Herramientas administrativas

Categorización. Diagrama de afinidad. De relaciones. Diagrama de flujo. Lluvia de ideas. Método porque-porque

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OBJETIVO DE LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Por medio de las herramientas administrativas aprendemos el conjunto de técnicas efectivas y sencillas, que nos permiten identificar, analizar y solucionar problemas usando datos y procesos de razonamiento lógico y estructurado. Aplicar las herramientas por medio de un ejercicio práctico y confirmar su efectividad en el control de calidad.

También son herramientas que podemos utilizar en nuestra vida diaria ya que estamos rodeamos por un sin fín de procesos.

El objetivo principal de estas herramientas es tener una dirección clara sobre qué medidas se van a tomar para cada clase de problema. Después de seleccionar un tema, deben identificarse las causas y los efectos. Este es el paso más importante del proceso, ya que en él se identifica la causa raíz del problema y se muestra lo que es necesario cambiar. En el proceso de resolución de problemas es muy importante examinar los resultados de acuerdo con las causas, identificando de ese modo la relación causa-efecto. Los miembros consideran todas las causas posibles de un problema y ven si existe correlación entre ellas. Entonces usan datos para verificar que las “causas” sean realmente causas y para decidir cuáles de ellas son causas raíz y seleccionar la más crítica. Los miembros también hacen una lluvia de ideas para las soluciones que permitan eliminar la causa más crítica, seleccionan la mejor de ellas y establecen un plan detallado para implementarla.

.

1.5.1 DIAGRAMA DE AFINIDAD

OBJETIVO:

El diagrama de afinidad es un método de categorización en el que los usuarios clasifican varios conceptos en diversas categorías. Este método suele ser utilizado por un equipo para organizar una gran cantidad de datos de acuerdo con las relaciones naturales entre los mismos.

Básicamente, se trata de escribir cada concepto en una nota Post It y pegarla en una pared. Los miembros del equipo mueven y organizan las notas en grupos basándose en las relaciones y asociaciones que establecen entre los distintos conceptos.

METODOLOGIA:

  • Constituir un equipo

Se reúne a un equipo de entre cuatro y seis personas. Es conveniente la presencia de diversos niveles de experiencia y variedad de perspectivas, con el objetivo de afrontar la sesión con creatividad.

  • Describir el objetivo

Inicialmente, es preciso realizar una declaración del objetivo que se quiere alcanzar, o del resultado que se espera obtener. Dicha declaración ha de tener un carácter amplio y neutral, claramente entendido y acordado por todos los miembros del equipo.

  • Generar ideas en las tarjetas

Mediante la técnica del "brainstorm" se genera una lista de ideas, cada una de las cuales se registra en una nota Post It. Las tarjetas deberían describir conceptos completos, y no contar con una única palabra cada una.

  • Pegar las tarjetas en la pared

Seguidamente se pegan las notas en la pared sin seguir un orden en particular.

  • Clasificar las tarjetas en grupos

Se mueven las tarjetas en grupos de forma intuitiva. Nadie debe hablar durante esta fase del proceso para asegurar que no existe ninguna forma de influencia entre las decisiones de unos y otros. Si a alguien no le gusta el lugar en el que otro ubicó una tarjeta, no tiene que hacer más que cogerla y cambiarla de grupo. No se debe perder el tiempo discutiendo acerca del lugar que debería ocupar una determinada tarjeta.

  • Crear cabeceras para cada grupo

Hay que crear cabeceras para cada uno de los grupos constituidos. Dichas cabeceras deberían describir concisamente lo que cada grupo representa. Una forma de pensar en ello es escribiendo una forma de titular periodístico para cada grupo. Las cabeceras no deberían ser, de hecho, palabras sueltas y el grupo debería resultar significativo independientemente del contenido de los demás grupos. Si es necesario, se utilizarán cabeceras para algunos subgrupos.


  • Dibujar el diagrama de afinidad

Se dibujan líneas conectando cabeceras primarias y secundarias, grupos, subgrupos... indicando la relación existente. El resultado final se asemejará bastante a un diagrama organizacional.

EJEMPLO

1.5.2 DIAGRAMA DE RELACIONES

OBJETIVO:

Permite obtener una visión de conjunto de la complejidad de un problema. Presenta qué causas están relación con determinados efectos y cómo se relacionan entre sí diferentes conjuntos de causas y efectos.

METODOLOGIA

  • Enunciar el problema por escrito.

  • Listar las causas probables del problema, encerrar cada causa en un círculo.

  • Identificar el resultado que corresponde a cada causa, cada resultado se escribe y se encierra en un círculo.

  • Relacionar la causa con su resultado con una flecha.

  • Cuando un resultado es causa de otro resultado, se pone una flecha partiendo del resultado-causa hacia el resultado correspondiente.

Ejemplo:

1.5.3 DIAGRAMA DE ARBOL

Objetivo:

Empleado para obtener una visión de conjunto de los medios mediante los cuales se alcanza una determinada meta. Se logra mediante una organización sistemática de metas y los medios para alcanzarlas. Muy útil para presentar el conjunto organizado de medidas con las que se pretende lograr un determinado objetivo o propósito. Similar al diagrama de relaciones, en el diagrama de árbol cada medio se convierte a su vez en una meta a alcanzar.

Metodología:

  • Enunciar claramente la meta a alcanzar y ponerla por escrito.

  • Identificar los medios para alcanzar la meta y ponerlo por escrito.

  • Dado que los medios identificados se vuelven a su vez en una meta a alcanzar, se identifican después los medios para alcanzar la nueva meta y así sucesivamente.

Ejemplo:

1.5.4 DIAGRMA MATRICIAL

Objetivo:

Empleadas dado que facilitan la identificación de la relación que pueda existir entre los factores de un problema, dado que son esquemas que permiten relacionar, mediante un sistema de columnas e hileras, los diferentes elementos o factores del problema que se analiza. El análisis se realiza con el propósito de identificar las acciones más convenientes a tomar para solucionar el caso en estudio.

Metodología:

  • Identificar los dos factores o aspectos a relacionar entre sí y escribirlos en el ángulo superior izquierdo del diagrama, separados por una línea diagonal.

  • 2. Desarrollar por temas cada uno de dichos aspectos. Los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado debajo de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera columna, los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado arriba de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera hilera.

  • Se procede ahora a llenar cada uno de las celdas de la matriz con los datos correspondientes.

Ejemplo:

1.5.5 DIAGRAMA DE FLUJO.

INTRODUCCIÓN

Este apartado se muestra la importancia y los beneficios de la aplicación de los diagramas de flujo, son importantes para describir el proceso de algo, con esta herramienta se facilita la resolución de problemas, ya que es más fácil entender describiendo el orden de cada proceso.

DIAGRAMA DE FLUJO.

Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas, es decir, es la representación grafica de las distintas operaciones que se tienen que realizar para resolver un problema, con indicación expresa el orden lógico en que deben realizarse.

Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación. Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los símbolos se someten a una normalización; es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía interpretar. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente.

El diagrama de flujo representa la forma más tradicional y duradera para especificar los detalles algorítmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en programación, economía y procesos industriales.

OBJETIVO DEL DIAGRAMADE FLUJO

La herramienta del diagrama de procesos es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

IMPORTANCIA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

  • SISTEMA DE SÍMBOLOS ESTANDARIZADOS (ANSI) PARA SU UTILIZACIÓN EN DIAGRAMAS DE FLUJO EN LOS QUE SE PRETENDE ANALIZAR UN PROCESO.

INICIO/FIN



Este se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.

PROCESO



ENTRADA/SALIDA

Este se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza comúnmente para representar una instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.

Este símbolo es utilizado para representar una entrada o salida de información, que sea procesada o registrada por medio de un periférico.

DECISIÓN



Este es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicación de operaciones lógicas o de comparación entre datos.

CONECTOR



Este es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector de salida y un conector de entrada. Esta forma un enlace en la misma página del diagrama.

CONECTOR FUERA DE PAG.



Este es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se encuentren en la misma pagina.

FLUJO DEL PROGRAMA

Este es utilizado para indicar la secuencia del diagrama de flujo, es decir, para indicar el sentido de las operaciones dentro del mismo.

SALIDA DE INFORMACION IMPRESA



Este es utilizado para representar la salida de información por medio de la impresora.




Este es utilizado para representar la salida o para mostrar la información por medio del monitor o la pantalla.

  • VENTAJAS

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:

  • Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

  • Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

  • Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

  • Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

APLICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.

Sus aplicaciones pueden ser, por ejemplo, la planificación de un proyecto de trabajo, la descripción de un procedimiento o protocolo de acciones para lograr un determinado resultado o la representación del "trayecto" seguido por un determinado elemento (una mercancía, una señal...etc.) hasta alcanzar un determinado estado. Lo que caracteriza principalmente un diagrama de flujo es el análisis y esquematización de un proceso mediante su división en una serie de etapas o fases en cada una de las cuales tienen lugar determinadas acciones o transformaciones. Estas fases, a su vez, se van enlazando unas con otras según un ordenamiento lógico-cronológico representado espacialmente (disposición izda.-dcha o arriba-abajo) y/o simbólicamente (flechas o líneas que llevan de unas a otras). Existen incluso ciertas convenciones en el modo de representar algunas clases de operaciones más comunes.

EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO

Se utiliza la herramienta diagrama de flujo para describir el proceso de la atención de un comensal, empezando con el momento en que entra al restaurante y pide una mesa, en ese momento el comensal se hace cliente y la recepcionista se hace proveedora del servicio para el comensal. Cuando la mesera recibe el pago del servicio en este caso la atención, en el momento que el comensal le paga a la mesera la mesera se vuelve cliente y el comensal proveedor en el diagrama de flujo también se lleva acabo la relación cliente-proveedor.

INICIO



RECEPCIONISTA

Lleva al cliente a la mesa

CLIENTE

Entra al restaurante y pide una mesa





CLIENTE

Analiza el menú y hace el pedido

MESERA

Registra y ordena el pedido



COCINERO

Prepara el pedido

MOZO

Le sirve la comida

Al cliente



CLIENTE

Come la comida y pide la cuenta

MESERA

Pide factura a caja


CAJA

Emite boleta o factura

CLIENTE

Paga la cuenta



FIN



CONCLUSIÓN

El diagrama de flujoes uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema, ellos permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada.

Es fácil adaptar la búsqueda secuencial para que utilice una lista enlazada ordenada, lo que hace la búsqueda más eficaz. Es fácil mantener el orden insertado cada registro en el lugar donde termina una búsqueda sin éxito y cada búsqueda termina cuando se encuentra un registro con una clave no menor que la clave de búsqueda.

1.5.6 TORMENTA DE IDEAS.

INTRODUCCIÓN

En este apartado se muestra la gran aplicación de los círculos de control de calidad ya que se usa mucho la “lluvia de ideas” en diversas etapas de sus actividades de resolución de problemas.

Mas adelante se mostrará que la calidad puede usar la lluvia de ideas para identificar Problemas en el área de trabajo, para encontrar las causas de un problema, para buscar una solución a una causa específica de un problema.

TORMENTA DE IDEAS O “LLUVIA DE IDEAS”.

Lluvia de ideas es un método para hacer que un grupo de personas genere una gran cantidad de ideas en un período corto de tiempo. Generalmente, el pensamiento de grupo produce más ideas que el pensamiento individual.

El propósito de la tormenta de ideas:

El propósito de una sesión de tormenta de ideas es trabajar como grupo para identificar un problema, y hallar, a través de una intervención participativa, la mejor decisión de grupo para un plan de acción que lo solucione. La lluvia de ideas para identificarproblemas en el área de trabajo, para encontrar las causas de un problema, para buscar una solución a una causa específica de un problema, para elegir un nombre para el círculo o para buscar un formato para la presentación de un proyecto a la gerencia.

OBJETIVO

Favorece la intervención múltiple de los participantes, enfocándola hacia un tema especifico, de forma estructurada y sistemática creativa.

Las reglas a seguir para su realización favorecen la obtención de ideas innovadoras. Estas son en general, variaciones, reordenaciones o asociaciones de conceptos e ideas ya existentes.

Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por grupos y equipos de mejora, así como por todos aquellos individuos u organismos implicados en la mejora de la calidad. Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión.

Con la utilización de la "Lluvia de ideas" se alcanzan nuevas ideas y soluciones creativas e innovadoras, rompiendo paradigmas establecidos.

Las reglas básicas:

  • El moderador dirige cada sesión.

  • El moderador pide sugerencias de los participantes.

  • No se permite la crítica (a las sugerencias de cualquiera) por parte de nadie y

  • Todas las sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas).

Sintetizar ideas

Analiza ideas

Elegir un moderador o secretario

Definir un problema o tema de interés.



Proponer ideas


PROCEDIMIENTO:

  1. Definir el problema:

    • Pida sugerencias de cuál es el problema más importante.

    • No permita las críticas (a las sugerencias de los demás) por parte de nadie.

    • Escriba en la pizarra todos los problemas propuestos.

    • Agrupe los problemas similares o relacionados, y después

    • Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes).

  2. Señalar la meta:

    • Invierta la definición del problema (su solución).

    • La solución al problema definido en la etapa anterior es la meta.

    • Defina la meta como solución al problema.

    • Escriba la meta en la pizarra, luego

    • Recuerde al grupo que esta meta es la que han elegido.

  3. Definir el objetivo:

    • Explique la diferencia entre una meta y un objetivo.

4. El moderador debe saber que un objetivo debe ser medible, finito y tener una fecha de conclusión.

  • Pida al grupo que sugiera objetivos.

  • Escriba todos los objetivos propuestos en la pizarra.

  • No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.

  • Agrupe los objetivos similares o relacionados.

  • Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes), luego

  • Recuerde al grupo que son ellos los que han generado el (los) objetivo(s) principal(es).

5. Identificar recursos e impedimentos:

  • Pida al grupo que sugiera recursos e impedimentos.

  • Escriba todos los recursos e impedimentos en la pizarra.

  • No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.

  • Agrupe los recursos similares o relacionados.

  • Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes).

  • Recuerde al grupo que son ellos, no usted, los que han generado la lista.

  • Agrupe los impedimentos similares o relacionados.

  • Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes), luego

  • Recuerde al grupo que son ellos los que han generado el orden de la lista.

6. Identificar una estrategia:

  • Pida al grupo que sugiera estrategias.

  • Escriba las estrategias propuestas en la pizarra.

  • No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.

  • Agrupe las estrategias similares o relacionadas.

  • Ordénelas y lístelas por orden de prioridad (empezando por las más importantes).

  • Recuerde al grupo que son ellos los que han generado la lista.

  • Elija la estrategia situada al principio de la lista.

7. Resumir en la pizarra las decisiones del grupo:

  • el problema,

  • la meta,

  • los objetivos,

  • los recursos,

  • los impedimentos y

  • la estrategia.

Informe al grupo de que han producido un plan de acción. Si alguno se presta a escribir lo que se ha decidido en cada una de las categorías de arriba, tendrán el núcleo de un documento estándar de planificación. Hágales saber que lo han elaborado como equipo, y que el plan «les pertenece».

VENTAJAS DE LA LLUVIA DE IDEAS

  • Ayuda a combinar fuerzas individuales, el cual crea un sistema que da más facilidad en la toma de decisiones.

  • Da una perspectiva más amplia sobre las diferentes opiniones de cada persona que participa, y la constancia en su propuesta.

  • Cada persona obtiene una comisión, ya que dio ideas para llegar a una solución concreta.

  • Eleva el autoestima de los integrantes del grupo, y ayuda a que su pensamiento se proyecte a términos tanto de éxito como de fracaso.

DESVENTAJAS DE LA LLUVIA DE IDEAS

  • Dispone de mucho tiempo para obtener las ideas, organizarlas y dejar una idea en común.

  • En algunos casos, la responsabilidad del equipo no es suficiente, lo cual hace que sus ideas no sean claras y esto provoca un obstáculo en la meta proyectada.

  • Cuando el grupo es muy grande se tiende a dejar o sacar a las personas que no les tomaron en cuenta sus ideas, esto hace que se vallan desintegrando en el grupo y el espíritu de trabajo deje de crecer.

APLICACIONES

Es fundamental para la identificación y selección de las preguntas que serán tratadas en la generación de posibles soluciones. Es muy útil cuando se desea la participación de todo el grupo.

Dentro de la lluvia de ideas, se distinguen diferentes maneras de llevarla acabo, como:

  • El flujo libre. (Lluvia de ideas desordenada).

  • Lluvia de ideas estructurada.

  • Lluvia de ideas silenciosa.

La técnica tormenta de ideas se aplica con gran frecuencia al llevar a cabo otras herramientas, como por ejemplo, diagramas causa-efecto (Ishikawa), Diseño de experimentos, pruebas de confiabilidad, etc.

EJEMPLO DE LLUVIA DE IDEAS

Objetivo: identificar causas que influyen para reprobar un examen.



NO HACER LAS TAREAS

NO ASISTIR A CLASES

PREGUNTAS DE EXAMEN NO SON CLARAS



REPROBAR EL EXAMEN



NO SE PARTICIPA EN CLASE

NO ESTUDIAR





NO HAY INTERES POR APRENDER





CONCLUSIÓN

Concluimos que es importante el clima de participación y motivación generado por la "Lluvia de ideas" por que asegura mayor calidad en las decisiones tomadas en el grupo, más compromiso con la actividad y un sentimiento de responsabilidad compartido por todos los participantes.

1.5.7 PORQUE-PORQUE.

INTRODUCION

En este apartado se muestra el procedimiento del diagrama porque-porque, también se muestran el propósito de utilizar esta herramienta para cualquier operación.

PORQUE-PORQUE

Es un método que nos permite identificar la causa raíz y poder así, encontrar soluciones. Esta herramienta es útil cuando el grupo requiere encontrar la causa raíz, cuando se requiere un análisis más profundo y cuando existen muchas causas lo que provoca que el problema se torne confuso.

Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemaspara buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría convertirse en un inconveniente al identificar las causas principales más probables del problema debido a que no se ha profundizado lo suficiente.

OBJETIVO

  • Descubrir información vital de modo sistemático.

  • Analizar causas ocultas

  • Desarrollar preguntas perspicaces que requieren soluciones.

TÉCNICA DE LOS PORQUE

  • Paso 1: Identifique el dato, la oportunidad, problema o situación.

  • Paso 2: Pregunte el por qué del dato, de una oportunidad, un problema o una situación.

  • Verificación de los hechos

  • Mediante la inspección personal del hecho de un problema (de producto / equipo) en el sitio en que se presentó.

  • Mediante la verificación del estado del problema y la recolección de datos y evidencia física.

  • Mediante el análisis de los datos

  • Mediante la comparación contra el Procedimiento Estándar de

  • Operación (PEO), los estándares, o los requerimientos de especificación que justifiquen su condición.

  • Por comparación contra los principios técnicos o de ingeniería o reglas para justificar su conformancia.

  • Paso 3: pregunte por qué respecto de la respuesta dado en el primer porqué.

  • Paso 4: Pregunte por qué respecto de la respuesta dad en el segundo porqué.

  • Paso 5: Pregunte por qué respecto a la respuesta dada en el tercer porqué.

  • Paso 6: Continúe este proceso hasta que llegue a un punto donde se vislumbre una idea o solución creativa posible.

  • Paso 7: Analice e interprete los resultados.

APLICACIÓN DELA TECNICA PORQUE-PORQUE

Aplica para: Diagnóstico Solución de conflictos Toma de decisiones

Es ampliamente usado en diagnostico medico, basta ver las series medicas en tv, en investigación de accidentes, en solución de cuellos de botella de plantas industriales, en análisis de crímenes y psicología forense, en diseño de productos críticos, etc. en toda situación donde debe explorarse los distintos elementos de un sistema sin dejar de lado causas de importancia ó críticos, que han sido la causa principal del problema.

EJEMPLO DE LA TÉCNICA PORQUE –PORQUE

1. Se descubrió que la catedral de Mérida se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de las otras iglesias que se encuentran en Mérida, – ¿Por qué?

2. Porque se limpiaba con más frecuencia que las otras iglesias – ¿Por qué?

3. Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en la catedral que en cualquier otra iglesia de Mérida – ¿Por qué?

4. Había más pájaros alrededor de la catedral que en cualquier otra iglesia, particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa – ¿por qué?

5. Había más comida preferida por los gorriones en la catedral de Mérida – específicamente ácaros – ¿por qué?

6. Descubrieron que la iluminación utilizada en la catedral era diferente a la de las otras iglesias y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros

7. Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema.

¿Por qué?

¿Por qué?


¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?


¿Por qué?


CONCLUSIÓN

Concluimos que la técnica requiere que el equipo de trabajo pregunte “Por Qué” al menos cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil para el equipo responder al “Por Qué”, la causa más probable habrá sido identificada.

1.5.8 COMO-COMO.

INTRODUCCION

En este apartado hablaremos sobre el diagrama como-como así como de su importancia, ya que este diagrama busca identificar los pasos necesarios para implementar una solución, con el procedimiento de irse preguntando ¿cómo?.

COMO-COMO

Este diagrama constituye un complemento del por qué-por qué, dado que se combina con éste para encontrar solución a las causas previamente ubicadas, yendo más allá de las estrategias de implementación obvias, al promover modos de pensamiento divergente.

Para concretar un diagrama cómo-cómo:

  • El coordinador prepara la sesión convocando a las personas que pueden ayudar a obtener información sobre el problema.

  • Explica al grupo el procedimiento.

  • El grupo toma una causa y explora posibles formas de eliminarla, preguntando en cada etapa ¿Cómo?

  • Frente a cada ¿Cómo?, puede ser recomendable una tormenta de ideas para

  • encontrar las soluciones más creativas.

  • En general, el análisis no se extiende más allá de los cinco ¿Cómo?

  • Cada etapa es encarada, aquí, como un proceso divergente, por lo que necesita

  • ser complementada por un proceso de tamizado convergente que permita

  • disminuir las alternativas.

  • El grupo analiza todas las soluciones del diagrama, para determinar la más conveniente.

  • Terminada la sesión, el coordinador agradece a los participantes, y encara la organización de nuevas reuniones que permitan evaluar técnica y económicamente las soluciones seleccionadas.

EJEMPLO DE DIAGRAMA COMO –COMO

Utilización de la herramienta del Diagrama como-como, con el fin de estructurar los pasos a seguir para poder maximizar las ganancias de la venta de neveras, para obtener el resultado deseado.

¿Cómo?

¿Cómo?

¿Cómo?

¿Cómo?




1.5.9 5W 1H.

IN TRODUCION.

En este apartado empezaremos con la definición del 5W1H(quién, qué, dónde, cuándo, por qué, cómo) ya que esta herramienta es indispensable para cualquier caso de nuestra vida, no solo para calidad, ya que por medio de el se identifica la causa raíz del problema.

LAS 5W 1 H

5W1H(quién, qué, dónde, cuándo, por qué, cómo) es un método dehacer preguntas acerca de un proceso o un problema asumidopara mejorar.Cuatro de losdeW (quién, qué, dónde, cuándo) y la Hse empleapara comprenderlos detalles, analizar las inferencias y el juicio para llegar a los hechos fundamentalesy las declaraciones de guía para llegar a laabstracción.LaúltimaW (por qué) sepregunta con frecuencia cinco veces loque unopuede profundizar parallegar a la esencia de un problema.

Técnica en la cual se responde a las siguientes preguntas: que, quién, porque, cuando, donde, como, para la solución de problemas.

5W1H significa las seis palabras con que comienzan las preguntas que deben responderse para describir correctamente un hecho:

  • What – Qué

  • Why - Por qué

  • When - Cuándo

  • Who - Quién (persona)

  • Where - Dónde

  • How - Cómo (método)

Haga preguntas detalladasa ir conlas ideas principales.


•Para cada una delas principales ideas que se hanidentificaen una lectura,pregúntate a ti mismo preguntas, comenzando con el de5 Wy 1hpalabras interrogativas.

  • Quién
    • Identificar los personajes de la lectura y hacer una lista de ellos.
    • Dibujar las líneas de conexión entre los personajes y describir a sí mismo la relación entre los personajes.

  • Qué
    • Identificar los eventos o acciones y hacer una lista de ellos. Dibujar las líneas de conexión entre los eventos o acciones para mostrar la relación entre ellos.
    •Dibujar las líneas de conexión entre los personajes y los acontecimientos que usted describe a usted la relación entre ellos.

  • Dónde
    • Identificar todos los lugares de la lectura y hacer una lista de ellos.
    • Dibujar las líneas de conexión entre lugares, acontecimientos y personajes como usted la describe a usted la relación entre ellos.

  • Cuándo
    • Identificar todos los factores de tiempo en la lectura y hacer una lista de ellos.
    • Dibujar líneas de conexión entre los factores de tiempo, lugares, acontecimientos y personajes a medida quedescribe a sí mismo la relación entre ellos.

  • Por qué
    Identificar las causas de los acontecimientos de las acciones y hacer una lista de ellos.
    • Dibujar las líneas de conexión de las causas a los efectos sobre los personajes, eventos, lugares, o plazos que se describen a sí mismo la relación entre ellos.

  • Cómo
    • Identificar la forma de eventos se llevó a cabo y hacer una lista de ellos.
    • Dibujar las líneas de conexión entre la forma en hechos tuvieron lugar y otros factores como que describe a sí mismo la relación entre ellos.

Responda a las preguntas usando un esquema o de organizadores gráficos.


• Revise todos los detalles que figuran.
• Haga un bosquejo de las ideas generales o principal y luego seleccionar los detalles de sus listas que son importantes y escribir en ellos las ideas principales. Usted no tiene que incluir todos los detalles que ha identificado.

Es posible que desee utilizar diferentes lápices de colores (o
fuentes si usted es el procesamiento de textos) y escribir la idea principal de un solo color (verde), el
que los detalles en otro color (rojo), los detalles de lo que en otra (azul), etc
le ayuda a ver la relación entre toda la información. Cuando se completa
su esquema, usted debe tener un cuadro completo de las ideas generales y de cómo los detalles relacionados con éstos.

Tambiénpodría ser útilpara dibujar líneas que integran todos los detalles.

Para establecer qué se va a atacar, su justificación o por qué, los detalles del plan en el tiempo (cuándo) y el lugar (dónde), qué recursos estarán involucrados (quiénes) y las acciones a seguir (cómo).

EJEMPLO DE APLICACIÓN 5W1H

La definición de un problema se lleva a cabo formulando y respondiendo las siguientes preguntas:

¿Qué problema

Se tiene?

¿Dónde ocurre?

¿Cuándo

Ocurre?

¿Quién es

Responsable?

¿Cómo ocurre?

Las comandas no se llenan

correctamente

En las mesas

Durante la

hora de la

comida

Los meseros

Los meseros están llenando

las comandas al mismo

tiempo que están recibiendo

a otros comensales o

atendiendo otras solicitudes

de ayuda de los demás

Comensales.

¿ Por qué es

Problema?

¿Por qué ocurre ahí?

¿Por qué

ocurre

Entonces?

¿Por qué es responsable esta persona?

¿Por qué ocurre así?

El alimento servido

no e s lo que el

Cliente ordenó.

Ahí es donde se

Toman las órdenes.

Hay mucha

Gente que viene

a comer

Porque ellos son quienes

le toman las órdenes a

los clientes

No hay suficientes meseros durante la comida y tratan

de responder a las

necesidades de muchos

Clientes al mismo tiempo.

BIBLIOGRAFIA

www.slideshare.net

www.slideshare.net/unidad02-herramientas-paralamejora-continua-presentacion

http://es.wikipedia.org/wiki/Bubblesort

http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/estructdatos2/tema5_1.htm

http://macabremoon0.tripod.com/id13.html

http://clintyanyurbis-diagramasdeflujo.blogspot.com/2007/07/diagramas-de-flujo.html

www.Monografias.com/.../diagrama-de-flujo2.shtml

http://www.tuveras.com/calidad/herramientas/herramientas.html#tormentas

www.ayqtt.org/articulos/soluciondeproblemas.pdf

www.alteccoconsultores.com

www.infomipyme.com

www.fundbeq.org

www.wikipedia.com

http://www.neuronilla.com/pags/tecnicas/default.asp

http://www.mgar.net/soc/isointro.htm

http://es.wikipedia.org/wiki/Historia_de_la_calidad

www.gestiopolis.com

http://issuu.com/ogcinmp/docs/herramientas_para_mejora_calidad

http://www.tuveras.com/calidad/herramientas/herramientas.html

INTEGRANTES:

  • JESUS USCANGA MORALES

  • JOHANA GPE. CHAVARRIA GOMEZ

  • ANA MARIA KU POOT

  • GERARDO PEREZ DOMINGUEZ

  • JOSE ANTONIO CASTILLO LOEZA