Organización de archivos

Métodos para el manejo de documentos. Permanencia. Constancia. Medios de prueba legal. Proceso administrativo. Recuperación de información. Archivonomía. Archivero. Organizaciones lineales, funcionales, staff y oportunidad. Etapas de control

  • Enviado por: Tamara Vargas
  • Idioma: castellano
  • País: México México
  • 10 páginas

publicidad
cursos destacados
Cómo montar un Ordenador
Cómo montar un Ordenador
En este curso te guiamos de una forma muy práctica y gráfica, para que puedas realizar el montaje de tu...
Ver más información

Iníciate en LOGIC PRO 9
Iníciate en LOGIC PRO 9
Vamos a ver de manera muy sencilla y en un breve paseo de poco más de una hora como funciona uno de los...
Ver más información


ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Esta definición básica nos proporciona en estándar mínimo pero explicito que nos ayuda a una organización, algunas veces con resultados inesperados. La definición también identifica a organizaciones extremadamente complejas, una organización puede ser casual o sumamente compleja.

Las organizaciones bastas contienen muchas organizaciones pequeñas, existen dos clases de elementos comunes en todas las organizaciones, el elemento núcleo y los elementos operantes.

El elemento núcleo de cualquier organización lo constituyen las personas, cuyas interacciones componen la organización. Toda organización cambia siempre, de aquí el término proceso, la interacción de las personas es el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento nuclear de la organización.

“La condición necesaria para la organización es la interacción entre dos o más personas, quienes persiguen que sus clases individuales pueden satisfacer mejor mediante la combinación de las capacidades o recursos personales”.

El éxito o fracaso está básicamente determinado por la calidad de las interacciones entre el elemento núcleo tan pronto como una organización cobra vida, el elemento núcleo comienza a ser afectado por los elementos operantes. Los miembros que interactúan forman la organización pero los elementos operantes hacen que está sea eficiente o ineficiente.

Los elementos operantes son los recursos, las capacidades de los miembros y su influencia personal, los recursos humanos bienes gratuitos y económicos, los recursos conceptuales de un grupo en particular de sus miembros, los gerentes. El grado hasta el cual todos los miembros de una organización empleen sus habilidades e influencia.

Lo que ocurre en una organización son interacciones, la organización donde esas interacciones, fijando funciones, relaciones, actividades, jerarquías y otras características de la organización. Las personas están interactuando para alcanzar sus objetivos en toda organización y otras interacciones pueden ser descritas con algún tipo de estructura reconocida con sus características principales

IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial).

Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento.

Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial.

En la utilización efectiva, de los recursos depende de lo bien que los gerentes de la organización entiendan y desempeñen sus puestos.

Existe una conexión entre los objetivos personales de los individuos en una organización y los objetivos de la organización en si misma y al establecer esta conexión en la práctica es el trabajo del gerente.

¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN?

  • La definición que sigue, está basada en cinco etapas comunes a toda las organizaciones:

  • Una organización siempre incluye a personas

  • Estas personas están involucradas unas con otras en alguna forma, es decir, están interactuadas.

  • Estas interacciones siempre pueden ser ordinarias o descritas por medio de una clase de estructura.

  • Toda persona en la organización tiene objetivos personales, alguno de los cuales son la razón de sus acciones. Espera que su participación en la organización le ayude a alcanzar sus objetivos.

  • Estas interacciones también puede ayudar a alcanzar, objetivos mal comprendidos quizás distintos pero relacionados con sus objetivos personales.

  • Los miembros trabajan hacia estos objetivos organizacionales con el fin de alcanzar sus objetivos personales. Una organización es un proceso estructurado en el cual interactúan personas para alcanzar objetivos.

MEDIOS DE PRUEBA LEGAL

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.

MEDIO DE FACILITACIÓN DEL INTERCAMBIO COMERCIAL

Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de sensibilidad y formalidad en toda transacción comercial. Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora de cualquier negocio dejaría de funcionar con efectividad.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Interna. Circular, memorando, convocatoria, acta de juntas, informe, otros.

Externa. Carta comercial (Oferta y demanda, pagos y cobro: correspondencia bancaria, seguros y reporte; otros), Escritos comerciales (Instancias, oficios, certificados, otros), Escritos de carácter social (Felicitaciones, invitaciones, saludos, carta a la prensa, telegrama, otros).

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EFICIENCIA

Todo documento comercial (carta, contrato, factura) existe como parte de la operación administrativa de un negocio por ejemplo : un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte de las operaciones del departamento del personal, una tarjeta para marcar la entrada y salida de un empleado de personal, es parte de la de la operación del área de pagos. La mayoría de los negociaciones administrativas funcionan separadamente sobre todo en el ámbito de los grandes empresas, así encontramos que un negocio cuenta con un departamento de ventas, uno de ventas o relaciones públicas, un departamento de ventas, un departamento de finanzas al que pertenecen: contabilidad, nominas y pagar : almacén; un departamento de personal; un departamento de mercadotecnia, un departamento de producción, etc.

Cada uno de estos departamentos o áreas reciben proceso, tramite, registro crea de documentos que facilitan el trabajo.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papales comercial, es decir, lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización loa creación y la responsabilidad final de estos . el manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza, veamos la terminología que se debe de utilizar específicamente en esta ciencia:

ARCHIVONOMIA. Ciencia en la que se aprende el arte de archivar

ARCHIVO. Sistema para organizar y ayudar los departamentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.

SISTEMA. Conjunto de normas establecida para el funcionamiento adecuado de algo.

ARCHIVADOR. Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos.

ARCHIVISTA. Persona que tiene a su cargo un archivo.

ARCHIVO. Sitio donde se custodia o guardan documentos.

GAVETA. Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma

un archivador.

MARBETE. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

GUÍA OGT. Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto.

BLOQUES

SECUNDARIOS. Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

LINEAL

Está forma de trabajo se caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica de mando. El jefe de departamento o gerente asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores quienes a su vez reportan a un solo jefe; el gerente o jefe de departamento asume el mando de todas las funciones de la empresa y la responsabilidad de dichas decisiones.

FUNCIONAL

Cada operario pasa a reportar no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su especialidad.

Las características principales de la organización funcional son:

Autoridad funcional o dividida. Esta se basa en la especialidad o autoridad de conocimiento y se expande en toda la organización.

Línea directa de comunicación. Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.

Descentralización de las decisiones. No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.

Énfasis en la especialización. Cada órgano distribuye, con su especialidad a la organización

STAFF

Este es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta asesoría existen órganos de asesoría.

Función de estructura que cada órgano reparte a un solo y cada órgano.

DE LA OPORTUNIDAD

El control para que sea eficaz necesita ser oportuno es decir debe aplicarse antes de que se efectué el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Un control cuando no es oportuno carece de validez y obviamente reduce las consecuencias de los objetivos al mínimo.

DE LAS DESVIACIONES

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten e relacion con los planes deben ser analizados detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se estsblecen medidas preventivas y correctivas.

CONTABILIDAD

El establecimiento de un sistema de control debe justificarse el costo que este presente en tiempo y dinero en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el: de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

DE EXCEPCIÓN

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costo y tiempo debilitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos estadísticos o aleatorios.

DE LA FUNCION CONTROLADA

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada ya que pierde la efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe involucrada. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no cera la persona mas idónea para auditarlos o terminar si son verídicos o no ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

ETAPAS DEL CONTROL

La secuencia de etapas es necesaria para efectuar el control.

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida sirve como modelo guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado hecho no son mas que los objetivos definidos de la organización. Ralph dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados.

Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven también para seleccionar alternativas de operación financiera futura.

Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado y la efectividad de las técnicas mercado lógicas.

Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de productividad si no para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas tales como horas-maquinas horas-hombres.

Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad en relación con la competencia.

Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad.

Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente sirve para determinar

TIPOS DE ESTANDARES

Existen tres métodos para establecer estándares cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementa.

Estándares estadísticos. Llamados también históricos se elaboran con base en el análisis de datos de experiencia pasadas ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables pues en ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el pasado por tanto al establecer la información estadística debe ser complementada con el criterio.

Estándares fijados por apreciación. Son esenciales juicios de valor resultado de las experiencias pasadas al administrador en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia. Se refiere a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo tales como la moral de la empresa actitud del personal otras pero cuya importancia es vital: su fijación como ya se dijo es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.

Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica. Se desarrolla en relación con la productividad de la maquinaria del equipo y de los trabajadores son llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos.

Por otra parte, los modelos de acuerdo con sus características pueden ser cuantitativos si son susceptibles de medirse en unidades numéricas o cualitativas cuando se establece subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades.