Costes I. Costeo por órdenes de trabajo

Documentos fuente. Costeo normal. Control administrativo

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TEMA 4- COSTEO POR ÓRDENES DE TRABAJO

4.1 Conceptos básicos de los sistemas de costeo

  • Objeto de coste: Cualquier cosa de la que se desee una medición por separado de los costes

  • Costes directos: Se relacionan con el objeto de coste y se identifican de forma económicamente viable.

  • Costes indirectos: Se relacionan con el objeto de coste pero no se identifican de forma económicamente viable.

  • Agrupamiento de costes: Se trata de agrupamiento de partidas individuales de coste. Pueden ser muy amplios (toda una flota de coches) o muy pequeños, sólo un coche.

  • Base de asignación del coste: es un factor que se utiliza para vincular o imputar un coste indirecto (o un grupo) a un objeto de coste. Puede tratarse de una base financiera, como el coste de la mano de obra, o no financiero, como el número de horas máquina.

  • 4.2 Costes por órdenes de trabajo y costes por procesos

  • Coste por órdenes de trabajo: el objeto de coste es una unidad o lote muy bien definido. Se trata de productos o servicios que suelen ser personalizados. Como cada producto o servicio es diferente los costes se acumulan para cada servicio o producto individual.

  • Dentro de ellos podemos encontrarnos: En el sector servicios las asesorías auditorías o publicidad. En la comercialización pedidos especiales por correo y en la manufactura la construcción de casas o máquinas especiales.

  • Costes por procesos: El objeto de coste son unidades o idénticas o similares de un producto o servicio. Los costes totales se dividen entre la cantidad total de unidades aplicándose a todas las unidades similares producidas.

  • Estos podrían ser: la entrega del servicio postal estándar (suscripciones) almacenamiento de productos en estantes o en el sector industrial la producción de bebidas.

  • Costes mixtos: En muchas ocasiones pueden ser parte por órdenes de trabajo y parte por procesos. Si se tiene en cuenta la producción de pavimentos, por un lado tenemos las órdenes de trabajo al fabricar lotes totalmente distintos de uno a otro. Pero por otro lado, cuando se ponen a fabricar se trata de procesos continuos que hacen que dentro de cada lote las piezas sean idénticas.

  • 4.3 Costes por órdenes de trabajo en la manufactura

    Consideraremos el ensamble de una máquina especial para un cliente para observar cómo funcionan los costes por órdenes de trabajo en la manufactura.

    4.3.1 Enfoque del coste por órdenes de trabajo

  • Identificar el objeto de coste elegido: En este caso la máquina

  • Identificar los costes directos del trabajo: en este caso la Mano de obra directa y los materiales directos.

  • Seleccionar la base de asignación del coste para el prorrateo de los costes indirectos: Como no se identifican con trabajos indirectos, se tienen que prorratear entre los diferentes trabajos. En este caso se elige como base de asignación las horas de mano de obra directa ya que considera que hay una relación fuerte causa efecto entre los costes indirectos incurridos y las horas de mano de obra.

  • Identificación de los costes indirectos: Crea un agrupamiento único de costes indirectos ya que sólo utilizará una base de asignación de costes.

  • Cálculo tasa por unidad de cada base de asignación de costes indirectos: para ello se dividen los costes totales indirectos entre la base total de la asignación total del coste. En nuestro caso las horas de mano de obra directa.

  • Cálculo de los costes para cada trabajo: Se multiplican las cantidades que se tengan de cada base de asignación por la tasa de costes indirectos (por cada trabajo)

  • Cálculo de coste total del trabajo CI + CD: Se suman ambos costes obtenidos

  • 4.3.2 Dos objetos principales del coste: Productos y departamentos

    Además de a los productos también se pueden imputar los costes a los distintos departamentos, a los centros de responsabilidad. En muchas ocasiones permiten evaluar el rendimiento de los distintos departamentos.

    Existen también muchos costes que son indirectos para el producto pero que para los departamentos son directos ya que son mucho más fáciles de relacionar.

    4.3.3 Documentos fuente

    Se trata de los documentos de los que se sirven los gerentes para recabar la información de los costes. Entre ellos podríamos destacar:

  • Registro de costes del trabajo: Que registra y acumula los costes asignados a un trabajo específico

  • Registro de petición de materiales: Es el documento utilizado para cargar los materiales a los distintos productos y departamentos.

  • Registro de tiempo de mano de obra: Sirve para registrar en qué ha empleado el tiempo un determinado operario. De esta manera podemos imputar la mano de obra directa y también la indirecta, dependiendo de en qué haya empleado el tiempo dicho operario.

  • 4.4 Periodo para calcular las tasas de los costes indirectos

    Se tienen que calcular en periodos largos debido a los siguientes motivos:

  • Razón del numerador: Es posible que debido a que se haya tomado un periodo de tiempo corto los costes se ven influidos por las variaciones entre las diferentes estaciones (por ejemplo uso de calefacción o electricidad) que pueden hacer que los costes sean mayores o menores de lo que en realidad serán a lo largo del año, y haciendo que los costes varíen dependiendo de en qué periodo se fabrique.

  • Razón del denominador: También puede variar porque haya niveles fluctuantes de producción. Se trata por ejemplo del caso de que la producción va variando a lo largo del año, haciendo que haya más o menos unidades entre las que dividir el agrupamiento de costes indirectos. Sin embargo existen algunos costes indirectos que no dependen del nivel de producción, sino que son fijos a lo largo del año.

  • 4.5 Costeo Normal

    Como los costes que se tienen que tener en cuenta son los de un periodo largo, pero en realidad los conocidos siempre son de un periodo corto, se aplica lo que se llama el costeo normal.

    Para ello en lugar de utilizar los costes indirectos reales, se hace una evaluación de lo que serán los costes indirectos para todo el año. Es decir, se hace un presupuesto de los mismos.

    Así mismo también se hace un presupuesto de lo que será la base de asignación para todo el año.

    El resultado de dividir ambos presupuestos nos dará una tasa de coste normal. A la hora de calcular los costes totales para un objeto de coste, imputaremos los costes directos reales, pero los costes indirectos presupuestados multiplicando la tasa presupuestada por la cantidad real de la base de asignación del coste.

    4.5.1 Costes no relacionados con la producción y costes por órdenes de trabajo

    Mediante los costes por órdenes se pueden incluir costes distintos de los de fabricación como los de marketing o distribución. Para ello se necesita:

  • Identificar los costes directos en los que se ha incurrido para cada orden. Por ejemplo dietas o kilometraje.

  • Crear unas tasas de costes indirectos de marketing y distribución.

  • Se trata de una información útil para fijar los precios de venta ya que nos dará un valor más real de los márgenes con los que se está trabajando.

    4.6 Costes indirectos presupuestados y ajustes a final del periodo

    Es probable que las tasas presupuestadas para el cálculo del coste normal no sean exactas (de hecho es lo más frecuente).

    A final de año nos podemos encontrar con dos situaciones distintas:

  • Costes indirectos subasignados: Es decir, hemos asignado menos costes de los que deberíamos. Podemos estar fijando un precio menor del que tendríamos que aplicar realmente.

  • Costes indirectos sobreasignados: Hemos asignado más coste prorrateado del que se ha tenido realmente. Si fijamos un precio excesivo es posible que estemos quedándonos fuera del mercado.

  • Esto se debe fundamentalmente a dos razones:

  • Razón del numerador: El agrupamiento de los costes indirectos no coincide con el real.

  • Razón del denominador: La cantidad de la base de asignación presupuestada (por ejemplo el número de horas) no coincide con el real.

  • Para solucionar este problema tenemos tres métodos; Rehacer todos los cálculos contables realizados ajustándolos a la tasa real, el enfoque del prorrateo o el enfoque de la cancelación de mercancías vendidas.

    4.6.1 Enfoque de la tasa de asignación ajustada

    Mediante este enfoque se rehacen todos los asientos en el mayor y en los auxiliares con las tasas de coste real. Para ello:

  • Calculamos la tasa real a final de año.

  • La aplicamos a cada uno de los trabajos realizados, modificando los asientos.

  • Se modifican los asientos de cierre de fin de año.

  • De esta manera cada orden de trabajo y los saldos finales mostrarán los costes indirectos reales en los que se ha incurrido.

    Es un método costoso, pero que en la actualidad se puede llevar a cabo gracias a los sistemas informáticos que se poseen.

    Combina las ventajas de la oportunidad del coste normal durante el año y la exactitud de las cifras obtenidas a final de año, mejorando la toma de decisiones de los directivos a final de año. Además se conocerá la rentabilidad obtenida con cada trabajo.

    4.6.2 Enfoque del prorrateo

    Mediante este enfoque se distribuyen los gastos indirectos subasignados o sobreasignados entre las partidas de: Productos en proceso (final) productos terminados y coste de las mercancías vendidas. La diferencia con el anterior estriba en que en el anterior se asignaba a cada orden de trabajo, sin embargo en este se realiza tan sólo un ajuste en los saldos de las cuentas a final del ejercicio.

    Este prorrateo se puede realizar de dos formas:

  • De los saldos de cada cuenta se extraen los costes indirectos. Obteniendo para cada cuenta el porcentaje que representan sobre el total de las tres cuentas. Por ejemplo el peso en porcentaje de los costes indirectos de los productos en proceso es del 15% sobre la suma de los costes indirectos de las tres cuentas.

  • A los costes sobreasignados o subasignados se les aplica ese porcentaje para cada una de las cuentas y se sumará a los costes totales (ojo no sólo a los costes indirectos, sino al saldo de la cuenta que teníamos al principio)

  • De este modo presentamos los mismo saldos en el mayor general que con el método anterior pero obteniendo el resultado de una forma mucho más fácil. La diferencia está en que no obtenemos la rentabilidad de cada operación.

    Una variación de este método es prorratear directamente sobre los saldo de cada cuenta, sin considerar los costes indirectos en los que se ha incurrido para cada una de ellas. Obviamente los resultados difieren, pero son una aproximación bastante fiel de lo que se quiere obtener.

    4.6.3 Enfoque de la cancelación contra el coste de las mercancías vendidas

    Lo que se hace es modificar únicamente sobre la cuenta del coste de mercancías vendidas. Es decir, en el caso anterior se añadirían a los 2.375.000 los 135.000 que tendríamos subasignados. De este modo da un resultado del ejercicio peor.

    4.6.4 Elección entre los enfoques

    La elección entre los distintos enfoques va a depender de la información que queramos obtener.

    El método más exacto es el método de la tasa de asignación ajustada, ya que nos permite obtener la rentabilidad obtenida con cada operación.

    Es posible que tan sólo necesitemos unas cifras exactas de inventarios y del coste de mercancías vendidas, para ello con utilizar el enfoque del prorrateo seria suficiente ya que nos proporciona el mismo resultado que el de la tasa de asignación ajustada.

    Finalmente utilizaríamos el tercer enfoque cuando la subasignación o la sobreasignación no sea demasiado elevada. En ocasiones puede ser recomendable ya que el coste del cálculo mediante otro tipo de enfoque sea más elevado que la utilidad de la información que vamos a obtener. Además, es lógico que la mayor parte de los costes vayan a la cuenta de las mercancías vendidas ya que la empresas tratan de tener el mínimo inventario posible a final de año.

    4.7 Agrupamientos múltiples de costes de gastos indirectos

    En otras ocasiones podríamos utilizar agrupamientos múltiples de costes en lugar de utilizar tan sólo una base de asignación para los costes. Es decir, se podrían prorratear los costes indirectos relacionando, por ejemplo, una parte de ellos con las horas máquina y otra parte de ellos con las horas de mano de obra directa. Lo que se tiene que valorar es sí compensa el coste de obtener esa información comparándola con la utilidad de la información obtenida.

    4.8 Variación del coste normal

    En algunas ocasiones es tan difícil identificar los costes directos reales para asignarlos en cada trabajo, ya que la exactitud de éstos sólo se conoce a final de año, pudiendo variar mucho de inicio a final de año.

    Por ello lo que se realiza es una variación del coste normal y se realizan también unas tasas presupuestadas. De algunos costes directos al inicio del periodo.

    Por ejemplo se podría hacer una tasa de la mano de obra presupuestada, dividiendo el coste total del mano de obra directa presupuestada entre el total de horas presupuestadas.

    Además, suponiendo que sólo exista un agrupamiento de costes indirectos y considerando el coste de la mano de obra directa como su base de asignación, dividiríamos los costes indirectos entre la mano de obra indirecta presupuestada para obtener la relación entre ambos.

    Otra variación podría ser la de los costes de las empresas de ingeniería que tendrían algunos costes directos conocidos (contratados a terceras empresas) y costes directos de mano de obra directa mediante una tasa presupuestada.

    4.9 Control administrativo y tecnología

    La tecnología proporciona información rápida y exacta del coste de los productos y afecta a distintas facetas de la actividad empresarial:

    • En la gestión de materiales, desde pedido del material al control de inventarios.

    • Gestión y control del personal. Tiempos trabajados, etc.

    • Gestión y control de los costes indirectos, especialmente de la asignación.

    De esta manera facilita la gestión el tratamiento y el control con un coste reducido y asumible de tratamiento de la información.

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    Víctor del Corte