Procesos de comunicación. Teoría de la organización

PROCESOS DE COMUNICACION

Gibson Cap.17

Importancia de la comunicacion

Es el proceso que consigue se hagan las cosas. Las funciones de planificacion, organizacion y control cobran importancia solo si hay una eficaz comunicacion.

La clave esta, entonces, no en la necesidad de comunicarse ( que es evidente y fuera de toda discusion ) sino en la forma en que debe darse la comunicacion, en que debe ser eficaz.

Proceso de Comunicacion

Es la transmision de informacion y comprension mediante simbolos orales y no orales.

Consta de :

Modelo de Shannon y Weaver

Comunicador Codificacion Mensaje y Medio Decodificacion Receptor

De comunicacion

Retroinformacion

• Comunicador: es el individuo con ideas , intenciones, informacion y cuyo objetivo es comunicarse.

• Codificacion: convertir las ideas en un conjunto sistematico de simbolos. Formato que permite expresar las ideas.

• Mensaje: es lo que se espera comunicar. Puede ser oral o no; tambien puede ser buscado o no.

• Medio: forma como se envia el mensaje. Seleccionarlo bien es vital para una comunicacion eficaz.

• Decodificacion y Receptor: van unidos pues la persona que es el destinatario del mensaje debe interpretarlo. Cada uno realiza ese proceso de decodificacion de forma diferente, y mientras mas cerca este la decodificacion a lo que pretende el comunicador mejor sera la comunicacion.

• Retroinformacion: permite determinar si se ha recibido el mensaje y si ha dado lugar a la respuesta buscada. Procesos de comunicacion de doble direccion.

• Ruidos: son factores distorsionadores de la intencion que persigue el mensaje.

Mensajes no orales

Son los mensajes enviados mediante posturas, expresiones faciales, gestos y movimientos de manosy ojos. Tienen tanta importancia como la comunicacion oral.

Elkman y Friesen han clasificado el lenguaje corporal en 5 tipos de expresion:

• Emblemas: gestos parecidos a un idioma ( que transmiten de inmediato una palabra o frase convenida ).

• Ilustradores: gestos que intentan representar de forma grafica lo que se dice.

• Reguladores: movimientos que regulan una conversacion ( para que se hable mas lento, para que explique lo que dijo )

• Adaptadores: son las expresiones que se usan para ajustarse sicologicamente a una conversacion o situacion.

• Demostraciones de emocion: en general son las expresiones faciales y posiciones del cuerpo que comunican las emociones.

El lenguaje corporal varia en significado de acuerdo a las distintas culturas y costumbres en los paises.

Comunicacion en las Organizaciones

Hay 4 direcciones en que se da la comunicacion al interior de una organizacion: hacia arriba, hacia abajo, horizontal, diagonalmente.

Comunicacion descendente:

Va desde las personas superiores jerarquicamente alas de menor posicion. Sus formas mas habituales son los memorandum, las instrucciones, las definiciones de politica, etc. En general es inadecuada en las organizaciones e inexacta.

Comunicacion ascendente:

Los empleados transmiten mensajes a sus superiores. Segun los estudios es el canal de comunicacion mas ineficaz en las organizaciones. Los de arriba suelen no contestar y a los subordinados se les hace dificil comunicarse en forma eficaz. Sus formas mas habituales son los buzones de sugerencias, las reuniones de grupos y presentaciones de quejas. Es importante para tomar decisiones coherentes.

Comunicacion Horizontal:

Es la que fluye entre funciones y es necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en la organizacion.

Comunicacion Diagonal:

Es la menos usada. Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organizacion. Aparece cuando no es posible comunicarse en forma vertical u horizontal.

Los rumores son un canal informal de informacion

Tienen un poderoso impacto en en la eficacia de una organizacion.

Todo rumor tiene 3 partes: objetivo, alegacion y fuente.

Se clasifican en 4 grupos:

• Ilusiones o deseos: son los mas positivos, pues expresan los deseos de quienes los emiten.

• Metemiedos : obedece a los temores y ansiedades de los emisores.

• Cicateros: son los mas agresivos y perjudiciales. Dividen a los grupos y atacan la lealtad. Tienden a desprestigiar a una empresa y provocan enfrentamientos.

• Estimulantes: son los que tratan de adelantarse a los hechos. Se producen cuando los empleados llevan mucho tiempo esperando una noticia.

Es bueno el Chismorreo?

Aspectos positivos:

• actua como un sistema de advertencia a los empleados

• consolida sentimientos de amistad

• permite expresar los sentimientos de frustracion y la irritacion

• descargar tensiones y aliviar el stress.

• Pulir tecnicas de observacion y comprension de otros.

• Apoyo y desarrollo de la cultura organizacional

Aspectos negativos:

• negativo impacto en la productividad

• perdida de tiempo al ocuparse en ellos

Comunicaciones Interpersonales

Son las que se dan entre personas en situaciones de grupo y cara a cara.

Dentro de ellas debe considerarse:

• El estilo interpersonal

• La estrategia interpersonal

• El estilo de direccion

Estilos interpersonales:

Son la forma que una persona escoge para relacionarse con otras.

Para analizar estos estilos se presenta la Ventana Johari , una matriz que identifica 4 combinaciones de informacion conocida o desconocida por uno mismo y por los demas:

Estrategias Interpersonales

Son dos estrategias:

Exposicion: consiste en el proceso que la persona utiliza para aumentar la informacion conocida por otros . Puede dejar al individuo en una posicion vulnerable. Reducir la fachada y aumentar la palestra.

Retroinformacion : reducir el punto ciego y aumentar la palestra. Es decir es el proceso mediante el cual el individuo aumenta su informacion.

Estilos de Direccion

( relacionados con las estrategias de exposicion y retroalimentacion )

• Tipo A : No usa ninguna de las estrategias. No le interesa ni aumentar su informacion ni la de los demas.Son retraidos y frios con los demas. Lideres autocratas. Comunicaciones deficientes.

• Tipo B: Se apoyan en al retroinformacion, prescindiendo de la exposicion. No exteriorizan sus ideas. Suelen generar desconfianza.

• Tipo C: Solo estan interesados en expresar sus ideas. Utilizan solo la exposicion.

• Tipo D: es el estilo mas eficaz. Expresan libremente sus ideas y logran que los demas tambien lo hagan. Usan las dos estrategias.

Barreras a la Eficacia de las Comunicaciones

Como mejorar la comunicacion en la organizacion

Se deben llevar a cabo dos tareas:

Para ello existen las siguientes tecnicas:

• Seguimiento: supone asumir que uno no esta siendo comprendido, por lo que se tratara de establecer esa comprension del sentido del mensaje.

• Regulacion del flujo de informacion: para evitar el exceso de comunicaciones ( Se basa en el principio de la excepcionalidad, es decir, comunicar solo las desviaciones importantes de lo prescrito en las politicas y procedimientos a los superiores ).

• Utilizacion de la Retroinformacion: constituye el canal que permite la respuesta del receptor para determinar si se ha recibido el mensaje y se ha producido la respuesta esperada por el comunicador.

• Empatia: ponerse en el lugar del otro ( el receptor ) para prever la forma en que probablemente se decodificara su mensaje.

• Repeticion: para asegurarse que si no se entendio una parte del mensaje, la otras transmitiran uno identico.

• Fomentar la confianza mutua

• Buscar el mejor momento

• Simplificar el lenguaje

• Escuchar eficazmente ( mas que ser entendido por otros es importante entender lo que otros estan diciendo )