ARCHIVOS DE EMPRESA

TEMA 1. LA FUNCIÓN DEL ARCHIVO EN LA EMPRESA

Introducción o problemática

Las empresas son organizaciones que durante el siglo XX, hasta la actualidad, han experimentado profundos cambios y cada vez a mayor velocidad, especialmente a partir de la crisis del 73. Sin embargo, la función archivística ha cambiado poco.

La visión que se tiene del archivo en las empresas es muy pobre, sigue anclado en los cambios del 70, desde entonces ha evolucionado poco, aunque va cambiando de manera paulatina.

Un archivo de empresa guarda pocas diferencias con los de instituciones públicas, aunque hay algunos aspectos típicos en los archivos de empresa. El archivero es el gestor de los documentos.

Criterios distintivos de los archivos de empresa frente a la Administración Pública

1. La estructura empresarial. Más de la mitad de las empresas españolas no tiene ningún asalariado (son trabajadores autónomos).

• Sólo el 2% tiene un número igual o mayor a 20 empleados.

• Numéricamente, la mayor parte a los que se dirige el archivo queda descartado. En España hay entre el 2,5 y 3 millones de empresas, y ese 2% significa unas 50 y 60.000 empresas. De ellas, un tercio (33%) se dedica a actividades comerciales, un 10% a la industria, un 10% a la construcción, y un 47% al resto de los servicios.

La inestabilidad. Cada año desaparece un 10% de las empresas, pero luego suele aparecer otro tanto. Con 20 o más asalariados se obtiene un volumen de empresa nada despreciable. Aunque en archivos públicos tiende a ser por concurso, oposición, etc. Las empresas funcionan más con la subcontratación.

2. Las prescripciones legales, es decir, las normas que regulan el mundo de la gestión de los documentos de los archivos de las empresas. Se refiere a la existencia o no de disposiciones legislativas.

Las jurisdicciones legales en los países son mínimas, referidas al patrimonio histórico y poco más. El código mercantil establece cuáles son los libros importantes. Hay una falta de uniformidad. Las empresas establecen sus propias normas internas, pero no hay legislación común, por lo que hay gran diversidad.

3. Función informativa. Los documentos de las empresas tienen una doble función:

- Probatoria. Los documentos son soporte reflejo de los derechos y obligaciones. Puede debilitarse o desaparecer con el tiempo. Tienen un valor legal, administrativo, jurídico, de gestión. Son las pruebas documentales por escrito de la gestión. No difieren a los documentos de una entidad pública.

- Informativa. Podemos distinguir entre:

• Función de memoria interna de la organización. Para una Administración Pública los documentos son la memoria de sus actos, para una empresa también.

• Valor como fuente de información externa. Sí hay diferencias con el sector público.

• Las organizaciones públicas no pueden utilizar la información como medio publicitarios para influir en el entorno. Las empresas no están obligadas a renunciar a la publicidad, salvo que se vean comprometidos los secretos industriales y la intimidad de las personas.

• No existe límite para usar los documentos para influir en el entorno

• Pero su libertad no está condicionada a una obligatoriedad de proporcionar información, mientras que en el sector público sí existe un deber de información que está regulada a la ley, permitiendo el libre acceso a los ciudadanos.

• No se refiere sólo al pasado, sino también a los documentos actuales.

• Las empresas no están obligadas a conservar los documentos más allá de lo que establezca la ley ni de permitir el libre acceso. Esto no quita que quieran fomentar la continuidad histórica que le da el archivo.

4. Carácter del archivo como división logística

El archivo es una división logística cuya tarea esencial consiste en proporcionar servicios para colaborar en la consecución de los objetivos. El archivo no interviene directamente en el proceso de negocios, pero sin embargo sus servicios son fundamentales para que la empresa pueda desarrollar sus actividades.

• Una discusión logística es aquella que presta servicios imprescindibles para la producción a las demás divisiones, pero que no intervienen directamente en el producto final. La función del archivo es igual de importante que la de cualquier división logística.

• Una empresa es una entidad cuya razón de ser es la producción y la distribución de bienes y servicios siguiendo principios económicos y cuya organización es esencialmente de derecho privado.

• Por el contrario, las administraciones públicas producen bienes y servicios públicos según un conjunto de leyes y reglamentes y están sometidas al derecho público.

• El archivo de una empresa tiene unos costes que la empresa va a valorar para decidir si es rentable o no sostener un departamento. Estos costes son indirectos (son dificiles de calcular). El archivo debe calcular los costes del archivo para compararlo después con los beneficios. En los archivos públicos en tanto que los beneficios no son monetarios, la función del archivo es más fácilmente asumible.

• Esta característica la comparte el archivo con las demás divisiones logísticas. Sin embargo, las empresas siguen planteándose la necesidad del archivo (y no lo hacen con el resto de la divisiones logísticas).

3. Función del archivero en la empresa

La diferencia entre los archivos de empresa y los de la administración pública es su carácter jurídico. El mundo empresarial y administrativo se acercando en su modo de actuar, sobretodo tras el 73 al poner en evidencia que los recursos son limitados y que el crecimiento está en la mayor eficacia de los recursos.

En una empresa la utilidad, el plantearse el poner en marcha un archivo, radica en la capacidad de convencer de que el archivo es útil. Los argumentos que podemos darle son:

1) El servicio a la gestión de los documentos

Es fundamental para que la organización funcione y tenga una mayor eficacia y eficiencia. Se trata de que el archivo sea una herramienta eficaz de apoyo a la empresa como organización, de resolución de sus actividades.

Según unos estudios, entre el 20 y el 30% del Tiempo de trabajo del personal administrativo se utiliza en buscar y clasificar información, lo que supone un elevado coste cuando no hay personal específico u servicio de archivo.

Además, el 25% de la documentación está mal clasificada (como consecuencia hay una gran pérdida de tiempo en su búsqueda) y el 5% del total, está prácticamente ilocalizable o irrecuperable.

2) La función legal del archivo

Consiste en la conservación de documentos por su valor probatorio, admisible ante los tribunales donde se condensan las decisiones de la empresa como las actas, estatutos, escrituras de propiedad, patentes, etc.

3) Servicio de memoria colectiva

Desde que un documento entra al registro hasta que llega al archivo. Es donde están los datos, las decisiones…, en definitiva la trayectoria de la empresa. Sirve además para la formación de recursos humanos. Sirve para la toma de decisiones ya que le permite conocer la experiencia de la empresa en función de la información o memoria que posee.

Según el artículo de archivo y empresa: más allá de la historia de José Ramón Cruz Mundet el archivo de empresa se puede considerar como la división logística encargada de gestionar el conjunto de los documentos producidos y recibidos por la empresa en el desempeño de sus actividades, de modo que sean un instrumento eficaz y eficiente para el logro de sus objetivos. Ello es posible mediante el despliegue de una serie de funciones, si se prefiere utilidades para la organización a la que sirve que podemos fijar en las siguientes:

Soporte de la gestión. Los empleados de los servicios administrativos dedican hasta el 30% en buscar y clasificar información, lo que representa unos costes elevadísimos. La correcta gestión de la documentación se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de la empresa para reducir costes y evitar pérdidas informativas.

Servicio legal. Los contratos comerciales, las escrituras de propiedad, de compra-venta, los expedientes del personal, etc. La función probatoria de los documentos de archivo es indispensable para la empresa.

Necesidades de la compañía. Las decisiones son siempre elecciones que conciernen al futuro, pero su formación se hace sobre la base de los conocimientos que se tienen respecto del pasado, utilizando para ello todas las fuentes posibles.

Fuente de información. El archivo recoge el conocimiento, la experiencia y la competencia de la compañía. El archivo constituye la mejor fuente de información sobre el proceso de negocio de la compañía, para el análisis retrospectivo.

Continuidad. El archivo es el banco donde el conocimiento, la experiencia y las decisiones son depositadas para que las extraigan los nuevos empleados cuando lo necesiten.

Comunicación e identidad. El archivo es el motor de la comunicación interna y hacia el exterior. En cuanto a la interna, es difícil por la tendencia a las divisiones pero puede asegurar el necesario acceso a la información por encima de las fronteras formales e informales. La comunicación externa es importante para construir y defender la credibilidad de la empresa.

Tiempo. Nadie puede despilfarrar el tiempo en búsquedas de información, debe estar disponible cuando se necesita.

Seguridad. En cuanto acceso, custodia, conservación y disponibilidad, ya sea en caso de desastre natural o de sabotaje.

Historia. Debido al creciente interés de los investigadores por la historia sectorial e individual de la empresa, se está planteando la conservación permanente.

Creatividad.

Calidad. El archivo es uno de los soportes de la calidad, desde el punto de vista de la gestión (ISO 9000), como desde el medioambiental (ISO 14000).

TEMA 2. PANORÁMICA INTERNACIONAL Y LOS ARCHIVOS

DE EMPRESA EN ESPAÑA

Categorización: ¿Qué es lo que caracteriza? Características.

Legislación

• Los archivos de empresa se caracterizan por un débil cuerpo legal, ya que hay pocas normas legales en la materia de los archivos de empresa. Escasa regulación de los archivos de empresas en las normas públicas de cada país.

• Han de conservar los documentos estatuarios (actas de asambleas), documentos contables, crear y mantener documentos de carácter social como nóminas, pagos y todo los que afectan a los recursos humanos.

• Los períodos de conservación varían según sea la norma de carácter fiscal, mercantil o civil. Si es de carácter fiscal han de conservarse los documentos durante 4 años, en mercantil 10. Sobre el ámbito civil son 30 años.

• Otra característica de todos los países es el secreto salvo con los interesados (administración, justicia, etc).

• Es norma que las leyes relativas a la protección del patrimonio histórico contemplen a los archivos de empresa como parte de ello, mediante medidas de fomento de carácter fiscal (exención y pago de impuestos) y de financiación. Es frecuente que cuando la empresa desaparece, el archivo también ya que en la mayoría de los países no hay obligación de conservar los documentos más allá de lo que exige su utilidad.

Usos archivísticos

Los usos archivísticos se refieren al comportamiento en la gestión de los archivos. Lo habitual es que las empresas no consideren al archivo como sistema. Una empresa tiene múltiples archivos de oficina y cada uno se considera un subsistema que se integra dentro de un sistema mayor.

La empresa considera que no existe esta relación, cada departamento son entes aislados y no hay relación entre ellos (se considera a cada uno como un archivo independiente). Consideran que el archivo termina con la oficina. Las empresas tienden a volcar las tareas del archivo en el personal administrativo.

También es habitual que en este modelo se establezca una división entre documentos de gestión y documentos solemnes o confidenciales. Por lo general, los documentos que ya no son necesarios se envían a un depósito terminal o se eliminan directamente, y en muy pocos casos se constituye un sistema de archivo.

Es habitual que la responsabilidad última de la documentación sea del departamento de servicios administrativos. Únicamente hay 2 grupos de excepciones con actividades sensibles y de alto riesgo como las empresas de generación de electricidad (nucleares) o las que utilizan productos químicos. Por el sector que ocupan tienen normas estrictas que afectan también a la documentación. Aquellas empresas que mantienen el registro 9000 o 14… poseen sistemas más estrictos de gestión documental.

También la visión que se tiene del archivo depende de la formación personal de cada persona. Los informáticos consideran que los documentos electrónicos son competencia suya.

El personal tecnológico lo ve también como algo de almacenamiento, de espacio, que ha de llevarlo el personal de oficina.

El destino final de los documentos es la eliminación, y como mucho se conservan algunos de ellos que puedan tener capacidad evocadora o publicitaria.

Cada vez son más la empresas que derivan en terceros la gestión de los archivos/documentos, quienes proporcionan servicios adecuados a menor precio.

Entre las grandes empresas las hay que se preocupan y ponen en marcha sistemas de gestión de archivos. Las hay que utilizan otra figura: los documentos de oficina los llevan ellos, contratan la fase intermedia y la última la gestionan ellos mismos o la dan a archivos estatales como los bancos.

Hay países que siguen el estilo italiano que consiste que el compromiso de conservar y abrir al público archivos históricos conlleva ventajas fiscales y mediante incentivos de financiación.

En otros, como en Alemania y Suecia lo han hecho mediante la creación de archivos económicos regionales. Cada estado alemán, en colaboración con la cámara de comercio y organizaciones empresariales sostienen estos archivos económicos regionales que se encargan de captar, conservar, tratar y poner en servicio archivos de carácter económico, no sólo los de empresa.

En otros archivos se hace en forma de archivos centrales como en Dinamarca y Finlandia. Un solo archivo se encarga de recoger toda la documentación de todas las empresas del país. Financiado mediante pago o cuota proporcional del espacio y servicio que utiliza cada empresa.

En otros países se opta por secciones de archivos económicos/empresa. Como es el caso de Francia. Están dentro de archivos públicos (regionales, municipales…). Crean secciones especializadas. Recogen la documentación de las empresas que no pueden sostener un archivo histórico o empresas que han desaparecido.

También está el modelo anglosajón de depósito en bibliotecas o archivos de universidades. El más importante es de la Universidad de Harvard. Ceden, donan o venden su documentación histórica para que se conserve. Son importantes en investigación y en escuelas para enseñar lo relativo a la economía, es decir, es un fondo para aprendizaje.

Los archivos de empresa en España

En España son muchos los archivos municipales que han ido rescatando archivos de empresas cuando desaparecían y posteriormente archivos históricos de empresas que aún siguen. En otros casos son los archivos nacionales quien los tiene.

En España podemos también dar por válidos los indicadores generales del ámbito internacional en gran parte de las empresas españolas.

En buena parte de las empresas de España hay falta de atención y de cuidado de los archivos.

Factores que inciden en el abandono:

En España no existe una legislación archivística equiparable a la de aquellos países que se han preocupado por recoger los fondos de las empresas (privadas y públicas).

La Ley de Patrimonio Español sólo dedica 16 artículos sobre este sentido, pero no establece ninguna norma. Donde sí se establece alguna normativa es en las Comunidades Autónomas (disponen de leyes y decretos en desarrollo).

En la mayor parte de ellas se adhieren al modelo italiano (establecen algunas exigencias en lo relativo a la obligatoriedad de los archivos. Si se produce algún cambio se tiene que comunicar para que se pueda controlar la documentación).

Es distinto de hablar de archivos públicos y de archivos de interés público. Los archivos de interés público son todos aquellos que solicitan la incorporación como sistema archivístico de la Comunidad Autónoma.

En Asturias, al igual que en Cataluña, hay una sección de archivos de empresa, pero tiene un porcentaje pequeño del total de archivos de empresa en España.

Falta de personal especializado. Hay pocas personas formadas para llevar adelante una archivo. Solo la universidad Carlos III de Madrid contempla la enseñanza de archivos en las asignaturas de las carreras.

Los empresarios ignoran la importancia que posee su documentación (más allá de la gestión inmediata). Ignoran incluso las obligaciones que imponen las leyes. Una empresa quiere dar solución al archivo cuando es por carácter histórico (conmemoración de la creación de la empresa, lo que conlleva a contratar a una persona, organiza el archivo más o menos y luego se dan cuenta de su eficacia).

Escaso interés que han presentado los propios investigadores de la economía por las empresas individuales, les interesa más los flujos.

Lugar que ocupa el archivo en la empresa. En la mayor parte de los casos el archivo está poco integrado en las funciones de la empresa.

El archivo se ha concebido tradicionalmente como el servicio que se encarga de la gestión de lo que sirve.

El archivo es un servicio finalista, que conserva lo que no ha sido destruido porque puede ser reclamado por parte de los Tribunales, de las Administraciones Públicas. Es decir, recoge la información por si se le exige. En consecuencia, se le asignan unos recursos mínimos y personal no cualificado.

TEMA 3. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN UN ENTORNO COMPETITIVO

Definición de gestión de documentos:

Es el conjunto de tareas, actividades y herramientas puestas en marcha para conseguir una mayor eficacia y eficiencia en el manejo de los documentos por parte de una organización.

Eficacia: capacidad para hacer mejor las cosas.

Eficiencia: posibilidad de hacer las cosas a mayor rapidez, eficacia y a menor coste.

Elementos/fases básicas de un programa de gestión de documentos

Creación y uso de los documentos = diseño normalizado de documentos y controlar su uso.

Implica el uso y mantenimiento de los mismos a lo largo del ciclo de vida (archivo de gestión, histórico…).

Disposición final “disposal” en inglés, que se translitera en disposición. Comprende la identificación, valoración, selección y eliminación o conservación de los documentos.

Estrategias que pondremos en marcha para poner en funcionamiento la gestión de documentos en un archivo de empresa

Hay 2 posibilidades:

• Que no se haya hecho nada y partamos desde el origen. Es el 70 u 80% de los casos.

• Ha habido algún tipo de actuación previa. Es el 20 o 30% de los casos. Una situación muy típica de los archivos de empresa es que lo que se encuentre no merezca ningún tipo de consideración y lo volvamos a hacer.

Qué hemos de hacer para ponerlo en marcha:

Se puede hacer de diversas maneras:

• Primero, hemos de saber quien es la entidad que genera los documentos y que produce el archivo. Hay que identificarlo en su denominación, fines, naturaleza…, también interesa conocer como está organizada, estructurada, cual es la estructura orgánica. Tiene que ir acompañada de una distribución de tareas y funciones. Se tiene que saber si es una empresa nuclear (de un solo centro) o tiene diferentes divisiones, sedes, líneas de actividad, etc. Las fuentes de información que se deben recabar son los estatutos fundacionales y las actualizaciones, escrituras fundacionales, etc. Asimismo es importante tener el organigrama de la empresa así como los estudios que pueda haber.

• Segundo, hemos de estudiar y analizar esta información para saber como es, como se organiza, cómo funcional la empresa. Esto va a determinar el trato que reciben los documentos.

• Tercero, se tiene que publicar/ ubicar el proyecto en un apartado de la organización. Deberemos recabar mucha información que se refiere a la empresa. El proyecto de archivo debe estar amparado por un departamento que tenga capacidad para hacerse obedecer por el resto de los departamentos de la empresa. Esta autoridad competente deberá comunicar a todos los niveles implicados, es decir, a la empresa que se ha adoptado la determinación de resolver todas las cuestiones archivísticas y que se ha decidido implantar un servicio de archivos. Deberá sensibilizar a toda la empresa para que colabore en el proyecto. Hay que elegir un interlocutor accesible, válido, con capacidad de acción.

Sin embargo nos vamos a encontrar con muchas pegas. Nos vamos a encontrar con unos perfiles psicológicos:

• Con gente encantada y dispuesta a colaborar porque entiende que así será más fácil, más ágil, etc.

• Va a haber personas, hombres y mujeres, llamados Altos índices, que se benefician de la desorganización, ya que están muy familiarizados con esos documentos, con ese desorden y solo ellos son capaces de acceder a esos documentos. Tienen una gran capacidad de sabotear.

• Otra tipo es el escaqueador profesional o conformista. Dicen a todo “estupendo” pero luego no pasa a los hechos.

• Los pasivos. Hay que estar continuamente animándoles.

• Paternalista. No entiende la necesidad o utilidad del servicio de archivo. Piensa que tal como están las cosas, están bien.

Con independencia de acudir al superior, se aplican distintas técnicas:

• Aprovechar la mayoría que colabora y explicar claramente lo que se va a hacer por medio de un circular, reuniones, etc.

• Hay que hacerles ver que esto va a afectar a los documentos que utilizan pero que siempre van a estar a su disposición, que no se va a hacer nada sin su permiso .

• Hacerles comprender que la retención de los documentos no implica tener más información o más poder.

Después, procede obtener información sobre el objeto de nuestro interés, es decir, sobre los documentos.

Unidad de toma de información:

• Departamento.

• División de la Empresa.

Pero actualmente son variables en el tiempo.

Existen unidades especializadas en determinadas tareas, ac???. Así, aunque se cambien los departamentos siempre existen unidades que se encarguen de distintas tareas, es decir, oficinas.

¿Qué tipo de información se solicita?. Existen 2 tipos de información.

Es importante conocer información acerca de las personas, sería información acerca de cómo se distribuye el trabajo, qué nivel de conocimiento tiene por la organización para la que trabaja, etc.

2 maneras:

• Manera discursiva: se tiene una información incompleta, sesgada.

• Estructurar toda la información en un formulario y proporcionar

La opción mejor es combinar ambos.

Los múltiples__________De cuestionarios son los siguientes:

Se tiene que conocer las atribuciones, que son la competencia, es decir, lo que hace cada cual.

Atribuciones. Elementos:

• Oficina.

• Atribuciones exclusivas /sección encargada.

• Atribuciones compartidas / sección encargada.

• Oficinas con quienes las comparten (en el mismo orden)

Ubicación física de los archivos. Elementos:

• Oficina.

• Tipo de archivo:

• Despachos.

• Fuera del despacho.

• Compartido.

• Localización.

• Responsable:

• Sí.

• No.

• Clave.

• Sí.

• No.

• Estado Físico.

• Instalación.

• Archivadores o armarios (carpetas suspendidas).

• Estanterías o armarios (cajas o carpetas).

• Muebles portaplanos.

• Instalaciones por soportes informáticos.

• Otros tipos de instalaciones.

Series documentales. Elementos:

• Departamento/servicio.

• Denominación de la serie / cupo de expedientes.

• Oficina.

• Nº MS/LS

• Sección.

• Fechas extremas.

• Atribu Atribuciones.

• Clasificación.

• Plazo de utilidad administrativa de los documentos.

• Realizado por

El de de

• Destino.

• Acceso

• Libre.

• Restrictivo.

• Motivación.

• Valor de referencia. Número de años.

• Valor legal. Número de años.

• Valor histórico.

Necesidades informativas. Elementos:

• Oficina.

• ¿Existe algún tipo de descripción: fichero, catálogo, etc.? Descríbalo.

• Datos del encargado.

• Nombre.

• Cargo.

• Teléfono.

• Archivos empleados: base de datos, fichero, registro, etc. Descríbalos.

• Necesidades informativas por orden de importancia. Series documentales.

• Necesidades informativas. Puntos de acceso:

• Número de serie.

• Fechas.

• Tipología documental.

• Actas.

• Recept

• Asunto.

• Otras (especifiquelas).

• Espectativas no contempladas en este cuestionario.

1.RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

2.ANÁLISIS DE DISEÑO.

Consiste en analizar la información en cuanto a conocer bien la empresa, organización, jerarquías, estructuras, se centra en varios aspectos:

• Atribuciones. Las atribuciones se ven reflejadas en los documentos. Las series documentales son reflejo de actividades, que a su ven conllevan atribuciones. De este modo podremos establecer el reparto funcional dentro de los distintos departamentos.

• Series documentales en que se precisan las atribuciones. Elaborar relaciones de series y un cuadro de clasificación.

• Analizar la cantidad o volumen y la distribución o ubicación de los documentos para prever el espacio de las distintas fases de los archivos. Conoceremos la conservación de los documentos, demandas.

• Necesidades. Se pueden hacer unas encuestas para saber cuales son sus necesidades o cara a cara.

Después sacaremos unas primeras conclusiones donde las contrastaremos para interpretar los resultados.

3. DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.

Se tiene que diseñar un sistema que se compone de:

• Subsistema de gestión/oficina. Comprende todos los documentos de un archivo de oficina.

• Subsistema intermedio.

• Subsistema histórico. Con todo aquello que se haya acordado para su conservación definitiva.

TEMA 5. VALOR CIENTÍFICO DEL ARCHIVO

Historia económica e Historia de las empresas

Fondos para la historia de las empresas en España

El valor científico del archivo

Historia económica e historia de las empresas

Hasta el siglo XIX ha sido fundamentalmente historia política, historia de los acontecimientos, dinástica, etc., y solo a partir del siglo XIX aparece la historia social.

La economía se convierte en objeto de atención para la historia. En los años 40 del siglo XIX aparece una nueva tendencia de la mano de la escuela histórica alemana que afronta la elaboración de la Teoría económica basándose en la historia, en el estudio, las investigaciones históricas y empíricas.

Al principio, las fuentes que se utilizaban eran las leyes, reglamentos, etc., es decir, utilizaban fuentes legales y oficiales. Será al principio del siglo XX cuando se planteen recurrir a las fuentes de las propias empresas para elaborar una nueva visión de la historia económica, que es la historia empresarial, y para eso es necesario consultar los archivos de la empresa.

Esto hace que tanto desde las universidades como desde las propias empresas se empiece a revalorizar el valor de los documentos, lo que lleva a que algunas empresas empiecen a tomar medidas de conservación para los archivos históricos.

Una de las primeras empresas en realizarlo fue la empresa alemana Krupp en 1905. Decidió establecer un depósito para sus archivos. Dos años más tarde, en 1907, Siemens decide hacer lo mismo. En 1906 en la ciudad de Colonia se crea con el apoyo de las Cámaras de Comercio y de Industria de Alemania y Westfalia el archivo económico de Renania-Westfalia. Archivo económico regional que juntó los archivos de las Cámaras de Comercio y de Industria con los de las empresas.

En Holanda y Suiza hacen lo mismo.

En Estados Unidos el modelo es algo distinto. Son las grandes empresas como la Ford, GEE (General Electric), Coca-cola las que deciden establecer sus propios archivos históricos para su uso y ayuda a la investigación. El fomento y la organización de los archivos de empresa viene a mano de las universidades.

En 1925 en la Facultad de Empresariales de Harvard se establece la primera cátedra de historia de las empresas. Este modelo se extiende a otras universidades y son los empresarios quienes al final de sus días suelen donar sus fondos a estas universidades, que tienen una especialidad de archivos de empresa. En Harvard está la Baker Library. Esto se expandirá por otras universidades pero no tendrá la intensidad de Estados Unidos.

En Reino Unido en 1934 se crea el Consejo de Archivos de Empresa (Business Archives Council), que aún existe.

Tras la 2ª Guerra Mundial se incrementa el interés por los archivos de empresa como fuente principal de la historia de las empresas. En el Consejo Internacional de Archivos (CIA) se crea un comité especial de archivos de empresa.

Fondos para los archivos históricos en España

En España hay algunas empresas que han conservado sus archivos. Suelen ser empresas dedicadas al sector bancario, como el Banco de España (no es público hasta los años 60); el BBV ha creado un gran archivo histórico (además sobre empresas navieras, de otros bancos que ha absorbido, etc.)

El Banco de Santander lo ha depositado en la Universidad de Navarra. Las empresas que han estado vinculadas al servicio/sector público o empresas de carácter monopolista (tabacalera, Iberia, el Instituto Nacional e Industria - ahora Sepi -, etc.) tienen un importante archivo histórico.

No hay gran tradición de donar los archivos a las universidades, a veces se opta más por el depósito en Archivos Públicos, destacando los archivos municipales, ya que son los que más se han preocupada en recuperar u obtener los archivos cuando estos han desaparecido, como el archivo de Sabadell o el archivo municipal de Rentería.

También hay archivos históricos importantes depositados en Archivos Nacionales, como el Archivo Nacional de Cataluña o el archivo de Simón-Ruiz (s. XVI), quien era un banquero, prestamista que operaba en las grandes ferias de Castilla. Al fallecer a mediados del siglo XVI sin herederos, fundó un hospital en Valladolid que debía sostenerse con los créditos (réditos?) que ha durado hasta el siglo XX.

En el Archivo Provincial de Burgos está el archivo del Consulado de Burgos, era una Cámara de Comercio donde se negociaban los seguros de la Edad Media y Moderna (fundamental para el estudio económico).

Práctica: Decir/señalar las 15 series documentales más importantes desde el punto de vista de la historia de la empresa. ¿Por qué?.

Las que proceden de dirección tienen un mayor valor (contabilidad, inf. relativa al personal, etc

Valor científico del archivo

Presenta un valor científico múltiple, ya que interesa a:

La empresa: desde diversos puntos de vista.

• Enfoque tradicional.

• Enfoque analítico.

• Enfoque Histórico.

Al personal.

Al lector, entorno en el que opera la empresa.

La empresa:

Valor tradicional:

• Historia oficial.

• Publicidad, ya que el archivo ofrece elementos de alto rendimiento como los documentos iconográficos.

• Celebración de efemérides. A los 10 años de creación, 25, 50 años, etc.

Merchandising: elaboración de productos para su vente o para su muestra gratuita.

Valor analítico:

Los documentos de archivo permiten a la empresas realizar estudios de evolución, analizar su pasado. Puede ir orientado al conocimiento o a la toma de decisiones. También sirve para la formación.

Ej: estudios sobre el ciclo de la vida de los productos o servicios, a 3, 5 o más años. Analizando costes, ingresos, impacto en el mercado, etc.

• Curva de aprendizaje. Solo es posible si se conservan los datos. Estudios retrospectivos que tienen una utilidad a largo plazo, para tomar decisiones sobre coste, etc.

• Estudios de caso. Sirven para aprender de los errores del pasado.

Valor histórico:

La empresa tiene interés por el archivo ya que es la memoria fija, el conocimiento estable. El archivo es un potencial que puede explotar la empresa como memoria colectiva de la colección y para el estudio del pasado.

Personal

El archivo de empresa tiene un utilidad, rayando con una utilidad organizacional, que es el archivo como medio o fuente de comunicación e identificación, es decir, el archivo presenta la memoria, el conocimiento, así se puede utilizar en un sentido comunicativo, comunicando al personal cómo es, cómo era la empresa, porqué esta organizada así, cómo era antes, cuáles han sido los logros, los resultados, los beneficios, las innovaciones, etc.

Importante para la creación de identidad, que el personal se sienta integrado en la organización. Según unos estudios, un 40% del personal de la organización no sabe cual es la estructura de la misma y cual es el lugar que ocupa.

Tiene también un valor impersonal, ya que el archivo garantiza que toda la información que concierne a su persona, va a estar garantizada para su consulta, quedan recogidas en el archivo. Es muy importante para el personal ya que piensa que su trabajo tiene un alto valor.

Entorno

Tiene una utilidad fundamental ya que se beneficia de lo que la empresa proyecta. Además tiene un interés para el entorno, ya que el archivo sirve para el estudio de la historia, no solo de la empresa sino también para el estudio del entorno.

TEMA 9. LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

Documentación técnica en las empresas. Tipología, descripción y valoración

Es habitual que posea documentación técnica de diferentes tipos, en lo que se conoce como materiales gráficos no proyectables.

Son todas aquellas actividades que configure el diseño, desarrollo como mapas, planos, croquis, es decir, documentos que sirven de base para elaborar los productos o para el desarrollo de sus productos o de sus clientes.

Esta documentación es vital para cualquier empresa. Una empresa que fabrique sin diseñar productos también necesita estos croquis, mapas, etc. Además hay empresas de servicios que también generan o reciben documentos de este tipo, empresas a las que se les encarga el seguimiento de obras, de gestionar las obras, trazado de vías, control de la calidad, etc.

Ej: Trazado de carretera / vías de tren. Pasos a seguir, que se necesita.

Estudio de impacto medioambiental : - Planos.

Proyectos : - Planos.

Expropiación.

Ejecución de obra : - Planos.

Seguimiento / control de la calidad : - Planos.

Obra ejecutada : - Planos Planificación ejecución real.

Un documento técnico tiene un gran valor legal que se incrementa o mantiene con el tiempo (ej: accidente de avión, necesario planos y el control de su mantenimiento). Debe hacerse un control de las versiones. Es un tipo de documentos que nos encontramos a partir del siglo XIX, porque hasta entonces los dibujos técnicos son ilustrativos. Ahora es fundamental el tipo de lenguaje técnico que se utiliza. Es importante:

• Las versiones.

• Lenguaje: medidas físicas del documento, escalas que utiliza, descripción de talle, tipología (plano de alzada, axial, general, etc.), soporte, registro (si se ha hecho a pluma, carboncillo, litografía, etc)

Estos documentos suelen poseer unas dimensiones considerables, raro es que esté por debajo del metro cuadrado.

Problemas derivados: manejo y conservación.

Estos documentos tienden a deteriorarse ya que se producen desgarros, roturas si se llevan al exterior (puede llover, nevar…) Además se ha utilizado normalmente papel vegetal, el cual tiene un alto grado de acidez, lo que hace que tenga un aspecto amarillento y quebradizo.

En cuanto a la conservación, estos documentos tienen distintas formas de instalarse. Es bastante habitual que los planos se enrollen y se conserven en tubos y en muebles portatubos o con el portaplanos vertical (sistema de perchas).

Ventajas e inconvenientes:

Portatubos: es el más versátil. Está al abrigo de luz y golpes, pero provoca

un uso incómodo, ya que hay que desdoblarlo.

Portaplanos vertical: al estar colgados tienden a resquebrajarse por

su propio peso y también al moverse (están colocados como perchas).

Portaplanos horizontal: es el que más espacio ocupa. Las ventajas que ofrece

Son su funcionalidad, manipulación y conservación. Se suele utilizar

para los documentos de documentación/conservación definitiva.

El portatubos se suele utilizar para las copias o borradores, para el uso habitual se utilizan diazocopias que son un tipo de fotocopias.

En general, hay que conservar la documentación técnica no solo para preservar sino para difundir. Se suelen utilizar 3 tipos de copias:

• Microfilm.

• Digitalización.

• Digitalización a partir de microfilm.

Esto permite conservar los originales, realizar envíos de copias y la digitalización permite la difusión por vía telemática de estos documentos.

TEMA 10. GESTIÓN DE LA CALIDAD

¿Qué puede hacer el archivo en un sistema de gestión de la calidad?

ER= empresa registrada

La calidad es un procedimiento que se origina en Gran Bretaña a mediados de los 80 y a partir de entonces se generalizó.

AENOR= también tiene otras marcas de calidad.

Lo que caracteriza a estos sistemas es que son certificaciones que se basan en la comprobación. Deben utilizarse medios de prueba para que esto pueda hacerse y eso se comprueba mediante los documentos.

Cómo se hace:

Una empresa solicita ser registrada cuando está segura de cumplir los requisitos (ha hecho una auditoría interna previamente), por lo que quiere que se le certifique que cumple con los requisitos de la norma. Suelen pedir que se certifique algo: una línea de producto, un departamento, no suele ser todo, sino un servicio en concreto.

Cuando se solicita, la empresa certificadora envía a unos auditores para comprobar que cumple con los requisitos, se comprueba mediante una serie de documentos de cuyo estudio se puede comprobar si cumple o no con los requisitos de la norma.

A través de los documentos se comprueba si es verdad lo que han contado o no. Si lo cumple se da la certificación.

Historia de las normas ISO 9000. (última versión en 2001)

En 1985 la BSI estableció unas normas que permitiesen saber que esa empresa era conforme a unas normas, que cumplía con una serie de requisitos que aseguraba una calidad.

Esto coincide con la creación del Mercado Único Europeo, por lo que los productos iban a fluir libremente entre los países.

En 1987 se convirtieron en normas ISO 9000. Las empresas que quieren penetrar en el mercado europeo o internacional les interesa tener un certificado de calidad de sus productos.

En el año 1987, la Organización Internacional de Normalización (ISO) aprobó un conjunto de normas en las que se establecieron los diferentes modelos de aseguramiento de la Calidad. Las 4 normas que son conocidas como Normas ISO de la Serie 9000 son las siguientes.

ISO 9001: Sistemas de la Calidad. Modelo para el aseguramiento de la Calidad en el diseño/desarrollo, la producción, la instalación y el servicio postventa. Aplicable cuando la conformidad con los requisitos especificados ha de ser asegurada por el suministrador durante varias fases que pueden incluir el diseño, la producción, la instalación y el servicio postventa.

ISO 9002: Sistemas de la Calidad. Modelo para el aseguramiento de la Calidad en la producción y en la instalación. Aplicable cuando la conformidad con los requisitos especificados ha de ser asegurada por el suministrador durante la producción y la instalación.

ISO 9003: Sistemas de la Calidad. Modelo para el aseguramiento de la Calidad en la inspección y aseguramiento y en los ensayos finales. Aplicable cuando la conformidad con los requisitos especificados ha de ser asegurada por el suministrador únicamente en la inspección y ensayos finales.

ISO 9004/EN 29004. Describe un conjunto básico de elementos con los que puede desarrollarse e implantarse un sistema de Calidad.

ISO 9004/EN 29004-2. Norma europea de junio de 1993, se refiere a la Gestión de la Calidad, específicamente dentro del sector servicios.

Hay unas normas sobre como elaborar un manual de calidad.

Asimismo existe la norma ISO 14000 o la familia de Normas ISO 14000 que se refiere a la gestión ambiental y presenta requisitos muy parecidos respecto del aseguramiento de la gestión ambiental. Es un sistema documentado donde debe constatar que tiene una estructura de gestión, que cualquier norma que se relacione con el medio ambiente está normalizada, incluso tiene que tener establecido que si sucede algo, como lo van a controlar. Todos estos aspectos hay que documentarlos.

La norma ISO dice que:

• La documentación debe ser transparente y accesible.

• Control documental. Ha de actualizarse la información. Los documentos han de ser precisos y eficientes.

• Conservación y expurgo de documentos. Los documentos importantes han de conservarse durante un período adecuado.

• Clasificación y descripción de los documentos para su recuperación.

• La empresa debe cumplir con unas condiciones de almacenamiento (de seguridad).

Las empresas que se registran han de hacer esto. Suelen hacerlo utilizando ingenieros de organización (queda muy técnico la org.) y cada vez son más las empresas que van solicitando otro tipos de profesionales.

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