Manuales de Organización

Elaboración. Programación. Presupuesto. Aspectos básicos. Legislación. Estructura. Clasificación. Función. Contenido. Tipología. Ventajas. Recopilación. Procesamiento. Redacción. Formato. Aprobación. Actualización. Objetivos

  • Enviado por: Julian
  • Idioma: castellano
  • País: Venezuela Venezuela
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE

ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

Decreto771 del 15-02-90
REGIÓN CAPITAL – Ampliación Guarenas

Índice General

Introducción

La organización en una empresa tiene como finalidad que todos los integrantes puedan seguir determinados lineamientos por los cuales deberán regirse para desarrollar el cumplimiento de sus funciones, logrando una mayor eficiencia y eficacia para el logro de los objetivos.

Para mantener el orden de las funciones en cada uno de los integrantes el departamento de organización y métodos crea una maravillosa estrategia a través de la cual las empresas podrán dirigir a sus empleados y así saber si esta cumpliendo con sus labores eficientemente, dicha estrategia es mejor conocida como manual. En la actualidad, se maneja un manual para realizar cualquier actividad, y así saber exactamente como debemos desarrollarnos en algún oficio o labor.

Los manuales son bien complejos en cuanto a su elaboración ya que hay que seguir una serie de lineamientos para crearlos y un procedimiento adecuado para una correcta preparación y validación. No puede crear un manual en una empresa cualquier persona que lo decida arbitrariamente, este debe ser creado por un comité conformado por la alta gerencia que este integrada por el representante de mayor jerarquía en cada departamento y así con el aporte de sus ideas crearlo hasta aprobarlo.

En la monografía que a continuación se presenta se desarrollara el tema referente a los manuales, enfocando el mismo en los MANUALES DE ORGANIZACIÓN con la finalidad de incrementar nuestros conocimientos en el tema y tener un mejor dominio del mismo, conociendo así sus funciones, ventajas, desventajas, misión, visión, preparación, procedimiento, etc.

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Manuales de Organización

La racionalización, ordenamiento y documentación de los distintos procedimientos operacionales y administrativos de las empresas han permitido, entre otras muchas ventajas, lograr que las mismas puedan desarrollarse hacia una mayor productividad.

Hoy en día, la empresa moderna, desde el punto de vista organizacional, propende la consecución de objetivos concordantes con las grandes políticas de la alta gerencia, los que retardan su ejecución ante la falta de métodos, esquemas organizativos y, en definitiva, manuales que estando elaborados se encuentran obsoletos o bien ha existido ausencia de dichos instrumentos.

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contiene gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de límite de autoridad, etc.

Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elaborar ordinariamente con base en los cuadros de organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.

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  1. Definición

Los manuales son una valiosa herramienta técnica que, contribuye a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa, es decir, un documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Duhat Kizatus lo define como:

Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

  1. Planeación de la elaboración de Manuales.

Planear significa estudiar una acción futura, precisando las operaciones que se deberán llevar a cabo y en qué orden, realizando el acoplamiento óptimo desde el punto de vista económico, entre los instrumentos y el personal.

La preparación de un plan está basado por consiguiente por 2 motivos igualmente importantes.

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  • El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.

  • El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular, de sus principales componentes: personal, medios financieros, grado de organización, etc.
  1. Programación del Plan.

En este punto, debemos contar con las estimaciones de tiempo para la recolección de información, redacción, elaboración de gráficas, revisión, impresión, y todos los demás aspectos de la elaboración. El trabajo consiste para estructurar un programa completo.

  1. Presupuesto.

La formulación de un presupuesto es el paso final en la planeación del manual. Los costos incluidos en el presupuesto dependerán del sistema presupuestal del organismo. Hay empresas que cargan todos los costos de departamento que solicita el trabajo. Otras organizaciones cuentan con un departamento que elabora manuales administrativos y el cual absorbe todos los costos.

Para apoyar esta labor, a continuación se presentan dos listados, una con conceptos probables de costos generales, y otras con costos potenciales de las personas (el tiempo de los analistas).

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  1. Aspectos Básicos de los Manuales de Organización:

5.1 Identificación

-Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.

-Título y extensión del manual (general o específico).

-Número de revisión en su caso.

-Unidades responsables de su elaboración.

5.2 Índice o contenido

Consiste en una relación de las partes que conforman el documento, es decir; la versión pulida de su esquema, añadiéndose los números de formato de referencia. A continuación se expone algunas indicaciones para el desarrollo de una tabla de índice o contenido para un manual de organización.

Proporciona detalles. Una tabla de contenido no debe limitarse a enunciar los encabezados de las secciones, sino también debe incluir los conceptos o temas que incluyen en cada sección.

Dar referencia apropiada para cada concepto. Dicha referencia puede ser numérica o alfanumérica para cada concepto de tabla de contenido.

Usar espacios en blanco, sagrados o mayúsculas para indicar las relaciones entre los conceptos de la tabla. Deben usarse amplios espacios en blanco para que los usuarios puedan encontrar con facilidad los temas en la tabla.

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Colocar las referencias de formato a la izquierda de los temas incluidos. Esto hace más sencilla a los usuarios del manual enlazar los conceptos con sus números referencia y eliminar la necesidad de las largas líneas punteadas que conectan temas y números.

5.3Prologo y/o introducción

Contiene una explicación al usuario acerca de lo que es el documento, de la ocasión en que se elabora o se efectúa la ultima revisión y de los básicos que se pretenden cumplir a través de el. Además incluye información sobre el ámbito de su aplicación, a quien va dirigida, como se usan, como y cuando se harán las revisiones y actualizaciones. Conviene que contenga un mensaje y la autorización de la más alta seguridad del área comprendida en el manual.

Lo importante es que la introducción sea breve. Si la introducción es larga, rebuscada y pomposa, los usuarios casi siempre supondrán que todo el manual esta redactado de la misma forma y no proseguir la lectura.

En la introducción no se debe describir detalladamente la evaluación del manual ni la filosofía del organismo. En lugar de ello, hay que indicar brevemente al usuario el tema del manual, como les afecta y de que modo pueden usarlo. La naturaleza precisa de la introducción depende del tipo de manual en preparación. A continuación se muestran ejemplos de los aspectos que deben considerarse en un manual de este tipo.

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5.4Directorio

Consiste en una relación de los funcionarios principales comprendidos en el área descrita en el manual, así como los respectivos cargos que ocupan cuando se trata de un manual general, pueden incluirse los miembros que integran el consejo de administración o su equivalente.

5.5 Antecedentes históricos.

Esta parte consiste en una descripción de la génesis del organismo o de la unidad orgánica descrita en el manual, en la que se indica la ley o decreto por la que se creó la misma (en el caso de organismos públicos), e incluyen una mención de la información sobresaliente acerca de su desarrollo histórico.

5.6 Legislación o base legal

Este apartado se refiere a una relación de títulos de los principales ordenamientos jurídicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ello, según se trate de un manual general o específico, así como de las demás que lo son aplicables en función de sus actividades.

5.7 Organigrama.

Consiste en representar gráficamente la estructura orgánica y debe reflejar de manera esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría.

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5.8 Estructura funcional.

Este apartado consiste en llevar a cabo una descripción de las actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgánica, que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes.

Para una mejor comprensión, se hacen las siguientes recomendaciones:

  • Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate.

  • Que los títulos de los órganos sean los mismos que se señalen en el apartado de la estructura funcional.

  • Que la descripción de funciones siga el orden establecido en la estructura organizacional.
  • Que la descripción de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido.
  • Que la descripción de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido.

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  1. Clasificación de manuales:

Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:

Por su contenido:

  • Manual de historia del organismo.
  • Manual de organización.
  • Manual de políticas.
  • Manual de procedimientos.
  • Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).
  • Manual de adiestramiento o instructivo.

Por función específica:

  • Manual de producción.
  • Manual de compras.
  • Manual de ventas.

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  • Manual de finanzas.
  • Manual de contabilidad.
  • Manual de crédito y cobranza.
  • Manual de personal.
  • Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)
  1. Tipos de manuales
  1. Manuales de Inducción: Para comprometer al trabajador con la visión

y misión organizacional

  1. Manuales de Organización Para disponer de información sobre:
  • Propósitos y directrices de la empresa.
  • Estructura funcional.
  • Propósito y alcance de cada Unidad de Trabajo.
  • Alcance.
  • Ámbito de control.
  • Jerarquía y flujo de interacción de cada área funcional.

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  1. Manuales de Procedimientos: para generar los resultados deseados en la empresa, minimizar los recursos empleados, tener límites definidos, clarificación de las interacciones, flujo de información, responsabilidades internas claramente establecidas y obligaciones para cumplir adecuadamente un trabajo.
  1. Manuales de Capacitación: para conocer y aplicar conductas laborales requeridas para el desempeño del cargo.
  1. Ventajas

La existencia de Manuales de Organización, logra, entre otras ventajas, las siguientes:

  • Con la documentación de las tareas se disminuye la dependencia de personas.
  • Las políticas, normas y procedimientos de la compañía, al estar estandarizadas, pasan a ser de conocimiento, si se requiere, de todos los usuarios.
  • Se minimizan recursos empleados, se clarifican las interacciones, se favorece el flujo de la información y se delimitan responsabilidades y obligaciones para cumplir adecuadamente un trabajo.

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  1. Proceso de elaboración.

Recopilación de la información

Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales.

La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas. Mediante la investigación documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos.

La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona, debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas, previamente diseñadas; las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas; la entrevista permite, además de conocer información de la estructura, la opinión de las personas que realizan las actividades.

Procesamiento de la información.

La información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:

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  • Depuración.
  • Clasificación.
  • Análisis.

El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa, veraz y oportuna con relación a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa.

Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.

Redacción.

Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especialización del manual, el posible uso ó frecuencia de consulta, etc.

Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en corrección de estilo, quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.

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Elaboración de gráficas:

Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales, son sin duda las gráficas, pues facilitan la comprensión de los manuales; las representaciones gráficas más comunes son:

  • Organigramas.
  • Diagramas de flujo, y

  • Cuadros de distribución.

Formato y comprensión.

Un manual administrativo, cumple con su objetivo básico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres características importantes que debe tener un manual son:

  • Facilidad de lectura y/o consulta.
  • Que permita hacer referencias rápidas y precisas.
  • Respirar confianza por su apariencia y orden.

Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su

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distribución en las páginas, usando correctamente los espacios en blanco,

los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado; al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas, donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual, título del procedimiento, fecha de publicación, número de página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas.

Revisión y aprobación:

En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:

  • Revisión justa y objetiva del material.
  • Proporcionar críticas específicas y constructivas.
  • Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado.
  • Evitar cambios sólo por gusto personales.

Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.

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Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresión, distribución y control de los manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusión en forma simultánea a la distribución, llevando a cabo un control estricto, a quienes deban asignarse un ejemplar, es decir sólo a los usuarios de cada manual, siendo solamente la gerencia general ó dirección, quien deba tener un ejemplar de todos los manuales.

Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:

  • Por seguridad, ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia.
  • Por costo, pues la reposición de los manuales genera un gasto.

Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribución de manuales, que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales, este control deberá ser de uso del área de personal, para que en su momento, requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal.

Actualización:

El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos

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actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la

información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses.

La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etc.

Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información.

  1. Objetivos de los manuales.

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

  • Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

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  • Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
  • Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
  • Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
  • Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas

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Conclusión

Gracias al trabajo anteriormente presentado podemos concluir diciendo que el mundo empresarial depende de un factor de gran importancia para alcanzar el éxito como lo es la organización, una empresa que no cumpla ningún tipo de reglas, lineamientos o parámetros estaría directamente destinada al mal funcionamiento y al fracaso. Para que los trabajadores de una empresa puedan conocer realmente cual es su función dentro de la misma, sin que se presenten problemas de malos entendidos en cuanto a su desempeño, la empresa crea el manual de organización.

Después de analizar todos los términos expuestos en el contenido de este trabajo, hemos entendido que dicho manual se crea para que cada trabajador sepa cuales son las funciones que debe cumplir y cuales son las normas, políticas y funciones para lo cual esta creado su cargo, así este se debe regir por el mismo para no perder tiempo realizando otro tipo de labor en la cual no tenga porque estar involucrado.

Nos pareció un tema de gran importancia debido a que para nuestra carrera de Recursos Humanos es fundamental porque somos nosotros los principales encargados de velar por mantener la eficiencia y eficacia de los trabajadores, cuidando su rendimiento dentro de la misma para que la empresa siempre mejore y se invierta el factor tiempo de la manera mas productiva. Otro de los aspectos mas resaltantes de este tema es que a través de este tipo de manual se tiene el norte que debe seguir la empresa y se especifica la misión y visión para lo cual esta creada la misma. Debemos siempre dentro de una empresa mantener una visión optimista para alcanzar siempre en forma exitosa los objetivos propuestos.

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Referencias bibliográficas

  • ALVAREZ, Martin, Manual Para Elaborar Manuales de Normas Y procedimientos, Editorial Panorama, 1998.

Referencias Electrónicas

  • http://www.genexiachile.com/manuales/manorg.htm
  • http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/rechum1/u3parte5.htm
  • http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

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