Outsourcing

Sistema de Información. Administración. Planificación. Empresas. Riesgos. Fondos. Costos. Recursos. Rendimientos. Eficacia. Eficiencia. Ventajas. Desventajas

  • Enviado por: Néstor Visendaz
  • Idioma: castellano
  • País: Argentina Argentina
  • 11 páginas

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TRABAJO PRACTICO - SISTEMAS Y ORGANIZACIONES

OUTSOURCING

INDICE

  • Introducción

  • Que es Outsourcing ?

  • Porque outsourcing en una Empresa ?

  • Ventajas y desventajas del mismo

  • Como se aplica.

  • Cuales son los rubros mas elegidos para aplicar el outsourcing.

  • Ejemplos de Empresas que lo hayan implementado.

  • Como se ve el outsourcing hacia el futuro ?

  • Conclusiones.

  • 1-INTRODUCCION

    En las ultimas décadas la Administración del mundo de los negocios ha evolucionado en función de los distintos enfoques utilizados en la orientación de la estrategia de las Empresas.

    Hemos sido testigos , de las repercusiones que han tenido en las administraciones , los conceptos de moda , que promovieron cambios en las decisiones de las organizaciones económicas .

    En los '60 se impuso el de “diversificar” , en los '80 aparecieron “sinergia” y “reingenieria” , ahora rigen “globalizacion” y “convergencia”.

    Todos ellos y muchos mas , llevaron a las Empresas a desarrollar formas y modelos de perfeccionamiento de la eficiencia.

    En el pasado no hemos Acostumbrado a desarrollar nuestra tarea con el objetivo de obtener la información adecuada en el momento oportuno.

    Las empresas saben que necesitan invertir , innovar ,generar éxito en el mundo de sus negocios.Es por ello que están mas proclives a entender y aceptar la inversión de tiempo y dinero en capacitar a sus ingenieros , a sus especialistas técnicos y comerciales , a todos aquellos que “producen ingresos “ , antes de decidir si disponen de ese tan ansiado esfuerzo de tiempo y dinero en capacitar y especializar a su administración.

    Han entendido el mensaje Imperativo de los mercados : “Dedíquense a lo que mejor saben hacer”.

    Esta claro que podemos hacer frente al desafío si tenemos capacitación y entrenamiento constantes.Pero ¿están las empresas dispuestas a invertir en esa capacitación y entrenamiento constantes ? ¿O bien se volcaran decididamente a contratar a quienes sean los mejores en la administración y les brinden el servicio como si fueran un proveedor mas?

    Nace , con lo antes mencionado una modalidad que también marcara una modalidad en los mercados : EL OUTSOURCING.

    2- QUE ES OUTSOURCING ?

    La traducción literaria de la palabra seria “ir a buscar la fuente afuera”.

    Se trata de un acuerdo , mediante el cual una compañía (o tercero) brinda a otra , un servicio que de otra forma se haría internamente.

    Es una herramienta que propone usar estratégicamente recursos externos para desarrollar actividades especializadas , que no constituyen la esencia del negocio (manejo de la información , limpieza , contabilidad , etc.)

    Una de las primeras Empresas (en el ámbito tecnológico) en decidirse por la delegación de tareas fue Kodak , que en 1988 firmo un contrato de outsourcing con IBM , DEC y Business Land.

    Se sabe que en negocio fundamental de Kodak no es la informatica.Entonces la dejaron en manos de expertos.

    El outsourcing comenzó a ser visto como una estrategia “normal” de negocios para las compañías con o sin dificultades económicas , cuando Xerox y EDS firmaron , en 1994 , un contrato full-otusourcing por U$S 3.200 millones.

    Una encuesta hecha en EEUU indico que en 1992, el 58% de las 26 corporaciones americanas mas importantes , tercerizaban por lo menos alguno de sus servicios y que durante 1995 este porcentaje subió al 86.

    Cada año General Motors paga U$S 10.000 millones a terceros que le venden autopartes que ella misma no fabrica.

    La empresa Ford , fabrica solo la mitad de los componentes de sus vehiculos.El resto es confiado a fabricantes que prometen cumplir rigurosamente con cantidades y plazos de entrega.

    3-PORQUE OUTSOURCING EN UNA EMPRESA ?

    Entre los múltiples motivos que pueden llevar a un empresario a recurrir al outsourcing , existen cuatro que merecen citarse:

    Primero: el interés en hacer las cosas de una manera mas eficiente , aprovechando la consecuente reducción de costos.

    Segundo : Descubrir que ciertas actividades realizadas dentro de la empresa podrían ser ejecutadas , de forma mas efectiva , por una compañía especializada en ese tipo de tareas , con la consecuente mejor calidad de servicio a menor precio.

    Tercero : La posibilidad de transformar costos fijos en costos variables , habida cuenta de que al recurrir a un especialista para efectuar un trabajo determinado , la compañía solo incurrirá en gastos , en el momento que necesite el servicio.

    Cuarto : La optimización de los recursos humanos , por cuanto la firma contratada se encargara de su entrenamiento constante.

    El outsourcing implica cambios organizaciones , la posible transferencia de activos intelectuales y físicos , sustitución de personal y una relación a largo plazo con un asociado externo ….

    ¿ Le conviene ?

    Por medio del establecimiento de las relaciones con proveedores de tecnología , las organizaciones están cambiando su estructura interna y su forma de hacer negocios.

    Niveles sin precedencia de rentabilidad y excelencia han resultado de los esfuerzos , confirmando que el outsourcing es una de las herramientas mas poderosas para gerenciar la forma de la organización.

    Aunque no existe un modelo especifico para llevar a cabo un buen proceso de otusourcing , algunas empresas desarrollaron por escrito una serie de metas a lograr para que el mismo sea exitoso.

    A continuación se enumeran nueve aspectos que los proveedores de soluciones de outsourcing ,consideran vitales a la hora de pensar en esta alternativa :

    • Mejorar el Enfoque de la compañía

    Un proceso de outsourcing permite que la empresa se pueda enfocar en problemas globales , relativos al negocio , mientras que los detalles operacionales son asumidos por un experto externo.

    • Acceso a capacidades

    Los proveedores de servicios de outsourcing, por naturaleza,son altamente especializados en su campo , y por lo tanto, ofrecen capacidades y conocimientos de alto nivel a sus clientes.Sus habilidades son resultado de fuertes inversiones en tecnología, metodología y personal; además de que cuentan con la experiencia adquirida en el servicio a múltiples clientes bajo variada gama de escenarios.

    • Acelerar los beneficios de la reingenieria

    En muchos casos el outsourcing es un subproducto de otra herramienta poderosa de gerencia, la reingenieria del proceso de negocios; cuyo objetivo es lograr mejoras sustanciales en rendimiento , costos , servicios y velocidad.

    • Compartir riesgos

    Cuando una compañía hace outsourcing , es mas flexible , mas dinámica y posee una mayor capacidad para acomodarse a las cambiantes situaciones y oportunidades.Dicho proceso es una forma de repartir y compartir estos riesgos entre varias empresas , puesto que la compañía seleccionada como asociada , hace inversiones para poder dar el servicio requerido y mantenerse al día con los cambios tecnológicos.

    • Liberar recursos para otros propósitos

    Toda organización tiene recursos limitados, por lo que, al liberar una función en outsourcig , los recursos internos pueden ser redirigidos a actividades mas relacionadas con el objeto del negocio.

    • Crear disponibilidad de fondos

    El problema de distribuir fondos entre las diferentes funciones de la empresa se simplifica , ya que con el outsourcing , ciertos recursos son pagados por uso y no hay que efectuar la adquisición o pago de servicios.

    • Generación de efectivo

    En algunos casos , el outsourcing contempla la transferencia de activos al proveedor de servicios; activos que son utilizados para dar servicio al cliente original y posiblemente a otros clientes externos.

    • Reducir y controlar costos operativos

    Esta es la razón táctica mas importante para contratar servicios de outsourcing, pues el poder tener acceso a un proveedor externo con estructuras de costo mas bajas , resulta en una mayor economía de escala y en mayor especialización.

    • Lograr recursos no disponibles en forma interna

    En este tipo de situaciones , cuando los recursos no existen en forma interna , y probablemente deben ser creados desde cero , el outsourcing es una alternativa muy atractiva y viable.En forma similar, el crecimiento fuerte o expansión de operaciones son indicadores de la necesidad de un outsourcing.

    4- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MISMO.

    Como introducción a cuales son las ventajas y las desventajas del outsoucing podemos citar las ventajas que este presenta con respecto al concepto clásico de TERCERIZACION .

    El outsourcing tiene como objetivo que la empresa que lo aplica , pueda poner todo su fuerza y conocimiento en el corazón del negocio , a veces citado en ingles como “core business” , y deje los rubros colaterales ,en manos de terceros , ya que los mismos acarrean diferentes tipos de costos fijos, como mantener personal permanente , inversión en equipamientos , en definitiva , gastos inmovilizados.

    Si retrocedemos en el tiempo la tercerización no incluía el hecho de contratar dichos servicios colaterales , a través de contratos a largo plazo , cosa que tal vez se pagaba con un trabajo deficiente , o no tan especializado por medio de la empresa prestadora del servicio , ya que al no haber un contrato a largo plazo , esto ocasionaba que no se pudiera tener una visión de futuro y hacer un proyecto en el tiempo , con el contratante , y por lo tanto esto no permitía hacer una inversión inicial ya sea en capacitación o tecnología , y poder así prestar un mejor servicio.

    Como ventajas del outsourcing podemos citar varias:

    • Contribuir a la reducción de costos.

    • Simplifica las operaciones y permite una mayor grado de confidencialidad y flexibilidad , ya que elimina las relaciones de dependencia , a la par que reduce los costos de inversión en equipos.

    • El servicio no es caro pues debe competir con los costos internos del cliente.

    • Es una solución a medida , se hace respetando las formas y reglas de trabajo de cada empresa.

    • El empresario no debe preocuparse por preparar gente para un futuro cercano , del espacio físico que ocupa el área y de enfrentar las situaciones criticas dentro de la planta.

    Si hablamos de desventajas del outsourcing diríamos que el mayo inconveniente , o tal vez el que englobe la mayor cantidad de estos es el peligro de los “Contratos a largos plazos “.

    Antes de aplicar este método de trabajo vale la pena tomar cierta precauciones y tener en cuenta , por ejemplo , que varios empresarios de los Estado Unidos cometieron el error de precipitarse a firmar largos contratos , sin detenerse a pensar lo que podía suceder en el futuro.

    Gateway , una consultora de New York , realizo una encuesta a 250 ejecutivos de diferentes compañias.Les pregunto cuan lejos podían predecir el monto que destinarían a la tecnología , los costos de ocupación correspondientes y la relación entre precio y rendimiento.El 96% de los encuestados respondió que su visión se limitaba a 3 años o menos.Sin embargo muchos de ellos aceptan pactar compromisos de outsourcing de alrededor de 9 años , a pesar de no estar en condiciones de medir sus necesidades y costos a tan largo plazo.

    Como ejemplo de este inconveniente podemos citar lo que le sucedió a 2 organizaciones bancarias norteamericanas: Integral Financial Corp. Y Equimark Corp. Cuando estas empresas se fusionaron , en 1992 , descubrieron que ambas habían formado contratos de outsourcing en informática , por separado.Como es obvio , necesitaban rescindir uno de los dos.El costo de la anulación de ese acuerdo ascendió a U$s 4,5 millones , mas de lo que pagaba uno de los 2 bancos por un año de servicios.

    Tal vez lo mas delicado de un programa de outsourcing sea la relación entre el proveedor y el cliente.Tanto uno como el otro deben tener especial cuidado sobre este punto.La compañía que recibe el servicio debe dejar bien en claro que objetivos espera ver cumplidos.La empresa que lo brinda , a su vez, debe gozar de la flexibilidad suficiente como para adaptarse a las intenciones y a los requerimientos de la firma con la cual trabaja.En cada caso surgirán dificultades diferentes.

    En definitiva , según expertos : “no puede predecirse si el futuro transformará al outsourcing en algo penoso ,ya que es muy difícil que algún acuerdo que tenga entre 8 y 10 años de duración pueda permanecer sin alteraciones o litigios por el periodo completo “

    5-COMO SE APLICA

    Una vez definidas las cuestiones centrales , surge una pregunta clave para elegir la estrategia adecuada ¿Cuáles son las áreas que deben mantenerse como parte de los servicios de infraestructura y cuales deberían transformares en negocios independientes ?.

    Todo dependerá del esquema que agregue mayor valor al corazón del negocio.Por lo tanto , el outsourcing no es una solución automática.

    Hay varios factores a analizar para implementar el outsourcing:

    El análisis económico a mediano y corto plazo que alienta la tercerizacion , debe completarse con una visión a largo plazo del riesgo y el retorno que significa entregar el control de una área funcional a un outsourcer porque resulta mas eficiente en materia de costos.

    El costo total es otro elemento a considerar , incluyendo los costos ocultos de la mala calidad del servicio, las eventuales indemnizaciones ,debido a la reducción del personal y el costo de las operaciones de coordinación de actividades entre el aoutsourcer y la empresa.

    6- CUALES SON LOS RUBROS MAS ELEGIDOS PARA APLICAR EL OUTSOURCING

    Sin duda el rubro por excelencia que mas requieren las empresas que practican outsourcing es el de Sistemas de información , ya que por la complejidad de los servicios que ofrece este área , es muy difícil y/o costoso especializar personal y disponer de las facilidades necesarias para lograr los objetivos.

    Otros rubros que las empresas tienden a delegar , tienen que ver con los servicios de limpieza, seguridad y vigilancia, transportes y logística , etc; que por lo general escapan al objetivo principal de la misma.

    7-EJEMPLOS DE EMPRESAS QUE HAYAN IMPLEMENTADO EL OUTSOURCING.

    En el ámbito de la IT (infomation technology) , la carrera del outsourcing comenzó en 1988 , cuando Kodak celebró el primer contrato de outsourcing con IBM ,DEC y Bussines Land.No se trataba de una jugada para reducir personal , simplemente el managment decidió desprenderse de una función que no estaba directamente relacionada con la actividad principal de la empresa.La siguieron muchas..

    En nuestro país una de las primeras experiencias de outsourcing data de 1993 , cuando IBM tercerizó el Centro de cómputos de Pasa (Petroquímica Argentina SA).Luego sumó a clientes como YPF, Lloyds Bank , Juncadella , etc.

    No obstante el contrato por excelencia ,de tercerizacion que IBM realizó en nuestro País es el de la polémica informatización para la DGI del sistema integrado para jubilaciones y pensiones y del Sistema Integrado Tributario.

    Otra empresa que brinda soluciones , desde 1994 , en todo lo concerniente al procesamiento de documentos es XEROX .Su Gerente de Marketing argumenta :”ajustamos nuestro servicios a las necesidades del cliente.El contratarnos resulta un ahorro -aun cuando la inversión inicial puede ser importante-porque , de esa manera , se blanquean costos ocultos , como el tiempo de un empleado que da mil vueltas hasta que consigue sacar una fotocopia.Porque las hojas están en mal estado o los equipos están parados.

    8- COMO SE VE EL OUTSOURCING HACIA EL FUTURO.

    Los contratos de outsourcing fueron aumentando su nivel de compromiso con el tiempo.Los originales contemplaban aspectos superficiales , como el mantenimiento de equipos .Luego , servicios tales como implementacion de paquetes de software o procesamiento remoto de información tocaron aspectos de negocios mas críticos.

    El paradigma que se viene a nivel de outsourcing esta mas aun en el limite : tercerizacion de procesos de negocios,implica no solo delegar a una empresa proveedora las tareas operativas que tienen que ver con la tecnología , sino también las relativas al negocio en si mismo.En la Argentina ya hay algunos pocos casos , como el “Pago fácil” , Edenor , Edesur , Telefónicas , Aguas Argentinas,etc, derivan en este , la responsabilidad de la cobranza de las facturas , con todo lo que ello implica : infraestructura tecnológica , terminales de cobro , traslado de dinero , etc.

    Quienes quieran contratar servicios deberán estar alertas y recordar que hasta el momento , los números de éxitos y fracasos en outsourcing tradicional , están equilibrados, por lo que seria prudente esperar a que exista una mayor estabilidad antes de derivar los procesos críticos .Tal vez todavía no sea el tiempo de gritar “los de adentro son de palo”.

    Por otro lado Adrián Flint de Andersen asegura : “En la Argentina nosotros esperamos un crecimiento del 25 al 30% , del outsourcing para el año 2000”.

    9- CONCLUSIONES

    A través de los años , en las empresas existieron distintas formas o estrategias de trabajo , entres estas , la necesidad de la división de cargos y departamentos (Marketing, Finanzas , Operaciones, etc).

    Pero el hecho de centralizar las actividades principales burocratizó la administración de la misma , aumentando como consecuencia los gastos de la empresa.A raíz de esto las mismas fueron buscando da factibilidad de reducir gastos y agilizar los proyectos principales de la empresa a Terceros.

    El derivar el trabajo a terceros hace en cierta forma , que los gastos fijos se conviertan en variables , y además de delegar la actividad a expertos en las mismas.

    Esto hará en cierta forma que la Empresa se dedique al corazón de su negocio y pueda así , estar a la vanguardia y entrar en un mercado muy competitivo.

    Tal vez no todas las Empresas lograran dicho objetivo.

    Las que se dediquen a analizar con detenimiento el proyecto de outsourcing , dejando un poco de lado la reducción de costos fijos y tomando el proyecto como algo que engloba varios aspecto, tal vez tengan mayor impacto en el Mercado.

    BIBLIOGRAFIA UTILIZADA

    • Revista Apertura :

    • Edición Nro 45 :”No se quede fuera del outsourcing”.

    • Edicion Nro.55:”Una nueva teoría de la empresa”

    • Edición especial 11/95:”El discreto arte de tercerizar”

    • Edición especial 8/96:”Extraños en su casa”

    • Edición Nro.67:”Matrimonio por conveniencia”.

    • Edición Nro.68:”Un tren llamado outsourcing”.

    • Edición Nro.75:”La investigación tercerizada”.

    • Revista IT Manager :

    • Junio 1999 :”Delegar o no delegar - el dilema”

    • Junio 1999:”En manos extrañas”.

    • Webs Consultadas en Internet.

    • www.mercado.com.ar

    • www.sema.es

    • www.kpmg.com