El control en la empresa

Desviaciones. Presupuesto. Auditoría. Control financiero. Control de producción

  • Enviado por: Juan Manuel Lucas
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 22 páginas
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Capítulo 24

El control en la empresa

1. ¿QUÉ SIGNIFICA EL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA?

Controlar es verificar que todo se vaya desarrollando según lo que estaba previsto en los planes, en las políticas y en los programas concretos que los desarrollan.

El control ha de basarse en la planificación, cuanto más claros y detallados sean los planes más efectiva será la tarea de controlarlos.

El control es una tarea delicada, afecta a personas con diversos grados de responsabilidad. El control es una actividad que sólo puede realizarse si se dispone de la información suficiente que permita conocer y cuantificar, tanto los objetivos perseguidos como los logros parciales que se van consiguiendo.

2. LAS FASES DEL PROCESO DE CONTROL

Las actividades de control constituyen un proceso, ya que no se realizan una sola vez de forma inmediata, sino que acompaña a las actividades de la empresa a lo largo del tiempo.

Fases de la función de control

2.1 Establecimiento de los estándares

La primera etapa del proceso de control consiste en establecer una serie de medidas que se consideran adecuadas o normales a la actividad objeto de control, a las que llamaremos estándares.

Atendiendo a la unidad monetaria con que trabaja la empresa tenemos:

  • Estándares de costes: son medidas monetarias que, en general, determinan la cuantía de los gastos de las distintas actividades, por ejemplo el coste de un día de determinado trabajador, el coste directo o indirecto por unidad de producto, el coste de mantenimiento por día de una máquina o el coste de vender una unidad de producto.

  • Estándares de ingresos: asignan el valor monetario esperado de las ventas de bienes y servicios como, por ejemplo, el ingreso esperado por unidad de producto vendida, el ingreso medio por cliente y periodo de tiempo, el ingreso esperado por establecimiento, o por área geográfica, etc.

Hay que hacer constar que muchas actividades admiten y requieren la fijación de estándares que no sean únicamente monetarios o físicos.

2.2 Medición y análisis de las desviaciones.

Para hacer la comparación entre los resultados habidos efectivamente y las previsiones esperadas en los estándares tenemos dos formas de hacerlo:

La primera, la óptima, es controlar antes de que se produzcan las desviaciones que se van a producir, esto es, control anticipatorio.

La otra alternativa de diseñar las actividades de control es hacerlo de forma que sean advertidas cuando ya han sucedido, con carácter histórico.

Es obvia la conveniencia de actuar según la primera forma para no tener costes innecesarios e irrecuperables en los procesos de fabricación, de ahí la conveniencia de manejar la información necesaria para el control en tiempo real.

2.3 Corrección de las desviaciones.

La finalidad del control no es detectar errores, sino tratar de evitarlos en el futuro y corregirlos cuanto antes.

Hay dos tipos de causas genéricas de desviaciones:

  • No se han ejecutado realmente las tareas tal y como estaba previsto en los planes y programas de la empresa

  • Estos planes y programas estaban mal diseñados y contemplaban objetivos inalcanzables con los medios disponibles.

  • Sea cual sea la causa de la desviación, los análisis derivados de las actividades de control pueden servir como un mecanismo de retroalimentación en la administración general de la empresa.

    Ello es así porque los análisis derivados del control pueden exigir nuevos diseños de todas las actividades de la administración, empezando por la planificación y pasando por la organización y la dirección.

    3. LAS DIFERENTES TÉCNICAS DE CONTROL EN LA EMPRESA

    3.1 El presupuesto

    El presupuesto es el resultado de la planificación expresado en términos numéricos; es decir, es el plan cuantificado. Este documento es uno de los instrumentos de control más eficaz a disposición de la empresa.

    Existen muchos tipos de presupuesto, aunque los más utilizados son los de ingresos por ventas y los de gastos en las distintas operaciones, los vemos ambos en detalle.

    3.1.1 El presupuesto de ingresos y gastos.

    Aunque las empresas pueden obtener ingresos de muy diversas maneras (financieros, alquileres, etc.) la principal fuente de ingresos son las ventas y el posterior cobro de bienes y servicios a los que la empresa se dedique, por eso se suelen elaborar presupuestos separados para los distintos tipos de ingresos o se incluyen como una partida al margen los ingresos que no se refieren a la actividad normal de la empresa.

    Análogamente, con los gastos sucede que los más elevados suelen ser los derivados de la producción y de la comercialización, por eso se elabora un presupuesto que contiene únicamente las partidas principales y se agrupan todas las demás en un resumen.

    Hacer constar que la presupuestación extrema produce rigideces en el modo de actuación y genera costes innecesarios.

    3.1.2 Principales técnicas de presupuestación.

    • Presupuestación de base cero: consiste en que cada responsable de departamento al elaborar el presupuesto de éste no tendrá en cuenta el actual ni el anterior, ha de analizar cada nuevo periodo las actividades que se van a realizar, teniendo presentes las metas fijadas y los gatos de esas actividades como si no se hubieran realizado nunca, esto impedirá repetir indefinidamente la estructura básica del primer presupuesto que se hizo históricamente en la empresa.

    • Presupuestación por programas; esta técnica sustituye al departamento como unidad de presupuestación por las metas u objetivos a conseguir, estableciendo los gastos en los que hay que incurrir durante la ejecución de las actividades descritas en el programa, esto exige la colaboración de las unidades de la empresa, y trata de asignar eficientemente los recursos para el logro de las metas, siendo también más flexible temporalmente, ya que cada presupuesto estará referido al tiempo de ejecución de un programa, que no tiene porqué coincidir con el ejercicio económico.

    3.2 Otras técnicas de control

    3.2.1 La estadística

    Una de las herramientas más útiles y de aplicación más general con que cuentan los administradores de las empresas para prever cifras futuras es la estadística. La estadística permite procesar los datos históricos de cierta parcela de la realidad o de cierta situación y realizar a partir de dicho procesamiento inferencias sobre el comportamiento futuro de esos datos.

    3.2.2 El análisis del punto de equilibrio.

    Se trata de la elaboración del gráfico de la figura, en el punto de intersección E los gastos son iguales a los ingresos, no hay ni beneficio ni pérdidas, a partir de aquí hay beneficios y hasta este punto estaríamos en zona de pérdidas ya que las ventas no llegarían a cubrir los gastos necesarios para su propia producción y comercialización.

    Punto de equilibrio Ingresos-Gastos.

    El análisis basado en el punto de equilibrio es de utilidad en el punto de control de los ingresos por ventas y de los gastos de producción y venta del producto, puesto que permite un seguimiento simple del comportamiento real de esas variables y su comparación con las ventas y los gastos previstos.

    3.2.3 Las auditorias

    Otra de las técnicas de control utilizadas en la práctica es la de la auditoría interna, que es un procedimiento que permite la evaluación regular y permanente del sistema de información contable y de las operaciones financieras de la empresa en él registradas.

    Los cometidos concretos que normalmente abordan los auditores internos para ejercer el control de los aspectos verificados son:

  • Verificar la fiabilidad e integridad de la información financiera, así como de los medios utilizados para identificar, evaluar, clasificar y comunicar dicha información.

  • Revisar los sistemas establecidos para asegurar que estén de acuerdo con las políticas, planes, procedimientos, normas y reglamentos que pudieran tener un efecto significativo en las operaciones e informes, determinando si la organización los está aplicando.

  • Revisar los medios establecidos de salvaguarda de los activos y verificar su existencia.

  • Evaluar la economía y la eficacia con que son utilizados los recursos.

  • Analizar las operaciones y los programas para verificar si los resultados están de acuerdo con los objetivos y metas establecidas y si las operaciones y programas se llevan a cabo en la forma prevista.

  • La extensión de las actividades del auditor interno ha venido en llamarse auditoría operativa.

    La empresa puede llevar a cabo auditorías distintas de la financiero-contable.

    La auditoría externa es aquella que se realiza por profesionales independientes ajenos a la empresa, para satisfacer así a todos los usuarios de la información financiera, y consiste en el examen de la información facilitada por la contabilidad con el propósito de emitir una opinión técnica sobre la misma.

    En una auditoría podemos distinguir:

  • Un sujeto: un profesional independiente.

  • Un objeto: generalmente los estados contables de la sociedad (aunque puede tratarse de otro tipo de información)

  • Una acción: lo que hace el sujeto, y que consiste en el examen del objeto; es decir, el examen crítico de los estados contables, en el cual no debe limitarse a la simple verificación de lo que aparece en la información contable, por cuanto debe considerarse la posibilidad de que se esté omitiendo información necesaria para el análisis de los estados contables.

  • Un objetivo: emitir una opinión o dictamen sobre la información contable examinada.

  • La auditoría externa puede extenderse a conjunto de actividades de la empresa, constituyendo así la auditoría externa operativa, que está compuesta de los siguientes elementos:

  • El objeto: la gestión de la empresa, ya que hemos de tener en cuenta que el profesional encargado de realizar una auditoría operativa no va a preocuparse sólo por el contenido de los estados contables sino además por todo aquello que influya en la actividad de la empresa.

  • La acción: el examen de todas aquellas normas, cualquiera que sea su categoría, que haya diseñado la empresa en función de su planificación.

  • El objetivo: ofrecer un diagnóstico sobre los problemas que dificulta la consecución de las metas establecidas por la empresa.

  • Capítulo 25

    Control financiero

    1. FINALIDAD E INSTRUMENTOS DEL CONTROL FINANCIERO

    Todo aquello que pertenece al área financiera de la empresa se organiza y dirige de forma tal que el equilibrio adecuado entre las masas patrimoniales de activo, pasivo y neto siga manteniéndose sin renunciar al mismo tiempo a los objetivos que los gerentes hayan fijado en la planificación general con respecto a la obtención de beneficios.

    Los instrumentos principales de que se sirven los responsables de dicho control financiero son los documentos de síntesis y las ratios.

    Así pues las principales cuestiones que ocuparán este capítulo son:

  • Cómo obtiene el sistema contable los documentos de síntesis y cuál es su significado financiero.

  • Cómo se realiza el análisis de tales documentos.

  • En consecuencia, las tareas de los responsables del control financiero serán poco fiables si la información en la que se apoyan no es veraz, por eso finalizaremos el capítulo estudiando qué mecanismo concreto de control tienen a su vez esos responsables para asegurarse lo más posible de la veracidad de la información que utilizan en su trabajo.

    2. LOS DOCUMENTOS PRINCIPALES DEL CONTROL FINANCIERO: BALANCE Y CUENTA DE RESULTADOS.

    2.1 Introducción

    La contabilidad va reflejando las variaciones patrimoniales y los flujos de ingresos y gastos conforme se van produciendo como consecuencia de las actividades diarias de la empresa, esto es la función descriptiva de la contabilidad.

    Las actividades de control financiero y las necesidades de información de muchos decisores dentro y fuera de la empresa exigen que como parte de la información que el sistema contable produce figuren ciertos estados o documentos de síntesis que con cierta periodicidad permitan el conocimiento riguroso de la situación patrimonial de la empresa y de los resultados que periódicamente se van obteniendo con su actividad.

    Los periodos de tiempo con que se generan tales estados de síntesis coinciden con el año natural, esto es generalmente el ejercicio económico, la contabilidad deberá, al final de cada año calcular el resultado correspondiente a ese periodo de tiempo mediante la realización de una serie de operaciones que vamos a estudiar detenidamente.

    2.2 El proceso contable completo.

    Como cualquier proceso, el contable consta de una serie de operaciones que se repiten todos los años, veamos una descripción de las distintas fases del proceso contable.

    2.2.1 Primera fase: el asiento de apertura.

    El asiento de apertura es la primera anotación del periodo contable, y se obtiene del asiento de cierre del periodo anterior.

    Este asiento es una relación pormenorizada y completa de los elementos que componen el patrimonio de la empresa debidamente valorados; en la parte izquierda del asiento se anotan todos los elementos del activo patrimonial mientras que la parte derecha recoge la relación de todos los pasivos y netos.

    La segunda operación del proceso se realiza inmediatamente después del asiento de apertura en el Libro Diario; se trata ahora de preparar en el Libro Mayor las cuentas correspondientes a los distintos elementos patrimoniales de la empresa. A tal efecto, en ese Libro se abre una cuenta (hoja) por cada elemento patrimonial anotando en el Debe (parte izquierda) el valor de cada activo (anotaciones en la parte izquierda del Libro Diario) y en el Haber (parte derecha) el valor de cada pasivo y neto.

    2.2.2 Segunda fase: la contabilización de las operaciones del ejercicio.

    La segunda fase es la más larga, consiste en contabilizar, tanto en el Libro Diario como en el Libro Mayor cada una de las operaciones que se realicen durante el año. Esta fase recoge el registro de cada operación con la misma secuencia temporal con que se produce en la realidad, con lo que los libros van dando cuenta de todo lo que hace la empresa que afecte de alguna manera a su patrimonio.

    Inmediatamente después de haber escrito el asiento en el Libro Diario trasladamos la información requerida a cada una de las cuentas utilizadas en el Libro Mayor. A las anotaciones les ponemos delante un número (1) para indicar que se refieren a la primera operación descrita en el Libro Diario.

    Una vez contabilizada la última operación del periodo es preciso organizar la información elaborada para conseguir el resultado y la situación patrimonial.

    Estos dos objetivos se van a lograr mediante una fase conocida con el nombre de regularización, que concluye con la elaboración de dos documentos de síntesis: la cuenta de resultados y el balance de situación.

    2.2.3 La regularización.

    Antes de comenzar el proceso de regularización hay que confeccionar un documento en el que se descubre el patrimonio empresarial debidamente valorado, consecuencia de un recuento físico, este documento se conoce como inventario extracontable.

    Una vez obtenido el inventario extracontable se comienza el proceso de regularización, que consta de las siguientes etapas:

  • Clasificación correcta de las cuentas

  • Periodificación

  • Corrección de los saldos de las cuentas a sus verdaderos valores

  • Amortización

  • Determinación del resultado del periodo.

  • Cierre de la contabilidad.

  • 2.2.3.1 Etapa 1: Clasificación correcta de las cuentas.

    Es posible que algunas cuentas no ofrezcan la dimensión temporal correcta de algunos activos y pasivos, sobre todo los de carácter financiero, en los que hay que reflejar si los derechos de cobro o las obligaciones se refieren al corto a al largo plazo.

    Cumpliendo siempre el principio contable de la imagen fiel, el proceso de regularización sirve para preparar las cuentas a los efectos de cumplir el mandato de ese principio, tanto en lo que se refiere al Balance de situación como en la determinación de los resultados del ejercicio.

    2.2.3.2 Etapa 2: Periodificación

    La periodificación depura, del total de ingresos obtenidos y de gastos realizados los que corresponden al periodo que acaba de concluir, es decir, la necesidad de manipular todas las cuentas de gastos, y por el mismo motivo, las de ingresos, que puedan tener cuantías que no corresponda imputar al año que se cierra, por afectar a periodos posteriores, es lo que se va a efectuar a través de la periodificación.

    2.2.3.3 Etapa 3: Corrección de los saldos de las cuentas.

    En esta etapa nos aseguramos que los valores contables de todos los elementos patrimoniales se correspondan con sus verdaderos valores y corregimos el saldo de aquellas cuentas en las que no se produzca esta correspondencia.

    Una cuenta que en esta etapa presenta unas características muy especiales es la de “Mercaderías”, que tiene un tratamiento especial en la regularización, ya que el saldo de esta cuenta requiere ser ajustado a su valor real. Para ello es preciso calcular a cuanto asciende el resultado bruto del ejercicio y llevar dicho resultado a la cuenta que vaya a recoger los demás componentes del resultado del ejercicio.

    El cálculo del resultado bruto de ventas requiere disponer de la siguiente información:

  • El importe total de lo obtenido durante el año por la venta de mercaderías, información que se obtiene de la suma de todos los abonos practicados en esa cuenta.

  • El importe total de lo gastado en comprar las mercaderías adquiridas a lo largo del año. Esta cuantía se obtiene de la suma de todos los cargos efectuados en esa cuenta excepto el primero, que se corresponde con el valor de las existencias de mercaderías que había al principio del periodo en los almacenes de la empresa.

  • El importe de las mercaderías que ya eran propiedad de la empresa al comienzo del año; es decir, el primer cargo de la cuenta.

  • El importe de las mercaderías que quedan en el almacén de la empresa al final del periodo, lo que se obtiene del inventario extracontable que se realiza inmediatamente antes de comenzar la regularización.

  • Coste de lo vendido = Compras + Existencias Iniciales - Existencias Finales

    Resultado bruto de ventas = Ingresos por ventas - Coste de lo vendido

    2.2.3.4 Etapa 4: Amortización

    La incorporación de la depreciación al coste se materializa a través de la amortización, que desde la perspectiva contable consiste en transformar en gasto la depreciación experimentada durante el periodo por los activos inmovilizados.

    Los métodos de contabilizar las amortizaciones son dos: el método directo y el método indirecto.

    • El método directo consiste en disminuir en la misma cuenta de los activos depreciados el importe de la amortización del periodo.

    • El método indirecto se utilizará cuando se quiera conservar la información relativa al precio de adquisición de los activos permanentes y consiste en acumular el importe de las amortizaciones de cada periodo en una cuenta que compensará el valor de adquisición de los activos.

    Cuando calculemos la cuantía anual de la depreciación de todos y cada uno de los elementos del activo inmovilizado, tanto material como inmaterial, y llevemos esta cuantía a los libros de contabilidad como amortización del periodo, ya tendremos la totalidad de los gastos que es preciso considerar para calcular el resultado de ese periodo; ahora debemos pasar a la siguiente etapa de la regularización.

    2.2.3.5 Etapa 5: Determinación del resultado del periodo

    Conviene recordar que el conjunto de saldos que proporcionen las cuentas de gastos representa el importe de los consumos que ha hecho la empresa durante el periodo de tiempo analizado y que, por el contrario, la suma de los saldos de las cuentas de ingresos indican las recuperaciones que han tenido lugar como compensación de los gastos efectuados, la diferencia entre ambas magnitudes va a darnos el resultado obtenido en el periodo.

    Si el haber suma más que el debe quiere decir que hay beneficio, lo que supone un saldo acreedor, si el saldo fuera deudos significaría que los gastos suman más que los ingresos y por lo tanto, habría pérdidas; es decir:

    Si ð de gastos > ð de ingresos Debe > Haber Saldo deudor Pérdidas

    Si ð de gastos < ð de ingresos Debe < Haber Saldo acreedor Beneficios

  • Etapa 6: Cierre de la contabilidad

  • El último paso del proceso de regularización consiste en un asiento en el que quedarán cerradas todas las cuentas. Este asiento constituirá una relación exhaustiva de todos los elementos que componen el patrimonio de la empresa debidamente valorados según su situación al cierre del ejercicio.

    Una vez cerrada la contabilidad del periodo la información está preparada para obtener de ella los dos documentos de síntesis: la cuenta general de resultados y el balance de situación.

  • La cuenta general de resultados

  • El asiento con que terminaba la determinación del resultado del periodo contiene la información para obtener la cuenta de resultados. En este documento aparecerán debidamente ordenados según su naturaleza los distintos gastos e ingresos.

    La estructura de la cuenta de resultados es la siguiente:

    • Resultado derivado exclusivamente de la explotación

    • Ingresos y gastos de naturaleza financiera

    • Resultado ordinario del ejercicio

    • Resultado extraordinario del ejercicio

    • Resultado del ejercicio antes de impuestos

    • Resultado del ejercicio neto de impuestos

    • El balance de situación

    • El asiento de cierre contiene la información necesaria para elaborar un balance que defina la situación patrimonial de la empresa al cierre del ejercicio, o lo que es lo mismo, al comienzo del ejercicio siguiente.

    • EL ANÁLISIS FINANCIERO DEL BALANCE Y DE LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANACIAS.

    • El análisis de los estados financieros de una empresa va a posibilitar la obtención de un diagnóstico de la situación real de la empresa y de sus posibilidades en el futuro inmediato.

      El análisis del balance va dirigido a determinar la situación patrimonial real de la entidad en el momento del tiempo a que se refiere el balance analizado.

      El análisis de la cuenta de resultados, también llamada de pérdidas y ganancias, va enfocado a obtener una información adecuada sobre la marcha del negocio, así como de su previsible evolución a lo largo del tiempo.

      Una ratio es una relación por cociente entre dos magnitudes que se desea comprar entre sí.

      3. 1 El análisis del balance

      Una forma muy habitual de analizar el balance es la de utilizar relaciones por cociente entre ambas magnitudes (ratios); las más empleadas en este tipo de análisis son:

    • Ratios que miden la liquidez

    • Ratios que miden el endeudamiento

    • Ratios que miden la rentabilidad de los activos

    • Ratios de plazo

    • 3.1.1 Las ratios que miden la liquidez

      Informan estas ratios sobre la capacidad que tiene la empresa para hacer frente a sus compromisos de pago, tanto a corto plazo como a largo plazo; las más importantes son:

    • Ratio de liquidez propiamente dicho

    • Ratio de tesorería

    • Ratio de disponibilidad

    • La ratio de liquidez propiamente dicha se establece por la relación entre el circulante de la sociedad y el exigible a corto plazo. Teniendo en cuenta que el circulante es la suma de las existencias, más el realizable más el disponible y que el exigible a corto plazo está conformado por las deudas contraídas a corto plazo.

      El control en la empresa
      El control en la empresa
      El control en la empresa

      El valor que alcance esta ratio no debe ser inferior a la unidad. En la medida que el cociente sea mayor que uno, la situación será más beneficiosa.

      La ratio de tesorería disminuye la magnitud del numerador anterior al eliminar las existencias; relaciona el realizable más el disponible con las deudas a corto plazo. Su expresión es la siguiente:

      El control en la empresa

      El valor óptimo de esta ratio es aquel que se sitúe más próximo a la unidad.

      La relación por cociente entre la ratio de tesorería y la de liquidez ofrece también una útil información.

      El control en la empresa

      El valor más adecuado de esta ratio se sitúa alrededor del 0,5 lo que indicaría que el peso de las existencias es igual al de la suma del realizable más el disponible.

      La ratio de disponibilidad relaciona el disponible con las deudas a corto plazo.

      El control en la empresa

      Un valor excesivamente alto de esta ratio equivale a decir que la empresa mantiene un exceso de disponible, lo que significa tener saldos ociosos.

    • Las ratios que miden el endeudamiento

    • Estas ratios miden el volumen de deudas que soporta la sociedad y su composición desde el punto de vista de los plazos de su vencimiento.

      Las ratios de endeudamiento más utilizadas son:

    • La ratio de exigibilidad

    • La ratio de exigibilidad a corto plazo

    • La ratio de exigibilidad se refiere a la relación existente entre el exigible a corto y largo plazo y el pasivo total; es decir:

      El control en la empresa

      El valor más adecuado de esta ratio se sitúa en torno al 0,5 y el 0,7

      La ratio de exigibilidad a corto plazo se define por el cociente entre las deudas sociales a corto plazo y el total del pasivo.

      El control en la empresa

      Un valor aceptable para esta ratio se sitúa en torno al 0,25 pero, en general, puede afirmarse que es mejor cuanto más pequeño sea.

      3.1.3 Las ratios que miden la rentabilidad de los activos

      Estos cocientes van a informarnos sobre el aprovechamiento que la sociedad obtiene de sus activos.

      Las principales ratios de rentabilidad son:

    • La ratio de rotación del activo fijo.

    • La ratio de rotación del activo circulante

    • La ratio de rotación de las existencias.

    • La ratio de rotación del activo fijo relaciona las ventas realizadas a lo largo del año con el activo fijo total de la empresa; es decir, con su inmovilizado.

      El control en la empresa

      Cuanto mayor sea el valor de este cociente mayor será la rentabilidad que la empresa obtiene de sus inmovilizados.

      La ratio de rotación del activo circulante se define por el cociente entre el volumen de ventas realizado durante el ejercicio y el activo circulante.

      El control en la empresa

      Cuanto mayor sea esta ratio más rentabilidad obtendrá la empresa de su inversión en circulante respecto a sus ventas.

      La ratio de rotación de existencias relaciona las ventas del ejercicio con las existencias.

      El control en la empresa

      Cuanto mayor sea su valor más rentabilidad estará obteniendo la empresa de sus stocks.

      El valor de las ventas que conviene utilizar en estas ratios es el de su coste, ya que las existencias están valoradas también a precios de coste. La verdadera utilidad de estas ratios es la de comparar su evolución a lo largo del tiempo, por eso es relevante el disponer de los datos necesarios relativos a varios años consecutivos.

    • Las ratios de plazo

    • Las últimas ratios que vamos a estudiar van a ofrecer información sobre la política comercial y de compras de la empresa, analizando los plazos que ésta concede a sus clientes y los que otorgan los proveedores a la empresa. Por tratarse de plazos, es decir, de tiempo, estas ratios siempre se obtienen multiplicando por 365, que es el número de días de un año.

      Las ratios de plazo más importantes son:

    • La ratio de plazo de cobro

    • La ratio de plazo de pago.

    • La ratio de plazo de cobro informa sobre el plazo que la empresa concede a sus clientes para hacer efectivos los pagos.

      El control en la empresa

      Cuanto menor sea el valor del cociente significa que menos se tardará en cobrar las ventas a los clientes, menor riesgo de impagados y menor coste financiero.

      La ratio de plazo de pago relaciona el importe de la deuda que la empresa mantiene con sus proveedores con el volumen de compras realizadas a lo largo del periodo

      El control en la empresa

    • El análisis de la cuenta de Pérdidas y Ganancias

    • Previo a cualquier otra tarea es el ordenar las diferentes partidas de la referida cuenta, situando en primer lugar los ingresos y a continuación los gastos, distinguiendo los grupos de explotación, financiero y extraordinario.

      Las ratios más frecuentemente utilizadas son las ratios de ventas, que permiten analizar la evolución y el comportamiento de las ventas de la empresa, toda vez que son precisamente las ventas, o lo que es lo mismo, le demanda, la variable que determina los ingresos de la empresa al multiplicarlas por el precio al que se vende el producto.

      Las ratios más utilizadas son:

    • La ratio de expansión de las ventas

    • La ratio de cuota de mercado.

    • La ratio de expansión de las ventas compara las ventas del periodo actual con las ventas del periodo anterior.

      El control en la empresa

      Consideraremos aquí la tase de crecimiento de un año para otro

      La ratio de cuota de mercado relaciona las ventas que la empresa ha realizado durante un periodo con el volumen total de ventas conseguido en el segmento, mercado o sector en el que la empresa actúa.

      El control en la empresa

      La cuota de mercado sale de la información suministrada por el sistema contable, de ahí su utilidad como instrumento del control financiero. Pero no sólo contiene esa información: el denominador es un dato externo a la empresa que procede del sistema de información de marketing.

      4. LA FIABILIDAD DEL CONTROL FINANCIERO

      La función de la auditoría consiste en analizar si las anotaciones vertidas en los registros contables describen adecuadamente los hechos reales que las han originado; en otras palabras, somete a un examen crítico las mediciones de los valores patrimoniales que ha efectuado la contabilidad, teniendo en cuenta los documentos que han servido de base para los diferentes registros contables.

      La auditoría tiene, pues, un objetivo general que consiste en la prueba que se realiza mediante la búsqueda de los distintos elementos que justifiquen los estado financieros resultantes de la contabilidad. Ese objetivo general se concreta en otros más específicos, que son los siguientes:

    • El descubrimiento de posibles fraudes.

    • El descubrimiento de posibles errores técnicos.

    • El descubrimiento de posibles errores de omisión.

    • El descubrimiento de posibles errores de principio.

    • Un fraude supone una irregularidad cometida por los autores de la contabilidad con la intención de ocultar o distorsionar una realidad.

      El fraude se deriva, pues, de una interpretación malintencionada de la información financiera y puede deberse a alguna de las siguientes causas:

    • Manipulación, falsificación o alteración de los registros contables o de los documentos acreditativos de las transacciones.

    • Apropiación indebida de activos.

    • Registro de operaciones sin la justificación documental correspondiente.

    • Mala aplicación intencionada de las técnicas contables.

    • Una vez detectado un fraude será imprescindible la investigación de los errores que lo han hecho posible.

      Informe de auditoría: documento en el que el auditor expone su opinión sobre el grado de adecuación de la información contable, concluyendo con la opinión sobre la autenticidad de esa información.

      Capítulo 27

      Control de la producción

      1. LA FUNCIÓN DE CONTROL EN EL ÁREA DE LA PRODUCCIÓN

      En este capítulo vamos a estudiar las principales herramientas con que cuentan los gestores de la empresa para llevar a cabo el control de las actividades productivas. Ello requiere que previamente se disponga de una adecuada planificación de la producción con el fin de que sea posible comparar lo previsto en los planes con lo que realmente ocurre.

      El control de producción utiliza técnicas específicas.

      Una de las principales es el PERT (Project Evaluation and Review Techique), que representa gráficamente la actividad o proyecto que se quiere controlar.

      Grafos: gráficos compuestos por círculos unidos por flechas, especialmente adecuados para establecer relaciones de prelación entre unas actividades que componen un proyecto y otras.

      Otra de las técnicas son los gráficos de Gantt.

      2. EL MÉTODO PERT

      2.1 Características de los proyectos.

      Para poder ejercer un adecuado control mediante el método PERT se ha de dar un determinado orden de realización entre todas las actividades que componen un proyecto, orden que ha de tener una especificación y descripción rigurosas, si se quieren controlar adecuadamente.

    • Las actividades que determinan el comienzo y el final del proyecto deben estar perfectamente definidas.

    • Es necesario haber definido exactamente la totalidad de las actividades que deben ejecutarse para realizar el proyecto.

    • Es necesario fijarlas relaciones de prelación que las distintas tareas hayan de tener entre sí; es decir, ha de conocerse que trabajo o trabajos deben haber terminado para poder comenzar otro u otros.

    • Las actividades deben ser independientes entre sí, o lo que es lo mismo, cada actividad ha de poder realizarse, dadas las condiciones requeridas, con independencia de que otras se estén, o no, ejecutando.

    • 2.2 La representación gráfica de un PERT

      2.2.1 Definiciones previas.

      Grafo: Figura geométrica formada por un conjunto de círculos que reciben el nombre de vértices o nudos y por un número determinado de segmentos o líneas que unen los nudos y que reciben el nombre de aristas. Cuando una arista indica la dirección del segmento se dice que es una arista orientada entre los nudos, forma un arco y se representa por una flecha.

      Cuando en una sucesión los nudos están orientados forman un camino.

      En el grafo PERT, los nudos representan situaciones, sucesos, acontecimientos o etapas del proyecto que se representa y las flechas se refieren a las actividades, trabajos, tareas u operaciones que componen el proyecto.

      Actividades ficticias: significa que su tiempo de ejecución es cero, al no constituir una actividad real no se tarda nada de tiempo en realizarse, se representan por líneas de puntos y se designan con una letra f minúscula con un subíndice que indica el número de orden de ese tipo de actividades.

      2.2.2 Los distintos tipos de prelación entre actividades.

      En un proyecto productivo que se desee controlar, y por tanto en el grafo que se representa, se pueden controlar los siguientes tipos de prelación entre las actividades que lo componen:

    • Lineales: a un nudo llega una sola flecha y del mismo nudo parte sólo una, es necesario que una actividad termine para que comience otra.

    • Convergentes: a un nudo llegan dos o más flechas y sale sólo una, dos actividades han de terminar para que pueda comenzar la siguiente.

    • Divergentes; a un nudo llega una sola flecha y de él parten dos o más, es necesario concluir una actividad para que comiencen dos o más.

    • Mixtas: a un nudo llegan dos o más flechas y de él parten dos o más, han de terminar dos actividades antes de que, a su vez, puedan comenzar dos o más.

    • Representación completa de un proyecto

    • VER FIGURAS AL FINAL DEL PRESENTE CAPÍTULO

    • La duración del proyecto

    • Para que un proyecto de producción sea controlable a través del método PERT es necesario, como se ha visto anteriormente haber planificado las actividades o tareas que lo integran, pero además es preciso realizar una estimación de los tiempos de duración de cada actividad planificada en el proyecto.

      Lo primero que hay que tener en cuenta es la relación entre la duración total del proyecto y la duración del conjunto de actividades que lo componen, una vez determinados los tiempos de todas y cada una de las actividades por separado es necesario conjugarlos con el desarrollo de las mismas en el proyecto, para poder determinar el tiempo de ejecución total, el cual vendrá dado por el tiempo que transcurra entre la ejecución del proceso inicial y del suceso final.

      El disponer de la duración de cada actividad nos permite estimar en el método PERT dos dimensiones de medidas temporales distintas: los tiempos “early” y los tiempos “last”.

      2.3.1 Los tiempos “early”

      Se denomina tiempo early de un nudo a lo más pronto que se puede llegar a la situación que representa dicho nudo; es decir, al número mínimo de unidades de tiempo que se requieren para que todas las actividades anteriores a la situación representada por el nudo hayan sido terminadas.

      Para determinar el tiempo early de cada suceso (o nudo) se considera como momento cero el inicio del proyecto y por lo tanto el tiempo early del primer nudo siempre será cero.

      A continuación se estiman los tiempos early correspondientes a los demás nudos teniendo en cuenta todas las flechas que llegan a un nudo cualquiera (j) sumando al tiempo early del nudo de origen de cada flecha que llega (i) el tiempo de realización de la actividad que va desde el nudo (i) al nudo (j) en cuestión y tomando siempre el máximo de todos estos tiempos. Es decir, es necesario determinar el tiempo que transcurre desde cada uno de los nudos de los que parten flechas que llegan al nudo de destino, para lo que hay que hay que sumar el tiempo early de cada nudo de origen al tiempo de realización de la actividad que une dicho nudo con el de destino y quedarse con el tiempo más alto de todos.

      Para representar los tiempos early calculados en cada nudo de nuestro grafo PERT, y teniendo en cuenta que a continuación deberemos determinar los otros tiempos, los tiempos last, y que por tanto habremos de dejar un espacio para ellos, dibujaremos el grafo nuevamente incluyendo dos líneas en forma de T dentro de cada nudo. En la parte superior de la T escribiremos el número del nudo, en la parte izquierda el tiempo early y reservaremos la parte derecha para anotar el tiempo last cuando lo tengamos calculado.

      2.3.2 Los tiempos “last”

      El tiempo last indica el momento de tiempo más tarde en el que puede ocurrir un suceso representado por cualquiera de los nudos de un grafo PERT. Es decir, la fecha más tardía en que se puede llegar a la situación representada por un nudo sin que se resienta la duración total del proyecto; o lo que es lo mismo, el número máximo de unidades de tiempo que se requieren para que todas las actividades anteriores a la situación descrita por el nudo hayan sido terminadas.

      Para calcular los tiempos last correspondientes a los demás nudos se procede de atrás hacia delante, partiendo del último nudo del proyecto, es decir, en la dirección contraria a la que hemos utilizado para el cálculo de los tiempos early. El punto de partida lo constituye el nudo final cuyo tiempo last es igual a su tiempo early. Una vez conocido por principio el primer tiempo last opera hacia atrás, restando al nudo de llegada de cada flecha el tiempo requerido por la actividad que une los dos nudos, en el caso de que ambos nudos estén unidos por una sola flecha.

      Cuando de un nudo salen dos o más flechas habrá que efectuar este cálculo para cada una de ellas; una vez hecho esto elegiremos como tiempo last del nudo en cuestión el mínimo de todos ellos.

    • El camino crítico

    • Se llama camino crítico al más largo de los que unen el nudo inicial y el final, su duración indica el tiempo mínimo posible de ejecución de la totalidad de las actividades del proyecto.

      Los nudos cuyos tiempos early y last coinciden se llaman nudos críticos; las actividades que unen los nudos críticos se llaman actividades críticas y la sucesión de actividades críticas conforman el camino crítico del PERT.

      Las actividades críticas reciben tal nombre porque no admiten retrasos en su ejecución; ello implicaría un retraso igual en la terminación del proyecto.

    • LOS GRÁFICOS DE GANTT

    • Esta técnica, que se denomina gráficos de Gantt en honor a su creador Harry L. Gantt, es muy apropiada para poder establecer un control que permita el seguimiento de todas y cada una de las actividades que componen un proyecto, de manera que facilite la supervisión de los tiempos de ejecución de las tareas, así como detectar anticipadamente las que van a sufrir retrasos respecto a la duración prevista.

      Consiste en la representación en un eje de coordenadas de las tareas de un proyecto cualquiera mediante rectángulos cuya longitud varía en función de la duración estimada para cada una. En el eje de abscisas se representan los tiempos de ejecución de las actividades variando desde cero hasta el tiempo total del proyecto.

      En el eje de ordenadas se representan las actividades del proyecto, dándole a cada una de ellas una longitud proporcional a su duración.

      Una vez que se dispone del gráfico de Gantt dibujado y comienzan a ejecutarse en la práctica las distintas tareas que van a ser objeto de control, se van sombreando los rectángulos correspondientes a medida que se va avanzando en cada actividad, de manera que se puede controlar en tiempo real la evolución del proyecto.

      Capítulo 28

      Control de recursos humanos

      1. INTRODUCCIÓN

      Vamos a tratar en este último capítulo una cuestión delicada, pues reúne en una sola tarea dos aspectos importantes: el control y las personas.

      El área de recursos humanos es la única en la que la labor de control no se limita a ser un área más de la administración de la empresa, sino que se extiende a las personas que constituyen su personal y a otros agentes externos de la misma.

      2. LAS ACTIVIDADES DE CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

      Cuando mediante las tareas de control se detectan desviaciones o se comprueba que la marcha de los planes no va proporcionando los resultados deseados, se modificarán algunos de los objetivos iniciales o algunas de las actuaciones previstas en los planes y programas.

      2.1 Los centros de control y autoridad.

      Un área de control y autoridad está constituida por un conjunto de personas sometidas a la autoridad de un superior; incluso puede decirse que una de las causas que origina la necesidad de establecer distintos niveles en la organización es la de delimitar el número de personas que pueden integrarse en un área de autoridad.

      Al director no le basta con tomar decisiones y dar a sus empleados las órdenes oportunas para que estas decisiones se ejecuten, sino que, además debe comprobar como se van ejecutando sus órdenes en el tiempo.

      El diseño de un área de control debe tener en cuenta el número de subordinados que pueden ser atendidos por un director.

      GRAICUNAS estableció en 1.933 una ingeniosa fórmula en la que tomando como base el número de subordinados afectos a un superior, pudiera determinarse el número de relaciones necesarias que se establecerían en cada caso.

      El control en la empresa
      R = nº de relaciones posibles; S = nº de subordinados

      A medida que aumenta el número de subordinados se incrementan más que proporcionalmente el número de relaciones que debe atender el director.

      Para determinar la extensión de las áreas de control en su empresa también es preciso considerar otro conjunto de factores que tienen, cada uno de ellos, su influencia en la dimensión de dichas áreas; entre las más importantes merece la pena destacar las siguientes:

    • La capacidad de los subordinados; cuanto más integrados estén los subordinados y mayor sea su entrenamiento en el trabajo que deben realizar, menor será el número de relaciones y la intensidad de la supervisión que el superior debe tener con ellos.

    • La claridad de los planes; en la medida que los planes establecidos sean claros y suficientemente conocidos por todos aquellos trabajadores involucrados en ellos, estarán perfectamente definidas las tareas que deben realizar cada empleado y además éstos entenderán perfectamente lo que se espera de ellos.

    • La eficacia de la comunicación; el sistema ha de garantizar al director que sus órdenes han sido, no sólo recibidas, sino perfectamente comprendidas.

    • Teniendo en cuenta todas estas variables, cada director tendrá que estudiar y definir, en su empresa, la extensión más adecuada de sus áreas de control.

      3. EL CONTROL EXTERNO DE LOS RECURSOS HUMANOS

      Como dijimos al principio del capítulo, en el área de recursos humanos se da una situación única: las tareas de control no son sólo llevadas a cabo por la administración de la empresa, sino también, desde su lado, por el personal de la misma. Es esta perspectiva de control la que vamos a ver en este apartado.

      El conjunto de trabajadores de una empresa conforman un grupo con entidad propia y con intereses comunes, que, como grupo, también tienen un conjunto de intereses colectivos que deben ser tratados como tales.

      Los trabajadores tienen reconocido el derecho a organizarse, a través de órganos de representación para defender sus intereses.

      3.1 La representación del personal de la empresa.

      Según la normativa que regula las relaciones laborales, en España, los trabajadores tienen como derechos básicos los siguientes:

    • Trabajo y libre elección de profesión u oficio.

    • Libre sindicación

    • Negociación colectiva

    • Adopción de medidas de conflicto colectivo

    • Huelga

    • Reunión

    • Participación en la empresa

    • Los órganos de representación son los siguientes:

      3.1.1 Los delegados de personal.

      La representación de los trabajadores en la empresa o en los centros de trabajo que tengan menos de 50 y más de 10 trabajadores corresponde a los delegados de personal.

      hasta 30 trabajadores 1 delegado

      de 31 a 49 trabajadores 3 delegados

      Los delegados de personal ejercerán mancomunadamente ante el empresario la representación para la que fueron elegidos; es decir, aparecerán ante el empresario como titulares de una representación colectiva común de todos los trabajadores, por lo que para que su actuación sea válida y eficaz exige el acuerdo mayoritario de todo el personal.

      3.1.2 Los comités de empresa

      El Comité se define como el órgano representativo y colegiado del conjunto de los trabajadores en empresas o centros de trabajo cuyo censo sea de más de 50 trabajadores.

      La elección de los miembros del Comité de Empresa será mediante sufragio libre, directo y secreto.

      Para elegir a los miembros del Comité de Empresa pueden votar todos los trabajadores mayores de 16 años; pero para ser elegido hay que tener cumplidos los 18 años.

      Las competencias que tienen reconocidas los órganos de representación son las siguientes:

    • Recibir información, en general, sobre la empresa (producción, ventas, empleo, etc.)

    • Recibir la copia básica del contrato de trabajo.

    • Conocer los documentos que la empresa proporcione a los socios, y en las mismas condiciones de éstos.

    • Emitir informe sobre las cuestiones siguientes:

    • Reestructuraciones de plantilla

    • Reducciones de jornada

    • Planes de formación profesional

    • Implantación o revisión de sistemas de organización y control de trabajo.

    • Estudio de tiempos, primas y valoraciones de puestos de trabajo

    • Emitir informe sobre cualquier incidencia que afecte al volumen de empleo (fusión, absorción, etc.)

    • Conocer los modelos de contrato de trabajo

    • Ser informados de las sanciones impuestas por faltas muy graves

    • Conocer trimestralmente el índice de absentismo, los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales.

    • Ejercer una labor de vigilancia en el cumplimiento de las normas vigentes en materia laboral de seguridad y empleo

    • Vigilar y controlar las condiciones de seguridad e higiene en el desarrollo del trabajo.

    • Participar en la gestión de obras sociales.

    • Colaborar con la dirección de la empresa en el mantenimiento y en el incremento de la productividad.

    • Informar a sus representados en todos los temas y cuestiones que tengan o puedan tener repercusión en las relaciones laborales.

    • Los miembros del Comité de Empresa y los delegados de personal tendrán, como representantes de los trabajadores, las siguientes garantías:

    • Apertura de expediente contradictorio en el supuesto de sanciones por faltas graves o muy graves.

    • Prioridad de permanencia en la empresa o en el centro de trabajo respecto de los demás trabajadores, en los supuestos de suspensión o extinción por causas tecnológicas o económicas.

    • No ser despedido ni sancionado durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a la expiración de sus mandatos.

    • Expresar, colegialmente si se trata del Comité, con libertad sus opiniones en las materias concernientes a la esfera de su representación.

    • Disponer de un crédito de horas mensuales retribuidas.

    • Por ser un órgano representativo del colectivo que le da vida, el Comité tiene reconocida capacidad para ejercer acciones administrativas o judiciales en todo lo relativo al ámbito de sus competencias.

      3.1.3 El derecho de reunión

      Según vimos con anterioridad, los trabajadores tienen reconocido legalmente el derecho de reunión; es decir, pueden reunirse en asamblea.

      3.2 El control mediante convenios colectivos

      El convenio colectivo de trabajo es un contrato acordado y suscrito por varias partes donde se establecen las normas de obligado cumplimiento para los firmantes, que regularán las condiciones de trabajo, así como los derechos que amparan y las obligaciones a que se comprometen las partes firmantes del acuerdo.

      Los convenios colectivos son fruto de la negociación entre empresarios y trabajadores.

      El contenido del convenio colectivo está constituido por una serie de cláusulas o pactos entre las que suele distinguirse unas de carácter obligatorio y otras de naturaleza normativa.

      El contenido de carácter obligatorio está constituido por una serie de normas que obligan imperativamente a las partes negociadoras entre sí, entre las que suelen incluirse los llamados pactos de paz, esto es, no realizar ninguna acción que pueda dificultar o impedir el normal desarrollo de lo establecido en el convenio.

      El contenido normativo está integrado por dos tipos de cláusulas:

      • Unas constituidas por pactos generales que configuran el convenio como una norma jurídica.

      • Y otras por pactos reguladores de las condiciones de trabajo de los empresarios y de los trabajadores afectados por el convenio.

      Entre las normas que regulan las condiciones de trabajo suelen incluirse los siguientes aspectos:

    • Materias de carácter económico y social.

    • Materias de índole asistencial.

    • Materias de naturaleza sindical.

    • 3.3 El control por parte de los sindicatos.

      Un sindicato puede ser definido como una agrupación permanente constituida por una pluralidad de personas que ejercen una actividad encaminada a la representación y a la mejora de sus intereses y de sus condiciones de vida.

      La Constitución Española establece explícitamente el derecho de libertad sindical y garantiza el derecho de todos a sindicarse libremente para la promoción y defensa de sus intereses laborales.

      Los estatutos del sindicato deberán determinar sus órganos de representación, de gobierno y administración, así como su funcionamiento.

      Según el grado de representación que ostente el sindicato, la legislación vigente distingue entre:

    • Sindicato ordinario. Que está constituido por organizaciones que quedan fuera del régimen de representatividad sindical y que ejercen las funciones y competencias que le son propias, ente las que destaca el derecho de negociación colectiva, en la empresa o fuera de ella.

    • Sindicato relativamente representativo. Condición que alcanzan los sindicatos que en un ámbito territorial o funcional específico hayan alcanzado por lo menos el 10% de delegados de personal y miembros del Comité de empresa, siempre que, naturalmente no alcancen la condición de sindicatos más representativos en el ámbito nacional.

    • Sindicatos más representativos. Pueden serlo en el ámbito estatal o en el ámbito de Comunidad Autónoma. Son los que, en su ámbito, obtengan por lo menos el 10 % de los delegados de personal, de los miembros de los comités de empresa y de los correspondientes órganos de las Administraciones Públicas.

    • 3.4 El control por parte de la empresa.

      Las asociaciones empresariales habrán de regirse por sus estatutos, que establecerán ellas mismas, y en ellos habrá de figurar su denominación, el ámbito territorial de la asociación, los órganos de representación, de gobierno y de administración, los recursos económicos de que se dotan y el sistema de admisión de sus miembros.

      Apuntes de Administración y Dirección de Empresas

      105

      Pág-

      Grafo PERTT de un proyecto

      10

      9

      8

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      5

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      3

      K = 3

      F = 2

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      1

      2

      1

      L =1

      I = 3

      G = 2

      D = 4

      E = 5

      H = 3

      C = 3

      B= 4

      A = 6

      J = 4

      K = 3

      L =1

      J = 4

      I = 3

      G = 2

      D = 4

      E = 5

      F = 2

      H = 3

      C = 3

      B= 4

      A = 6

      E

      Ingresos por ventas

      Zona de

      Beneficios

      EEE

      Zona de

      Pérdidas

      Gastos

      Corrección de las desviaciones

      Medición y análisis de las desviaciones

      Establecimiento de estándares

      FUNCIÓN DE CONTROL

      0

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      Tiempos Early

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      L =1

      I = 3

      G = 2

      D = 4

      E = 5

      H = 3

      C = 3

      B= 4

      A = 6

      J = 4

      K = 3

      F = 2

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      El control en la empresa

      El control en la empresa

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      4

      3

      2

      1

      L =1

      I = 3

      G = 2

      D = 4

      E = 5

      H = 3

      C = 3

      B= 4

      A = 6

      J = 4

      K = 3

      F = 2

      Camino Crítico