Excel

Ofimática. Hoja de cálculo. Utilidades informáticas. Barras de herramientas. Propiedades. Funciones. Celdas. Office

  • Enviado por: Vanesa Garcia Fenoll
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 36 páginas

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INDICE


MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003

INTRODUCCION

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarlas como base de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 3 hojas por defecto, que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre, etc.…

Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 65536 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el 1 y las columnas desde la A hasta la IV. La ventana muestra solo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es la celda, que se identifica por el encabezado de su columna y el número de la fila correspondiente, en esta celda es donde se introducen los datos que bien pueden ser números, texto, o fórmulas.

Con Excel podemos hacer hojas de cálculo, gráficos, base de datos o macros.

ARRANCAR EXCEL

Desde el menú Inicio

'Excel'

Para abrir Excel podemos hacerlo mediante el menú inicio todos los programasMicrosoft Office Microsoft Office Excel 2003, por defecto se abre un libro de Excel llamado libro1, en blanco compuesto de tres hojas que por defecto son Hoja1, Hoja2 y Hoja3 como vemos a continuación:

'Excel'

Desde el Icono

También podemos acceder a Excel mediante su icono situado en el escritorio, que al igual que en la forma anterior se abre un libro en blanco por defecto con las mismas características.

'Excel'

Mediante un archivo con formato Excel

Si abrimos un libro de Excel guardado anteriormente también se abre Excel ya que es necesario para ver el libro. Sólo tenemos que hacer doble clic sobre el icono del libro:

GUARDAR

Para guardar la operación es la misma que en Word, esta operación guarda el libro entero con extensión .xls.

INTRODUCCION DE DATOS

Para meter información en una hoja de cálculo debemos hacerlo mediante las celdas, donde puede haber dos tipos de información: datos y formulas. La información introducida será interpretada como fórmula si el primer carácter es un signo igual (=). Si no es interpretada como un dato numérico o texto.

La información tecleada se introduce en cada momento en la celda que se encuentre seleccionada a través de la barra de fórmulas.

Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y para seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella. El fin de la edición se indica con un clic en el icono correspondiente de la barra editora 'Excel'
, pulsando intro o con las teclas de desplazamiento, en caso de que queramos eliminar los datos introducidos pulsamos 'Excel'
, retroceso o suprimir, si nos situamos sobre una casilla escrita e introducimos otros datos se borran los anteriores directamente.

Para introducir un dato en varias hojas a la vez seleccionamos las hojas en su pestaña (donde pone el nombre de la hoja) pulsando la tecla ctrl. Y a continuación la escribimos en una de las hojas, el dato se introduce en las hojas seleccionadas automáticamente.

CERRAR EXCEL

Para cerrar Excel pinchamos en el botón 'Excel'
, debajo de este tenemos otro igual de color azul que sirve para cerrar el libro pero no el programa, también podemos utilizar las combinaciones alt + F4, esta combinación es estándar de Windows, osea que podemos cerrar la mayoría de programas abiertos con ella, cuando cerramos el libro Excel comprueba si ha habido cambios desde la última vez que se guardó, en caso afirmativo, nos preguntará si deseamos guardar los cambios:

'Excel'

Si, los guarda dónde está guardado el libro anteriormente, en caso de no haber guardado nunca nos aparece el cuadro de diálogo guardar como, en no, no se guardan los cambios, sino lo que estaba guardado hasta el momento, y en cancelar, se cancela la opción de cerrar, osea que no se cierra.

Barra De Título

Nos indica el nombre del libro abierto que por defecto es Libro 1.

'Excel'

Barra De Menús

Dentro de esta barra tenemos disponibles todas las órdenes de Excel, para abrir el menú solo hay que pinchar sobre él.

'Excel'

Barra De Herramientas

Consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre la hoja de cálculo directamente, por defecto Excel tiene dos barras de herramientas, la estándar y de formato.

'Excel'

'Excel'

A parte de estas podemos crear o añadir otras barras de menús o añadir o quitar botones, para ver las barras de los menús vamos al menú ver barra de herramientas.

Barra De Fórmulas

Es donde se edita el contenido de las celdas de la hoja de cálculo, tiene tres partes de izquierda a derecha, la primera indica la celda activa, la segunda tiene tres botones cancelar, aceptar y modificar, (los dos primeros aparecen sólo cuando estemos modificando datos), en la última parte se visualiza el contenido de la celda.

'Excel'

Hojas Del Libro

nos permite movernos entre las distintas hojas del libro, en estas pestañas podemos cambiar el nombre de cada hoja, que por defecto es Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, añadir más hojas, etc., todo esto se hace pulsando con el botón derecho del ratón sobre la pestaña.

'Excel'

Barra De Estado

Nos da en la parte izquierda, información sobre el estado de la hoja o sobre la función de un botón o comando seleccionado.

'Excel'

AYUDA DE EXCEL

La ayuda se puede obtener con o sin el ayudante de Office, éste es un personaje animado que está siempre presente en la pantalla, a no se que lo desactivemos.

Para hacer una pregunta al ayudante podemos pinchar en él o pulsar la tecla F1, donde nos aparecerá una ventana de ayuda, sólo tenemos que teclear nuestra pregunta y pulsar buscar o enter, nos proporciona una serie de temas relacionados con la pregunta.

Para desactivar el ayudante pinchamos en el menú ? ocultar ayudante de Office.

DESPLAZAMIENTO Y SELECCIÓN

Desplazamiento dentro de una Hoja

La hoja está formada por columna y filas, a la intersección de una columna y fila se le llama celda, cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda está activa, en esta se pueden introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, la celda activa tiene un recuadro ancho que la rodea.

Combinación de teclas para el desplazamiento:

Primera celda de la columna activa fin, flecha arriba.

Última celda de la columna activa fin, flecha abajo.

Primera celda de la fila activa fin, flecha izquierda.

Última celda de la fila activa fin, flecha derecha.

Primera celda de la hoja (A1) ctrl.+ inicio.

Última celda de la hoja ctrl. + fin.

Otra forma de desplazarnos es abrir la ventana ir a del menú edición, o pulsando F5, donde ponemos la referencia de la celda en el cuadro referencia.

Selección de Celdas

Rango de celdas: haga clic en la primera celda del rango y arrastre hasta la última celda.

Todas las celdas: use el botón seleccionar todo que está entre el encabezado A y el encabezado 1.

Toda la fila o columna: haga clic sobre le título de la fila o columna.

Rango de filas o columnas: haga clic en la primera fila o columna del rango y arrastra hasta la última.

Celdas no adyacentes o diferentes rangos: seleccione las celdas o rangos uno a uno mientras mantiene pulsada la tecla ctrl...

TIPOS DE DATOS

Valores constantes: puede ser un texto, número o una fecha u hora, son constantes, su valor no cambia.

Fórmulas: se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de de cálculo como producto, suma, resta, media, etc., en una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias, operaciones, y funciones. Las formulas siempre empiezan por =.

INTRODUCCIÓN DE DATOS

Para introducir un dato en varias celdas a la vez seleccione las celdas, teclee el dato y pulse la combinación ctrl. + enter.

Para introducir los mismos datos en varias hojas seleccionamos el grupo de hojas, los datos que se introduzcan en la hoja activa se copian también en las otras hojas.

Se pueden fijar los paneles de una fila o columna para que siempre estén visibles, para ello seleccionamos y vamos a ventana inmovilizar paneles.

En una columna con textos repetidos, aunque no estén seguidos, podemos pulsar con el botón derecho y escoger la opción elegir de la lista del menú contextual que aparece, aparece una lista con todos los textos diferentes introducidos en la columna.

Deshacer y Rehacer: con los botones de la barra de herramientas o en el menú edición podemos deshacer las últimas acciones realizadas y rehacer lo deshecho, también podemos utilizar las combinaciones ctrl. + Z y ctrl. + Y.

Pegado Especial

Para mover o copiar las celdas o sus datos lo hacemos igual que en Word, cuando copiamos o cortamos la celda o el rango de celdas aparecen con un borde en movimiento para resaltar la parte copiada, para pegar seleccionamos una casilla que será la parte superior izquierda en caso de que estemos pegando un rango, los datos que hay en esas celdas se borran automáticamente.

Pero si lo que queremos es pegar algo en concreto de lo seleccionado como la fórmula, los valores, o todo excepto los bordes, o trasponer el contenido copiado o cortado, vamos a menú edición pegado especial.

Ejemplo de trasponer:

Seleccionamos el rango de celdas y ctrl. + c

'Excel'

Nos situamos en la celda donde queremos que se coloque la celda superior izquierda y nos vamos a edición pegado especial, opción trasponer.

'Excel'

También podemos sumar, restar, multiplicar o dividir los datos que pegamos con los datos antiguos que contiene esa celda.

'Excel'

Rellenar

Podemos rellenar un rango de celdas con el contenido de una seleccionando esta celda y las que queremos rellenar con el mismo dato en el menú edición rellenar: ya sea hacia arriba, abajo…

'Excel'

Veamos un ejemplo de lo que pasa si utilizamos esta opción:

Aquí tenemos una serie de datos introducidos a la izquierda, derecha, arriba y debajo de una casilla, si seleccionamos esta casilla y nos vamos a la opción de rellenar, según pulsemos hacia abajo, se introducirá un 4, si ponemos arriba será el 9, a la derecha el número 8 y como vemos aquí hemos puesto hacia la izquierda:

'Excel'

SERIES Y LISTAS

Excel da la posibilidad de llenar casillas con datos automáticamente, esto se puede hacer de dos formas:

Menú Edición rellenar Series donde nos sale un cuadro de diálogo donde tenemos distintos tipos de series y el incremento que se desea de un dato a otro.

'Excel'

Otra forma de introducir los datos si estos son numéricos, es meter los dos primeros números de la serie, seleccionamos ambos y movemos el cursor a la esquina inferior derecha de la selección, donde el cursor se pone en forma de + y arrastramos con el ratón.

Si solo introducimos un número y hacemos lo anterior el número se extiende, pero si pulsamos ctrl. Mientras arrastramos se introduce una serie de números con diferencia de 1.

Si los datos no son numéricos, le damos los dos primeros de la serie, el ordenador repite estos dos datos de forma alternativa, también podemos definir una lista en el menú herramientas opciones listas personalizadas, colocamos la nueva lista y agregar, entre los datos podemos utilizar la coma o enter.

'Excel'

VARIACIÓN DE LAS CELDAS

Podemos variar el ancho de una fila o columna a nuestro antojo, para variar el ancho de una columna debido a la falta de espacio al introducir los datos, nos situamos sobre la línea divisoria que separa los encabezados la columna en la que estamos introduciendo datos y la siguiente, el puntero cambia a forma de |, podemos hacer doble clic para que se ajuste al texto o arrastras hasta donde queramos. También podemos elegir la anchura de las columnas seleccionando la columna menú formatocolumna ancho, igualmente podemos hacerlo con las filas.

INSERTAR O ELIMINAR FILAS O COLUMNAS

Se selecciona la celda sobre la que queremos que aparezca la nueva línea, y con el botón derecho del ratón insertar, o en el menú insertar filas, cuando se desea insertar una columna se hace del mismo modo, las columnas se insertan a la izquierda de la seleccionada, de igual modo si seleccionamos un numero determinado de filas o columnas se insertan el mismo número.

Para eliminar una fila o columna sólo hay que seleccionarla, menú edición eliminar, o con el botón derecho del ratón eliminar, pero si lo que queremos es borrar el contenido usamos la tecla suprimir.

FORMATO DE CELDAS

Podemos cambiar el tamaño, estilo, color, etc. de los datos de una o varias celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numéricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado según sean de aplicación sobre números, texto o ambas cosas.

A una celda se le puede aplicar formato a través del menú formato celdas, o a través de la barra formato.

Todas las celdas tienen un formato estándar, si queremos cambiarlo, primero debemos seleccionar el conjunto de celdas sobre las que queremos que se apliquen los cambios y elegir el menú formato celdas.

Número

En la primera pestaña tenemos número, en esta se pueden elegir formatos de número como moneda, fecha, o crear y personalizar nuestros propios formatos.

También podemos hacerlo mediante la barra de formato, con los botones 'Excel'
donde tenemos el formato de moneda, porcentaje, millares, euro, aumentar y disminuir decimales.

'Excel'

Alineación

La información tipo texto aparece alineada a la izquierda, se diferencia de la numérica porque esta aparece alineada a la derecha. Por defecto la orientación es horizontal, se puede cambiar y alinear a la izquierda, derecha, centrar o justificar, para ello seleccionamos las celdas y vamos a formatoceldasalineación donde tenemos la alineación horizontal y vertical:

'Excel'

También podemos poner el texto en diagonal en la zona de orientación con el número de grados indicado en su correspondiente casilla.

En la barra de formato tenemos estas opciones:

'Excel'

Fuente

En la pestaña fuente tenemos la opción de tipo de letra, tamaño, estilo, subrayado, color, y en efectos, el tachado, superíndice y subíndice.

'Excel'

Estas opciones también las tenemos en la barra de formato:

'Excel'

Bordes

Podemos crear líneas o tramas para organizar y presentar de forma más clara la información de la hoja de cálculo.

Con la opción de formato celdas bordes, podemos elegir el borde que queramos con colores.

También podemos poner los bordes mediante la barra de bordes

'Excel'

O mediante el icono:

'Excel'

'Excel'

He aquí un ejemplo:

'Excel'

Tramas

Podemos ponerle color al interior de la celda:

Bien mediante su correspondiente cuadro de diálogo, o por los botones de la barra de formato:

'Excel'

En la pestaña tramas podemos ponerle además de colores lisos, tramas que vemos a continuación:

'Excel'

Ejemplo:

'Excel'

FILA

En el menú formato fila se despliega un menú con diferentes opciones referentes al tamaño y a la vista de la fila, con el alto se selecciona la altura de la fila, ajustar a la selección se ajustará la altura de toda la fila al tamaño de una de sus celdas.

Con ocultar y mostrar se puede ocultar una fila o mostrarla, pero los datos no son eliminados, se pueden recuperar en cualquier momento.

'Excel'

COLUMNA

Al igual que la fila, el menú se despliega al pinchar sobre columna, sirve para ajustar el tamañote la columna en la que se encuentre el cursor en ese momento, se ajusta el ancho, también se puede ocultar o mostrar.

'Excel'

HOJA

Podemos cambiarle el nombre aquí en la etiqueta con el botón derecho del ratón, ocultar la hoja, ponerle un fondo o darle color a la etiqueta.

'Excel'

AUTOFORMATO

En el menú formatoautoformato tenemos la posibilidad de darle unos formatos predeterminados a las celdas que seleccionemos:

'Excel'

FORMATO CONDICIONAL

Si seleccionamos el menú formato formato condicional nos sale el siguiente cuadro de diálogo:

'Excel'

Aquí podemos darle una o varias condiciones a una celda, en el botón formato tenemos el menú formato con las pestañas fuentes, bordes y tramas.

Por ejemplo seleccionamos una celda y nos vamos a formato condicional, seleccionamos valor de la celda mayor que, 5 y formato cursiva, y aceptar, sien e esa casilla ponemos un 2 por ejemplo, el formato será el establecido pero si ponemos un 6 entonces aparecerá en cursiva.

ESTILO

Menú Formatoestilo, nos aparece el estilo predeterminado, el cual podemos modificar, combinar con otros, o eliminar.

El estilo predeterminado tiene el nombre de normal.

Es el que Excel usa en las celdas por defecto, incluye el tipo de letra, alineación, bordes, tipo de número, tramas y protección.

'Excel'

INSERTAR

HOJAS DE CÁLCULO

Podemos insertar hojas de cálculo mediante el menú insertar hojas de cálculo, se coloca delante de la que tenemos activa, o pulsando con el botón derecho sobre la etiqueta insertar, nos aparece un cuadro de diálogo, seleccionamos hoja de cálculo y aceptar.

'Excel'

GRÁFICOS

Podemos insertar gráficos de los datos que tenemos introducidos en Excel o podemos ir introduciéndolos después de crear el gráfico y este se irá modificando sobre la marcha.

Vamos a insertar gráficos, se nos abre un cuadro de diálogo que va paso por paso para introducir los datos y el gráfico que queremos:

Paso número 1. Elegimos el tipo de gráfico y el subtipo, si presionamos en el botón inferior podemos ver una muestra (no siempre), en tipos personalizados tenemos más tipos de gráficos:

'Excel'

Paso número 2. Elegimos el rango de datos, el rango puede estar vacío y rellenarlo más tarde.

'Excel'

También elegimos las series en las filas o columnas. Como vemos en el gráfico de arriba está en filas, y aquí lo mostramos en columnas:

'Excel'

En la segunda pestaña elegimos la serie:

'Excel'

Paso número 3. en la pestaña títulos le ponemos nombre a los ejes y al gráfico, vemos como aparece reflejado en el gráfico según lo vamos escribiendo:

En la pestaña eje podemos poner o quitar la visibilidad de los ejes X, Y y Z.

'Excel'

Si ponemos todas las líneas de división se forma una cuadrícula:

'Excel'

Leyenda: muestra la leyenda, osea lo que significa cada color, y la pone visible a la izquierda, derecha, etc. del gráfico:

'Excel'

En rótulo de leyenda podemos mostrar el contendido de la leyenda en el propio gráfico:

'Excel'

También podemos mostrar la tabla de datos:

'Excel'

Paso número 4.

'Excel'

Y ya tenemos nuestro gráfico.

Si hacemos doble clic sobre él se abre el cuadro de diálogo de formato de gráfico, dependiendo de la zona que esté seleccionada, podemos cambiar cualquier cosa, dato, o formato de las partes del gráfico, también podemos cambiar los datos con el menú contextual.

INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS

Las fórmulas son para utilizarlas específicamente con números, podemos generar fórmulas mediante operadores aritméticos(+ - * % ^ /), operadores de comparación (= < >) y funciones. Para crear fórmulas mediante operadores o funciones (también podemos mezclar ambas cosas) tenemos que poner primero el símbolo = para que Excel sepa que es una fórmula y a continuación los datos.

Veámoslo con un ejemplo que es lo mejor:

Si introducimos en una celda =8*9+5 en dicha celda aparecerá el número 77 pero en la barra de fórmulas seguirá apareciendo dicha fórmula.

Veamos un ejemplo de función:

Si introducimos =suma (8; 9) en dicha casilla saldrá 17, también podemos poner referencias de celdas en vez de datos:

=suma (f5; c3), así saldrá la suma de dichas celdas, en caso de que cambiemos los datos de las celdas se modifica el resultado, para introducir fórmulas lo podemos hacer manualmente, mediante el menú insertar fórmulas donde nos aparece un cuadro de diálogo para elegir la función que queramos:

'Excel'

Si no sabemos que función usar exactamente podemos escribir una sugerencia en buscar función, nos aparecen unas cuantas; en la parte inferior de la ventana te describe una pequeña definición de la función seleccionada.

Si le damos a aceptar nos aparece otra ventana para introducir los datos o celdas de la función:

'Excel'

También nos da el resultado de la fórmula, en caso de que el resultado sea inválido aparece el símbolo 'Excel'
o 'Excel'
dependiendo del motivo por el que no puede dar el resultado, si el número es excesivamente grande, aparece en notación científica.

Por ejemplo el número 55888778877444700000000 aparece como 5.59E+22.

Si en la introducción de la fórmula tenemos algún error aparece el siguiente cuadro:

'Excel'

Para introducir una fórmula también podemos hacerlo pinchando en el símbolo fx de la barra de fórmulas.

En cuanto a la referencia de las celdas, si queremos hacer referencia a una sóla ponemos la letra y número que le corresponden, por ejemplo A1, si lo que queremos es un rango de una fila pondríamos A1:A5, si el rango es de una columna A1:D1, para hacer referencia a una fila entera 1:1, a varias filas enteras 1:3, a una columna A:A, a varias columnas A:C, y si es un rango de filas y columnas A1:C4.

Cuando hacemos referencia a celdas pueden tratarse de relativas o absolutas, por defecto son relativas, es decir que si decidimos copiar la fórmula situándonos en la esquina inferior derecha y cuando se ponga una cruz gruesa y negra arrastramos, o bien por los otros métodos de copiar y pegar, la referencia a las celdas varía el número de celdas que la movamos, en el mismo sentido, para que no ocurra eso y la casilla referente sea siempre la misma aunque movamos la fórmula, tenemos que ponerle el símbolo del dólar $ delante, por ejemplo $A$1.

RÓTULOS

Puedes utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas, para ello vamos a menú herramientas opciones calcular, en opciones de libro activamos la casilla aceptar rótulos en las fórmulas.

'Excel'

Veamos un ejemplo:

'Excel'

En la casilla B4 hemos introducido =Producto1 Este.

Nombres para celdas

Para ponerle un nombre a una celda o rango primero hay que seleccionarla, pinchamos en el cuadro nombre de la barra de fórmulas, tecleamos el nuevo nombre y enter, no se admiten espacios, y no se puede cambiar el nombre mientras cambiamos el contenido de la misma.

'Excel'

Así podemos referirnos a ella como totaldía.

FORMULAS HABITUALES

Unir Una Fecha Con Texto

Para unir o concatenar dos valores con el fin de generar un valor de texto continuo, utilice el operador de texto &. Para conectar un número, una fecha u hora de una celda con una cadena de texto, utilice la función TEXTO. Por ejemplo si la celda F5 contiene una fecha de facturación (05-06-06) utilizando esta fórmula =”Fecha de vencimiento:”&TEXTO (F5;”dd-mm-aa”).

Unir Nombre Y Apellidos

Supongamos que tenemos el nombre en una columna y los apellidos en otra y queremos unirlos, podemos hacerlo mediante la fórmula =D5&” “&E5.

Porcentaje

Podemos incrementar un valor en un porcentaje, para ello usamos la fórmula =F5*(1+5%).

En este caso el valor numérico de la casilla f5 se incrementaría en un 5%.

Contar el número de veces que aparece una condición

La función CONTAR.SI cuenta el número de veces que aparece un valor en un rango de celdas. Por ejemplo para contar el número de celdas en el rango B5:B25 que contiene el texto Ventana se haría la siguiente fórmula: =CONTAR.SI (B5:B25;”Ventana”).

VALIDACIÓN DE DATOS

Sirve para garantizar que los datos introducidos en una celda cumplan algunos requisitos, para activar la validación primero hay que seleccionar la celda o celdas y luego activar el menú datos Validación. Se abrirá la ventana donde podemos definir los datos queremos en la celda:

'Excel'

Después de introducir los datos nos vamos a la pestaña mensaje entrante, donde podemos escribir un mensaje que se mostrará al seleccionar la celda.

'Excel'

También tenemos el mensaje error que puede ser de advertencia, límite o información, este mensaje se muestra si los datos que introducimos no son válidos, la opción límite te permite reintentar y cancelar, advertencia te deja continuar, información, emite el mensaje con las opciones aceptar y cancelar.

'Excel'

Veamos el mensaje que nos muestra:

'Excel'

VALIDACION POR LISTA

El usuario tiene que introducir por fuerza el valor que pertenezca a una lista de valores determinada.

Para ello primero tenemos que escribir una lista en cualquier zona de la tabla, nos situamos en la celda donde hay que introducir el dato y ejecutamos menú Datos Validación.

'Excel'

En la ventana que se abre seleccionamos lista en el cuadro permitir y el rango que contiene la lista en el cuadro origen.

Al finalizar la operación aparecerá un pequeño botón a la derecha de la celda, cuando nos situemos en ella. Pinchando en este botón se abre una lista desplegable donde podemos escoger entre la lista de valores válidos para ella.

FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Las funciones de base de datos suelen comenzar por BD, tienen tres argumentos: base de datos, campo y criterios.

Base de datos: rango que contiene la lista. Debe incluirse la fila que contenga los rótulos de columna en el rango.

Campo: es el rótulo de la columna que se desea resumir, o bien el número de dicha columna dentro de la lista.

Criterios: es el rango que especifican condiciones de una función. La función devuelve información de la lista que concuerda con las condiciones específicas en el rango de criterios. Este rango incluye una copia del rótulo de la columna en la lista de la columna que desea que resuma la función. La referencia al argumento criterios puede introducirse como rango de celdas.

Ejemplo:

'Excel'

El rango A5:A11 se denomina Base_de_Datos y el rango A1:F3 Criterios.

Por lo tanto a la hora de emplear fórmulas podemos usar este nombre, como vemos a continuación:

=BDCONTAR (Base_de_datos; A1; F2) es igual a 1, esta función examina los registros de manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16 y determina cuántos campos edad e esos registros contiene números.

=BDMAX (Base_de_datos;”Ganancia”; A1:A3) es igual a 105,00 $, la ganancia máxima de manzanos y perales.

=BDMIN es igual pero la mínima.

=BDSUMA (Base_de_datos;”Ganancia”A1:A2) es igual a 225000$, ganancia total de los manzanos.

=BDPRODUCTO (Base_de_datos;”Rendimiento”; A1:F2) es igual a 10, producto del rendimiento de los manzanos con un alto entre 10 y 16.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

HOY devuelve la fecha actual basándose en el reloj del equipo.

Para calcular el año de la fecha de una celda utilizamos la fórmula AÑO, para calcular los días transcurridos entre dos fechas, solo tenemos que restarlas, (A1-A2).

=HOY () devuelve la fecha de hoy

=AÑO (fecha) devuelve el año de esa fecha.

=MES (fecha) devuelve el mes de esa fecha.

=DIA (fecha) devuelve el día de esa fecha.

=HORA (hora) devuelve la hora de 0 a 23.

=MINUTO (hora) devuelve los minutos de es hora de 0 a 59.

=DIASEM (fecha; 2) devuelve el número de día de la semana del 1 al 7.

FUNCIONES DE INFORMACIÓN

Se utilizan para determinar el tipo de datos almacenados en una celda.

=ESBLANCO (celda) devuelve VERDADERO si la celda está vacía.

Si no es así devuelve FALSO.

=ESNOTEXTO (celda) devuelve VERDADERO si la celda o valor no es texto (en blanco no estexto).

=ESNUMERO (celda) devuelve VERDADERO si la celda o valor es un número.

ESTEXTO (celda) devuelve VERDADERO si la celda o valor es un texto.

FUNCIONES LÓGICAS

Función SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Su sintaxis correcta es como sigue: SI (condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso).

Ejemplo:

=SI(A1<5;aprobado;suspenso)

FUNCIONES MATEMÁTICAS

=CONTAR.SI(rango;criterio) devuelve el número de celdas que hay dentro del rango, que cumplen el criterio y que no están en blanco.

=POTENCIA(base;exponente) devuelve la potencia resultado de elevar la base al exponente.

=PRODUCTO(valor1;valor2;…) devuelve el producto de todos los valores entre paréntesis.

=RAIZ(valor) devuelve la raíz cuadrada del valor.

FUNCIONES ESTADÍSTICAS

=CONTAR(rango1;rango2;…) devuelve el número de celdas, dentro de los rangos especificados, que son números. Se contarán también las fechas y las representaciones textuales de números.

=MAX(valor1;valor2;…) devuelve el máximo valor dentro de los especificados.

=MIN(valor1;valor2;…) devuelve el mínimo valor dentro de los especificados.

=PROMEDIO(valor1;valor2) devuelve el promedio (media aritmética) de todos los valores.

LISTAS

Una lista es una base de datos, por ejemplo de clientes, por tanto, tendremos una serie de filas donde cada fila es un cliente y las columnas serían los datos que tenemos de cada cliente: nombre, apellidos, dirección… siguiendo la nomenclatura habitual en las bases de datos, cada fila será un registro, y cada columna será un campo(nombre, dirección…) la primera fila de la lista tiene los rótulos de columna, que serán los nombres de los campos. En la siguiente imagen vemos un ejemplo:

'Excel'

Excel posee herramientas para mantener actualizado un inventario, localizar datos, hacer consultas… la característica del filtrado le permite encontrar y recuperar rápidamente la información que coincide con los criterios que se establezcan.

Como crear una lista

No introduzca más de una lista en la misma hoja de cálculo. Algunas de las características de administración de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

Utilice rótulos de columna con formato en l primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos. Utilice una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. Dé a las celdas el formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.

Evite filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilice bordes de celda.

No inserte espacios iniciales ni finales. Los espacios adicionales al principio o al final de una celda influyen en las clasificaciones y en las búsquedas. En lugar de insertar espacios aplique sangría al texto dentro de la celda.

Ordenar

Al ordenar una lista Excel organiza las filas en función del contenido de la columna que elija: la columna Ordenar por. Para ordenar una lista alfabéticamente en función de los datos de una columna, puede especificar un orden ascendente o descendente.

Para ordenar una lista por una columna, haga clic en cualquier celda de dicha columna y pinche en los botones 'Excel'
orden ascendente u orden descendente de la barra de herramientas.

Para ordenar una lista por dos o más columnas, haga clic en una celda de la lista y vaya al menú DatosOrdenar. Aparecerá la ventan siguiente:

'Excel'

Si le damos a opciones nos aparece la ventana de la derecha.

Filtrar

Aplicando filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar.

Para filtrar hacemos clic en una celda de la lista y vamos a menú Datos filtro Autofiltro. En los rótulos de las columnas aparecerán unas flechas a la derecha. Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos los elementos visibles y únicos de la columna. Si selecciona un elemento de una lista de una columna específica, se ocultarán instantáneamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

'Excel'

Con la opción personalizar de la lista emergente se abrirá la siguiente ventana:

'Excel'

Repetir Rótulos

Para repetir rótulos vamos a ArchivoConfigurar página y seleccionamos la pestaña hoja.

'Excel'

En los cuadros repetir filas en extremo superior y repetir columnas a la izquierda debe introducir la fila y columna, respectivamente, que contienen los rótulos. Generalmente serán la fila 1 y columna A.

En esta ventana también hay posibilidad de hacer imprimir las líneas de división, títulos, etc.…