INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE LA EMPRESA

TEMA I. LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.

1.1.- Concepto de información y comunicación.

1.2.- El proceso de dirección estratégica y las necesidades de información.

1.3.- Fuentes de información.

TEMA II LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

2.1.- El sistema de información/comunicación.

2.2.- Funciones de los sistemas de información.

2.3.- El sistema de información y la cadena de valor.

2.4.- La base de datos, como estructura de datos de la empresa.

TEMA III CATEGORÍAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

3.1.- Evolución de los sistemas de información.

3.2.- Sistemas para el proceso de transacciones (TPS).

3.3.- Sistemas de información administrativa (MIS).

3.4.- Sistemas para el soporte de decisiones (DSS).

3.5.- Sistemas de información para ejecutivos (EIS).

TEMA IV PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

4.1.- El papel de las tecnologías de la información y el cambio tecnológico.

4.2.- El sistema de información en la toma de decisiones.

4.3.- Las tecnologías de la información, como medio para obtener ventajas competitivas.

BIBLIOGRAFÍA:

• ANDREU, RICART Y VALOR; Estrategia y sistemas de información. Ed: Mc Graw-Hill

• Martina MENGUZZATO; Dirección estratégica de la empresa. Ed: ARIEL

• DONNELLY, GIBSON, IVANCEVICH; Dirección y administración de empresas. Ed: Addison Wesley.

• LARRY LONG; Introducción a las computadoras y al procesamiento de la información. ed: Prentice Hall

• KENNET Y JANE LAUDON; Administración de los Sistemas de Información. de: Prentice Hall

OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA

• Conocer el funcionamiento básico de las redes de información que afectan a la empresa.

• Aprender los principales componentes de un Sistema de Información y sus características.

• Distinguir las principales categorías de los Sistemas de Información, según el nivel en que actúan y la posibilidad de ofrecer soluciones en la “toma de decisiones” empresariales.

• Saber que Tecnologías de la Información se utilizan principalmente en la empresa y que ventajas o desventajas podemos obtener con su uso, tanto a nivel de producto, de negocio, o a nivel corporativo.

TAREAS

• Exposición teórica del profesor

• Ejemplos.

METODO DE EVALUACIÓN

a) Examen de la parte teórica al final de curso compuesto por:

• Doce preguntas tipo test, con un valor de seis puntos sobre el total del ejercicio.

• Tres preguntas cortas, con un valor de un punto y medio.

• Una pregunta larga a desarrollar, con un valor de dos puntos y medio.

La nota de esta parte teórica será la tercera parte de la nota global de la asignatura, pero es imprescindible aprobar ambas partes para que se pueda aprobar la asignatura.

TEMA I LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

OBJETIVOS:

• Concepto de información y comunicación en la empresa.

• Valorar y realizar un análisis coste-beneficio de la información necesaria.

• Ver cuales son los recursos de información necesarios, para la toma de decisiones, en cada nivel.

• Donde podemos ir a buscar la información requerida.

1.1 CONCEPTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

A) Información

La información dentro de la empresa, se considera a cada señal o mensaje que produce un efecto sobre su comportamiento, o comporta un almacenamiento para su uso en respuestas posteriores.

Dicha información debe tener una ubicación definida en el tiempo y en el espacio ser susceptible de ser entendida o descodificada por el receptor para describir una realidad concreta.

La información es el conjunto de mecanismos que permiten recopilar los datos y estructurarlos para que puedan servir como elementos de juicio para tomar decisiones transformando los Datos dándoles un significado para el receptor.

Dato es el registro en un código convenido, que identifica ciertos atributos de un objeto o un suceso. Los datos son los inputs de la información. La información tendrá un valor si en la toma de decisiones o en el comportamiento de la organización, los modifica de forma significativa.

Ruido es un conjunto de datos desprovistos de significado para el receptor, pero lo que puede ser ruido para una persona, puede ser información para otras u otros niveles de la empresa. (ej. los análisis químicos del esmalte cerámico, es información para el Departamento de producción y ruido para el de personal)

Valor de la información.

Debemos catalogar la importancia de la información para poder discriminar la que es significativa, de la que es ruido, para ello debemos estudiar si la información:

• Contribuye a reducir la incertidumbre futura.

• Es susceptible de afectar a la decisión.

• Contribuye a modificar sensiblemente las consecuencias de una decisión.

El concepto de Valor Esperado en estado de Información Perfecta (VEIP)es la diferencia entre el resultado medio esperado con información perfecta(IP) y el resultado esperado con información disponible (ID), ésta diferencia representa el coste de oportunidad que soporta el decisor que tiene que elegir en situación de riesgo o incertidumbre, (no posee información perfecta).

Cuanto menor sea la diferencia entre IP y ID menor será el valor de poseer la información perfecta. El cálculo del valor esperado de la información adicional o muestral (VEIM), vendrá dado por la reducción de la incertidumbre que soporta el decisor al sumar ID + VEIM.

IP - ID = VEIP(1) (Coste de oportunidad de la decisión)

IP - (ID+VEIM) = VEIP(2) (c. oportunidad de la decisión)

Si el VEIP(1)> VEIP(2) Es decir con la información adicional se reduce el valor del coste de oportunidad de tomar la decisión la información adicional es significativa y reduce el riesgo y la incertidumbre de la decisión.

Por tanto el VEIM tiene valor en la medida que reduce la incertidumbre que rodea la decisión, si el VEIM no provoca una elección distinta su valor será nulo.

Premisas que debe cumplir el VEIM para poseer valor económico:

• Si se considera la información como un recurso escaso, nos obliga a plantear el problema de la economía de la información, para ello debemos establecer la relación necesaria entre el valor de la información y el coste de dicha información:

El problema surge para cuantificar el valor de la información necesaria, pues el coste de la información puede ser valorado, en función de las características requeridas en la información, así la cantidad global de información necesaria, la accesibilidad de dicha información, la velocidad de obtención, su distribución y acceso, así como el contenido de la información, permiten calcular el coste de la información necesaria.

Por contra el valor de la información perfecta y la información muestral, son aproximaciones (esperanzas) anteriores al resultado de la toma de decisiones por lo que es difícil conocer su valor hasta no realizar la decisión.

• Desde el punto de vista económico la información lleva un coste y por eso debe abordarse el cálculo de costo-beneficio, el VEIM tendrá valor siempre que la diferencia entre el coste de oportunidad de la decisión (2) y el coste de oportunidad de la decisión (1) sea mayor que el coste de conseguir la información añadida o muestra(VEIM), es decir el beneficio económico que obtenemos por reducir la incertidumbre, sea mayor que el coste de obtener el VEIM.

• Para conocer que cantidad óptima de información es necesaria, debemos comparar el valor esperado, con el coste de la decisión, y podremos conocer que cantidad debe ser utilizada y cuál es el beneficio esperado por utilizar dicha información.

Para Forrester "la decisión es el proceso de transformación de la información en acción" es decir la información es un recurso más de la empresa, es el input de la decisión.

DATOS INFORMACIÓN DECISIÓN ACCIÓN

La información va a ser un factor determinante de la calidad de las decisiones a adoptar y afecta a la estrategia que puede diseñar la empresa, convirtiéndose en una ventaja competitiva, además de una necesidad.

B) Comunicación

La comunicación es una necesidad de todos los componentes de la organización empresarial y sobre todo de la alta dirección que actúa de forma conjunta en las funciones de Planificación, Organización y Control, por ello es importante estudiar la forma de poder comunicarnos con las distintas partes de la empresa y comprobar que la información que reciben es interpretada por el receptor.

"La comunicación es el vehículo o distribución o la transmisión de un significado común por medio del uso de símbolos"

La circulación de la información dentro de una organización, no se apoya en un patrón determinado, sino precisamente en su ausencia, en una ambivalencia calculada que le permite adaptarse a cada aspecto de la realidad, insertarse en ella y evolucionar a la medida de sus cambios, la flexibilidad de este acoplamiento propicia la reconversión continua.

La comunicación identifica los estímulos y los interpreta y codifica a través de un lenguaje común para que pueda ser decodificada e interpretada en el mismo sentido entre comunicador y receptor, en caso contrario significaría un ruido.

El ruido es cualquier factor de interferencia que puede distorsionar el mensaje enviado, afecta al entendimiento del mensaje.

Para Harold D. Lassweell el proceso de información comunicación debe realizarse en base a la contestación de cinco preguntas:

¿QUIEN?	¿QUÉ DICE?	¿COMO?	¿A QUIÉN?	¿CON QUE EFECTO?
Emisor comunicador	Mensaje	Medio	Receptor	Para problemas concretos
Estudios de Control de comunicación relevantes	Análisis del contenido de mensajes emitidos	Análisis de medios de comunicación	Análisis de Audiencias	Análisis de efectos Feed-Back

La comunicación en las organizaciones

La información carece de sentido si no llega a su destino por ello es imprescindible el diseño de los canales de información en las organizaciones, que tienen que poseer cuatro direcciones, hacia abajo (superior subordinado, órdenes tácticas), hacia arriba (subordinado superior, informes), horizontal (en el mismo nivel jerárquico, coordinación entre departamentos), y en diagonal (órdenes e informes entre subordinados y superiores de distintos departamentos) que forman el sistema de comunicación de la empresa.

DIRECCIÓN

D. PRODUCCIÓN D. FINANZAS D. COMERCIAL

hacia arriba coordinación órdenes

informes

ALMACÉN FABRICACIÓN VENTAS P. PROPAGANDA

La retroalimentación es un elemento importante como canal de respuesta, pues permite al comunicador determinar si el mensaje fue recibido y si se produjo la respuesta adecuada.

Para evitar el ruido los mensajes deben estar codificados, la codificación es el proceso de traducción del mensaje en símbolos, de forma que el receptor pueda entenderlo, pero para ello el contenido de la información es mejor normalizarlo de la forma más detallada y simplificada posible, para reducir el tiempo de decodificación de la información, con ello reduciremos su coste, pues cuanto menos tarde una persona en rellenar un estadillo normalizado o en entenderlo más eficaz y económica será la información.

Para conseguir una mejor adaptación de la comunicación a la empresa aparecen los sistemas de información (SI) que actúan de forma eficaz sobre todas las partes de la organización, debido a que la calidad de una decisión depende en gran parte de la comprensión de las circunstancias que rodean a una situación determinada, y la elección de la estrategia adecuada depende de la información disponible.

1.2.- El proceso de decisión estratégica y las necesidades de

información.

La información hemos visto que es un recurso más de la empresa, pero también puede ser considerada como un factor estratégico más, a tener en cuenta cuando se diseñe la estrategia empresarial, esto viene reflejado por la necesidad de información cada vez más completa, resultado de una mayor complejidad del entorno y de la empresa, y sobre todo por la evolución de la Tecnología de la Información (TI).

Una de las principales actividades de la gerencia es convertir la información disponible en acción, actuando conjuntamente en el proceso de toma de decisiones.

La empresa al ser una unidad económico-social se incorpora al grupo de los sistemas que tienden a ser abiertos, dado que operan en un medio incierto, bien sea por lo imprevisible de su entorno social, como su entorno cambiante en el que está integrada y con el que interactua (arena competitiva). Su importancia radica en la posibilidad de disminuir la incerteza y con ello contribuir a un proceso de toma de decisiones más racional transformando los inputs en vista al logro de los objetivos, la información así entendida pasa a ser la base del proceso de toma de decisiones y del management, para tener un carácter rentable y económico deberá ajustarse a las características de oportunidad en el tiempo, adecuación a la estructura de la empresa y precisión.

La concepción del SI como un sistema básico para la dirección estratégica, y basándonos en que la dirección estratégica debe anticiparse al futuro de la empresa, implica la necesidad de información que obtenemos de los sucesos actuales o de las posibilidades futuras a través de indicios (Presupuesto General del Estado), para decidir que decisiones debe adoptar la empresa.

La alta dirección al fijar sus objetivos generales de la empresa (formulación de la estrategia) debe realizar un diagnóstico estratégico en base a un análisis interno y externo (tanto general como competitivo), basándose en la información disponible y lograr aquella que le pueda afectar.

Por otro lado cada miembro de la empresa que interviene en la implantación de la estrategia, debe conocer cuál es la parte de la estrategia que le corresponde ejecutar, la información de las tareas que debe desempeñar, en que orden debe realizarlas así como los planes que la complementan.

Así mismo para conseguir un control eficaz tienen que conocerse cuales son los resultados obtenidos de las acciones emprendidas y ver si se adaptan a la evolución del entorno, de acuerdo con los planes previstos, para verificar si estamos dentro del plan formulado o hay variables exógenas que influyen o pueden modificar la estrategia, estudiando que cambios pueden influir o modificar la aplicación de la estrategia.

Las necesidades de información aparecen pues en:

• Al formular la estrategia (diagnóstico estratégico)

• Al poner en práctica la estrategia.

• En el control estratégico.

Estos tres niveles, son los grandes conjuntos de necesidades de información desde el punto de vista estratégico:

Las necesidades de información en cada parte de la estrategia será distinta:

El primer nivel, formulación de la estrategia abarca a la empresa en su totalidad, y es preciso obtener información acerca de los principales factores estratégicos del entorno general y competitivo, estado de la tecnología, política gubernamental etc.., tanto del momento actual y la información relativa a la evolución de estos factores (señales que puedan explicar su evolución futura) de forma continuada.

Esta necesidad de información acerca del entorno, y la actitud estratégica de la empresa para adaptarse a su evolución, requiere que el entorno sea observado constantemente, dotando de un sistema de vigilancia del entorno, que proporcione información cuantitativa y cualitativa, en forma de señales o escenarios..., para poder utilizarlos como estudio previo a la implementación de la estrategia o para su seguimiento. Este hecho es más contrastable en países anglosajones, Japón, Alemania, que en los países mediterráneos.

Para el estudio del análisis interno la empresa posee los datos que ella misma genera con su actividad, y provienen de las funciones o departamento de la empresa, esta información una vez recogida se almacena y se reparte en puntos claves para cada departamento ( d. producción: información sobre costes, estados de los equipos, calidades ...).

Información de márketing Producción I+D

Información de producción Finanzas Recursos humanos

En el segundo nivel el implantar o ejecutar una estrategia afecta a los organismos y áreas de la empresa, que tienen unas necesidades de información acerca del desarrollo de la estrategia, por medio de planes más pormenorizados a nivel de departamento, y de forma cuantificada por objetivos, viene generada por el SI operativo y a su vez estas áreas generan información interna que pueden afectar a decisiones estratégicas globales.

Para la implantación de la estrategia, se necesita hacer llegar las órdenes a los miembros encargados de realizar las actividades que desarrollan la estrategia, esta información indicará, cuál es la tarea que deben realizar y como deben ejecutarla. Esta información que fluye de los niveles altos de la dirección de forma descendente hacia los niveles intermedios

El control estratégico necesita un sistema de vigilancia del entorno (seguimiento) que comparte con el primer nivel, y la información relativa a los resultados que provienen del SI operativo, así se podrá determinar, si los resultados obtenidos se adaptan a nuestras previsiones y a la evolución esperada del entorno, o bien si la influencia del entorno y/o nuestra estructura interna no nos permiten alcanzarlos.

En el control estratégico, las necesidades son comunes a las del diagnóstico estratégico, pues necesitamos saber la norma o patrón que debemos seguir y estudiar el entorno, para ver si nuestros objetivos se van adaptando, necesitamos conocer los resultados del sistema operativo, para estudiar las desviaciones respecto de los planes, o bien si estamos dentro de las normas fijadas.

Las necesidades de información surgen, para poder llevar acabo correctamente tanto la adopción de decisiones, como la ejecución de las tareas derivadas de tales decisiones.

Este análisis de resultados volverá a entrar en el SI como un feed-bak, que puede servir como información en decisiones posteriores o para modificar la estrategia.

En el proceso de dirección estratégica las necesidades de información aparecen, al realizar el análisis interno y externo del entorno, tanto general como competitivo.

Los procedimientos que determinan las necesidades de información son:

• La encuesta, permite conocer las necesidades de información de los usuarios, preguntándoles directamente que datos necesitan y cómo desean que se les proporcionen.

• El SI existente en la empresa, recoge las necesidades de información que se han producido pues vienen dadas por el sistema operativo en procesos anteriores.

• El sistema operativo, esta compuesto por los usuarios de la información, teniendo que decidir que información les es relevante y para que la necesitan.

• La experimentación de distintos SI, se realiza a través de prototipos para mejorar o rediseñar y elegir el SI que mejor se adapte a la empresa, depende la tecnología.

Estos procedimientos dependen de la estabilidad en las necesidades de información, y las posibilidades de conseguir la información necesaria en base al SI que poseemos. La información que se recoge o se disemina, debe ser realmente la necesaria, para no crear una sobreinformación, ni aumentar el coste de la decisión (economía de la información), por ello debemos determinar la cantidad óptima de información, en base a la comparación entre el coste marginal de la información añadida y el valor esperado de la información muestral o adicional.

La informática puede transformar la información en organización, a través de soportes de la información (redes de proceso, comunicación....) y esquemas para la organización codificación manipulación y recuperación del conjunto de datos (programas, utilidades, formación....). Al ser un soporte material de la información puede ser apropiable (y se apropia) como cualquier otro medio de producción, esta apropiación confiere poder al apropiador y crea una desventaja al expropiado

La información y la TI van a ser utilizadas para adquirir ventajas competitivas, que afecten a la estructura del sector y de la competencia, las actividades de la cadena de valor y los enlaces entre las distintas cadenas de valor.

En la estrategia de un sector juega un papel esencial las cinco fuerzas competitivas, la TI puede cambiar el papel que estas fuerzas jueguen en el sector.

ejemploj:

La interconexión entre proveedores - empresa y empresa - clientes

Nos reduce el tiempo real de comunicación (minitel, videotexto, fax..) compra por ordenador o por teléfono, etc. puede alterar el poder de negociación de clientes y proveedores.

La posibilidad que el uso conjunto de información puede modificar el coste de algunas actividades de la cadena de valor, permite lograr ventajas competitivas en costes (reserva de billetes, coche y hotel de forma conjunta)

ejemplo:

El sistema informatizado de gestión de stocks permite conocer las existencias en cada momento sin realizar un inventario, disminuye el coste de almacén, etc. ..

1.3.- FUENTES DE INFORMACIÓN

Se puede dividir entre la información interna que viene generada por la propia empresa (sistema operativo), o la información que proviene de su entorno.

En el ámbito interno una gran parte de la información, proviene del sistema de contabilidad y de los datos estadísticos de las áreas funcionales de la empresa (ventas, producción, personal,...), estos sistemas ya pertenecen al SI de la empresa, que nos da una información cuantitativa, y por otro lado realizar encuestas, entrevistas y reuniones con miembros de la empresa para obtener información cualitativa sobre la evolución del personal y de la empresa ya que ésta información subjetiva no existe en el SI (organización, delegación, nivel de satisfacción, aspiraciones,..)

La información relativa al entorno puede provenir de las siguientes fuentes:

• Información personal, obtenida por el contacto a personas cercanas al ámbito de la empresa o del sector (vendedores, clientes, proveedores, bancos..)

• Información impersonal, son aquellas que se obtienen en publicaciones (informes de coyuntura, de entidades oficiales, BOE, revistas especializadas..) y organismos oficiales (INE; IMPIVA; registros ..), y estudios específicos realizados por empresa especializadas (estudios de mercado, estado de opinión, publicidad...).

Los problemas que se plantean para obtener la información se derivan del tiempo que se tarda en obtenerla y de :

• Dificultad de identificar la información necesaria de la superflua.

• Accesibilidad a las fuentes de información, pues resultan caras determinadas fuentes para las PyMES, como los contratos privados a empresa especializadas en obtener información, así como la subscripción a varias revistas especializadas, (economía de la información).

• Las innovaciones tecnológicas y nuevas aplicaciones informáticas, abaratan los costes de información pero también pueden hacer obsoleto el SI que poseemos, por ello el seguimiento de esta evolución es necesario y debe estar planificada su implementación.

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