El arte de la ejecución en los negocios; Larry Bossidi, Ram Charam

Organizaciones. Planificación estratégica. Empresa. Economía. Elementos. Cambio cultural. Procesos básicos

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Resumen “El arte de la ejecución en los negocios”

¿Por que es necesaria la ejecución?

Cuando hablamos de la medida en que las organizaciones puedan obtener buenos resultados con su planificación estratégica nos referimos muy estrechamente a la relación que pueda existir entre lo que organiza y dispone la organización administrativa y lo que se ejecuta a nivel operacional.

La administración de una empresa esta a cargo de crear las directrices que luego serán ejecutadas. Si una estrategia, por buena que sea, no es respaldada con el seguimiento de lugar, el nivel de conocimiento técnico de sus empleados, recursos humanos y tecnológicos disponibles, la motivación y el compromiso de sus empleados, es como hacer los planos de una obra arquitectónica imposible de edificar.

La ejecución es tan importante porque es donde se materializa todo cuanto al momento se ha planificado en la organización. Es la herramienta que nos da la garantía que después de nuestra planificación estratégica las cosas se harán como deben hacerse. Esto no significa que aun dando todo el seguimiento debido a la ejecución obtendremos mágicamente resultados extraordinarios. Esta parte dependerá casi al 100% de los criterios del líder de la operación, para saber como compilar o traducir de un objetivo planteado a un trabajo bien ejecutado.

Muchas personas confunden los términos táctica y ejecución. Es porque simplemente se asocia que ejecución es hacer que las cosas se realicen, pero esto es un error. A parte de que las cosas se lleven a cabo también hay que saber: ¿cuenta mi empresa con los recursos para realizar los objetivos planteados? En la medida que nos sinceremos con esta pregunta nuestros resultados serán mejores.

El presidente de una organización generalmente delega funciones y otorga facultades a su directiva para que se lleven a cabo las actividades planteadas. Esto es lo que se hace en todas las empresas en donde no tienen un conocimiento llano de lo que es la ejecución. Un verdadero líder, sin embargo, no preside una organización, la dirige y participa activamente de ella. Se involucra personalmente con sus intereses y conoce todo lo que se hace y como se hace en su lugar de trabajo. Realmente esta actitud no debería ser adoptada solamente por la alta directiva de la empresa, si no que debe ser practicada en todos los niveles de la organización e instituida en la cultura empresarial, como lo constituye el ejemplo del señor Dick Brown, quien tomó el timón de la empresa EDS en el año 1999 y la hizo funcionar al poner el diseño estratégico en manos de la gente que estaría encargada de hacerla funcionar. El nuevo modelo fue diseñado para maximizar los resultados de la compañía en su conjunto.

Los elementos de la ejecución

Como primer elemento tenemos la 7 conductas esenciales de un líder:

  • Conoce a tu personal y a tu negocio: saber como están procediendo los miembros de nuestra organización, cuales son sus motivaciones, y conocer cual es la realidad de los procesos de nuestro negocio en general nos afianza a poder influir dinámicamente en las variables de decisión para poder alcanzar los objetivos propuestos.

  • Insistir en ser realista: antes de tomar cualquier decisión de importancia en nuestro negocio es bueno ser honestos y analizar si verdaderamente estamos en capacidad de realizar cualquier medida que nos hayamos propuesto.

  • Fijar metas y prioridades claras. Es debido para la buena ejecución que solo se dicten 4 prioridades o menos en agenda para no crear confusiones. Las metas y prioridades a la hora de ser propuestas deben ser precisas y concisas. Describir en pocas palabras e interpretar fácilmente lo que se quiere hacer.

  • Dar seguimiento a las metas. De nada vale tener metas claras si no se ejerce la fuerza necesaria para realizarlas. El que, como, donde y cuando de cada proceso debe ser evaluado dentro de un plan estratégico para luego ejecutar.

  • Recompensas a quienes hacen las cosas. Como su nombre lo dice, es mantener bien motivados a los empleados de la organización para que de este modo se cree un compromiso palpable con la empresa.

  • Ampliar la capacidad de las personas por medio de la dirección. No se trata de dar ordenes a cada momento de cómo se deben hacer las cosas dentro del grupo de trabajo sino que se le debe enseñar a los empleados el know how para que posteriormente estos ejecuten por su cuenta.

  • Conócete a ti mismo. Esta parte nos habla de lo que es la inteligencia emocional. Es el grado en el cual nuestros sentimientos y emociones interactúan con nuestra razón para tomar decisiones dentro de la organización. Existen situaciones en una empresa en las que debemos bloquear nuestros sentimientos y actuar fríamente.

  • Esta parte también se refiere a que tan honestos somos con nosotros mismos y con nuestra empresa. Un buen líder debe aprender cuales son sus debilidades y fortalezas y sabe reconocer cuales son las de los demás. Este aspecto tiene 4 dimensiones que son: la autenticidad, conocimiento propio, autocontrol y la humildad.

    El cambio cultural

    La mayoría de los lideres, en su desempeño, cuando se dan cuenta que las cosas están marchando mal proceden directamente a tomar medidas sobre la estructura tangible de la empresa (a lo mejor porque esta es la que representa un cambio al corto plazo) pero, muchas veces se debería prestar mas atención a la parte blanda e intangible de la organización: la cultura empresarial.

    La cultura empresarial consiste en la normativa de las actitudes de los empleados y funcionarios administrativos que rige su comportamiento individual y de grupo dentro de la empresa, fijando su norte o camino a seguir para alcanzar el éxito.

    Para crear una cultura de ejecución es necesario que se vincule las recompensas al diseño. Esto fijara estándares de desempeño rigurosos y así mismo motivara a los empleados a dar voluntariamente mas de lo que regularmente pueden dar y además incentivar las iniciativas en sus decisiones.

    Existen los llamados “mecanismos de operación social” que integran todos los mecanismos de organización, conductas y formas de dialogo, motivaciones y sanciones dentro de la organización, partiendo de que la misma es un grupo social de personas. Este se asimila como la parte interna e intangible de la organización. Realmente la postura y comportamiento que adopta el líder de la organización será siempre asimilado y emulada por los miembros integrantes de la organización. Es por esto que se debe ser como quieres que sea tu empresa.

    Tener a las personas adecuadas en los lugares adecuados

    Es un conocimiento generalizado el hecho de que los empleados de una empresa constituyan su activo mas importante, esto es cierto solo si dichos empleados demuestran tener todas las habilidades y actitudes para llenar el puesto asignado. Normalmente nos encontramos en las empresas con personas que no deberían estar ocupando sus puestos, o que dan señas de debilidad o falta de compromiso para realizar sus funciones.

    ¿Qué puede estar saliendo mal? ¿A caso el criterio de empleados no es el mas adecuado? Quizás no, pero los elementos presentes que vician el compromiso y la correspondencia empleado - puesto de trabajo son: la falta de coraje, el factor de la comodidad sicológica (son seleccionados por mera lealtad o comodidad de la alta directiva para con esa persona) y la falta de compromiso personal.

    Además las empresas hacen mucho énfasis en la búsqueda de prospectos por sus cualidades intelectuales y académicas, pero no se cuestionan que tan buenos son haciendo las cosas que hacen.

    Las cualidades que si deben buscar en una persona para que tenga un buen desempeño en su lugar de trabajo son: que pueda transmitir energía a los demás, tienen una actitud decidida ente problemas difíciles, logran que las cosas se hagan por medio de otras personas y dan seguimiento.

    Los 3 procesos básicos de la ejecución

    1. El proceso del personal

    Este proceso es muy importante ya que incluye evaluar precisa y profundamente a los individuos de la organización. Luego identifica y desarrolla el talento del liderazgo e integra los niveles sucesivos de liderazgo para la elaboración de un plan de sucesión adecuada.

    Un proceso de personal vigoroso permite determinar las necesidades de talento de la organización y las acciones de planificación que permitirán llenar esas necesidades. Dicho proceso se basa en los siguientes elementos:

    • Vinculación con el plan estratégico y sus metas de corto, mediano y largo plazo, con el objetivo general de plan operativo incluyendo los objetivos financieros específicos.

    • El desarrollo de los distintos niveles de liderazgo por medio del mejoramiento constante, la cadena de sucesión y la reducción del riesgo de retención.

    • La decisión sobre que hacer con las personas de bajo desempeño.

    • La transformación de la misión y las operaciones de recursos humanos.

    No existe un sistema único para crear y mantener un proceso personal vigoroso, pero se requiere seguir ciertas reglas: integridad, honestidad, una perspectiva común, un lenguaje común y frecuencia. Sobre todo esto el dialogo sincero es fundamental.

    Las personas correctas ocupan los lugares de trabajo adecuados cuando la información sobre su desempeño individual se recopila constantemente. Es la consistencia en esta practica lo que da como resultado la que asignación de la persona correcta.

    2. El proceso de la estrategia

    No muchas personas comprenden que un proceso de planificación estratégica no es la simple recopilación de números en hojas de datos. Su esencia y detalle debe provenir de las mentes de las personas mas involucradas con la acción, en otras palabras, las piezas del engranaje.

    Toda planificación estratégica comienza con varios cuestionamientos: ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, y uno de los mas importantes, ¿Cómo? Además se debe tomar en cuenta si es una estrategia a nivel de negocios o a nivel corporativo.

    Las estrategia a nivel corporativo analizan la mezcla de negocios y toman decisiones sobre si esa mezcla debe de cambiar para llegar a la obtención de los objetivos estratégicos. Las estrategias corporativas también definen los limites de una compañía, es decir, los negocios en que quiere participar y el mercado general en que va a desarrollarse.

    Es conveniente que las estrategias sean creadas por quienes las ejecutaran, es decir, el personal de línea.

    El proceso estratégico es uno de los mejores instrumentos para enseñar a la gente la cultura de la ejecución.

    Para la elaboración de un plan estratégico es fundamental la revisión estratégica de la organización donde se definen las problemáticas que asedian a la empresa, luego de esta revisión se aportan ideas de cómo se podrían solucionar estas problemáticas por parte de los participantes.

    La revisión estratégica es un buen punto para que el líder de la empresa aprenda sobre las personas de su organización con sus aportes y ayude a su posterior desarrollo.

    Algunas de las preguntas que deben hacerse durante la revisión estratégica son: ¿Qué tan fuerte es la capacidad organizacional para ejecutar la estrategia? ¿Tiene el plan un enfoque correcto? ¿Qué tan buena es la fuerza de ventas de la competencia?, etc.

    Al final de la revisión estratégica se hace una carta a cada uno de los lideres participantes para consolidar y confirmar los acuerdos a los cuales llegaron, lo que puede ser luego una herramienta para revisar el progreso.

    3. El proceso de las operaciones

    Esta parte no es más que la manera en que la compañía convierte sus planes estratégicos en operaciones.

    Este proceso debe señalar la manera en que puedes obtener los resultados, en otras palabras, vincula la estrategia y el personal a los resultados.

    En los procesos pasados, el estratégico define a donde quiere ir el negocio, y el proceso del personal define quien lo va a llevar a ese lugar, entonces el plan operativo proporciona el camino para esas personas. Divide la meta de largo plazo en objetivos de corto plazo.