Introducción

En este trabajo les daremos a conocer la dirección y la función de esta la cual es de vital importancia para la buena administración, ya que por medio de ella se guían o concentran los esfuerzos de los individuos que componen la organización en el logro de los objetivos deseados. La función de dirección está íntimamente vinculada con la motivación individual, el liderazgo, la comunicación y la coordinación de los diferentes grupos de trabajo y todos aquellos otros elementos importante que contribuyen con un mejor manejo y funcionamiento de la empresa donde este se desenvuelva. Todos estos tópicos son elementos clave los cuales serán estudiados a continuación.

La Dirección

Concepto de Dirección

La función principal de un gerente es la administración eficiente y efectiva de los diferentes recursos a su disposición, para lograr los objetivos de la empresa con éxito. El gerente maneja recursos humanos financieros y materiales. En la dirección se da énfasis al manejo del recurso humano que es el que da vida a toda organización y la pone en funcionamiento.

“La dirección es el aspecto interpersonal de la administración, por medio del cual los subordinados pueden comprender y contribuir con efectividad y eficiencia el logro de los objetivos de la Empresa”.

La dirección como su nombre o significado expresa, implica dirigir. Esto es guiar a los individuos que componen la organización para que unan sus esfuerzos a fin de que a ella funcione efectivamente y coordinadamente en pos de sus objetivos. Por lo tanto la dirección conlleva varios aspectos importantes:

Motivar al personal de tal forma que efectué bien su trabajo y se sienta satisfecho en sus labores cotidianas.

Utilizar un liderazgo efectivo que movilice a los subordinados.

Mantener un excelente sistema de comunicaciones para que la información fluya adecuada y correctamente.

Lograr una buena coordinación que sincronice los esfuerzos y actividades de los diferentes miembros de la organización para el logro de los trabajadores asignados en la mejor forma posible.

Con un determinado estilo de liderazgo, el gerente o supervisor, utilizando los canales de comunicación, motiva a sus subordinados a unir sus esfuerzos coordinadamente para la consecución de los objetivos.

Las personas para trabajar deben estar motivadas, deben tener el convencimiento personal de que desean obtener los objetivos que se persiguen y para esto cada cual deberá conocer la importancia de su contribución y su esfuerzo en el éxito de la organización.

En síntesis, la función de dirección busca que la organización funciones bien, que el personal trabaje eficientemente, se sienta motivado y satisfecho con su contribución al desarrollo del trabajo; que la organización logre sus objetivos.

Principios básicos de la Administración aplicados a la Dirección

Principio de Unidad de Mando

Hace énfasis en que cada subordinado debe rendir cuentas a un solo superior. La finalidad de este principio es evitar posibles conflictos resultantes de la delegación simultánea de las funciones de varios superiores en un solo subordinado, sin que ninguno de ellos efectúe un control amplio sobre las actividades de éste; es bastante valioso para el esclarecimiento de las relaciones de autoridad y responsabilidad.

El principio de unidad de mando se aplica a los procesos de organización y dirección. Se funda en el supuesto de que el subordinado tiene más facilidad de rendir cuentas a un solo superior, y trabaja mejor de este modo, pues evita dividir la lealtad, enfrentar problemas de prioridad y recibir órdenes contradictorias. El conjunto de esfuerzos individuales que todo administrador debe manejar para cumplir una tarea por intermedio de otras personas no permite ninguna interferencia interna en la supervisión de los subordinados.

Principio de Delegación

Para que el agrupamiento de funciones de una organización sea lógico y armonioso, es necesario que todas las funciones requeridas para la consecución de los objetivos de la empresa sen delegadas al nivel organizacional que pueda ejecutarlas bien.

La delegación es una técnica específica de dirección. El proceso de delegación abarca asignación de tareas, delegación de autoridad y exigencia de responsabilidad para ejecutarlas. Dado que la responsabilidad no puede delegarse, quien la delega no tiene otra alternativa que exigir responsabilidad a sus subordinados en el cumplimiento de las obligaciones.

Principio de la Amplitud de Control

Se refiere a la cantidad de personas que un jefe supervisar y en las cuales puede delegar su autoridad. Existe un límite del número de personas que un jefe puede supervisar con eficacia. Para establecer el número óptimo, que va de seis a diez subordinados por cada jefe. La amplitud de control se refiere a la cantidad de subordinados que cada órgano o cargo puede tener, de modo que pueda influir en ellos de manera adecuada. Cuanto mayor sea el grado de amplitud, mayor será el número de subordinados y, en consecuencia, menor el grado de atención y control que el superior puede ejercer sobre ellos.

Principio de Coordinación o Relaciones Funcionales

La coordinación es una actividad preventiva y correctora de los riesgos de la división del trabajo, que aglutina y armoniza todos los esfuerzos individuales orientándolos hacia la consecución de los objetivos preestablecidos por la presa. La coordinación es una acción globalizadora y convergente que armoniza y capitaliza todos los esfuerzos individuales, en busca del objetivo común. Para ser ejecutada en función de los objetivos, la coordinación debe partir del conocimiento de éstos.

La coordinación se fundamenta en la comunicación, es decir, en la información y orientación que deben trasmitirse, en todas las direcciones y en todos los niveles y sectores. Mediante la comunicación se conocen los objetivos y trabajos que deben ejecutarse, se aclara cómo marchan las cosas y las providencias que han de tomarse, y se aglutinan las diversas actividades que tienen que desarrollarse por separado.

Medios para dirigir

Para dirigir a los subordinados, el administrador en cualquier nivel en que esté situado debe dar órdenes o instrucciones, comunicar, motivar, conducir y coordinar.

Instrucciones y Órdenes

Para dirigir a los subordinados, el administrador debe dar órdenes o instrucciones, para que ellos sepan qué deben hacer y cuándo hacerlo. Tanto la orden como instrucción sirven para iniciar, modificar o suspender una tarea o actividad. Sin embargo, la orden se refiere a qué hacer y cuándo, mientras que la instrucción trata de cómo hacer alguna tarea o actividad.

En cuanto a su extensión, las órdenes pueden ser generales o especificas.

Órdenes Generales: son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa, indistintamente. Las órdenes generales constituyen obligaciones de todos los funcionarios de la empresa, como marcar la entrada y salida del personal, cumplir con el horario de trabajo, presentar credencial de identificación.

Órdenes Específicas: son aquellas destinadas a determinadas personas. Las órdenes específicas constituyen obligaciones de algunas personas relacionadas con su servicio, como la elaboración de informes de los representantes o vendedores de la empresa que viajan constantemente, la elaboración de informes sobre un vehículo en el caso de los choferes de la empresa.

En cuanto a la forma por la cual son transmitidas, las órdenes pueden ser verbales o escritas.

Órdenes Verbales: Son aquellas transmitidas de viva voz. Son las órdenes más frecuentemente dadas en la empresa, en contactos directos entre el superior y sus subordinados. Por lo tanto, las órdenes verbales necesitan ser muy bien explicadas con el fin de asegurar la adecuada comprensión, deben ser repetidas con cierta frecuencia para evitar su olvido.

Órdenes Escritas: Son aquellas transmitidas por escrito, mediante alguna carta o documento. A medida que la empresa crece, tanto mayor es el volumen de órdenes escritas. Tanto es así, que la mayoría de las empresas de gran tamaño que prohíben las órdenes verbales y exigen que toda orden sea dad por escrito, para que sea convenientemente documentada. La orden escrita tiene la ventaja de evitar confusiones o malos entendidos. Algunas empresas confeccionan formularios específicos para transmitir órdenes escritas, como por ejemplo la orden de servicios de mantenimiento de máquinas, la orden de compra, la requisición de materiales en bodega. Para las órdenes rutinarias, algunas papelerías especializadas venden formularios estándar que sirven a una variedad enorme de empresas.

La Motivación

Para que la organización funcione efectiva y eficientemente, las personas que trabajan deben ser motivadas hacia su trabajo. Las personas motivadas son aquellas que con gran entusiasmo y con convencimiento propio afrontan la tarea que deben ejecutar ya que con ella logran satisfacer sus necesidades y deseos, tales como alimentación, vivienda, vestido, esparcimiento, etc.

En administración la motivación es fundamental ya que quien dirige, para conseguir los objetivos de la organización, debe crear y conservar el entusiasmo de todos sus subordinados hacia el trabajo.

Gran parte del comportamiento humano está influenciado por sus necesidades o deseos. Cada persona expresa su comportamiento basado en aquello que quieren lograr. Según sus necesidades orienta sus esfuerzos a la consecución de sus objetivos personales.

En general se puede decir que existen dos tipos o clases de motivación: La motivación positiva y la motivación negativa.

• Motivación positiva es el tipo de motivación que disminuye la ansiedad del individuo, ya que ofrece algo de valor para el, le satisface una necesidad o deseo tal como puede ser el pago, un premio, los ascensos, etc.

• Motivación negativa es aquella que utiliza el castigo como medio de modificar el comportamiento si el desempeño no es aceptable. Ejemplos de motivaciones negativas son los regaños, la posibilidad de remoción de un cargo o la posibilidad de despido.

Para explicar la relación entre el comportamiento del hombre y su motivación se han desarrollado diversas teorías, a continuación analizaremos la teoría de la motivación en función de las necesidades o deseos humanos.

La Jerarquía de Necesidades

El concepto de la jerarquía de necesidades fue por A. H. Maslow en el cual propone una teoría que trata de explicar la motivación del hombre en función de una serie de necesidades que debe satisfacer, A. H. Maslow plantea las siguientes proposiciones:

Los hombres siempre tienen necesidades y deseos. El que quiere depende de que tienen. Tan pronto una necesidad es satisfecha aparece otra, es un proceso que nunca termina, en el cual los hombres dirigen sus esfuerzos para satisfacer sus necesidades que surgen constantemente a través de sus vidas.

Una necesidad satisfecha no es motivadora del comportamiento, en cambio las necesidades no satisfechas son las que ejercen una gran fuerza sobre el comportamiento individual. Si un hombre con sus ahorros compra un automóvil, la necesidad de transporte, ya no lo motiva a ahorrar pero es posible que la necesidad de vivienda sea un motivo fuerte para seguir ahorrando.

Las necesidades humanas es posible separarlas en una serie de niveles de jerarquía, tan pronto los inferiores son satisfechas, las superiores emergen en demanda de satisfacción. Las necesidades del hombre pueden clasificarse en cinco tipos diferentes: necesidades fisiológicas, necesidades de seguridad, necesidades sociales, necesidades de auto-respeto o reconocimiento y por último las necesidades de autorrealización.

Analizaremos a continuación qué características tiene cada tipo de necesidades y algunos ejemplos típicos:

Las Necesidades fisiológicas

Son las de nivel más bajo, son las necesidades primarias que deben ser satisfechas para mantener la vida. Ejemplos son la necesidad de alimentación, de descanso, de abrigo, de bebida, de vestido, etc.

En la actual sociedad moderna, el hombre satisface sus necesidades fisiológicas consiguiéndolas por medio del dinero, los sueldos salarios obtenidos e un trabajo especializado son cambiados por alimentos, bebidas y vestido. No es necesario satisfacer completamente las necesidades de un nivel para que otras necesidades se presenten en demanda de satisfacción.

Necesidades de Seguridad

Estas son las de segundo nivel, el hombre desea sentirse seguro en diferentes aspectos: Seguridad física contra los peligros de accidentes, criminales o incendios; seguridad médica contra las enfermedades; seguridad del futuro contra lo impredecible y la incertidumbre. Por este tipo de necesidad se explica la preferencia del hombre por lo familiar y conocido que por lo desconocido, en el trabajo se prefieren las organizaciones estables y que garanticen una seguridad laboral, que las inestables.

Necesidades Sociales

Son las necesidades del individuo de asociarse, de ser aceptado en grupos sociales para dar y recibir amistad y afecto de los amigos. Compañía, amor, afecto, sentimiento de pertenencia, prestigio, respeto de otros, seguridad, estatus, son ejemplos de necesidades sociales. Este tipo de necesidad se desarrolla fuertemente en grupos bajo presión, en grupos no satisfechos con las condiciones de trabajo o que encuentran el trabajo demasiado fácil y aburrido. Es importante reconocer que la formación de la organización informal satisface en parte las necesidades sociales, lo cual es de gran importancia para la motivación de los empleados.

Necesidades de Reconocimiento

Este tipo de necesidades es también denominado como necesidades del ego o autoestima. El hombre tiene necesidades propias para satisfacer su “ego”. La libertad de expresión, ser respetado y reconocido como persona diferente a los demás, la independencia personal, la adquisición de propiedades, el sentimiento del logro y de la importancia de la labor realizada, son ejemplos de este tipo de necesidades. Este tipo de necesidades por lo general parecen insaciables, raramente son satisfechas en su totalidad.

Necesidades de Autorrealización

Son las necesidades de jerarquía más alta. Representan las necesidades que tiene todo individuo de desarrollar al máximo todas sus potencialidades, de hacer y lograr todo lo que como persona es capaz. Estas necesidades varían mucho de individuo a individuo, dependiendo de sus áreas de interés. Ejemplo de este tipo de necesidades serían, llegar a ser elegido en un alto cargo público, ser un gerente de éxito, implica en cada caso que la persona puede desarrollar su propia creatividad haciendo lo que más le gusta.

Los diferentes niveles jerárquicos de necesidades se analizan separadamente. Sin embargo, todos actúan en el hombre al mismo tiempo en un menor o mayor grado de importancia, dependiendo de su grado de desarrollo psicológico. Las necesidades de nivel inferior nunca se satisfacen completamente ya que aparecen periódicamente, y si su satisfacción es derivada pueden llegar a ser motivadores poderosos. Las necesidades sociales y de seguridad se pueden satisfacer más razonablemente, ya que no tienen efectos psicológicos tan fuertes como las anteriores, las necesidades de más alto nivel rara vez se satisfacen completamente, ya que su importancia permanece indefinidamente buscando realizaciones y logros mayores.

Utilizando la teoría de la motivación, en función de las necesidades o deseos del hombre, es posible explicar muchas situaciones reales y es posible resolver problemas de falta de motivación e insatisfacción en el trabajo dentro de las organizaciones. La complejidad del comportamiento del hombre puede observarse en los siguientes casos que se dan en la vida real y que para su explicación se deben tener en cuenta el conjunto de circunstancias que rodean cada situación. Al observar el comportamiento humano muchas veces encontramos las siguientes situaciones reales:

Acciones similares que se deben a diferentes deseos. Algunas personas hacen gimnasia porque les gusta y lo disfrutan quieren llegar a ser campeones de gimnasia, otros la hacen para hacer ejercicios y no engordar, aunque no lo disfrutan, su deseo es tener un cuerpo esbelto.

Acciones diferentes que se deben a una misma necesidad. Un ejemplo son aquellas personas que desean ser famosas, necesitan sobresalir, algunas lo hacen por medio de la política y otros en los deportes o artes.

Acciones diferentes que no sólo se deben a necesidades sino que también reflejan la influencia de otros factores como los mencionados anteriormente. El deseo de lograr gran independencia económica es influenciada por las normas sociales y las actitudes personales de cada individuo, algunos trabajaran independientemente, otros ingresarán en un empleo y otros que salen de las normas sociales, los antisociales robarán o especularán.

El Liderazgo

Es la habilidad de una persona llamada líder para influir en el comportamiento de otras personas para guiarlas en una dirección específica. Toda persona ejerce influencia sobre otra, sin embargo, lo que caracteriza al líder es su poder de conducción, su capacidad de llevar y guiar un grupo hacia la consecución de un fin deseado.

Tipos de Líder

Autoritario

El líder fija las directrices sin participación del grupo. A medida que se requiere, el líder determina los pasos a seguir y las técnicas que se utilizarán en la ejecución de las tareas, de modo imprevisible para el grupo. El líder determina cuál es la tarea que cada uno debe ejecutar y quién es su compañero de trabajo. Y por último, el líder es dominante, elogia y crítica el trabajo individual de cada miembro.

Democrático

Las directrices son debatidas por el grupo y decididas por este con el estímulo y apoyo del líder. El propio grupo esboza los pasos a seguir y las técnicas para alcanzar el objetivo, y solicita consejo técnico al líder cuando es necesario. Éste propone dos o más alternativas para que el grupo escoja. Así, las tareas adquieren nuevas perspectivas en los debates. La división de las tareas queda a criterio del grupo y cada miembro tiene la libertad de escoger a sus compañeros de trabajo. Y el líder busca ser un miembro más del grupo, sin encargarse mucho de las tareas. Es objetivo y se limita a los hechos en sus críticas y elogios.

Liberal

Libertad completa en las decisiones grupales e individuales; participación mínima del líder. La participación de éste en el debate es limitada; presenta algunos materiales al grupo y aclara que suministrará información, si la solicitan. La división de las tareas y la elección de compañeros queda a cargo del grupo. Absoluta falta de participación del líder, y éste no hace ningún intento de evaluar y regular el curso de los acontecimientos. Sólo hace comentarios esporádicos sobre las actividades de los miembros, cuando se le pregunta.

Características de los Líderes

Inteligencia: Los líderes, generalmente, son más inteligentes que sus seguidores, pueden dar solución a una gran diversidad de problemas con mayor facilidad.

Madurez y amplitud social: Los líderes tienden a ser emocionalmente más maduros y su rango de interés es muy amplio.

Motivación Interna y afán de logro: Los líderes, no dependen de fuerzas externas para su motivación, ellos desean hacer cosas, lograr objetivos, resultados. Una vez logrado un objetivo buscan otro y dirigen sus esfuerzos y los del grupo para conseguirlo.

Actitud positiva hacia las relaciones humanas: Los líderes son capaces de trabajar efectivamente con otras personas, se adaptan fácilmente al trabajo grupal y desarrollan fácilmente buenas relaciones con otros individuos del grupo de trabajo.

Actividades de los líderes

Suministrar objetivos

Importante en dar dirección y sentido a los esfuerzos de los subordinados, aclarando las tareas a realizar y la justificación del esfuerzo que debe llevarse a cabo.

Sugerir

El líder debe sugerir caminos permitiendo al subordinado sentir su participación en la forma de decisiones dando como resultado alta moral y motivación.

Inspirar

Hace sentir en las personas la importancia de un trabajo y de los objetivos a cumplir para que entusiasmo trabaje de manera efectiva hacia los objetivos deseados.

Catalizar

El líder deberá, frecuentemente, poner en acción a los subordinados y acelerar su trabajo.

Representar

El líder es usualmente el representante de un grupo u organización, las impresiones buenas favorecen la organización, las malas son dañinas para ella. El líder es símbolo de la organización.

Arbitrar

El líder resuelve las diferencias entre los componentes de la organización, por medio del arbitraje o tomando una decisión sobre las acciones que deberán ser ejecutadas.

Estimular

El líder estimula a sus empleados por sus trabajos bien hechos, les hace conocer lo importante de su trabajo y los hace sentir parte fundamental de la organización y el aprecio que se tiene por su trabajo.

Estilo del Líder

Sobre el estudio del liderazgo es importante conocer el desarrollo por Tannenbaun y Schmidt en donde los autores identificaron un continuo posible de estilos de liderazgo que varia desde un liderazgo autocrático, en donde el jefe toma todas las decisiones (centrando en el jefe), a un liderazgo democrático, donde el empleado puede tomar decisiones dentro de determinados límites (centrando en los subordinados).

El estilo de liderazgo que utilice el gerente líder dependerá de muchas fuerzas o factores que provienen de:

El líder

Los subordinados, y

La situación.

Factores que influyen en el Estilo de Liderazgo

Factores relacionados con el Líder: Las fuerzas que afectan el estilo del liderazgo que el líder ejerce sobre sus subordinados son entre otros: el sistema de valores del líder, la confianza que el líder tenga en sus subordinados y en el trabajo que realizan, el tipo de liderazgo que por sus características individuales le sea más confortable y el sentimiento de seguridad en situaciones de incertidumbre.

Factores relacionados con los Subordinados: Las características y tipos de necesidades de los individuos que conforman los grupos de trabajo influencian el tipo de liderazgo que es más efectivo para la dirección. Un liderazgo que de mayor o menor participación al grupo en la forma de decisiones dependerá de factores tales como:

La necesidad de independencia de los subordinados.

La preparación de los subordinados para asumir responsabilidades en la toma de decisiones.

la tolerancia por la incertidumbre y lo indefinido que presenta el grupo de trabajo.

El interés del grupo por los problemas de la organización y la importancia que se otorga a cada uno de ellos.

En entendimiento e identificación con los objetivos de la empresa.

El conocimiento y experiencia necesaria con relación al problema a resolver.

Las expectativas de compartir el proceso de toma de decisiones.

Factores de la Situación: Las fuerzas de la situación afectan el estilo de liderazgo, es decir el estilo de liderazgo que se utilice debe tener en cuenta las características de la realidad o situación administrativa que se presenta al líder. Estas fuerzas que influyen son:

El tipo de organización.

La efectividad del grupo de trabajo.

El tipo de problema o situación a resolver.

La presión de tiempo para la toma de las decisiones.

La Coordinación

Es una función fundamental en el proceso de dirección. El gerente o directivo debe sincronizar y armonizar el esfuerzo de cada uno de los individuos que trabajan en la organización para el logro de los objetivos deseados.

La coordinación es una función de gran importancia y necesidad en la organización. Las diferencias individuales en cuanto a las características, necesidades y objetivos de cada cual, induce a diferentes puntos de vista acerca de cómo deben hacerse las cosas en el trabajo y que tiempo y recursos se gastarán.

Principios de la Coordinación

Coordinación Planeada: La coordinación debe iniciarse desde las primeras etapas de la planificación en donde se establecen las actividades para el logro de los objetivos y los tiempos de ejecución. Desde la planificación cada cual debe conocer las tareas a realizar y los objetivos a conseguir. En esta etapa inicial del proceso administrativo se debe sincronizar el esfuerzo de todos los individuos en la organización. De esta manera se ahorra tiempo y energías, a la vez que se puede controlar si el trabajo marcha adecuadamente.

Coordinación por Contacto Directo: Para el logro de la coordinación, deben utilizarse las relaciones interpersonales como medio de entendimiento entre todos sus miembros. A menos que el personal intercambie ideas y logren entenderse, cada cual hará lo que mejor le parece en su opinión y habrá poca coordinación.

La Correlación de Factores: Todos los factores en una situación administrativa están correlacionados. El trabajo de un individuo está influenciado por el trabajo de los demás individuos en el grupo de trabajo, por lo tanto, para crear el esfuerzo sincronizado es necesario tener en cuenta este principio: si una persona falla en su trabajo, esto influye en el trabajo de los demás, haciendo perder la sincronización y armonía de la labor de conjunto. Al detectar una falla, es necesario corregirla inmediatamente, para garantizar el logro de los objetivos deseados.

Mecanismos para la Coordinación

Para lograr una coordinación efectiva, el administrador cuenta con diferentes instrumentos:

• Los supervisores son aquellas personas que se encargan de verificar que el esfuerzo de los subordinados se mantenga, que no haya discrepancias entre ellos mismos y otros grupos de trabajo.

• Las comunicaciones escritas son otro medio para la coordinación de las diferentes actividades de la organización. En ausencia de los contactos personales y debido a dificultad de comunicarse, cuando son demasiadas personas, se utilizan notas escritas en la cual se envían las informaciones y las instrucciones necesarias para que la empresa funcione.

• Los comités es otro mecanismo que ayuda a mejorar la coordinación. Por medio de una reunión se ponen en contacto los diferentes individuos involucrados en una labor específica. En ella se analizan las actividades a realizar para el logro del objetivo, se exponen puntos de vista y se integran los esfuerzos de todos para su realización.

La Comunicación

Es el proceso por el cual se unifica la actividad organizada, es un proceso esencial en el sistema organizativo que ayuda a integrar todos sus elementos, en función de los objetivos de la organización.

Es importante destacar que una cualidad fundamental de un administrador, es su capacidad de comunicarse ya que es la forma de expresar cómo deben ser hechas las cosas, qué tareas y funciones son asignadas, y a la vez es la forma de recibir la información pertinente para la toma de nuevas decisiones que modificarán la actividad organizacional.

Modelo del Proceso de Comunicación

Para analizar el proceso de comunicación, éste se puede dividir en nueve componentes diferentes. Estos componentes son:

Fuente: Es quien necesita o desea transmitir una idea o información. Si examinamos el caso de una llamada por teléfono, la persona que marca el número es la fuente de la comunicación, inicia el proceso para comunicarse con otra persona que será el receptor del mensaje.

Codificador: Es aquel que pasa la idea o información a un código para tomar el mensaje. El lenguaje es uno de los códigos más utilizados para comunicarse. Frecuentemente la misma fuente de información es el codificador, que por medio del lenguaje, expresa sus percepciones mentales.

Mensaje: Es el producto físico que sale de la fuente y el codificador. Toma la forma de palabras, sonidos, letras, dibujos, entre otros. En el ejemplo de la llamada telefónica el mensaje toma forma de palabras habladas.

Canal: Es el puente o unión que conecta a la fuente con el receptor. Cuando dos personas charlan de cerca, del canal de comunicación es el aire, a través del cual viajan las ondas sonoras.

Receptor: Es a quien va dirigido el mensaje. Para que la comunicación sea exitosa, el receptor deberá entender claramente el mensaje. Existen muchos factores que influyen en que el mensaje sea recibido con éxito, tales como la capacidad de comunicación, las actitudes, la experiencia, el conocimiento y el medio ambiente, tanto del que recibe como del que comunica.

Descodificador: Es aquel que toma el mensaje y lo convierte en las ideas o en la información que ha sido transmitida. Al igual que la fuente y codificador del mensaje, el receptor y el descodificador son frecuentemente de la misma persona. Recibe el mensaje, lo descodifica e interpreta el mensaje.

El significado: Toda comunicación se hace para transmitir una idea o información, la cual tiene un significado propio y debe ser entendido por la persona a quien va dirigido, el receptor.

Feedback: Es un componente fundamental en la comunicación. Es la respuesta del receptor para la fuente. De esta forma la fuente conoce si el mensaje ha sido recibido e interpretado correctamente y de esta forma la fuente, que inició la comunicación, puede modificar su futura comunicación de acuerdo a la reacción que percibió en el receptor.

Ruido: Es todo aquello que interfiere en la transmisión del mensaje y reduce la precisión o fidelidad de la comunicación. El ruido es posible encontrarlo en todo el proceso de comunicación. Cada uno de los componentes producirá un mayor o menor grado de ruido, que interfiere en la claridad del significado de lo que la fuente desea comunicar.

Tipos de Comunicación

La comunicación en la organización es de diferentes tipos, cada uno con características especiales. Dada la gran importancia de este proceso, en especial, como motivador del trabajo, ya que la buena comunicación estimula el sentido de participación y el interés por el trabajo de cada uno de los individuos que compone la organización; en este caso analizaremos diferentes tipos de comunicación:

Ascendente y descendente: En la organización se tiene diferentes niveles jerárquicos que se comunican entre sí, la comunicación descendente es aquella que fluye de los altos niveles jerárquicos a los inferiores, esta se traduce, generalmente, en instrucciones, órdenes y notas sobre lo que debe hacerse para el cumplimiento del trabajo. La comunicación ascendente es aquella que fluye de los niveles inferiores hacia la alta gerencia, generalmente, son informes, sugerencias y quejas relacionadas con la ejecución del trabajo.

Oral y escrita: La comunicación oral es aquella con la cual se comunican dos interlocutores. Este es uno de los tipos de comunicación más importante que debe utilizar aquella persona que dirija un grupo de trabajo.

Por otra parte, la comunicación escrita, es aquella que se expresa por medio de la palabra escrita. Es de gran valor en las organizaciones, especialmente cuando se requiere que la información quede a disposición, para consultas posteriores, cuando se desea almacenar datos o detalles sobre una operación.

Formal e informal: La comunicación formal es aquella que utilizan los canales establecidos y estructurados en la organización para transmitir la información. Estos medios normales son las reuniones departamentales, los informes escritos, los carteles, las cartas, la revista de la empresa y otros que se planifican dentro de la organización formal.

Por otro lado la comunicación informal es aquella que nace de la organización informal, en virtud de los intereses grupales y personales de los diferentes individuos que componen la organización. Generalmente la organización informal se establece entre los miembros de un mismo nivel horizontal de la organización.

Factores que influyen en la Comunicación

Los individuos: La comunicación es afectada por diferentes factores que provienen de las características de los individuos que en ella participan. Las diferencias individuales, las características sociales y culturales de quienes componen la organización plantean diferentes tipos de problemas en el proceso de comunicación.

El lenguaje: Es el código por el cual se transmite una información sobre una realidad que impresiona al hombre. La comunicación es afectada por factores que se relacionan con la naturaleza misma del lenguaje y sus problemas semánticos.

La organización: La organización es afectada y modificada por la organización en la cual se desarrolla. La comunicación entre dos individuos varia si se de en una relación de jefe a subordinado, que si se da de amigo a amigo.

El tipo de comunicación: La comunicación es afectada por el canal por el cual se transmite, por lo tanto existen diferencias en los tipos de comunicación, tales como la escrita, la hablada o las diferentes formas audiovisuales. Existe una gran diferencia entre comunicarse verbalmente o por escrito, entre mirar la realidad a través de unas fotografías o una película, cada tipo de comunicación da diferentes características de claridad, rapidez, y fidelidad a la información que transmiten, el canal de transmisión es un factor importante que influye en el proceso de comunicación.

Barreras a la comunicación

Las barreras de la comunicación son todos aquellos obstáculos que interfieren para que la comunicación sea clara y precisa. Es de gran importancia analizar algunas de estas barreras que se encuentran en el proceso de comunicación, ya que muchos de los problemas existentes en las organizaciones nacen de la poca capacidad de comunicarse unos con otros. Las barreras a la comunicación, generalmente, son de los siguientes tipos:

Preceptúales: Cada individuo tiene una percepción de la realidad condicionada por sus características psicológicas y sociales y su experiencia cultural. Los sentimientos y la interpretación del mundo que nos rodea son diferentes en cada persona, y cuando se trata de comunicar las experiencias cada uno las asimila desde su punto de vista.

Psicológicas: Dependiendo de sus propias necesidades y proceso de pensamiento para diferentes personas, las mismas palabras dichas en diferentes momentos, pueden tener un significado diferente.

Social: Las barreras sociales se presentan en la organización, ya que todos los individuos están condicionados por su experiencia social. Diferentes tipos de necesidades sociales, diferente uso del vocabulario, el idioma, entre otros. Son barreras sociales que interfieren en la comunicación.

Culturales: Las barreras culturales separan a la gente y dificultan su comunicación. Individuos con diferente nivel cultural, encuentran dificultad en comunicarse y entenderse, por ejemplo, el lenguaje de un profesor en lenguas es muy diferente al de un obrero de construcción, esta interferir en su comunicación.

Semánticos: Los problemas semánticos son también de gran importancia en la comunicación. Existe una barrera semántica, cuando las palabras tienen dos o más significados. Es de especial importancia en los documentos escritos en los cuales se debe tener especial cuidado en el uso de algunos términos, para que la comunicación sea clara, objetiva y quede libre de este tipo de barreras.

Medios de transmisión: Cada medio de comunicación tiene sus ventajas, uno son más rápidos pero menos precisos, otros más precisos paro más lentos. La deficiente organización de las ideas cuando se utiliza el medio verbal, y las limitaciones de espacio, cuando se escribe son una muestra de que a veces el medio interfiere y obstaculiza la comunicación.

Físicas: Muy relacionado con los medios de transmisión, son las barreras físicas, que éstos interponen cuando no son los medios más adecuados para transmitir una comunicación. La barrera a la comunicación se presenta cuando existe “ruido”, es decir, cuando se distorsiona la comunicación.

La comunicación efectiva en la Organización

La comunicación efectiva es importante para garantizar la coordinación de los grupos de trabajo y el éxito organizacional.

Claridad: Toda comunicación efectiva debe poseer un alto grado de claridad y objetividad, al ser transmitido un mensaje, es de fundamental importancia que quien lo transmite lo haga de forma clara y concisa, para que sea entendido de la mejor forma posible por la persona a quien va dirigido.

Integridad: La comunicación debe mantener la integridad de la empresa. Las decisiones en una organización se toman en base4 a la información que fluye en los diferentes centros de responsabilidad por los canales de comunicación.

Uso de la comunicación informal: Usar la comunicación informal, es básico para el éxito administrativo. La comunicación informal debe ser un instrumento al cual debe dársele la importancia preponderante que tiene para el éxito de la organización.

Resumen

Dirección: Dirigir es la función de administrativa que conduce y coordina al personal en la ejecución de las actividades planeadas y organizadas. Quiere decir orientar y coordinar el trabajo de los subordinados.

Medios para dirigir: Para dirigir a los subordinados, el administrador en cualquier nivel en que esté situado debe dar órdenes o instrucciones, comunicar, motivar, conducir y coordinar.

La Motivación: Para que la organización funcione eficientemente, las personas que trabajan deben ser motivadas hacia su trabajo. Las personas motivadas son aquellas que con gran entusiasmo y con convencimiento propio afrontan la tarea que deben ejecutar ya que con ella logran satisfacer sus necesidades y deseos, tales como alimentación, vivienda, vestido, esparcimiento, etc.

El Liderazgo: Es la habilidad de una persona para influir en el comportamiento de otras personas para guiarlas a realizar un trabajo. Toda persona ejerce influencia sobre otra, sin embargo, lo que caracteriza al líder es su poder de conducción, su capacidad de llevar y guiar un grupo hacia la consecución de un fin deseado.

La Coordinación: Es una función fundamental en el proceso de dirección. El gerente o directivo debe sincronizar y armonizar el esfuerzo de cada uno de los individuos que trabajan en la organización para el logro de los objetivos deseados.

La Comunicación: Es el proceso por el cual se unifica la actividad organizada, es un proceso esencial en el sistema organizativo que ayuda a integrar todos sus elementos, en función de los objetivos de la organización.

Resumen

La Dirección: Es un aspecto de la administración, que por medio de ella los subordinados pueden comprender y contribuir con eficiencia el logro de los objetivos de una organización.

La Motivación: Para que los empleados trabajen eficazmente deben ser motivados y así se podrán cumplir todos y cada unos de los objetivos de la empresa.

El Liderazgo: Es la capacidad que tiene una persona para dirigir un trabajo de la forma mas eficaz y productivamente.

La Coordinación: Los superiores o administradores tienen que hacer su mejor esfuerzo para sincronizar y armonizar los esfuerzos realizados de sus subordinados.

La Comunicación: Es un proceso en el cual se logra unificar todas las actividades de la empresa; es un proceso muy importante ya que sin el no habría de funcionar una organización.

Bibliografía

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