Manuales administrativos

Administración de unidades informativas. Organización. Procedimientos. Políticas. Diseño de manuales

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MANUALES ADMINISTRATIVOS

 

 

CONTENIDO

 

INTRODUCCIÓN

 

CAPÍTULO 1.- ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS

 

1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN

1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN

1.6.-LA DIVISIÓN EN EL TRABAJO

1.7.-LA REORGANIZACIÓN

 

CAPÍTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

 

2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS

2.2-CLASIFICACIÓN

2.3.-PLANTACIÓN Y PROCESO DE ELABORACIÓN

2.4.-ACTUALIZACIÓN

 

CAPÍTULO 3.-GUÍA PRÁCTICA PARA EL DISEÑO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

 

3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIÓN

3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

3.3.-MANUALES DE POLÍTICAS

 

AUTO EVALUACIÓN

 

BIBLIOGRAFÍA

 

 

INTRODUCCIÓN

 

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc.

La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.

 

CAPÍTULO 1

Estructura y organización de las empresas.

 

La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.

Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo.

 

1.1 Importancia de la organización.

 

La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa.

Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas.

 

  • 1.1.1.       Estructuras organizacionales formales.

  •  

    Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal:

     

  • a)                  El trabajo, el cual es divisionado.

  • b)                  Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado.

  • c)                  El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.

  • d)                  Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas.

  •  

    Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo.

     

    1.2 La estructura organizacional

     

    Existen diversas definiciones de los conceptos “estructura” y “ organización” (lo cual dificulta precisar estos términos), así como el precepto que define a la estructura organizacional; las definiciones que se consideran las mas completas son las siguientes:

    Estructura.- es una actitud metodológica, un método al cual se recurre para describir marcos normativos, o sea, modelos formales por medio de los cuales, se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado.

    Organización.- es la estructura planeada para establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos.

    Estructura Organizacional.- modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades Organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados.

     

    1.3 Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un “modelo” es la representación de alguna cosa, ó como lo definió Jorge Etkin. “En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos, sean estos materiales, símbolos gráficos, ideas ó palabras que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad práctica”; se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases ó tipos fundamentales;

     

    1.3.1. Estructuras monofuncionales.

     

    Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    NIVELES OPERATIVOS

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    Figura No. 1 (Organigrama de estructura monofuncional).

     

    1.3.2. Estructura Funcional.

     

    También conocida como departamentalización funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente:

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Figura No. 2 Organigrama de estructura jerárquica

     

     

     

    1.3.3. Estructura descentralizada.

     

    Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior, entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles.

     

    1.3.4. Estructuras no piramidales.

     

    Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización de los grandes organismos, estas estructuras están basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa área de especialidad al responsable de un determinado proyecto, en cual conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón son también conocidos como “matriciales, por equipos ó por proyectos”. La figura siguiente (Figura No.3) corresponde a un “Organigrama de estructura no piramidal”.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Figura No. 3 Organigrama de estructura no piramidal

     

     

    1.4. Las relaciones en la organización.

     

    Consideramos importante para la elaboración de los manuales administrativos, el análisis detallado de las relaciones Organizacionales, pues estas son en sí, las que a través de los manuales, se norman y se regulan para la consecución de los objetivos de la estructura.

    El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos.

    Como veremos en este capítulo, hay muchos tipos de autoridad. Se emplean para hacer, factible el funcionamiento de la organización formal.

    Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones, para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos específicos. Estos tipos de autoridad, que se extienden por toda la estructura de la organización, dan origen a varias relaciones entre directivos y unidades Organizacionales.

     

    1.4.1. Las relaciones formales.

     

    Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional, y que permiten efectuar las funciones y actividades, establecen la autoridad y las jerarquías, o sea, las relaciones entre superiores y subordinados, entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes, entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella.

    Las relaciones de autoridad de superior a subalterno, por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste, quién a su vez la delega a otro, y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica.

    La autoridad así formada a dado origen a la expresión “ autoridad de línea”. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones.

    La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. Un superior manda directamente a los subalternos; y esta es la esencia de la autoridad lineal. Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar.

    Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos, existe la “autoridad staff”.

    En la mayoría de las empresas, el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar ordenes”. Como ejemplo de la interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama

     

    Manuales administrativos
     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Figura No. 4 Autoridad lineal y staff

     

     

    1.4.2. Las relaciones no formales.

     

    Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional, pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados.

     

    1.5.Las funciones, las actividades los deberes, las responsabilidades y la autoridad en la organización.

     

    Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminología utilizada en la elaboración de los manuales administrativos, en este apartado analizaremos los términos mas usados en la formulación de estos;

     

    1.5.1 Las funciones.

     

    Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa, la

    agrupación de las actividades afines, expresadas en forma genérica, esto es, un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines.

     

    1.5.2.Las actividades.

     

    Son la cantidad de trabajo específico que, debe realizar una persona para realizar una o varias funciones, para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones, presentamos un ejemplo práctico:

    Función.- compra de materiales.

    Actividad.- cotización de materiales.

     

    1.5.3.Las obligaciones o deberes.

     

    Debemos entender estos términos como “las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional”.

     

    1.5.4. Las responsabilidades.

     

    Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados, las responsabilidades se describen en los manuales de organización; los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades, contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina.

     

    1.5.5. La autoridad.

     

    Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales, es decir la autoridad moral. Es importante que la persona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas.

    En conclusión, la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal; esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo; en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores, líderes, etc.)

     

    1.6. La división del trabajo.

     

    La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo, pues ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia, la tribu, y en los primeros pueblos, así pues, el hombre a comprendido que la organización de los grupos se basa en la división del trabajo. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a esto se le conoce como “sinergia”.

    Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y con el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización en el trabajo”. La representación gráfica de la división en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especialización de las áreas de la empresa.

    Si analizamos la división del trabajo en las empresas ésta es el resultado de factores internos y externos, tales cómo:

    - Necesidad de agrupar las distintas actividades.

    - Aprovechar la especialización, la cual fomenta la productividad.

    - El desarrollo tecnológico.

    • -        El factor geográfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular.

    • -        Necesidad de eficientar los factores de la producción.

     

    1.6.1. División del trabajo vertical.

     

    La división del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional; este tipo de división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad.

     

    1.6.2. División del trabajo horizontal.

     

    Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de las áreas, puestos y actividades.

    En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos:

    • -        Volumen de trabajo.

    • -        Estabilidad en el volumen de trabajo.

     

    1.7. La reorganización

     

    Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil, el cual es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, ó en otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada.

    Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes:

     

    Internos:

    • -        Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, ó en los de las áreas en particular.

    • -        Inadecuada división del trabajo.

    • -        Problemas en la organización Organizacional.

    • -        Tramos de control muy amplios.

    • -        Deficiencia o falta de controles.

    • -        Baja productividad.

    • -        Crecimientos no programados.

    • -        Problemática relación de trabajo.

     

    Externos:

    • -        Avance científico y tecnológico.

    • -        Situación del mercado.

    • -        Sistema político, económico, social y cultural.

     

    Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización, tarea que sugerimos, debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad, experiencia y especialización.

    La información que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganización ó en su caso el cambio total de la estructura Organizacional.

    En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganización, la representación gráfica de este, sería la siguiente figura.

     

     

    Manuales administrativos
     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Figura No. 5 Proceso de reorganización

     

     

    Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales, o síntomas como los llamamos en este capítulo, así pues el proceso será cíclico, cada que la organización presente problemática en sus actividades ó funciones.

     

    Capítulo 2

    Los manuales administrativos.

     

    Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.

     

    2.1. Definición, antecedentes y objetivos.

     

    2.1.1. Definición de manual

     

    Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.

    Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores;

     

    • -        Duhat Kizatus Miguel A. Lo define “ Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

    • -        Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

    • -        Continolo G. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

     

    • -        Definición de manual de organización.- Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura, funciones, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.

    • -        Definición de manual de procedimientos.- Instrumento administrativo básico para coordinación, dirección y control administrativo, que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.

    • -        Definición de manual de políticas.- Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.

     

    2.1.2. Antecedentes.

     

    El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

    Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

     

    2.1.3. Objetivos.

     

    Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

     

    • -        Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).

    • -        Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).

    • -        Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización).

    • -        Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos).

    • -        Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos).

    • -        Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).

    • -        Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas).

    • -        Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas).

    • -        Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas).

    • -        Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).

    • -        Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).

    • -        Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos).

     

    2.2. Clasificación.

     

    Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:

     

     

    Por su contenido

    • -          Manual de historia del organismo.

    • -          Manual de organización.

    • -          Manual de políticas.

    • -          Manual de procedimientos.

    • -          Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).

    • -          Manual de adiestramiento o instructivo.

    • -          Manual técnico.

    Por función específica

    • -          Manual de producción.

    • -          Manual de compras.

    • -          Manual de ventas.

    • -          Manual de finanzas.

    • -          Manual de contabilidad.

    • -          Manual de crédito y cobranza.

    • -          Manual de personal.

    • -          Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)

     

    Figura No. 6 Clasificación de los manuales administrativos

     

    2.3. Planeación y proceso de elaboración.

     

    La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:

     

    • -        Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.

    • -        Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.

     

    El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación será, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.

    Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados.

    Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“, las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos; así pues, el primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:

    • -        Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.

    • -        Determinar la secuencia de dichas etapas.

    • -        Estructurar en forma de flujo la secuencia.

    • -        Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).

    • -        Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.

    La elaboración de cada manual administrativo (organización, procedimientos, políticas y por función específica) es diferente, sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.

     

    2.3.1. Recopilación de la información

     

    Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales.

    La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.

    Mediante la investigación documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos.

    La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona, debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas, previamente diseñadas; las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas; la entrevista permite, además de conocer información de la estructura, la opinión de las personas que realizan las actividades.

     

    2.3.2. Procesamiento de la información.

     

    La información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:

    • -        Depuración

    • -        Clasificación, y

    • -        Análisis

    El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa, veraz y oportuna con relación a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa.

    Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.

     

    2.3.3. Redacción.

     

    Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especialización del manual, el posible uso ó frecuencia de consulta, etc.

    Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en corrección de estilo, quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.

     

    2.3.4 Elaboración de gráficas.

     

    Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales, son sin duda las gráficas, pues facilitan la comprensión de los manuales; las representaciones gráfica mas comunes son:

    • -        Organigramas.

    • -        Diagramas de flujo, y

    • -        Cuadros de distribución.

     

    2.3.5. Formato y comprensión.

     

    Un manual administrativo, cumple con su objetivo básico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres características importantes que debe tener un manual son:

    • -        Facilidad de lectura y/o consulta.

    • -        Que permita hacer referencias rápidas y precisas.

    • -        Respirar confianza por su apariencia y orden.

    Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su distribución en las páginas, usando correctamente los espacios en blanco, los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado; al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas, donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual, título del procedimiento, fecha de publicación, número de página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas.

     

    2.3.6. Revisión y aprobación.

     

    En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:

    • -        Revisión justa y objetiva del material .

    • -        Proporcionar críticas específicas y constructivas.

    • -        Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado.

    • -        Evitar cambios sólo por gusto personales.

    Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.

    Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresión, distribución y control de los manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusión en forma simultánea a la distribución, llevando a cabo un control estricto, a quienes deban asignarse un ejemplar, es decir sólo a los usuarios de cada manual, siendo solamente la gerencia general ó dirección, quien deba tener un ejemplar de todos los manuales.

    Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:

     

  • A)   Por seguridad, ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia.

  • B)   Por costo, pues la reposición de los manuales genera un gasto.

  •  

    Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribución de manuales, que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales, este control deberá ser de uso del área de personal, para que en su momento, requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal.

     

    2.4. Actualización.

     

    El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses.

    La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera,.

    Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información.

    La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones

    ( métodos y procedimientos, organización y métodos, modernización administrativa, etc.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa.

     

    Capítulo 3

    Guía práctica para diseño de manuales administrativos.

     

    Hasta el capítulo anterior hemos tratado de explicar teóricamente la “organización” de las estructuras, la división del trabajo, las relaciones dentro de la organización, etc., así mismo se expusieron conceptos y clasificación sobre los manuales administrativos, por lo tanto el presente capítulo lo utilizaremos para, de una manera práctica guiar la elaboración de manuales administrativos. Cabe mencionar que las características de los manuales, se determinan en base a las necesidades de organización de las empresas, así pues los prototipos que en este capítulo mostraremos, son resultado de la recopilación y la práctica misma, por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que abarcan más características de cada tipo de manual.

     

    3.1.Manuales de organización.

     

    Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización, se debe determinar el ámbito de aplicación del manual ( general, para toda la organización especifico para un área determinada), situación que se establece mediante un diagnóstico situacional, en el se tratará de precisar:

    • -        El grado de organización existente ( si ha existido algún manual de organización anteriormente).

    • -        El número de puestos y niveles jerárquicos.

    • -        Objetivos generales y específicos.

    • -        Funciones y responsabilidades.

    • -        Perfil laboral sugerido, etcétera.

     

    La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible, acerca de los puntos antes descritos, así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual ( organización y métodos, modernización administrativa, métodos procedimientos, etc.). debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa ( director general, gerente general, consejo de administración, consejo de accionistas, etc.) pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual. Es imprescindible una planeación cuidadosa, si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos; a continuación presentamos la programación del plan de elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboración.

     


    ETAPAS

    ACTIVIDADES

    TIEMPO EN SEMANAS

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9