Introducción

En los últimos años se han desarrollado una serie de teorías con relación a los métodos y procedimientos tradicionales de al administración y organización de las empresas. Muchas de estas han sido muy radicales en sus planteamientos, lo que ha llevado a su mala aplicación en diversos casos. El Empowerment es una teoría administrativa que mediante unos pasos sencillos promete resultados muy positivos sin la necesidad utilizar muchos recursos.

A continuación veremos de una manera más pormenorizada qué es en realidad el Empowerment o “apoderamiento” viendo sus pasos y la forma más idónea para su aplicación de manera que el trabajo dentro de la empresa pueda mejorar notablemente en todos los aspectos de la organización.

EMPOWERMENT

Tenemos el caso de un gerente que recientemente ha sido promovido a director general. Este se da cuenta que el sistema utilizado por la empresa no estaba dando resultado. Así que busco ayuda de un consultor con el fin de darle un giro a la empresa. El resultado de este estudio fue : que lo primero que tiene que cambiar es el modo de pensar de la gerencia.

La empresa debía ajustarse a 4 requisitos en todas y cada una de las actividades que realizaba. La empresa tenía que ser:

• Orientada hacia los clientes

• Eficiente en costos

• Rápida y flexible

• Mejorar continuamente

Todos estos requisitos estaban muy claros para el director excepto el tercero, el cual rompía con todos los preceptos anteriores con relación al papel de la gerencia. El mensaje llegaba de todas partes, Tenemos que ser más magros y ágiles, con menos niveles de administración. Había que liberar toda la energía creadora inexplotada que hay en la compañía. El personal debe sentirse facultado para realizar el encargo de hacer la compañía más considerada con los clientes y al mismo tiempo financieramente sana.

Luego de realizar una reducción de personal y eliminar dos niveles de mando la compañía seguía actuando igual, nadie se sentía facultado y continuaban desempeñando sus funciones igual. El director supo del caso de una empresa que había sido muy exitosa en la tarea de facultar a sus empleados y busco la ayuda de quienes realizaron este cambio. Le explicó su situación a la persona que se encargo de facultar en la otra compañía y concluyó diciéndole que los empleados no respondían a estos cambios.

La gerente de la otra empresa empezó por decirle que para facultar, los empleados deben sentirse como propietarios de la compañía, para que de esta manera estén abiertos a cualquier cambio que sea para mejorar la empresa. Continuo diciendo que facultar no consiste en darle más poder a la gente sino permitir que la gente este en libertad de utilizar el poder que posee. A menos que facultar empiece en la cumbre, no irá a ninguna parte.

Para poder facultar los gerentes deben aprender toda una nueva manera de administrar, ya que los empleados no van a ser los mismos que antes, pero si continuaran necesitando lideres que los guíen. La nueva función de la gerencia consiste en coordinar esfuerzos, adquirir recursos, hacer planeación estratégica, trabajar con los clientes, entrenar al personal y cosas por estilo. Todo lo que sea para ayudar a los empleados a ser más eficientes. A la vez se deben considerar a todos los empleados como asociados de una misma gran compañía ya que esto les da más libertad de acción y ser más creativos.

Luego de esto la gerente le ofreció Marvin que visitara algunos de los puestos dentro de la compañía para que viera como se desarrollo el proceso de facultar.

La primera clave para poder facultar es compartir la información con todos. Los empleados deben conocer todos los aspectos que puedan de la misma empresa. Sin importar que tipo de información sea esta debe estar al libre acceso de todos los empleados. Este es el primer cambio y es un cambio radical en la forma de pensar tradicional ya que esto elimina la división entre superiores y subalternos. Debe eliminarse la información reservada ya que esto crea desconfianza en los empleados. Quienes carecen de información no pueden actuar con responsabilidad. Quienes tiene información se ven obligados a actuar en forma responsable.

La información no debe ser funcional sino que los empleados deben estar al tanto de toda la actividad de la empresa ya que esto permite que puedan ejercer todas sus capacidades y conocimientos. Se puede resumir de compartir la información:

• Es la primera lave para facultar a las personas y las organizaciones.

• Permite a los empleados entender la situación actual en términos claros.

• Es la manera de crear confianza en toda la organización.

• Acaba con el modo de pensar jerárquico tradicional.

• Ayuda a las personas a ser más responsables.

• Les estimula para actuar como si fueran dueñas de la empresa.

La segunda clave es crear autonomía por medio de fronteras. Las fronteras tienen la capacidad de canalizar la energía en una determinada dirección, además dan seguridad. La visión cobra vida cuando todos ven donde su aporte es el factor decisivo. Crear autonomía mediante fronteras se basa en información compartida, aclara la visión con retroinformación de todos, ayuda a traducir la visión en papeles y metas.

Define los valores y reglas que sustentan las acciones deseadas cuando los valores son claros, la toma de decisiones se facilita. Desarrolla estructuras y procedimientos que facultan a las personas.

Facultar no es magia; solo algunas ideas sencillas y mucho trabajo inteligente.

La tercera clave es reemplazar la jerarquía con equipos autodirigidos. Con el concepto de jerarquía tradicional las decisiones se toman en la cumbre y descienden en línea o sea la comunicación es en un solo sentido.

Los equipos autodirigidos son grupos de empleados que tiene la responsabilidad de todo un proceso o producto. Planean, ejecutan y dirigen el trabajo desde principio a fin. Todos comparten por igual las responsabilidades, el liderazgo puede rotar pero el grupo decide como.

Los equipos facultados pueden hacer más que los individuos facultados. Los empleados no empiezan sabiendo como trabajar en equipos autodirigidos. La insatisfacción es parte natural del proceso. Todos tienen que entrenarse en destrezas de equipo. Compromiso y apoyo tiene que venir de la cumbre. Los equipos con información y destrezas pueden reemplazar la vieja jerarquía.

Cuando la gente tiene información para actuar puede tomar decisiones importantes por si sola. Si los empleados deben estar pidiendo autorización constante a sus supervisores para tomar cualquier decisión los empleados sienten que la empresa no confía en su juicio y esto los desmotiva. Aunque se cometan errores, todos los errores son oportunidad para mejorar y aumentar el rendimiento.

Estar facultado significa que uno tiene libertad para actuar; también significa que uno es responsable por los resultados. Facultar no es magia. Consiste en unos pocos pasos sencillos y mucha perseverancia.

En mi opinión el aspecto que más impactante fue el aspecto de compartir la información con todos. Este planteamiento es la base de todo el proceso de facultar y creo que tiene toda la razón, porque como dicen “la información es poder” por lo tanto quien tiene toda la información que necesita esta en una posición en la que puede tomar una decisión más sensata al momento que se le presenta. El hecho de que una persona no utilice un tipo de información en su trabajo diario no quiere decir que no este en capacidad de entender esa información. Es más en el caso de que no pueda entenderla quien debe preocuparse por esto es la misma empresa, ya que este empleado necesita algún tipo de ayuda para que pueda estar al tanto de lo que sucede en la empresa.

En medios como el nuestro donde el empleado considera que la gerencia es su enemigo y viceversa, lograr que el empleado se sienta como dueño y parte importante de la empresa resulta sumamente difícil. Es muy común oír empleados decir “a mi no me importa, después de todo esto no es mío” y este tipo de mentalidad debe cambiar, aunque los propietarios también son culpables de esto ya que siempre buscan como sacar el máximo de sus empleados, sin tomar en cuenta las aspiraciones y necesidades particulares de los mismos.

Otro aspecto que hay que destacar es que en muchos casos los empleados no tienen la preparación necesaria para formar parte de procesos como el de facultar, dado el alto índice de analfabetismo existente en nuestro medio.

Pero esto no quiere decir que tenemos que quedarnos de brazos cruzados y dejar que las cosas sigan igual, sino que debemos luchar para cambiar estos problemas y crear organizaciones eficientes. Ya que este tipo de libros son guías de acción para los gerentes que quieren mejorar la el rendimiento de su empresa.

Conclusión

El Empowerment plantea una serie de aspectos claves que se pueden aplicar en cualquier empresa para mejorar la actividad de la misma. Estos aspectos permiten ayudar a los empleados a entender el negocio, creando confianza y tomando los errores como oportunidades para aprender.

Este tipo de procedimientos permite ir eliminando las viejas jerarquías y burocracias, agilizando el trabajo y eliminando niveles de administración. El hecho de que sean pasos sencillos no quiere decir que sea una tarea fácil, sino que requiere de mucho trabajo en todas las áreas de la organización. Pero esto se ve recompensado con los resultados, ya que el trabajo es más eficiente y el rendimiento es mucho mayor.