Gestión de un hotel

Existencias. Consumos. Manutención

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HOTEL SOL DE ALCUDIA

Nuestro trabajo esta basado sobre la documentación que, amablemente, nos ha prestado el Hotel Sol de Alcudia. El mismo está estructurado de la siguiente manera:

- Introducción

- Desarrollo

- Conclusión / opinión

INTRODUCCIÓN

Nuestro hotel es el Hotel Sol de Alcudia, cuya situación geográfica es el Puerto de Alcudia (Mallorca) en la calle Via Venecia, 3. El hotel pertenece a la cadena hotelera JUKAMAR S.A.

Y cuyas características son las siguientes:

  • Hotel de 3 estrellas

  • 220 habitaciones dobles.

  • 37 empleados

El hotel consta de los departamentos siguientes:

  • Economato

  • Cocina

  • Cafetería

  • Bar

  • Comedor

  • Pisos

  • Recepción

  • Servicios Técnicos

  • Departamento Comercial / Gestión de Personal

  • Dirección.

Al ser un hotel de dimensiones reducidas, nuestro hotel carece de algunos departamentos, entre ellos el de animación, el cual está en forma de subcontratación.

La relación de empleados por departamentos es la siguiente:

  • Cocina: 1 jefe de cocina; 1 ayudante; 2 cuarto frío; 1 pinche; 3 lavaplatos

  • Comedor: 1 Maitre; 1 jefe comedor; 1 2º jefe comedor; 4 camareros

  • Bar: 1 barman; 3 camareros

  • Pisos: 1 gobernanta; 10 camareras de pisos

  • Recepción: 1 jefe recepción; 2 recepcionistas; 1 portero de noche

  • Servicios técnicos: 1

  • Economato: 1 encargado

  • Departamento Comercial: 1 contable

  • Dirección: 1 director

El precio de las habitaciones en temporada alta son los siguiente:

Habitación Doble: 11.000 pts/ Pax

Habitación Individual: 6.500 pts./ Pax

Deberemos tener en cuenta que esta relación de precios no se corresponde con nuestros ingresos ya que nuestro hotel trabaja únicamente con Tour Operators. Los precios se corresponden cuando recibimos algún cliente que no provenga de los TTOO.

Nuestro hotel trabaja con los siguiente TTOO:

Neckerman (Alemanes y holandeses)

Altours (alemanes)

Air Marin (alemanes)

Transair (alemanes)

Bucher (alemanes)

Club Blaues Meer (alemanes)

Airtours (ingleses)

Heining (daneses)

Viajes Marsans (alemanes)

Viajes Cosmelli (alemanes)

El funcionamiento de nuestros clientes es el siguiente:

El Tour operator nos contrata X habitaciones por X días. Sus clientes son recibidos por nuestro hotel, normalmente a través de un guía. Su sistema de pago es a través de bonos.

El cliente nos entrega un bono y nosotros le entregamos la llave del hotel. Si consumieran algo fuera de este bono deberán pagarlo inmediatamente en nuestros diferentes puntos de cobro (cajas registradoras). De no ser así, excepcionalmente, se lo apuntamos en un bono nuestro. Estos bonos se van acumulando y al final de la estancia de este cliente le pasamos la factura.

Normalmente antes de contratar con nuestro hotel, el Tour operator envía algunos de sus emisarios para inspeccionar nuestro hotel. Otra curiosidad es que sus clientes, que ahora son los nuestros, al tener alguna queja, primero se dirigen al guía que los acompaña, le exponen sus quejas y este nos las transmite a nosotros.

Aquí tenemos dos ejemplos del bono que nos hacen los TTOO entregado a través de sus clientes:

DESARROLLO

GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Para poder empezar a gestionar las existencias primero debemos tenerlas. Para ello lo primero de todo será hacer una lista/ relación de existencias para saber lo que necesitamos. Seguidamente, tras la confirmación del departamento comercial o de compras, haremos el pedido.

En nuestro hotel no tenemos hojas de pedidos. Los pedidos se realizan telefónicamente y directamente con el proveedor. Esto puede ser un problema a la hora de recibir las mercancías y comprobar los que nos ha traído el proveedor con lo que nosotros le hemos pedido.

Cuando el proveedor nos trae las mercancías, comprobamos que estas estén en buen estado y comprobamos también la fecha de caducidad. Todas estas mercancías entraran el economato y allí quedaran almacenadas hasta ser demandadas por otro departamento.

EL ECONOMATO: es el almacén general del hotel. En este departamento se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las mercancías compradas por el hotel y desde el mismo se distribuyen a los demás departamentos.

Las existencias se almacenan en el economato hasta que algún departamento las reclama. El economato nunca consume nada.

El economato distribuye las existencias a: cocina, cafetería, pisos, bar, servicios técnicos, animación, etc.

Una vez hecho el pedido realizaremos una ficha de proveedor (si es la primera vez que trabaja con nosotros) y una ficha de productos (si es la primera vez que los pedimos).

La ficha de productos es la siguiente:

Esta ficha nos servirá para saber cuantas unidades de este producto tenemos en el economato. En la ficha observamos que en principio describimos el producto y el coste inicial. A modo de base de datos encontramos primeramente las fechas en que se realizan los diferentes movimientos del productos. Seguidamente aparece el numero de albarán y la persona o departamento que ha utilizado el producto. Es decir, a partir de este punto registramos las entradas y salidas de las unidades del producto calculando cada vez el total de productos que tenemos. Es imposible que el saldo nos de alguna vez negativo, ya que no podemos dar lo que no tenemos.

La siguiente ficha es la ficha que hacemos para los proveedores.

En esta ficha registramos el nombre del proveedor. También le asignamos un numero de código para así tener mas fácil acceso a su ficha. A modo de base de datos primeramente aparece la fecha en que se realizan los diferentes movimientos. Seguidamente aparece el concepto del movimiento. En este caso es el numero de la factura; seguido de la cantidad que debemos a nuestro proveedor.

Cuando recibimos el pedido, y una vez comprobada la mercancía, lo que no solemos hacer es pagarle inmediatamente al proveedor. El proveedor, en este caso un encargado, nos entrega un albarán. Aquí presentamos algunos ejemplos:

En el albarán aparece a modo de sello el nombre de nuestro proveedor. En un lado de este aparece a quien va destinada la mercancía. En este caso a nuestro hotel. Su sistema de base de datos funciona con un código de cliente, la fecha de entrega, el tipo de documento (albaran), el numero de albaran. A modo de base de datos encontramos: la unidades y el producto que nos entrega, así como el precio por unidad y el precio total y el tipo de IVA que aplica.

El encargado del economato da su conformidad aplicando su firma sobre el albaran, del que nosotros nos quedamos una copia.

También puede darse el caso que una vez dada la conformidad del pedido nos encontremos con algunos productos en mal estado. En este caso se los devolveremos al proveedor y este nos emitirá un bono en contra, es decir un bono negativo, como vemos en el ejemplo.

Una vez han entrado definitivamente los productos en el economato, y tras haberlo comunicado al departamento comercial, haremos las correspondientes anotaciones en las diferentes fichas que hemos fabricado.

En la ficha de producto anotaremos la fecha de entrada del mismo, así como el numero de unidades que han entrado.

Al final del ejercicio, y cuando ha nuestro proveedor le viene bien, normalmente a final de mes, no envía el total de albaranes en una sola factura. El total es lo que le debemos al proveedor.En este caso aparece la forma de pago que es a través de pagare. Al lado aparece la fecha de vencimiento. Debemos haber pagado a nuestro proveedor antes de la fecha de vencimiento. Normalmente tenemos de 30 a 90 días para pagarle, lo cual nos da una ventaja de pago y es donde nosotros como hoteleros podemos ganar bastante dinero.

Cuando el proveedor nos reclama el dinero, nosotros ya lo hemos recuperado habiendo vendido parte de las mercancías. En el transcurso de estos días de plazo este dinero nos produce unos intereses mientras lo tengamos nosotros.

Seguidamente vemos un ejemplo de medio de pago, en este caso un cheque con el que pagamos la factura n. 97/749 que aparece tras este documento.

Las mercancías del hotel las distribuiremos en: transacciones internas y transacciones externas.

Transacciones Externas: son aquellas operaciones que el economato realiza con el exterior del hotel. También incluimos la confección de facturas y pagos a los proveedores. Esto se lleva a cabo mediante el departamento de contabilidad.

Transacciones Internas: son aquellas operaciones realizadas con el economato por los otros departamentos o bien relaciones interdepartamentales.

Las relaciones externas incluyen básicamente todas las relaciones que tiene el hotel con el exterior y son:

  • formalización de pedidos

  • recepción de mercancías

  • confección de albaranes y generación del importe contable

  • casación de facturas

  • emisión de recibos

  • control de pagos

En las relaciones internas encontramos:

  • salidas que se realizan desde el economato a cualquier departamento

  • relaciones interdepartamentales. son movimientos de existencias entre dos departamentos del hotel.

Un ejemplo de estas salidas es el siguiente documento.

Este documento es un vale de extracción. Su función es la de poder extraer del economato los diferentes productos que necesita el departamento que los pide. Normalmente este documento viene enumerado para poder evitar posibles extravíos y tener una contabilidad mas segura.

Este documento refleja la extracción de ciertos productos por el departamento de cocina. A modo de base de datos aparece la cantidad y el tipo de genero que se pide al economato, así como el precio unitario y el precio total. Aunque vemos escrito que el precio total es el Precio de Venta, no se refiere al precio en que hemos vendido ese producto, sino el precio al cual lo hemos comprado.

El documento también lleva una firma de conformidad por parte del jefe de cocina, una vez ha recibido el genero que había solicitado.

Mas tarde el departamento de contabilidad hará una valoración de entrega.

TEORÍA:

En cuanto a las relaciones externas básicamente nos encontraremos con programas informatizados, los cuales nos facilitaran nuestra labor para saber, por ejemplo el consumo de cada mes, o el coste de cada departamento. su finalidad será saber el valor de la materia prima en cada departamento.

Para llevar a cabo las relaciones externas lo primero será determinar que artículos se deben comprar. Esto lo determinara el jefe de cada departamento, el cual determinara el tipo, marca, registros de calidad que necesitará su departamento.

En segundo lugar buscaremos proveedores que nos puedan servir estos artículos. Esta política de negociación será muy importante para la empresa. Deberemos negociar con el mejor de los posibles proveedores. Es también importante en esta negociación no confundir precio con calidad. Muchas veces no se corresponde la relación calidad-precio.

En algunas ocasiones es preferible pagar un poco mas para obtener mejor calidad que al final será lo que repercutirá a nuestros clientes. Para tener controlado a nuestro proveedor le construiremos una ficha con la siguiente información:

Identificación del proveedor:

  • nombre comercial

  • persona de contacto

  • domicilio fiscal

  • población

  • teléfono/fax

  • NIF proveedor

Información Comercial:

  • plazo de reposición. Frecuencia con la que viene el proveedor

  • departamentos comerciales

  • el programa de acumulación. El importe facturado para al final del ejercicio saber lo que debemos al proveedor y el numero del ultimo pedido que se ha servido

Pago:

  • plazo de pago (30, 60, o 90 dias)

  • descuento por pronto pago

  • banco asignado

Seguidamente se hará una ficha para cada articulo. estas fichas se utilizan en el economato y en ellas se registra para cada articulo, la cantidad comprada al proveedor, la cantidad entregada a cada departamento, y por ultimo las existencias que quedan.

Los criterios de valoración de existencias tanto podemos utilizar el sistema FIFO, LIFO, o PMP.

Para optimizar la ficha la deberíamos incluir la siguiente información:

Descripción del articulo

  • nombre del articulo

  • unidad de medida

  • unidades de entrada

  • si existe envase y es retornable

  • código de EAU (código de barras)

Ubicación

  • familia a la que pertenece y ubicación dentro del almacén para su rápida localización

Existencias

  • stock mínimo

  • stock máximo

  • cantidad pendiente de recibir

Coste

  • precio ultimo de coste

  • precio medio ponderado

Una vez creadas las fichas de los proveedores y de los artículos, el tercer paso es la generación de pedidos. Este documento básicamente consta de la fecha de pedido, descripción del articulo, cantidad que se pide, nombre del proveedor al cual realizamos el pedido. Se hace un pedido para cada proveedor.

Pasado un tiempo, se recibe la mercancía a través del economato. Aquí se realizan cuatro controles:

Control de cantidad:

se contaran los artículos que nos han servido y los comparamos con los que hay registrados en el albaran. Si son artículos por unidades se cuentan si son artículos perecederos como carne, pescado. Estos se deberán pesar.

Control de calidad:

miramos que los artículos estén en buenas condiciones y observar la fecha de caducidad

Control económico y entrada de compra:

se compara el precio que nos pone el proveedor en el albaran con el precio que se había pactado.

Entrada de albaranes y compras:

se registra el albaran dentro del programa.

Deberemos comparar el pedido realizado con el pedido recibido.

Al final de mes se lleva a cabo la casación de facturas por el departamento de contabilidad. La casación consiste en comparar la factura del proveedor con la suma de albaranes que tenemos a los cuales les hemos dado nuestra conformidad. Esta casación de facturas suele realizarse una vez al mes para cada uno de nuestros proveedores.

Definición de albaran: es una nota de entrega del producto, la cual no lleva IVA. Se describen los artículos entregados. Se recopilan para cada proveedor al final de cada mes, los cuales se suman con la base imponible se le suma el IVA. Al final del mes el proveedor nos entregara la factura donde se expone todo el genero servido y lo que deberemos pagar. Para el hotel, el IVA es soportado.

En cuanto a las relaciones internas nos referimos a los movimientos de mercancías dentro del hotel. Esto lo desarrollaremos mediante varios tipos de operaciones:

Extracciones de economato

son salidas de materia prima del economato hacia otros departamentos. Esta operación debe quedar registrada. normalmente se hace a diario y el responsable del departamento rellena el documento de la materia prima que necesita. El documento que justifica este movimiento se llama vale de extracción.

Abajo del vale debe constar la firma del encargado del economato que entrega la mercancía con la firma que recibe la mercancía. Esta operación de restar las existencias del economato y sumarlas al departamento que las demanda lo hace el departamento de economato.