrito.

    2. JUZGADOS MUNICIPALES, COMARCALES Y DE DISTRITO:

    Con la Ley Orgánica de 1870 los Juzgados de Paz se reconvirtieron en municipales:

    • 1ª Etapa (1870 - 1944)

    • 2ª Etapa (1944 - 1978) CONSOLIDACIÓN

    En 1944 La Ley de Bases va a dejar establecida la existencia de tres órganos jurisdiccionales de carácter municipal. Por esta Ley se van a crear las Comarcales y Municipales de Paz.

    En 1945 se van a establecer las demarcaciones de esos juzgados, sus atribuciones van a ser ampliadas hasta la publicación de la Ley de Bases del año 1974. En esta Ley de Bases se van a crear los Juzgados de Distrito y van a retirar competencias de los anteriores.

    En 1978 se derogará esta Ley de Bases del 74 y van a sobrevivir únicamente los Juzgados de Distrito. La vida de estos Juzgados será corta.

    En 1985 van a desaparecer y se van a convertir en los juzgados de primera instancia e instrucción. Las competencias de estos juzgados en la 1ª etapa (1870 - 1944) serán las siguientes:

  • actos de conciliación en materia civil y penal

  • juicios verbales que no excedan de 150 ptas.

  • Juicios de faltas en primera instancia

  • Juicios de deshaucios

  • Registro civil

  • En la 2ª etapa a partir de 1944 van a ampliar sus competencias. Así vamos a ver que se van a encargar:

  • Juicios de cuantía inferior a 3000 ptas.

  • Desaucios por impago

  • Conflictos de arrendamiento

  • Registro civil

  • Inspección de los juzgados de paz

  • Estas competencias y otras a partir de 1977 van a ser competencia de los Juzgados de Distrito.

    3. JUZGADOS DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN.-

    Va a ser la primera escala dentro del organigrama judicial que va a estar servida por jueces de carrera. Van a tener competencias tanto en materia civil como penal.

    La Ley Orgánica de Poder Judicial en 1985 suprimió los juzgados de distrito y los convierte en los de 1ª instancia e instrucción. En cada partido judicial, cuanto menos, va a tener que haber un juzgado de este tipo.

    En MATERIA CIVIL, se van a encargar de recursos básicamente en contra de resoluciones de esos juzgados de paz y va a intervenir en actos de jurisdicción voluntaria y también va a ser de su competencia el registro civil.

    En MATERIA PENAL, se van a encargar de la instrucción de causas penales de su competencia, también va a recurrirse las resoluciones de los juzgados de paz y también van a dirimir en cuestiones de competencia en materia penal entre los distintos juzgados de paz que estén en su demarcación.

    En cuanto a las SERIES DOCUMENTALES, en estos juzgados de 1ª instrucción, lo que es la identificación y valoración de esa documentación está avanzada pero sin embargo hay que tomar decisiones urgentes sobre todo en temas de expurgo.

    El Ministerio de Justicia ha estado trabajando, y sigue en ello, en un tema tan importante como es la informatización, así por ejemplo en un primer momento se creó el PROYECTO INFORIUS en 1984 y duró hasta 1994.

    Duró hasta 1994 porque a partir de ese año se inició otro proyecto llamado PROYECTO LIBRA que funciona desde 1995.

    El Proyecto INFORIUS pretendía informatizar las actividades de los órganos judiciales a través de 3 niveles:

  • informática registral

  • informática documental

  • informática decisional

  • Ha ido a un ritmo lento, pero día a día ha ido mejorando. Estos proyectos se extendieron a distintos organismos, no sólo al Ministerio de Justicia, sino a otros organismos judiciales como por ejemplo el Tribunal Constitucional y el Tribunal Supremo.

    ACCESIBILIDAD A ESA DOCUMENTACIÓN.-

    Vamos a encontrar un handicap y va a se el gran volumen de documentación que va a tener distintos valores:

    • Valor administrativo, de importancia para la administración de la justicia, documentación que también va a servir de antecedente para nuevas actuaciones.

    • Valor judicial o probatorio, que va a permitir validar tanto derechos como obligaciones de las partes.

    • Valor cultural, que va a permitirnos el estudio e investigación de la jurisprudencia.

    En esta línea, la Ley Orgánica de Poder Judicial, en el TÍTULO III, va a definir una serie de principios que van a estar en relación por la publicidad de esa documentación y la forma de esa documentación. Así, vamos a ver lo siguiente:

    - Se va a remarcar la oralidad de las actuaciones judiciales y sobre todo en materia criminal.

    - Otro aspecto va a ser el uso de cualquier medio técnico para el ejercicio de cualquier función en juzgados y tribunales, pero con una limitación, la que tiene que ver con la normativa de protección de datos y especialmente de acorde con la Ley Orgánica 5/1992 de 29 de octubre. Esta ley es la “ley de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal”

    Según esta ley se va a dar validez a documentos originales que estén en soporte informático, siempre y cuando se mantenga unas garantías de autenticidad, integridad y a su vez se cumplan los requisitos que estén establecidos en las leyes procesales.

    - También se va a reglamentar los programas y aplicaciones informáticas que se utilicen en la administración de justicia. Es más, estos programas informáticos van a tener que ser aprobados por el Consejo General del Poder Judicial y siempre intentando que esos programas sean compatibles, es decir, que sirvan para todos los órganos que forman parte de la administración de justicia.

    - También se va a prever otra cuestión, el idioma el idioma en el que van a publicar las actuaciones judiciales y la documentación de las mismas. Se va a poder utilizar tanto el castellano como la lengua de la Comunidad Autónoma.

    El ARTÍCULO 232 de la Ley Orgánica de Poder Judicial va a establecer lo siguiente; que las actuaciones judiciales van a ser públicas, siempre con excepciones que van a venir controladas a regladas por la ley de procedimiento y en ocasiones mediante resoluciones motivadas, y así mediante una resolución motivada vamos a poder limitar esa publicidad y podemos incluir esa actuación dentro del ámbito de lo secreto.

    Otro aspecto de esta ley es que también va a prever el acceso del interesado a la documentación y así va a poder tener acceso tanto a libros como archivos, registros judiciales y demás, siempre y cuando no tengan carácter reservado y adecuándose a la ley.

    Otro reglamento va a ser el Reglamento 5/1995 de 7 de junio, que va a regular la publicidad de las actuaciones judiciales una vez incorporadas al libro, archivo o registro, y en este reglamento se va a regular también su acceso; se va a especificar que el secretario del juzgado o tribunal va a ser el encargado de permitir ese acceso a la documentación.

    Este reglamento fue modificado por un acuerdo del Pleno del Consejo General del Poder Judicial. Este acuerdo fue de 18 de junio de 1997.

    TRIBUNAL CONSTITUCIONAL.-

    En relación al archivo, vamos a mencionar un Acuerdo de 23 de julio de 2002, que salió del Pleno del Tribunal Constitucional donde se dispuso la estructura y funcionamiento de ese archivo, que va a depender del servicio de gerencia y así mismo se creó la Unidad de Archivo General.

    Esta unidad va a realizar una serie de tareas:

    • Va a tener mucho que decir en todo lo que tiene que ver con los depósitos e instalaciones de ese archivo y se implantó un sistema de numeración única de cajas normalizadas.

    • Ingreso de fondos.

    • Reproducción e informatización de la documentación.

    • Organización y descripción

    • Servicio al usuario a través de préstamo de documentación y de consultas

    • Becas de formación de carácter archivístico.

    PÁG WEB.-

    www.tribunalconstitucional.es

    5.1. FE PÚBLICA.-

    Según la Ley Orgánica del Notariado, en su artículo 1, va a decirnos q el NOTARIO es un funcionario público autorizado para dar fe conforme a las leyes, y esta fe la va a dar a contratos y demás actos extra judiciales.

    La FE PÚBLICA va a ser la presunción legal de veracidad respecto a ciertos funcionarios a quienes la ley reconoce como probos y verdaderos, facultándoles para darla a los hechos y convenciones que pasan entre los ciudadanos.

    Sin embargo, va a haber distintos tipos de Fe Pública:

  • Fe pública Administrativa: el objeto de esta de fe pública administrativa va a ser la de dar notoriedad y valor de hechos auténticos a los hechos que ha realizado el Estado o por las personas de derecho público dotadas de soberanía, de autonomía o de jurisdicción.

  • Esta fe se va a ejercer a través de documentos que son expedidos por autoridades que ejercen la gestión administrativa.

  • Fe pública Judicial: aunque las actuaciones judiciales que han sido suscritas por un juez deberían tener efecto pleno de autenticidad, aquí en España, al lado de este juez, se va a situar otro personaje que será una especie de notario que va a autentificar tanto las actuaciones de las partes como los acuerdos, como las resoluciones del juez. Esto lo va a notificar con su intervención y con su firme. Esta especie de notario se llamará SECRETARIO JUDICIAL.

  • Fe pública Registral: el documento auténtico se va a hacer público por medio de otro que lo copia.

  • Fe pública Notarial o extra judicial

  • 5.2.- HISTORIA DEL NOTARIADO.-

    Al principio de la Edad Media va a aparecer una figura interesante llamada SCRIPTOR, que va a nacer como un experto para redactar documentos y tendremos que esperar al S. XIII para que nos encontremos una reglamentación en la que se va a recoger la figura de este escribano o también llamado notario, donde ya va a tener una potestad autenticadora.

    Esta reglamentación del S. XIII se va a extender a todos los reinos peninsulares. Así, por ejemplo, en Aragón, vamos a encontrar una compilación del año 1247, en Valencia la reglamentación sería de 1240 y en Castilla aparecerán una serie de documentos interesantes:

    • el fuero real de 1255

    • el espéculo de 1260

    • el libro de las leyes de 1270-1280

    Vamos a tener que esperar a la época moderna para ver una consolidación. Hay que tener en cuenta una disposición muy importante:

    1.- Pragmática de los RR.CC de 7 de junio de 1503

    En esta pragmática se va a regular que no sólo es oficio de escribano, sino también el Protocolo Notarial

    “Mandamos que cada uno de los escribanos haya de tener y tenga un libro de protocolo encuadernado, de pliego entero en el cual hay de escribir y escriba por extenso las notas de las escrituras que ante el pasaren y se obiesen de hacer en la cual dicha nota se contenga toda la escritura que se obiere de otorgar por extenso, declarando las personas que la otorgan el día, el mes, el año y el lugar o casa donde se otorga y lo que se otorga especificando todas las condiciones, partes, cláusulas, subvisiones y renunciaciones que las dichas partes asistan”

    Esta pragmática va a ordenar que:

      • cada escribano tenga: un libro de protocolo

      • se debía encuadernar

      • debía realizarse en pliego de papel entero

      • las escrituras y notas de las escrituras tenían que escribirse en extenso

    2.- Pragmática de Felipe IV en 1636

    Por esta pragmática se va a implantar el uso del papel sellado o también conocido por papel timbral y se obliga a que cada escritura o escrituración ocupara uno o varios pliegos, dejándose en blanco el resto y se va a obligar a foliar los libros.

    Se extendió a todas las facetas sociales de la época. Realmente se crea este papel timbrado para recaudar fondos para llevar a cabo la política de guerra que había en esos momentos, no para validar el documento como se dijo en su momento.

    3.- Pragmática de Felipe III en 1603, relativa a la custodia de esos protocolos.

    En esta pragmática se decía que la custodia de los protocolos, tanto a de los escribanos reales de la corte como los de las chancillerías, se debían encomendar a los escribanos nombrados por Madrid por el Consejo de Castilla y por las Chancillerías.

    4.- Real Decreto de 23 de julio de 1701

    En el S. XVIII se va a retomar este tema con Felipe V, que va a tener que ver con la reunión de la documentación notarial.

    Por un Real Decreto de 23 de julio de 1701, mandó que se recogiesen en Madrid los protocolos en las casas consistoriales. Esta iniciativa también se extendió a las principales ciudades.

    5.- Real Cédula de 5 de marzo de 1765

    Posteriormente, por una Real Cédula de 5 de marzo de 1765 se creó en Madrid un archivo llamado “Archivo General de los Protocolos”.

    A lo largo del S. XVIII también se vana racionalizar y a simplificar el contenido de esos protocolos y también se tendió a normalizar los distintos tipos documentales.

    6.- Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862

    En la época contemporánea vamos a llegar a la Ley del Notariado de 28 de Mayo de 1862 (todavía vigente), que dispuso o estableció que el notario iba a redactar las escrituras matrices, iba a expedir copias y formaría los protocolos.

  • En esta ley, el ARTÍCULO 17, nos va a definir:

    • Lo que es una ESCRITURA MATRIZ: va a ser el original que el notario va a redactar sobre el contrato o acto sometido a su autorización y que a su vez tenía que ser firmado por los otorgantes y también tenía que ser firmada por los testigos y por último, firmada y signada por el notario.

    • La PRIMERA COPIA, que va a ser el traslado de la escritura matriz que tiene derecho a obtener por primera vez cada uno de los otorgantes.

    • El PROTOCOLO, que va a serla colección ordenada de las escrituras matrices que han sido autorizadas durante un año y que se formaliza en uno o más tomos que a su vez son foliados

  • En esta ley, el ARTICULO 32, también se va a disponer la organización del archivo y se va a prohibir que se trasladen las matrices y también los libros de protocolo (fuera del edificio en que se custodian) y esto se prohíbe con 2 excepciones:

    • Que se trasladen para su conservación en el archivo correspondiente

    • O en casos de fuerza mayor

    Otro artículo importante será el 36 ya que nos dirá que el protocolo pertenecería al Estado. También se tendrá en cuenta que los notarios irán a estar obligados a conservar los protocolos estando bajo su responsabilidad ya que ellos eran sus propios archiveros.

  • En esta ley también se van a organizar los archivos generales de “escrituras públicas” y se va a indicar que en cada audiencia va a tener que existir uno de estos archivos y esos archivos van a estar bajo responsabilidad del notario.

  • Estos archivos se van a formar con los protocolos de las notarias comprendidas en el territorio respecto de cada audiencia.

    Protocolos que cuenten con mas de 25 años de antigüedad. Los 25 protocolos más modernos van a formar parte del Archivo del Notariado a cuyo cargo esté la notaría y este notario va a remitir a finales de diciembre al regente de la audiencia el protocolo que va a tener que ser depositado en el Archivo General. Cada año que pase, el protocolo más antiguo va a tener que enviarse a este Archivo General.

  • En la ley también se dictaron las normas de transferencia y de custodia, además de otras. Así, una norma fue una Real Orden de 21 de febrero de 1866.

  • Con esta norma se pretendía recavar datos de archivos notariales que estuvieran en poder de particulares con el fin de quitarle a esos particulares esos archivos y entregarlos al Estado

  • Otro documento interesante será el Decreto de 8 de enero de 1869, en el que se va a establecer de forma obligatoria la constitución de un Archivo General de Protocolos en cada Distrito Judicial y se va a formar con los protocolos generales de mas de 30 años.

  • Asimismo, el encargado de estos archivos va a ser un notario que era elegido por el Ministerio de Gracia y Justicia.

  • Otra norma interesante fue el Reglamento Notarial de 1874, que se vana reglamentar o disponer las medidas correctivas que se podían imputar a los notarios que incumplieran lo establecido en relación a la custodia y traspaso de la documentación notarial.

  • Estas medidas correctivas iban a ser adoptadas por las Juntas Directivas de cada Colegio Notarial o por la Dirección General de los Registros y del Notariado.

    Estos organismos se iban a encargar de la inspección y de la vigilancia de los Archivos Generales.

  • En relación al cargo de “archivero de Protocolos”, el que fuera el Ministerio de Gracia y Justicia, aprobaría el 29 de marzo de 1875 una Real Orden por la que se declaraba que el cargo de archivero de protocolos era obligatorio cuando recayese en el notario único de cabeza de partido o si había 2 o más recaería en el más moderno.

  • 5.3.- POR QUÉ SE CREAN LOS ARCHIVOS PROVINCIALES.-

    En cuanto a la reestructuración de los Archivos Notariales, va a ser el Decreto de 12 de noviembre de 1931 el que va a tener que ver con el régimen y denominación de los Archivos Históricos de Protocolos y también va a tener que ver con los Históricos Provinciales.

    En este Decreto de 1931 se dispuso que los Protocolos de más de 100 años habían adquirido un carácter histórico y por ello se tenía que facilitar su consulta al público, sobre todo para su estudio e investigación.

    Se estableció que esos protocolos de esa antigüedad iban a quedar incorporados al Servicio del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, para reorganizarlos como arribos históricos.

    Hubo 2 tipos de incorporación:

    (fue distinto según se tratara de archivos de capitales de los colegios notariales o si se trataba de archivos de distrito)

    • Los archivos de capitales de colegios notariales serían organizados por funcionarios del Cuerpo Facultativo de Archiveros. A estos centros se les dio el nombre de “Archivos Históricos de Protocolos”.

    • Sin embargo, los archivos de distrito notariales o, lo que es lo mismo, los protocolos que pertenecían a Distritos que no fueran capital de colegio formarían el fondo inicial de los Archivos Históricos Provinciales. Estos archivos históricos provinciales debían de crearse en cada capital de provincia.

    Ambos tipos se iban a organizar de forma parecida y las finalidades iban a ser las mismas; poner la documentación al servicio de la investigación.

    Con la Guerra Civil, la documentación notarial sufrió bastante, sobre todo porque parte de esa documentación notarial fue destruida o dañada, y esto ocurrió en los dos bandos.

    Después de esta situación de bombardeos, el Ministerio de Justicia, el 10 de noviembre de 1938 daría un Decreto por el cual se intentarían reconstruir esos protocolos.

    El Decreto de 24 de julio de 1947, lo que va a pretender es ordenar los archivos y bibliotecas y también con él el tesoro histórico documental y bibliográfico. Así, por este decreto se definieron una serie de categorías relativas a los archivos históricos y por este Decreto se van a definir los siguientes tipos de Archivos Históricos:

  • Archivos Generales

  • Archivos Regionales

  • Archivos de Distrito

  • Archivos Provinciales

  • Archivos de Entidades Públicas y Corporaciones

  • Archivos de Particulares

  • Por este Decreto también se tuvo en cuenta a los Archivos Históricos Provinciales y se estipulaba que estos archivos iban a ser formados con la documentación de cada provincia.

    También se estipuló que en aquellas capitales de provincia en las que no hubiera ningún archivo general, regional, de chancillería o histórico provincial, el Ministerio de Educación Nacional estaba obligado a la inmediata creación de un Archivo Histórico Provincial.

    También se estipuló qué la documentación se iba a depositar en esos Archivos Histórico Provinciales:

    • los protocolos notariales de mas de 100 años de antigüedad

    • documentación histórica de audiencias y juzgados

    • documentación de las delegaciones de Hacienda

    • documentación de dependencias oficiales de la provincia

    • documentación histórica de corporaciones, organismos y particulares, que libremente quisieran entregar esta documentación en depósito, básicamente para que se conservase mejor.

    5.4.- TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DEL ARCHIVO NOTARIAL.-

    Esa ley de 1862 de Notariado reguló todo lo relativo a la redacción de los instrumentos públicos. Posteriormente a esta ley, concretamente en 1863, se dispuso una Real Orden de 14 de Junio de 1863 y en el que se decía lo siguiente: “las escrituras debían redactarse con concisión, claridad, estilo llano y conteniendo todas las cláusulas generales que exigía el acto o contrato, pero también las fórmulas particulares de cada instrumento”.

    También por esta Real Orden se dispusieron los tipos documentales o escrituras y entre las principales se encontraban las siguientes:

  • Escrituras que tenían relación con las personas:

      • capitulaciones matrimoniales

      • reconocimiento de hijos naturales

  • Testamentos:

      • Testamentos escritos, abiertos o cerrados

      • Codicilos abiertos o cerrados

  • Escrituras relativas a herencias:

      • Particiones de herencias

      • Aceptaciones de herencias

  • Escrituras de contratos:

      • Compra-ventas

      • Ventas de fincas hipotecadas

      • Arrendamientos

  • Actas notariales:

      • Actas de subastas

    5.5.- CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL QUE VA A PROPONER JOSÉ BONO HUERTA.-

    Este tipo va a organizar la documentación de la siguiente manera:

    • Va a reconocer un apartado que va a ser documentos referentes a la persona y a su familia y dentro de este apartado va a hacer una serie de apartada:

        • documentos sobre el estado personal

            • Emancipaciones

            • Adopciones

            • Curatelas (tutor, cuando hay por medio un tema de enfermedad y no te puedes valer por ti mismo).

        • documentos relativos a la representación de la persona:

            • Poder

        • documentación que tiene que ver con la remisión de responsabilidad personal:

            • Perdón

            • Quitamientos

        • documentación sobre vínculos matrimoniales y bienes:

            • Separación de bienes

        • documentación sobre régimen dotal:

            • Arras

            • Dote

    • Documentos sobre bienes, créditos y servicios:

        • Documentación sobre bienes y su transferencia:

            • Ventas

            • Permutas (separaciones

            • Arrendamientos

        • Documentación sobre créditos:

            • Censo (era como una hipoteca)

            • Transacciones

        • Documentación sobre servicios

            • Ejecuciones de obra

    • Testamentos y liberalidades mortis-causa

        • Testamentos

        • Codicilos

        • Donaciones post-mortem

        • Mayorazgos